Hoofdstuk I. Hoe weet ik dat er wordt aanbesteed?

Transcriptie

1 Aanleiding Inschrijven op aanbestedingen is een vak apart. Het is niet iets dat je even op een achternamiddag doet. Een goede voorbereiding is noodzakelijk, evenals een goede kennis van de procedures. Dan immers weet je wat je moet doen en wanneer. En minstens zo belangrijk is het verkrijgen van inzicht in wat er wordt gevraagd, wat er exact moet worden geleverd en wat men er eventueel verder nog mee wil bereiken. Dat inzicht kan namelijk in hoge mate bijdragen aan het opstellen van een kansrijke inschrijving. Ik heb gemerkt dat het vaak niet duidelijk is wat men bij een inschrijving op een aanbesteding moet doen, hoe men het moet aanpakken en wat er allemaal mogelijk is als inschrijver. Met name binnen het midden- en kleinbedrijf, en ook bij zzp ers, ontbreekt het vaak aan kennis en ervaring op dit gebied. Dat is voor mij de reden geweest om dit boek te schrijven. In mijn dagelijkse werk als inkoper, trainer en bidmanager hanteer ik een nuchtere instelling en een pragmatische werkwijze. Voor mij is het inschrijven als een puzzel; als je de goede volgorde hanteert, kom je er vanzelf. Vandaar dat het proces van inschrijven de rode draad is in dit boek. Dit boek biedt een handige leidraad bij het inschrijven. Je kunt ermee uit de voeten als je nog nooit ingeschreven hebt, maar ook als je al de nodige ervaring hebt. Aan de hand van ruim 100 vragen wijs ik je de weg en heb je meteen een gedegen naslagwerk. Met dit boek, gebaseerd op de dagelijkse praktijk en op de Aanbestedingswet van april 2013, wil ik ondersteuning geven aan ondernemers die inschrijven op een aanbesteding en daarbij praktische, concrete informatie nodig hebben. Met als uiteindelijke resultaat het binnenhalen van de gewenste opdrachten! Octavia Siertsema Woudenberg, november

2 Hoofdstuk I Hoe weet ik dat er wordt aanbesteed? 7

3 1 Wanneer is er sprake van een Europese aanbesteding? Europees aanbesteden is verplicht als de waarde van de aanbesteding uitkomt boven het drempelbedrag voor Europees aanbesteden én als de aanbestedende organisatie voldoet aan bepaalde criteria. De drempelbedragen, voor diverse situaties, zijn te vinden in bijlage D. De waarde van de aanbesteding wordt bepaald door drie factoren: 1. het initiële aankoopbedrag; 2. het aantal jaren waarvoor het contract gaat gelden; 3. alle bijkomende kosten. Er wordt altijd gerekend zonder btw. Bijkomende kosten kunnen bijvoorbeeld zijn de kosten van onderhoud of de kosten van opties. Een opdracht kan bijvoorbeeld als volgt zijn opgebouwd: aanschaf van een product; onderhoud van het product; contractduur van 5 jaar; optie voor verlenging met 2 jaar; optie voor aanschaf van een extra product. De totale waarde van de aanbesteding bestaat dan uit: kosten voor de aanschaf van het product; 5x de jaarlijkse onderhoudskosten; 2x de jaarlijkse onderhoudskosten (optie); kosten voor de aanschaf van het extra product. Een organisatie is verplicht tot Europees aanbesteden als het aan deze drie criteria voldoet: 1. wordt voor meer dan 50% gefinancierd door de overheid; 2. streeft geen commercieel doel na, maar een doel van algemeen belang (organisatie zonder winstoogmerk); 3. bezit rechtspersoonlijkheid. Als een organisatie (de aanbestedende dienst) aan deze criteria voldoet, dan is zij verplicht om, als ook de waarde van de aanbesteding boven de drempel uitkomt, de opdracht Europees aan te besteden. 8

4 2 Waar vind ik in Nederland gepubliceerde aanbestedingen? In de Aanbestedingswet is vastgelegd dat alle (voor)aankondigingen van aanbestedingen worden gepubliceerd via een elektronisch systeem. Aanbestedende organisaties zijn daarom verplicht om hun (voor)aankondigingen van opdrachten te publiceren op Ook zijn deze te vinden op Daarnaast publiceren sommige aanbestedende diensten hun aanbestedingen ook op eigen websites. Beide genoemde sites zijn online marktpleinen voor aanbestedingen van Nederlandse aanbestedende diensten. Alle opdrachten staan hier op één plek. Elke dag publiceren ministeries, provincies, gemeentes en waterschappen tientallen nieuwe aanbestedingen op deze sites. Het gaat om het hele spectrum van aanbestedingen: Europees, nationaal, openbaar en niet-openbaar. Als potentiële inschrijver (of als geïnteresseerde) kun je je gratis bij één of bij beide sites aanmelden. Met een inlogcode kun je vervolgens inloggen op de site. Daar kun je dan de aanbestedingen bekijken en eventueel de bijbehorende aanbestedingsstukken downloaden. 9

5 De op de sites gepubliceerde aanbestedingen worden gekenmerkt als een levering, dienst of werk (zie vraag 102). Per soort product, dienstverlening of werk wordt een kenmerk toegekend. Dit zijn handige filters waarmee je die aanbestedingen kunt selecteren die voor jou interessant zijn. Op deze sites is het bovendien mogelijk om een abonnement te nemen op een service. Na het instellen van jouw voorkeuren krijg je dan een met een verwijzing naar de voor jou mogelijk interessante opdrachten. Behalve bovengenoemde sites zijn er diverse commerciële sites die ook de mogelijkheid bieden om de voor jou interessante aanbestedingen in de gaten te houden. 10

6 3 Waar vind ik in Europa gepubliceerde aanbestedingen? Alle in Europa gepubliceerde Europese aanbestedingen kun je vinden op TED (Tenders Electronic Daily) is de aanbestedingssite van de EU, bestemd voor Europese openbare aanbestedingen. TED biedt gratis toegang tot potentiële opdrachten. Vijf maal per week wordt deze site bijgewerkt met ongeveer 1500 aankondigingen van overheidsopdrachten uit de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte en daarbuiten. De informatie over elk afzonderlijk aanbestedingsdocument wordt bekend gemaakt in de 23 officiële EU-talen. Alle aankondigingen van instellingen van de Europese Unie worden volledig bekendgemaakt in deze talen. Alle Europese aanbestedingen die door Nederlandse opdrachtgevers op TenderNed en/of de Aanbestedingskalender zijn gepubliceerd, worden door de Nederlandse site doorgezet naar de site van TED. Daarmee wordt voldaan aan de eis om de aanbesteding Europees te publiceren. Ben je een ondernemer in de grensstreek, of heb je buitenlandse ambities, dan is wellicht het volgende nog interessant: Op worden de Belgische aanbestedingen gepubliceerd. Duitse aanbestedingen zijn te vinden op websites zoals en op de website van het Ministerium für Wirtschaft und Technologie: (te vinden onder Wirtschaft/Wirtschaftspolitik/Öffentliche Aufträge). 11

7 4 Hoe kom ik aan de aanbestedingsstukken? Zijn daar kosten aan verbonden? Als inschrijver kun je op twee manieren aan de aanbestedingsstukken komen: De stukken zijn beschikbaar op de site waar de aankondiging is gepubliceerd; je kunt de stukken vanaf die site downloaden. In de aankondiging van de opdracht staat vermeld waar de stukken zijn te vinden (downloaden): op de site van de aanbestedende dienst of bij een derde partij. Je hoeft niet te betalen voor de aanbestedingsstukken. Dit is zo vastgelegd in de Aanbestedingswet. Echter, als je de stukken op papier wilt ontvangen, dan mogen wel kosten in rekening worden gebracht. Het gaat dan om de kosten voor de kopieën en de verzendkosten. 12

8 Inschrijven op aanbestedingen, dat is toch gewoon vertellen hoe je werkt en wie je bent? Wat moet ik met al die formulieren? Als ik nou even wat opschrijf, dan begrijpen ze het toch wel? Iedereen begrijpt dat dit niet de goede houding is. Toch handelen veel zzp-ers en mkb-bedrijven vanuit dit standpunt als ze inschrijven op een aanbesteding. Haast ongewild, want je bent beter in je eigen corebusiness dan in het inschrijven. En het is een ingewikkeld proces, waar veel bij komt kijken. Zelfs als je gedegen wilt inschrijven, zie je vaak halverwege door de bomen het bos niet meer. Dan geeft dit Handboek voor inschrijving op aanbestedingen je zoveel houvast dat je weer verder kunt. En dat je met meer zelfvertrouwen je inschrijving inlevert. Octavia Siertsema geeft een helder inzicht in alle aspecten van het inschrijven op aanbestedingen. In dit handboek vindt iedere inschrijver een uitstekende handleiding en antwoord op vele vragen. Zowel beginnende als ervaren inschrijvers kunnen hier hun voordeel uit halen. De schrijfster kent de wereld van aanbestedingen en inschrijvers van beide kanten. Ze heeft jarenlange ervaring als inkoper bij het bedrijfsleven en overheidsinstanties, en als trainer en coach bij inschrijftrajecten. Met haar nuchtere en pragmatische kijk op de zaken kan ze ook u vanuit dit boek goede ondersteuning bieden.