1. , uw elektronische post

Transcriptie

1 , uw elektronische post Een van de meestgebruikte toepassingen van internet is de elektronische post: . Als u een abonnement heeft op internet via een internetaanbieder (provider), krijgt u een adres. Met dit adres kunt u berichten versturen en ontvangen. De internetaanbieder heeft daarvoor een speciale computer ingericht die het versturen en ontvangen van uw mailverkeer regelt. Deze speciale computer wordt ook wel mailserver genoemd. Om een naar iemand te kunnen sturen, moet de geadresseerde ook een adres hebben. Het maakt verder niet uit waar de geadresseerde woont. Een kunt u net zo gemakkelijk naar iemand in Australië verzenden als naar een adres in Nederland. Aan het verzenden van mail zijn geen andere directe kosten per bericht verbonden dan uw abonnement bij uw internetaanbieder en het aantal telefoontikken als u een internetverbinding via de gewone telefoonverbinding heeft. Als u beschikt over een ADSL- of kabelverbinding betaalt u geen aparte telefoontikken. Er is geen limiet aan het aantal berichten dat u mag versturen of ontvangen. In dit hoofdstuk gaat u berichten versturen en ontvangen met het programma Outlook In dit hoofdstuk leert u het volgende: starten van Outlook 2007; een bericht maken; verzenden en ontvangen; een openen; bijlagen openen en toevoegen; werken met urgente en niet-urgente berichten; een handtekening maken en aan uw berichten toevoegen; een leesbevestiging vragen; berichten opmaken; briefpapier gebruiken; een bericht afdrukken. Let op! In dit hoofdstuk wordt verzonden en ontvangen via een POP3-account bij een internetprovider. Om de oefenstof door te kunnen werken, moet u over zo n account beschikken. Bovendien moet deze account zijn ingesteld in Outlook Is dat nog niet het geval op uw computer, lees dan eerst paragraaf 3.1 Nieuwe account instellen.

2 14 Basisboek Outlook Starten van Outlook 2007 Het programma Outlook 2007 kunt u starten met de snelkoppeling in het menu Start: U ziet het menu Start: Heeft u geen snelkoppeling in het menu Start staan? Dan kunt u het programma als volgt starten: U ziet nu de lijst programma's die op uw computer zijn geïnstalleerd: Als u een Office-pakket heeft, staat Outlook in de map :

3 Hoofdstuk 1 , uw elektronische post 15 Outlook wordt gestart. Als dat op uw computer de eerste keer is, ziet u een venster waarin gevraagd wordt of u Outlook wilt instellen als het standaardprogramma voor onder andere Klik het vinkje weg bij Bij de eerste keer starten zal vervolgens worden gevraagd of u de software wilt activeren. Laat u het activeren van Outlook achterwege, dan zal na enige tijd het programma niet meer starten. U kunt dus het beste direct activeren als dat gevraagd wordt: Klik een rondje voor Na enkele ogenblikken wordt gemeld dat de activering voltooid is:

4 16 Basisboek Outlook 2007 Daarna wordt gevraagd of u RSS-kanalen in Outlook wilt synchroniseren met de lijst met algemene RSS-kanalen. RSS komt later in dit boek aan de orde. U gaat akkoord met dit aanbod: U ziet nu het venster van Outlook Dit venster kan er op uw computer anders uitzien dan de vensterafbeeldingen in dit boek. De weergave is afhankelijk van de instellingen die u zelf al heeft gemaakt. U kunt Outlook namelijk zelf aanpassen aan uw wensen. Bovenin het venster ziet u een aantal werkbalken: Links ziet u het navigatiedeelvenster dat toegang biedt tot de verschillende functies van Outlook: Het deelvenster is geopend: In het midden ziet u het geopende Postvak IN: In dit voorbeeld ziet u in Postvak IN een testbericht van Microsoft Office Outlook. Op uw computer kan dat natuurlijk anders zijn als u Outlook al eerder heeft gebruikt. Meer naar rechts ziet u de inhoud van het testbericht: Helemaal rechts ziet u de Takenbalk van Outlook: Dit is de standaardweergave van Outlook. Deze weergave wordt getoond als u het programma voor de eerste keer start.

5 Hoofdstuk 1 , uw elektronische post Werkbalken zichtbaar maken en verplaatsen Het venster van Outlook kunt u aan uw eigen wensen aanpassen. Dat geldt ook voor de werkbalken en de wijze waarop die worden weergegeven: Onder elkaar ziet u hier de werkbalken van het deelvenster Als die werkbalken bij u niet te zien zijn, kunt u ze eenvoudig zichtbaar maken. Dat doet u als volgt: Klik een vinkje voor de werkbalk Zet ook een vinkje voor de werkbalk Web De werkbalken Standaard, Geavanceerd en Web zijn nu actief. Om alle knoppen op een balk te kunnen zien, is het handig als de werkbalken onder elkaar staan. Als er niet genoeg ruimte is om alle knoppen op een werkbalk te tonen, ziet u aan de rechterzijde van de balk dit knopje:. Als de werkbalken in uw venster niet onder elkaar staan, kunt u zo n balk verplaatsen. Dat doet u met behulp van een handvat op de werkbalk: Plaats de aanwijzer op het handvat naast De aanwijzer verandert in :

6 18 Basisboek Outlook 2007 Nu kunt u de werkbalk verplaatsen: Druk de muisknop in en houd deze ingedrukt Sleep de werkbalk iets naar beneden en naar links Laat de muisknop los De werkbalken staan nu onder elkaar. Als het venster van Outlook gemaximaliseerd is, ziet u nu alle beschikbare knoppen op de werkbalk naast elkaar staan. 1.3 Instellingen voor controleren Voordat u gaat beginnen met en, is het handig om de instellingen voor in Outlook te controleren op uw computer. Zo behoudt u controle over wat Outlook precies doet.

7 Hoofdstuk 1 , uw elektronische post 19 U ziet het venster Opties: tabblad Als bij u een vinkje staat voor : Klik het vinkje weg In het volgende venster kunt u zien of er op uw pc is ingesteld dat s automatisch verzonden en ontvangen moeten worden. Het gaat om deze optie die tweemaal in het venster aanwezig is: Als hier een vinkje voor staat, zal Outlook automatisch iedere dertig minuten contact maken met internet om binnen te halen of te verzenden. Voor dit boek is het nodig dat u die instelling uitzet. Als er bij u een vinkje staat voor die optie: Klik het vinkje weg bij

8 20 Basisboek Outlook 2007 U ziet weer het venster Opties. Als u beschikt over een internetverbinding via de gewone telefoonlijn (dus geen ADSL of kabelinternet), is het verstandig om deze instelling te controleren: Als daar een vinkje voor staat, zal Outlook de inbelverbinding automatisch verbreken na verzenden of ontvangen van . Klik, indien nodig, een vinkje voor U gaat nog één instelling controleren: tabblad Op dit tabblad kunt u instellen welke berichtindeling u voor uw s wilt gebruiken: In dit boek wordt de indeling HTML gebruikt: Selecteer, indien nodig, De instellingen zijn nu in orde. U kunt nu beginnen met en.

9 Hoofdstuk 1 , uw elektronische post Het adres Als oefening gaat u een naar uzelf sturen. Op deze manier kunt u zien hoe u verstuurt. Bovendien krijgt u dit bericht meteen teruggestuurd. Zo kunt u zien hoe u ontvangt. U maakt als volgt een nieuw bericht: U ziet het venster van het nieuwe bericht: Het bericht krijgt allereerst een adres: het adres. Elk adres bestaat uit een aantal woorden met ergens halverwege het bekende Bijvoorbeeld: uwnaam@uwprovider.nl Vóór het staat de naam. Achter het apenstaartje staat meestal het adres van de internetaanbieder waarvan u het adres heeft gekregen. Let op! adressen moeten foutloos getypt worden Controleer adressen altijd op typefouten. In een adres mag bijvoorbeeld geen spatie staan. Daarom worden namen of woorden in zo n adres soms gescheiden door een punt of een liggend streepje. Laat u zo n punt of streepje weg of typt u een foute letter, dan komt het bericht nooit bij de geadresseerde aan.

10 22 Basisboek Outlook 2007 U gaat een naar uw eigen adres sturen: De cursor staat al in het vakje te knipperen: Typ uw eigen adres in het vakje naast Ieder bericht krijgt ook een onderwerp. Klik in het vakje naast Typ: test U kunt nu de tekst van het bericht typen. Dat doet u in het grote witte vlak. Klik in het witte vlak Typ: Dit is een eerste als test. Omdat u eerder heeft gekozen voor de berichtindeling HTML, kunt u in dit bericht op dezelfde manier tekst typen en opmaken (vet, cursief, onderstreept) als in een tekstverwerkingsprogramma. Als het bericht klaar is, kunt u het verzenden. 1.5 De verzenden Het verzenden van een gaat in twee stappen. Eerst wordt de in het Postvak UIT geplaatst. Dat is een aparte map waarin al uw geschreven berichten eerst terechtkomen. Daarna kunt u de berichten in het Postvak UIT werkelijk verzenden. U gaat dit bericht nu verzenden naar het Postvak UIT:

11 Hoofdstuk 1 , uw elektronische post Het Postvak UIT In het Postvak UIT worden alle berichten verzameld die u wilt verzenden. Zo kunt u eerst al uw berichten schrijven en deze in één keer versturen. U ziet weer het venster van Outlook. In de map zit nu één bericht. Dat ziet u aan het cijfer achter de naam: U kunt de inhoud van die map bekijken: U ziet nu de inhoud van Postvak UIT. Uw testbericht staat erin: 1.7 Verzenden en ontvangen U kunt nu het berichtje laten verzenden via internet. HELP! Ik zie geen knop Verzenden/ontvangen Als u die knop niet ziet, zit die nog verborgen onder het pijltje aan de rechterkant van de werkbalk. Er is dan niet genoeg ruimte om alle knoppen te tonen (zie ook paragraaf 1.2 Werkbalken zichtbaar maken en verplaatsen over het verplaatsen van werkbalken).

12 24 Basisboek Outlook 2007 Nu verschijnt een menu: Er wordt nu verbinding gemaakt met uw internetaanbieder. Als u een internetverbinding via een gewone telefoonlijn heeft, verschijnt nu een inbelvenster waarin u uw accountnaam en wachtwoord moet invullen. Als u beschikt over een ADSL- of kabelverbinding wordt de verbinding automatisch gemaakt. Vervolgens wordt uw bericht verzonden. Ook wordt gecontroleerd of er voor u is binnengekomen. Als dat het geval is, wordt deze mail direct opgehaald. Het verloop van het verzenden/ontvangen van berichten kunt u volgen in dit venstertje: De antivirussoftware die op uw pc is geïnstalleerd, zal de uitgaande en binnenkomende berichten scannen (controleren) op virussen. In de meeste gevallen merkt u daar niets van. Uw testberichtje is, als alles goed is gegaan, in dezelfde sessie binnengehaald. Na binnenhalen staat het in : HELP! Geen post Ziet u in Postvak IN geen bericht? Dan is de nog niet ontvangen. Probeer het enkele minuten later nog eens: Klik nogmaals op

13 Hoofdstuk 1 , uw elektronische post Een bericht lezen Alle berichten die u ontvangt worden in de map Postvak IN geplaatst. U ziet in het deelvenster twee mappen met de naam Postvak IN: De inhoud daarvan is identiek. Welke u opent, maakt dus niet uit. Het Postvak IN is nu geopend. Hier ziet u de inhoud van dit postvak: Daarin staat uw testmail. uw testmail Rechts ziet u de inhoud van deze U kunt het bericht openen in een groter venster om het goed te kunnen lezen: Dubbelklik op uw testmail

14 26 Basisboek Outlook 2007 In een apart venster is een bericht beter te lezen: Na lezen kunt u het venster weer sluiten: 1.9 De mappen Outlook 2007 heeft een uitgekiend systeem van mappen om uw berichten te ordenen. In het deelvenster mappen onder het kopje ziet u de hele serie op alfabetische volgorde staan: Behalve het Postvak IN en het Postvak UIT zijn er nog zes andere mappen: HELP! Ik zie geen serie mappen Ziet u onder het kopje alleen staan? Klik dan op het plusje voor. Dan ziet u alle mappen verschijnen. In de map Concepten kunt u berichten opslaan waaraan u later nog verder wilt werken. In de map Ongewenste worden alle binnenkomende berichten geplaatst die tegengehouden worden door het ingestelde filter. In een filter wordt aangegeven welke berichten als ongewenst worden beschouwd, bijvoorbeeld van bepaalde afzenders. Een filter kunt u zelf instellen. In de map RSS-kanalen worden de berichten opgeslagen waarop u zich heeft geabonneerd. Met RSS (Really Simple Syndication) worden nieuws, weblogs en andere inhoud automatisch aan abonnees ter beschikking gesteld. U kunt RSS inhoud bekijken in Outlook Nadat u zich op een RSS feed heeft geabonneerd, worden koppen weergegeven in uw map RSS-kanalen. In de map Verwijderde items worden alle s geplaatst die u zelf verwijdert uit een andere map. Als u per ongeluk een bericht heeft verwijderd, kunt u dat nog terughalen uit deze map. Pas als u dergelijke berichten ook in de map Verwijderde items heeft gewist, zijn ze werkelijk verdwenen.

15 Hoofdstuk 1 , uw elektronische post 27 De verzamelmap Zoekmappen bevat mappen waarin u snel bepaalde soorten berichten kunt terugvinden, bijvoorbeeld s die groter zijn dan 100 kb. De mailtjes staan niet werkelijk in de mappen, maar u kunt ze wel openen vanuit zo n map. In de map Verzonden items bewaart Outlook alle berichten die u heeft verstuurd. In deze map Verzonden items moet dus ook het bericht zitten dat u net heeft verstuurd naar uzelf. Dat gaat u even bekijken: In deze map zit inderdaad uw eerste bericht: berichten wissen De mappen Postvak IN en Verzonden items worden door veel gebruikers als een archief gebruikt. U kunt hierin veel berichten bewaren. Toch zult u waarschijnlijk regelmatig de overbodige berichten willen wissen, zodat u overzichtelijke mappen overhoudt. Als oefening gaat u het testbericht wissen. Voordat u een kunt verwijderen, moet u eerst het betreffende bericht selecteren: het bericht De kopregel van een geselecteerd bericht is altijd blauw. U kunt nu de opdracht geven het bericht te verwijderen:

16 28 Basisboek Outlook 2007 De map Verzonden items is nu leeg: Outlook verplaatst alle berichten die u verwijdert naar de map Verwijderde items. Kijkt u maar eens in uw map Verwijderde items: U ziet uw verwijderde testmail: Wilt u de gewiste definitief verwijderen, dan kunt u dezelfde handeling uitvoeren in deze map. U kunt echter ook de map Verwijderde items in één keer leegmaken. Dat doet u als volgt: Outlook vraagt voor de zekerheid nog bevestiging:

17 Hoofdstuk 1 , uw elektronische post 29 De map Verwijderde items is nu leeg: U gaat weer terug naar het Postvak IN: