Draaiboek Parkmanagement

Transcriptie

1 Draaiboek Parkmanagement

2 Draaiboek Parkmanagement Basis Oost NV Provincie Gelderland Provincie Overijssel 1 Parkmanagement in de praktijk

3 2

4 Voorwoord Op sociaal-economisch gebied werken de provincies Gelderland en Overijssel intensief samen. Deze vruchtbare samenwerking heeft tot een aantal initiatieven geleid, zoals de Innovatieagenda Oost Nederland en het Masterplan versnelling breedband Oost Nederland. Wij hebben het initiatief genomen om ook gezamenlijk een nieuwe editie van het draaiboek parkmanagement voor Oost Nederland uit te brengen. Wij hebben dit met de Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV (kortweg Oost NV) ontwikkeld. Het draaiboek is ten opzichte van het vorige uit 2005, geactualiseerd en uitgebreid met een themanummer over breedband op bedrijventerreinen. Parkmanagement is, een geschikt instrument om de kwaliteitsslag op bedrijventerreinen vorm te geven. Het geeft sturing aan de inrichting en het beheer van het terrein, het opzetten van collectieve voorzieningen en bevordert de samenwerking tussen bedrijven, met als doel het verkrijgen en behouden van een gewenst kwaliteitsniveau. De behoefte van ondernemers staat centraal. Gelderland en Overijssel willen partijen behulpzaam zijn bij het opzetten van parkmanagement. Samen kunnen we dan de bestaande en nieuwe bedrijventerreinen op een hoger kwaliteitsniveau tillen. Een goede kwaliteit van bedrijventerreinen vinden wij ontzettend belangrijk. Ondernemers moeten op een bedrijventerrein goed kunnen ondernemen. Daarnaast draagt een kwalitatief goede bedrijfsomgeving bij aan het behoud en de uitbreiding van de werkgelegenheid in gemeenten. Er is veel kennis en informatie aanwezig over het opzetten van parkmanagement-initiatieven. De bestaande kennis hebben wij voor u gebundeld, zodat u dit gemakkelijk terug kunt vinden. Wij zijn verheugd u het draaiboek parkmanagement Oost Nederland te kunnen aanbieden. Het draaiboek heeft een dusdanige diepgang, dat u grotendeels zelfstandig aan de slag kunt met het opzetten van activiteiten. U kunt het draaiboek parkmanagement zien als een soort kookboek waarin de verschillende parkmanagementgerechten worden beschreven. Ook gaat het draaiboek in op activiteiten die met meerdere bedrijvenverenigingen tegelijk (lokaal of regionaal) kunnen worden opgepakt. Wij hopen dat dit draaiboek voor u een inspiratiebron zal zijn bij het opzetten van nieuwe parkmanagement-initiatieven! Carry Abbenhues Gedeputeerde Economie en Innovatie Provincie Overijssel René van Diessen Gedeputeerde Economie en Milieu Provincie Gelderland 3

5 4

6 Inhoud VOORWOORD 3 INHOUD 5 1 INLEIDING 7 2 WAT KAN JE MET PARKMANAGEMENT BEREIKEN? SAMENWERKENDE PARTIJEN BEDRIJVENTERREINEN EN PARKMANAGEMENT 11 3 WAT KAN JE MET PARKMANAGEMENT DOEN? MEER KWALITEIT KOSTENREDUCTIE MEER GEMAK CONTINUÏTEIT 14 4 PARKMANAGEMENT OPZETTEN HET DOEL VAN DE ORGANISATIE DOELGROEP WERKGEBIED ORGANISATIESTRUCTUUR JURIDISCHE STRUCTUUR OP BESTAANDE TERREINEN JURIDISCHE STRUCTUUR OP NIEUWE BEDRIJVENTERREINEN 23 5 HOE FINANCIER JE PARKMANAGEMENT? KOSTEN INKOMSTEN 28 6 HOE ZET JE PARKMANAGEMENT OP? WIE KAN U ONDERSTEUNEN? PARKMANAGEMENT OP BESTAANDE TERREINEN PARKMANAGEMENT OP NIEUWE TERREINEN 38 LITERATUURLIJST 39 COLOFON 41 5

7 1 Inleiding Veel bedrijvenverenigingen en Gemeenten zijn actief met het opzetten van parkmanagement op bedrijventerreinen. In het verleden kwamen er vaak subsidieverzoeken binnen voor ondersteuning bij het opzetten van een parkmanagementorganisatie. Van daaruit is de gedachte ontstaan om ondernemers en de Gemeenten met een handreiking te ondersteunen bij het opzetten van een parkmanagementorganisatie en de parkmangementactiviteiten. zorgvuldig ruimtegebruik, verduurzamingsmaatregelen en vele andere parkmanagementactiviteiten. Bij de ontwikkeling van nieuwe bedrijventerreinen is het logisch om standaard parkmanagement op te zetten. Dit draagt bij aan het behoud van de kwaliteit van het bedrijventerrein. Het opzetten van een parkmanagementorganisatie op een nieuw bedrijventerrrein kan in de uitgif-tefase worden geregeld. Er bestaat internationaal, nationaal en provinciaal al behoorlijk wat kennis over hoe parkmanagement kan worden opgezet. Zo heeft het Ministerie van Economische Zaken bijvoorbeeld de handreiking Kwaliteit wint terrein uitgebracht. In deze handreiking van het Ministerie, worden verschillende nationale en internationale voorbeelden van parkmanagement onderling vergeleken. Het draaiboek parkmanagement kan worden gezien als een nadere thematische uitwerking van deze rapportage. Daarbij is ook aandacht voor de provinciale rol. Hieronder wordt het beleid van de Provincies Gelderland en Overijssel voor parkmanagement geschetst. 1.1 Doelen voor Oost Nederland In de provinciale beleidsnota s over bedrijventerreinen staan een aantal ambities geformuleerd ten aanzien van de kwaliteit van bedrijventerreinen. Deze ambities hebben ondermeer betrekking op het bevorderen van: duurzaam beheer bedrijventerreinen; herstructurering van verouderde bedrijventerreinen; digitale bereikbaarheid van bedrijventerreinen; zorgvuldig ruimtegebruik; regionale samenwerking. Een goede parkmanagementorganisatie is voor het realiseren van deze ambities essentieel. Met parkmanagement kan de organisatiegraad op de bedrijventerreinen worden vergroot en raken de ondernemers meer betrokken bij hun eigen bedrijventerrein. Dit is een noodzakelijke randvoorwaarde om tot afspraken tussen overheid en bedrijfsleven te komen over herstructurering, 1.2 Provinciaal beleid in Oost Nederland De Provincies willen met de beperkte instrumenten die zij hebben, ondernemers faciliteren om zelfstan-dig parkmanagement te kunnen invoeren. Van belang is daarbij om de krachten te bundelen. Parkmanagement kan omschreven worden als samenwerking tussen ondernemers onderling en tussen ondernemers en de overheid, om de kwaliteit van bedrijventerreinen te behouden en op termijn te verbeteren. Binnen deze samenwerking kunnen ondernemers onderling en ondernemers en overheid, gezamenlijk besluiten welke parkmanagementactiviteiten zij willen oppakken. De Oost Nederlandse Provincies willen met bedrijfsleven en Gemeenten tot afspraken komen over het aanpakken en invoeren van parkmanagement. Zij zetten daartoe verschillende instrumenten in. Parkmanagement als thema agenderen bij gemeenten en regio s De Provincies willen het thema parkmanagement meer op de politieke agenda s krijgen bij de regio s en Gemeenten. Via inbreng regionale overlegstructuren, door het laten uitvoeren van parkmanagementscans (Provincie Overijssel) en door het ter sprake brengen van het onderwerp bij de individuele contacten met Gemeenten, wordt het nut van parkmanagement onder de aandacht gebracht. Op deze wijze willen de Provincies stimuleren dat er meer afspraken worden gemaakt tussen Gemeenten en bedrijfsleven over het verbeteren van de kwaliteit en het beheer van de bedrijventerreinen. Inzet Oost NV bij aanjagen parkmanagement 6

8 Ondernemers die afspraken willen maken over de inrichting en het beheer van het bedrijventerrein, kunnen ondersteuning krijgen van de Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV. Oost NV heeft in opdracht van de Provincies en het Ministerie van Economische Zaken, capaciteit beschikbaar om de ondernemers te ondersteunen bij het opzetten van parkmanagement. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de kennis en ervaring die Oost NV bij andere trajecten heeft opgedaan. Kennisoverdracht De Provincies en het Ministerie van Economische Zaken hechten veel waarde aan het verspreiden van de kennis over parkmanagement. Dit draaiboek is daar een voorbeeld van. Daarnaast is een website ontwikkeld waarop veel relevante rapporten over parkmanagement en de ontwikkeling van bedrijventerreinen te vinden zijn. Ook is op deze site een bedrijvengids te vinden, waarin de marktpartijen ten aanzien van de verschillende thema s zijn opgenomen. (zie: Gerichte financiële ondersteuning projecten Parkmanagement is een belangrijk middel om de kwaliteit van bedrijventerreinen te verbeteren. Projectgewijs kunnen de Provincies vanuit de beschikbare subsidieregelingen voor een aantal activiteiten en onderwerpen ondersteuning bieden. Het opstellen van een masterplan voor een duurzame herstructurering van een bedrijventerrein; Het uitvoeren van de herstructurering van een bestaand bedrijventerrein. Financiele ondersteuning Provincie Gelderland: Vraagbundelingsprojecten voor ICT-breedband. Het maken van een plan van aanpak voor zorgvuldig ruimtegebruik op een bedrijventerrein. Haalbaarheidsonderzoek naar het ontwikkelen van een collectieve energieinfrastructuur op een bedrijventerrein, gericht op duurzame energie en/of energiebesparing. Het opstellen van een masterplan voor een duurzame herstructurering van een bedrijventerrein. Het uitvoeren van de herstructurering van een bestaand bedrijventerrein. 1.3 Regionaal parkmanagement In een regio zijn vaak meerdere ondernemersverenigingen actief met het opzetten van parkmanagementactiviteiten. Vaak gaat het daarbij om dezelfde activiteiten die worden opgepakt op verschillende bedrijventerreinen in een regio. Het kan interessant zijn sommige onderdelen met meerdere ondernemersverenigingen gezamenlijk op te pakken. Financiele ondersteuning Provincie Overijssel: de Provincie ondersteunt Gemeenten (maximaal 50%) bij vraagbundelingsprojecten en bedrijven en instellingen in het ontwikkelen van nieuwe breedbanddiensten. Activiteiten gericht op verduurzaming van bedrijventerreinen zoals: parkmanagement, zorgvuldig ruimtegebruik, veiligheid, energie, hergebruik van afvalstoffen en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Strategische planvorming voor ontwikkeling van bedrijfsverzamelgebouwen en multimodaal goederen- en personen vervoer. Voordelen hiervan zijn kennisuitwisseling, schaalvoordelen bij inkoop en meer mogelijkheden voor inhuur van externe, professionele ondersteuning. In het draaiboek parkmanagement worden, voor de verschillende parkmanagementthema s, de mogelijkheden geschetst voor een regionale aanpak. Veel lokale parkmanagementinitiatieven komen voort uit ondernemers die zich als vrijwilliger inzetten voor het lokale bedrijventerrein. Vaak rust dit op de schouders van een paar vrijwilligers, waarmee de continuïteit van de lokale parkmanagementorganisatie niet is gegarandeerd. Om de continuïteit te waarborgen en te komen tot professionalisering, kan het aantrekkelijk zijn om externe ondersteuning in te huren. 7

9 Vanuit één lokale parkmanagementorganisatie valt dit echter nauwelijks te financieren. Daarom kan het interessant zijn om met meerdere lokale parkmanagementorganisaties in een regio een professionele parkmanager aan te stellen en te financieren. Deze parkmanager kan dan ondermeer gefinancierd worden vanuit een deel van de opbrengsten uit de collectieve inkooptrajecten van de verschillende lokale parkmanagementorganisaties. Bij de ontwikkeling van nieuwe bedrijventerreinen is het logisch om standaard parkmanagement op te zetten. Dit draagt bij aan het behoud van de kwaliteit van het bedrijventerrein. Het opzetten van een parkmanagementorganisatie op een nieuw bedrijventerrrein kan in de uitgiftefase worden geregeld. Een goede parkmanagementorganisatie is voor het realiseren van deze ambities essentieel. Met parkmanagement kan de organisatiegraad op de bedrijventerreinen worden vergroot en raken de ondernemers meer betrokken bij hun eigen bedrijventerrein. Dit is een noodzakelijke randvoorwaarde om tot afspraken tussen overheid en bedrijfsleven te komen over herstructurering, zorgvuldig ruimtegebruik, verduurzamingsmaatregelen en vele andere parkmanagementactiviteiten. Proces parkmanagement Continue verbetering a w K Borging Tijd 8

10 2 Wat kan je met parkmanagement bereiken? In de afgelopen jaren is veel geschreven over parkmanagement en zijn er veel definities voor parkmanagement opgesteld. Over definities kan lang worden gesproken. In dit draaiboek wordt de volgende definitie gebruikt: Parkmanagement is een vorm van samenwerking tussen overheid en bedrijfsleven op het niveau van (een cluster van) bedrijventerrein(en) met als doel: Meer kwaliteit Kostenreductie Meer gemak Continuïteit Het doel van parkmanagement is door samenwerking te komen tot het optimaliseren van de bedrijfsomgeving en een beter, groter en goedkoper aanbod van diensten. Belangrijk is dat de partijen (ondernemers en/of Gemeente) zelf bepalen hoe zij dit vorm geven. 2.1 Samenwerkende partijen De basis van parkmanagement bestaat uit samenwerking. Bij elk bedrijventerrein zijn verschillende partijen met verschillende verantwoordelijkheden en belangen betrokken. Parkmanagement moet er toe leiden dat deze VAN... NAAR... Betrokkenheid van een beperkt aantal personen Betrokkenheid van alle relevante partijen Gefragmenteerde visies op de bestaande situaties Een integraal beeld van de bestaande realiteit Intenties afgestemd op subsidievoorwaarden Veranderingen gericht op concrete behoeften van bedrijven Een lijst met oplossingen voor gesignaleerde problemen op bedrijventerreinen Keuze op basis van een visie op de toekomstige gewenste kwaliteit afgestemd op de te leveren prestaties van aanwezige bedrijven Elkaar voorschrijven wat nodig is Gebruik maken van elkaars (brede) deskundigheid Elkaar benaderen vanuit vooroordelen Elkaar benaderen vanuit gemeenschappelijke doelen Bron: Drieluik Parkmanagement, Project Innovatie Team, oktober 2005 Elkaar afrekenen op wat er fout gaat Eigen verantwoordelijkheden Elkaar stimuleren zaken beter te doen Erkenning en respect voor ieders verantwoordelijkheid 9

11 partijen zo gaan samenwerken, dat alle belangen en verantwoordelijkheden worden behartigd. Elke partij heeft hierbij zijn eigen belang. Deze vorm van samenwerken is voor velen nieuw en vraagt om anders denken. Een gedragsverandering van alle partijen is hiervoor dan ook noodzakelijk. In het kader staat dit toegelicht Bedrijven De ondernemers zijn de bewoners van het bedrijventerrein en daarom de meest direct belanghebbende partij. Zij hebben direct baat bij de activiteiten van parkmanagement. Zonder de medewerking van de ondernemers, kan parkmanagement op een bedrijventerrein geen succes worden. Grote bedrijven Voor grote bedrijven is bijvoorbeeld de omgevingskwaliteit een indicatie voor een stabiel investeringsklimaat. Vooral multinationale ondernemingen hechten hier veel waarde aan. Ondersteunende activiteiten worden door deze groep ondernemers vaak ingekocht bij gespecialiseerde leveranciers. Ook het beheer van het onroerend goed is vaak een randactiviteit. Ondanks dat deze groep ondernemers sterk waarde hecht aan de omgevingskwaliteit, is het voor hun soms moeilijk om afspraken te maken over de staat van het beheer van het terrein en de bebouwing. Zij zijn dan gebonden aan afspraken en procedures die binnen het concern zijn gemaakt. Kleine bedrijven Kleine bedrijven zien het onroerend goed dikwijls als een belangrijke pensioenvoorziening. Zij hebben daarnaast vooral belang bij het geza-menlijk inkopen van faciliteiten en diensten die niet direct met hun kernactiviteiten te maken hebben. Veelal gebeurt dit in de vorm van raamcontracten waarbinnen de individuele ondernemer de nodige speelruimte heeft. Door het behalen van schaalvoordelen kunnen er gunstige prijs/kwaliteit verhoudingen worden bedongen die een kleine ondernemer nooit alleen had kunnen bereiken. Organisaties De ondernemers zijn dikwijls lid van diverse organisaties, zoals ondernemersverenigingen, industriële kringen en brancheverenigingen. Dit kunnen samenwerkingsverbanden op het niveau van het bedrijventerrein zijn, maar het kan ook een lokale of regionale samenwerking betreffen. Deze organisaties vertegenwoordigen de ondernemers en zij functioneren als aanspreekpunt van de ondernemers. Vaak zullen de ondernemers zich door deze organisaties laten vertegenwoordigen.parkmanagementactiviteiten kunnen een onderdeel gaan uitmaken van deze samenwerkingsverbanden. Beleggers en ontwikkelaars Beleggers hebben een economisch belang bij een optimale bedrijfsomgeving en een blijvende economische bruikbaarheid van gebouwen. Voor hun is de courantheid van de panden en daarmee de omgeving, van grootbelang. Om de waarde en rentabiliteit van het vastgoed op peil te houden, zijn zij gebaat bij goed beheer van de gebouwen en de terreinen. Als eigenaar zijn zij het aanspreekpunt hiervoor. Vooral bij het opzetten van parkmanagement op nieuwe bedrijventerreinen spelen beleggers en ontwikkelaars een steeds grotere rol Overheden Overheden hebben als taak zorg te dragen voor voldoende bedrijventerreinen en een goede kwaliteit van de openbare ruimte op deze terreinen. De verantwoordelijkheden om hiervoor te zorgen zijn verdeeld tussen de Gemeente en de Provincie. Gemeente De Gemeente is als terreinbeheerder verantwoordelijk voor het beheer van de publieke ruimte en infrastructuur en bij nieuwe be drijventerreinen voor de gronduitgifte. Naast het beheer heeft de Gemeente grote belangen op het gebied van het ruimtegebruik, de werkgelegenheid, lokale economie en het milieubeleid. De activiteiten behorende tot parkmanagement, kunnen hieraan een bijdrage leveren. Daarbij kan een Gemeente door parkmanagement op de lange termijn hoge kosten voor revitalisering voorkomen. 10

12 Provincies De Provincie heeft op regionaal niveau de taak zorg te dragen voor voldoende (ruimtelijke en kwantitatieve) en goede (kwalitatieve) bedrijventerreinen. Parkmanagement kan bijdragen aan een beter gebruik van de beschikbare ruimte. Ook vinden de Provincies in hun beleid duurzaamheid belangrijk. Vanuit dit oogpunt wensen de Provincies Gelderland en Overijssel dan ook te komen tot duurzame bedrijventerreinen Omgeving Een bedrijventerrein is geen eiland van bedrijvigheid, maar maakt onderdeel uit van de maatschappij. Omwonende staan vaak kritisch tegenover de ontwikkelingen van en op bedrijventerreinen omdat zij geconfronteerd kunnen worden met geluids-, stank- en verkeersoverlast. Parkmanagement kan bijdragen aan de beperking van de overlast en daarmee zorgen voor een betere maatschappelijke inpassing van de terrei-nen in de omgeving. Daarbij kunnen op het bedrijventerrein diensten worden ontwikkeld, waarvan ook de omgeving gebruik kan maken. Omwonenden zullen bij parkmanagement niet snel een participerende partij zijn. Wel kan de parkmanagementorganisatie zorgen voor een betere relatie met deze groep en bij geschillen bemiddelen Belangen van de partijen In de figuur staan de belangen van de partijen weergegeven. 2.2 Bedrijventerreinen en parkmanagement Parkmanagement wordt vaak beschreven als het middel om de veroudering van bedrijventerreinen tegen te gaan en te komen tot duurzame bedrijventerreinen. Bedrijventerreinen kunnen door verschillende oorzaken verouderen. Ten eerste kan door slecht beheer het bedrijventerrein niet meer functioneren. Daarnaast kan het zijn dat door nieuwe economische ontwikkelingen andere eisen aan het bedrijventerrein worden gesteld. Een voorbeeld hiervan is de opkomende dienstensector, die vraagt om bedrijfslocaties met meer allure. Ook worden aan bedrijven op de terreinen in de loop van de tijd nieuwe eisen gesteld, bijvoorbeeld door de milieuwetgeving. Tenslotte kan de ligging van het bedrijventerrein zijn veranderd. Waar het terrein eerst aan de rand van de bebouwing lag, ligt het er nu tussenin. Belangen van de bedrijven en de Gemeente INTEGRALE KWALITEIT BEDRIJVENTERREIN Belangen van de bedrijven Gemeenschappelijke belangen Belangen van de Gemeente Economische bruikbaarheid kavel Kostenvoordeel en besparingen Kwaliteit hoogwaardige voorzieningen Prettige werkomgeving Waarde ontwikkeling Waardevast onroerend goed Veilig en bereikbaar terrein Eigentijdse milieuvoorzieningen Goed beheer en onderhoud Passende arbeidsmarkt Verbeteren werken - verblijfsklimaat Positief imago Verbeteren concurrentiepositie Imago Effectief en efficient ruimtegebruik Werkgelegenheids -en milieueffecten Hogere waarde? OZB inkomsten hoger Bron: Drieluik Parkmanagement, Project Innovatie Team, oktober 2005 BEDRIJVEN GEMEENTE 11

13 Ten aanzien van de veroudering kunnen op basis van de levenscyclus van een terrein, drie verschillende soorten terreinen worden onderscheiden: - Nieuwe bedrijventerreinen - Bestaande bedrijventerreinen - Bestaande verouderde bedrijventerreinen De fase waarin een terrein zich bevindt, heeft grote invloed op de kansen die met behulp van parkmanagement benut kunnen worden. Deze levenscyclus en het startpunt voor het opzetten van parkmanagement zijn in de figuur weergegeven. ondernemers grip op de omgeving van hun pand. Ondernemers zien echter vaak niet direct aanleiding om parkmanagement op te zetten, aangezien zij zich meer richten op het individuele bedrijfsbelang in plaats van het collectieve belang. Het is dan ook een groot probleem om voldoende draagvlak te creëren voor meer ingrijpende gezamenlijke projecten. Deze groep ondernemers moet overtuigd worden van het nut van deze activiteiten op de langere termijn. Bestaande verouderde bedrijventerreinen Ondernemers op verouderde bedrijventerreinen zien vaak wel het nut in van parkmanagement Levenscyclus van bedrijventerreinen Uitgifte Beheer? Neergang Revitalisering? Beheer 1 2 Kwaliteit 3 1 = Nieuw 2 = Bestaand 3 = Bestaand verouderd Tijd Nieuwe bedrijventerreinen Na de uitgifte verliest het terrein in de meeste gevallen na verloop van tijd aan kwaliteit. Door met de uitgifte gelijktijdig parkmanagement op te zetten en te verplichten voor de bedrijven, kan de kwaliteit worden gewaarborgd. Door het in de loop van de tijd uitbreiden van het dienstenen voorzieningenpakket, kan een hoger kwaliteitsniveau worden bereikt. Bestaande bedrijventerreinen Op het merendeel van de bestaande bedrijventerreinen is parkmanagement in het verleden niet verplicht geweest bij de uitgifte van de gronden. De Gemeente en de ondernemers kunnen er samen voor kiezen om het beheer van de openbare ruimte, over te dragen aan de parkmanagementorganisatie. Hierdoor krijgen omdat ze dagelijks geconfronteerd worden met de gevolgen van veroudering. Revitalisering van deze terreinen is dan ook vaak noodzakelijk. Parkmanagement kan op deze terreinen op twee momenten worden opgezet. Het eerst op het moment vóór de revitalisering van het terrein. Dit heeft als voordeel dat de ondernemers al goed georganiseerd zijn bij het begin van de revitalisering. Vaak is de revitalisering in deze gevallen ook een initiatief van de ondernemers. Het tweede moment is tijdens of net na de revitalisering. Ondernemers zien dat er actie wordt ondernomen en willen de verbeteringen voor de toekomst behouden. Daarnaast ontstaat zo voor de Gemeente een aanspreekpunt om ook toekomstige problemen aan te pakken. 12

14 3 Wat kan je met parkmanagement doen? Parkmanagement is een verzamelbegrip voor het gezamenlijk opzetten en uitvoeren van activiteiten. Er zijn verschillende indelingen van de activiteiten mogelijk. In dit werkboek zullen de activiteiten behandeld worden aan de hand van thema s. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de verschillende thema s die tot parkmanagement kunnen behoren. 3.1 Meer kwaliteit Revitalisering De meest vergaande activiteit van parkmanagement is revitalisering van het bedrijventerrein. Revitalisering is net zoals parkmanagement een koepelbegrip. Het kan enkel gaan om het opknappen van de openbare ruimte en panden (face-lift), maar ook om het slopen, verkavelen en ontwikkelen van panden, waarbij de openbare ruimte tevens volledig wordt aangepakt. Efficiënt ruimtegebruik In Nederland is de ruimte beperkt en daarmee ook de ruimte op bedrijventerreinen. Een bedrijventerrein kan hierop inspelen. Zo heeft het ene bedrijf een groot parkeerterrein nodig voor haar personeel en het andere bedrijf voor het s nachts en in het weekend stallen van haar vrachtwagens. Door samen gebruik te maken van één parkeerterrein kan zo ruimte bespaard worden. 3.2 Kostenreductie Collectieve inkoop Bij collectieve inkoop kan onderscheid worden gemaakt tussen plaatsgebonden- en niet plaatsgebonden activiteiten. Een voorbeeld hiervan is collectieve beveiliging. Het aantal deelnemende bedrijven kan erg groot zijn, maar wanneer deze te ver van elkaar af liggen, levert collectieve inkoop geen kostenvoordeel op. Vooral de nietplaatsgebonden activiteiten lenen zich om collectief te worden ingekocht op regionaal niveau, voorbeelden hiervan zijn energie en telecom. Hiervoor maakt het niet uit waar een ondernemer is gehuisvest. Collectieve afvalinzameling en afvalmanagement Afvalmanagement is meer dan alleen het collectief inkopen van de dienst afvalinzameling. Door goede afvalscans kunnen de afvalstromen wor-den beperkt en/of blijkt een betere afvalscheiding mogelijk te zijn. Voor gemeenten is hierbij de beperking van de milieubelasting van belang. Afvalmanagement is op drie punten interessant voor ondernemers. Ten eerste de lagere tarieven, ten tweede de kostenbesparing door het reduceren van de afvalstromen. Ten slotte kan als derde punt de afvalinzamelaar zorgdragen voor de afvalstoffenregistratie. Voor de afvalinzameling kan een collectief raamcontract worden afgesloten. Daarna zal de inzamelaar samen met de individuele ondernemer moeten afspreken op welke wijze en wanneer het afval wordt opgehaald. Veiligheid Veel bedrijventerreinen kennen al een vorm van collectieve bedrijfsbeveiliging. Vaak gaat het hierbij om mobile surveillance. In de toekomst kan deze dienst worden ondersteund door cameratoezicht en eventueel door het afsluiten van het terrein met slagbomen. Deze activiteiten richten zich op het terugdringen van de criminaliteit op een bedrijventerrein. Daarnaast kan ook aandacht worden besteed aan de veiligheid binnen bedrijven. Zo kunnen collectieve BHV-opleidingen worden georganiseerd. Op welke wijze aan het thema veiligheid invulling moet worden gegeven, hangt af van de vorm en mogelijkheden van het terrein. De uitwerking van dit thema moet dan ook op terreinniveau plaatsvinden Meer gemak Voorzieningen Op bedrijventerreinen zijn veel voorzieningen mogelijk, zoals gezamenlijk Arbo-diensten, horeca, bedrijfsfitness en kinderopvang. Het is de vraag of de parkmanagementorganisatie deze voorzieningen zelf moet opzetten of deze overlaat aan private initiatieven. Wel kan zij ervoor kiezen om in een gebouw of facility point, ruimte voor dergelijke initiatieven te reserveren. 13

15 Mobiliteit Op bedrijventerreinen vinden veel voertuigbewegingen plaats. Het gaat hierbij om personen en goederenvervoer. Belangrijk is dat de ondernemers op het bedrijventerrein bereikbaar zijn en blijven. Op veel terreinen is dit niet het geval. De mobiliteit kan vergroot worden, door het aantal noodzakelijke voertuigbewegingen terug te dringen. Het kan hierbij gaan om het opzetten van collectief privaat vervoer voor de werknemers, zodat die niet meer met de auto hoeven te komen. Ook kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een collectieve koeriersdienst. Naast het terugdringen van vervoersbewegingen gaat het bij mobiliteit bijvoorbeeld ook om het parkeerbeleid op het terrein en de bewegwijzering. Regionale samenwerking is mogelijk, maar het draait om de mobiliteit op een individueel terrein. 3.4 Continuïteit Beheer van terreinen, panden en infrastructuur Door goed organiseren van het beheer van de terreinen, panden en infrastructuur kan de omgevingskwaliteit worden gehandhaafd en verbeterd. Voor ondernemers is vooral de representativiteit van de omgeving van belang. De Gemeente is verantwoordelijk voor het beheer van de openbare ruimte. Veel ondernemers hebben problemen met het gerealiseerde kwaliteitsniveau. Een parkmanagementorganisatie kan dit beheer geheel overnemen, maar een betere afstemming met de Gemeente kan ook tot de gewenste resultaten leiden. Het beheer zelf bestaat uit verschillende diensten, zoals het vegen van straten, rioolreiniging en het maaien van het gras. Deze diensten kunnen gezamenlijk worden ingekocht. Hierbij kan ook het onderhoud van het eigen terrein van ondernemers meegenomen worden. Belangrijk blijft dat de ondernemers in de straat, samen met de Gemeente bepalen op welke manier zij het bedrijventerrein willen beheren. Water Het op een terrein aanwezige water kan op veel verschillende manieren worden gebruikt. Zo kan in plaats van drinkwater, hemelwater worden gebruikt als proceswater. Naast de beperking van de milieubelasting kan dit vooral ook financieel interessant zijn. Ook kan het hemelwater worden opgevangen in een grote vijver. Naast de milieuwaarde kan het water in de vijver ook dienen als bluswater bij calamiteiten. Duurzame energie Op bedrijventerreinen zijn veel zaken rond het thema energie mogelijk. Ten eerste kan het collectief worden ingekocht. Daarnaast kan het ook lokaal, duurzaam worden opgewekt. Verder is het mogelijk om energie vast te houden, bijvoorbeeld door een koude/warmte opslag. Ook zijn er veel mogelijkheden om energie te besparen. Naast kostenreductie, zorgt dit ook voor een mindere belasting van het milieu. 14

16 4 Parkmanagement opzetten Dit hoofdstuk zal ingaan op de keuzes die gemaakt moeten worden bij de opzet van parkmanagement en welke randvoorwaarden daarbij een rol spelen. In hoofdstuk 5 wordt ingegaan op het proces wat daarbij doorlopen moet worden en de partijen die daarbij ondersteuning kunnen bieden Het doel van de organisatie De eerste stappen op het gebied van parkmanagement kunnen bijna zonder uitzondering door de industriële kring of ondernemersverenigingen gezet worden. Later, als meer commerciële risico s worden gelopen, kan het zinnig zijn hier een aparte organisatiestructuur voor op te zetten. Het doel van de organisatie bepaalt de inrichting en de juridische vorm. Belangrijk is dat de geformuleerde doelstelling breed genoeg is, zodat nieuwe initiatieven kunnen worden ontplooid, zonder dat de doelstelling moet worden aangepast. Een parkmanagementorganisatie (ondernemersvereniging of industriële kring) kan de volgende doelen hebben: - het behartigen van de (materiele) belangen van de leden op het bedrijventerrein; - het opzetten van voorzieningen op het bedrijventerrein voor de daar gevestigde bedrijven; - het ontwikkelen en instandhouden van een kwalitatief hoogwaardige buitenruimte van het bedrijventerrein; - het ontwikkelen en instandhouden van een duurzaam bedrijventerrein. werkgebied. Dit betekent ook dat het voor alle bedrijven op het terrein mogelijk moet zijn om deel uit te kunnen maken van de organisatie. Vaak wordt parkmanagement opgezet vanuit een ondernemersvereniging (de georganiseerde bedrijven). In sommige gevallen kunnen niet alle bedrijven lid worden van deze organisatie, bijvoorbeeld omdat er een ondergrens voor het aantal werknemers wordt aangehouden. Wanneer de ondernemersvereniging zich wil bezighouden met parkmanagement, zal zij deze restricties moeten opheffen. Wanneer dit niet gebeurt, is er geen sprake van parkmanagement omdat partijen worden uitgesloten. 4.3 Werkgebied Ondernemersverenigingen en industriële kringen richten zich meestal niet op één enkel bedrijventerrein, maar op meerdere bedrijventerreinen in een gemeente of regio. Zij richten zich op die terreinen waar hun leden zich bevinden. De grote van het werkgebied is van invloed op de gekozen organisatiestructuur. Wanneer het werkgebied bestaat uit verschillende bedrijventerreinen en eventueel is gelegen in verschillende gemeenten, kan het verstandig zijn om de organisatie op te bouwen uit meerdere onderdelen met één koepelorganisatie. Verschillende parkmanagementactiviteiten zijn plaatsgebonden en zijn daardoor alleen interessant voor de bedrijven op het terrein waar de activiteit wordt uitgevoerd. Andere zijn niet plaatsgebonden en kennen dan ook een bredere doelgroep. Belangrijk is dat de deelnemende partijen de volgende vragen eerst beantwoorden, voordat zij een organisatie oprichten: Willen de partijen wel echt parkmanagement? Wat verwachten de partijen met parkmanagement te bereiken? Wat gaat de nieuwe organisatie toevoegen aan de bestaande? Het werkgebied van een parkmanagementorganisatie kan in drie verschillende schaalniveaus worden ingedeeld. Deze niveaus zijn vaak terug te vinden in de organisatiestructuur. We maken onderscheid naar: Terrein niveau Lokaal niveau Regionaal niveau 4.2 Doelgroep Zoals reeds meerdere malen is aangegeven, ontstaat parkmanagement door samenwerking. De doelgroepen zijn dan ook alle bedrijven in het Terrein niveau Het terrein niveau is gelijk aan één bedrijventerrein. Het gaat hierbij om samenwerking tussen de ondernemers gevestigd op hetzelfde bedrijventerrein. Samenwerking op dit niveau 15

17 richt zich dan ook in de eerste plaats op het behalen van lokale voordelen voor de bedrijven op het bedrijventerrein. Het gaat hierbij vaak om de plaatsgebonden parkmanagementactiviteiten. Dit zijn activiteiten met een beperkte actieradius of die direct te maken hebben met de fysieke inrichting van een bedrijventerrein. Voorbeelden hiervan zijn het groenbeheer, de bedrijfsbeveiliging en de bewegwijzering. Lokaal niveau Zoals reeds vermeld zijn veel ondernemersverenigingen en industriële kringen actief op meerdere bedrijventerreinen. Vaak komt het werkgebied overeen met dat van de gemeente. Op dit niveau hebben zij de mogelijkheid om activiteiten op te zetten voor alle bedrijventerreinen binnen hun werkgebied en te functioneren als gesprekspartner van de Gemeente. Regionaal niveau Samenwerking op regionaal niveau is vooral goed mogelijk voor de niet terreingebonden parkmanagementactiviteiten. Het kan hierbij gaan om een koepelorganisatie of samenwerking tussen verschillende lokale ondernemersverenigingen. Voorbeelden hiervan zijn de gezamenlijke inkoop van energie en telecom. In de figuur is een voorbeeld gegeven van een regionale structuur voor parkmanagement. van de organisatie hangt af van de keuzes die door de initiatiefnemers gemaakt worden. In deze paragraaf zijn aan de hand van een aantal strategische vragen de belangrijkste keuzes weergegeven. Bij de beschrijving van de rechtsvormen komen we op deze vragen terug. Bij het kiezen van de juiste structuur voor de parkmanagementorganisatie dienen de initiafnemers van de parkmanagementorganisatie (PMO) met de volgende zaken rekening te houden: Draagvlak Verantwoordelijkheden Bevoegdheden en zeggenschap Aansprakelijkheid Flexibiliteit van de structuur Financiële opzet Draagvlak In veel rapporten over parkmanagement is uitgebreid stilgestaan bij het verkrijgen van draagvlak. Hier wordt in hoofdstuk 5 verder op ingegaan. Het is ook van belang het draagvlak vast te houden. Daarom moet een parkmanagementorganisatie aan de volgende voorwaarden voldoen: - een voor alle participanten heldere structuur; - een makkelijke toegankelijkheid voor toe- en uittreders; - de mogelijkheid van goed toezicht op de organisatie; - aandacht voor het relatieve belang van elke participant. Regionaal parkmanagement Regionaal niveau Regionale parkmanagement organisatie Lokaal niveau PMO PMO PMO Gemeente Terrein niveau Terrein Terrein Terrein Terrein Terrein Terrein 4.4 Organisatiestructuur Er zijn verschillende organisatiestructuren mogelijk van waaruit parkmanagementactiviteiten ontplooid kunnen worden. De vorm Verantwoordelijkheden Een heldere structuur van de organisatie hangt nauw samen met de verdeling van de verantwoordelijkheden. Een organisatie dient te besluiten over de volgende zaken: 16

18 Welke activiteiten moeten er Beleid worden uitgevoerd? Welke leveranciers en Aansturing adviseurs voor de activiteiten? Op welke manier moeten de Uitvoering activiteiten worden uitgevoerd? Het beleid is een kerntaak van het bestuur. Voor de aansturing en de uitvoering van het parkmanagement zijn meerdere opties mogelijk. Ten eerste kan het bestuur ervoor kiezen om de aansturing en de uitvoering van het parkmanagement uit te besteden aan een parkmanagementbedrijf. Het bestuur bepaalt de activiteiten die uitgevoerd moeten worden en het bijbehorende serviceniveau. Het selecteert de leveranciers van de diensten en draagt zorg voor de uitvoering. Dit gebeurt vaak bij nieuwe en grote bestaande bedrijventerreinen. Wanneer de organisatie ervoor kiest om zelf verantwoordelijk te zijn voor de gehele aansturing van het parkmanagement heeft zij meerdere mogelijkheden om de uitvoering vorm te geven. Belangrijk is dat de organisatie altijd zelf de leveranciers bepaalt en aan welke servicelevelagreements deze moeten voldoen. Het is mogelijk om na verloop van tijd te kiezen voor een andere invulling van de uitvoering. Er zijn veel verschillende manieren mogelijk om de uitvoering vorm te geven. Hieronder zijn vier opties kort beschreven. Werkgroepen Onder leiding van het bestuur worden werkgroepen geformeerd. Deze groepen werken activiteiten uit en adviseren het bestuur over de mogelijke leveranciers. De leden van deze werkgroepen zijn ondernemers. Een nadeel is dat deze vaak niet beschikken over voldoende tijd of specifieke kennis. Ondernemersvereniging enkel gericht op beleid Beleid Ondernemersvereniging Bestuur Aansturing Parkmanagementbedrijf Uitvoering Leverancier Leverancier Leverancier Leverancier Ondernemersvereniging gericht op beleid en aansturing Beleid Ondernemersvereniging Bestuur Aansturing Uitvoering Uitvoering Leverancier Leverancier Leverancier Leverancier 17

19 Oud-ondernemer Op veel bedrijventerreinen wordt een oud-ondernemer aangetrokken voor de uitvoering van het parkmanagement. Een groot voordeel is dat deze persoon het terrein en de bedrijven vaak goed kent. Wel moet deze persoon, om goed te kunnen functioneren een soort duizendpoot zijn. Oud-ondernemer samen met parkmanager In deze optie ligt de dagelijkse uitvoering van het parkmanagement bij de oud-ondernemer. Deze wordt (parttime) ondersteund door een professionele parkmanager. Hierdoor wordt het netwerk van de oud-ondernemer maximaal benut en brengt de parkmanager zijn kennis in op specifieke terreinen. Hierdoor vult de parkmanager de niet aanwezige kennis bij de oudondernemer aan. Parkmanager De ondernemersvereniging kan kiezen voor enkel een professionele parkmanager. Een nadeel van deze optie zijn de kosten. Die moeten wel door de vereniging opgebracht kunnen worden. Hierbij kan gekozen worden voor het inhuren van een zelfstandige parkmanager of één die werkzaam is bij een adviesbureau. Een zelfstandige parkmanager is goedkoper, maar heeft als nadeel dat er geen vervanging is bij ziekte. De werkzaamheden van de parkmanager van het adviesbureau zullen door een collega worden overgenomen. Daarnaast kan deze parkmanager gebruikmaken van de kennis aanwezig in het bureau. In de onderstaande tabel zijn de opties vergeleken op basis van de volgende criteria: Tijd De tijdbesteding van bestuursen werkgroepsleden Kosten De gemaakte kosten voor de uitvoering van het parkmanagement Kennis De aanwezige kennis en ervaring met de onderdelen van parkmanagement Netwerk Relatie met de plaatselijke ondernemers en bekendheid met het terrein Continuïteit Waarborging kennis, kunde en capaciteit Bevoegdheden en zeggenschap Binnen een organisatie hebben personen bevoegdheden en zeggenschap gebaseerd op vastgelegde mandaten. Het is belangrijk dat de organisatie bepaalt waar zij verantwoordelijk voor wil zijn en welke bevoegdheden zij wil overdragen, bijvoorbeeld aan een oud-ondernemer, parkmanager of parkmanagementbedrijf. Ook hebben bestuursleden individueel een mandaat, bijvoorbeeld de penningmeester. De rechtsvorm bepaalt voor een groot deel de zeggenschap en de bevoegdheden van het bestuur en de leden. Zo zijn alle bevoegdheden en de zeggenschap van bestuursleden van een stichting vastgelegd in de statuten. Het bestuur van een coöperatieve vereniging U.A. heeft een mandaat van haar leden, maar haar gevoerde beleid dient achteraf door de Algemene Ledenvergadering te worden goedgekeurd. Bij een normale vereniging, moet het bestuur naar de Algemene Ledenvergadering, voordat zij een voorstel verder kan uitwerken. Voordat gekozen wordt voor een rechtsvorm, moet een organisatie de volgende zaken overwegen: - Voor welke onderdelen van het parkmanagement dragen zij de verantwoordelijkheid? - Welke bevoegdheden wenst de organisatie over te dragen aan derden? - Wie, is wanneer binnen de organisatie Optie Tijd Kosten Draagvlak Kennis Netwerk Continuïteit Werkgroepen Oud-ondernemer Oud-ondernemer + parkmanager Zelfstandige parkmanager Parkmanager adviesbureau

20 waarvoor gemandateerd? - Wil de organisatie leden en een Algemene Ledenvergadering? Naast de verdeling van de bevoegdheden en de zeggenschap die wordt bepaald door de rechtsvorm, kunnen aanvullende afspraken worden vastgelegd in de statuten. vragen moeten dan ook beantwoord worden: - Op welke wijze wil de PMO het parkmanagement financieren? - Wat zijn de partijen bereid in te brengen aan financiële middelen? In hoofdstuk 5 wordt nader ingegaan op de vragen over financiering van parkmanagement. Aansprakelijkheid Een PMO bestaat voor het merendeel van de gevallen uit vrijwilligers. Meestal zijn dit ondernemers. Geen van deze vrijwilligers zal persoonlijk verantwoordelijk willen zijn voor de resultaten van de PMO. Dit geldt zeker in de beginfase, waarin de eerste activiteiten worden gestart. In deze fase geldt een hoog afbreukrisico. Wanneer bedrijven lid zijn van de PMO, is het van belang dat zij niet aansprakelijk kunnen worden gesteld voor eventuele verliezen. De volgende vraag moet dan ook worden beantwoord: - Op welke wijze is de aansprakelijkheid van bestuurders en leden maximaal beperkt? Flexibele van de structuur Bij het opzetten van parkmanagement wordt meestal een groeimodel gehanteerd. De toekomstige activiteiten moeten wel binnen de organisatie kunnen worden ondergebracht. Daarnaast kan toekomstige samenwerking met andere organisaties niet worden uitgesloten. Hier kan het bijvoorbeeld gaan om een samenwerking met een PMO op een naburig bedrijventerrein of een PMO op regionaal niveau. De volgende vragen moeten dan ook beantwoord worden: - Biedt de structuur van de organisatie mogelijkheden om nieuwe activiteiten onder te brengen? - Biedt de structuur van de organisatie mogelijkheden om in de toekomst samenwerkingsverbanden met andere organisatie aan te gaan? Financiële opzet Bij het opzetten van parkmanagement moet uitgewerkt worden hoe het parkmanagement in de toekomst minimaal kostendekkend kan opereren. Wanneer bij de financiële opzet rekening wordt gehouden met contributie van de leden, dient dit te worden opgenomen in de statuten van de op te richten rechtsvorm. De volgende 4.5 Juridische structuur op bestaande terreinen Parkmanagementactiviteiten moeten een gezonde juridische basis hebben. Hiervoor moet de organisatie op een zodanige manier verplichtingen kunnen aangaan, dat de bestuursleden niet persoonlijk aansprakelijk zijn. Ook moet de rechtsvorm de mogelijkheid geven om personeel in dienst te nemen of om bedrijven in te huren. Aan het opzetten van parkmanagement zijn, net zoals bij het opzetten van een bedrijf, financiële risico s verbonden. Bestuurders en leden zullen voor deze risico s niet persoonlijk aansprakelijk willen zijn. Door het oprichten van een rechtspersoon wordt dit de verantwoordelijkheid van de parkmanagementorganisatie. Daar komt bij dat het voor overheden niet mogelijk is om subsidie te verlenen aan organisaties zonder rechtsvorm. Voor het opzetten van een PMO zijn verschillende rechtsvormen mogelijk. De organisatie kan bestaan uit één rechtspersoon, maar ook uit een combinatie van rechtspersonen. In deze paragraaf wordt een beeld gegeven van de twee meest voorkomende rechtsvormen, namelijk: - Coöperatieve vereniging U.A. - Stichting Deze rechtsvormen worden het meest gebruikt, aangezien ze relatief makkelijk zijn op te richten en de aansprakelijkheid van de bestuurders en eventuele leden maximaal kan worden beperkt. Ook past de doelstelling van parkmanagement het best bij deze rechtspersonen. Daarbij kunnen deze twee rechtsvormen door vrijwilligers worden aangestuurd, zonder dat er personen in dienst moeten worden genomen. In veel gevallen is er al een ondernemersvereniging of industriële kring. Deze rechtsvorm 19