Instrumenten voor visiebepaling rond DLWO: Governance dlwo, een rollenspel

Transcriptie

1 Instrumenten voor visiebepaling rond DLWO: Governance dlwo, een rollenspel Nico Juist, Bert van Zomeren, Birgitta Klompenhouwer Voor SURFacademy & E-merge bijeenkomsten

2 De DLWO van de toekomst Mogelijkheden rond digitaal leren en werken veranderen snel, dat komt bij elkaar in de discussie rond de inrichting van de DLWO In deze discussie moeten soms fundamentele keuzes gemaakt worden Dit spel: Aan de hand van een casus nadenken over de governance van de DLWO Het governance rollenspel spelen

3 Wat is een DLWO? De digitale leer- en werk omgeving wordt georganiseerd door een instelling voor Hoger Onderwijs. Niet iets wat je kunt kopen, maar een digitale omgeving die gegroeid is binnen een instelling Bepaald door allerlei keuzes en onderhevig aan verandering: door visie, beleid, kosten, techniek, ontwikkelingen in het onderwijs & onderzoek en beroepsdomeinen.

4 Onderhevig aan veranderingen Mogelijkheden van SURFconext Ontwikkelingen rondom cloud Kansen voor samenwerking kennisinstellingen Behoeften van gebruikers aan keuzevrijheid Web2.0 applicatie vrij beschikbaar Aandacht voor verantwoording en informatiebeveiliging Veranderende weten regelgeving Ontwikkelingen rondom Open Educational Resources Noodzaak om licenties te verlengen/ aan te schaffen

5 Definitie DLWO van WTR SURF De digitale leer- en werkomgeving is het geheel van systemen dat het studenten, onderzoekers, medewerkers en gasten van hoger onderwijsinstellingen mogelijk maakt om hun activiteiten uit te voeren. De DLWO is daarmee dus geen systeem of applicatie, maar een door een instelling georganiseerd samenstel van digitale diensten. WTR, 2010

6 Governance: de theorie ICT-governance is de wijze waarop in een organisatie de ICT-activiteiten worden aangestuurd en bekostigd, zodat de geplande verbeteringen of doelstellingen ook daadwerkelijk behaald worden. Het Negenvlak kan gebruikt worden als een landkaart van de DLWO en het is de kunst om het gesprek tussen de verschillende assen en blokken - dus binnen de operationele, tactische en strategische lagen, alsmede de horizontale structuur - te organiseren en gaande te houden. Op die manier kan structureel beleid geformuleerd en geïmplementeerd worden waarin de stakeholders betrokken zijn. Als zo n structuur is gevonden is er sprake van een vorm van governance van de DLWO. Uiteraard zijn ook andere governance structuren/inrichtingen mogelijk

7 Negenvlak als model in het spel Fac directeur CIO Directeur ICT Onderwijs manager Beleids Adviseur IM ICT `Architect Key users Func beheer ICT beheer

8 Welke rollen? Strategisch overleg Faculteitsdirecteuren CIO Directeur ICT Tactisch overleg Onderwijsmanagers ICT Architect Manager servicedesk Beleidsadviseur IM Operationeel overleg Key users/docenten Functioneel beheerders Servicemedewerker Technisch beheer Je krijgt straks een persona uit een van deze groepen. Stel per overleg een secretaris aan.

9 Rollenspel Governane DLWO casus: De Universiteit van Schipluiden

10 Universiteit van Schipluiden DLWO CASUS Bert van Zomeren & Nico Juist

11 De Universiteit van Schipluiden De Universiteit van Schipluiden heeft de afgelopen jaren een verbazingwekkende groei doorgemaakt. De kleine business universiteit is uitgebreid met twee nieuwe faculteiten en telt nu een kleine studenten en 900 medewerkers. De universiteit heeft onlangs nieuwe huisvesting betrokken. De ICT omgeving netwerk, routers, draadloosnetwerk ect. is daarbij grondig vernieuwd.

12 Universiteit van Schipluiden Aan ICT in het onderwijs is de afgelopen jaren beleidsmatig weinig aandacht besteed. Van een applicatielandschap is amper sprake en wat er aan applicaties in gebruik is, is verouderd. De versie van de elo Bb is bijvoorbeeld 7.2 De opmerkelijke groei van de universiteit is echter te verklaren door de inzet van enkele nieuwe hoogleraren die jonge enthousiaste onderzoekers en docenten om zich heen verzameld hebben. De recente onderwijskundige ontwikkelingen die intensiever gebruik maken van digitale bronnen en leermiddelen maken een herontwerp en herinrichting van het applicatie landschap noodzakelijk. Daarbij is de universiteit in de gelukkige omstandigheid dat er voldoende financiële middelen beschikbaar zijn, waarmee een DLWO state of the art kan worden gerealiseerd. Maar.. wat is dat?

13 CIO Magda Peters ziet een een behoorlijke uitdaging? Geen duidelijke visie op wat ICT in het onderwijs voor UvS betekent Samenbrengen van grote verscheidenheid in behoefte aan functionaliteit. Is er een eenvoudige technische oplossing? Kan worden voldaan aan de behoefte aan eenduidigheid en gebruiksgemak, bijvoorbeeld door Integratie en personalisatie = technische uitdagingen en de behoefte aan vrijheid van jonge docenten? Hoe vraagarticulatie te organiseren en vaardigheden van gebruikers vergroten? Voor adaptatie van nieuwe technologie en deskundigheidsbevordering is weinig aandacht in de hectiek van alledag Tijdsinvestering + kosten, versus rendement

14 3 scenario s Het CvB heeft een externe adviseur aangetrokken die 3 scenario s heeft uitgewerkt: 1. Keep it simple and ordinary : Een klassiek volgsysteem, een roostersysteem, een dedicated leeromgeving aangevuld met MS Office365 voor samenwerken. Dat alles ontsloten in een mooie portal. 2. Zorgeloos & stabiel. Oracle heeft een aanbod gedaan om een complete totaal oplossing te implementeren waarmee de leer- en samenwerking, de administratieve processen en het volg-systeem afgedekt kunnen worden. Je zou dit een onderwijs ERP kunnen noemen. 3. Vrijheid & dynamiek. Een aantal docenten werkt naar tevredenheid met diverse gratis applicaties. Zij zijn gewend om eigen keuzes te maken en prefereren vrijheid. Zij zien meer in een kleine administratieve basis, aangevuld met functionaliteiten uit the public cloud. Surfconext zou daarbij deels als middleware kunnen worden gebruikt.

15 CvB van UvS vraagt advies: Het CvB wil nu een richting bepalen en de 3 scenario s zijn de organisatie ingestuurd. De verschillende gremia moeten nu een advies uit brengen: Strategisch overleg: Faculteitsdirecteur, CIO, directeur ICT Tactisch overleg: Onderwijsmanager, Beleidsadviseur Onderwijs Beleidsadviseur IM Operationeel overleg: Key-user, Functioneel beheer, Technische beheer Bespreek jouw visie op de DLWO van de UvS en bespreek welke stappen volgens jou genomen moeten worden. Probeer dat te doen vanuit jouw rol! De drie scenario s zijn input, maar je mag de scope breder nemen. Schat de kansen en bedreigingen in en breng advies uit aan het CvB. Strategisch overleg: probeer dit op strategisch plan te doen Tactisch: focus je op de impact op organisatie en lopend proces Operationeel: schat de effecten in voor eindgebruikers; docenten en studenten.

16 Marcel Nolling Faculteitsdirecteur Werkt pas een half jaartje bij Universiteit Schipluiden en ziet dat er veel studenten vroeg afhaken. Wil de strategische mogelijkheden van een nieuwe DLWO optimaal benutten ook om daarmee zijn rendementcijfers te verbeteren en de studenttevredenheid wat op te krikken. Wil zijn mensen beschermen voor bureaucratische rompslomp. Die hebben immers ook iets anders te doen dan alleen bezig zijn met het inrichten van een nieuwe omgeving. Bij Universiteit Voorschoten heeft hij onlangs een prachtige omgeving gezien. Alles zit erin en duur lijkt het ook niet. Gewoon overnemen lijkt hem dus de makkelijkste oplossing.

17 Wim Jansen Faculteitsdirecteur Werkt vanaf de oprichting van de Universiteit Schipluiden. Ziet de DLWO als noodzakelijk kwaad en is ook kritisch ten aanzien van onderwijsinnovatie. In zijn faculteit is de sfeer goed en dat wil hij graag zou houden. Hij geeft zijn enthousiaste medewerkers graag de ruimte Twee van zijn opleidingen moeten komend jaar geaccrediteerd worden en hij maakt zich zorgen of de informatie daarvoor op orde komt

18 Magda Peters CIO Is een zwaargewicht in informatiemanagement met decennia ervaring maar is vorig jaar bij de UvS begonnen. Ze heeft het beleid terzake van de informatievoorziening helemaal uitgestippeld en ziet de nieuwe DLWO als kans om haar beleid verder te implementeren. Kernpunten van het beleid zijn zelfredzaamheid van de gebruiker, informatiebeveiliging (met name vanwege de nieuwe privacy-wetgeving) en verbeteren van de informatiekwaliteit t.o.v prestatieafspraken.

19 Petra van der Wal manager servicedesk Petra heeft veel energie gestoken in de organisatie van een centrale servicedesk ICT vragen vormen een belangrijk deel van de vragen waarmee haar medewerkers te maken krijgen. De UvS streeft naar zelfredzaamheid, maar in de praktijk valt dat nog wel tegen. Onduidelijke vragen veroorzaken ruis in de communicatie met de tweede lijn support. Ze zit niet te wachten op allerlei nieuwe functionaliteiten die de druk op haar afdeling zal vergroten.

20 Bert Oosterman Directeur ICT Weet alles af van actuele technische ontwikkelingen en van relevante trends en vertelt daar ook graag over. Als leverancier van de technische ondersteuning is hij vaak gefrustreerd omdat hij te laat wordt betrokken of omdat zijn mensen met vragen worden belaagd die toch echt voor IM zijn. Was de laatste jaren druk bezig om met zijn team het technische fundament te leggen voor een moderne universiteit: data kunnen centraal worden opgeslagen en hergebruikt. Het gebruik van API s is vanzelfsprekend.

21 Sandra den Bosschaart Onderwijsmanager Sandra is nog een beetje argwanend over de impact die een nieuwe DLWO op haar docenten en studenten gaat hebben. In haar opleiding zijn ze immers net bezig met de invoering van een nieuw curriculum. Te veel andere verandering komt haar even niet goed uit. Anderzijds wil ze ook zeker zijn dat de wensen van haar opleiding worden meegenomen. Ze is sterk voorstander van een verdieping van de relatie met het werkveld en haar alumninetwerk

22 Harm van Leeuwen Beleidsadviseur IM Probeert alle eindjes aan elkaar te knopen. Wat het individu wil en wat de organisatie wil of moet, past immers niet altijd bij elkaar. Op zich vindt hij dat heel fijn werk, maar hij is ook soms gefrustreerd omdat niet helder is wie eigenlijk waarover beslist en wat hij centraal moet regelen of juist aan de faculteiten en opleidingen mag overlaten (ook wat betreft ondersteuning of financiering).

23 Hans de Reus: ICT Architect Hans is een ICT architect met veel ervaring in het bedrijfsleven. Hem gaat het vooral over de structuur en invulling van de technische voorzieningen, van computercentrum tot en met werkplek en van ERP- tot en met desktop-voorzieningen. Hij wil er binnen UvS voor zorgen dat de technische voorzieningen een betrouwbaar geheel gaan vormen, dat configuraties en netwerken ordelijk en adequaat zijn gestructureerd, dat de applicatie- databaseconstructies betrouwbaar en stabiel zijn en dat de relaties in de applicatieportfolio passend en beheersbaar zijn. Na een wat moeilijk traject met leveranciers wil hij er voor de DLWO nu extra op letten dat alles voldoet aan de architectonische eisen.

24 Gerdien de Vries: Key user/docent Gerdien geeft al sinds meer dan 20 jaar met veel plezier les. Op zich staat ze altijd open voor mogelijkheden haar onderwijs te verbeteren. Ze heeft dan afgelopen jaar ook actief meegedraaid bij het invoeren van weblectures. Daar wil ze meer mee gaan doen en ze heeft al wat kennisclips opgenomen. Grote veranderingen hoeven voor haar niet. Maar ze gaat ze ook niet dwarszitten. Als het maar niet ten koste gaat van het onderwijs.

25 Joris Meijer: Key user/docent Jochem is een jonge docent die nu een jaar lesgeeft in mediatechnologie. Hij is heel actief op sociale media. voor hem is Internet een snoepwinkel wat betreft interessante onderwijs mogelijkheden. Hij wil in elk geval niet beperkt worden door logge systemen. Als de logistiek geregeld is en basis informatie op orde is regelt hij het zelf verder wel met z n studenten

26 Jochem Uitenwaal Functioneel beheerder Geniet van zijn rol als spin in het web. Mensen uit de hele organisatie weten hem te vinden. Mensen verder helpen is zijn passie. Soms vindt hij het wel vervelend dat IM hem op de vingers tikt als hij bijvoorbeeld iemand een account geeft zonder daarvoor toestemming te vragen. Het zou ietsje minder bureaucratisch mogen.

27 Nathalie Jansen: Technisch beheerder Zij is ervoor verantwoordelijk dat alle ICT-hulpmiddelen waar de organisatie mee werkt en waarvan zij afhankelijk is ook functioneren. Hij maakt zich vooral zorgen over het vangnet voor de vraagstukken-van-alledag en over de relatie met beheerders van externe leveranciers. Het is namelijk niet altijd helder wie nou eigenlijk waarvoor verantwoordelijk is.

28 Spel Elk overleg bespreekt de situatie UvS en de waarde van de 3 scenario s Secretarissen van de 3 groepen mogen elkaar polsen/afstemmen Schrijf de aanbevelingen van je overleg op een flap Presenteer je aanbevelingen aan het CvB

29 Spoed overleg CvB n.a.v. binnengekomen post SURFmarket Geachte, Uw onderwijsinstelling maakt momenteel gebruik van Blackboard als Learning Management Systeem (LMS) via SURFmarket. De consortiumovereenkomst met Blackboard, die onderdeel uitmaakt van het kernpakket van SURFmarket, is tot stand gekomen zonder concurrentiestelling. Via een waiver -procedure is een overbruggingsperiode gecreëerd met Blackboard om te kunnen komen tot het rechtmatig inkopen van een LMS als onderdeel van het kernpakket van SURFmarket. Deze overbruggingsperiode betekent voor u als onderwijsinstelling dat u tot eind 2015 de tijd heeft om een visie te ontwikkelen over de toekomst van de digitale leer- en werkomgeving (DLWO) in uw organisatie en de positie van een LMS daarin. Daarna kan, afhankelijk van die visie, alsnog (Europese) aanbesteding plaatsvinden.

30 Spoed overleg CvB n.a.v binnengekomen post II Het ontwikkelen van een visie op de DLWO en de rol van een LMS daarin kost tijd en kan complex zijn, want er is sinds de aanschaf van Blackboard veel veranderd. Niet alleen ziet het onderwijs er heel anders uit, ook de markt voor LMS en is sterk in ontwikkeling. Daardoor zijn er ook andere oplossingen mogelijk, bijvoorbeeld in de cloud. In bijgaande brochure leggen wij uit wat de opties zijn, wat daarbij komt kijken en hoe het traject eruitziet. Van enkele instellingen is al bekend dat zij reeds aan de slag zijn gegaan met de visievorming op hun DLWO. Van anderen is nog niet duidelijk of zij hiermee begonnen zijn of in welke fase zij zich bevinden.

31 Evaluatie Heeft het gesprek vanuit je nieuwe rol je nieuw inzicht gegeven in het begrip governance? Zijn er paralellen met de governance ten aanzien van de DLWO op jouw instelling? Zou de governance op jouw instelling verbeterd kunnen worden? Heb je daar nieuwe inzichten voor gekregen?

32 Werkboek DLWO het programma visie op DLWO heeft een aantal visieinstrumenten ontwikkeld zie hiervoor de website:

33 het SURF project visie op DLWO helpt instellingen bij het opstellen en uitwerken van een visie op de DLWO: Afbeeldingen in deze presentatie zijn bedoeld als illustratie bij een geheel fictieve casus. En hebben geen enkele relatie met de werkelijk functie van de getoonde objecten