Draaiboek Parkmanagement. Telecom

Transcriptie

1 Draaiboek Parkmanagement Telecom

2 Draaiboek Parkmanagement Telecom Oost NV Provincie Gelderland Provincie Overijssel 1 Parkmanagement in de praktijk

3 Samenvatting Onder collectieve inkoop telefonie wordt het gezamenlijk inkopen van voice, oftewel de beltikken, verstaan waardoor individuele bedrijven kunnen besparen op hun belkosten. Naast het inkopen van voice, kan tevens de aanschaf van telefonische apparatuur, zoals telefooncentrales, in het gezamenlijk inkooptraject opgenomen worden. Het inkopen van telefonie is een relatief klein project en is door een werkgroep van ondernemers zelfstandig uit te voeren. Ook is de benodigde kennis & kunde beperkt. De reden hiervoor is dat de telecom aanbieders allen gebruik maken van standaard alliantieovereenkomsten. Deze zijn goed met elkaar te vergelijken. Ook is het mogelijk om later deelnemers toe te voegen, waardoor de deelname geleidelijk kan groeien. Het inkoopproject bestaat uit een aantal stappen. Aan het einde van elke stap zal bekeken moeten worden op welke wijze het project het best kan worden voortgezet. Hieronder is een kort overzicht gegeven van de noodzakelijke activiteiten. Initiatief Onderzoeken samenwerking andere initiatieven Creëren draagvlak Interessepeiling Stoppen Nee Voldoende schaalgrootte? Ja Aanvragen en beoordelen offertes Concrete aanbieding naar bedrijven Overstappen bedrijven naar nieuwe aanbieder Nazorg 2

4 Organisatie en draagvlak Allereerst moet het project worden opgezet. Daarvoor kan een werkgroep geformeerd worden. Een van de eerste taken van de werkgroep is het uitvoeren van een interessepeiling bij de bedrijven Vaststellen ambitieniveau inkoopproject Nadat er voldoende bedrijven aangegeven hebben geïnteresseerd te zijn in een collectief inkooptraject moet vervolgens vastgesteld worden wat er daadwerkelijk ingekocht gaat worden: wordt er alleen vaste telefonie ingekocht, of ook mobiele telefonie en bijbehorende apparatuur. Aangezien de markt voor mobiel bellen op dit ogenblik te veel in beweging is, wordt in de volgende stappen alleen het inkopen van vaste telefonie behandeld. Concrete aanbiedingen bedrijven De geselecteerde aanbieder moet per bedrijf een concrete aanbieding opstellen, passend binnen de alliantie overeenkomsten en de daarbij behorende staffelkortingen. Ook kan een aanbieding worden opgestuurd naar de leden die aangegeven hadden niet geïnteresseerd te zijn. Grote kans, nu de aanbieding concreet is, dat men deze toch overweegt alsnog aan te sluiten. Overstappen naar de nieuwe telecomaanbieder Na het tekenen van de contracten door de deelnemers, worden de bedrijven aangesloten op het netwerk. De meeste aanbieders gebruiken hiervoor Carrier Preselect (CPS). Hierdoor hoeft de beller niet elke keer eerst het nummer van de nieuwe aanbieder te kiezen en wordt al het uitgaande telefoonverkeer automatisch door die aanbieder afgehandeld. Inventarisatienoodzakelijke gegevens Het beste is de maandelijkse telefoonnota s op te vragen en deze als basis te gebruiken voor de inventarisatie. Hierdoor kan het belgedrag bepaald worden en ook van welke diensten men nog meer gebruik maakt. Naast de telefoonnota s kan ook gevraagd worden om een intentieverklaring. Hiermee kan de aanvraag bij aanbieders steviger worden onderbouwd. In deze fase kan ook onderzocht worden of er aangesloten kan worden bij initiatieven van andere bedrijventerreinen. Op deze manier kan regionaal worden ingekocht, wat weer kan leiden tot schaalvergroting en verdere regionale ontwikkelingen. Evalueren aanbieder Contracten met aanbieders lopen gemiddeld 1 tot 3 jaar. Hierdoor zal het na enige tijd nodig zijn het huidige raamcontract te heroverwegen. Ook zal de aanbieder gedurende de looptijd van het raamcontract over haar prestaties moeten rapporteren aan de bedrijvenvereniging en de bedrijven. Tegen het eind van de looptijd moet de werkgroep besluiten of zij dit raamcontract willen verlengen of dat men een nieuwe offerteronde wil houden. Aanvragen en beoordelen offertes Eerst moet een selectie worden gemaakt van de mogelijke aanbieders. Daarna worden offertes gevraagd en beoordeeld. Het is goed om met enkele aanbieders een oriënterend gesprek te voeren. Daarbij moet vooral duidelijkheid worden verkregen over de (aanvullende) diensten zoals serviceverlening, proces van overstappen, toezenden rekeningen, klachtenafhandeling etc. Ook is het belangrijk na te gaan of de bedrijvenvereniging ook opbrengsten kan genereren vanuit de collectieve inkoop. 3

5 Inhoud Samenvatting 2 1 Inleiding 5 2 Wat houdt collectieve inkoop van telefonie in? 6 3 Betrokken partijen Voor alle bedrijven De overheid De telecom aanbieders Adviseurs 7 4 Het collectieve telefonie inkoop project Start project Collectieve inkoop telefonie Vaststellen ambitieniveau inkoopproject Inventarisatie van interesse en mogelijke partners Aanvragen en beoordelen offertes Concrete aanbieding bedrijven Overstappen naar de nieuwe aanbieder Evalueren aanbieder 14 Bijlage 1: Inventarisatie 15 4

6 1 Inleiding Een bedrijvenvereniging moet, naast een belangrijke sociale functie, ook andere functies bieden die voor de leden toegevoegde waarde hebben. Eén daarvan is de rol als aanspreekpunt voor Gemeenten en overheden, andere daarvan kunnen betrekking hebben op de invulling van parkmanagementactiviteiten. Veel activiteiten op het gebied van parkmanagement richten zich op het collectief inkopen van diensten. Deze activiteiten kunnen de leden direct voordeel opleveren. Collectieve inkoop van telefonie is zeker één van de diensten die relatief makkelijk en mogelijk met een redelijk rendement kan worden gerealiseerd. In dit themanummer zal worden ingegaan op het collectief inkopen van vaste telefonie (beltikken), door de aanbieders wordt deze dienst voice genoemd. In dit thema wordt nog niet ingegaan op voice over IP (bellen over het internet). Deze dienst groeit behoorlijk en zal zeker binnen enkele jaren zeer interessant zijn voor het bedrijfsleven. In veel gevallen ontbreken nu echter nog de benodigde ICT breedband verbindingen. 5

7 2 Collectieve inkoop van telefonie Telefonie is een essentieel onderdeel van elk bedrijf; de telefoon moet het gewoon doen. Hierdoor zijn veel bedrijven terughoudend met overstappen. Veel aanbieders van telefoondiensten zijn bij de ondernemers onbekend. vaste telefoonverkeer naar mobiel wordt naar de gateway, een soort groot uitgevallen mobiele telefoon, geleid. Hierdoor betaalt de deelnemer de kosten van mobiel naar mobiel, die aanmerkelijk lager liggen. Deze activiteit is één van de private onderdelen van parkmanagementactiviteiten. Primair is dit dan ook een actie die door de ondernemers zelf moet worden opgepakt. De Gemeente zal vanuit haar beleid hieraan niet snel een bijdrage leveren. Wel kan zij als groot verbruiker deelnemen aan het collectief. Er kunnen besparingen bereikt worden Het collectief inkopen van voice, zeg maar beltikken, heeft als doel het besparen op de telefoonkosten. Als er bij de bedrijven op het terrein op het gebied van telecom nog weinig is ondernomen, zijn besparingen van 8 % tot 15 % mogelijk. Standaard overeenkomsten De aanbieders van voice hebben allen de mogelijkheid om gebruik te maken van een standaard alliantieovereenkomst. De alliantieovereenkomsten maken het mogelijk om het belvolume te bundelen in één raamcontract. Ten eerste zullen de tarieven (starttarief, lokaal, regionaal, mobiel en internationaal) vaak lager liggen dan die van de KPN. Daarnaast ontvangen de deelnemers een volumekorting op basis van de totale belkosten van alle deelnemers per maand. Aanbieders KPN heeft momenteel het grootste infra-netwerk in Nederland. Andere aanbieders maken gebruik van dit netwerk, slechts een enkeling heeft een eigen kabelnetwerk liggen (bijvoorbeeld Priority Telecom). De aanbieders van telecom bieden vaak ook internet aan. Het kan interessant zijn om dit met het inkooptraject van telecom te combineren. Dit traject is moeilijker, omdat de behoeftes hierin sterk kunnen verschillen (telefoon, kabel, adsl). Internetdiensten worden in dit themanummer dan ook buitenbeschouwing gelaten. In de toekomst zal hiervoor een apart themanummer verschijnen. Indien een bedrijvenvereniging een bepaald percentage van de gerealiseerde besparingen op de telefoonkosten zou willen ontvangen, moeten vaak aanvullende afspraken op de alliantieovereenkomst worden gemaakt. Ook collectieve inkoop telecom accessoires Naast het traject van het collectief inkopen van voice kunnen ondernemers ook gezamenlijk optrekken bij het inkopen van telefooncentrales en andere verwante systemen. Behalve de kostenbesparing op de aanschaf, kan collectieve inkoop ook op een andere manier bijdragen aan de reductie van de belkosten. Zo zorgt bijvoorbeeld een mobile gateway ervoor, dat kosten voor bellen vanaf kantoor met een vaste lijn naar mobiel, sterk worden teruggebracht. Het 6

8 3 Betrokken partijen Bij het inkopen van telefonie zijn de ondernemers de belangrijkste partij. Daarnaast zullen onderhandelingen moeten worden gevoerd met verschillende telecomaanbieders en kan gebruik gemaakt worden van een ondersteunend adviesbureau. 3.1 Voor alle bedrijven De op het terrein gevestigde bedrijven zijn natuurlijk direct betrokken bij het collectief inkopen van telefoondiensten. Zij zijn de belangrijkste doelgroep. Ondernemers/bedrijven zijn vaak lid van verschillende netwerken en organisaties. Dit kan een rol spelen bij het inkoopproject. Het georganiseerde bedrijfsleven De bedrijvenvereniging, het georganiseerde bedrijfsleven is vaak initiatiefnemer van collectieve trajecten, ook van projecten gericht op collectieve telefooninkoop. De vereniging, of een werkgroep daarvan, kan optreden als gemandateerde gesprekspartner voor de leveranciers van telecomdiensten. Het ongeorganiseerde bedrijfsleven Alle bedrijven die op een bedrijventerrein gevestigd zijn, kunnen deelnemen aan het collectieve inkoopcontract. Dit is voor alle partijen een interessante optie, het volume wordt groter en daarmee ook de korting die valt te behalen. 3.2 De overheid De Gemeente heeft in dit traject geen taak als overheid. Wel is zij vaak een van de grootverbruikers op het gebied van telefonie. Wanneer mogelijk, is het goed om de Gemeente als private partij te laten deelnemen aan dit traject. Eventueel kan zelfs worden aangesloten bij het contract dat door de Gemeente is afgesloten. 3.3 De telecomaanbieders Na het openstellen van de markt voor de vasteen mobiele telefonie zijn er een groot aantal aanbieders bijgekomen. Het vast net Op het vaste net is KPN de grootste aanbieder. Om de marktwerking te stimuleren heeft KPN niet het recht gekregen om collectieve voor bedrijven af te sluiten. De OPTA ziet hierop toe. Mobiele telefonie Voor de mobiele telefonie gaan de ontwikkelingen erg snel, prijzen veranderen, voorwaarden veranderen en de technologie verandert. Het collectief inkopen van mobiele telefonie is, gezien de ondoorzichtigheid en bewegelijkheid van de markt, dan ook erg lastig en wordt niet aanbevolen. 3.4 Adviseurs telecom Indien ongeorganiseerde bedrijven in het kader van collectieve inkoopprojecten worden benaderd, kan als voorwaarde worden gesteld dat uiteindelijke deelname aan het contract tevens inhoud dat men lid van de bedrijvenvereniging wordt. Het gaat hier om adviseurs die specialist zijn op het gebied van telecom. In principe is het inkooptraject zelfstandig door een bedrijvenvereniging uit te voeren. Wel is het handig om gebruik te maken van de kennis en ervaring van adviseurs en ondersteuners. 7 Branche- en andere organisaties Deze organisaties vertegenwoordigen hun leden, bijvoorbeeld in de metaalsector of de houtverwerking. De schaal van deze organisaties is vaak behoorlijk. Als deze organisaties ook collectieve contracten aanbieden zal het moeilijk zijn om te concurreren. Gelukkig zijn niet veel brancheverenigingen actief op dit terrein. In veel gevallen beschikken adviseurs over toegang tot collectieve contracten of hebben hun eigen contract. Naast dat dit erg handig kan zijn, kan het ook leiden tot verstrengeling van belangen. Het is daarom aan te bevelen offertes vanuit verschillende kanalen te vergelijken. Ook bieden sommige adviseurs de mogelijkheid bedrijven te ondersteunen bij de inkoop van telefooncentrales. Adviseurs voor telecom en aanbieders van telefooncentrales zijn vaak dezelfde partij. Het bureau kan in dat geval de telefooncentrales centraal voor de bedrijvenvereniging inkopen en tegelijkertijd gratis adviseren ten aanzien van telecom aanbieders.

9 4 Het collectieve telefonie inkoop project Het inkopen van telefonie is een relatief klein project en is nog goed door een werkgroep van ondernemers zelfstandig uit te voeren. Ook is de kennis & kunde beperkt. De reden hiervoor is dat de telecomaanbieders allen gebruik maken van standaard alliantieovereenkomsten. Deze zijn goed met elkaar te vergelijken. Ook is het bij deze alliantieovereenkomsten mogelijk om later deelnemers toe te voegen. De deelname kan dan ook geleidelijk groeien. In onderstaand schema is het project in hoofdlijnen weergegeven. Van het nemen van het initiatief tot het selecteren van de aanbieder en het uiteindelijk afsluiten van de noodzakelijke individuele bedrijfscontracten. Initiatief 4.1 / 4.2 Onderzoeken samenwerking andere initiatieven Creëren draagvlak 4.3 Interessepeiling Stoppen Nee Voldoende schaalgrootte? Ja Aanvragen en beoordelen offertes 4.4 Concrete aanbieding naar bedrijven 4.5 Overstappen bedrijven naar nieuwe aanbieder 4.6 Nazorg 4.7 8

10 In dit hoofdstuk zijn de verschillende stappen verder uitgewerkt. 4.1 Start project collectieve inkoop telefonie Bij aanvang van het project moet eerst de interesse van de bedrijven gepolst worden. Dat begint al met het kunnen samenstellen van een werkgroep die het project wil trekken. Vervolgens kan een interessepeiling onder de bedrijven worden gehouden en kan worden vastgesteld welk ambitieniveau het gehele project moet krijgen. Het initiatief voor het collectief inkopen van telecom kan komen van enkele ondernemers, maar ook vanuit een eerder gehouden peiling met betrekking tot parkmanagementactiviteiten en/of diensten. In het tweede geval zijn alle geïnteresseerde partijen en mogelijk andere gegevens bekend. Formeren werkgroep Bij het initiatief is het belangrijk dat er duidelijke trekkers zijn voor het project. Goed is om deze partijen een werkgroep te laten formeren. In deze eerste fase moet duidelijk worden wie in de werkgroep zitting hebben, wie de voorzitter van de werkgroep is en wat de taken en bevoegdheden zijn van de werkgroep. Een beetje formeel, maar duidelijk voor de leden van de bedrijvenvereniging. In het merendeel van de gevallen is de werkgroep verantwoording verschuldigd aan het bestuur van de bedrijvenvereniging. De werkgroep krijgt normaal gesproken de volgende taken: Een advies uitbrengen aan het bestuur over wat en hoe er gaat worden ingekocht; het verzamelen van de benodigde gegevens; een advies uitbrengen voor de selectie van een aanbieder; evalueren van de aanbieder. Deze taken zullen in de verdere beschrijving van het project terug komen. 4.2 Vaststellen ambitieniveau inkoopproject In deze stap moet de werkgroep bepalen wat zij daadwerkelijk wil inkopen. Gaat het enkel om voice, vaste telefonie, of ook om mobiel en het inkopen van apparatuur voor telefonie (telefooncentrales). Dit draaiboek laat het inkopen van mobiele telefonie buiten beschouwing, aangezien deze markt momenteel te veel in beweging is. Informatie In sommige gevallen heeft er al een interessepeiling plaatsgevonden, waardoor duidelijk is welke ondernemers interesse hebben in het collectief inkopen van telefonie. Zo niet, dan moet dit worden meegenomen in de inventarisatie. Op de benodigde informatie wordt in de volgende paragraaf ingegaan. Voorbeeld: Voorbeeld: conclusie inventarisatie Belgedrag: Er is vooral veel regionaal telefoonverkeer, daarna veel lokaal telefoonverkeer De hoogste kostenpost is het telefoonverkeer van bellen van vast naar mobiel Internationaal is er veel telefoonverkeer met Duitsland en de V.S. Diensten: Veel bedrijven maken gebruik van 0800/0900 nummers Selectiecriteria Op basis van de eindconclusie uit de inventarisatie kan de werkgroep selectiecriteria opstellen voor het beoordelen van de verschillende offertes. Voor het vergelijken van de aanbieders op basis van de tarieven kunnen de volgende selectiecriteria worden opgesteld: 1. De tarieven voor het telefoonverkeer van vast naar mobiel 2. De tarieven voor regionaal telefoonverkeer 3. De tarieven voor lokaal telefoonverkeer 4. De tarieven voor nationaal telefoonverkeer 5. De internationale tarieven voor het bellen naar Duitsland en de V.S. Voor de diensten kunnen de onderstaande selectiecriteria worden opgesteld: De aanbieder moet en 0900 nummers aanbieden De tarieven voor deze en 0900 nummers bij de aanbieders 9

11 Belgedrag van belang voor selectiecriteria Belangrijk is dat de werkgroep het belgedrag van de deelnemers kent. Dit belgedrag levert belangrijke input voor het opstellen van de selectiecriteria voor het in een latere fase beoordelen van de offertes van aanbieders. Aanvullende diensten Veel bedrijven maken naast het bellen, ook gebruik van aanvullende diensten. Zo hebben bedrijven vaak één of meerdere en nummers. Het is geen probleem om deze mee te nemen. Vaak worden hiervoor wel kosten in rekening gebracht. Overstappen naar ander netwerk beperkt mogelijk Naast het belgedrag is het van belang om te bepalen of ondernemers bereid zijn om over te stappen naar een nieuw netwerk of dat men het huidige netwerk wenst te behouden. In het laatste geval krijgen de deelnemers in de toekomst twee rekeningen, één voor de aansluitingen en één voor de gemaakte belkosten (de nieuwe aanbieder). De deelnemers kunnen, bij het overstappen naar een ander netwerk, hun huidige telefoonnummers behouden. Vaak dienen de telefooncentrales wel te worden aangepast. Een ander nadeel van het overstappen naar een nieuw netwerk is, dat tijdens de overstap het bedrijf enkele uren (of dagen) niet te bereiken is. Het overstappen naar een nieuw netwerk heeft gevolgen voor de toekomstige onderhandelingspositie van de bedrijvenvereniging of parkmanagementorganisatie. Als in een toekomstige offerteronde wordt gekozen voor een andere aanbieder, moet weer worden overgestapt naar een ander netwerk. Wanneer het huidige netwerk gebruikt blijft worden, kan de bedrijvenvereniging of parkmanagementorganisatie makkelijk veranderen van aanbieder en heeft daardoor een sterkere onderhandelingspositie. Op veel bedrijventerreinen behoort het overstappen naar een nieuw netwerk nog niet tot de mogelijkheden, omdat aanbieders daar nog geen eigen netwerk hebben. Resultaat Aan het eind van deze stap, moeten de volgende zaken globaal duidelijk zijn: Welke tarieven zijn van belang (op basis van het belgedrag); welke diensten wil men inkopen (voice, 0800/0900-nummers); Is men bereid om over te stappen naar een ander netwerk. 4.3 Inventarisatie en intentieverklaringen Om een goed gesprek met potentiële aanbieders te kunnen voeren en een goede offerte te kunnen aanvragen, moeten bepaalde gegevens worden verzameld. Het verzamelen van deze gegevens kan op twee manieren: Eerst interesse peilen en daarna in een tweede ronde de gegevens opvragen; direct in een keer de interesse peiling én gegevensverzameling combineren. Daarnaast kan onderzocht worden of er, bijvoorbeeld op een naburig industrieterrein, al collectieve inkoopcontracten zijn waarop kan worden aangesloten Inventarisatie Het ligt voor de hand bij de interesse peiling en het verzamelen van de noodzakelijke gegevens uit te gaan van de leden van de bedrijvenvereniging, het georganiseerde bedrijfsleven. Aan te bevelen is om ook de niet georganiseerde leden de mogelijkheid te geven mee te doen aan het collectieve inkoopcontract. Hiermee kan het volume van de inkoop groter worden, hetgeen meer kostenbesparing oplevert en kunnen bedrijven uitgenodigd worden lid te worden van de bedrijvenvereniging. Noodzakelijke gegevens De inventarisatie voor het collectief inkopen van telefonie is betrekkelijk kort. Het merendeel van de benodigde gegevens staat vermeld op de maandelijkse telefoonnota s van bedrijven. De aanbieders zullen bij het overstappen ook vragen om deze nota s. De nota s bevatten belangrijke gegevens om het overstappen probleemloos te laten verlopen: Telefoonnummers Soorten aansluiting 10

12 Het wordt niet aanbevolen zelf te inventariseren aan de hand van opgestelde invulformulieren. Er bestaat een kans dat gegevens fout worden overgenomen en dat de lijst niet compleet is. Dit kan weer leiden tot problemen bij het opstellen van de offertes en/of het uiteindelijke overstappen. Intentieverklaringen van bedrijven Veel aanbieders vragen om intentieverklaringen van de deelnemers te leveren. Naast het verzamelen van de telefoonnota s, kan hiervoor een aanvullend formulier worden opgestuurd. De aanbieders kunnen, met behulp van de telefoonrekeningen en de intentieverklaringen, de schaalgrootte inschatten. Dit zal hun bereidheid tot verdere concessies beïnvloeden. In bijlage 1 is een voorbeeld inventarisatieformulier opgenomen. Aanbieders hanteren verschillende tarieven. Naast het starttarief verschillen de tarieven onderling op basis van de bestemming: Starttarief Regionaal Nationaal Mobiel Internationaal Het start-, regionaal-, nationaal- en mobiel tarief zijn duidelijk. De tarieven voor de bestemming Internationaal verschillen per land. Wanneer blijkt dat veel bedrijven internationaal bellen, kan het nodig zijn om te achterhalen, naar welke landen gebeld wordt. Resultaten Na de inventarisatie moeten de volgende zaken duidelijk zijn: Het aantal deelnemers; huidige aanbieders deelnemers; de resterende contractduur deelnemers; totale aantal regionale belminuten; totale aantal nationale belminuten; totale aantal belminuten van vast naar mobiel; totale aantal internationale belminuten; naar welke internationale bestemmingen er veel gebeld wordt. Hiernaast is: Van elke deelnemer een ondertekende intentieverklaring ontvangen; van elke deelnemer een representatieve maand nota ontvangen Aansluiten op bestaande initiatieven Voordat gekeken wordt naar de potentiële aanbieders, is het goed in de regio rond te kijken of er bij andere bedrijvenverenigingen of parkmanagementorganisaties, contracten lopen waarop aangesloten kan worden. Op deze manier kan regionaal worden ingekocht, wat weer kan leiden tot schaalvergroting en verdere regionale ontwikkelingen. Natuurlijk moet wel bekeken worden of het contract wat daar overeen is gekomen aansluit op de eisen en wensen zoals die zijn opgesteld bij de inventarisatie. Resultaat Aan het eind van deze stap is duidelijk of er kan worden samengewerkt met een andere bedrijvenvereniging of parkmanagementorganisatie Voldoende interesse en schaalgrootte? Op basis van de inventarisatie en de oriëntatie op de andere inkoopinitiatieven, kan bekeken worden of er voldoende basis is om door te gaan met het project. De minimale optie is om te bekijken of er aangesloten kan worden bij een ander contract, zonder dat dit voor de bedrijvenvereniging extra activiteiten met zich meebrengt. (Bijvoorbeeld, na inzending telefoonrekening volgt een offerte en kan het bedrijf besluiten over te stappen) Als wel sprake is van een behoorlijk animo en een redelijk belvolume, kan een zelfstandig traject worden gestart. Hiermee kan de bedrijvenvereniging zichzelf profileren en mogelijk een (beperkte) bron van inkomsten genereren. 4.4 Aanvragen en beoordelen offertes Voor het aanvragen van offertes en het beoordelen ervan, zal eerst een selectie moeten worden gemaakt van de mogelijke aanbieders. Daarna kunnen offertes worden aangevraagd die vervolgens weer beoordeeld moeten worden. 11

13 4.4.1 Oriëntatie aanbieders Bij het selecteren moet eerst een long list van potentiële aanbieders worden opgesteld. Wanneer een adviseur is betrokken bij het project, zal deze geschikte partijen kunnen voordragen. Aanbieders kunt u vinden op internet, bijvoorbeeld op onder het kopje Carrier(pre-)select/goedkoper bellen. Adviseurs voor telecom zijn te vinden op Voeren oriënterende gesprekken Het is goed om met enkele aanbieders een oriënterend gesprek te voeren. Ga hierbij niet direct in op de tarieven. Deze zijn te vinden in de door hun aangeleverde informatie en dus rustig te vergelijken. Belangrijk is dat duidelijkheid wordt verkregen over de volgende zaken: Wat kan er worden afgesproken over revenuen Wat zijn de mogelijkheden die de aanbieder biedt. Op welke wijze rapporteert de aanbieder over het volume en de serviceverlening? Welke informatie krijgen de bedrijven en welke de bedrijvenvereniging? Wanneer ontvangt de klant (deelnemer) kosteloos een specificatie? Veel aanbieders hanteren hiervoor een ondergrens variërend tussen de en per maand. Kosten voor extra diensten? Veel aanbieders kennen gereduceerde bedragen voor collectieven met betrekking tot en 0900 nummers. Het proces van overstappen Op welke manier verloopt het overstappen? Of er nevenvestigingen van deelnemers kunnen worden opgenomen in het raamcontract? Welke gegevens verwacht de aanbieder aangeleverd te krijgen? (telefoonnota s, intentieverklaringen en dergelijke) Wat is de service van de aanbieder? Resultaat Aan het einde van deze stap is een shortlist van telecomaanbieders beschikbaar, die benaderd worden met het verzoek een aanbieding op te stellen Selectie telecomaanbieder Bij de selectie van een aanbieder kan naar veel zaken worden gekeken. Natuurlijk eerst en vooral naar de tarieven,de kortingen en de kwaliteitscriteria. Daarnaast zijn er ook een aantal aanvullende criteria. Tarieven en kortingen per bestemming Elke aanbieder zal een lijst aanleveren met tarieven per bestemming. Deze tarieven kunnen vergeleken worden op basis van de opgestelde selectiecriteria. Zie hiervoor het eerder gegeven voorbeeld. Op basis van het volume ontvangen de deelnemers een korting. Aanbieders maken hierbij gebruik van staffels. De staffels en de kortingspercentages verschillen per aanbieder. Het beste is het om enkele rekenvoorbeelden te maken om de verschillen zodoende duidelijk te krijgen. Kwaliteitscriteria Naast de tarieven zijn er natuurlijk veel zaken van invloed op de kwaliteit van de aanbieder. Hiervoor worden de volgende criteria gehanteerd: Kwaliteit geleverde diensten Storingsvrij zijn van de verbinding Prijs/prestatieverhouding Facturering Klantgerichtheid Accountmanagement Inspelen op de behoefte van de klant Nakomen toezeggingen Snelheid van levering Aanvullende criteria Naast deze kwaliteitscriteria, zijn ook andere zaken belangrijk: Vertegenwoordigen alle leden Eenvoud van overstappen Oplossend vermogen bij storingen Revenuen voor de bedrijvenvereniging 12

14 Aandachtspunten Ondergrens gratis facturen Aanbieders hanteren voor het gratis versturen van een specificatie van de rekening een ondergrens variërend tussen de en per maand. Zo kan de inkopende partij bijvoorbeeld bedingen dat alle deelnemers de specificatie van de rekening kosteloos ontvangen. Resultaat Aan het eind van deze fase heeft de werkgroep een keuze gemaakt uit de verschillende offertes en heeft men een aanbieder voorgedragen aan het bestuur. Het bestuur ondertekent namens de organisatie een raamcontract (alliantieovereenkomst, consortiumcontracten). 4.5 Concrete aanbieding bedrijven Klachten en andere problemen De bedrijvenvereniging of parkmanagementorganisatie wordt door de deelnemers aangesproken als er problemen zijn. Dat kan al beginnen bij het overstappen. Zo n eerste kennismaking zal dan ook goed geregeld moeten worden door de aanbieder. Zie hiervoor ook de paragraaf over het Overstappen. Ook kan de inkopende vereniging worden aangekeken op storingen. Zij heeft gekozen voor deze aanbieder. Bij problemen, kunnen er twee oorzaken zijn. Ten eerste kan er een probleem zijn met het netwerk van KPN. Hieraan kan de aanbieder niks doen. Ook kunnen de problemen bij de aanbieder zelf liggen. In dit geval kan het deelnemende bedrijf door een (escape) code van enkele cijfers te draaien, voor het gebruikelijke telefoonnummer, uitwijken naar KPN. Financiering van de bedrijvenvereniging Een bedrijvenvereniging die een collectief contract organiseert, ziet graag dat een percentage van de korting terugvloeit naar de kas van de vereniging. In het geval van de inkoop van telecom is het automatisch incasseren van een marge niet mogelijk. De aanbieders hebben administratief reeds te maken met verschillende tarieven en de volume korting. Men is niet in staat om te komen tot split billing (gescheiden rekeningen). Wel kunnen er bij sommige aanbieders afspraken worden gemaakt over een percentage van het netto gefactureerde totaalbedrag per maand. Gezien bovenstaande knelpunten wordt er vaak voor gekozen om de bedrijven, die willen deelnemen aan het collectief, een jaarlijkse vergoeding te vragen. De geselecteerde aanbieder, zal op basis van de beschikbare gegevens, per bedrijf een concrete aanbieding opstellen, passend binnen de alliantieovereenkomsten en de daarbij behorende staffelkortingen. Ook kan een aanbieding worden opgestuurd naar de leden die aangegeven hadden niet geïnteresseerd te zijn. Grote kans dat nu de aanbieding concreet is, men deze toch overweegt alsnog aan te sluiten. Om de aanbieding specifiek te maken, zal zo n onderneming dan toch met telefoonnota s moeten komen. De laatste groep bedrijven die benaderd kan worden, zijn de bedrijven die geen lid zijn van de bedrijvenvereniging. Zij kunnen gebruik maken van de aanbieding, onder voorwaarde dat zij lid worden. Ook zij moeten een telefoonnota mee sturen. Resultaat Duidelijk welke bedrijven nu definitief deelnemen aan het collectief en een individueel contract hebben getekend. 4.6 Overstappen naar de nieuwe aanbieder Na het tekenen van de contracten door de deelnemers, worden de bedrijven aangesloten op het netwerk. De meeste aanbieders gebruiken hiervoor Carrier Preselect (CPS). Op televisie wordt regelmatige reclame gemaakt voor goedkoop bellen, dat kan door een nummer voor het nummer van KPN te draaien. CPS werkt op dezelfde manier, maar dan wordt het nummer van de nieuwe aanbieder geprogrammeerd in het Openbare Netwerk van KPN Telecom. Hierdoor hoeft de beller niet elke keer eerst het nummer van de nieuwe aanbieder te kiezen en wordt al het uitgaande telefoonverkeer automa- 13

15 tisch door die aanbieder afgehandeld. Een andere aansluitingsmethode is de programmering van de code direct in de telefooncentrale van het bedrijf te laten plaatsvinden. Dit moet door een monteur gebeuren. De kosten hiervan zijn dan ook hoger en het telefoonverkeer zal hiervoor even onderbroken moeten worden. Daarnaast zal bij de overschakeling naar een andere aanbieder, wederom een code moeten worden geïnstalleerd in de telefooncentrale. De voorkeur gaat dan ook uit om gebruik te maken van CPS. Resultaat Alle deelnemers bellen probleemloos via de nieuwe aanbieder. 4.7 Evalueren aanbieder Contracten met aanbieders lopen gemiddeld één tot drie jaar. Hierdoor zal het na enige tijd nodig zijn het huidige raamcontract te heroverwegen. Ook zal de aanbieder gedurende de looptijd van het raamcontract over haar prestaties moeten rapporteren aan de bedrijvenvereniging en de bedrijven. Het is dan ook verstandig om na het inkooptraject niet onmiddellijk de werkgroep te ontbinden. Het takenpakket van de werkgroep verandert. Gedurende de looptijd van het raamcontract hoeft men enkel de rapportages van de aanbieder te evalueren. Tegen het eind van de looptijd moet de werkgroep besluiten of zij dit raamcontract willen verlengen of dat men een nieuwe offerteronde wil houden. 14

16 Bijlage 1: Inventarisatie Bedrijfsnaam.... Bezoekadres Straatnaam en nummer... Postcode..... Plaats Postadres..... Postbus..... Postcode..... Plaats Contactpersoon..... Naam..... Functie.... Telefoon (doorkiesnummer)..... Fax adres Bedrijfsgegevens..... Hoofdvestiging..... Overige vestigingen

17 Vaste telefonie Wat zijn uw belkosten voor vaste telefoons per maand?,.. Welke telefoonaanbieder (zoals KPN, Versatel, e.d.) heeft u?... Wanneer loopt uw contract af met deze provider? - - Naar welke buitenlandse bestemmingen belt u?... Heeft u of 0900-nummers? q Ja,... q Nee Heeft u interesse in het collectief inkopen van vaste telefonie? q Ja q Nee Mogen we een kopie van uw laatste factuur? Mobiele telefonie Wat zijn uw belkosten voor mobiele telefoons per maand?,.. Welke telefoonaanbieder (zoals KPN, Versatel, e.d.) heeft u?... Wanneer loopt uw contract af met deze provider? - - Heeft u interesse in het collectief inkopen van mobiele telefonie? q Ja q Nee Mogen we een kopie van uw laatste factuur? Internetvoorzieningen Wat zijn uw kosten voor per maand?,.. Welke provider heeft u?... Wanneer loopt uw contract af met deze provider? q Kabel Welk soort internetvoorziening heeft u? q ADSL q Via telefoon q Anders,. Heeft u interesse in glasvezel? q Ja q Nee Heeft u interesse in het collectief inkopen van internetvoorzieningen? q Ja q Nee Datalimiet q Ja, Gbit q Nee Download snelheid..kbit Upload snelheid..kbit Mogen we een kopie van uw laatste factuur? 16

18 Colofon Titel: Draaiboek Parkmanagement Oost Nederland, Telecom Uitgave: Provincie Gelderland Afdeling Economische Zaken Provincie Overijssel Eenheid Economie, Milieu en Toerisme Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV Businessunit Bedrijfsomgeving Voor informatie: Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV Rikus Wolbers, Christian Schaap, Lars Oosters (026) Provincie Gelderland Joost Roeterdink (026) Provincie Overijssel Taner Demir (038) Tekst: Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV Businessunit Bedrifjsomgeving Rikus Wolbers, Christian Schaap, Lars Oosters Vormgeving: Provincie Gelderland Fotografie: Wils Kloos en Dick Brouwers Drukwerk: Provincie Gelderland Het Draaiboek Parkmanagement Oost Nederland is een initiatief van de Provincies Gelderland en Overijssel in samenwerking met de Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV. Niets uit deze uitgave mag voor commerciele doeleinden worden vermenigvuldigd en/of aangewend zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV. Hoewel dit draaiboek met veel zorg is samengesteld, aanvaarden opstellers noch uitgevers enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit draaiboek. 2006, Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV 17

19 _EPP

20 19