Twee telefoons, een ipad, een zwart A4-notitieboek

Transcriptie

1 30 special Werken kan tegenwoordig overal, dankzij mobiel internet: in het café, onderweg in de auto of trein, op vliegvelden en in hotels. Een zegen voor drukbezette ondernemers. Ik heb van mijn auto mijn kantoor gemaakt. Twee telefoons, een ipad, een zwart A4-notitieboek en vier witte bakken met elk tien tot twintig centimeter papier. Als zorgondernemer Loek Winter dat s ochtends bij elkaar heeft verzameld, stapt hij in zijn Jaguar en kan de werkdag in zijn mobiele kantoor beginnen. Ik zit wekelijks 35 uur in mijn auto. Acht jaar geleden besloot ik er mijn kantoor van te maken. Erg goedkoop en handig, vertelt hij, terwijl hij onderweg is naar een afspraak in Maastricht. Ik heb een chauffeur, dus hoef me ook nooit bezig te houden met parkeren. Ideaal. In de witte bakken zitten dossiers ter voorbereiding op zijn afspraken. Na afloop schrijft Winter in de auto het gespreksverslag, dat later wordt uitgewerkt door één van zijn twee topsecretaresses. Zij regelen ook al zijn mail; via een opvolgsysteem weten zij wie Winter antwoord heeft gegeven. In tegenstelling tot veel andere ondernemers die vaak onderweg zijn, werkt Winter vooral offline: zijn zwarte afsprakenboek is zijn belangrijkste tool. Links noteer ik de afspraken, rechts de bijbehorende actielijst met analyses, kerngetallen, grafieken, tekeningetjes. Ik vind het ideaal en bewaar al mijn notitieboeken, ik heb ze nog uit Hij zou graag willen Skypen onderweg om zo met meerdere mensen tegelijk te kunnen overleggen, maar dat lukt niet in de auto wegens het gebrek aan internet. Omdat hij sowieso wel is uitgekeken op zijn Jaguar en graag meer werkruimte wil, laat hij een Mercedes-Benz busje ombouwen tot kantoorbus. Met een satelliet op het dak voor het internet, een vaste computer, printer, ijskast en Nespresso-apparaat. En een plek om mijn jasjes netjes op te hangen.

2 31 Jaap Jan Dito (48) Opsis Oogziekenhuis Toen ik vijf jaar geleden met het Opsis Oogziekenhuis in Amstelveen begon, ontdekte ik al snel dat er op Texel geen enkele oogspecialist zat, terwijl er mensen wonen. Ik besloot daar een tweede vestiging op te zetten en trof er Nepalese toestanden aan: mensen met vergevorderde staar en andere oogafwijkingen waar ze al jaren mee rondliepen. Zeker voor oudere patiënten is het ver reizen naar Den Helder, soms moeten ze wel vijf keer heen en weer naar het ziekenhuis. In het begin nam ik de boot in Den Helder, vanuit Amstelveen was ik dan 2,5 uur onderweg. Tot ik in veertig minuten heen en weer bleek te kunnen vliegen. Ik heb al jaren een commercieel vliegbrevet en sinds 2007 mijn eigen vliegtuig, een Cirrus. Het is ideaal, laatst had iemand een ernstige ooginfectie en ben ik op vrijdagavond laat nog erheen gevlogen. Mijn assistente heeft ook haar vliegbrevet en gaat altijd mee. Zo kunnen we samen beslissen, bijvoorbeeld bij een onveilige landingssituatie. Ook naar congressen in Europa neem ik mijn eigen vliegtuig. Hij doet er twee keer zo lang over als een Boeing 747, en toch ben ik er sneller omdat ik niet eindeloos hoef te wachten op vliegvelden. Ook vlieg ik na het spreekuur op Texel wel eens door naar een congres in Groningen. Het is fantastisch om zo flexibel te zijn, ik kan het elke ondernemer aanraden. juli 2013 juli 2013

3 32 Martien Witsenburg (58) Witsenburg kokosolie Ga toch fietsen joh, roepen voorbijgangers nog wel eens als ik voorbij kom op mijn Segway. Mensen vinden het maar raar. Vooral omdat ik op mijn Segway verticaal door het verkeer beweeg, val ik op. Ik sta hoger dan anderen, mensen snappen niet hoe dat kan. Ik neem ook regelmatig de fiets, maar met de Segway ga ik sneller, hij rijdt zo n twintig kilometer per uur. Bovendien past hij beter in de achterbak van mijn auto. Voor mij is het echt een ideaal ding: praktisch, snel en compact. Ik parkeer mijn auto aan de rand van de stad, haal mijn Segway eruit, druk op de knop en rijd weg. Op mijn bestemming laad ik hem even op in het stopcontact. Ze zijn ook ideaal voor de beurzen waar ik vaak met mijn kokosolie sta. Ik kan me dan heel makkelijk voortbewegen en trek veel aandacht. Op die gelegenheden beplak ik hem met reclame. Ik heb mijn Segway nu een jaar, toen ik er één zag wist ik: die moet ik hebben. Ze bestaan al tien jaar, maar zijn nog steeds hypermodern. Je ziet ze maar weinig omdat ze zo duur zijn; ze kosten zo n achtduizend euro. Ik heb een duurdere variant met extra brede banden. Privé gebruik ik hem trouwens ook veel, ik ga er bijvoorbeeld mee naar de markt om boodschappen te doen.

4 special 33 Wat de notitieboeken zijn voor Winter, is de laptop voor Mike van Hoenselaar. De eigenaar van marketingbureau Online Boswachters verlaat zijn huis in Limburg nooit zonder. Hij zit gemiddeld twaalf uur per week in de trein. Mijn klanten zitten voornamelijk in de Randstad,en mijn compagnon Anne Jan Roeleveld woont in Houten. We ontmoeten elkaar eens per week ergens in het midden van het land. Van Hoenselaar is onderweg altijd aan het werk: (blog)artikelen schrijven, strategiedocumenten uitwerken en social media bijhouden. Ik heb altijd een lokale server op mijn MacBook draaien zodat ik onderweg websites kan aanpassen en ontwikkelen. Ook op mijn iphone kan ik bestanden of AdWords campagnes aanpassen. Ik ben heel blij dat we tegenwoordig zo mobiel kunnen werken, anders zou ik moeten verhuizen. De grootste frustratie van Van Hoenselaar is het gebrek aan stroom in de trein. Ik kan niet van mijn woonplaats naar Groningen reizen, dat duurt vier uur en dan kom ik zonder batterij te zitten. Daarom wil ik misschien eerste klas gaan reizen, dan heb ik een stopcontact en een tafeltje om mijn laptop op te zetten. Bovendien is het daar rustiger tijdens de spits. Yammer is onze koffieautomaat, daar maken we de flauwe grapjes Gaat Van Hoenselaar naar het buitenland, zoals onlangs drie weken naar de Verenigde Staten, dan vindt hij het alleen maar makkelijker om onderweg te werken. Op vliegvelden en in hotels is altijd stroom en internet. Goldstatus De Belgische ondernemer Phillipe Rogiest beaamt dat, hij slaapt 180 nachten per jaar in hotels. Ik kies wel bewust voor vier of vijf sterren, een goede internetverbinding vind ik essentieel. Rogiest, eigenaar van het twintig medewerkers tellende consultancybureau Effco, reist non-stop tussen klanten in Duitsland, Nederland, Amerika en Canada. Ik werk graag en veel op vliegvelden. Bij een aantal airlines heb ik een goldstatus gekregen. Dat betekent een prachtige werkplek met snel internet en een eigen stopcontact in de business lounge. Het vliegveld van München is mijn favoriet: rustig met fijne voorzieningen. Om intern contact te houden met zijn medewerkers, gebruikt hij de tool Yammer. Dat noem ik de vervangende koffieautomaat. Daar maken we de flauwe grapjes. Ook gebruikt hij Skype veel voor overleg. Net als conference calls. Al die digitale mogelijkheden maakten dat Rogiest twee jaar geleden besloot dat Effco geen fysieke vestiging meer nodig had. Het kantoor als ontmoetingsplaats was overbodig gewor- onmisbare tools en apps voor onderweg * Google docs is de meest gebruikte tool voor het delen van documenten, er kunnen veertig mensen tegelijk in werken. Google Hangout is handig voor vergaderingen. * Documents to go is een app voor je ipad en smartphone, waarmee je kunt werken in Word, Excel en Power Point. * Dropbox maakt bestanden plaats- en tijdsonafhankelijk en laat je ipad, telefoon en laptop met elkaar praten. Grotere bijlages kunnen worden bewaard in een leesmap en zijn daar ook offline beschikbaar. * Evernote is een digitaal archief waar pdf s, notities, webpagina s, foto s etc. in bewaard kunnen worden en offline beschikbaar zijn. Installeer het op je laptop en telefoon, en alle apparaten worden automatisch met elkaar gesynchroniseerd. * Pocket is een app om relevante artikelen en filmpjes in je vakgebied mee te bewaren, die later ook offline beschikbaar zijn, als leeslijst voor verloren momenten. * Flipboard laat je een eigen tijdschrift maken van de nieuwsbronnen die volgt, wat je op een zelfgekozen moment kan lezen. * Een draagbare scanner is handig voor het scannen van al je papieren info: visitekaartjes, foto s, brochures, facturen. Zo heb je je hele kantoor bij de hand, waar je ook bent. * Braintoss (iphone), Mail Myself (Android) of Note2Mail (Windows phone) zijn bedoeld om jezelf afleidende gedachten te mailen. * Yammer kan dienen om met medewerkers (afgesloten) te discussiëren en small talk te houden.

5 34 special productiviteitstips den. Af en toe organiseert hij een etentje, want het is belangrijk dat de collega s elkaar soms in de ogen kunnen kijken. Dat is goed voor de bedrijfscultuur. Indiase dongel Wie regelmatig buiten Europa of Amerika werkt, heeft meer moeite om altijd online te zijn. Maria van der Heijden reist voor haar bedrijf Women on Wings zes keer per jaar naar India, waar ze een tot drie weken blijft. Het internet is onbetrouwbaar in India. Hotels zeggen wel wifi te hebben, maar dit blijkt in de praktijk vaak niet waar. Daarom hebben wij een Indiase dongel aangeschaft. Werkt prima. Mobiel bellen kan wel overal in India, volgens Van der Heijden zijn daar meer mobieltjes dan wc s. Soms zitten we in een basic lodge zonder stromend water, maar kunnen we wel telefoneren. Voor hun mobiele telefoon hebben ze een lokale simkaart Het kantoor als ontmoetingsplaats is overbodig geworden gekocht. Dat is veel goedkoper, bellen kost bijna niks in India. Dit is ook een gangbaarder communicatiemiddel dan mailen, wat te vrijblijvend is in India. Skypen doet Van der Heijden ook veel, vanuit Nederland met haar Indiase collega s. Het is gratis en bovendien is het prettig om elkaar even te kunnen zien tijdens een gesprek. Kritisch kijken naar reistijd Hoe digitaal we tegenwoordig ook zijn, niets kan de persoonlijke ontmoeting overtreffen, beaamt Gerald Essers, timemanagementcoach en auteur van Het kantoor in je tas. Alleen heb je daar inderdaad geen kantoor voor nodig, een ontmoeting kan net zo goed in een café of co-working space plaatsvinden. Essers adviseert drukke ondernemers om kritisch te kijken naar hun reistijd. Een offerte voorbespreken kan prima via Skype. Alle ondernemers zien de gevaren van veel onderweg werken: het gaat ten koste van een moment niks doen. Winter: Ik werk om die reden niet meer na half tien s avonds, anders slaap ik niet. Verder sport ik twee per week en drink amper alcohol. Ik moet fit blijven voor deze manier van leven en werken. Ook Rogiest zorgt dat hij altijd sportkleding bij zich heeft en loopt overal waar hij is hard. En ik eet zo gezond mogelijk, anders houd ik het vele reizen niet vol. Zijn eigen bed in woonplaats Knokke ziet hij alleen in de weekenden. Ik ben me ervan bewust dat de grens tussen werk en privé vervaagt, maar daar heb ik geen problemen mee. Overal en altijd online kunnen zijn betekent ook overal en altijd kúnnen werken. Maar is dat wel gezond? Mobiel werken betekent keuzes maken en de regie nemen over je tijd, zegt werkplekcoach Karen Visser. Beslis of je ook s avonds je mail wilt checken op je telefoon en laat de tijd niet met je op de loop gaan. Plan je werkdag en kies bewust welke activiteiten je waar doet. Telefoontjes in de auto, lezen en dingen uitwerken in de trein. Visser: Moet je veel schrijven, maar reis je per auto, overweeg dan om je te laten rijden door een studentchauffeur. Mensen vinden dat vaak te duur, maar kijk eens wat het je oplevert aan werktijd. Zorg dat alle informatie bij elkaar staat. Contactgegevens, reisplanning en gegevens voor de afspraak. Het maakt volgens Visser niet uit of je dit in een fancy app of ouderwets, papieren notitieboek noteert. Zoek uit wat het beste bij je past en gebruik dat vervolgens consequent. Bewuste keuzes zijn belangrijk, maar wees niet te star met de grenzen tussen werk en privé. Timemanagementcoach Gerald Essers: Geniet van de vrijheid die mobiel werken biedt. Als je op zaterdagavond een film kijkt en ineens een brainwave krijgt, zet dat dan even in een mailtje naar jezelf. Dan is het uit je systeem. Heb je andersom zin om op een dinsdagochtend te gaan tennissen, voel je dan niet schuldig. Je beslist zelf wat je wanneer doet. Wie snakt naar meer rust in zijn hoofd, kan de mailnotificaties uitzetten, raadt Essers aan. Schakel de app badge, het rode bolletje met het aantal nieuwe mailberichten, uit. Zo kom je niet in de verleiding om elk nieuw binnengekomen bericht te lezen. Verhuis alle apps die energie kosten naar de tweede (of derde) bladzijde van het bureaublad op je mobiele telefoon. Essers: Dan moet je meer moeite doen om je berichten te lezen en wordt het een bewuste keuze. Gebruik (trein)reizen voor meer rust in je hoofd. Ondernemerscoach Arjan Zuidhof: Gebruik het voor een nadenkmoment en staar uit het raam. Door even niks te doen kun je soms een probleem in één keer oplossen.

6 35 Niels Schultz (38) Squla Mijn bootje heette Cees, naar mijn opa. Ik kocht hem zes jaar geleden voor euro. Als ik s ochtends vroeg van mijn woonboot in Amsterdam-West naar het Squla-kantoor aan de Panamalaan in Oost voer, voelde ik me zo bevoorrecht. Ik zag fietsers voor het stoplicht staan en auto s in de file, maar op het water hoef je nooit te stoppen. En anders dan tijdens het fietsen of lopen kun je rustig om je heen kijken. Zo kun je de omgeving echt goed in je opnemen. Ik kwam altijd helemaal ontspannen aan op kantoor, als ik s avonds naar huis ging had ik direct een vakantiegevoel. Met een bootje heb je veel vrienden: collega s willen graag na werktijd maar al te graag met een paar biertjes mee op de boot. Ik zette ook wel eens mensen op het centraal station af, dat is een stuk leuker dan achterop de fiets. Vorig jaar zomer is Cees gestolen. Heel jammer. Vooral nu ik ben verhuisd naar een appartement aan de Amstel gaat het weer kriebelen. Ik ga er zeker weer een kopen, en dan een waar ik ook op kan slapen. Ooit hoop ik een kantoor op een boot te hebben, dat lijkt me zo relaxed.