Cliëntoverleg Integrale Jeugdhulp Bemiddeling in de jeugdhulp

Transcriptie

1 Cliëntoverleg Integrale Jeugdhulp Bemiddeling in de jeugdhulp Handleiding INSISTO voor hulpverleners met toegang tot INSISTO versie juli 2018 ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

2 Woord vooraf Vanaf maart 2018 worden aanvragen voor een cliëntoverleg Integrale Jeugdhulp en bemiddeling in de jeugdhulp geregistreerd in INSISTO. Het is een noodzakelijke stap in de ontwikkeling van 1 cliëntdossier. Alle gegevens van een kind/jongere in de jeugdhulp en alle acties in het traject van dat kind/die jongere zullen dan samen gebracht worden in één systeem. Hulpverleners met toegang tot INSISTO kunnen hun aanvraag rechtstreeks in INSISTO registreren. Ouders en kinderen, jongeren en jongvolwassenen blijven hun vraag stellen via het onlinedocument op de website, waarna het team Continuïteit van de Afdeling Continuïteit en Toegang (ACT) de vraag in INSISTO zal registreren. INSISTO staat voor INformatica Systeem Inter Sectorale TOegangspoort. Dit is een databank van de Vlaamse Overheid waarin, via een elektronisch dossier, cliëntgegevens van minderjarigen en jongvolwassenen met een vraag naar niet rechtstreekse toegankelijke jeugdhulp worden bijgehouden. Deze databank biedt nu ook de mogelijkheid om vragen naar een cliëntoverleg of bemiddeling te registreren. De informatie over een cliëntoverleg en over een bemiddeling, geregistreerd in INSISTO, is enkel leesbaar voor zij die betrokken zijn bij de aanvraag van het cliëntoverleg of partij zijn in de bemiddeling. Personen, die niet aanwezig waren op het cliëntoverleg kunnen de informatie van de aanvraag en het werkplan cliëntoverleg niet meer inkijken. Hetzelfde geldt voor de bemiddeling: personen die geen partij waren in het bemiddelingsproces, kunnen de informatie van de aanvraag of de overeenkomst niet meer lezen. Ook de contactpersoon-aanmelder (CPA) en wachtlijstbeheerders zullen geen inhouden kunnen lezen. Ze zullen enkel zien dat er een bespreking werd aangevraagd en heeft plaatsgevonden. Deze handleiding lijst stapsgewijs die handelingen op die je toelaten om een aanvraag cliëntoverleg of bemiddeling aan te vragen en op te volgen via in INSISTO. Om de handleiding zo concreet mogelijk te maken, wordt er gebruik gemaakt van printscreens. Alle namen en contactgegevens vermeld in de printscreens zijn fictief. Na een gedetailleerde uitwerking van de handelingen, vind je op het einde ook een verkort stappenplan terug. Handelingen die extra aandacht vragen worden voorafgegaan door Let op!. Alvast bedankt om hier de nodige aandacht aan te besteden. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 2 van 55

3 Inhoud 1. Deel 1 Cliëntoverleg en bemiddeling in insisto...5 hulplijn insisto bij cliëntoverleg en bemiddeling...5 enkele weetjes m.b.t. het werken in insisto deel 2 CLIËNTOVERLEG (CON-Cliëntoverleg)...6 Inleiding...6 Wie kan cliëntoverleg aanvragen?...7 Hoe een clientoverleg aanvragen?...7 Via INSISTO (zie handelingen bij 2.4.)...7 Via een aanvraagformulier op de website van Jongerenwelzijn...7 aanvragen van een cliëntoverleg via insisto...8 stap 1 inloggen in insisto Stap 2 aanmaken van een cliëntoverleg Stap 3 invoeren uit te nodigen personen cliëntoverleg Stap 4 aanvullen van de aanvraag cliëntoverleg Stap 5 indienen van de aanvraag cliëntoverleg goedkeuren van een aanvraag cliëntoverleg uitnodiging cliëntoverleg afsluiten van een aanvraag cliëntoverleg Deel 3 verkort stappenplan aanvragen van een cliëntoverleg Deel 4 BEMIDDELING (CON-Bemiddeling) Inleiding Wanneer denken aan bemiddeling? Wanneer een bemiddeling aanvragen? Wie kan bemiddeling aanvragen? Hoe een bemiddeling aanvragen? Via INSISTO (zie handelingen bij 4.4.) Via een aanvraagformulier op de website van Jongerenwelzijn aanvragen van een bemiddeling via insisto stap 1 inloggen in insisto Stap 2 aanmaken van een bemiddeling RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 3 van 55

4 Stap 3 invoeren personen die betrokken partij zijn in het bemiddelingsproces Stap 4 aanvullen van de aanvraag bemiddeling Stap 5 indienen van de aanvraag bemiddeling goedkeuren van een aanvraag bemiddeling uitnodiging bemiddeling afsluiten van een aanvraag bemiddeling Deel 5 verkort stappenplan aanvragen van een bemiddeling RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 4 van 55

5 1. DEEL 1 CLIËNTOVERLEG EN BEMIDDELING IN INSISTO Hulpverleners die toegang hebben tot INSISTO kunnen voor alle kinderen, jongeren of jongvolwassenen, met of zonder regiedossier 1, een cliëntoverleg integrale jeugdhulp en bemiddeling in de jeugdhulp aanvragen via INSISTO. Deze werkwijze vervangt de aanmeldingen via het aanvraagformulier op de website HULPLIJN INSISTO BIJ CLIËNTOVERLEG EN BEMIDDELING Met vragen kan je terecht bij het info-en aanspreekpunt ACT uit je regio. Voor West- Vlaanderen Voor Oost- Vlaanderen 1) Vanessa Loones vanessa.loones@jongerenwelzijn.be 2) Jeroen Willaert - jeroen.willaert@jongerenwelzijn.be 3) vragenijh.westvlaanderen@jongerenwelzijn.be 1) Nele Bastiaens -nele.bastiaens@jongerenwelzijn.be 2) Maaike De Nijs - maaike.denijs@jongerenwelzijn.be 3) vragenijh.oostvlaanderen@jongerenwelzijn.be Voor Antwerpen 1) Ann Duysters ann.duysters@jongerenwelzijn.be 2) Gwendolyn Brusseleers - gwendolyn.brusseleers@jongerenwelzijn.be 3) vragenijh.antwerpen@jongerenwelzijn.be Voor Limburg Voor Vlaams- Brabant en Brussel 1) Jan Nijs -jan.nijs@jongerenwelzijn.be 2) Senne Willems - senne.willems@jongerenwelzijn.be 3) vragenijh.limburg@jongerenwelzijn.be 1) Anne Sorret anne.sorret@jongerenwelzijn.be en Willy Vannieuwenhuysen - willy.vannieuwenhuysen@jongerenwelzijn.be 2) Tine Meys tine.meys@jongerenwlzijn.be 3) vragenijhvlbrabantbrussel@jongerenwelzijn.be ENKELE WEETJES M.B.T. HET WERKEN IN INSISTO Als je ingelogd bent in INSISTO en je werkt 10 minuten niet in de databank dan sluit het scherm automatisch. Heb je de gegevens tussentijds niet bewaard, dan gaan je ingevoerde gegevens verloren. Geregeld op bewaren klikken is de boodschap. Ingevoerde gegevens worden bewaard als je effectief op de knop bewaren klikt. Klik je op het kruisje in de rechterbovenhoek van het scherm waarin je werkt, dan sluit het scherm zonder je ingevoerde gegevens te bewaren. Vanaf 1 oktober 2018 verstuurt INSISTO automatische mails waardoor je op de hoogte wordt gehouden van het verloop van je aanvraag. Via de link vermeld in mails, kan je inhoudelijk de afwikkeling van de aanvraag in INSISTO opvolgen. Niet iedereen heeft echter toegang tot INSISTO. Personen die geen toegang hebben kunnen bijgevolg het proces van cliëntoverleg of 1 Een regiedossier wordt aangemaakt in INSISTO bij een aanvraag naar niet rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp. Alle stappen in het hulpverleningstraject worden daarin bijgehouden. Voor jongeren die nog geen of enkel rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp kregen, is er geen regiedossier. Ook voor deze kinderen en jongeren kunnen aanvragen cliëntoverleg of bemiddeling aangemaakt worden in INSISTO. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 5 van 55

6 bemiddeling niet volgen via de link. Zij zullen informatie ontvangen via de aanvrager, de voorzitter of bemiddelaar. 2. DEEL 2 CLIËNTOVERLEG (CON-CLIËNTOVERLEG) INLEIDING Wat is cliëntoverleg integrale jeugdhulp? Problemen van kinderen/jongeren zijn vaak complex. Het gaat niet alleen over moeilijkheden bij het opgroeien, maar ook over wonen, inkomen, school, pedagogische zorg, psychologische bijstand, enzovoort. Complexe vragen en problemen overstijgen vaak de deskundigheid of de handelingsruimte van één hulpverlener. De idee van de unieke relatie tussen één hulpverlener en één hulpvrager die samenwerken aan de oplossing van één probleem, wordt in de hulpverlening dan ook meer en meer verlaten. Dit idee is ook niet langer werkbaar in een samenleving die steeds complexer wordt. Samenlevingsvormen zijn niet meer zo duurzaam, sociale netwerken fragieler en het hulpaanbod op maat is enorm gediversifieerd. De nood aan coördinatie en continuïteit van de hulpverlening neemt dan ook sterk toe. Cliënten worden geconfronteerd met een groeiend aantal actoren in hun hulptraject. Soms worden ze geconfronteerd met verschillende of zelfs tegenstrijdige verwachtingen van de betrokken hulpverleners. De eigen vragen en verwachtingen van de cliënt raken ondergesneeuwd. De hulpverlener van zijn kant weet soms niet welke collega s er betrokken zijn en voor welke engagementen zij staan. Cliënten en hulpverleners verliezen het overzicht en vragen naar coördinatie en afstemming. Als hulpverleners en cliënten er niet meer in slagen om hun puzzelstukken in te passen in het geheel, haken ze soms af. Dan kan het aangewezen zijn om een beroep te doen op het cliëntoverleg integrale jeugdhulp, onder leiding van een onafhankelijke voorzitter. Samen zorgen ze er voor dat de puzzel opnieuw past. Het cliëntoverleg integrale jeugdhulp is gratis voor aanvragers en hun cliënten. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 6 van 55

7 WIE KAN CLIËNTOVERLEG AANVRAGEN? Elke hulpverlener, ouder, kind/jongere en vertrouwenspersoon kan cliëntoverleg integrale jeugdhulp aanvragen wanneer aan volgende criteria is voldaan: 1. de cliënten zijn kinderen of jongeren en/of hun ouders/opvoedingsverantwoordelijken; 2. zij gaan akkoord met het cliëntoverleg; 3. het gaat over een situatie, waarbij afstemming, coördinatie en/of continuïteit in de jeugdhulp de aandachtspunten zijn: het gaat om een combinatie van problemen, over verschillende levensdomeinen waarbij het totale hulpaanbod de mogelijkheden van de afzonderlijke hulpverlenende actoren overstijgt; minstens twee verschillende diensten en/of hulpverlenende actoren zijn betrokken waarvan minstens één jeugdhulpverlener is de inschakeling van een externe voorzitter heeft een meerwaarde 4. cliëntoverleg (of bemiddeling) is verplicht wanneer de hulpverlening eenzijdig, zonder instemming van de cliënt, wordt stopgezet. HOE EEN CLIENTOVERLEG AANVRAGEN? Via INSISTO (zie handelingen bij 2.4.) Hulpverleners die toegang hebben tot INSISTO kunnen, in overleg met de jongere/kinderen en ouders of opvoedingsverantwoordelijken, een cliëntoverleg rechtstreeks aanvragen via INSISTO. Dit kan zowel voor kinderen en jongeren met als zonder regiedossier 2. De jongere, het bekwame kind zijn ouders en opvoedingsverantwoordelijken, zijn geïnformeerd en stemmen in met de aanvraag (informed consent). De verdere afhandeling van de aanvraag verloopt in INSISTO. Via een aanvraagformulier op de website van Jongerenwelzijn 1. Ouders, het kind/de jongere of zijn vertrouwenspersoon kunnen de aanvraag zelf doen. Zij gebruiken het online aanvraagformulier. Indien nodig kan het team Continuïteit van de Afdeling Continuïteit en Toegang hen hierin ondersteunen. Het ingevulde aanvraagformulier wordt g d naar de Afdeling Continuïteit en Toegang van de regio waar het kind/de jongere verblijft. De contactgegevens zijn terug te vinden in het aanvraagformulier. 2 Een regiedossier wordt aangemaakt in INSISTO bij een aanvraag naar niet rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp. Alle stappen in het hulpverleningstraject worden daarin bijgehouden. Voor jongeren die nog geen of enkel rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp kregen, is er geen regiedossier. Ook voor deze kinderen en jongeren kunnen aanvragen cliëntoverleg aangemaakt worden in INSISTO RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 7 van 55

8 2. Hulpverleners die geen toegang hebben tot INSISTO, vragen een cliëntoverleg aan via het online aanvraagformulier. Het ingevulde aanvraagformulier wordt g d naar de Afdeling Continuïteit en Toegang van de regio waar het kind/de jongere verblijft. De contactgegevens zijn terug te vinden in het aanvraagformulier. Het team Continuïteit van de Afdeling Continuïteit en Toegang voert de aanvraag vervolgens in INSISTO in. Het team Continuïteit volgt de aanvraag op en dispatcht ze naar een voorzitter. De aanvrager wordt vanuit INSISTO verder op de hoogte gehouden. AANVRAGEN VAN EEN CLIËNTOVERLEG VIA INSISTO STAP 1 INLOGGEN IN INSISTO Om een cliëntoverleg via INSISTO aan te vragen: inloggen in INSISTO met je identiteitskaart en pincode via STAP 2 AANMAKEN VAN EEN CLIËNTOVERLEG 1) Klik op de rubriek mijn berichten. 2) Ga naar mijn verslagen en klik op de knop nieuwe bespreking Let op! RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 8 van 55

9 Vraag je een vervolgoverleg aan, dan klik je op het loepje in de lijn van het laatste overleg op naam van het kind/de jongere. In de pop-up bespreking in ontwerp klik je op de knop vervolg. Vervolgens doorloop je de stappen zoals hieronder uitgeschreven. Wens je een cliëntoverleg aan te vragen voor een gezin met meerdere kinderen, dan voer je de aanvraag in op naam van het jongste kind. 3) In de pop-up nieuwe bespreking voer je: het rijksregisternummer OF de naam (+ voornaam) én geboortedatum in van het kind/de jongere voor wie je een cliëntoverleg wenst aan te vragen. Je klikt op de knop opzoeken in RR. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 9 van 55

10 4) Klik de naam van het kind/de jongere aan (de lijn wordt in het grijs gemarkeerd) en klik op de knop keuze bevestigen. 5) In de pop-up bespreking, veld typebespreking klik je via de dropdownlijst CON- Cliëntoverleg aan. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 10 van 55

11 6) In de pop-up bespreking in ontwerp wordt het veld aanvrager automatisch ingevuld door INSISTO. In het veld genodigden komt jouw naam ook al tevoorschijn. Klik op de knop bewaren. De pop-up bespreking in ontwerp sluit. Je kan er op een later tijdstip/na het invoeren van de personen die moeten worden uitgenodigd op het cliëntoverleg, verder in werken. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 11 van 55

12 STAP 3 INVOEREN UIT TE NODIGEN PERSONEN CLIËNTOVERLEG Vanuit je contact met de cliënt/het cliëntsysteem lijst je op wie er dient uitgenodigd te worden op het cliëntoverleg. Je voegt deze personen toe via het regiedossier van het kind/de jongere. Let op! Bij het toevoegen van genodigden moet je er zeker van zijn dat de oudersopvoedingsverantwoordelijken en/of het kind/de jongere het daarmee eens zijn. Spreek dat vooraf goed met hen af. We verwachten van jou, als aanvrager, dat je de personen die worden uitgenodigd hiervan vooraf informeert. Zo vallen ze niet uit de lucht wanneer ze een uitnodiging ontvangen. 1) Inloggen in INSISTO 2) Ga via mijn berichten rubriek verslagen naar het regiedossier van het kind/de jongere door: het veld enkel actieve continuïteit besprekingen uit te vinken RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 12 van 55

13 EN te klikken op de naam van het kind/de jongere waarvoor je de aanvraag cliëntoverleg verder wil opmaken. 3) Klik op de rubriek identificatie Het kind/de jongere heeft nog geen regiedossier in INSISTO, je kan personen toevoegen ga naar punt 4) 3.2. Je hebt bent CPA (contactpersoon-aanmelder) van het kind/de jongere waarvoor je in INSISTO een cliëntoverleg wil aanvragen. In de rechterkolom, via de scrollbar, zie je wie er al betrokken is in het regiedossier van het kind/de jongere (indien deze kolom leeg is, is er geen actief regiedossier). Je kan personen die toevoegen die ook uitgenodigd moeten worden op het overleg (zie punt 4)) 3.3 Je bent geen CPA en hebt geen link met het regiedossier van het kind/de jongere in INSISTO of het betreft een regiedossier van een andere regio: er verschijnt de melding U hebt geen toegang tot het dossier, hierdoor kan je zelf geen betrokkenen toevoegen aan het dossier. Mis je een persoon in de lijst van genodigden, neem dan contact op met een continuïteitsmedewerker van jouw regio To do: neem contact op met het team Continuïteit van de Afdeling Continuïteit en Toegang van uw regio. Het team Continuïteit kan in overleg met jou de personen toevoegen. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 13 van 55

14 De persoon/personen die je in overleg met de cliënt/het cliëntsysteem wenst uit te nodigen, maar die niet in deze lijst staan, moet je toevoegen. Let op! Als er personen uit deze kolom niet moeten worden uitgenodigd op het cliëntoverleg mag je ze NIET verwijderen je kan deze personen in een latere fase uitvinken. 4) Klik op de knop + toevoegen RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 14 van 55

15 5) De Pop-up toevoegen betrokkene verschijnt. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 15 van 55

16 Kies het type van betrokkene + klik op bevestigen. In de volgende pop-up vul je de identificatiegegevens in. Let op! Gezinsbetrokkene Andere betrokkene Vertrouwenspersoon Let op! Hulpverlener - De cliënt heeft zijn akkoord gegeven voor de personen die je wil toevoegen (in overleg met jou). - Gegevens correct invullen. telefoonnummer -adres postadres Deze gegevens worden gebruikt om de personen uit te nodigen en/of te contacteren. Personen zonder adres zal de voorzitter uitnodigen via brief. - Indien de hulpverlener gekend is in INSISTO worden de contactgegevens automatisch opgeladen. - Indien de hulpverlener niet gekend is in INSISTO: voer de gegevens correct in. telefoonnummer -adres postadres Deze gegevens worden gebruikt om de personen uit te nodigen en/of te contacteren. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 16 van 55

17 - Het aanvinken van wettelijk vertegenwoordiger en ontvanger van documenten heeft een impact voor het hele regiedossier: alle communicatie (brieven, uitnodiging, werkplan) zal ook naar hen gestuurd worden. Hoeft de wettelijk vertegenwoordiger niet alle documenten van het cliëntoverleg te ontvangen: vink hem dan uit. Let op! Klik telkens op bewaren nadat alle informatie per persoon werd ingevuld. Wens je meerdere personen toe te voegen, dan herhaal je bovenstaande stappen STAP 4 AANVULLEN VAN DE AANVRAAG CLIËNTOVERLEG 1. Ga via het regiedossier van het kind/de jongeren naar de rubriek trajectinformatie. 2. Klik op het potloodje in de lijn van het cliëntoverleg dat je verder wil aanvullen. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 17 van 55

18 3. In de pop-up bespreking in ontwerp vul je een aantal velden in (zie onder printscreen). RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 18 van 55

19 Veld Omschrijving Actie aanvrager bij aanvullen aanvraag Typebespreking Er moet staan CONcliëntoverleg. Dit werd door jou reeds eerder ingevoerd. Neen. Extra Datum gesprek De voorzitter voert de definitieve datum + begin uur van het overleg in. Neen. Bij een vervolgoverleg mag je dit veld eventueel al invullen als de datum al werd bepaald op het 1 e overleg. Eind De voorzitter voert het eind uur van het overleg in. Neen. Locatie De voorzitter voert de plaats waar het overleg plaatsvindt in. Neen. Bij een vervolgoverleg mag je dit veld eventueel al invullen als RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 19 van 55

20 Aanvrager Voorzitter Naam van de aanvrager staat hier vermeld. Wordt ingevuld door het team Continuïteit. Referentienummer Dit nummer wordt automatisch vanuit INSISTO toegekend aan de aanvraag. Genodigden Overzicht van wie verwacht wordt rond de overlegtafel. Neen Neen Neen Ja. Via de dropdownlijst aanklikken wie er moet worden uitgenodigd (in overleg met de cliënt/het cliëntsysteem). de locatie al werd bepaald op het 1 e overleg. Dit is het nummer dat je terug zal vinden in het mailverkeer. Personen in de dropdownlijst die niet moeten uitgenodigd worden, klik je niet aan. Externe deskundigen/ bemiddelaar/ voorzitter Situatieschets Wordt ingevuld door het team Continuïteit op basis van de vraag vanuit aanvrager/cliënt/cliëntsysteem naar een externe deskundige. Invullen en geven van info over: - vragen, noden, verwachtingen en moeilijkheden - sterktes van de jongere en zijn context - agenda voor het overleg Je schetst hier dus een beeld van de situatie waarvoor een cliëntoverleg wordt aangevraagd. Wens je in overleg met de cliënt/het cliëntsysteem een externe deskundige te laten aansluiten, noteer dit dan ook in dit veld. Neen tenzij er een externe deskundige moet aansluiten bij het overleg. Noteer dit dan in het veld situatieschets met vermelding van de sector. Ja. Noteren van info bij de richtvragen en noteren van de nood aan een externe deskundigen + sector (voorbeelden: AWW, BJB, VAPH, CLB, K&G, Kinder- en Jeugdpsychiatrie, VK, drughulpverlening, andere ) Je kunt het veld groter maken door te klikken op ( ). Na het invoeren van de gegevens, klik je op bevestigen. Je kan maximum 2 deskundigen vragen behorend tot verschillende sectoren/disciplines De deskundigen maken deel uit van een pool die wordt beheerd door het team Continuïteit. Let op! Neem in dit veld enkel need to know informatie op te nemen. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 20 van 55

21 Agenda De voorzitter voert de definitieve agenda in na afstemming met jou. Neen. Deze agenda wordt opgenomen in de uitnodiging die automatisch uit INSISTO vertrekt. Bijlagen De voorzitter laadt het werkplan op nadat het overleg plaatsvond. Neen. Resultaat De voorzitter klikt in dit veld de optie aan die van toepassing is op de aanvraag. Neen. Werkplan opgemaakt De voorzitter duidt aan dat er een werkplan werd opgemaakt. Neen. Hulpcoördinator aangesteld De voorzitter duidt aan dat er een hulpcoördinator werd aangesteld en registreert ook de naam van de hulpcoördinator. Neen. 4. Na het invullen/aanvullen van de velden genodigden en situatieschets klik je op de knop bewaren. De pop-up Bespreking in ontwerp sluit en alle ingevoerde gegevens worden bewaard. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 21 van 55

22 5. Via het beginscherm onder de rubriek trajectinformatie voer je het akkoord in voor het cliëntoverleg door te klikken op v in de lijn van het cliëntoverleg dat je wil indienen. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 22 van 55

23 6. In de pop-up akkoord cliënt klik je bij de lijst van personen via de dropdownlijst de optie aan die van toepassing is + klik je op ok. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 23 van 55

24 Let op! Het akkoord is verplicht en essentieel. Zonder akkoord kan er geen aanvraag cliëntoverleg worden ingediend. Vul je deze pop-up niet in dan wordt je aanvraag NIET verzonden. Omdat het niet altijd mogelijk is om het akkoord van iedereen te verkrijgen zijn volgende mogelijkheden voorzien: situatie iedereen gaat akkoord mogelijkheden je duidt dit aan, de aanvraag kan worden ingediend Ouders gaan akkoord + jongere kan geen akkoord geven (niet verkregen) of is niet akkoord (neen) Het kind/de jongere én 1 van beide ouders gaan akkoord + van de andere ouder kan geen akkoord verkregen worden of de andere ouder weigert (neen) je kan de aanvraag indienen + je vult in het veld opmerkingen de reden in voor niet verkregen of geen akkoord van het kind/de jongere de aanvraag wordt verzonden bij onduidelijkheid zal het team Continuïteit contact met jou opnemen je kan de aanvraag indienen + je vult in het veld opmerkingen de reden in voor geen akkoord of de weigering van de andere ouder de aanvraag wordt verzonden bij onduidelijkheid zal het team Continuïteit contact opnemen RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 24 van 55

25 1 ouder is vragende partij en gaat akkoord + van de andere ouder kan geen akkoord verkregen worden (is niet in beeld) + het kind/de jongere kan geen akkoord geven/weigert Let op! Als een ouder weigert die toch wettelijk vertegenwoordiger is van het kind/de jongere zal het team continuïteit vragen om de weigerende ouder te betrekken en ten minste te informeren. je kan de aanvraag indienen + je vult in het veld opmerkingen de reden in voor geen akkoord of de weigering van de andere ouder + het kind/de jongeren de aanvraag wordt verzonden bij onduidelijkheid zal het team continuïteit contact opnemen Let op! Als een ouder weigert die toch wettelijk vertegenwoordiger is van het kind/de jongere zal het team Continuïteit vragen om de weigerende ouder te betrekken en ten minste te informeren. Het bekwame kind/ de jongere gaat akkoord + van de ouders kan geen akkoord verkregen worden niemand gaat akkoord je kan de aanvraag indienen + je vult in het veld opmerkingen de reden in voor geen akkoord van de ouders de aanvraag wordt verzonden bij onduidelijkheid zal het team Continuïteit contact opnemen Let op! De leeftijd van het kind/ de jongere is hierbij van belang, maar ook het feit of de gevraagde/geboden hulp een effect zal hebben op het gezinssysteem. INSISTO zal de aanvraag NIET versturen je kan de aanvraag NIET indienen STAP 5 INDIENEN VAN DE AANVRAAG CLIËNTOVERLEG 1. Ga via het regiedossier van het kind/de jongere naar de rubriek trajectinformatie en klik op het potloodje in de lijn van het cliëntoverleg dat je wil indienen. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 25 van 55

26 2. Klik op de knop indienen. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 26 van 55

27 3. In de pop-up bespreking indienen klik op je op bevestigen. De aanvraag is ingediend. Het team Continuïteit van je regio wordt hiervan via automatische mail verwittigd en volgt de aanvraag verder op. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 27 van 55

28 4. Opvolgen van de aanvraag kan via mijn berichten waar je de status van al je aanvragen, kunt raadplegen. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 28 van 55

29 Ter info: Overzicht van de verschillende statusmogelijkheden: in ontwerp: de aanvraag dient verder afgewerkt/aangevuld te worden door de aanvrager in aanvraag: de aanvraag werd door de aanvrager ingediend en wacht op goedkeuring goedgekeurd: aanvraag goedgekeurd door team Continuïteit verzonden: de voorzitter verzond een uitnodiging met agenda geannuleerd: een overleg dat gepland/aangevraagd was maar geannuleerd wordt afgesloten: de aanvraag werd door de voorzitter afgesloten (na plaatsvinden cliëntoverleg + na opladen werkplan). Overzicht van de afgesloten aanvragen en aanvragen in ontwerp: vink bij enkel actieve continuïteit besprekingen het vinkje uit. GOEDKEUREN VAN EEN AANVRAAG CLIËNTOVERLEG Na het indienen van de aanvraag cliëntoverleg, ontvangt het team Continuïteit van jouw regio een automatische melding vanuit INSISTO dat er een aanvraag werd ingediend. Het team Continuïteit neemt de aanvraag door en doet een ontvankelijkheidstoets. Indien nodig, neemt het team Continuïteit met jou contact op om zaken te verfijnen. 1. De aanvraag is ontvankelijk. Het team Continuïteit dispatcht de aanvraag naar een voorzitter en keurt de aanvraag in INSISTO goed. Je ontvangt vanaf 1 oktober 2018 een formele bevestiging van goedkeuring aanvraag via een automatische mail uit INSISTO. Dezelfde mail gaat naar alle genodigden, de eventuele externe deskundigen en de aangeduide voorzitter als hun mailadres werd ingevoerd in INSISTO. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 29 van 55

30 Tekst mail formele bevestiging goedkeuring aanvraag Het team continuïteit kreeg een vraag om een cliëntoverleg te organiseren waarin jij als betrokkene zal worden uitgenodigd. De aanvraag is goedgekeurd en kreeg het dossiernummer {DOSSIER_NR}. {Naam van voorzitter} is aangeduid als voorzitter en neemt binnenkort contact op met de aanvrager van het cliëntoverleg om het cliëntoverleg voor te bereiden en de agenda te verfijnen. Daarna zullen jullie van de voorzitter per mail via INSISTO een uitnodiging krijgen om deel te nemen aan het cliëntoverleg. We vragen alle betrokkenen een bijzondere inspanning te willen doen om aanwezig te zijn op het overleg. Heb je nog vragen, neem dan contact op met de afdeling Continuïteit en Toegang van uw regio. Heb je toegang tot INSISTO, dan kan je via deze {CONVERSATION_LINK} de aanvraag opvolgen. Wie geen toegang heeft tot INSISTO krijgt verdere informatie per mail van de voorzitter. Vriendelijke groet, Team continuïteit Ter info: vanaf oktober 2018 zal je via de hyperlink, opgenomen in de automatische mail van formele bevestiging, meteen naar de aanvraag van het kind/ de jongere kunnen gaan. Belangrijk: eerst inloggen in INSISTO om via de hyperlink naar de aanvraag te gaan. 2. De aanvraag is niet ontvankelijk. Het team Continuïteit keurt de aanvraag af in INSISTO. Je ontvangt een automatische mail uit INSISTO waarin wordt gemeld dat de aanvraag niet kon worden goedgekeurd. Tekst mail afkeuring aanvraag Je hebt een aanvraag gedaan voor een cliëntoverleg in het dossier nummer dossier. Jammer genoeg kunnen wij deze aanvraag niet goedkeuren. De medewerker van het team continuïteit zal je contacteren om deze weigering te motiveren. Vriendelijke groet, Team continuïteit 2.6. UITNODIGING CLIËNTOVERLEG De voorzitter gaat, na afstemming met jou, op zoek naar een datum voor het cliëntoverleg. De voorzitter verstuurt een doodle naar alle personen die moeten worden uitgenodigd op het cliëntoverleg. Van zodra een datum is gekend, verwerkt de voorzitter de informatie in INSISTO en vertrekt er een officiële uitnodiging uit INSISTO naar jou, alle genodigden en de eventuele externe deskundigen. Tekst mail uitnodiging UITNODIGING: Cliëntoverleg Integrale Jeugdhulp {in onderwerp} Je wordt vriendelijk uitgenodigd op het Cliëntoverleg Integrale Jeugdhulp van de jongere met dossiernummer nummer dossier. Het cliëntoverleg wordt georganiseerd op verzoek van naam aanvrager. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 30 van 55

31 Omdat je betrokken bent bij de hulpverlening of behoort tot het sociaal netwerk, ben je een belangrijke partner in dit overleg en rekenen wij op je aanwezigheid. Bij een Cliëntoverleg Integrale Jeugdhulp komen de jongere met zijn ouders, hulpverleners en zijn sociaal netwerk samen om de ondersteuning en hulpverlening op elkaar af te stemmen. Ik ben aangesteld als externe, onafhankelijke voorzitter en zal het overleg voorzitten en de gemaakte afspraken verwerken in een werkplan. Het cliëntoverleg vindt plaats op datum van begin uur + eind uur te locatie + adres. Op de agenda staan volgende punten: Volgende personen worden uitgenodigd op het cliëntoverleg. - Personen uit het sociaal netwerk: Namen + relatie tov de cliënt - Hulpverleners: Namen + organisatie Gelieve, uiterlijk een week voor het overleg, je aanwezigheid te bevestigen op onderstaand mailadres. Indien je nog een persoon wenst mee te nemen naar het overleg, die niet op deze uitnodiging vermeld staat (bv. een collega, een stagiair) moet je mij dit ten laatste 2 dagen vóór het overleg laten weten. Zo kan dit nog besproken worden met de jongere en zijn ouders. Als externe voorzitter zal ik het cliëntoverleg in goede banen leiden. Mocht je nog vragen hebben, kan je mij contacteren via mailadres voorzitter. Met vriendelijke groeten, de Voorzitter naam voorzitter Heb je toegang tot INSISTO, dan kan je via deze link de aanvraag opvolgen. Agentschap Jongerenwelzijn verwerkt uw persoonsgegevens in het kader van het algemeen belang voor aanmelden en verwerken van cliëntoverleg- en bemiddelingsvragen. U kunt altijd mailen naar dpo@jongerenwelzijn.be om te vragen welke persoonsgegevens we verwerken en u kunt ze laten verbeteren of verwijderen. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat we uw gegevens niet meedelen aan iemand die er geen recht op heeft. Als u vragen hebt over de manier waarop we uw gegevens verwerken, kunt u contact opnemen met dpo@jongerenwelzijn.be. Bent u het niet eens met de manier waarop we uw gegevens verwerken, dan kunt u zich wenden tot de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Ons beleid op het vlak van gegevensverwerking vindt u op De aanwezigen bij het Cliëntoverleg Integrale Jeugdhulp onderschrijven de deontologische code. Voor meer informatie klik hier. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 31 van 55

32 2.7. AFSLUITEN VAN EEN AANVRAAG CLIËNTOVERLEG Na het plaatsvinden van de overlegtafel en opladen van het werkplan, sluit de voorzitter de aanvraag af in INSISTO. Er vertrekt vanuit INSISTO een automatische mail naar jou en de personen die aanwezig waren op het overleg. Personen die uitgenodigd waren maar niet deelnamen aan het overleg ontvangen deze mail niet. Tekst mail werkplan en besluit afsluiten aanvraag Onlangs was je aanwezig bij het cliëntoverleg van nummer dossier. We danken je voor je inbreng en je bijdrage aan het werkplan. Alle afspraken zijn verwerkt in een werkplan. Heb je toegang hebt tot INSISTO kan je het werkplan ook terugvinden via deze link. Heb je geen toegang tot INSISTO dan zal de voorzitter je nog een afzonderlijke mail versturen. Vriendelijke groet, Voorzitter naam voorzitter Let op! Personen zonder adres: werkplan wordt door de voorzitter via post of via de aanvrager aan de betrokkene bezorgd. Als de deelnemers van het overleg beslissen dat het werkplan ook aan een persoon dient bezorgd te worden die niet aanwezig was omdat dit in het belang is van de cliënt, dan noteert de voorzitter dit als afspraak in het werkplan. Uiteraard moeten de ouders/opvoedingsverantwoordelijken, en de bekwame jongere hiermee instemmen. De voorzitter bezorgt dan het werkplan via een beveiligde weg aan die persoon/personen. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 32 van 55

33 3. DEEL 3 VERKORT STAPPENPLAN AANVRAGEN VAN EEN CLIËNTOVERLEG Stap 1 Stap 2 inloggen in INSISTO Aanmaken van een cliëntoverleg via mijn berichten, rubriek verslagen en de knop nieuwe bespreking. Let op! - je wenst een vervolgoverleg aan te vragen, dan werk je via het loepje in de lijn van het laatste overleg op naam van het kind/de jongere en klik je in de pop-up bespreking -in ontwerp op de knop vervolg ). - je wenst een cliëntoverleg aan te vragen voor een gezin met meerdere kinderen, dan registreer je de aanvraag op naam van het jongste kind. Opzoeken het kind/de jongere via opzoeken RR Keuze bevestigen In de pop-up bespreking de typebespreking CON-cliëntoverleg via de dropdownlijst aanvinken Klikken op bewaren Stap 3 Invoeren van uit te nodigen personen voor een cliëntoverleg: Aanklikken mijn berichten, rubriek verslagen en ga naar het regiedossier van het kind/de jongere door: - het veld enkel actieve continuïteit besprekingen uit te vinken EN - te klikken op de naam van het kind/de jongere waarvoor je de aanvraag cliëntoverleg verder wil opmaken. en klikken de op de naam van het kind/de jongere voor wie je het cliëntoverleg aanvraagt Aanklikken rubriek identificatie + ontbrekende personen toevoegen via de knop toevoegen Telkens bevestigen en bewaren van de ingevoerde gegevens Stap 4 Aanvullen aanvraag cliëntoverleg: Aanklikken rubriek trajectinformatie + aanklikken van het potloodje in de lijn van het cliëntoverleg dat je wil aanvullen In de pop-up bespreking in ontwerp het veld genodigden en het veld situatieschets invullen/aanvullen Klikken op bewaren Ingeven van akkoord via het aanklikken van v Aanklikken via de dropdownlijst per persoon welke optie er van toepassing is Aanklikken ok RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 33 van 55

34 Stap 5 Indienen van de aanvraag cliëntoverleg: Aanklikken rubriek trajectinformatie + aanklikken van het potloodje in de lijn van het cliëntoverleg dat je wil indienen Aanklikken van de knop indienen In de pop-up bespreking indienen aanklikken van de knop bevestigen. De aanvraag is ingediend. Het team Continuïteit van jouw regio volgt de aanvraag verder op. Let op! Niet vergeten te klikken op indienen en bevestigen want anders ontvangt het team continuïteit geen melding van de aanvraag. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 34 van 55

35 4 DEEL 4 BEMIDDELING (CON-BEMIDDELING) 4.1. INLEIDING Wanneer denken aan bemiddeling? Een goede relatie tussen de hulpverlener en de hulpvrager is een kritieke succesfactor voor continuïteit en een goed verloop van hulpverlening. Ook de verstandhouding tussen ouder(s) en het kind/ de jongere heeft een niet te miskennen impact. Maar soms loopt de hulpverlening vast. Een kind/ de jongere, zijn ouders en de hulpverleners geraken het bijvoorbeeld niet eens over wat er moet gebeuren. Of er is een conflict tussen een het kind/ de jongere en zijn ouders, waar geen gesprek meer mogelijk lijkt. Het kan dan gaan om meningsverschillen tussen ouders en kinderen/jongeren over de gewenste hulpverlening of het verloop ervan, of om meningsverschillen tussen hulpverleners en cliënten over het verloop en het opzet van hulpverlening. Dan wordt het best naar een oplossing gezocht. Om breuken in de hulpverlening te vermijden, kunnen zowel kinderen/jongeren, ouders als hulpverleners een beroep doen op een onafhankelijke bemiddelaar. De bemiddelaar zoomt in op de relatie cliënt-hulpverlener of kind/jongere-ouder(s) en geeft hen de mogelijkheid om samen op zoek te gaan naar een geschikte oplossing voor hun probleem of meningsverschil. Samen met de betrokkenen ontwart de bemiddelaar hij het conflict, zodat de hulpverlening terug op gang kan komen. Bemiddeling gebeurt op vrijwillige en vertrouwelijke basis. De bemiddeling is gratis voor partijen Wanneer een bemiddeling aanvragen? In onderstaande situatie kan bemiddeling soms een oplossing brengen. Heb je een conflict waardoor het verdere verloop van de jeugdhulp in het gedrang komt Zitten hulpverlener en ouders of kind/jongere niet op dezelfde lijn over de hulpverlening Loopt het moeilijk tussen ouders en kind/jongere over de hulpverlening Heb je een conflict met het kind/de jongere die je begeleidt of met diens ouders Dreigt het kind/de jongere uit de lopende hulp te worden gezet zonder dat hij en/of zijn ouders het daarmee eens zijn Wil het kind/de jongere de hulpverlening eenzijdig stopzetten Vind het kind/ de jongere/ouders geen hulpverlener bereid om een vraag tot hulp aan de intersectorale toegangspoort te stellen Bemiddeling is verplicht: Bij eenzijdige stopzetting van de hulpverlening (dus zonder instemming van de cliënt/het cliëntsysteem) RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 35 van 55

36 Ouders en/of het kind/ de jongere en hulpverlener het niet eens geraken over een aanvraag naar de toegangspoort WIE KAN BEMIDDELING AANVRAGEN? Hulpverleners, ouders/opvoedingsverantwoordelijken, bekwame kinderen of jongeren en de vertrouwenspersoon van een kind/ de jongere kunnen bemiddeling in de jeugdhulp aanvragen als ze betrokken partij zijn in het conflict HOE EEN BEMIDDELING AANVRAGEN? Via INSISTO (zie handelingen bij 4.4.) Hulpverleners die toegang hebben tot INSISTO kunnen een bemiddeling rechtstreeks aanvragen via INSISTO. Dit kan zowel voor cliënten met als zonder regiedossier 3. De verdere afhandeling van de aanvraag verloopt in INSISTO Via een aanvraagformulier op de website van Jongerenwelzijn 1. Ouders, het kind/de jongere of zijn vertrouwenspersoon kunnen de aanvraag bemiddeling zelf doen. Zij gebruiken het aanvraagformulier via de website. Indien nodig kan het team Continuïteit van de Afdeling Continuïteit en Toegang hen hierin ondersteunen. Het ingevulde aanvraagformulier wordt g d naar de Afdeling Continuïteit en Toegang van de regio waar het kind/de jongere verblijft. De contactgegevens zijn terug te vinden in het aanvraagformulier. 2. Hulpverleners die geen toegang hebben tot INSISTO, vragen een bemiddeling aan via het aanvraagformulier via de website. Het ingevulde aanvraagformulier wordt g d naar de Afdeling Continuïteit en Toegang van de regio waar het kind/de jongere verblijft. De contactgegevens zijn terug te vinden in het aanvraagformulier. Het team Continuïteit van de Afdeling Continuïteit en Toegang voert de aanvraag vervolgens in INSISTO in. Het team Continuïteit volgt de aanvraag op en dispatcht ze naar een bemiddelaar. De aanvrager wordt vanuit INSISTO verder op de hoogte gehouden. 3 Een regiedossier wordt aangemaakt in INSISTO bij een aanvraag naar niet rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp. Alle stappen in het hulpverleningstraject worden daarin bijgehouden. Voor jongeren die nog geen of enkel rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp kregen, is er geen regiedossier. Ook voor deze kinderen en jongeren kunnen aanvragen bemiddeling aangemaakt worden in INSISTO. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 36 van 55

37 4.4. AANVRAGEN VAN EEN BEMIDDELING VIA INSISTO STAP 1 INLOGGEN IN INSISTO Om een bemiddeling via INSISTO aan te vragen: inloggen in INSISTO met je identiteitskaart en pincode via STAP 2 AANMAKEN VAN EEN BEMIDDELING 1. Klik op de rubriek mijn berichten. 2. Ga naar mijn verslagen en klik op de knop nieuwe bespreking. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 37 van 55

38 3. In de pop-up nieuwe bespreking voer je: het rijksregisternummer OF de naam (+ voornaam) én geboortedatum in van het kind/de jongere voor wie je een bemiddeling wenst aan te vragen. Je klikt op de knop opzoeken in RR. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 38 van 55

39 4. Klik de naam van het kind/de jongere aan (de lijn wordt in het grijs gemarkeerd) en klik op de knop keuze bevestigen. 5. In de pop-up bespreking, veld typebespreking klik je via de dropdownlijst CON-bemiddeling aan. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 39 van 55

40 6. In de pop-up bespreking in ontwerp wordt het veld aanvrager automatisch ingevuld door INSISTO. In het veld genodigden komt jouw naam ook al tevoorschijn. Klik op de knop bewaren. De pop-up bespreking in ontwerp sluit. Je kan er op een later tijdstip/na het invoeren van de personen die betrokken partij zijn in het bemiddelingsproces, verder in werken. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 40 van 55

41 STAP 3 INVOEREN PERSONEN DIE BETROKKEN PARTIJ ZIJN IN HET BEMIDDELINGSPROCES Vanuit het conflict dat er is lijst je op met wie er dient bemiddeld te worden. Je voegt deze personen toe via het regiedossier van het kind/de jongere. 1. Inloggen in INSISTO 2. Ga via mijn berichten rubriek verslagen naar het regiedossier van het kind/de jongere door: - het veld enkel actieve continuïteit besprekingen uit te vinken EN - te klikken op de naam. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 41 van 55

42 3. Klik op de rubriek identificatie Het kind/de jongere heeft nog geen regiedossier in INSISTO, je kan personen toevoegen. Ga naar punt Je hebt bent CPA (contactpersoon-aanmelder) van het kind/de jongere waarvoor je in INSISTO een cliëntoverleg wil aanvragen. In de rechterkolom, via de scrollbar, zie je wie er al betrokken is in het regiedossier van het kind/de jongere (indien deze kolom leeg is, is er geen actief regiedossier). Je kan personen die toevoegen die ook uitgenodigd moeten worden op het overleg (zie punt 4) 3.3 Je bent geen CPA en hebt geen link met het regiedossier van het kind/de jongere in INSISTO of het betreft een regiedossier van een andere regio: er verschijnt de melding U hebt geen toegang tot het dossier, hierdoor kan je zelf geen betrokkenen toevoegen aan het dossier. Mis je een persoon in de lijst van genodigden, neem dan contact op met een continuïteitsmedewerker van jouw regio To do: neem contact op met het team Continuïteit van de Afdeling Continuïteit en Toegang van uw regio. Het team Continuïteit kan in overleg met jou de personen toevoegen. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 42 van 55

43 De persoon/personen die je in overleg met de cliënt/het cliëntsysteem wenst te betrekken in het bemiddelingsproces, maar die niet in deze lijst staan, moet je toevoegen. Let op! Als er personen uit deze kolom niet moeten worden betrokken bij het bemiddelingsproces, mag je ze NIET verwijderen je kan deze personen in een latere fase uitvinken. 4. Klik op de knop + toevoegen. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 43 van 55

44 5. De Pop-up toevoegen betrokkene verschijnt. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 44 van 55

45 Kies het type van betrokkene + klik op bevestigen. In de volgende pop-up vul je de identificatiegegevens in. Let op! Gezinsbetrokkene Andere betrokkene Vertrouwenspersoon Let op! Hulpverlener - Gegevens correct invullen. telefoonnummer -adres postadres Deze gegevens worden gebruikt om de personen te contacteren. - Het aanvinken van wettelijk vertegenwoordiger en ontvanger van documenten heeft een impact voor het hele - Indien de hulpverlener gekend is in INSISTO worden de contactgegevens automatisch opgeladen. - Indien de hulpverlener niet gekend is in INSISTO: voer de gegevens correct in. telefoonnummer -adres postadres RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 45 van 55

46 regiedossier: alle communicatie (brieven, uitnodiging, overeenkomst) zal ook naar hen gestuurd worden. Hoeft de wettelijk vertegenwoordiger niet alle documenten van de bemiddeling te ontvangen: vink hem dan uit. Deze gegevens worden gebruikt om de personen te contacteren. Let op! Klik telkens op bewaren nadat alle informatie per persoon werd ingevuld. Wens je meerdere personen toe te voegen, dan herhaal je bovenstaande stappen STAP 4 AANVULLEN VAN DE AANVRAAG BEMIDDELING 1. Ga via het regiedossier van het kind/de jongere naar de rubriek trajectinformatie. 2. Klik op het potloodje in de lijn van de bemiddeling die je verder wil aanvullen. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 46 van 55

47 3. In de pop-up bespreking in ontwerp vul je een aantal velden in (zie onder printscreen). RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 47 van 55

48 Veld Omschrijving Actie aanvrager bij aanvullen aanvraag Typebespreking Er moet staan CONbemiddeling. Dit wordt reeds eerder door jou ingevoerd. Neen. Extra Datum gesprek De bemiddelaar voert de datum + begin uur van een face-to-face gesprek of een gelijkwaardig telefoongesprek in. Neen. Eind Locatie De bemiddelaar voert het eind uur van een face tot face gesprek of gelijkwaardig telefoongesprek in. De bemiddelaar voert de plaats van een face-to-face Neen. Neen. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 48 van 55

49 Aanvrager Bemiddelaar gesprek of gelijkwaardig telefoongesprek in. Naam van de aanvrager staat hier vermeld. Wordt ingevuld door het team Continuïteit. Referentienummer Dit nummer wordt automatisch vanuit INSISTO toegekend aan de aanvraag. Genodigden Externe deskundigen Situatieschets Opmerkingen Bijlagen Overzicht van wie betrokken is in het conflict/met wie er moet worden bemiddeld. Dit is niet van toepassing bij bemiddeling in de jeugdhulp. Je ziet ook hier de naam de naam van de bemiddelaar staan. invullen en geven van info bij: - wie heeft er met wie een conflict? - waar gaat het conflict over? Je schetst hier dus een beeld van de situatie waarvoor een bemiddeling wordt aangevraagd. De bemiddelaar voert eventuele bijkomende info in na afstemming met de betrokken partijen. Dit heeft betrekking op de bemiddelingsovereenkomst, die na afronden bemiddelingsproces door de bemiddelaar kan worden opgeladen als de bemiddeling resulteerde in een overeenkomst. Neen Neen Neen Ja. Via de dropdownlijst aanklikken met wie er moet worden bemiddeld/ wie er betrokken partij is in het conflict. Neen. Ja. Noteren van info bij de richtvragen. Neen. Neen. Dit is het nummer dat je terugvindt in het mailverkeer. Personen in de dropdownlijst die niet moeten worden betrokken, klik je NIET aan. Je kunt het veld groter maken door te klikken op ( ). Na het invoeren van de gegevens, klik je op bevestigen. Let op! Neem enkel need-toknow informatie op in dit veld. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 49 van 55

50 Resultaat Overeenkomst opgemaakt De bemiddelaar duidt na afronden bemiddelingsproces de optie aan die van toepassing is op de aanvraag. Indien er een bemiddelingsovereenkomst werd opgemaakt duidt de bemiddelaar dit aan. Neen. Neen STAP 5 INDIENEN VAN DE AANVRAAG BEMIDDELING 1. Na het invullen/aanvullen van de velden genodigden en situatieschets klik je op de knop indienen. 2. In de pop-up bespreking indienen klik op je op bevestigen. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 50 van 55

51 3. De aanvraag is ingediend. Het team Continuïteit van je regio wordt hiervan via automatische mail verwittigd en volgt de aanvraag verder op. 4. Opvolgen van de aanvraag kan via mijn berichten waar je de status van alle aanvragen, door jou ingediend, kunt raadplegen. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 51 van 55

52 Ter info: Overzicht van de verschillende statusmogelijkheden: in ontwerp: de aanvraag dient verder afgewerkt/aangevuld te worden door de aanvrager in aanvraag: de aanvraag werd door de aanvrager ingediend en wacht op goedkeuring goedgekeurd: de aanvraag werd goedgekeurd door team Continuïteit afgesloten: de aanvraag werd door de bemiddelaar afgesloten (na afronden bemiddelingsproces + eventueel opladen bemiddelingsovereenkomst). Overzicht van de afgesloten aanvragen en aanvragen in ontwerp: vink bij enkel actieve continuïteit besprekingen het vinkje uit. RAPPORT COB in INSISTO handleiding hulpverleners versie juli 2018 pagina 52 van 55