Onderzoek intern toezicht in het Voortgezet Onderwijs Onderzoek naar de stand van zaken, de toegevoegde waarde en mogelijke vernieuwingen

Transcriptie

1 Onderzek intern tezicht in het Vrtgezet Onderwijs Onderzek naar de stand van zaken, de tegevegde waarde en mgelijke vernieuwingen Bijlage 4: Vragenlijst functineren RvT/intern tezicht in het VO De vragenlijst bestaat uit een intrductie en 9 hfdnderwerpen 1. Intrductie 2. Achtergrnd instelling en tezichthuder/bestuurder 3. Omvang en samenstelling RvT 4. Werving/selectie/beneming leden RvT 5. Tezichtvisie 6. Inrichting en werkwijze RvT 7. Overleg/mgang bestuur en RvT 8. Omgang met stakehlders 9. Verdere prfessinalisering RvT 10. Evaluatie eigen functineren RvT en verantwrding Vr vragen/pmerkingen kunt u cntact pnemen met c.vander.klster@vu.nl

2 2. Achtergrnd instelling en tezichthuder/bestuurder Q1. Bent u bestuurder f tezichthuder? Bestuurder Tezichthuder Overige Q2. Uw nderwijsinstelling is een Stichting Vereniging Overige Q3. Wat is het bestuursmdel in uw rganisatie? Het CvB/RvT-mdel Het algemeen bestuur/directie-mdel Overige Q4. Heveel leden heeft het CvB (dagelijks bestuur f schlleiding)? f meer Q5. Heveel schlen vallen nder het bestuur? >20 Q6. Heveel medewerkers (fte) zijn er werkzaam in de rganisatie? < >500 Q7. Heveel leerlingen heeft uw rganisatie? < >9.000 Q8. Wat is de naam van uw instelling? (desgewenst kunt u deze vraag verslaan) Q9. Wat is het bestuursnummer van uw nderwijsinstelling? (desgewenst kunt u deze vraag verslaan) Q10. Wat is uw geslacht? Man Vruw Overig 2 / 17

3 Q11. Wat is uw leeftijd in jaren? Q12. Heveel jaren werkt u in uw huidige functie? Q13. He zu u de financiële situatie van uw rganisatie mschrijven? (desgewenst kunt u deze vraag verslaan) Zrgwekkend Matig Vldende Ged Uitstekend Overige (geen een telichting) 3. Omvang en samenstelling RvT Q14. Heveel leden heeft de RvT frmeel (vlgens statuten/reglementen) < 5 leden >7 Q15. Heveel leden heeft de RvT feitelijk? < >7 Q16. Heveel vacatures heeft de RvT mmenteel? 0 1 Q17. Heveel vruwen zitten er in de RvT Geen >3 Q18. Heveel uders van leerlingen zitten er in de RvT? Geen >3 3 / 17

4 Q19. Heveel leden met een migratieachtergrnd zitten er in uw RvT? Geen >3 Overige (geen een telichting) Q20. Heveel leden heeft de RvT per leeftijdscategrie? <35 jaar jaar 51 t/m 65 jaar >65 jaar Q21. In welke mate zijn deze deskundigheden/achtergrnden aanwezig binnen de RvT? Graag per deskundigheid antwrden. Algemeen bestuurlijk Bedrijfsleven Financieel HR/P&O ICT Juridisch/arbeidsrecht Onderwijs Openbaar bestuur/verheid Organisatiekunde Plitiek Vastged/huisvesting Overige (geen een telichting) Q22. Welke vaardigheden zijn in welke mate aanwezig in de RvT? Besluitvrming binnen RvT Cmmunicatie naar buiten Cntacten met stakehlders Leiderschap van vrzitter RvT Onderlinge taakverdeling Overleg met bestuur Teamvrming Overige Overige (geen een telichting) Q23. Welke mgelijke verbeteringen in de mvang/samenstelling van uw RvT ziet u? 4 / 17

5 4. Werving/selectie/beneming leden RvT Q24. Is er een prfielschets aanwezig vr De leden van de RvT De vrzitter van de RvT De hele RvT Q25. Aan wie heeft de RvT advies gevraagd ver de prfielschets? U kunt deze vraag verslaan wanneer er GEEN prfielschets is. Er zijn meerdere antwrden mgelijk. Niemand Het bestuur De medezeggenschapsraad Extern Overige Overige (geen een telichting) Q26. He vaak wrdt de prfielschets geactualiseerd? U kunt deze vraag verslaan wanneer er GEEN prfielschets is Vrijwel nit Een keer per zittingsperide Eenmaal per 2 a 3 jaar Jaarlijks Meerdere keren per jaar Q27. Is de prfielschets penbaar? U kunt deze vraag verslaan wanneer er GEEN prfielschets is. Er zijn meerdere antwrden mgelijk. Nee Ja, in het jaarverslag Ja, p de website Opvraagbaar bij het secretariaat Overige Overige (geen een telichting) Q28. He wrden leden vr de RvT vrnamelijk gewrven? Via... Er zijn meer antwrden mgelijk. Het eigen netwerk Het netwerk van de bestuurder De medezeggenschap De website van de rganisatie Advertenties Een extern bureau Overige 5 / 17

6 Q29. Het vinden van geschikte kandidaten vr de RvT is U kunt het rndje bewegen van links naar rechts (0-100). Q30. Dr wie wrden leden van de RvT benemd? Er zijn meer antwrden mgelijk. De RvT Algemene ledenvergadering Gemeenteraad In samenspraak met de bestuurder Op advies van de (G)MR (vr een f meer vacatures) Op bindende vrdracht van de (G)MR (vr een f meer) Overige In verleg met andere persnen/rganisaties namelijk Q31. He wrden leden herbenemd? Er zijn meer antwrden mgelijk. Autmatische verlenging (tenzij lid zelf wil uittreden) Op basis van een evaluatiegesprek Na advies van de bestuurder Na advies van de medezeggenschap Overige Overige (geen een telichting) Q32. Wat is de maximale zittingstermijn van de leden van de RvT? 2x 3x Overige (geen een telichting) Q33. Is er een rster van aftreden aanwezig? Ja Nee Q34. Welke argumenten wrden gebruikt bij het vaststellen van de hnrering? Er zijn meerdere antwrden mgelijk. Aansprakelijkheid Verantwrdelijkheden Tijdsbesteding Maatschappelijke aanvaardbaarheid Hnrering vergelijkbare tezichthuders Wet nrmering tpinkmens (WNT) Overige Overige (geen een telichting) Q35. Wat is de jaarlijkse hnrering van de Geen f alleen nksten < > Vrzitter Leden Q36. Vraag is vervangen. 6 / 17

7 Q37. Is er binnen de RvT de afgelpen jaren wel eens sprake geweest van belangenverstrengeling van een lid? Nee Ja Z ja, m wat vr srt belangenverstrengeling ging dit? Q38. Wie zijn betrkken bij de jaarlijkse vaststelling van de hnrering? Alleen de RvT De RvT en de bestuurder Overige (geen een telichting) Q39. Als er sprake is geweest van belangenverstrengeling: he is dit pgelst (z nee, dan kunt u deze vraag verslaan) Niet aan de rde gesteld binnen de RvT Na intern verleg lid gebleven Uit eigen beweging teruggetreden Op aandrang van de RvT teruggetreden Overige Overige (geen een telichting) Q40. Heeft de RvT p dit mment een lid dat tegelijkertijd bestuurder is binnen de nderwijssectr VO? Ja, één Ja, meerdere Nee, geen Q41. Welke mgelijke verbeteringen in de werving/selectie/beneming van uw RvT ziet u? 5. Tezichtvisie Q42. Wat is de belangrijkste rl van uw RvT? Orden de rllen van: 1 = meest belangrijk. 4 = minst belangrijk. Werkgeversrl Tezichthudende en cntrlerende rl Adviserende en klankbrdrl Netwerkrl Tezichtsdilemma s Vr de nderstaande tezichtdilemma's wrdt eerst naar de huidige situatie gevraagd en vervlgens naar de gewenste situatie (nb. er is geen ged f minder ged). Na de dilemma's vr de huidige en na de dilemma's vr de gewenste situatie kunt u desgewenst een telichting geven p uw antwrden. 7 / 17

8 Q He typeert u het huidige functineren van de RvT? (p een schaal van 0-100) Q51. Optineel: telichting p de keuzes vr de huidige situatie Q59. Optineel: telichting p de keuzes vr de gewenste situatie Q He typeert u het gewenste functineren van de RvT? (p een schaal van 0-100) Van scre 0 Tt scre 100 (Pr)actieve pstelling Reactieve pstelling/reagerend Inhudelijk betrkken bij beleid Cntrlerend f tetsend achteraf Intern gericht Extern gericht Dichtbij de rganisatie Op afstand van de rganisatie Lyaal aan de bestuurder Kritische tegenspraak rganiseren Zelf actief p zek naar infrmatie Alleen geïnfrmeerd dr de bestuurder Veel tegevegde waarde Weinig tegevegde waarde Zichtbaar en aanspreekbaar vr anderen Tamelijk geïsleerd functinerend Q60. In heverre functineert de RvT als verbinding tussen de interne rganisatie en de externe stakehlders/samenleving Q61. In heverre richt de RvT zich p nderstaande belangen? Eigen bestuurder Schlleiding/directie Dcenten Leerlingen Ouders MR Externe accuntant Externe adviseurs Andere externen Q62. In heverre wint de RvT zelf actief infrmatie in bij... (huidige situatie)? Eigen bestuurder Schlleiding/directie Interne cntrller Dcenten Leerlingen Ouders MR Externe accuntant Externe adviseurs Andere externen 8 / 17

9 Q63. In heverre wint de RvT zelf actief infrmatie in bij... (gewenste situatie)? Eigen bestuurder Schlleiding/directie Interne cntrller Dcenten Leerlingen Ouders MR Externe accuntant Externe adviseurs Andere externen Q64. Is deze infrmatievrziening vastgelegd in een apart infrmatieprtcl? Ja Nee Q65. He vaak staan de vlgende nderwerpen p de agenda? Strategisch beleid Financiële ntwikkeling Risicbeheersing Onderwijskwaliteit/prestaties Kwaliteit/prestaties van het bestuur Organisatientwikkeling Persneelsbeleid/HRM Marketing/cmmunicatiebeleid Omgang van bestuur met stakehlders Q66. In heverre kiest de RvT in de huidige situatie vr een vregtijdige inhudelijke rl bij de beleidsntwikkeling? 1 = zeer vreg. 2 = vreg. 3 = gemiddeld. 4 = laat. 5 = zeer laat. Q67. Heeft de RvT de tezichtvisie vastgelegd? Ja Nee Q68. Waar zit de tegevegde waarde van de RvT vral? De preventieve rl (het vrkómen van prblemen) De crrigerende rl (eventueel ingrijpen) De inhudelijke klankbrdrl (het sparren) De netwerkrl (cntacten, verbindingen leggen) Q69. Welke mgelijke verbeteringen in de tezichtvisie van uw RvT ziet u? 9 / 17

10 6. Inrichting en werkwijze RvT Q70. Heeft de RvT een eigen reglement? Ja Nee Q71. Wanneer het reglement penbaar is, he is het reglement penbaar gemaakt? (indien afwezig, anders kunt u deze vraag verslaan). Er zijn meerdere antwrden mgelijk. Jaarverslag Website Opvraagbaar Niet penbaar Q72. Welke cmmissies heeft de RvT? Er zijn meerdere antwrden mgelijk. Financiële auditcmmissie Remuneratiecmmissie Selectie/benemingscmmissie Onderwijs/kwaliteitscmmissie Identiteitscmmissie Geen Overige Overige (geen een telichting) Q73. He vaak vergadert de RvT jaarlijks met het bestuur? <= 4 keer per jaar 5 6 keer per jaar 7 9 keer per jaar 9 keer per jaar Q74. Dr wie wrden de vergaderingen van de RvT met het bestuur vrbereid (inclusief agendering)? De RvT-vrzitter Het bestuur Het vrzittersverleg bestuur en RvT De hele RvT Overige Overige (geen een telichting) Q75. Heeft de RvT vrverleg znder de bestuurder erbij? Ja Nee Q76. He vaak vergadert de RvT znder het bestuur? Minder dan jaarlijks Jaarlijks één aparte vergadering Jaarlijks meerdere aparte vergaderingen Niet 10 / 17

11 Q77. Heeft de RvT ambtelijke ndersteuning? Ja, via het bestuurssecretariaat Ja, via eigen ambtelijke ndersteuning RvT Nee Overige Overige (geen een telichting) Q78. Zijn er naast frmele vergaderingen k aparte inhudelijke bijeenkmsten? Er zijn meerdere antwrden mgelijk. Sms (vr het bespreken van een belangrijk thema) Regelmatig Regelmatig in aanwezigheid van interne/externe deskundigen Jaarlijkse strategie/heisessie met het bestuur Geen Overige Overige (geen een telichting) Q79. Zijn er aparte cntacten tussen de vrzitter van de RvT en de bestuursvrzitter? Alleen bij vrbereiding van vergaderingen Regelmatig ter afstemming Regelmatig telefnisch Geen Overige Q80. Heeft de RvT een tezichtkader met expliciete delen en indicatren vr het eigen tezicht? Ja Nee Q81. Wat is de reguliere tijdsbesteding vr een RvT-lid in dagen per jaar? < 5 dagen 5 10 dagen > 10 dagen Q82. Wat is de reguliere tijdsbesteding vr de RvT-vrzitter in dagen per jaar? < dagen > 20 dagen Q83. Welke mgelijke verbeteringen in de inrichting/werkwijze ziet u? 11 / 17

12 7. Overleg/mgang bestuur en RvT Q84. Op welke wijze is de RvT ver het algemeen betrkken bij het beleid? Alleen tetsen / cntrleren p afstand Regelmatig inhudelijke adviezen geven Meestal vanaf het begin inhudelijk betrkken Overige (geen een telichting) Q85. Heeft de RvT criteria vr nevenfuncties van de bestuurder(s) vastgelegd in een reglement? Ja Nee Q86. Op welke wijze berdeelt de RvT het functineren van de bestuurder (de werkgeversrl)? Er zijn meerdere antwrden mgelijk. In een jaarlijks functineringsgesprek Op basis van gesprekken met mensen en f rganen binnen de rganisatie Op basis van input van buiten de rganisatie Overige Overige (geen een telichting) Q87. In heverre is in de huidige situatie sprake van...? Vregtijdige betrkkenheid van de RvT bij de beleidsntwikkeling Inhudelijk debat tussen bestuur en RvT Kritische tegenspraak van de RvT Als RvT de bestuurder ndersteunen bij zijn cntacten Als RvT zichtbaar zijn in het externe netwerk Q88. In heverre is in de gewenste situatie sprake van...? Vregtijdige betrkkenheid van de RvT bij de beleidsntwikkeling Inhudelijk debat tussen bestuur en RvT Kritische tegenspraak van de RvT Als RvT de bestuurder ndersteunen bij zijn cntacten Als RvT zichtbaar zijn in het externe netwerk Q89. Wat is de mgelijke meerwaarde van vregtijdige betrkkenheid van de RvT? Ruimte vr verkenning/visientwikkeling Tt een gezamenlijk referentiekader kmen Bredere riëntatie/verdieping Benutten stakehlderrelaties Tenemend nderling vertruwen Creëren draagvlak vr beleid Overige (geen een telichting) 12 / 17

13 Q90. In welke mate wrden de vlgende acties en f interventies dr de RvT ingezet? Agendering bepaald nderwerp dr de RvT Opvragen extra infrmatie van de bestuurder Cntra-expertise laten den dr een extern deskundige Schrsen van de vergadering Uitstellen RvT-rdeel Blkkeren bestuursbesluit Overige (geen een telichting) Q91. He vaak zijn bestuursvrnemens de afgelpen 4 jaar gecrrigeerd f bijgesteld dr de pstelling en f inbreng van de RvT? Q92. He (vaak) evalueert de RvT samen met het bestuur de nderlinge samenwerking? Er zijn meerdere antwrden mgelijk. Minder dan een keer per jaar tijdens de reguliere vergadering Minder dan een keer per jaar tijdens een aparte vergadering Een keer per jaar tijdens de reguliere vergadering Een keer per jaar tijdens een aparte vergadering Meerdere keren per jaar tijdens de reguliere vergadering Meerdere keren per jaar tijdens een aparte vergadering Nit Overige (geen een telichting) Q93. Welke mgelijke verbeteringen in het verleg en de mgang tussen bestuur/rvt ziet u? 13 / 17

14 8. Overleg/mgang bestuur en RvT Q94. He cmmuniceert de nderwijsinstelling met stakehlders? Via... De website De schlgids Het jaarverslag Nieuwsbrieven Bijeenkmsten Overige (geen een telichting) Q95. In heverre vert de bestuurder pr actief een dialg met...? Vral... Schlleiders/directeuren Dcenten Leerlingen Ouders MR Cllega-besturen Gemeenten/wethuders VO-Raad Inspectie Overige Overige (geen een telichting) Q96. In welke mate hudt de RvT tezicht p het stakehlderbeleid van het bestuur? Q97. He hudt de RvT tezicht p het stakehlderbeleid van de bestuurder? Via...Er zijn meerdere antwrden mgelijk. Het gesprek daarver met de bestuurder Het aanwezig zijn bij bepaalde vergaderingen Het bijwnen van infrmele bijeenkmsten Eigen cntacten met stakehlders Overige Overige (geen een telichting) 14 / 17

15 Q98. In heverre heeft de RvT, buiten aanwezigheid van de bestuurder, cntacten met...? Antwrden: Vaak. Sms. Niet Schlleiders/directeuren Interne cntrller Dcenten Leerlingen Ouders MR Externe accuntant Gemeenten/wethuders Inspectie Overige Overige (geen een telichting) Q99. Heeft de RvT zicht p wat er leeft binnen de rganisatie? Q100. Welke mgelijke verbeteringen in de mgang met stakehlders ziet u? 9. Verdere prfessinalisering RvT Q101. He werkt de RvT aan verdere schling en prfessinalisering? Er zijn meerdere antwrden mgelijk. Intrductieprgramma vr nieuwe leden Opleidingen/studiedagen/wrkshps vr individuele leden Bijwnen activiteiten VO-Raad/VTOI Gezamenlijke interne studiebijeenkmsten als RvT Gezamenlijke externe pleiding (Ng) niet Overige Overige (geen een telichting) Q102. Op welke gebieden heeft de RvT vral schling ndig? Algemeen bestuurlijk Financieel Juridisch Organisatiekunde Onderwijskwaliteit Persneelsbeleid/HRM Vastged, ICT Overige (geen een telichting) 15 / 17

16 Q103. Heeft de RvT een eigen budget vr kennisntwikkeling? Ja Nee Overige (geen een telichting) Q104. Welke mgelijke verbeteringen in de prfessinalisering ziet u? 10. Evaluatie eigen functineren RvT en verantwrding Q105. Op welke wijze evalueert de RvT haar eigen functineren intern? Tijdens een reguliere vergadering met bestuurder Tijdens een reguliere vergadering znder bestuurder In een aparte bijeenkmst met de bestuurder In een aparte bijeenkmst znder bestuurder Niet (tt nu te) Overige Overige (geen een telichting) Q106. He vaak evalueert de RvT zijn eigen functineren intern? Jaarlijks Eens per 2 f 3 jaar Eens per 4 jaar Minder dan eens per 4 jaar (Tt nu te) niet Q107. He vaak evalueert de RvT nder externe begeleiding? Jaarlijks Eens per 2 f 3 jaar Eens per 4 jaar Minder dan eens per 4 jaar (Tt nu te) niet Q108. Welke infrmatie wrdt gebruikt bij de evaluatie? Er zijn meerdere antwrden mgelijk. Mndelinge inbreng van de bestuurder Schriftelijke inbreng van de bestuurder Inbreng vanuit de rganisatie Inbreng vanuit verschillende geledingen van de rganisatie Inbreng vanuit de MR Inbreng vanuit externe stakehlders Geen (inbreng vanuit andere stakehlders dan de RvT zelf) Overige, geen een telichting 16 / 17

17 Q109. Wat levert het RvT-werk vral p? Betere kwaliteit bestuursbesluiten Meer maatschappelijk draagvlak vr besluiten Snellere crrecties/interventies indien ndig Kritische tegenspraak vr het bestuur Ondersteuning aan het bestuur Overige Overige (geen een telichting) Q110. Aan wie wrden de resultaten van de evaluatie gerapprteerd?er zijn meerdere antwrden mgelijk. De bestuurder De hele rganisatie De MR Niemand Externe stakehlders zals... Q111. Heeft de RvT een eigen verantwrdingsplicht? Ja Nee Overige Overige, nadere telichting Q112. Wanneer de RvT een eigen verantwrdingsplicht heeft: aan wie? Bestuurder MR Hele rganisatie De samenleving Specifieke externe stakehlders Overige, eventueel aan wie specifiek en he? Q113. Welke mgelijke verbeteringen in de evaluatie van het eigen functineren en verantwrding ziet u? Q114. Zu uw nderwijsinstelling eventueel bereid zijn m betrkken te wrden bij nze casestudies naar mgelijke vernieuwingen (betere practices) in het samenspel tussen RvT en bestuur? (het tweede gedeelte van ns nderzek)het gaat m enkele interviews met direct betrkkenen zals bestuurder, RvT en medezeggenschap en het in kaart brengen van de nderlinge samenwerking. Z ja, zu u ns dan de naam van uw rganisatie willen drgeven (en mail/telefnnummer)? En eventueel het nderwerp waarp uw vrbeeld betrekking heeft. Q115. Heeft u verige pmerkingen en f zijn er (betere) practices die we meten bekijken? Z ja, welke en eventueel waarm? 17 / 17