Alleen ter besluitvorming door het College. Collegevoorstel Openbaar. Onderwerp Projectplan Regionalisering ICT-Rijk van Nijmegen

Transcriptie

1 Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Projectplan Regionalisering ICT-Rijk van Nijmegen Programma / Programmanummer Facilitaire Diensten / 1043 BW-nummer Portefeuillehouder B. Jeene Samenvatting In 2011 is het initiatief genomen om tot een samenwerking op ICT gebied in de regio Nijmegen te komen. Dat initiatief is gevolgd door een bestuurlijk besluit om een business case op te stellen. In de zomer van 2012 is de business case voor de regionale samenwerking op ICT gebied door alle colleges vastgesteld. Het nu voorliggende projectplan is de volgende stap. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. IA00, Ton van Gemert, 3362 Datum ambtelijk voorstel 24 januari 2013 Registratienummer Ter besluitvorming door het college 1. Vaststellen van het projectplan versie 1, Regionalisering ICT Rijk van Nijmegen. Paraaf akkoord Datum Leidinggevende Programmamanager P. Kluver Programmadirecteur I. Hol Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 19 februari 2013 nummer: 3.23 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris Portefeuillehouder CV Projectplan Bedrijfsplan ICTRvN[1].docx

2 Collegevoorstel 1 Probleemstelling In 2011 is het initiatief genomen om tot een samenwerking op ICT gebied in de regio Nijmegen te komen. Dat initiatief is gevolgd door een bestuurlijk besluit om een business case op te stellen. In de zomer van 2012 is de business case voor de regionale samenwerking op ICT gebied door alle colleges vastgesteld. Het nu voorliggende projectplan is de volgende stap. Het projectplan is besproken in de vergadering van de gemeentesecretarissen op 20 december Zij konden er mee instemmen en adviseerden het voor vaststelling aan de colleges voor te leggen. 2 Juridische aspecten Er zijn geen juridische aspecten verbonden aan dit voorstel. 3 Doelstelling De doelgroep is het samenwerkingsverband van gemeenten in de regio Nijmegen en het beoogde effect is het verlenen van een eenduidige opdracht aan de projectgroep om een bedrijfsplan op te leveren op basis waarvan tot invoering van één gezamenlijke ICTorganisatie wordt besloten. 4 Argumenten De intentie om deel te nemen aan het project is al eerder door de gemeenten vastgesteld (juni 2011). Voorkomen moet worden dat er op enig moment een kant en klaar product wordt opgeleverd dat bij de gemeenten tot veel discussie leidt. Het is dan ook een bewuste keuze om met dit projectplan een duidelijke opdracht te verstrekken en daarna via tussenrapportages en deelbesluiten het commitment van de deelnemende gemeenten vast te houden. Reeds genomen besluiten: Juni 2011 Intentieverklaring voor regionale ICT-samenwerking; September 2012 Vaststelling Business Case en opdrachtverstrekking vervolgstap opstellen Bedrijfsplan ICT-Rijk van Nijmegen. 5 Klimaat Niet van toepassing. 6 Financiën Het projectteam werkt binnen de financiële kaders zoals die in de eerder vastgestelde business case zijn geaccordeerd. In vervolgversies van het projectplan waarin een gedetailleerde planning wordt opgenomen zal ook een financieel overzicht worden gegeven. 7 Communicatie Naar aanleiding van dit besluit informeren de gemeentesecretarissen hun MT s, OR n en de betrokken afdelingen. De projectleiding stelt een communicatieplan op voor het gehele traject. 8 Uitvoering en evaluatie De gevormde projectgroep gaat aan de slag en de oplevering van de eerste versie van het bedrijfsplan is voorzien medio juni 2013.

3 Collegevoorstel Vervolgvel 2 9 Risico Het komende half jaar kent het project een krap tijdschema om het bedrijfsplan op te leveren. Dit vraagt van alle deelnemende gemeentelijke organisaties tijdig de gevraagde bijdragen te leveren. Bijlage(n): Projectplan Regionalisering ICT Rijk van Nijmegen

4 Projectplan Regionalisering ICT Rijk van Nijmegen ICT-samenwerking tussen de gemeenten Beuningen, Druten, Heumen, Groesbeek, Ubbergen, Millingen aan de Rijn, Mook en Middelaar, Nijmegen, Wijchen Gemeente Nijmegen/Thorbecke, november 2012 Versie 1

5 Vooraf Dit projectplan beschrijft als Plan van Aanpak het project om te komen tot een Bedrijfsplan voor de ICT-samenwerking van de gemeenten in het Rijk van Nijmegen. De door de gemeenten opgestelde business case is daarvoor de basis. In de voorbereiding op het maken van dit plan is contact gezocht met de meest direct betrokkenen van de gemeenten: alle operationele ICT- en I&A-medewerkers. In die gesprekken zijn de beelden die bestaan over de samenwerking, over de verwachtingen en over de zorgen die er leven uitgewisseld. Tevens is met hen gesproken over de inzet die zij verwachten en die zij willen leveren en/of hoe zij geïnformeerd willen worden. De gesprekken zijn als input gebruikt in dit projectplan. Leeswijzer In het 1 e hoofdstuk is weergegeven waarom het project start en wat het doel van het project is. Er is vermeld wat met behulp van dit plan van aanpak gerealiseerd zal worden. Daarbij is een zo scherp mogelijke begrenzing aan het project gegeven door aan te geven wat wel en wat niet gerealiseerd gaat worden. In de vorm van een voorlopige inhoudsopgave wordt het eerste projectresultaat benoemd: per 1 juli 2013 de oplevering van het Bedrijfsplan voor de regionalisering van de ICT in het Rijk van Nijmegen. Het 2 e hoofdstuk gaat in op de manier waarop het project ingericht wordt, het hoe. De projectstructuur is ingevuld. In dit hoofdstuk is ook een voorstel opgenomen over wie in eerste instantie betrokken zijn bij het project en een eerste voorstel over de verdeling over (werk)groepen is gegeven. Naast de projectstructuur is ook aangegeven wat de manier van werken zal zijn en dat levert het tweede projectdoel: zoveel mogelijk betrokkenheid en draagvlak. Het 3 e hoofdstuk beschrijft wanneer het project plaatsvindt. In dit plan van aanpak is nog slechts een globale planning gegeven. Zodra het project van start gaat, kan die planning verder ingevuld worden. Hoofdstuk 4, Financiën, beschrijft de financiële kant van dit project en een aantal bijlagen sluiten het document af. Vooraf 13 december

6 Inhoudsopgave Vooraf Het project Dit projectplan Projectdoel Inhoudelijke begrenzing ICT Inhoudelijke onderwerpen Andere onderwerpen Afbakening Inhoud van het op te leveren Bedrijfsplan Realisatie Randvoorwaarden Strategie Risicoanalyse Projectorganisatie Structuur Opdrachtgever Opdrachtnemer Stuurgroep Projectleiding, -management Projectgroep Werkgroepen Regio-overleg ICT Taakverdeling en manier van werken Taakverdeling Wijze van werken Verantwoordelijkheid en zorg Project versus lijn december

7 2.2.5 Communicatie Bemensing Activiteiten en tijdplan Planning en de bijeenkomsten Opdeling van het project Activiteitenlijst Stand van zaken Financiën Bijlagen Monitoring van de projectvoortgang Voorbeelden van grafische overzichten als rapportagemiddel De planning december

8 1 Het project Door de gemeenten in het Rijk van Nijmegen (de gemeenten Beuningen, Druten, Heumen, Groesbeek, Ubbergen, Millingen aan de Rijn, Mook en Middelaar, Nijmegen en Wijchen) is een onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden van samenwerking op het gebied van ICT. In het onderzoek is een business-case opgesteld waarin de samenwerking globaal is uitgewerkt. De business-case gaat over het brede terrein van Informatie- en Communicatietechnologie (ICT), van infrastructuur tot gegevensbeheer en informatiebeleid. Voor de realisatie ervan is een fasering aangebracht, waarin hardware (ICT-infrastructuur), de generieke applicaties, procesapplicaties en processen en tot slot beleid zijn onderscheiden. De eerste focus in de business-case ligt op de harde ICT-infrastructuur (inclusief telefonie) en op enkele generieke applicaties (w.o. kantoorautomatisering). Inmiddels hebben de colleges van de betrokken gemeenten ingestemd met de business-case en is de volgende stap ingezet: het opstellen van een inrichtings- of Bedrijfsplan waarmee de ICT-samenwerking volledig beschreven wordt. Onderdelen daarin zijn de juridische basis, de organisatorische inbedding, het functie- en personeelsplan, het financieel model voor administratie en rapportage, de diverse samenwerkingsrollen ( waaronder gezamenlijk opdrachtgeverschap) en de voorbereiding op de operationele startsituatie. Dit projectplan beschrijft het project om te komen tot het genoemde Bedrijfsplan. 1.1 Dit projectplan Het projectplan wordt gebruikt als centraal beheersdocument van het project. Door middel van dit document worden de activiteiten die in het kader van het project uitgevoerd worden, gestart en bijgestuurd om daarmee tot het gewenste eindresultaat te komen. Het is vooral, na de overeenstemming, een communicatiedocument met als twee belangrijkste doelgroepen de opdrachtgever en de deelnemers aan het project. Voor de opdrachtgever is het projectplan een weergave van de stand van zaken op dat moment, voor de deelnemers is het een referentiedocument waarnaar op elk moment van het project verwezen kan worden. Deze twee eisen zijn echter tegenstrijdig: om te voorzien in de behoefte van de deelnemers is een voortdurende actualisering nodig; de opdrachtgever erkent echter alleen een versie die hij zelf geaccordeerd heeft. Om deze tegenstrijdigheid op te lossen, zal op gezette momenten een geactualiseerd projectplan ter accordering worden opgeleverd aan de opdrachtgever. De status van het projectplan Deze versie van het projectplan, versie 1, beschrijft de stand van zaken per november Opdrachtgever Opdrachtnemer De gemeentesecretarissen van de genoemde gemeenten in het Rijk van Nijmegen, vertegenwoordigd door de gemeentesecretaris van Gemeente Beuningen, mevrouw Dyanne Kocken en de gemeentesecretaris van Gemeente Groesbeek, de heer Wiljan Looijen. De heer Anton van Gemert, Hoofd InformatieManagement & Automatisering Gemeente Nijmegen Het project 13 december

9 Projectleider De heer Henk de Groot, Thorbecke Datum november 2012 Versie 1: eerste versie voor de stuurgroep ter bespreking op Akkoord Opdrachtgever Opdrachtnemer 1.2 Projectdoel Het projectdoel is een Bedrijfsplan voor een regionale ICT-samenwerking die de deelnemende gemeenten ondersteunt bij (alle) I&A-aspecten van de toekomstige ontwikkelingen, gericht op de optimalisatie van de 3K s (kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid). Het bedrijfsplan is medio 2013 gereed, inclusief draagvlak en (gestarte) besluitvorming. Het Bedrijfsplan beschrijft de samenwerking en bevat de wijze waarop die samenwerking gerealiseerd wordt. Het Bedrijfsplan kan, naast een blauwdruk voor de samenwerking, ook gezien worden als een handleiding voor de implementatie. 1.3 Inhoudelijke begrenzing ICT Het op te leveren Bedrijfsplan beschrijft de samenwerking van de deelnemende gemeenten op het gebied van I&A. Zoals gezegd ligt de focus in eerste instantie op het realiseren van een samenwerking op het gebied van de ICT-infrastructuur. Daarin zullen de bij de ICT betrokken medewerkers van de deelnemende gemeenten vanuit één organisatie aangestuurd worden en zal het beheer van de automatiseringsonderdelen (of de ICT-infrastructuur, de hardware) gezamenlijk uitgevoerd gaan worden. Dit per 1 januari Zaken als het gezamenlijk beheer en gebruik van de procesapplicaties en het opstellen van een gezamenlijk I-beleid zijn nog niet onderdeel van die samenwerking per 1 januari 2014, maar als stip op de horizon zullen zij wel meegenomen zijn in het Bedrijfsplan. Voor technici: In termen van het OSI-model zal de samenwerking zich bij aanvang richten op de eerste vier lagen: de fysieke laag, de datalink-laag, de netwerklaag en de transportlaag. De volgende OSI-lagen die te maken hebben met applicaties, de werking en het gebruik ervan, Het project 13 december

10 alsmede het informatiebeleid behoren in de samenwerking tot een volgende fase. Die fase wordt wel degelijk in het achterhoofd gehouden bij het opstellen van het Bedrijfsplan Inhoudelijke onderwerpen In het Bedrijfsplan zullen alle inhoudelijke onderwerpen, inclusief een concrete realisatieplanning (actie, tijdvak en doorlooptijd, aantal dagen, uitvoerder en verantwoordelijke), beschreven worden. Zoveel mogelijk zullen keuzen voor inrichting in het Bedrijfsplan opgenomen zijn. Dat betekent dat, tijdens het project om te komen tot dat Bedrijfsplan, de discussie over de inhoudelijke onderdelen gevoerd zal worden. Het betrekken van de medewerkers van alle deelnemende gemeenten bij het zoeken naar de inrichtingen, is een belangrijke randvoorwaarde voor het draagvlak en daarmee voor de samenwerking. De inhoudelijke onderwerpen worden verdeeld in een drietal thema s die tevens als kapstok voor dit Plan van Aanpak zal fungeren. Organisatie Binnen dit thema wordt beschreven hoe de samenwerking zal zijn ingericht. Het betreft dan de interne structuur en de werkprocessen, maar ook de onderwerpen Personeel (met daarbinnen de beschrijving van alle functies en taken), Financiën en Werkprocessen worden meegenomen. De juridische vorm, de huisvesting en het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap worden eveneens in dit thema besproken. Voor een deel kan en zal gebruik gemaakt worden van de resultaten die het Regionaal Aanjaag Team (RAT) realiseert, de ondersteuning van het Regionaal Team Bedrijfsvoering (RTB) en voor een deel zullen de antwoorden op inrichtingszaken zelf gegeven moeten worden. Diensten en producten In dit thema wordt beschreven welke producten en diensten afgenomen kunnen worden door de deelnemende gemeenten. Er zal sprake zijn van een zogenaamd minimumpakket dat afgenomen moet worden en van een variabel pakket dat afgenomen kan worden. De verwachtingen van de deelnemende gemeenten, hun wensen en eisen en natuurlijk de business-case zijn de basis voor de invulling van dit thema. ICT, de techniek Onder dit thema valt het ontsluiten/koppelen van de ICT-infrastructuren van de deelnemende gemeenten, beheer van de ICT-onderdelen, de hardware en systeemsoftware en de eerste stappen, c.q. voorstellen voor standaardisatie. Het Bedrijfsplan zal een weerslag bevatten van zoveel mogelijk gemaakte keuzen. Het betrekken van de juiste medewerkers daarbij om de keuzen voor te bereiden of te maken, is een belangrijk proces. Een verdere verdeling van de drie inhoudelijke onderwerpen is terug te vinden in paragraaf (Inhoud van het op te leveren Bedrijfsplan) vanaf pagina 8. Het project 13 december

11 1.3.3 Andere onderwerpen Behalve de inhoudelijke onderwerpen bevat dit Plan van Aanpak nog andere onderwerpen. Als per 1 januari 2014 negen gemeenten op ICT-gebied moeten kunnen gaan samenwerken, zal er ook aandacht besteed moeten worden aan het samenwerken op zich, aan teamvorming, aan het delen van visies en inzichten, aan vertrouwen (krijgen) in de collega s en diens oplossingen/meningen en dergelijke. Ook dat is onderdeel van het project om te komen tot een Bedrijfsplan. Voor de manier van werken heeft dit consequenties. In de paragraaf Taakverdeling en manier van werken vanaf pagina 14 wordt daar globaal op ingegaan. Nog voordat de samenwerking formeel van start zal gaan, zijn gemeenten aan het samenwerken en worden problemen gezamenlijk opgelost. Voorbeelden zijn het koppelen van telefonie-netwerken tussen de gemeenten Wijchen en Nijmegen en koppeling van de MUG-infrastructuur met die van Gemeente Nijmegen om gezamenlijk het beheer te voeren. Voor de ICT-samenwerking zijn deze projecten van belang, enerzijds omdat zij nu al bijdragen tot samenwerking tussen gemeenten en medewerkers en anderzijds omdat de leerpunten uit de projecten meegenomen kunnen worden in het Bedrijfsplan Afbakening Wat hierboven in de paragrafen Inhoudelijke onderwerpen en Andere onderwerpen niet is genoemd, behoort niet tot het project. Een voorbeeld daarvan is het daadwerkelijk realiseren van de samenwerking of het realiseren en gebruikmaken van één applicatie voor een bepaald vakgebied en het uitfaseren van betreffende applicaties bij de latende gemeenten. Het project is afgerond als het Bedrijfsplan opgeleverd is aan de stuurgroep Inhoud van het op te leveren Bedrijfsplan Zoals gezegd beschrijft het op te leveren Bedrijfsplan de te realiseren I&A-organisatie. Eveneens zoals gezegd, zal de samenwerking zich eerst richten op het gebruik en beheer van de ICT-componenten en pas later zal de focus op de applicaties en het beleid komen te liggen. Een visie op de laatste twee genoemden is echter wel van belang voor de primaire inrichting van de samenwerking. Een concept-inhoudsopgave van het op te leveren Bedrijfsplan wordt hieronder ter indicatie weergegeven: Samenvatting 1 Inleiding 1.1 Situatie 1.2 Uitgangspunten en randvoorwaarden 1.3 Aanpak 1.4 Samenloop met andere regionale samenwerkingstrajecten 1.5 Leeswijzer 2 Voordelen van de ICT-samenwerking 2.1 Kwetsbaarheid verminderen Het project 13 december

12 2.2 Kwaliteit verbeteren 2.3 Minder (meer)kosten 3 Communicatie 3.1 Communicatieplan 4 Beschrijving van de ICT-samenwerking 4.1 Missie en visie 4.2 Taken van de samenwerking 4.3 Organisatie Structuur Personeel Rechtspositie Formatieplan Functieboek Opleidingsplan Financiën Structurele uitvoeringskosten Achterblijvende kosten Frictie- en desintegratiekosten Kostendeling Financieel risico ('onvoorzien'. mee- of tegenvallende zaken) Aanloopkosten en terugverdientijd Financiële gevolgen voor de deelnemers Begroting Werkprocessen Interne processen en methodieken Externe Werkprocessen en communicatie met de deelnemende gemeenten Kwaliteit Opdrachtgever- en opdrachtnemerschap, regievoeren Accounthouder Achterblijvende taken en verantwoordelijkheden bij de deelnemers Dienstverleningsovereenkomst Dienstverleningsconcept Juridische vorm Bestuurlijke en ambtelijke invloed Beleidsvrijheid Deelname en groei- en dienstafnamestrategie Huisvesting Fysieke plaats van medewerkers Fysieke plaats van hardware en systemen Afname van ondersteunende diensten van de gastgemeente 4.4 Diensten en producten Product- en dienstencatalogus Afname van producten en diensten Minimale en variabele afname Groeimodel Het project 13 december

13 4.4.2 Helpdesk en lokale (gebruikers)ondersteuning (Beheer van) Hardware (Beheer van) Software Databases Patches/Updates/upgrades Kantoorautomatisering en internet Intranet 4.5 ICT, de techniek Infrastructureel Netwerken en domeinen Servers Telefonie Werkplekken Storage Externe koppelingen Gemnet Landelijke voorzieningen Licenties en onderhoudscontracten Hardware (systeem)software en distributie Kantoorautomatisering Beheer Continuïteit 5 Realisatie van de ICT-samenwerking 5.1 Besluitvorming en implementatiestart 5.2 Fasering, activiteiten en op te leveren resultaten Kwaliteit en schoon-over 5.3 Personeel Overgang naar de nieuwe organisatie 5.4 Financiën 5.5 Planning Globale planning Gedetailleerde planning en manier van werken Rapportages 6 Vervolg 6.1 De verdere I&A-samenwerking 6.2 Gezamenlijk beleid op het gebied van de informatievoorziening 6.3 Applicaties, samenvoegen waar en wanneer het kan 6.4 Tijdpad Bijlage: voorbeeld dienstverleningsovereenkomst Bijlage: huidige kosten deelnemende gemeenten Het project 13 december

14 1.3.6 Realisatie De wijze waarop de samenwerking gerealiseerd wordt, is in het uiteindelijke Bedrijfsplan opgenomen in de vorm van een concrete realisatieplanning (actie, tijdvak en doorlooptijd, aantal dagen, uitvoerder en verantwoordelijke). Deze planning zal door de medewerkers opgesteld zijn en kan daarom rekenen op draagvlak. 1.4 Randvoorwaarden Van de volgende randvoorwaarden wordt uitgegaan: Zoveel mogelijk zal gezocht worden naar standaardoplossingen en niet naar maatwerkoplossingen. De focus daarbij is een kwalitatief goed product tegen de scherpste prijs. Systemen, applicaties, werkwijzen en oplossingen die nu binnen gemeenten aanwezig zijn, worden door de samenwerking in eerste instantie overgenomen. Dat wil zeggen dat gemeenten dus niet meteen geconfronteerd worden met gedwongen aanpassingen. Gemeenten zullen op natuurlijke momenten (zoals bij het aflopen van een contract, een noodzakelijke aanpassing, een probleem, een functionele eis) wijzigingen doorvoeren die in lijn zijn met de ontwikkelingen binnen de deelnemende gemeenten. Om de maximale voordelen uit de samenwerking te halen en op een zo breed mogelijk I&A-terrein te kunnen samenwerken, is een gezamenlijk dienstverleningsconcept, een gezamenlijke producten- en dienstencatalogus en een gezamenlijke sturingsfilosofie noodzakelijk. Door onderlinge afstemming en het kiezen voor zo weinig mogelijk varianten is er meer synergie mogelijk (en dus minder couleur locale). Het doel is alle gemeenten uiteindelijk voordeel te laten hebben van de samenwerking. Met andere woorden, uiteindelijk geen nadeel voor één (solidariteitafspraak). De kosten en maatregelen die door gemeenten gemaakt en uitgevoerd worden voorafgaand aan de samenwerking, zijn voor rekening van de betreffende gemeenten. Naast de inzet van de projectleider (gemiddeld 2½ dagen per week) zal inzet van andere medewerkers van de betrokken gemeenten noodzakelijk zijn. Deze medewerkers van de gemeenten leveren materiedeskundigheid en voeren (project)activiteiten uit. Op basis van een opgestelde planning wordt de inzet vastgesteld en zo nodig tijdens het project door de projectleider aangepast. Per maand wordt de geactualiseerde planning besproken tussen opdrachtnemer en de projectleider. Medewerkers worden functioneel aangestuurd door de projectleider, voor zover het de overeengekomen projectwerkzaamheden en tijdsbesteding betreft. Mochten projectleden onverhoopt niet aan hun projectwerkzaamheden toekomen omdat hun lijnfunctie dat niet toelaat, zal de projectleider hier met de opdrachtnemer over spreken en samen met hem oplossingen realiseren. Per kwartaal wordt door de opdrachtnemer gerapporteerd aan de opdrachtgever Zo snel als mogelijk zal een financieel overzicht gemaakt worden (zie hoofdstuk 6) en zal het budget beschikbaar gesteld worden. Door de opdrachtnemer zal zo vaak als nodig is aan de opdrachtgever gerapporteerd worden over de financiële stand van zaken Het project 13 december

15 1.5 Strategie Het project om te komen tot een Bedrijfsplan heeft een doorlooptijd van circa 8 maanden, startend vanaf november In die periode worden de doelstellingen, dat is: het opleveren van een Bedrijfsplan en het creëren van betrokkenheid en draagvlak, gerealiseerd. Indien doelstellingen worden toegevoegd, verwijderd of aangepast, dan verandert de doorlooptijd van het project. Het overleg en de communicatie met betrokkenen (zoals ICT-medewerkers van de deelnemende gemeenten, andere medewerkers van de deelnemende gemeenten, de managementteams en de ondernemingsraden) zal actief gezocht worden. Een planning zal opgesteld worden en gedurende het gehele project zal de planning aangepast worden naar de stand van zaken. Wijzigingen in de planning, en dus in dit document, worden per maand besproken met de opdrachtnemer. 1.6 Risicoanalyse Zo snel mogelijk nadat het project van start is gegaan, wordt een risicoanalyse uitgevoerd. De opdrachtnemer en de projectleider maken een eerste schatting van de risico's. Hier wordt nagegaan welke maatregelen moeten worden genomen om eventuele risico s uit te sluiten of te minimaliseren. Het project 13 december

16 2 Projectorganisatie In dit hoofdstuk wordt de projectorganisatie uitgewerkt. 2.1 Structuur Er worden drie inhoudelijke onderwerpen binnen het project onderscheiden: Organisatie Diensten en projecten Techniek In de projectgroep zijn projectmedewerkers opgenomen die, met of zonder verdere werkgroepen, verder invulling geven aan de inhoudelijke onderwerpen. De projectleider stuurt deze medewerkers aan voor zover het de projectwerkzaamheden betreft. In een op te stellen planning zijn de werkzaamheden opgenomen. De projectleider functioneert in overleg en samen met de opdrachtnemer. De verantwoording over de werkzaamheden en de voortgang wordt gerapporteerd aan de stuurgroep Opdrachtgever Als opdrachtgever fungeert de groep van gemeentesecretarissen van de gemeenten Beuningen, Druten, Heumen, Groesbeek, Ubbergen, Millingen aan de Rijn, Nijmegen, Mook en Middelaar en Wijchen. De groep wordt vertegenwoordigd door de gemeentesecretarissen van de gemeenten Beuningen en Groesbeek Opdrachtnemer Als ambtelijk opdrachtnemer treedt hoofd Informatiemanagement & Automatisering van Gemeente Nijmegen op. Onder zijn verantwoordelijkheid functioneert een operationeel projectleider. Samen vormen zij het projectmanagement voor het opstellen van het Bedrijfsplan Stuurgroep De stuurgroep wordt gevormd door de vertegenwoordiging van de gemeentesecretarissen, de ambtelijk opdrachtnemer en de operationeel projectleider. De stuurgroep komt eens per twee maanden bijeen. Het projectmanagement legt verantwoording af over de voortgang. De richtingen in het project worden afgestemd met de stuurgroep, bij afwijkingen wordt de stuurgroep betrokken en wordt zij gevraagd om keuzen te maken. Een goed projectresultaat is (in) het belang van de leden van de stuurgroep Projectleiding, -management De projectleider overlegt regelmatig met de ambtelijk opdrachtnemer en neemt met hem de stand van zaken door. De projectleider is betrokken bij en verantwoordelijk voor elk van de Projectorganisatie 13 december

17 inhoudelijke onderwerpen van het project. Hij stelt, samen met de projectmedewerkers, de planning per onderdeel op en past die planningen aan, formeert zo nodig (werk)groepen rond de inhoudelijke onderwerpen en zorgt ervoor dat de betrokkenen de acties uitvoeren Projectgroep Voor elk van de inhoudelijke onderwerpen zijn en worden acties benoemd. En bij elk van de acties is in de planning een verantwoordelijke benoemd 1. In het geval er geen verantwoordelijke actiehouder benoemd is, is de projectleider de verantwoordelijke actiehouder. De groep van verantwoordelijken is het directe aanspreekpunt voor de projectleiding: met dezen organiseert hij het project, gezamenlijk vormen zij de projectgroep Werkgroepen Er worden inhoudelijke werkgroepen ingesteld die bemenst worden door ICT-medewerkers uit de deelnemende gemeenten. De werkgroepen voeren hun activiteiten uit onder leiding van een van de projectgroepleden of van de projectleider, over de uitvoering wordt gerapporteerd in de projectgroep Regio-overleg ICT Het bestaande regio-overleg ICT zal gebruikt worden als klankborgroep en komt eens per zes weken bijeen. 2.2 Taakverdeling en manier van werken Taakverdeling Door de projectleiding wordt een planning opgesteld voor de periode tot en met juni 2013, het moment dat het Bedrijfsplan wordt opgeleverd. Een aanzet voor mijlpalen is weergegeven in de figuur op pagina 19. Projectgroepleden De leden van de projectgroep (zie de onderstreepte namen in de tabel in paragraaf Bemensing vanaf pagina 17) hebben de volgende taak: Aanwezig zijn bij de projectgroepbijeenkomsten en monitoren van de voortgang van het project. Het doornemen van de planning, het benoemen van knelpunten, het daarop anticiperen en aanpassen van de planning zijn de belangrijkste agendapunten voor de projectgroepbijeenkomsten. Verantwoordelijk zijn voor (en zorgen voor de uitvoering van) acties. In de planning die initieel door de projectleiding is opgesteld en die gemonitord wordt in de 1 De verantwoordelijke voor een actie hoeft niet degene te zijn die een actie ook daadwerkelijk uitvoert. Dat kan wel, maar hoeft niet. Projectorganisatie 13 december

18 projectgroepbijeenkomsten, zijn acties opgenomen. Iedere acties is gekoppeld aan een van de projectgroepleden die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de acties. o Die uitvoering hoeven de projectgroepleden niet altijd zelf te doen, zij kunnen anderen betrekken, al dan niet in de vorm van werkgroepen die voorgezeten worden door de betreffende projectgroepleden. Op die manier worden ook andere ICT-medewerkers betrokken. Die betrokkenheid binnen werkgroepen en de uitvoering van de acties vindt dus tússen de projectgroepbijeenkomsten plaats. o Tijdens de projectgroepbijeenkomsten wordt de uitvoering van de acties door de verantwoordelijke projectgroepleden toegelicht. Werkgroepleden Naast de personen die in de projectgroep zitting hebben, zijn ook andere ICT-medewerkers van de gemeenten, door middel van de werkgroepen, betrokken bij de uitvoering van de acties. Zie voor een voorzet de namen in de tabel in paragraaf Bemensing vanaf pagina 17). Er wordt gepoogd om zoveel mogelijk personen te betrekken bij de werkgroepen. Dat vergroot de betrokkenheid, draagt bij tot samenwerking en maakt het werk, door de vele handen, lichter. De werkgroepsessies die plaatsvinden, zullen verschillende vormen hebben. Het kunnen brainstormsessies zijn waar gezocht wordt naar oplossingen of inrichtingen, het kunnen inhoudelijke sessies zijn waar opties vergeleken worden en/of waar op details ingezoomd wordt, het kunnen werksessies zijn waar zaken uitgezocht worden Het resultaat van een werkgroep is altijd een inhoudelijke afweging of invulling en resulteert in een planning die uiteindelijk opgenomen wordt in het Bedrijfsplan. Tijdens de implementatie van het Bedrijfsplan wordt die planning uitgevoerd. Projectleiding, -management De projectleider ondersteunt de projectgroepleden en de werkgroepleden stelt de planning op voor het traject om te komen tot het Bedrijfsplan zit de projectgroepbijeenkomsten voor voegt de planningen die gemaakt worden door projectgroepleden c.q. werkgroepen samen tot een integrale planning voor de implementatie van het Bedrijfsplan schrijft, in samenspraak met de projectgroep, het Bedrijfsplan. Het projectmanagement, de projectleider en de ambtelijke opdrachtnemer, zijn betrokken bij alle activiteiten Wijze van werken Nadrukkelijk wordt stilgestaan bij de wijze van werken. Het project is een project dat meerdere gemeenten raakt. Goede afspraken over de manier van werken zijn nodig. Een belangrijke succesfactor voor samenwerken is om zo snel mogelijk zaken samen op te pakken. Door het nadenken over inrichtingen, oplossingen en mogelijkheden in Projectorganisatie 13 december

19 gezamenlijkheid te doen, wordt met het samenwerken al begonnen nog voordat het 1 januari 2014 (het beoogde moment van formeel samenwerken) is. Dat betekent dat het traject om te komen tot een Bedrijfsplan meteen al gezien wordt als een proces van beginnende samenwerking. Er zal aandacht besteed worden aan de teamvorming en cultuur, onder andere door expliciet te kiezen voor geschikte werkvormen. Wellicht zullen er activiteiten georganiseerd worden om aan elkaar te wennen Verantwoordelijkheid en zorg Een (project- of werkgroep)lid heeft een verantwoordelijke taak. De activiteiten zijn ingedeeld in clusters of onderdelen en een projectgroeplid is verantwoordelijk voor een aantal acties. Hij kan zo nodig (werk)groepen instellen waar hij zelf voorzitter van is. In de tabel op pagina 17 staat een voorstel voor de bemensing van de projectgroep (De onderstreepte namen) en de leden van de andere projectmedewerkers. Een projectgroeplid legt in de projectgroep verantwoording af over de uitvoering van activiteiten die aan zijn naam gekoppeld zijn. Naast een verantwoording voor een cluster van activiteiten, is er ook de zorg voor het geheel. De zorg betreft de verantwoordelijkheden van de andere projectgroepleden. Een projectgroeplid staat zo nooit alleen, maar kan altijd rekenen op de zorg van de collegaprojectgroepleden. De projectleider ondersteunt een ieder waar mogelijk en ieder projectgroeplid kan terugvallen op de projectleider Project versus lijn De betrokkenen in het project, of zij nu in de projectgroep zitting hebben of in een andere (werk)groep, hebben allen een (project)verantwoordelijkheid. Hoewel ieder ook een lijntaak heeft, worden zij voor het project aangestuurd door de projectleider. Mocht er bij een projectmedewerker spanning ontstaan tussen lijn- en projecttaak, dan neemt de projectleider contact op met de betreffende manager van de projectmedewerker en maakt het probleem bespreekbaar. Zo nodig wordt het probleem door de projectleider besproken met zijn aanspreekpunt, de opdrachtnemer en eventueel met de stuurgroep Communicatie In de initiële globale planning, zie pagina 19, is voorzien in communicatie met medewerkers de gemeenten (ICT-medewerkers én anderen), de MT s en de OR-en. Hiervoor zal een Projectorganisatie 13 december

20 communicatieplan opgesteld worden dat onderdeel wordt van de planning tot en met medio Bemensing Een drietal inhoudelijke onderwerpen is benoemd. In onderstaand schema zijn ICT-medewerkers benoemd die onderdeel uitmaken van de (werk)groep die dat onderwerp of thema verder uitwerkt. Thema s, werkgroepen Gemeente Organisatie Diensten en producten ICT, de techniek Beuningen Gerard Paans Nyree Glaap Druten Paul Westzaan Annemarie Walraven Heumen Klaas Bolte William van den Bogaard Mook en Middelaar Frank van der Wiel Albert Derks MUG Lizette van der Velde Edwin Thomassen Annet Kirsten Nijmegen Constance Bongers John van Amstel Paul van Bergen Gerard de Witte Wijchen Ger Bongers Tonnie Cobussen Bovenstaande indeling is een voorstel voor de personele invulling van de werkgroepen. Anderen, zoals de projectleider, de opdrachtnemer, betrokkenen uit gemeenten e.d. kunnen en zullen betrokken worden. De collega s van het RTB zullen nadrukkelijk betrokken worden en datzelfde geldt ook voor andere deskundigen uit de gemeentelijke organisaties. De onderstreepte namen zijn de personen die zitting hebben in de projectgroep. De projectleider en de ambtelijk opdrachtnemer, het projectmanagement, zijn betrokken bij alle onderdelen, thema s, bijeenkomsten en werkgroepen. Zodra een planning is opgesteld, kan over de tijdsbesteding gesproken worden. Projectorganisatie 13 december

21 3 Activiteiten en tijdplan 3.1 Planning en de bijeenkomsten In paragraaf Bemensing op pagina 17 is een voorzet gegeven voor de projectbemensing. De inhoudelijke thema s worden uitgewerkt door werkgroepen. Werkgroepen staan onder leiding van een projectgroeplid en ieder projectgroeplid heeft minstens één onderwerp, werkgroep of thema als verantwoording. Werkgroepen werken inhoudelijke onderwerpen uit. Onder uitwerken wordt verstaan: benoemen van dat wat tot het onderwerp behoort Het uiteenrafelen van het onderwerp tot kleinere onderdelen Mogelijke invullingen benoemen en bespreken Zo mogelijk beperken van het aantal mogelijkheden De consequenties van een keuze benoemen Een planning opstellen om de keuze te implementeren, inclusief oplossingen voor consequenties. De projectgroepleden wonen de projectgroepbijeenkomst bij, houden zicht op de werkzaamheden van hun werkgroepen en rapporteren de voortgang van acties. Zij dragen bij aan de productie van het Bedrijfsplan. De projectleider stelt de planning op voor het traject tot en met het opleveren van het Bedrijfsplan, stelt het Bedrijfsplan op in samenspraak met de projectgroepleden en voegt de planningen, die projectgroepleden en werkgroepen maken, samen tot een integrale planning voor de realisatie van het Bedrijfsplan. Hij zit de projectgroepbijeenkomsten voor, ondersteunt de projectgroepleden en werkgroepen en spring bij waar dat nodig is. De projectleider besteedt gemiddeld 2½ dag per week aan het project. De eerste projectgroepbijeenkomst zal gebruikt worden om de maner van werken af te spreken en de verdeling te maken van de onderwerpen over de projectgroepleden. Vóór de tweede projectgroepbijeenkomst stellen de projectgroepleden, onder leiding van de projectleider, een eerste planning op voor de periode tot medio 2013 die betrekking heeft op hun onderwerp(en). De projectleider zorgt voor het samenvoegen zodat tijdens de tweede projectgroepvergadering de planning besproken kan worden. De volgende projectgroepbijeenkomsten hebben als belangrijkste agendapunten het monitoren en aanpassen van de planning én het benoemen van (potentiële) knelpunten, het anticiperen erop en/of het oplossen ervan. Voor het opleveren van het Bedrijfsplan wordt vooralsnog onderstaande balkenplanning gehanteerd. Zodra de projectorganisatie bemenst is, zal de planning aangepast worden naar een meer gedetailleerde planning en kan de tijdsbesteding per persoon genoemd worden. Een eerste, globale planning is als volgt weer te geven: Activiteiten en tijdplan 13 december

22 nov dec wk 1 wk 2 wk 3 wk 4 wk 5 wk 6 wk 7 wk 8 wk 9 wk 10 wk 11 wk 12 wk 13 wk 14 wk 15 wk 16 wk 17 wk 18 wk 19 wk 20 wk 21 wk 22 wk 23 wk 24 wk 25 wk 26 wk Kennismakend overleg met deelnemende gemeenten Opstellen Plan van Aanpak Bemensing van de projectorganisatie Overleg met opdrachtgever over Plan van Aanpak Klankbordgroep/regio-overleg ICT Stuurgroepbijeenkomsten Projectgroepbijeenkomsten Werkgroepbijeenkomsten (Org. TIS, D&P) en uitvoering van inhoudelijke (werkgroep)activiteiten Kennismaken met elkaar Communicatie naar gemeenten, MT's Communicatie met OR-en Eerste oplevering Bedrijfsplan Tweede oplevering Bedrijfsplan Definitieve oplevering Bedrijfsplan De projectgroepbijeenkomsten hebben als primair doel om de (gedetailleerde) planning te monitoren en aan te passen. De inhoudelijke werkzaamheden, uitgevoerd door de werkgroepen, vinden plaats buiten de projectgroepbijeenkomsten. Voor de behandeling van inhoudelijke onderwerpen, het zoeken naar inrichtingen en het maken van keuzen zullen dus andere sessies en andere werkvormen gebruikt worden. Gedacht wordt aan voorbereide inhoudelijke onderwerpsessies, brainstormbijeenkomsten en dergelijke, al dan niet virtueel georganiseerd en georganiseerd op zo slim mogelijke momenten (begin of eind van de dag, tijdens de lunch e.d.). Deze sessies leiden tot keuzen, invullingen én planning. Daar waar al meteen geïmplementeerd kan worden, of waar gezamenlijke stappen gezet kunnen worden, zal dat niet nagelaten worden. De verwachting is dat er al de nodige trajecten zullen lopen vóórdat het 1 januari 2014 zal zijn. Deze trajecten worden meegenomen als projectonderdeel. 3.2 Opdeling van het project De onderwerpen Organisatie, Diensten en producten en Techniek worden gebruikt als clustering voor de projectactiviteiten. Het Bedrijfsplan is uiteindelijk opgebouwd rondom deze thema s, zie de voorlopige inhoudsopgave van het Bedrijfsplan (paragraaf vanaf pagina 8. Naast een inhoudelijke beschrijving van al de onderdelen, wordt in het Bedrijfsplan eveneens een planning (integraal en per onderwerp) opgenomen. Die planning wordt gemaakt in de periode tot medio 2013 door de projectmedewerkers. Activiteiten en tijdplan 13 december

23 De periode tot 1 januari 2013 wordt gebruikt om de projectorganisatie te bemensen en om een globale planning voor het project te maken De maand januari wordt gebruikt om de planning verder te ontwikkelen, om de activiteiten toe te kennen aan de projectgroepsleden en om eventuele werkgroepen in het leven te roepen. De maanden februari tot en met juni worden gebruikt om de ingrediënten van het Bedrijfsplan te benoemen en te beschrijven, om het Bedrijfsplan te schrijven en om de besluitvorming te starten en uiteindelijk om in juni 2013 het Bedrijfsplan op te leveren. 3.3 Activiteitenlijst Door de projectleider wordt een initiële planning gemaakt. Op initiatief van de projectleider en door (deel-)projectgroepleden worden detail- en andere planningen gemaakt die opgenomen worden in het Bedrijfsplan. In een planning staan steeds de uit te voeren acties, maar ook het aantal te besteden uren, de starttijd en doorlooptijd, de uitvoerders of betrokkenen, de eventuele ondersteuning en benodigde inhuur. Het samenvoegen van planningen tot een totaalplanning wordt door de projectleider gedaan. Er wordt gewerkt op basis van een planningsysteem in Excel. Het systeem voorziet in een vastlegging van acties per persoon en per tijdvak waarbij doorlooptijd en tijdsinspanning ingegeven kan worden. Een mogelijkheid om acties te noteren als belangrijk of te volgen is mogelijk. Het systeem voorziet in een rapportagemogelijkheid voor acties (klaar, actueel, te laat, geen van dezen), de verdeling van de acties in de tijd per tijdvak (doorlooptijd van het project in tijdvakken) en een rapportage van de werkdruk (doorlooptijd van het project in tijdvakken). Deze rapportages worden opgenomen in dit projectplan. Zie voor een uitwerking van de projectplanning de paragrafen in de bijlage De planning vanaf pagina Stand van zaken Voor de rapportages wordt verwezen naar de bijlagen Overzichten en Grafische overzichten vanaf pagina 22. Activiteiten en tijdplan 13 december

24 4 Financiën Omdat de financiën rechtstreeks samenhangen met het aantal acties, wordt in deze versie van het projectplan (versie 1) nog geen financieel overzicht gegeven. Dat kan zodra er een meer gedetailleerde planning is opgesteld (eind januari 2013). Een financieel uitgangspunt is dat de werkzaamheden die door project- en werkgroepleden worden uitgevoerd in het kader van dit project, gedragen worden door de eigen gemeente. De inschatting is dat de inbreng van de medewerkers evenredig is met de gemeentegrootte. Het budget voor de tot standkoming van het Bedrijfsplan is conform geaccordeerde collegevoorstellen op basis van de Business Case, incl. de kosten voor de extern ondersteuning op het gebied van projectleiding. Eventuele kosten die gemaakt zullen worden in het kader van teamvorming en andere kosten, zullen vooraf door de opdrachtnemer met de stuurgroep worden besproken en opgenomen worden in de verantwoordingsrapportages. Financiën 13 december

25 Bijlagen Monitoring van de projectvoortgang Alle uit te voeren acties worden bij aanvang van en tijdens het project in beeld gebracht door de verantwoordelijke projectgroepleden. De verschillende planningen worden samengevoegd in een planningsbestand. Op basis van aangegeven start- en einddata van de acties, alsmede van de actuele datum is inzichtelijk te maken welke acties klaar zijn (groengekleurde acties). welke klaar hadden moeten zijn (roodgekleurde acties)en welke op korte (oranjegekleurde acties) of langere termijn (witte acties) klaar moeten zijn. De projectgroep heeft als taak om de planning en de uitvoering te monitoren. Voorbeelden van grafische overzichten als rapportagemiddel Onderstaande voorbeeldgrafiek geeft de aantallen acties en hun status. Elke actie telt even zwaar. In onderstaand voorbeeld nogmaals de acties, maar dan verdeeld over de tijdvakken van het project. Ook hier telt iedere acties even zwaar. De eerste kolom bevat de acties die klaar hadden moeten zijn, de overige kolommen zijn geplaatst op basis van hun einddatum. Bijlagen 13 december

26 Als niet de aantallen, maar de geplande tijd als basis voor de grafie genomen wordt, ontstaat onderstaand voorbeeld van een werkdruk -grafiek: Tenslotte wordt de stand van zaken als een thermometer gegeven: De planning Voor de planning wordt verwezen naar het planningsspreadsheet. Bijlagen 13 december