Projectadviseur Bedrijfssteun

Transcriptie

1 Het Agentschap Innoveren & Ondernemen gaat over tot contractuele aanwerving (contract van onbepaalde duur) met onmiddellijke indiensttreding, van een Projectadviseur Bedrijfssteun Beleidsdomein: Economie, Wetenschap en Innovatie Entiteit: Agentschap Innoveren & Ondernemen Afdeling Bedrijfs- en Omgevingssteun Niveau : A1 Standplaats: Ellipsgebouw, Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel De dienst Bedrijfssteun zoekt een enthousiaste, klantvriendelijke en vlotte collega. FUNCTIECONTEXT De dienst Bedrijfssteun van de afdeling Bedrijfs- en Omgevingssteun is verantwoordelijk voor onder meer de volgende steunmaatregelen: strategische transformatiesteun, compensatie indirecte emissiekosten ecologiesteun onder de vorm van EP-Plus en strategische ecologiesteun ecologisch en veilig transport hinderpremie en sluitingspremie, rentetoelage voor hinder bij openbare werken en inkomenscompensatie voor hinder bij openbare werken screen flanders specifiek project in het kader van energiescans De dienst Bedrijfssteun bestaat uit 15 personeelsleden. Je zal vooral ingezet worden op strategische transformatiesteun en de steunmaatregelen in het kader van hinder door openbare werken. Dat sluit niet uit dat je ook kan ingezet worden voor andere maatregelen.

2 TAKENPAKKET Je zal fungeren als projectadviseur voor wat betreft en de strategische transformatiesteun en de steunmaatregelen in het kader van hinder door openbare werken. De taken die je hierbij zal uitvoeren zijn: Vervolledigen van de dossiers Je verzamelt en verwerkt administratief dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Voorbeelden van activiteiten: Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging Gegevens verwerken binnen de transactionele applicaties zoals Hinderpremie Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen Toegewezen dossiers bedrijfssteun nakijken op volledigheid Ontbrekende gegevens opvragen bij de klant De stukken nakijken op hun volledigheid en ontvankelijkheid Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch, terreinbezoek, ) en/of eigen onderzoek Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen Analyse van de dossiers Je analyseert, toetst en interpreteert dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Voorbeelden van activiteiten: Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures en vastgelegde beleidsopties Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren Argumenten pro en contra verzamelen Bijwonen en organiseren van mondelinge toelichtingen Definiëren van afwijkingen in dossiers Beoordelen van afwijkingen in dossiers Op basis van de inhoudelijke screening van de aanvragen een goed gemotiveerd en wettelijk onderbouwde analyse voorleggen aan de commissie strategische steun Het analyseren, bestuderen en behandelen van inspectieverslagen/dossiers n.a.v. de controles uitgevoerd door de dienst Inspectie (Voorstel van) beslissing formuleren Je formuleert een (voorstel van) beslissing met als doel de bevoegde instantie (evt. de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier.

3 Voorbeelden van activiteiten : Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen Uitwerken van een (voorstel van) beslissing Behandelen van beroepsprocedures Initiëren van de uitvoering van de beslissing (o.m. dossierbehandeling in applicaties of databanken uitvoeren) Communicatie en contacten onderhouden Je verzorgt tijdig de communicatie en contacten met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Voorbeelden van activiteiten : Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden (o.m. beheer generieke mailbox hinderpremie) De beslissing aan de betrokkene toelichten Klanten adviseren over de te volgen procedure Beantwoorden van complexe vragen van klanten Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen Informatie uitwisselen over het dossier Antwoord op parlementaire vragen voorbereiden Meewerken aan de inhoud van brochures, infomappen, webpagina s,... Opstellen van toelichtingen, handleidingen en formulieren Opmaken van verslagen van hoorzittingen, werkvergaderingen, Ondersteuning bieden aan de Vlaamse Infolijn 1700 m.b.t. complexe vragen Hinderpremie, Kennis beheren m.b.t. het vakgebied Je houdt actief kennis bij en wisselt kennis en ervaring uit m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Voorbeelden van activiteiten : De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie Vakkennis ontwikkelen en actualiseren Trends en evoluties volgen Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures Deelnemen aan projecten Meewerken aan de digitaliseringstrajecten van de maatregel (aanvraag, processen, behandeling, ) Opvolging van beslissingen Je volgt de uitvoering van de beslissing op met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd.

4 Voorbeelden van activiteiten : Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend De beslissing afdwingbaar maken Klachten en beroepen rond het dossier behandelen Evalueren van vooruitgangs- en prestatiecriteria voor gesubsidieerde projecten en hier gepaste acties aan koppelen PROFIEL Je hebt een masterdiploma of gelijkgesteld. Je bent snel inzetbaar. Ervaring in dossierbehandeling is niet vereist, maar is een pluspunt. Je hebt affiniteit met cijfers of boekhouding. Cijfers schrikken je niet af. Je bent goed vertrouwd met de courante ICT toepassingen (MS-Office en internet) en bereid om met nieuwe technologieën/it toepassingen om te gaan (bijv. Microsoft Dynamics CRM, ). VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt kennis van of minstens sterke interesse voor domeinen die aan economie, financiën of boekhouding gerelateerd zijn. PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES De waarden van de Vlaamse overheid, nl. vertrouwen, openheid, wendbaarheid en daadkracht moeten op een hoog niveau worden ingevuld. Je bent analytisch sterk en durft en kunt een gefundeerde beslissing te nemen. Je werkt graag in groep maar je werkt ook autonoom. Je denkt proactief en oplossingsgericht. Je bent sociaal en beschikt over sterke communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk). Het is bovendien cruciaal dat je collegiaal en flexibel ingesteld bent. Binnen de dienst Bedrijfssteun zijn we op zoek naar een collega die de dienst inhoudelijk versterkt en ondersteunt in de best mogelijke verstandhouding. Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Samenwerken niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 2 Analyseren niveau 1 Oordeelsvorming niveau 1

5 ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Werk en privésituatie worden zo optimaal mogelijk gecombineerd. Zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Je werkt op vijf minuten wandelen van het station Brussel-Noord. Daarnaast heeft jouw nieuwe werkplek nog een aantal belangrijke troeven; een prima bedrijfsrestaurant, een koffiebar, een fitnessruimte en professionele kinderopvang tijdens de schoolvakanties voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Je krijgt maaltijdcheques. Je wordt aangeworven in de graad van A1 met de bijhorende salarisschaal. Het aanvangssalaris voor een voltijdse functie bedraagt netto minimaal ongeveer euro. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, seksuele oriëntatie, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Selectieprocedure 1. CV-screening Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. 2. Persoonlijkheidsvragenlijst De kandidaat vult een computergestuurde persoonlijkheidsvragenlijst in die door de jury wordt meegenomen in de beoordeling. Deze selectiefase is adviserend. 3. Eindselectie Bij de eindselectie dien je een case voor te bereiden. Deze case wordt besproken tijdens het selectieinterview. Het eindgesprek wordt gevoerd met (een) afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: je visie op en inzicht in de functie

6 je motivatie en verwachtingen je technische competenties je persoonsgebonden competenties je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel in de tweede week na de cv-screening. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. Preselectie (op cv): eerste week van januari. Invullen van een persoonlijkheidsvragenlijst: week van 14 januari (onder voorbehoud) Selectie-interview: 21 januari HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 30/12/18 Om te solliciteren stuur je jouw motivatiebrief en curriculum vitae via mail naar het volgende adres: t.a.v. Eric Min, adviseur HR & Vorming. Vermeld in het onderwerp van je mail de functietitel. MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kunt u terecht bij: Lynn De Vlieger Waarnemend diensthoofd Bedrijfssteun lynn.devlieger@vlaio.be Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden neemt u contact op met Eric Min, adviseur HR & vorming ( en eric.min@ewi.vlaanderen.be). Voor informatie over de arbeidsvoorwaarden kunt u ook terecht op de website FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen februari 2019 Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar eric.min@ewi.vlaanderen.be met vermelding van de functietitel.

7 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 3 jaar en gaat in vanaf de datum van het procesverbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort.

8 Functiebeschrijving: Projectadviseur bedrijfssteun (A1) Strategische Transformatiesteun en Hindermaatregelen Afdeling Bedrijfs- en Omgevingssteun Functiefamilie dossierbeheerder externe aanvragen Voor akkoord Naam leidinggevende Caroline Swyngedouw Afdelingshoofd Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

9 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Diensthoofd bedrijfssteun Afdelingshoofd Bedrijfs- en Omgevingssteun Leden dienst bedrijfssteun 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie nvt Rentetoelage hinder openbare werken: 3 miljoen euro Hinderpremie: 10 miljoen euro Ecologiesteun: 20 miljoen euro Strategische transformatiesteun: 43 miljoen euro Compensatie indirecte emissiekosten: 33 miljoen euro Screen Flanders: 4,5 miljoen euro Analyseren en verwerken van binnenkomende subsidieaanvragen bedrijfssteun (Strategische Transformatiesteun, Hinderpremie, Ecologiesteun, Compensatie indirecte emissiekosten, Screen Flanders, ) teneinde omtrent deze aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. De functiehouder zal in eerste instantie ingezet worden op de behandeling van dossiers Strategische Transformatiesteun en Hindermaatregelen. 3. Resultaatgebieden Vervolledigen dossiers Resultaat Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen Voorbeelden van activiteiten - Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging - Gegevens verwerken binnen de transactionele applicaties zoals Hinderpremie - Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen - Ontbrekende gegevens opvragen bij de klant - De stukken nakijken op hun volledigheid en ontvankelijkheid - Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch, terreinbezoek, ) en/of eigen onderzoek. 9

10 - Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen. - Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. - Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering - Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties - Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren - Argumenten pro en contra verzamelen - Bijwonen en organiseren van mondelinge toelichtingen - Definiëren van afwijkingen in dossiers - Beoordelen van afwijkingen in dossiers - Op basis van de inhoudelijke screening van de aanvragen een goed gemotiveerd en wettelijk onderbouwde analyse voorleggen aan de commissie strategische steun - Het analyseren, bestuderen en behandelen van inspectieverslagen/dossiers n.a.v. de controles uitgevoerd door de dienst Inspectie - - Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen - Uitwerken van een (voorstel van) beslissing - Behandelen van beroepsprocedures - Initiëren van de uitvoering van de beslissing (o.m. dossierbehandeling in applicaties of databanken uitvoeren) - - Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden (o.m. beheer generieke mailbox Hinderpremie) - De beslissing aan de betrokkene toelichten - Klanten adviseren over de te volgen procedure - Beantwoorden van complexe vragen van klanten - Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen - Informatie uitwisselen over het dossier - Antwoord op parlementaire vragen voorbereiden - Meewerken aan de inhoud van brochures, infomappen, webpagina s... - Opstellen van toelichtingen, handleidingen en formulieren. - Opmaken van verslagen van hoorzittingen, werkvergaderingen enz.. - Ondersteuning bieden aan 1700 mbt. complexe vragen Hinderpremie, - 10

11 Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. - De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek - Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie - Vakkennis ontwikkelen en actualiseren - Trends en evoluties volgen - Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures - Deelnemen aan projecten - Meewerken aan de digitaliseringstrajecten van de maatregel (aanvraag, processen, behandeling, ) - - Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden - Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend - De beslissing afdwingbaar maken - Klachten en beroepen rond het dossier behandelen - Evalueren van vooruitgangs- en prestatiecriteria voor gesubsidieerde projecten en hier gepaste acties aan koppelen Competentieprofiel (link naar competentiewoordenboek voor indicatoren) 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Samenwerken niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 2 Analyseren niveau 1 Oordeelsvorming niveau Vaktechnische competenties Diploma: masterdiploma of gelijkgesteld Ervaring: Bij aanvang van de functie is geen specifieke ervaring vereist Functiespecifieke kennis: Kennis van of minstens sterke interesse voor domeinen die aan economie, financiën of boekhouding gerelateerd zijn strekt tot de aanbeveling Een goede inhoudelijke kennis van het beleidsdomein economie of minstens sterke interesse voor economische materies. Goed vertrouwd zijn met de courante ICT-toepassingen (MS-Office en internet) en bereid zijn om met nieuwe technologieën/it-toepassingen om te gaan (bijv. Microsoft Dynamics CRM, ) 5. Andere functierelevante informatie Het is cruciaal dat de functiehouder een teamspeler is. Voor de dienst bedrijfssteun binnen het Agentschap Innoveren & Ondernemen zijn we op zoek naar iemand die het team inhoudelijk versterkt en ondersteunt en die dat in de beste verstandhouding doet. 11

12 12