Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen

Transcriptie

1 Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen

2 ten geleide Op deze Regeling zijn de Begripsbepalingen Regelingen Zuyd Hogeschool van toepassing. Deze Regeling kan aangesproken worden door medewerkers, studenten en cursisten van Zuyd Hogeschool. Deze Regeling maakt onderdeel uit van de formele procedures van Zuyd Hogeschool. Klachten dienen in eerste instantie ingediend te worden bij een van de medewerkers of organen die direct betrokken zijn bij het onderwijs van de faculteit, zoals de docent, de faculteitsdirectie, de coördinator, de examencommissie, de studentendecaan, de vertrouwenspersoon, bureau onderwijs of de studentenadministratie. Indien een informele benadering echter niet gewenst is of niet tot het gewenste resultaat leidt, dan kan direct een formele procedure aangesproken worden. Voorgenomen besluit door het College van bestuur d.d. 26 maart 2001 instemming CMR d.d. 10 juli 2001 in werking getreden d.d. 18 december 2001 (met uitgestelde benoemingsprocedure). Gewijzigd door her College van Bestuur d.d. 18 oktober 2004 na instemming CMR d.d. 21 september Laatst gewijzigd door het College van Bestuur d.d. 31 oktober 2005, na instemming CMR d.d. 4 oktober september 2010 C IE. WET EN REGELGEVING Hoofdstuk 1 artikel 1.a.b Algemene bepalingen Reikwijdte Deze Regeling kan aangesproken worden door eenieder die als medewerker, student of cursist bij de hogeschool, in de werk of studiesituatie persoonlijk geconfronteerd wordt of werd met ongewenste omgangsvormen. Voor zover niet anders expliciet is vermeld, wordt onder opleiding verstaan bacheloropleiding dan wel masteropleiding. Onder ongewenste omgangsvormen wordt in deze Regeling begrepen alle vormen van discriminatie, agressie, geweld, seksuele intimidatie, pesten en treiteren als hieronder beschreven en ook combinaties van dit gedrag en andere vormen van ongewenste omgangsvormen die in het verlengde liggen of overeenkomen met het hieronder beschreven gedrag: Discriminatie; elke vorm van ongerechtvaardigd onderscheid, elke uitsluiting, beperking of voorkeur die ten doel heeft of tot gevolg kan hebben dat de erkenning, het genot of de uitoefening op voet van gelijkheid van de rechten van de mens in de werk of studiesituatie wordt tenietgedaan of aangetast alsmede iedere uiting in woord, gebaar of geschrift waarbij sprake is van ontoelaatbare opvattingen over achterstelling van mensen, van doelbewuste belediging of van grievend handelen jegens anderen op grond van diens godsdienst, levensovertuiging, ras, sekse of seksuele geaardheid. Agressie, geweld en intimidatie handelingen ; waarbij of situaties waarin een persoon psychisch, verbaal of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen.

3 artikel 2 artikel 3.c.d Seksuele intimidatie; Confrontatie met gedrag of zaken van seksuele aard die een persoon als ongewenst of bedreigend beschouwt. Het is hierbij mogelijk dat: onderwerping aan het gedrag wordt gehanteerd als voorwaarde voor tewerkstelling van een persoon; onderwerping of afwijzing van dergelijk gedrag door een persoon beslissingen beïnvloedt die het werk of de peerprestaties van die persoon raken; werk of leerprestaties van ene persoon worden aangetast en/of een intimideerden, vijandige of onaangename werk of leeromgeving wordt gecreëerd. Pesten en treiteren; Omgangsvormen waarbij sprake is van het stelselmatig, gedurende een langere periode, psychisch of fysiek vernederen, kwetsen of anderszins lastigvallen van een persoon. In bijlage 1 is voor de hogeschool een gedragscode vastgelegd. Benoeming van de vertrouwenspersoon en bekendmaking Het College van bestuur benoemt de vertrouwenspersonen waarbij er naar gestreefd wordt dat zij de verschillende locaties zo goed mogelijk vertegenwoordigen. Het College van bestuur let daarbij op een goede toegankelijkheid van de vertrouwenspersoon voor de medewerkers, studenten en cursisten van de hogeschool. De vertrouwenspersoon neemt geen zitting in de Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen (hierna te noemen: Klachtencommissie). Het College van bestuur draagt er zorg voor dat iedereen binnen de hogeschool op de hoogte kan zijn van het bestaan en de werkzaamheden van de vertrouwenspersoon en de Klachtencommissie. Taken en bevoegdheden van de vertrouwenspersonen De vertrouwenspersoon heeft tot taak: het opvangen, bijstaan en van advies dienen van de geïntimideerde die zich tot de vertrouwenspersoon wendt; het begeleiden van de geïntimideerde bij het indienen van een klacht bij de Klachtencommissie en het verder bijstaan van de geïntimideerde tijdens de procedure bij de Klachtencommissie als deze daarom verzoekt; het bijstaan van de geïntimideerde in een bemiddelingsprocedure als deze daarom verzoekt; het verlenen van nazorg nadat de klacht is afgehandeld door onder meer het emotioneel ondersteunen van de klager bij het verwerken van het gebeurde, het begeleiden (indien van toepassing) bij de terugkeer op de werkplek, het er op toezien dat de klager niet aangesproken wordt op het feit dat deze een klacht aanhangig heeft gemaakt alsmede het bezien of de aanleiding van de klacht daadwerkelijk is weggenomen; het indien nodig verwijzen naar adequate hulpverlening binnen of buiten de hogeschool; het ondersteunen van het management bij het geven van voorlichting

4 artikel 4 artikel 5 gericht is op het treffen van maatregelen ter voorkoming van vormen van ongewenste omgangsvormen in de hogeschool. De vertrouwenspersoon is bevoegd tot: het raadplegen van andere personen binnen de hogeschool en van externe deskundigen aangaande bij de vertrouwenspersoon ingekomen meldingen van ongewenste omgangsvormen; het trachten tot een oplossing te komen van gesignaleerde problemen door er zorg voor te dragen dat bemiddeling tot stand komt als bedoeld in bijlage 2 van deze Regeling; het signaleren van ongewenste omgangsvormen binnen de hogeschool en het gevraagd en ongevraagd adviseren van het management over het te voeren beleid en te treffen maatregelen; het op diens verzoek bijstaan van een aangeklaagde in de procedure bij de Klachtencommissie of in een bemiddelingsprocedure mits de klager door een andere vertrouwenspersoon of een derde wordt bijgestaan. Uitvoering van de werkzaamheden De vertrouwenspersoon oefent de bovengenoemde taken en bevoegdheden enkel uit in overleg met de geïntimideerde/klager of aangeklaagde (in geval van begeleiding aangeklaagde) en verricht geen handelingen waarvan de vertrouwenspersoon weet of kan weten dat de betrokkene daar niet mee instemt. Een uitzondering daarop vormen situaties waarin het naar het oordeel van de vertrouwenspersoon hoogst noodzakelijk is met het oog op het algemeen belang handelingen te ondernemen zonder dat de geïntimideerde/klager of aangeklaagde hiermee instemt. Voor dergelijke situaties wordt door het College van bestuur een protocol vastgesteld waar de vertrouwenspersoon aan gebonden is. De vertrouwenspersoon neemt bij alle activiteiten in het kader van de uitoefening van zijn taken de privacy van betrokkenen in acht. De vertrouwenspersoon is in beginsel het aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en cursisten van de faculteit of cluster van opleidingen onder welke de vertrouwenspersoon ressorteert. Indien studenten, cursisten of medewerkers zich willen wenden tot een andere vertrouwenspersoon dan die van de eigen faculteit of cluster van opleidingen zal de vertrouwenspersoon die benaderd wordt op gelijke wijze desbetreffende persoon te woord staan. Indien gewenst, en voor zover de geïntimideerde hiermee instemt, stelt de benaderde vertrouwenspersoon de vertrouwenspersoon van de betreffende faculteit of cluster van opleidingen op de hoogte van de situatie. Archief, verslaglegging en rapportage Elk van de vertrouwenspersonen houdt een archief bij met betrekking tot de uitoefening van de werkzaamheden zoals verslagen van gesprekken en vergaderingen, dossiers omtrent ingediende klachten. Van elk gesprek met een klager wordt door de vertrouwenspersoon een kort schriftelijk verslag opgesteld. Het archief van de vertrouwenspersoon is voor niemand anders toegankelijk dan voor de desbetreffende vertrouwenspersoon zelf en in dringende gevallen en in overleg met desbetreffende

5 artikel 6 lid 4 lid 5 Lid 6 lid 4 lid 5 opdracht van het College van bestuur voor de voorzitter van de commissie vertrouwenspersonen. De gegevens worden bewaard tot twee jaar na het moment van uitschrijven van de student, afronding van een cursus dan wel beëindiging van het dienstverband. De vertrouwenspersonen brengen jaarlijks aan het College van bestuur geanonimiseerd verslag uit van het aantal en de aard van de bij hen gemelde incidenten en voorvallen en van de wijze waarop de vertrouwenspersonen deze hebben afgehandeld. Het College van bestuur is verantwoordelijk voor de verspreiding van het verslag binnen de hogeschool. Met betrekking tot zaken die de studievoortgang van de student aangaan, verstrekt de vertrouwenspersoon inlichtingen aan de studentendecaan omtrent bijzondere omstandigheden van de student, mits deze laatste hiertoe toestemming geeft. Samenstelling en benoeming van de Klachtencommissie De Klachtencommissie is als volgt samengesteld: een lid, tevens voorzitter, die niet werkzaam is bij de hogeschool of bij een aan de hogeschool gelieerde rechtspersoon; een door het College van bestuur aan te wijzen personeelsadviseur; twee personeelsleden van de hogeschool; twee studentleden. Leden van het College van bestuur en de vertrouwenspersonen kunnen geen lid van de Klachtencommissie worden. Medewerkers kunnen enkel tot (plaatsvervangend) lid van de Klachtencommissie benoemd worden indien zij op het moment van hun benoeming voor onbepaalde tijd aangesteld zijn bij de hogeschool dan wel voor bepaalde tijd met een minimum van twee jaar. Studenten kunnen enkel tot (plaatsvervangend) lid van de Klachtencommissie benoemd worden indien zij op het moment van hun benoeming nog ten minste 1,5 jaar verwijderd zijn van het afronden van de studie bij de hogeschool. Het College van bestuur benoemt ten behoeve van de Klachtencommissie een secretaris, zijnde een jurist en niet zijnde een (plaatsvervangend) lid van de Klachtencommissie. De secretaris heeft tot taak het procedureel, administratief en juridisch ondersteunen van de Klachtencommissie. Voor elk van de leden (inclusief de voorzitter) wordt een plaatsvervanger benoemd. Er wordt ook een plaatsvervangend secretaris benoemd. Voor zowel leden als secretaris moet gelden dat zij worden vervangen indien zij een (werk )relatie hebben met een van de partijen bij een officiële klacht. De leden en plaatsvervangende leden van de Klachtencommissie worden door het College van bestuur benoemd voor een periode van drie jaar. De Klachtencommissie stelt een rooster van aftreden op waarbij er op wordt toegezien dat niet meer dan de helft van de leden van de Klachtencommissie in hetzelfde jaar aftreedt.

6 artikel 7 artikel 8 artikel 9 lid 7 vindt er een gesprek plaats tussen het lid van de Klachtencommissie en het College van bestuur waarbij het functioneren geëvalueerd wordt. Aan de hand van de uitkomsten van dit gesprek wordt door het College van bestuur besloten het lid te herbenoemen dan wel niet te herbenoemen. Het aantal malen dat een lid herbenoemd kan worden is onbeperkt. Het lidmaatschap van een (plaatsvervangend) studentlid van de Klachtencommissie eindigt altijd op het moment dat de student het afsluitend examen heeft behaald of om andere redenen niet meer als student ingeschreven is bij de hogeschool. Het (plaatsvervangend) lidmaatschap van een medewerker in de Klachtencommissie eindigt altijd op het moment dat de medewerker niet meer in dienst is bij de hogeschool. Behandeling en beslissing van de klacht De Klachtencommissie is belast met de behandeling van klachten en het doen van een uitspraak in de vorm van een advies aan het College van bestuur op het gebied van ongewenste omgangsvormen zoals aangeduid in Artikel 1 van deze Regeling. De Klachtencommissie is deswege bevoegd tot het doen van onderzoek. De Klachtencommissie is bevoegd tot het gevraagd en ongevraagd adviseren van het College van bestuur over aangelegenheden op het gebied van ongewenste omgangsvormen en over te nemen maatregelen in het algemeen dan wel in een concrete kwestie. Archief, verslaglegging en rapportage De Klachtencommissie houdt een archief bij met betrekking tot de uitoefening van de werkzaamheden zoals verslagen van gesprekken en vergaderingen, dossiers omtrent ingediende klachten. Van elk gesprek met een klager wordt door de secretaris een kort schriftelijk verslag opgesteld. Het archief van de Klachtencommissie is voor niemand anders toegankelijk. De gegevens worden bewaard tot twee jaar na het moment van uitschrijven van de student, afronding van een cursus dan wel beëindiging van het dienstverband. De Klachtencommissie brengt jaarlijks aan het College van bestuur geanonimiseerd verslag uit van het aantal en de aard van de bij hen gemelde incidenten en voorvallen en van de wijze waarop de Klachtencommissie deze heeft afgehandeld. Het College van bestuur is verantwoordelijk voor het toezenden van het jaarverslag aan de Centrale medezeggenschapsraad, aan het hoofd van de dienst Personeel en Organisatie en aan de voorzitter van de vertrouwenspersonen Het indienen van een klacht Het indienen van een formele klacht voor studenten verloopt via het loket Rechtsbescherming: schriftelijk: Het Loket Rechtsbescherming Zuyd Hogeschool Postbus AN Heerlen of per e mail aan: h b h d l

7 artikel 10 lid 4 lid 4 lid 5 Het indienen van een formele klacht voor medewerkers verloopt rechtsreeks via de Klachtencommissie Ongewenste Omgangsvormen: schriftelijk: Zuyd Hogeschool t.a.v. Klachtencommissie Ongewenste Omgangsvormen Postbus AN Heerlen of per e mail aan: Cieongewensteomgangsvormen@zuyd.nl Een klacht wordt schriftelijk ingediend bij de secretaris van de Klachtencommissie. De secretaris stuurt de klager een bevestiging van ontvangst met daarbij een toelichting op het verloop van de procedure. De secretaris stuurt ook bericht aan de aangeklaagde dat er een klacht tegen hem/haar is ingediend met daarbij alle stukken. Een klacht dient ten minste te omvatten: een omschrijving van het gedrag waartegen de klacht zich richt; naam en adres van de klager alsmede diens functie binnen de hogeschool of de opleiding waarvoor de klager is ingeschreven voor zover mogelijk, naam van de aangeklaagde alsmede diens functie binnen de hogeschool of de opleiding waarvoor de aangeklaagde is ingeschreven; een beschrijving van de door de klager reeds ondernomen acties. Een klacht moet door de klager ondertekend zijn. De secretaris meldt aan het College van bestuur dat er een klacht is ingediend. De behandeling van de klacht door de Klachtencommissie De klager en de aangeklaagde worden schriftelijk uitgenodigd voor een besloten zitting. Klager en aangeklaagde worden apart door de Klachtencommissie gehoord (zie Artikel 7.6 AWB; bijlage 3). De aangeklaagde kan zich niet ter zitting laten vertegenwoordigen maar wordt geacht zelf aanwezig te zijn. Indien de aangeklaagde niet ter zitting aanwezig is kan de Klachtencommissie besluiten de zitting op een ander tijdstip te laten plaatsvinden dan wel de klacht te behandelen in afwezigheid van de aangeklaagde. Tot dit laatste kan de Klachtencommissie enkel besluiten indien vaststaat dat oproeping van partijen correct heeft plaatsgevonden. Zowel de klager als de aangeklaagde kunnen zich ter zitting laten bijstaan door een derde. Dit ter beoordeling van de Klachtencommissie. De klager kan zich ter zitting laten vertegenwoordigen door een derde, alleen dan indien de klager gemotiveerd en overtuigend kan aanduiden dat het bijwonen van de zitting te belastend is. Dit ter beoordeling van de Klachtencommissie Ten behoeve van het onderzoek kan de Klachtencommissie ook andere betrokkenen, getuigen of deskundigen horen, al dan niet in aanwezigheid van d kl / f kl d G ti ij li ht t t i i di d

8 artikel 11 lid 6 lid 7 lid 4 lid 5 lid 6 lid 7 lid 8 Klachtencommissie hen daartoe oproept. Elke getuige is verplicht vragen te beantwoorden indien hij de kennis heeft om die vragen te beantwoorden. De Klachtencommissie neemt maatregelen om te voorkomen dat andere betrokkenen, getuigen of deskundigen nadelige gevolgen ondervinden van hun medewerking aan het onderzoek. De secretaris maakt een schriftelijk verslag van de hoorzitting(en) en zendt dit toe aan partijen. Een begeleidende vertrouwenspersoon ontvangt dit verslag eveneens. In bijzondere gevallen dit ter beoordeling van de voorzitter van de Klachtencommissie kan afgezien worden van het toezenden van verslagen aan partijen. De uitspraak van de Klachtencommissie De Klachtencommissie besluit binnen een termijn van 30 dagen nadat een schriftelijke klacht bij haar is ingekomen. Deze termijn kan met eenmaal 15 dagen verlengd worden. De Klachtencommissie verklaart in haar uitspraak de klacht: niet ontvankelijk, dan wel ongegrond, dan wel gegrond. De uitspraak vermeldt de gronden waarop ze berust. De Klachtencommissie verklaart de klacht niet ontvankelijk indien: de aangeklaagde op het moment van het inkomen van de klacht niet meer als student, cursist of medewerker aan de hogeschool verbonden is; indien het naar het oordeel van de Klachtencommissie onomstotelijk vaststaat dat het niet binnen het bereik van de hogeschool ligt om een passende oplossing of maatregel te bewerkstelligen; indien de in de klacht omschreven gedragingen niet vallen binnen de context van deze Regeling; indien er tussen partijen een minnelijke schikking is getroffen voordat de behandeling van de klacht door de Klachtencommissie is afgerond; Het besluit tot niet ontvankelijkverklaring kan door de Klachtencommissie genomen worden zonder dat er een onderzoek en/of hoorzitting heeft plaatsgevonden. De Klachtencommissie verklaart de klacht ongegrond indien er naar haar oordeel onvoldoende redenen zijn om aan te nemen dat de aangeklaagde zich schuldig heeft gemaakt aan de door de klager aangeduide gedragingen dan wel indien de aangeklaagde ter zake onvoldoende verwijt treft. De Klachtencommissie verklaart de klacht gegrond indien het naar haar oordeel voldoende aannemelijk is dat de aangeklaagde zich schuldig heeft gemaakt aan de door de klager aangeduide gedragingen en deze gedragingen vallen binnen de werkingssfeer van deze Regeling. De uitspraak van de Klachtencommissie wordt schriftelijk ter kennis gebracht aan partijen binnen de termijn, genoemd onder het eerste lid. Binnen een termijn van 15 dagen na de uitspraak brengt de Klachtencommissie

9 artikel 12 artikel 13 artikel 14 maatregelen naar aanleiding van de klacht. Het advies omvat ten minste: de uitspraak van de Klachtencommissie, de gronden waarop ze berust en de verslagen van de hoorzitting(en); indien de klacht gegrond is verklaard: eventuele te nemen maatregelen tegen de aangeklaagde, rekening houdend met het bepaalde in de wet, de CAO HBO en het Studentenstatuut; indien de klacht gegrond is verklaard: eventuele te nemen maatregelen ter tegemoetkoming van de klager zoals een passende financiële vergoeding dan wel maatregelen om de terugkeer of het kunnen functioneren op de werk of studieplek door de klager te bevorderen. Voorts kan de Klachtencommissie in haar advies alle bevindingen vermelden die zij relevant acht. Advies Klachtencommissie en besluitvorming door het CvB Binnen 20 dagen nadat het College van bestuur het advies van de Klachtencommissie heeft ontvangen, neemt zij een besluit inzake eventuele te nemen maatregelen. Het College van bestuur brengt partijen binnen 10 dagen schriftelijk op de hoogte van de genomen beslissing onder vermelding van de overwegingen die tot de beslissing geleid hebben. Ook indien het College van bestuur besluit af te zien van het nemen van maatregelen deelt zij dit schriftelijk mede aan partijen. Een afschrift van de beslissing wordt door het College van Bestuur aan de Klachtencommissie en de voorzitter van de vertrouwenspersonen verzonden. Voorlopige voorziening In dringende gevallen kan de Klachtencommissie dan wel een vertrouwenspersoon, voorafgaande aan of lopende het onderzoek en de behandeling van de klacht, een verzoek richten aan het College van bestuur om een voorlopige voorziening te treffen, gericht op het tijdelijk opheffen van de voor (één der) partijen onwenselijke werk of studiesituatie. Dit verzoek kan zowel mondeling als schriftelijk gedaan worden. Het College neemt binnen twee dagen een besluit in deze zaak en, indien het College besluit tot het treffen van een voorlopige voorziening, brengt zij verzoeker en de andere betrokkenen hiervan terstond schriftelijk, met vermelding van de redenen die tot het besluit geleid hebben, op de hoogte. Indien het College het verzoek afwijst geeft zij verzoeker hiervan schriftelijk, en met redenen omkleed bericht. Het College van bestuur draagt zorg voor een directe uitvoering van de voorlopige voorziening. Geheimhoudingsplicht Een ieder die ingevolge deze Regeling op de hoogte is gebracht van feiten dan wel in het bezit is gekomen van schriftelijke stukken aangaande een (mogelijke) kwestie van ongewenste omgangsvormen, als bedoeld in Artikel 1 van deze Regeling, is verplicht tot geheimhouding hiervan. Deze geheimhoudingsplicht geldt niet ten overstaan van de Klachtencommissie, het College van bestuur en eventueel politie en justitie.

10 vertrouwenspersoon of (plaatsvervangend) lid van de Klachtencommissie. Indien de student hiertoe uitdrukkelijk toestemming verleent, verstrekt de vertrouwenspersoon en/of de secretaris van de Klachtencommissie de studentendecaan, die is toegewezen aan de opleiding waarvoor de student is ingeschreven, informatie met betrekking tot persoonlijke en bijzondere omstandigheden die in relatie staan tot de klacht én voor zover deze van belang zijn voor de studievoortgang van de student. artikel 15 artikel 15 artikel 16 Wijziging en aanvulling regeling De Regeling kan door de Klachtencommissie en/of de vertrouwenspersonen worden gewijzigd en aangevuld. De Regeling alsmede wijzigingen daarvan behoeven de goedkeuring van het College van bestuur. Citeertitel Deze Regeling kan worden aangehaald als de Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen en vervangt de Klachtenregeling ongewenst gedrag d.d. 18 december De Regeling ligt ter inzage bij de bibliotheken, de studentendecanen en de vertrouwenspersonen van de hogeschool en is tevens beschikbaar via Infonet. Belangstellenden kunnen op verzoek een exemplaar van de Regeling ontvangen van de secretaris van de Klachtencommissie. Slotbepalingen Waar in deze Regeling de mannelijke vorm gebruikt wordt, is tevens de vrouwelijke vorm bedoeld. Het College van bestuur ziet er op toe dat een vertrouwenspersoon, een lid van de Klachtencommissie, een klager of getuige geen nadeel ondervinden in hun positie als medewerker, student of cursist van het feit dat zij functioneren als vertrouwenspersoon of lid van de Klachtencommissie. Deze zorgplicht van het College is niet beperkt tot de zittende functionarissen maar ook tot gewezen of kandidaat functionarissen. Deze Regeling treedt in werking op 4 oktober 2005