HANDLEIDING TRACK VERZUIM 4

Transcriptie

1 HANDLEIDING TRACK VERZUIM 4

2 Copyright Tredin B.V. te Lelystad Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt (voor willekeurig welke doeleinden) door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Tredin B.V. Dit document is enkel en alleen bedoeld voor intern gebruik voor de daartoe benoemd(e) bedrijf/bedrijven. Versie maart 009 II

3 INHOUDSOPGAVE Inleiding Schermafbeeldingen...4. Hoofdstukindeling...4 Algemene veiligheid Juiste versie van uw browser...5. Anti-virusprogramma en/of firewall Wees voorzichtig met software downloaden Computer niet onbewaakt achter laten Wachtwoorden beschermen Beveiliging Helpdesk Bereikbaarheid van de helpdesk Vragen, verzoeken en/of problemen melden Verwijderen van documenten Het eerste gebruik van Track Verzuim Inloggen in Track Verzuim Vul uw wachtwoord in Swing ActiveX-besturingselement installeren Controleren of u iets moet installeren Controle van installatie Wanneer het niet lukt Inloggen in Track Verzuim Open de website van Tredin Vul uw wachtwoord in Uw wachtwoord wijzigen Alternatieve methode om in te loggen... 6 Wat u vooraf moet weten over Track Verzuim Beperkte verbindingstijd Gevoelige informatie Uitloggen Hoe Track Verzuim eruit ziet de iconen Waar u start in Track Verzuim het bureaublad Algemeen Balken Titelbalk Knoppenbalk Regelbalk Deelvensters Deelvenster 'Selecties' Deelvenster 'Details' Wat u kunt aanpassen in de vensters Formaat van vensters aanpassen...8 Versie maart 009 I

4 9. Regelweergave wijzigen De sortering van gegevens wijzigen Overzichten Hoe u een overzicht kiest Wat voor alle overzichten geldt Het overzicht 'Werknemers' Het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers' Het overzicht 'Acties' Het overzicht 'What's new?'... Hoe u ziet wat u hebt geselecteerd... 3 Hoe u kunt zoeken Een handige optie Let op de sortering...4. Andere mogelijkheden De dossiers in Track Verzuim Het 'Werknemersdossier' Het 'Ziekmeldingsdossier' De documenten (formulieren) in Track Verzuim Verplichte velden Werknemersdossier Gegevens bewerken Overzicht van de tabbladen Het tabblad 'Details' Het tabblad 'Alle documenten ' Het tabblad 'Dienstverbanden' Het tabblad 'Leiding & Organisatie' Het tabblad 'Verzuimstatistieken' Aanmaken UWV ziekteaangifte Aanmaken UWV e jaars evaluatie Het tabblad 'Historie' Andere bewerkingen Ziekmeldingsdossier Overzicht van de gegevens Een nieuwe ziekmelding invoeren Wijzigingen aanbrengen in ziekmeldingen Hersteld melden Gedeeltelijk hersteld melden Hersteld melden op vandaag Hersteld melden met terugwerkende kracht Foutieve hersteld melding ongedaan maken Een ziekmelding verwijderen Ziekmeldingsdossier Zwangerschap Zwangerschap gerelateerde klachten Zwangerschapsverlof Controleren huidige ziekmelding Werkneemster is ziek Hersteldmelding maken...38 Versie maart 009 II

5 6..3 Nieuwe ziekmelding Zwangerschapsverlof Ziek na zwangerschapsverlof Bijzondere situaties bij zwangerschap Acties en verslagen Waarom Track Verzuim 'Acties' aanmaakt Over de 'Actie/verslag' documenten Hoe u Actie/verslag documenten bewerkt of afrondt Hoe u een nieuw 'Actie/verslag' document aanmaakt Het bericht met openstaande acties bericht met Acties zelf verzenden Een 'Plan van Aanpak' aanmaken Een nieuwe 'Plan van Aanpak' aanmaken Een 'Plan van Aanpak' bewerken Een 'Bijstelling Plan van Aanpak' aanmaken UWV Formulieren Aanmaken UWV ziekteaangifte Aanmaken UWV e jaars evaluatie Verzuimstatistieken Verzuimstatistieken inzien per werknemer Andere verzuimstatistieken inzien...50 Printen van informatie Een werknemersdossier printen...5. UWV Formulier printen...5 Veel voorkomende vragen Versie maart 009 III

6 Inleiding Dit is de handleiding van Track Verzuim. Het doel van Track Verzuim is om een volledig dossier op te bouwen van iedere medewerker op het gebied van verzuim. Het bevat het ziekmeldingsdossier en alle mogelijke documenten die daarbij horen, zoals een medisch rapport en gemaakte afspraken. Het voordeel van deze registratie is dat meerdere partijen inzage hebben in het verloop van verzuimbegeleiding. Deze handleiding kan u helpen bij het registreren van gegevens in Track Verzuim.. Schermafbeeldingen De afbeeldingen in deze handleiding zijn gemaakt met de Nederlandse versie van Windows. Indien u een Engelse versie van Windows gebruikt, worden sommige teksten in uw geval in het Engels getoond. De structuur van de beide versies van Windows zijn voldoende gelijk om het voor u duidelijk te maken wat u moet doen.. Hoofdstukindeling In de introductie wordt in het kort iets verteld over Track Verzuim, de achtergronden en waarom u er mee gaat werken. In hoofdstuk "Algemene veiligheid" worden een aantal belangrijke onderwerpen inzake veiligheid bij het werken via internet besproken. Track Verzuim is immers een systeem dat geheel via het internet werkt. Daarna komt in hoofdstuk 3 de "Helpdesk" van Tredin aan bod. Er wordt u hierin uitgelegd hoe u de helpdesk kunt bereiken en wat u aan de medewerkers kunt voorleggen. Gaat u voor de allereerste keer aan de slag met Track Verzuim, dan leest u in hoofdstuk 4 "Het eerste gebruik van Track Verzuim" hoe u het programma in gebruik neemt. In hoofdstuk 5 "Inloggen in Track Verzuim" krijgt u meer informatie over het opstarten van Track Verzuim, en wordt uitgelegd hoe het systeem is beveiligd en wat u daarvan merkt. Hoofdstuk 6 t/m maken u vertrouwd met het systeem, hoe het werkt, hoe het er uit ziet, en hoe u erin uw weg vindt. Vanaf hoofdstuk 3 "De dossiers in Track Verzuim" krijgt u inhoudelijke informatie over Track Verzuim. Het werknemersdossier en het ziekmeldingsdossier worden uitgelegd, en het aanmaken van ziekmeldingen en acties. Er is een apart hoofdstuk omtrent ziekmelding bij zwangerschap. Verder wordt uitgelegd welke verzuimstatistieken er zijn en hoe u informatie kunt printen. Tot slot zijn een aantal veel voorkomende vragen die we voor u op een rij hebben gezet. Mocht u desondanks vragen hebben, of een hebt suggestie aangaande deze handleiding, neem dan contact op met de helpdesk. Wij zijn te bereiken per telefoon en per Tel.: (ma. t/m vrij. van uur) helpdesk@tredin.nl Versie maart 009 4

7 Algemene veiligheid De volgende punten kunnen helpen om het werken via het internet veilig te houden. Het zijn algemene adviezen die altijd gelden, niet alleen voor Track Verzuim.. Juiste versie van uw browser Controleer regelmatig of u de nieuwste versie van uw browser gebruikt. Browsers worden vaak aangepast met meer en betere beveiligingstechnieken. Er worden ook regelmatig reparatieprogramma s voor browsers uitgebracht. Raadpleeg de helpfunctie van uw browser hoe u dit het gemakkelijkste kunt doen. Hebt u geen toegang om uw huidige internetbrowser bij te werken, neem dan contact op met uw eigen systeembeheerder. Controleer de systeemvereisten op om te zien welke browsers worden ondersteund.. Anti-virusprogramma en/of firewall Helaas kunnen virussen op PC's nog steeds grote schade aanrichten. Maak daarom gebruik van een actueel anti-virusprogramma en/of een firewall. Een firewall is een programma dat uw computer beschermt tegen misbruik van buitenaf en waarschuwt als er binnengedrongen wordt op uw PC. Let er wel op dat u steeds recente updates installeert. Zorg ervoor dat het anti-virusprogramma altijd actief is, ook als u niet met internet bent verbonden. Laat het antivirusprogramma op gezette tijden een volledige scan op uw computer uitvoeren. Hebt u geen rechten om een firewall of virusscanner te installeren of bij te werken, neem dan contact op met uw eigen systeembeheerder..3 Wees voorzichtig met software downloaden Wanneer u met uw computer regelmatig gebruik maakt van internet of , bestaat de kans dat u een virus of ongewenst programma download. Dit kan invloed hebben op uw programma's en dat kan vervelende gevolgen hebben. Een goede bescherming tegen virussen is dus noodzakelijk. Installeer nooit zomaar een programma dat u van een aanbieder krijgt via , een chatbox, uit een nieuwsgroep of op gebrande cd-rom of diskette. Het kan een virus bevatten of erger: uw computer openzetten voor andere internetgebruikers. Controleer daarom deze programma's altijd eerst met een actuele virusscanner en zorg dat u zeker weet dat u de software van de originele afzender hebt ontvangen. Het beleid van Tredin is om nooit programma's via of nieuwsgroepen te verspreiden..4 Computer niet onbewaakt achter laten Zorg dat u uitlogt of het systeem van Tredin afsluit als u uw gegevens hebt verwerkt of uw werkplek (tijdelijk) verlaat. Als u aangelogd bent zijn al uw gegevens vrij toegankelijk voor iedereen die zomaar voorbijkomt..5 Wachtwoorden beschermen Zo vanzelfsprekend als het klinkt, zo belangrijk is het ook: bescherm al uw wachtwoorden die op één of andere manier toegang bieden tot uw computer of tot internet. Wees extra bedachtzaam als iemand om een wachtwoord vraagt, zelfs als men zich voordoet als het bedrijf dat u het wachtwoord hebt verschaft. Het beleid van Tredin is om nooit te vragen naar persoonlijke wachtwoorden, dus ook niet via of internetformulier..6 Beveiliging Omdat het systeem vertrouwelijke informatie bevat, maken wij gebruik van een veilige verbinding (SSL) over het internet. De gegevens die via het internet getoond worden, zijn via een certificaat versleuteld waardoor zij door een ander niet te lezen zijn. Zo zorgen wij voor een maximale bescherming voor de gegevens. Dit certificaat kunt u bekijken door rechtsonder in Internet Explorer op het hangslot te dubbelklikken. Versie maart 009 5

8 3 Helpdesk 3. Bereikbaarheid van de helpdesk Telefonisch is de helpdesk te bereiken op , ma. t/m vr. tussen 8.30 en 7.00 uur. Een kunt u sturen aan: helpdesk@tredin.nl. 3. Vragen, verzoeken en/of problemen melden Als u een vraag hebt, een verzoek of u wilt een probleem melden, dan kunt u onze helpdesk raadplegen. Dit kan via de of telefonisch. Voor onze helpdesk is het van belang om zoveel mogelijk informatie van u te ontvangen, zodat wij uw probleem zo snel mogelijk kunnen oplossen. Als u contact zoekt met de helpdesk, vermeld dan: Wie bent u? Wat is u gebruikersnaam? Bij welke organisatie en/of locatie werkt u? Waar bevindt u zich in Track Verzuim? Welke menuopties? Om welke werknemer gaat het? Welke stappen hebt u gedaan totdat u niet meer verder kunt, of een foutmelding kreeg? Als u een foutmelding kreeg, wilt u die dan doorgeven? Als u contact opneemt met onze helpdesk, krijgt uw vraag of verzoek een referentienummer. Wanneer u op een later tijdstip nogmaals navraag doet, verzoeken wij u vriendelijk dit referentienummer te vermelden. Stuurt u ons een , zet dit referentienummer dan zo mogelijk in de onderwerpregel. 3.. Verwijderen van documenten In Track Verzuim hebt u zelf niet de mogelijkheid om documenten te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer u onterecht een actie hebt aangemaakt. U kunt daarvoor een verzoek indienen via de helpdesk@tredin.nl. Wij verzoeken u vriendelijk om in de deze gegevens op te nemen: Naam van organisatie; Naam van de werknemer; Sofi-nummer van de werknemer; Datum van de te verwijderen document; Reden van verwijdering. U krijgt van ons antwoord in de vorm van een bericht, waarin staat dat het verzoek is verwerkt. Dit kan max. 3 werkdagen duren. Een uitzondering op het bovenstaande is het verwijderen van een foutieve ziekmelding. Die kunt u wél zelf verwijderen. U leest hierover in paragraaf 5.5 'Een ziekmelding verwijderen'. Versie maart 009 6

9 4 Het eerste gebruik van Track Verzuim Wanneer u Track Verzuim voor het eerst gaat gebruiken, kan het voorkomen dat u een extra programma moet installeren, om het programma goed te laten werken. Dit hoeft u slechts één keer te doen, bij het eerste gebruik. Hebt u dit al gedaan, dan kunt u dit hoofdstuk overslaan. 4. Inloggen in Track Verzuim Ga naar de website Aan de linkerkant van het scherm ziet u een rood vak 'Inloggen Track Verzuim'. Klik op de link ❶ om in te loggen. Op de 'Track Verzuim Inlogpagina' kiest u ❷ voor de hyperlink 'Inloggen voor gebruikers van Track Verzuim versie 3 en Vul uw wachtwoord in U komt in een welkomstscherm. Vul hier ❸ uw gebruikersnaam en wachtwoord in. 3 3 Uw gebruikersnaam en wachtwoord zijn door Tredin per aan u opgestuurd. U moet het wachtwoord precies zo invoeren als het in de staat. Dat betekent dat u rekening moet houden met hoofdletters, tekens en de cijfers. Bij het invoeren van het wachtwoord kunt u het beste de tekst selecteren, kopiëren en in het wachtwoord veld plakken. Zorg er dan wel voor dat u echt alleen de tekens selecteert, en geen extra spaties aan het einde meeneemt. In hoofdstuk 5 Inloggen in Track Verzuim leest u meer over het inloggen. Let vooral op de tekens, sommige toetsenborden staan niet goed ingesteld. Vraag indien nodig de helpdesk van uw organisatie om hulp hierbij. Versie maart 009 7

10 4.3 Swing ActiveX-besturingselement installeren Track Verzuim is een programma dat gebruik maakt van Internet Explorer. Sommige informatie wordt in zogenaamde 'pop-up' schermen zichtbaar. Verder maakt het gebruik van zogenaamde 'ActiveX-mogelijkheden'. Beide zaken worden soms geblokkeerd door Internet Explorer. Om deze blokkering op te heffen, moet u een extra programma installeren. De instellingen die wij hier adviseren brengen uw computer op geen enkele manier in gevaar, mits correct uitgevoerd. Hebt u vragen, of twijfelt u aan het (correct) uitvoeren ervan, zoek dan contact met de helpdesk van uw eigen organisatie Controleren of u iets moet installeren Als u bent ingelogd op Track Verzuim komt u in het bureaublad. Klik op het icoon met de 'A' en een gekleurde cirkel ❶. Wanneer de benodigde software niet op uw computer is geïnstalleerd, zult u een gele balk bovenaan uw scherm zien verschijnen ❶. Er kan een extra scherm geopend zijn, dat u waarschuwt voor de blokkering. Klik ❶ op de gele balk. Kies voor 'ActiveX-besturingselement installeren ' Versie maart 009 8

11 U krijgt dan een venster te zien met wat meer informatie. Klik op ❶ 'Meer opties'. Kies voor 'Altijd software van SWING Software Ltd. installeren'. Klik daarna op ❶ 'Installeren'. Het systeem gaat het Swing besturingselement installeren. U ziet daar verder niets van. Vanaf nu zult u Track Verzuim zonder problemen kunnen gebruiken Controle van installatie Om te controleren of de installatie goed is verlopen, kunt u een willekeurig overzicht opvragen. U moet ingelogd zijn in Track Verzuim. Op het bureaublad kiest u voor 'Ziekmeldingsdossiers' ❶. Klik op de knop met de 'A' met de gekleurde cirkel ❷. Selecteer een willekeurig overzicht ❸. Er worden dan gegevens verzameld, die in Excel worden geopend. Als u geen meldingen krijgt, en Excel wordt automatisch geopend, dan is de installatie goed verlopen. 3 Versie maart 009 9

12 4.3.3 Wanneer het niet lukt Als het u niet lukt om deze installatie te verrichten, kunt u het beste contact opnemen met de helpdesk in uw eigen organisatie. Zij kunnen ervoor zorgen dat de SWING ActiveX-control alsnog op uw PC wordt geïnstalleerd. Lukt het dan nog niet, dan kunt u of kan uw helpdesk, contact opnemen met de helpdesk van Tredin. Wij zullen dan samen met u of uw helpdesk het probleem oplossen. Versie maart 009 0

13 5 Inloggen in Track Verzuim Track Verzuim is een programma dat geheel werkt via internet. Om Track Verzuim te starten moet u daarom uw internetbrowser starten. In de meeste gevallen is dat Internet Explorer. Zorg er voor dat u uw gebruikersnaam en wachtwoord bij de hand hebt. Deze zijn u door Tredin per of per post toegestuurd. 5. Open de website van Tredin Ga naar de website Aan de linkerkant van het scherm ziet u een rood vak 'Inloggen Track Verzuim'. Klik op de link ❶ om in te loggen. Op de 'Track Verzuim Inlogpagina' kiest u ❷ voor de hyperlink 'Inloggen voor gebruikers van TrakVerzuim versie 3 en Vul uw wachtwoord in U komt in een welkomstscherm. Vul hier ❸ uw gebruikersnaam en wachtwoord in. 3 Uw gebruikersnaam en wachtwoord zijn door Tredin per aan u opgestuurd. U moet het wachtwoord precies zo invoeren als het in de staat. Dat betekent dat u rekening moet houden met hoofdletters, tekens en de cijfers. Bij het invoeren van het wachtwoord kunt u het beste de tekst selecteren, kopiëren en in het wachtwoord veld plakken. Zorg er dan wel voor dat u echt alleen de tekens selecteert, en geen extra spaties aan het einde meeneemt. Let vooral op de tekens, sommige toetsenborden staan niet goed ingesteld. Vraag indien nodig de helpdesk van uw organisatie om hulp hierbij. Versie maart 009

14 5.3 Uw wachtwoord wijzigen Nadat u bent ingelogd kunt u, indien gewenst, uw wachtwoord wijzigen. Op het bureaublad, het scherm dat u ziet direct nadat u bent ingelogd, staat in de knoppenbalk onder de blauwe titelbalk waar 'Status' staat, helemaal rechts een icoon ❶ met een sleutel. Klik op het sleutel-icoon. Er wordt een nieuw scherm geopend. Vul hier ❶ uw huidige wachtwoord in. Vul hier ❷ uw nieuwe wachtwoord in. Vul het wachtwoord daaronder nogmaals in. Klik op 'OK' ❸ om uw nieuwe wachtwoord op te slaan. Wanneer u een volgende keer inlogt, gebruikt u uw nieuwe wachtwoord Alternatieve methode om in te loggen U kunt ook inloggen in Track Verzuim door rechtstreeks naar de website te gaan. Ga naar de website Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in zoals hierboven omschreven. Versie maart 009

15 6 Wat u vooraf moet weten over Track Verzuim 6. Beperkte verbindingstijd Wanneer u inlogt op Track Verzuim kunt u gedurende onbeperkte tijd gegevens invoeren in de dossiers, en andere informatie bekijken. Dit geldt voor zolang u daadwerkelijk iets doet met het systeem. Wanneer u namelijk langer dan dertig minuten geen gegevens meer hebt verstuurd, zal de verbinding automatisch worden verbroken. U moet de aanmeldprocedure dan opnieuw doorlopen. In de praktijk betekent het dat u Track Verzuim niet onbeperkt 'open' kunt laten staan op uw computer, zoals dat bijvoorbeeld wel kan met een Word-document waar u aan bezig bent. Log dus pas in als u actief met gegevens aan de slag gaat en log daarna weer uit. U moet tevens rekening houden met de beperkte verbindingstijd wanneer u een langere tekst wilt invoeren, bijvoorbeeld een gespreksverslag. Bent u langer dan een half uur bezig met typen, dan registreert Track Verzuim in die tijd geen 'activiteit'. U zult dan ondervinden dat de verbinding wordt verbroken. Ook wanneer u dus begint aan een verslag en halverwege wordt onderbroken, de kans bestaat dat u opnieuw moet beginnen. Track Verzuim zal de tekst die u had getypt niet bewaren. 6. Gevoelige informatie Dit systeem bevat zeer vertrouwelijke informatie, wij gaan er vanuit dat een ieder hier op een gedegen manier mee om gaat. De verbinding over het Internet is beveiligd, maar als er zaken geprint worden, kan het zijn dat deze door iemand anders gelezen worden. Wees dus voorzichtig. Laat ook het systeem niet onbeheerd achter, log uit wanneer u uw werkstation verlaat. 6.. Uitloggen Klik op het icoon ❶ met de groene pijl om uit te loggen. Versie maart 009 3

16 7 Hoe Track Verzuim eruit ziet de iconen Voordat we u uitleg geven over de inhoudelijke kant van Track Verzuim willen we u in de komende hoofdstukken eerst vertrouwd maken met het uiterlijk en de algemene werking van het systeem. We beginnen met de iconen die u tegenkomt. Alle handelingen en documenten worden weergegeven door middel van een icoon. U ziet ze meestal links naast een dossier, of bovenaan het scherm in de knoppenbalk. Werknemer mannelijk Werknemer vrouwelijk Werknemer toevoegen Dienstverband toevoegen Lopend ziekmeldingsdossier Afgesloten ziekmeldingsdossier Actie/Verslag open Actie/Verslag Afgerond Bijlage Veld Kort verslag is gevuld in Actie/verslag Algemeen document Probleemanalyse Bijstelling Probleemanalyse Plan van aanpak Bijstelling Plan van Aanpak Evaluatie WIA aanvraag UWV Ziekteaangifte UWV Hersteldmelding Versie maart 009 4

17 8 Waar u start in Track Verzuim het bureaublad Als u inlogt op Track Verzuim komt u op het "Bureaublad". Hiervandaan kunt u alle gegevens vinden die u nodig hebt. 8. Algemeen Op het bureaublad krijgt u een samenvatting van alle actuele informatie. ❶ Middenin ziet u uw eigen gegevens. ❷ In het vak 'Statistieken' ziet u een overzicht van het aantal werknemers, verzuimers en openstaande acties. ❸ Het laatste nieuws en mededelingen vanuit Tredin zit u in dit vak. ❹ Voor de laatst geopende documenten kijkt u in dit vak. ❺ De balken daaronder geven toegang tot nieuwe vensters en overzichten. U leest daarover in de volgende hoofdstukken. ❻ De balken bovenaan komen in de volgende paragrafen aan bod Balken In het bureaublad ziet u bovenaan het venster twee balken: de 'Titelbalk' en de 'Knoppenbalk'. Verderop, in de 'Overzichten', komt daar nog een balk bij, de 'Regelbalk', die we hier alvast bespreken. 8.. Titelbalk De bovenste, donkerblauwe, balk ❶ is de 'Titelbalk'. De naam van deze balk komt overeen met het selectiecriterium ❷ dat u op dat moment hebt gekozen. Versie maart 009 5

18 8.. Knoppenbalk Direct onder de Titelbalk bevindt zich de 'Knoppenbalk'. De iconen in deze balk zullen verschillen al naar gelang de plek waar u zich bevindt in Track Verzuim. Een icoon dat u niet kunt gebruiken zal altijd lichtgrijs zijn, zoals dit icoon ❶ 'Actie/verslag' Regelbalk Direct onder de knoppenbalk zit de 'Regelbalk'. Deze ziet u nog niet in het bureaublad, maar wel in alle andere overzichten, die aan bod komen in het volgende hoofdstuk. De regelbalk geeft aan welke gegevens er zijn in de dossiers. U gebruikt de balk om de sortering aan te passen. De namen van de kolommen verschillen al naar gelang de plaats waar u zich bevindt in Track Verzuim. De regelbalk kunt u op twee manieren weergeven: In de paragraaf 9. Regelweergave wijzigen en paragraaf 9.3 De sortering van gegevens wijzigen gaan we hier verder op in. 8.3 Deelvensters Het bureaublad van Track Verzuim is in drie gebieden ingedeeld. Twee van deze vensters hebben we in deze handleiding als 'deelvenster' benoemd Deelvenster 'Selecties' Wanneer er in deze handleiding wordt gesproken over het deelvenster 'Selecties' wordt daarmee de gehele linkerhelft van het scherm ❶ bedoeld Deelvenster 'Details' De rechterhelft van het scherm ❷ is het deelvenster 'Details'. Afhankelijk van waar u zich bevindt in Track Verzuim ziet u daar wisselende informatie. Versie maart 009 6

19 Versie maart 009 7

20 9 Wat u kunt aanpassen in de vensters 9. Formaat van vensters aanpassen In alle vensters, behalve het bureaublad, kunt u het formaat van de deelvensters aanpassen, zoals u dat ook gewend bent in Windows. Hieronder ziet u een voorbeeld van de deelvensters die horen bij het overzicht 'Werknemers'. Ga met uw muis naar de lichtblauwe lijn ❶ die de vensters verdeelt. De cursor verandert in een zwarte lijn met pijltjes naar links en rechts. Houd de linker muisknop ingedrukt. Sleep nu het venster naar links of rechts, totdat de vensters het gewenste formaat hebben. Laat de muisknop weer los. 9. Regelweergave wijzigen Om alle gegevens van een dossier op één 'regel' te krijgen, of juist over twee regels te verdelen, gebruikt u de knop 'Wijzig regelweergave'. Klik hier ❶ om de regelweergave aan te passen. Het icoon ❷ verandert, en alle gegevens (de kolommen) staan nu naast elkaar de kolom 'Actie' staat rechts naast de kolom 'Datum', terwijl deze eerst onder de kolom 'Werknemer' stond. De breedte van de kolommen kunt u niet zelf wijzigen, die is vast. Versie maart 009 8

21 9.3 De sortering van gegevens wijzigen In alle overzichten zijn de gegevens alfabetisch gesorteerd, op basis van de eerste kolom in de Regelbalk. U kunt er altijd voor kiezen de gegevens anders te sorteren, op basis van een andere kolom. Hier gebruiken we het overzicht 'Werknemers In dienst' als voorbeeld. De gegevens staan alfabetisch gerangschikt op (de achternaam van de) 'Werknemer' de eerste kolom. U wilt nu de gegevens alfabetisch rangschikken op woonplaats: Klik hier ❶ in de regelbalk op de blauwe driehoek van de knop 'Plaats'. Het icoon 'regelweergave' ❷ verandert enkele momenten in een draaiende cirkel. De gegevens staan nu gerangschikt op Woonplaats. U ziet dat nu in plaats van de kolom 'Werknemer' de kolom 'Plaats' ❶ donkerblauw is. Dit geeft aan dat u sorteert op 'Plaats'. Versie maart 009 9

22 0 Overzichten De overzichten in Track Verzuim zijn uw uitgangspunt voor alle handelingen die u verricht. Ze geven u meer inzicht in de gegevens die voor u van belang zijn. 0. Hoe u een overzicht kiest Het uitgangspunt is het deelvenster 'Selecties' ❶, aan de linkerkant van het scherm. Kies het overzicht dat u wilt zien, door onderaan op een van de blauwe balken te klikken. Deze schuift dan omhoog, tot onder de balk 'Bureaublad'. De titel bovenaan de kolom wijzigt mee. Een voorbeeld. Klik hier ❷ op de balk 'Werknemers' (deze wordt oranje). 'Werknemers' schuift op naar boven ❸ en de titel ❹ is gewijzigd Wat voor alle overzichten geldt In het deelvenster 'Selecties' ziet u welke selectiecriteria ❶ u tot uw beschikking hebt. In de regelbalk ❷ ziet u welke gegevens beschikbaar zijn. Of de kolommen allemaal naast elkaar staan, ligt aan de regelweergave zie paragraaf 9. Regelweergave wijzigen. De sortering daarvan kunt aanpassen zie paragraaf 9.3 De sortering van gegevens wijzigen. In het deelvenster 'Details' ❸ vindt u de gedetailleerde informatie van het actieve dossier Pas wanneer u dubbelklikt met de muis, of op 'Enter' drukt, opent u daadwerkelijk het dossier. Versie maart 009 0

23 0.3 Het overzicht 'Werknemers' In dit overzicht kunt u de werknemersdossier vinden van uw werknemers. De selectiecriteria zijn: 'In dienst', 'Uit dienst' of 'Verzuimend' ❶. De gegevens staan hier ❷ in de regelbalk. 3 In het deelvenster ❸ staan de details van deze werknemer. Door op de dossiermap met het rode plusteken te klikken ❹ opent u direct het lopende ziekmeldingsdossier van deze werknemer Het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers' U ziet hier ❶ de selectiecriteria: 'Lopende' en 'Afgesloten' dossiers. Lopende dossiers ❷ hebben een rood plusteken. Afgesloten dossiers ❸ een groene vink. 3 U ziet in het overzicht 'Lopende' de namen van werknemers die op dit moment verzuimen. Dit overzicht is handig om een goed overzicht om inzicht te krijgen in de aantallen en het verloop van de ziekmeldingsdossiers. Versie maart 009

24 0.5 Het overzicht 'Acties' U ziet hier ❶ de selectiecriteria: 'Mijn openstaande', 'Mijn afgeronde', 'Alle openstaande' en 'Alle afgeronde'. Openstaande acties hebben ❷een blanco klembord-icoon Wanneer u het overzicht Acties opent, en voor 'Mijn openstaande' kiest, krijgt u inzicht in het werk dat voor u openstaat in het systeem. Verderop in de handleiding komen we daar uitgebreid op terug. Afgeronde dossiers ❸ een groene vink in het klembord. In de meest rechtse kolom ❹ staan iconen, die aangeven wat er met het dossier is gedaan zie ook hoofdstuk 7 "Hoe Track Verzuim eruit ziet de iconen" Het overzicht 'What's new?' ❶ Er is slechts één selectiecriterium: 'Alles'. In dit overzicht vindt u alle nieuwe documenten die onlangs zijn toegevoegd of bewerkt. ❷ De iconen geven aan om wat voor soort document het gaat zie ook hoofdstuk 7 "Hoe Track Verzuim eruit ziet de iconen". Versie maart 009

25 Hoe u ziet wat u hebt geselecteerd In alle overzichten van Track Verzuim kunt u in één oogopslag zien welke gegevens u hebt geselecteerd. De balk van het overzicht dat u hebt gekozen is oranje ❶. De naam van het overzicht ❷ staat bovenaan het deelvenster 'Selecties'. Het selectiecriterium ❸ staat in een grijze balk, en heeft het icoon van een open dossiermapje. In de titelbalk ❹ ziet u dit terug. De sortering van de gegevens wordt in de regelbalk ❺ aangegeven in donkerblauw, in dit voorbeeld is dat het gegeven 'Datum'. Het dossier dat u selecteert ❻ staat in een blauwe regel. De details van deze werknemer ❼ staan in het deelvenster 'Details' Versie maart 009 3

26 Hoe u kunt zoeken In verreweg de meeste gevallen zult u, om een bepaalde actie uit te kunnen voeren, een werknemer zoeken. Track Verzuim kent een handigheidje, waarmee u sneller een naam vanuit een lijst kunt vinden. U hoeft daarvoor alleen de eerste letters van de naam van de betreffende werknemer in te typen en de lijst toont u dan automatisch dat dossier.. Een handige optie De zoekoptie die we hier beschrijven werkt in alle overzichten die Track Verzuim u biedt. In dit voorbeeld starten we in het overzicht 'Werknemers'. U zoekt naar de werknemer K. Vaartjes. Typ de letters "va" in op uw toetsenbord. Er opent zich een klein zoekvenster ❶ aan de rechterkant van het scherm: "Ga naar Werknemer". De lijst springt ❷ direct naar de eerste werknemer met een achternaam die start met 'va'. U kunt het zoekvenster ook openen door hier ❸ op het icoon met de blauwe pijl te klikken. 3.. Let op de sortering Soms lijkt het systeem niet (goed) te reageren op uw verzoek. In dit voorbeeld bent u in het overzicht 'Werknemers' en u wilt snel naar dhr. K. Vaartjes. U typt 'va' in op uw toetsenbord, maar de lijst verspringt niet naar de gewenste werknemer. Dit heeft te maken met de sortering. Zorg ervoor dat u op de juiste gegevenskolom sorteert. In het voorbeeld hieronder worden de gegevens gesorteerd ❶ op 'Plaats'. Dit wordt tevens zichtbaar in het zoekvenster 'Ga naar ' ❷ aan de rechterkant van het scherm. Hier staat nu namelijk 'Ga naar Plaats'. Los dit op door eerst de gegevens te sorteren ❸ op 'Werknemer' zie ook paragraaf 9.3 De sortering van gegevens wijzigen. 3. Andere mogelijkheden In een overzicht kunt u ook, zonder de bovenstaande mogelijkheid te gebruiken, door de lijsten heen gaan, door uw toetsenbord of muis te gebruiken. Met de pijltoetsen gaat u omhoog en omlaag in de lijst. Gebruik PageUp en PageDown om een pagina omhoog of omlaag te gaan. Om direct naar het allereerste dossier in het overzicht te gaan, drukt u 'Shift' in, en houdt deze vast terwijl u op 'Home' drukt. Gebruik de combinatie 'Shift' en 'End' om naar het allerlaatste dossier te gaan. Op uw muis kunt u het scroll-wieltje gebruiken. Versie maart 009 4

27 3 De dossiers in Track Verzuim Nu u alle informatie hebt gekregen over het uiterlijk en de algemene werking van Track Verzuim, gaan we over naar het inhoudelijke deel van deze handleiding. In Track Verzuim gaat u werken met 'Dossiers', en met 'Documenten', die daarin zijn opgenomen. 3. Het 'Werknemersdossier' Binnen Track Verzuim wordt alle informatie betreffende een werknemer opgeslagen in het 'Werknemersdossier'. Deze informatie betreft adres, geboortedatum, organisatie, dienstverbanden en verzuimstatistiek. In het werknemersdossier is tevens een totaaloverzicht te vinden van alle (verzuim)documenten die deze werknemer betreffen. U gebruikt het Werknemersdossier voor: Het inzien en bewerken van persoonlijke gegevens van werknemers, als ook van gegevens omtrent het dienstverband. Het inzien en bewerken van gegevens omtrent actuele en afgeronde ziekmeldingen van de medewerker. Het inzien en printen van individuele statistieken rondom het verzuim van de medewerker. 3. Het 'Ziekmeldingsdossier' Het ziekmeldingsdossier bevat alle informatie rond één enkel verzuimgeval. Het dossier wordt aangemaakt op basis van een ziekmelding en gesloten als de werknemer hersteld gemeld is. U gebruikt het Ziekmeldingsdossier voor: Het aanmaken en bewerken van (nieuwe) ziekmeldingen. Het aanmaken en bewerken van formulieren omtrent verzuim, zoals het Plan van Aanpak. 3.3 De documenten (formulieren) in Track Verzuim In Track Verzuim maakt u documenten aan, die in de dossiers worden opgeslagen. U maakt acties aan, en bewerkt ze, in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter. U maakt eveneens Verslagen aan, die daarmee samenhangen. U stelt formulieren samen, die 'Plan van Aanpak' worden genoemd, en bewerkt ze. 3.4 Verplichte velden In de komende hoofdstukken komt het bovenstaande uitgebreid aan bod. Wij willen u er hier alvast op wijzen dat in alle vensters waar u gegevens moet invullen u een verplicht veld herkent aan het vinkje dat er bij staat: Versie maart 009 5

28 4 Werknemersdossier Binnen Track Verzuim wordt, zoals gezegd, alle informatie betreffende een werknemer opgeslagen in het 'Werknemersdossier'. Deze informatie betreft adres, geboortedatum, organisatie, dienstverbanden en verzuimstatistiek. In het werknemersdossier is tevens een totaaloverzicht te vinden van alle (verzuim)documenten die deze werknemer betreffen. 4. Gegevens bewerken Zoek in het overzicht 'Werknemers' de medewerker op en open het dossier. Klik op ❶ 'Bewerken' om wijzigingen aan te brengen in de gegevens. U kunt in alle tabbladen gegevens aanpassen. Tijdens het bewerken kunt u onbeperkt van tabblad ❷ wisselen. Vergeet niet op 'Opslaan en sluiten' te klikken om de wijzigingen te bewaren. 4. Overzicht van de tabbladen Hieronder een kort overzicht van de gegevens die u in de verschillende tabbladen aantreft. 4.. Het tabblad 'Details' In dit tabblad staat persoonlijke informatie van de werknemer, zoals adresgegevens, geboortedatum en dergelijke. Ook informatie over arbeidsongeschiktheid is hier te vinden, zoals het polisnummer van de aanvraag AO, polisnummer van verzekeraar en dergelijke. 4.. Het tabblad 'Alle documenten ' Hier ziet u een overzicht van alle (verzuim)documenten die betrekking hebben op deze werknemer. Het is mogelijk dat u niet alle documenten ziet, omdat u daar uit hoofde van uw functie geen rechten toe hebt. De lijst met documenten kan erg lang zijn. Om het u makkelijker te maken een of meerdere documenten van een bepaald type snel terug te vinden, heeft Track Verzuim een 'Filter'. De documenten staan gerangschikt op de datum waarop ze zijn aangemaakt. Klik op ❶ 'Filter' om de lijst waaruit u kunt kiezen zichtbaar te maken. Kies het gewenste filter. Het systeem laat u nu alleen dat type documenten zien. Wanneer er geen documenten zijn van dat type, is het scherm leeg. Kies voor 'geen' als u alle documenten weer wilt zien Het tabblad 'Dienstverbanden' Hierin staan de personele gegevens, en informatie over het dienstverband dat de werknemer heeft. Heeft een werknemer meerdere dienstverbanden, dan staan ze allemaal weergegeven. Krijgt een werknemer er een dienstverband bij, dan kunt u dit hier aanmaken. Versie maart 009 6

29 4..4 Het tabblad 'Leiding & Organisatie' In dit tabblad is informatie opgenomen omtrent de functionarissen bij deze werknemer horen. Hieronder ziet u welke gegevens dat zijn Het tabblad 'Verzuimstatistieken' In dit tabblad staan alle cijfermatige gegevens omtrent het verzuim van de betreffende werknemer. Wij komen in hoofdstuk 9 terug op de "UWV Formulieren 4.3 Aanmaken UWV ziekteaangifte Ga naar het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers' 'Lopende' en kies het ziekmeldingsdossier van de betreffende werknemer Klik in de knoppenbalk op 'Overige' ❶. Kies voor 'UWV Ziekteaangifte ❷. Er opent zich een nieuw venster, waarin u de gegevens kunt invullen. Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten'. In paragraaf. UWV Formulier printen is uitgelegd hoe u het formulier print. 4.4 Aanmaken UWV e jaars evaluatie Er wordt in Track Verzuim automatisch een actie gegenereerd voor het uitvoeren van de e jaar evaluatie. Deze evaluatie kan door middel van een word-sjabloon worden vastgelegd. Hieronder volgt de werkwijze. U heeft een notificatie ontvangen of u opent de betreffende actie vanuit Acties, Mijn openstaande. Klik vervolgens op de knop Bewerken Er opent zich een nieuw venster. Klik vervolgens op de volgende knop 'UWV Eerstejaarsevaluatie van het plan van aanpak WIA' ❶. Versie maart 009 7

30 Microsoft Word wordt nu geopend. Versie maart 009 8

31 U ziet een UWV Formulier. Gegevens die bekend zijn, zoals "Naam van de betreffende werknemer", worden automatisch ingevuld. De overige gegevens moet u zelf invullen. Nadat alle gegevens zijn ingevuld, gaat u, zonder verder iets te doen in Microsoft Word terug naar de actie in Track Verzuim. Zoek daarvoor de openstaande actie op onderaan uw scherm tussen de openstaande programma's. Controleer of de status van de actie op 'afgerond' staat. Klik vervolgens op de knop 'Opslaan en sluiten'. Het volgende scherm wordt getoond: Klik op ❶ 'Ja' om het word-sjabloon op te slaan. Versie maart 009 9

32 Verzuimstatistieken" Het tabblad 'Historie' Hier zijn de laatste vijf wijzigingen weergegeven. 4.5 Andere bewerkingen Vanuit het Werknemersdossier kunt u, naast alle bovengenoemde zaken, gegevens omtrent een (nieuwe) ziekmelding invoeren en bewerken. Hier gaan we in het volgende hoofdstuk op in. Versie maart

33 5 Ziekmeldingsdossier Wellicht het belangrijkste document van Track Verzuim is wel het ziekmeldingsdossier. Het ziekmeldingsdossier bevat alle informatie rond één enkel verzuimgeval. Het dossier wordt aangemaakt op basis van een ziekmelding en gesloten als de werknemer hersteld gemeld is. Het ziekmeldingsdossier bevat algemene gegevens van de verzuimmelding, zoals de datum en de reden, en documenten, zoals verslagen en beschrijvingen van acties die moeten worden ondernomen. In het ziekmeldingsdossier maakt u nieuwe ziekmeldingen aan, en u kunt de ziekmelding wijzigen, bijvoorbeeld als de klacht of het % arbeidsongeschiktheid, moet worden aangepast. Daarnaast worden hersteldmeldingen erin verwerkt. 5. Overzicht van de gegevens In het overzicht van 'Ziekmeldingsdossiers' ziet u per werknemer al een samenvatting van de informatie, in het deelvenster 'Details'. U start in het overzicht van de gegevens van een ziekmelding, in feite de voorkant van de dossiermap die we hierboven hebben beschreven. Zoek in het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers' de gewenste werknemer op. Open het dossier. U krijgt een nieuw scherm te zien, waarin de gegevens van de verzuimmelding zijn ingevoerd. Versie maart 009 3

34 5. Een nieuwe ziekmelding invoeren Zoek in het overzicht 'Werknemers' de juiste werknemer op. Klik in de knoppenbalk hier ❶ op 'Ziekmelding'. Is deze knop niet actief (grijs) ❶, dan is deze werknemer al ziekgemeld. Hoe u een bestaande ziekmelding aanpast, leest u verderop. U krijgt nu een nieuw scherm te zien. Hierin gaat u alle gegevens verwerken. Pas hier ❶, indien gewenst, de datum van de eerste ziektedag aan. Het 'Aantal dagen verzuim' wordt automatisch aangepast. Klik in de regel 'Klacht' ❷ en kies de juiste reden van de ziekmelding. Vul eventuele extra informatie hier ❸ in. De vakken 'Zwangerschapsverlof' en 'Ongeval' ❹ staan standaard op 'Nee'. Klik hier ❺ om het % Arbeidsongeschikt te kiezen. Heeft een werknemer meerdere dienstverbanden, dan staan hier meerdere rijen. Verblijft de werknemer (tijdelijk) op een ander adres, vul dit hier ❻ (in een apart scherm ) in. Sla alle gegevens op, en sluit de ziekmelding door hier ❼ te klikken. Wilt u niet opslaan, kies dan voor de rode knop met het witte kruis 'Sluiten'. Er wordt u dan gevraagd of de gegevens al dan niet alsnog wilt opslaan. NB: in deze handleiding is een apart hoofdstuk zwangerschap: "Ziekmeldingsdossier Zwangerschap" Versie maart 009 3

35 Wanneer een medewerker meerdere dienstverbanden heeft, moet u bij elk dienstverband het gewenste percentage invullen. 5.3 Wijzigingen aanbrengen in ziekmeldingen U kunt achteraf een aantal gegevens van een ziekmelding wijzigen:. De datum van de eerste ziektedag,. Het percentage van de arbeidsongeschiktheid 3. De klacht bij ziekmelding. Indien gewenst kunt u meerdere wijzigingen tegelijk aanbrengen. De datum van de eerste ziektedag kan gewijzigd worden als achteraf blijkt dat er een verkeerde datum is ingevoerd 3. Als u de datum van de eerste ziektedag wijzigt, zal het systeem de datum van openstaande acties wijzigen en eventueel nieuwe acties toevoegen. Selecteer de betreffende werknemer. U kunt dit doen in het overzicht 'Werknemers' of in het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers 'Lopende. Klik in de knoppenbalk ❶ op 'Wijziging'. Er opent zich een nieuw scherm. Pas de 'Ingangsdatum wijziging' aan ❷. Ook de 'Klacht' ❸ en/of het % Arbeidsongeschiktheid ❹ kunt u aanpassen. Klik op 'Opslaan en Sluiten' Dit geldt alleen als ziek- en hersteldmeldingen handmatig ingevoerd worden en is niet van toepassing als de meldingen vanuit het personeelsinformatiesysteem van de opdrachtgever worden ingelezen! Versie maart

36 5.4 Hersteld melden 5.4. Gedeeltelijk hersteld melden Als een werknemer gedeeltelijk hersteld is en dus nog voor een bepaald percentage arbeidsongeschikt, kunt u deze wijziging op de volgende wijze aanbrengen. Selecteer de betreffende werknemer. U kunt dit doen in het overzicht 'Werknemers' of in het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers 'Lopende. Klik in de knoppenbalk ❶ op 'Wijziging'. Er opent zich een nieuw scherm. Pas het ❶ % Arbeidsongeschikt aan. Vergeet niet op Opslaan en Sluiten te klikken. In het werknemersdossier zal nu een melding opgenomen worden van deze wijziging. De verandering is ook meteen in alle overzichten te zien. Dit geldt tevens voor andere wijzigingen die u aanbrengt Hersteld melden op vandaag Selecteer de betreffende werknemer. U kunt dit doen in het overzicht 'Werknemers' of in het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers 'Lopende. Klik in de knoppenbalk ❶ op 'Hersteld melden'. Er opent zich een nieuw scherm. Standaard wordt de 'Datum hersteld' ❶ op vandaag gezet. Het ❷ '% Arbeidsongeschikt' wordt eveneens standaard op 0% gezet. Klik op 'Opslaan en Sluiten'. Versie maart

37 U kunt ook de werkwijze gebruiken die wordt beschreven in paragraaf 5.4. "Gedeeltelijk hersteld melden". U zet dan zelf het % Arbeidsongeschikt op 0% Hersteld melden met terugwerkende kracht U kunt op de manier die hierboven is beschreven iemand ook hersteld melden met terugwerkende kracht. U moet dan de 'Datum hersteld' zelf aanpassen. Selecteer de betreffende werknemer. Klik in de knoppenbalk ❶ op 'Hersteld melden'. In het volgende scherm past u de 'Datum hersteld' aan. Klik op 'Opslaan en Sluiten' Foutieve hersteld melding ongedaan maken Het kan zijn dat per ongeluk iemand hersteld gemeld is. Deze foutieve hersteld melding kunt u zelf eenvoudig corrigeren. Dit doet u door de bestaande melding te bewerken en het arbeidsongeschiktheidspercentage op de juiste waarde te zetten. Ook moet u er dan voor zorgen dat de datum van de wijziging gelijk is aan de datum waarop u de werknemer foutief hersteld hebt gemeld. Selecteer de betreffende werknemer. In dit geval kunt u dit alleen doen in het overzicht 'Werknemers'. Klik in het deelvenster 'Details' op het ❶ afgeronde ziekmeldingsdossier om het dossier te openen. Er opent zich een nieuw scherm. U bent nu in het ziekmeldingsdossier. Klik op ❷'Bewerken'. Klik op ❷ 'Bewerken'. Bij 'Ingangsdatum wijziging' komt automatisch vandaag te staan. Hebt u de foutieve hersteldmelding op een andere datum uitgevoerd, zorg dan dat u die datum kiest (meestal zal dat de 'datum laatste wijziging' zijn, die er tussen haakjes achter staat. Zet het % Arbeidsongeschikt weer op 00. Versie maart

38 Klik op 'Opslaan en Sluiten'. In het deelvenster 'Details' is nu wederom het icoon van een lopend ziekmeldingsdossier te zien, waar eerst een 'Afgerond ziekmeldingsdossier' werd weergegeven. 5.5 Een ziekmelding verwijderen Indien een onterechte ziekmelding is aangemaakt of een foute ziekmelding is ingevoerd, kunt u dit corrigeren door de volgende handelingen uit te voeren: Selecteer de betreffende werknemer. U kunt dit doen in het overzicht 'Werknemers' of in het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers 'Lopende. Klik in de knoppenbalk ❶ op 'Hersteld melden'. In het volgende scherm zorgt u ervoor ❷ dat de 'Datum hersteld' gelijk is aan 'Eerste ziektedag'. Klik op 'Opslaan en Sluiten' Het systeem zal het ziekmeldingsdossier meteen corrigeren. De melding is niet meer zichtbaar in het dossier. Versie maart

39 6 Ziekmeldingsdossier Zwangerschap Het invullen van ziekmeldingen bij zwangerschap vraagt extra aandacht. Er zijn in feite drie situaties.. Een werkneemster verzuimt met zwangerschap gerelateerde klachten.. Een werkneemster heeft zwangerschapsverlof. 3. Een werkneemster verzuimt na haar zwangerschapsverlof. Alléén als de werkneemster met zwangerschapsverlof is, moet er bij 'Zwangerschapsverlof' voor 'Ja' worden gekozen. Dan worden er door het systeem geen acties ingepland door het systeem betreffende Wet Verbetering Poortwachter. In alle andere gevallen moet Zwangerschapsverlof op Nee gezet worden. 6. Zwangerschap gerelateerde klachten Als een werkneemster verzuimt met zwangerschapsgerelateerde klachten, maakt u een ziekmelding aan als volgt. Selecteer de betreffende werkneemster in het overzicht 'Werknemers'. Klik in de knoppenbalk ❶ op 'Ziekmelding'. Er opent zich een nieuw scherm. Vul de juiste gegevens in, zoals 'Eerste ziektedag'. Selecteer als klacht ❷ 'zwangerschap (klachten)' Laat 'Zwangerschapsverlof' op 'Nee' staan Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten'. Versie maart

40 6. Zwangerschapsverlof Als een werkneemster op zwangerschapsverlof gaat, moet u eerst nagaan of deze werkneemster al ziekgemeld is, bijvoorbeeld met zwangerschapsklachten. Die melding moet eerst hersteld worden gemeld. Voor het zwangerschapsverlof wordt er daarna een nieuwe ziekmelding aangemaakt. 6.. Controleren huidige ziekmelding Selecteer de betreffende werkneemster in het overzicht 'Werknemers'. Is de werkneemster op dit moment niet ziekgemeld, dan is in de knoppenbalk alleen dit ❶ icoon actief. U kunt niet klikken op 'Wijziging' of 'Hersteld melden'. Lees verder in paragraaf Werkneemster is ziek Hersteldmelding maken Is de werkneemster op dit moment wel ziekgemeld, klik dan in de knoppenbalk op ❶ 'Hersteld melden'. In het volgende scherm wordt de datum van hersteldmelding op vandaag gezet, en het % Arbeidsongeschiktheid op 0%. Klik op 'Opslaan en sluiten'. Selecteer (opnieuw) de betreffende werkneemster in het overzicht 'Werknemers' Nieuwe ziekmelding Zwangerschapsverlof Klik (terwijl u de betreffende werkneemster hebt geselecteerd) in de knoppenbalk ❶ op 'Ziekmelding'. Er opent zich een nieuw scherm. Vul de juiste gegevens in, zoals 'Eerste ziektedag'. Selecteer als klacht ❷ 'zwangerschap (klachten)' Zet 'Zwangerschapsverlof' op 'Ja'. Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten'. Er worden voor deze ziekmelding door het systeem geen acties ingepland door het systeem. Versie maart

41 6..4 Ziek na zwangerschapsverlof Nadat het zwangerschapsverlof is afgelopen, kan het zijn dat een werkneemster nog steeds ziek is. Wanneer dit het geval is, moet er weer een nieuwe ziekmelding worden aangemaakt. De zwangerschapsverlofmelding moet eerst hersteld worden gemeld. Daarna kunt u een nieuwe ziekmelding aanmaken. Selecteer de betreffende werkneemster in het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers' of 'Werknemers'. Klik in de knoppenbalk ❶ op 'Hersteld melden'. Pas indien noodzakelijk de 'Datum hersteld' aan. Klik op 'Opslaan en Sluiten' Selecteer opnieuw de betreffende werkneemster in het overzicht 'Werknemers'. Klik in de knoppenbalk ❷ op 'Ziekmelding'. Er opent zich een nieuw scherm. Vul de juiste gegevens in, zoals 'Eerste ziektedag' Selecteer als klacht ❸ 'zwangerschap (klachten)' 3 Laat 'Zwangerschapsverlof' ❹ op 'Nee' staan 4 Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten'. Versie maart

42 6.3 Bijzondere situaties bij zwangerschap Het kan voorkomen dat een werkneemster eerst ziek is, waarna het zwangerschapsverlof ingaat en dat zij na het verlof nog steeds ziek is. Om dit goed te registreren in Track Verzuim zijn de volgende handelingen nodig, die in de paragrafen hiervoor al zijn beschreven. Maak de eerste melding aan met de juiste klacht en zet 'Zwangerschapsverlof' op 'Nee'. Op de dag dat het zwangerschapsverlof begint, maakt u een hersteld melding voor de eerste ziekmelding. Maak direct ook een nieuwe ziekmelding aan, met 'Zwangerschapsverlof' op 'Ja'. Na afloop van het zwangerschapsverlof, maakt u weer een hersteldmelding voor de ziekmelding. Maak direct ook een nieuwe ziekmelding aan met de juiste klacht en met 'Zwangerschapsverlof' op 'Nee'. Hieronder is deze situatie weergegeven in een plaatje. Ziek Zwangerschapsverlof Ziek Aanmaken eerste ziekmelding Hersteld melden eerste ziekmelding Aanmaken melding zwangerschapsverlof Hersteld melden zwangerschapsverlof melding Aanmaken nieuwe ziekmelding Hersteld melden laatste ziekmelding Versie maart

43 7 Acties en verslagen 7. Waarom Track Verzuim 'Acties' aanmaakt Binnen Track Verzuim zorgen zogenaamde 'Actie/verslag documenten' voor de correcte afhandeling van de verschillende stappen binnen het verzuimprotocol zoals dat door Tredin BV is vastgelegd. Door middel van de acties zorgt Track Verzuim ervoor dat alle noodzakelijke stappen bij het begeleiden van een werknemer op het juiste moment gedaan worden, dat deze acties vastgelegd zijn en dat er een dossier ontstaat dat voldoende informatie bevat om het verloop van de verzuiming vast te leggen. Het systeem maakt automatisch acties voor u aan. Dit zorgt ervoor dat de stappen van de wet Poortwachter op het goede moment uitgevoerd worden. Als het systeem voor u een actie aanmaakt, krijgt u een bericht binnen, waarin een link staat waarmee u de betreffende actie(s) kunt openen. Dit zijn alleen acties die een uitvoerdatum hebben, of acties die op of na de hersteldatum uitgevoerd worden. 7. Over de 'Actie/verslag' documenten In Track Verzuim wordt gesproken over 'Actie/verslag documenten'. Deze functie in Track Verzuim biedt u namelijk twee mogelijkheden:. U maakt een actie aan, bijvoorbeeld dat er een 'verzuimbegeleidingsgesprek' moet worden gepland.. U vult een (kort) verslag in van de actie die is uitgevoerd. Afhankelijk van uw functierol kunt u verschillende soorten actie/verslag documenten aanmaken. Track Verzuim toont u automatisch de lijst met acties die in het betreffende dossier voor u van toepassing zijn. Welke velden u ziet in het Actie/verslag document en wat de inhoud is, hangt af van het soort dossier dat u opent en de keuzes die u maakt. U hoeft dit niet zelf te doen, Track Verzuim zorgt automatisch voor de juiste gegevens. Bij het aanmaken en bewerken van Acties kunt u aangeven wie de actie moet uitvoeren. Dit wordt bepaald door de functierol van de betreffende persoon. Ook hier zorgt het systeem automatisch voor lijst met namen die voor u van toepassing is, of vult automatisch de juiste persoon in. Sommige acties worden aangemaakt direct nadat u een document opslaat. Als deze nieuwe actie ook voor u zelf is, zal deze direct getoond worden in het overzicht Mijn openstaande Acties. Een Actie/verslag document bevat altijd een omschrijving van de actie, een datum voor wanneer de actie gedaan moet zijn en een verantwoordelijk die de actie uit moet voeren. Daarnaast bevat het document ruimte om een verslag van de actie in te voeren, waardoor alle betrokkenen inzicht krijgen in het proces. Acties kunt u zelf aanmaken, en er zijn acties die automatisch aangemaakt worden door Track Verzuim. Daarnaast kan iemand anders een actie voor u aanmaken. Track Verzuim stuurt u altijd een bericht wanneer er een actie voor wordt aangemaakt. Het is mogelijk dat u tevens berichten krijgt met informatie over acties die nog voor u openstaan waarvan de geplande datum reeds verstreken is. Elke maandag ontvangt u een overzicht van openstaande acties. Nieuwe acties die zijn aangemaakt door het systeem ontvangt u, voor zover van toepassing, elke dag. Versie maart 009 4

44 7.3 Hoe u Actie/verslag documenten bewerkt of afrondt In het overzicht 'Acties' met selectiecriterium 'Mijn openstaande' ziet u alle openstaande Acties die voor u bestemd zijn. Dit is in feite uw werkvoorraad in het systeem. De op datum gesorteerde acties kunt u openen en verwerken. Natuurlijk kunt u acties aanmaken voor uzelf. Zo kan het systeem u helpen om zaken niet te vergeten. Op het moment dat u een actie opent om af te ronden, komen er andere velden tevoorschijn. In het 'Realisatie' datumveld kunt u de daadwerkelijke datum invullen waarop deze actie voltooid is. Dit zal meestal de geplande datum zijn. Om een actie af te ronden voert u de volgende handelingen uit. Open in het overzicht 'Acties' 'Mijn openstaande' het dossier met de actie die u wilt afronden. Klik op de knop ❶ 'Bewerken'. Er wordt een nieuw scherm geopend. U ziet alle informatie aangaande deze actie. De Status wordt automatisch op ❷ 'Afgerond' gezet. Wilt u de actie alleen bijwerken, zet dan de status ❷ weer op 'Open'. Vul bij ❸ Realisatie de datum. Vul de overige informatie of het verslag in. Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten' 3 Versie maart 009 4

45 7.4 Hoe u een nieuw 'Actie/verslag' document aanmaakt Het 'Actie/verslag document' bevat acties die uitgevoerd moeten worden en biedt ruimte om een verslag van de acties vast te leggen. Zo is er altijd een goed overzicht van het gebeurde. Door middel van de automatisch aangemaakte acties weet u zeker dat de verplichte stappen op de juiste manier en het juiste moment uitgevoerd worden. Daarnaast kunt u zelf acties aanmaken. Zoek in het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers' de gewenste werknemer op. Klik in de knoppenbalk op 'Actie/verslag' ❶. Er opent zich een nieuw venster. Klik hier ❶ om het type actie wat u wilt aanmaken te kiezen. Geef indien nodig een korte omschrijving. Selecteer ❷ voor wie de actie is (is niet bij alle acties zichtbaar). Geef de juiste datum aan bij ❸ 'Uitvoeren voor'. Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten'. 3 Versie maart

46 7.5 Het bericht met openstaande acties Het systeem helpt bij het voltooien van acties. Indien er een nieuwe actie is gemaakt of er een actie openstaat, die afgehandeld moet worden, stuurt het systeem u automatisch een . Via deze link ❶ gaat u naar het overzicht van uw openstaande acties. Als u op de link klikt, opent Track Verzuim en moet u zich vervolgens aanmelden. Als er nog acties openstaan waarvan de uitvoerdatum is verstreken, zal Track Verzuim een directe link ❷ naar deze acties meesturen bericht met Acties zelf verzenden U kunt zelf ook dit soort s aanmaken met links naar documenten in het systeem. Bijvoorbeeld als u een Personeelsadviseur een voorbeeld wil sturen of een verslag wil tonen. Natuurlijk kan de ontvangende persoon deze documenten alleen dan openen als hij toegang heeft tot Track Verzuim en de juiste rechten heeft. Een link sturen in een gaat als volgt: Ga naar het overzicht 'Acties' 'Mijn openstaande'. Open de actie (het dossier) dat u wilt versturen. Klik op de knop ❶ 'Link'. Selecteer ❷ 'Verzenden'. Er wordt nu een aangemaakt in uw programma. Daarin staat de link naar het door u gekozen document. Adresseer de op de manier zoals u gewend bent en verzend het bericht. Let op! U kunt alleen een dergelijke verzenden naar personen in uw eigen organisatie die toegang hebben tot Track Verzuim, en die rechten hebben om deze documenten te openen. U kunt controleren welke personen dit zijn door in het overzicht 'Werknemers' het dossier te openen van een medewerker, en bovenaan het tabblad 'Leiding & Organisatie' te kiezen. Versie maart

47 8 Een 'Plan van Aanpak' aanmaken In Track Verzuim hebt u als leidinggevende de mogelijkheid om een Plan van Aanpak te maken. Dit Plan van Aanpak is opgesteld volgens de normen van het UWV. Bij het printen van dit Plan van Aanpak wordt dan ook de opmaak, zoals de UWV dit voorschrijft, gebruikt. 8. Een nieuwe 'Plan van Aanpak' aanmaken Selecteer in het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers' 'Lopende' de betreffende werknemer. Klik in de knoppenbalk op ❶ 'Plan van Aanpak' (wanneer deze knop niet actief is (grijs blijft), kunt u (nog) geen Plan van Aanpak aanmaken). Er opent zich een nieuw scherm. Vul alle benodigde gegevens in. Let op: er zijn meerdere tabbladen! Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten'. 8. Een 'Plan van Aanpak' bewerken Open in het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers' 'Lopende' het ziekmeldingsdossier van de betreffende werknemer door erop te dubbelklikken. Klik op het tabblad ❶'Ziekmeldingsdossier'. In de lijst ziet u ❷het 'Plan van Aanpak' staan. Dubbelklik op het 'Plan van Aanpak' om het te openen. Er opent zich een nieuw scherm. Versie maart

48 Klik in de knoppenbalk op ❸'Bewerken'. Pas alle gewenste gegevens aan. 3 Klik op de knop ❹ 'Opslaan en Sluiten'. 4 Sluit nu nog het ziekmeldingsdossier met de knop ❺'Sluiten' Een 'Bijstelling Plan van Aanpak' aanmaken Wanneer voor een werknemer een Plan van Aanpak (PvA) is aangemaakt kunt u een bijstelling aanmaken. Een bijstelling gebruikt u als u samen werkt met de werknemer aan de reintegratie. Wanneer de situatie van de werknemer in de loop der tijd wijzigt kan het nodig zijn het plan van aanpak te veranderen. De nieuwe afspraken legt u vast op dit formulier. Open in het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers' 'Lopende' het ziekmeldingsdossier van de betreffende werknemer door erop te dubbelklikken. Klik op het tabblad 'Ziekmeldingsdossier'. In de lijst ziet u het 'Plan van Aanpak' Dubbelklik op het 'Plan van Aanpak' om het te openen. Er opent zich een nieuw scherm. Klik op ❶ 'Maak bijstelling'. Pas alle gewenste gegevens aan. Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten'. Sluit ook de andere vensters. In het document 'Plan van Aanpak' kunt u in het tabblad ❶ 'Overzicht bijstellingen' uw zojuist gemaakte bijstelling vinden. Versie maart

49 9 UWV Formulieren 9. Aanmaken UWV ziekteaangifte Ga naar het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers' 'Lopende' en kies het ziekmeldingsdossier van de betreffende werknemer Klik in de knoppenbalk op 'Overige' ❶. Kies voor 'UWV Ziekteaangifte ❷. Er opent zich een nieuw venster, waarin u de gegevens kunt invullen. Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten'. In paragraaf. UWV Formulier printen is uitgelegd hoe u het formulier print. 9. Aanmaken UWV e jaars evaluatie Er wordt in Track Verzuim automatisch een actie gegenereerd voor het uitvoeren van de e jaar evaluatie. Deze evaluatie kan door middel van een word-sjabloon worden vastgelegd. Hieronder volgt de werkwijze. U heeft een notificatie ontvangen of u opent de betreffende actie vanuit Acties, Mijn openstaande. Klik vervolgens op de knop Bewerken Er opent zich een nieuw venster. Klik vervolgens op de volgende knop 'UWV Eerstejaarsevaluatie van het plan van aanpak WIA' ❶. Microsoft Word wordt nu geopend. Versie maart

50 U ziet een UWV Formulier. Gegevens die bekend zijn, zoals "Naam van de betreffende werknemer", worden automatisch ingevuld. De overige gegevens moet u zelf invullen. Nadat alle gegevens zijn ingevuld, gaat u, zonder verder iets te doen in Microsoft Word terug naar de actie in Track Verzuim. Zoek daarvoor de openstaande actie op onderaan uw scherm tussen de openstaande programma's. Controleer of de status van de actie op 'afgerond' staat. Klik vervolgens op de knop 'Opslaan en sluiten'. Het volgende scherm wordt getoond: Klik op ❶ 'Ja' om het word-sjabloon op te slaan. Versie maart

51 0 Verzuimstatistieken Binnen Track Verzuim is veel data opgeslagen met betrekking tot verzuim. Deze informatie is op verschillende manieren beschikbaar, onder andere via verzuimstatistieken. Die kunt u gebruiken om een beter overzicht te krijgen van het verzuimgedrag van een werknemer of het verzuimverloop binnen een afdeling of organisatie. Voor de werknemer is er in het Werknemersdossier een tabblad met daarin de verzuimstatistieken van deze werknemer. Om op afdelings- of organisatieniveau de verzuimstatistieken te zien is er een mogelijkheid om deze informatie naar Excel te exporteren. 0. Verzuimstatistieken inzien per werknemer Binnen het document 'Werknemer' zijn verzuimstatistieken opgeslagen. Om ze in te zien doet u het volgende. Selecteer in het overzicht 'Werknemers' de gewenste werknemer en open het werknemersdossier door er op te dubbelklikken. Klik op het tabje ❶'Verzuimstatistieken' Dit document bevat de verzuimcijfers per maand van de betreffende werknemer. De waardes worden uitgerekend aan de hand van de geregistreerde ziekmeldingen. De meldingsfrequentie is het aantal meldingen gedeeld door maanden. De gemiddelde cijfers worden uitgerekend aan de hand van de ziekmeldingen van dit jaar. De afkortingen in de onderste tabel zijn gebaseerd op 'Toolkit verzuimregistratie en -analyse' van Falke & Verbaan uit 00. BDP VD VDZD VP VPZ MF AAV GVAV Beschikbare tijd Verzuimduur inclusief zwangerschap Verzuimduur zwangerschap Verzuimpercentage Verzuimpercentage zwangerschap Meldingsfrequentie Aantal afgesloten verzuimmeldingen Gemiddelde verzuimduur van de afgesloten ziekmeldingen Versie maart

52 0. Andere verzuimstatistieken inzien In Track Verzuim kunt u meerdere overzichten laten samenstellen. Deze worden vervolgens door het systeem in Excel weergegeven. Deze gegevens kunt u vinden via het overzicht 'Werknemers' of via het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers'. In beide overzichten klikt u hier ❶in de knoppenbalk. Er ontvouwt zich een lijst. Selecteer het gewenste overzicht door erop te klikken. Track Verzuim gaat nu de gegevens verzamelen. Dit kan enige tijd duren. U ziet een of meerdere kleine vensters, die aangeven dat het systeem bezig is. Let op: Indien u een foutmelding krijgt, kan het zijn dat u extra software moet downloaden. Hoe u dit doet leest u in paragraaf 4.3 "Swing ActiveX-besturingselement installeren". Versie maart

53 Printen van informatie Track Verzuim werkt geheel via internet. Dit beïnvloedt uw mogelijkheden voor het printen van informatie. Het is weliswaar mogelijk vanuit de browser, Internet Explorer, maar vaak is het uiterlijk niet toereikend, of wordt de informatie onhandig over de pagina's verdeeld. Om dit probleem op te lossen biedt Track Verzuim u de mogelijkheid om bepaalde informatie zoals dat heet te 'exporteren' naar Microsoft Excel, of Microsoft Word, waar het op een overzichtelijke manier is vormgegeven. Daarna kunt u de gegevens printen.. Een werknemersdossier printen Ga naar het overzicht 'Werknemers' en selecteer de gewenste werknemer. Dubbelklik om het dossier te openen. Klik op dit icoon ❶ en kies 'Print dossier'. De informatie uit het werknemersdossier wordt nu zichtbaar in een Excel-sheet. Klik op ❷ 'printen' om het af te drukken. Sluit Microsoft Excel af om terug te keren naar Track Verzuim.. UWV Formulier printen Formulieren die u voor het UWV moet maken, worden in de correcte vormgeving voor u samengesteld. Om het gewenste formulier te printen, bijvoorbeeld een 'Plan van Aanpak' gaat u als volgt te werk. Ga naar het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers' 'Lopende' en selecteer de gewenste werknemer. Dubbelklik om het dossier te openen. Klik op het tabblad ❶'Ziekmeldingsdossier'. Zoek in de lijst het ❷'Plan van Aanpak' op. Dubbelklik erop om het document te openen. Versie maart 009 5

54 Klik op ❸'Print' 3 Het systeem verzamelt nu de gegevens. U ziet dat in een scherm zoals hieronder. Er wordt een nieuw scherm geopend in Adobe Acrobat. U kunt nu het document printen zoals u gewend bent. Sluit Adobe Acrobat af om terug te keren naar Track Verzuim. Sluit indien nodig alle nog openstaande vensters. Dit is een voorbeeld van de eerste pagina van een Plan van Aanpak UWV formulier. Versie maart 009 5