Digitale gereedschapskist Energieaanpak particuliere woningeigenaren

Transcriptie

1 Digitale gereedschapskist Energieaanpak particuliere woningeigenaren

2 Digitale gereedschapskist Energieaanpak particuliere woningeigenaren Gemeenten kunnen een belangrijke initiërende en ondersteunende rol spelen bij het realiseren van energiebesparing in de bestaande bouw. Gemeenten kunnen onder andere burgers en bedrijven informeren, lokale partijen bij elkaar te brengen, samenwerking stimuleren en eventueel energiebesparende maatregelen financieel aantrekkelijk maken. Maar hoe doet u dat? Om binnen uw gemeente particuliere woningeigenaren te enthousiasmeren en te stimuleren om bestaande woningen energetisch te verbeteren, is op basis van ervaringen in andere gemeenten een opzet uitgewerkt. Deze opzet bestaat uit de volgende fasen: voorbereiding kwartiermaken uitvoering monitoring en evaluatie In deze digitale gereedschapskist worden de aandachtspunten en leerervaringen van andere gemeenten beschreven. Tevens wordt aangegeven waar u voorbeelden kunt vinden van projectdocumenten en uitvoeringsmaterialen die zij ontwikkeld hebben. Voorafgaand kunt u middels een interactieve beslisboom toetsen of u aan de randvoorwaarden voldoet om met een redelijke kans op succes een project te kunnen starten om particuliere woningeigenaren te stimuleren energiebesparende maatregelen te nemen in de eigen woning. Veel succes bij uw energieaanpak particuliere woningeigenaren! Start de Digitale gereedschapskist

3 Routekaart Randvoorwaarden Doorloop beslisboom 1 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan 2 Kwartiermaken Bemensing uitvoeringsteam Concretisering projectplan Betrokkenheid private partijen 3 Uitvoering Uitrol project- en communicatieplan Energieadvies aan particuliere woningeigenaren Uitvoeren van maatregelen Begeleiding bewoners 4 Monitoring en evaluatie Monitoring Evaluatie met de projectgroep Afsluiting of vervolg Bijlagen

4 Randvoorwaarden Doorloop beslisboom Randvoorwaarden voor starten energieaanpak particuliere woningeigenaren door gemeenten 1 Heeft uw gemeente in het Klimaat-, Energie- of Duurzaamheidsbeleid (of Slokaanvraag) ambities opgenomen over energiebesparing in koopwoningen in de bestaande bouw van particuliere eigenaren en is er commitment bij het MT voor de uitvoering van deze ambities? 4

5 Randvoorwaarden Doorloop beslisboom Randvoorwaarden voor starten energieaanpak particuliere woningeigenaren door gemeenten 2 Het nemen van energiebesparende maatregelen in de eigen woning vraagt veel van de eigenaar. Veelal wacht deze een natuurlijk moment af (groot onderhoud, verbouwing, verhuizing). Of men gaat aan de slag na enthousiaste verhalen van de buren/ wijk. Energiebesparing door woningeigenaren vraagt dus om een lange adem. Is er binnen uw gemeente de bereidheid voor een meerjarige inzet én is die vastgelegd? 5

6 Randvoorwaarden Doorloop beslisboom Randvoorwaarden voor starten energieaanpak particuliere woningeigenaren door gemeenten 3 Is er een afdeling die als trekker voor het project wil fungeren en hiervoor meerjarig capaciteit heeft vrijgemaakt? 6

7 Randvoorwaarden Doorloop beslisboom Randvoorwaarden voor starten energieaanpak particuliere woningeigenaren door gemeenten 4 Is er budget beschikbaar om het project op te zetten, te begeleiden en uit te voeren (voor een minimale variant, voor een middelgrote gemeente bedraagt het benodigde budget tot per jaar (dit is nog exclusief de inzet van eigen uren)? 7

8 Randvoorwaarden Doorloop beslisboom Randvoorwaarden voor starten energieaanpak particuliere woningeigenaren door gemeenten 5 Is er in uw gemeente of regio bij de betrokken ondernemers (aannemerij, installatiebranche, isolatiebedrijven, glas zetters, bouwkundig adviseurs enz.) een positieve houding ten opzichte van het nemen van energiebesparende maatregelen? 8

9 Randvoorwaarden Doorloop beslisboom Alvorens u aan de slag gaat Heeft u als gemeente alle bovenstaande vragen met ja kunnen beantwoorden dan staat in principe het sein op groen voor het starten van een succesvolle energieaanpak voor de particuliere woningvoorraad. In het volgende onderdeel vindt u het afwegingskader voor de keuzes die u kunt maken bij de invulling van het project. De keuzes hebben met name betrekking op de schaal en de intensiteit van de aanpak. Hierbij geldt (zoals verwacht mag worden): hoe intensiever hoe duurder. Daarnaast vraagt een intensieve aanpak andere vaardigheden van de trekker van het project. Voor een intensief project heeft u als gemeente een projectleider nodig die in staat is een verbinding te leggen tussen de werk- en denkwijze van het bestuur, het ambtelijk apparaat, het bedrijfsleven en de particuliere woningeigenaren. In het vervolg van deze gereedschapskist wordt een stappenplan gepresenteerd om uw ambities om te zetten in acties! In de inleiding werd al aangegeven dat het nemen van energiebesparende maatregelen voor de eigenaar-bewoner een ingrijpend traject is. Het vraagt een forse investering en het zet tijdelijk de woonomgeving op de kop. De meeste eigenaar-bewoners hebben (te) weinig kennis van het onderwerp. Zij zullen zich in het thema moeten verdiepen om voor hun huis de juiste keuzes te maken uit een breed scala van mogelijk te nemen maatregelen. 9

10 Randvoorwaarden Doorloop beslisboom Alvorens u aan de slag gaat (vervolg) Doel van het project is eigenaar-bewoners aan te zetten tot het nemen van energiebesparende maatregelen in de eigen woning. De eigenaar-bewoner neemt niet van de een op andere dag een besluit hiertoe. Hier gaat een proces aan vooraf. Vragen als wat kan ik doen, hoe kan ik dit financieren, hoeveel overlast (rommel) geeft dit, spelen hierin een belangrijke rol. Voor een succesvolle uit voering is het van belang dit proces te kennen en te erkennen en de acties af te stemmen op de fases waarin de eigenaar-bewoner zich bevindt. Welke fases doorloopt de eigenaar-bewoner voordat hij/zij aan de slag gaat: 1 Vooroverweging: De eigenaar-bewoner is zich ervan bewust dat het wenselijk is om energie te besparen en weet dat er mogelijkheden zijn om dit in de eigen woning te realiseren. 2 Overweging: De eigenaar-bewoner wil deze mogelijkheden voor de eigen woning verkennen (bijvoorbeeld door het laten opstellen van een Energieadvies-op-maat (EPA-advies) of nagaan welke maatregelen buren/ bekenden hebben getroffen). 3 Voorbereiding voor het nemen van maatregelen: Bijvoorbeeld het opstellen van een EPA-advies en vervolgens op basis hiervan een offerte aanvragen en de financiering regelen. 4 Het uitvoeren van maatregelen: Opdracht verstrekken aan aannemer/ installateur en de maatregelen laten uitvoeren. 5 Het ervaren van de genomen maatregelen: Ervaren hoeveel energie door de genomen maatregelen wordt bespaard en hoeveel comfortabeler de woonomgeving is geworden. 6 Ervaringen delen met de omgeving. 10

11 Randvoorwaarden Doorloop beslisboom Alvorens u aan de slag gaat (vervolg) Doorlooptijden van een jaar of meer voor het doorlopen van bovengenoemde fases zijn heel normaal, zeker bij het uitvoeren van ingrijpender energiebesparende maatregelen. Daarom is meerjarige inzet noodzakelijk. Meer informatie over de basisprincipes van gedrag en gedragsverandering, toegespitst op het energiegedrag van huishoudens, vindt u in de bundel die verschenen is naar aanleiding van de studiedag Energiebesparing door gedragsverandering. Deze werkbeschrijving richt zich op het op zetten van een project om particuliere woningeigenaren te stimuleren om energiebesparende investeringen te doen in de eigen woning. In deze werkbeschrijving wordt niet ingegaan op de mogelijkheden die er zijn om door gedragsverandering in het dagelijks leven energie te besparen. Het is een keuze van de gemeente of ze dit aspect willen toevoegen aan de aanpak. Meer informatie over een aanpak hiervoor vindt u op de website over energiebesparing en gedagsverandering. Relevante websites Klik op de link van de website en deze opent automatisch in uw webbrowser indien u een online verbinding heeft. Ga naar de volgende fase 11

12 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan De voorbereiding is een cruciale fase in de projectopzet. In deze fase wordt het fundament gelegd voor een succesvolle uitvoering. Neem voldoende tijd voor de voorbereiding van uw project. De verleiding en druk zijn groot om snel tot actie over te gaan. De ervaring leert dat investeringen in de voorbereidingsfase tijd en geld besparen en ergernis voorkomen bij de uitvoering. In de voorbereidingsfase wordt het projectplan opgesteld en vastgesteld. De voorbereiding bestaat uit drie onderdelen die voor het opstellen van het projectplan van belang zijn: Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan 12

13 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan Bij het opstellen van het projectplan spelen onderstaande vragen een belangrijke rol. 1 Welke doelen wil de gemeente realiseren? Lees meer >> 2 Welke rol wil de gemeente vervullen? Lees meer >> 3 Wie zijn voor dit project de belangrijkste sleutelfiguren en hoe worden zij betrokken bij het project? Lees meer >> 4 Welke middelen/capaciteit zijn nodig/ beschikbaar voor het project? Lees meer >> 5 Is er een koppeling te maken met ander gemeentelijk beleid? Lees meer >> 6 Hoe worden de resultaten van het project gemonitord? Lees meer >> 13

14 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan 1 Welke doelen wil de gemeente realiseren? Door vooraf concrete doelen en doelgroepen te definiëren ontstaat een duidelijke inkadering voor het project. Leg hier een koppeling met monitoring en evaluatie (stap 4 in de digitale gereedschapskist). Ga na of de resultaten zoals vermeld in de doelen inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Kunnen deze tussentijds en op het einde van het project gemeten worden? Zijn de juiste data hiervoor beschikbaar en welke stappen moeten gezet worden om data beschikbaar te krijgen? De volgende punten dient u te inventariseren: Ga na of de gemeentelijke ambities voldoende SMART geformuleerd zijn voor het project. Wordt gekozen voor een uitvoering bij een specifieke doelgroep of een brede aanpak voor alle woningeigenaren in de gemeente? Welke woningtypen vallen binnen de reikwijdte van het project? Bijvoorbeeld alle bestaande woningen van particuliere eigenaren, woningen die voor een bepaald jaar gebouwd zijn (bijvoorbeeld voor de introductie van de energieprestatienormering in 1996), woningen met een WOZ-waarde tot een bepaalde hoogte of woningen in een specifieke wijk? 14

15 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan 1 Welke doelen wil de gemeente realiseren? (vervolg) Op basis van de antwoorden op bovenstaan de vragen dient u een concreet, realistisch en toch ambitieus doel te definiëren voor het project, bijvoorbeeld: hoofddoel: na afronding van het project is x procent van de woningen voorzien van energie besparende maatregelen die minimaal een of meer labelstap(pen) verbeterd zijn; doelen per onderdeel van het project, zoals: a procent van de doelgroep neemt deel aan een informatieavond; b procent van de doelgroep laat een energieadvies opstellen; c procent van de doelgroep vraagt een offerte aan voor het nemen van maatregelen. x aannemers/installateurs werken actief mee aan de uitvoering van het project; x aannemers/installateurs hebben zich verenigd in een platform energiebesparing bij particuliere woningeigenaren. Documenten met meer achtergrondinformatie 01a Woningbestandanalyse >> 01b Doelgroepanalyse >> Relevante websites Klik op de link van de website en deze opent automatisch in uw webbrowser indien u een online verbinding heeft

16 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan 2 Welke rol wil de gemeente vervullen? Als gemeente kunt u een belangrijke rol spelen om als onafhankelijke partij vraag en aanbod te stimuleren. Maak daarom optimaal gebruik van deze rol. De gemeente kan op verschillende wijzen invulling geven aan haar rol in het project. Dit kan uiteenlopen van alleen informeren tot informeren, faciliteren en financieren/ subsidiëren. Belangrijk is om vooraf de rol van de gemeente goed te definiëren omdat dit gevolgen heeft voor de inzet van capaciteit en middelen. faciliteren op het gebied van deskundigheid (vraagbaak voor de eigenaarbewoner); subsidieverlening voor maatregelen; aanbieden van interessante financieringsmogelijkheden; combinaties van deze mogelijkheden. Verschillende vormen zijn mogelijk: alleen informeren (dus nadruk op communicatie); faciliteren door het bedrijfsleven te prikkelen met het thema aan de slag te gaan (aannemers, installateurs en financiers); 16

17 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan 2 Welke rol wil de gemeente vervullen? (vervolg) Aan de eerste twee rollen kan met een relatief beperkt budget goed inhoud worden gegeven. Kiest u er als gemeente voor de eigenaarbewoner ook te ondersteunen met deskundigheid dan vraagt dit extra personele capaciteit. Het is belangrijk te realiseren dat u als gemeente in deze rol ook aangesproken kan worden op de adviezen die u geeft. Daarnaast is het goed uzelf af te vragen of u vaak ge noeg bereikbaar kunt zijn. Met name buiten kantooruren als mensen in de gelegen heid zijn om contact met u op te nemen. als gemeente bij niet-geslaagde trajecten de zwarte piet toegespeeld krijgen. Subsidies en leningen vragen een fors budget. Het gaat al snel om enkele duizenden euro s per woning. Daarnaast zijn er beheerskosten verbonden aan het verstrekken van deze instrumenten. Onderschat u deze kosten niet. Ga na of de beheerskosten in verhouding tot de verstrekte bijdragen staan. Relevante websites Klik op de link van de website en deze opent automatisch in uw webbrowser indien u een online verbinding heeft. Zorg er in ieder geval voor dat u als gemeente niet tussen de eigenaar-bewoner en de EPAadviseur/aannemer/installateur in komt te staan. Hierdoor kan vertraging in de uitvoering van het project optreden en kan u 17

18 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan 3 Wie zijn voor dit project de belangrijkste sleutelfiguren en hoe worden zij betrokken bij het project? Verschillende interne afdelingen en personen zullen een eigen rol spelen en een eigen in breng kunnen leveren bij de uitvoering van de energieaanpak voor particuliere woningeigenaren. Hetzelfde geldt voor externe partijen in de gemeente. Inventarisatie van de interne en externe sleutelfiguren is daarom van belang om draagvlak te verwer ven en een soepele projectuitvoering mogelijk te maken. Bekend is dat projecten waaraan door de verantwoordelijk wethouder en ook het management hard wordt getrokken, veel succesvoller zijn. Betrek dus uw wethouder en het management goed bij alle richtinggevende stappen. Aan de hand van onderstaande vragen kunt u de sleutelfiguren in beeld brengen: Wie zijn de beslissingsbevoegde sleutelfiguren, bestuurlijk en ambtelijk? Van welke interne afdelingen heeft u mede werking nodig en wie kunt u hiervoor dan het beste benaderen? Welke externe (private) partijen, zoals bedrijven die in de uitvoeringsfase een bijdrage kunnen leveren (ondernemersvereniging(en), wijkvereniging(en) of milieuvereniging(en)), moeten betrokken worden bij het project? Wie zijn bepalende of opinievormende sleutelfiguren bij externe partijen? 18

19 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan 3 Wie zijn voor dit project de belangrijkste sleutelfiguren en hoe worden zij betrokken bij het project? (vervolg) De sleutelfiguren kunnen ingezet en benut worden om draagvlak voor het project te verkrijgen of te vergroten, zowel intern als extern. Dit zal de uitvoering van het project vergemakkelijken en met name de inzet van de externe sleutelfiguren zal een positieve bijdrage leveren aan de resultaten van het project. Werk met externe sleutelfiguren uit de bouwkolom met gesloten portefeuille. Communiceer dit helder vanaf het begin. Relevante website Klik op de link van de website en deze opent automatisch in uw webbrowser indien u een online verbinding heeft

20 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan 4 Welke middelen/capaciteit zijn nodig/ beschikbaar voor het project? Als de doelen en de rol van de gemeente helder zijn, dan dienen daarvoor voldoende (kwalitatieve en kwantitatieve) capaciteit en middelen beschikbaar te zijn. De volgende functies zijn onmisbaar: projecttrekker; vormgeven en leiden project; Energieregisseur; aanspreekpunt voor bewoners; aanspreekpunt voor betrokken bedrijfsleven; In kleinere gemeenten kan de projecttrekker ook de rol van Energieregisseur vervullen. communicatieadviseur; maken van benodigd commu nicatiemateriaal; voorbereiden van alle communicatie over het project; De volgende punten dienen geïnventariseerd te worden. is binnen de gemeente voldoende kennis en capaciteit beschikbaar? zo ja, wie worden er voor hoeveel uren vrijgemaakt om aan het project te werken? zo nee, welke kennis en capaciteit moeten ingehuurd worden? Waar zijn zoal middelen voor nodig? opzetten en uitvoeren van een communicatiecampagne; overleg met het lokale bedrijfsleven; eventueel inhuur van derden; eventuele subsidie- of financieringsregeling. Relevante website Klik op de link van de website en deze opent automatisch in uw webbrowser indien u een online verbinding heeft. 20

21 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan 5 Is er een koppeling te maken met ander gemeentelijk beleid? Aan de slag, wat betekent dit voor andere afdelingen? Het project heeft raakvlakken met de werkvelden van een groot aantal gemeentelijke afdelingen: de afdeling Volkshuisvesting, vanwege de kennis over de samenstelling van het woningbestand in de gemeente (huurkoop, bouwjaar en type, demografische situatie in wijken, woonlasten, andere specifieke kenmerken van wijken) en het overleg met de woningbouwcorporaties over de sociale woningbouw; de afdeling Ruimtelijke Ordening, vanwege de kennis van stads- en dorpsvernieuwingstrajecten; de afdeling Economische Zaken, vanwege de contacten met het lokale bedrijfsleven; de afdeling wijkzaken, vanwege hun contacten met buurt- en wijkverenigingen; de afdeling Bouw- en Woningtoezicht, vanwege de contacten die zij hebben met eigenaar-bewoners die ingrijpende verbouwplannen hebben; de afdeling Burgerzaken, vanwege de contacten die zij hebben met eigenaarbewoners die verhuisd zijn; de afdeling Sociale Zaken vanwege de inkomenssituatie en sociale problematiek in de verschillende wijken; de publieksbalie, omdat zij de eigenaarbewoner of belangstellende ondernemer uit de bouwkolom met vragen over het project als eerste spreekt. 21

22 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan 5 Is er een koppeling te maken met ander gemeentelijk beleid? (vervolg) Voor de uitvoering van het project is het belangrijk om deze afdelingen op de hoogte te stellen van de ambities en te inventariseren en af te stemmen of het project activiteiten van deze afdelingen raakt. Door de energieaanpak voor particuliere woningeigenaren te koppelen aan bestaande beleidslijnen krijgt de aanpak breed draagvlak en is het wellicht mogelijk om bestaand beleid te versterken dan wel aanvullende financiering te vinden voor uitvoering. Heeft een buurgemeente een aansprekende gemeentelijke aanpak of is er samenwerking mogelijk op regionaal of provinciaal niveau? Inventariseer de kennis en ervaring bij de betreffende organisaties, zodat het wiel niet opnieuw uitgevonden hoeft te worden. Uit ervaring blijkt dat het handig is om een inventarisatie uit te voeren onder collega s van alle afdelingen om inzicht te krijgen in de bovenstaande aspecten. 22

23 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan 6 Hoe worden de resultaten van het project gemonitord? Om te bewaken of de doelstellingen gehaald worden dient vooraf nagedacht te worden over de wijze van monitoring en evaluatie. Leg hier een koppeling tussen de gestelde doelen en de wijze waarop deze inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Is het mogelijk om de geformuleerde doelen tussentijds en op het eind van het project te meten? Welke data zijn hiervoor beschikbaar of welke stappen moeten gezet worden om data beschikbaar te krijgen? Daarnaast is bekend dat het tussen tijds verstrekken van informatie over de resultaten die met het project geboekt worden (feedback geven) een positieve invloed heeft op de uitvoering van het project. Hierbij kan gedacht worden aan artikelen over een informatieavond die goed bezocht is, over een bewoner die in beeld heeft welke maat regelen voor zijn/haar woning van toepassing zijn, een bewoner die al maatregelen heeft uitgevoerd en een onder nemer die aan het project gaat deelnemen. Wat kunt u doen?: Maak een nulmeting. Leg vast welke parameters u gaat meten en hoe. Denk na over het benutten van uw monitoringgegevens om het project op gang te houden. 23

24 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan De volgende punten dienen geïnventariseerd te worden: Vanuit welke beleidsterreinen is input of betrokkenheid noodzakelijk of wenselijk (bijvoorbeeld financiën, milieubeleid, bouw- en woningtoezicht, wijkbeheer)? Een energieaanpak voor particuliere woningeigenaren steunt voor een belangrijk deel op de kwaliteit van de communicatie rond het project (zie ook het vorige onderdeel uit de voorbereiding), betrokkenheid van de afdeling communicatie is daarom noodzakelijk. Wie neemt de rol van projectleider op zich? Welke rol krijgen extern betrokkenen? Maak hierbij onderscheid tussen ingehuurde externen en externe organisaties die participeren in het project, zoals private partijen uit de bouwkolom (EPA-adviseur, aannemers en installateurs) en/of bewonersgroepen, wijkverenigingen enz. Maak hierbij nadrukkelijk gebruik van de sleutelfiguren zoals genoemd in het onderdeel Inventarisatie. Rol en verantwoordelijkheid van de leden van de project- of stuurgroep (inclusief voorzittersrol en verslaglegging)? Hierbij is het essentieel dat duidelijk is: wie aanspreekpunt is voor de eigenaarbewoner; wie aanspreekpunt is voor het betrokken bedrijfsleven. Deze functie krijgt veelal de titel Energieregisseur mee. 24

25 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan De projectleider organiseert een startbijeenkomst met betrokkenen, waarbij het de overweging waard is om de verantwoordelijke bestuurder(s) en interne of externe sleutel figuren uit te nodigen voor deze eerste bijeenkomst. Documenten met meer achtergrondinformatie 03 Contactmomenten >> 03a Handreiking voor contact met Bouw- en Woningtoezicht (BWT) >> 03b Handreiking voor contact met Burgerzaken >> Volgende agendapunten zijn dan belangrijk: kaders waarbinnen het project wordt uitgevoerd (zoals doelgroep, wijze van invulling, eventueel een voorbeeldaanpak vanuit een andere gemeente en invulling kennis- en capaciteitsbehoefte); inventarisatie specifieke aandachtspunten vanuit de verschillende beleidsterreinen; wijze van interne communicatie binnen de project- of stuurgroep en de gemeentelijke organisatie; overlegmomenten (vaste data reserveren); traject voor het opstellen van een projectplan. 25

26 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan Projectplan Neem voor het opstellen van het projectplan kennis van de conclusies en de do s and don ts zoals omschreven in het rapport Kansrijke aanpakken in gebouwgebonden energiebesparing van Meer met Minder (MmM) en Agentschap NL. In het projectplan dienen de volgende aspecten benoemd te worden: aanleiding voor het project; relevante beleidskaders; doel en doelgroep; plan van aanpak; communicatieplan; planning (fasering en bijbehorende doorlooptijden); financiën: benodigde middelen, zoals interne uren, eventuele inhuur externen, kosten van te gebruiken middelen (bijvoorbeeld communicatiemiddelen, huur van ruimtes, enz.), budget voor subsidies en/of budget voor aantrekkelijke financieringsvormen); organisatie (samenstelling van het uitvoeringsteam, verdeling van taken en bevoegdheden, inbedding in de organisa tie, overlegmomenten en overlegvormen); monitoring van de behaalde resultaten en nulmeting; klachtenafhandeling. Het projectplan dient besproken te worden met de projectgroep, de verantwoordelijke portefeuillehouder(s) en het management. Het projectplan wordt vervolgens ter vaststelling voorgelegd aan het college van B&W. Na bestuurlijke en/of politieke fiattering kan het project daadwerkelijk starten. 26

27 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan Kijk op de website van Agentschap NL voor een aantal voorbeelddocumenten over het opstellen van een projectplan. Documenten met meer achtergrondinformatie 01c Standaardprojectplan >> Relevante websites Klik op de link van de website en deze opent automatisch in uw webbrowser indien u een online verbinding heeft. Communicatieplan Communicatie is een cruciaal onderdeel van de energieaanpak voor particuliere woningeigenaren. Daarom wordt aanbevolen om naast het projectplan een communicatieplan op te stellen. Een eigenaar-bewoner is op bepaalde momenten meer ontvankelijk voor informatie over energie besparen dan op andere. Maak daar gebruik van door de voordelen van het nemen van energiebesparende maatregelen juist op deze natuurlijke momenten te communiceren. Natuurlijke momenten zijn: een verhuizing; een verbouwing; uitvoering onderhoud zoals schilderwerkzaamheden of vervangings werkzaamheden. 27

28 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan Inventariseer voor het communicatieplan de volgende punten: Is binnen de gemeente voldoende kennis en capaciteit beschikbaar met betrekking tot communicatie? Moeten mensen vrijgemaakt worden voor het project of moeten (deels) externen ingehuurd worden? Zijn er goede afspraken gemaakt over de rol en betrokkenheid van de afdeling communicatie? De afdeling communicatie dient een leidende en sturende rol te hebben in het project als het gaat om communicatie richting externe partijen. Welke rol krijgt het betrokken bedrijfsleven in de communicatie? Wordt gecommuniceerd onder de gemeentelijk huisstijl of is het nodig om voor het project een eigen huisstijl te ontwikkelen? Welk motto wordt gekozen voor de campagne? Overweeg aansluiting bij de kracht van het motto van de landelijke campagne van MmM: Met gemak energie besparen! Welke informatie over de beoogde doelgroepen is al beschikbaar? Benut deze voor het communicatietraject. Welke communicatiemiddelen worden wanneer ingezet? Welke communicatiemiddelen zijn vanuit andere projecten/initiatieven beschikbaar? Welke activiteiten in de gemeente kunnen benut worden voor communicatie over het project (bijvoorbeeld een beurs in de gemeente)? Plan geen activiteiten in vakantie periodes, rond feestdagen en belangrijke sportevenementen. Kunnen scholen, sportverenigingen, buurtverenigingen of andere organisaties een rol spelen? 28

29 Voorbereiding Inventarisatie Vorming gemeentelijke projectgroep Opstellen project- en communicatieplan Worden alle spelers goed geïnformeerd over de geplande activiteiten (eigenaarbewoner, betrokken bedrijfsleven, andere gemeente lijke afdelingen, B&W en gemeenteraad)? Betrouwbaarheid: Hoe zorgt u ervoor dat eigenaar-bewoners en het betrokken bedrijfsleven weten wat ze wel en niet van de gemeente mogen verwachten bij de uitvoering van dit project? Bereikbaarheid: Hoe zorgt u ervoor dat vragen van eigenaar-bewoner en het betrok ken bedrijfsleven tijdig beantwoord worden? Kijk op de website van Agentschap NL voor een aantal voorbeelddocumenten over het opstellen van een communicatieplan. Documenten met meer achtergrondinformatie 02a Aandachtspunten communicatieplan >> 02b Stappenplan Communicatiestrategie >> 02c Standaard format en inhoud website >> 02d Standaard brochure >> 02e Aandachtspunten bij Advertenties >> 02f Standaard persbericht 1 >> 02g Standaard persbericht 2 >> Relevante websites Klik op de link van de website en deze opent automatisch in uw webbrowser indien u een online verbinding heeft Ga naar de volgende fase 29

30 Kwartiermaken Bemensing uitvoeringsteam Concretisering projectplan Betrokkenheid private partijen Startpunt voor de fase Kwartiermaken is het bestuurlijk en/of politiek geaccordeerde projectplan. Kwartiermaken bestaat uit de volgende onderdelen: Bemensing uitvoeringsteam Concretisering uitvoeringsplan Betrokkenheid private partijen 30

31 Kwartiermaken Bemensing uitvoeringsteam Concretisering projectplan Betrokkenheid private partijen Het uitvoeringsteam dient bemenst te worden conform het projectplan. De rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden dienen goed gedefinieerd en vastgelegd te zijn, zodat deze voor iedere betrokkene helder zijn. Als hierover nog vragen zijn, los deze dan direct op. Energieregisseur De ervaring leert dat de aanstelling van een Energieregisseur een bijdrage levert aan de kwaliteit van het project. Deze persoon is de operationeel verantwoordelijke voor de uitvoering van het project. Bij voorkeur heeft de gemeentelijke projectleider deze rol, maar de rol kan ook door iemand anders worden ingevuld. Aandachtspunten bij de rol van Energieregisseur: de rol dient goed gedefinieerd te worden (en is afhankelijk van de gekozen opzet, het te realiseren kwaliteitsniveau en de beschikbare kennis en ervaring); de Energieregisseur is tijdens de uitvoering de vraagbaak bij zowel interne als externe vragen; mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden zijn belangrijke competenties van deze persoon; de Energieregisseur dient goed bereikbaar te zijn zowel telefonisch (telefoonnummer hiervoor openstellen en deze door schakelen naar een mobiel nummer) als digitaal (duidelijk -adres); er dienen personen beschikbaar te zijn als vervanger van de Energieregisseur of als back-office bij specifieke vragen. 31