WIJZE VAN VERANTWOORDING Regiocontract Achterhoek

Transcriptie

1 WIJZE VAN VERANTWOORDING Regiocontract Achterhoek Versie januari 2013 Voortgangsrapportage De subsidievrager dient jaarlijks uiterlijk 1 maart een voortgangsrapportage over het project in bij de Regio Achterhoek. De Regio Achterhoek neemt deze gegevens op in de voortgangsrapportage die uiterlijk 1 juni bij de Provincie moet worden ingediend. De voortgangsrapportage per 31 december 2013 (over de jaren 2012 en 2013 (ijkmoment)) moet zijn voorzien van een controleverklaring. De voortgangsrapportage dient te worden opgemaakt conform het rapportagemodel in bijlage 2 bij het controleprotocol. Eindverantwoording Subsidievrager dient 4 maanden na afronding en uiterlijk 31 januari 2016 een aanvraag tot subsidievaststelling met eindverantwoording en controleverklaring conform bijgevoegd controleprotocol bij de Regio Achterhoek in, waarin ten minste wordt gerapporteerd over het behalen van de beoogde resultaten, de inzet van gemeentelijke middelen, provinciale middelen en middelen van derden in relatie tot de uitgevoerde activiteiten. Controleprotocol De accountant dient het controleprotocol uit de bijlage te hanteren en de verklaring op te stellen aan de hand van de model controleverklaring in bijlage 1 bij het controleprotocol. Kosten accountantsonderzoek Het accountantsonderzoek wordt in opdracht en voor rekening van de subsidievrager uitgevoerd. De accountantskosten zijn subsidiabel en kunnen worden opgenomen in de projectkosten.

2 Controleprotocol Regiocontract Achterhoek Inleiding Dit controleprotocol heeft betrekking op de projecten die worden uitgevoerd in het kader van het Regiocontract Achterhoek d.d. 25 april Voor deze projecten heeft de Regio Achterhoek een subsidiebeschikking afgegeven aan subsidievrager. De subsidievrager wordt geadviseerd tijdig met zijn accountant in contact te treden over dit controleprotocol. 2. Doel en opzet controleprotocol 2.1 In dit controleprotocol wordt uiteengezet welke algemene uitgangspunten en specifieke vereisten gelden bij de accountantscontrole van het door de subsidievrager in te dienen verslag over de inhoudelijke en financiële voortgang en van de aanvraag tot subsidievaststelling. Dit controleprotocol geeft tevens aan op welke wijze door de accountant over de uitkomsten van de controle dient te worden gerapporteerd. 2.2 Het controleprotocol is geen werkprogramma. Het protocol geeft een aantal minimale eisen ten aanzien van de verplicht uit te voeren controlepunten. 3. Object van accountantscontrole 3.1 Doel controle De controle heeft tot doel de Regio Achterhoek zekerheid te verschaffen dat de door de subsidievrager opgestelde verantwoordingen (het verslag inhoudelijke en financiële voortgang per 31 december 2013 en de aanvraag tot subsidievaststelling) getrouw zijn en dat de uitgaven rechtmatig zijn. Hoewel de accountant geen inhoudelijke toets (op bereikte resultaten en maatschappelijke effecten) hoeft uit te voeren, dient hij binnen de mogelijkheden van de accountantscontrole na te gaan of de besteding van de subsidie heeft plaatsgevonden binnen het doel waarvoor deze beschikbaar is gesteld. 3.2 Object van controle Object van controle is het door de subsidievrager opgestelde financieel verslag dat onderdeel is van het voortgangsverslag 2013 of de aanvraag tot vaststelling. Het inhoudelijk verslag is object van controle voor zover het gaat over het niet strijdig zijn met het financiële verslag. De verantwoording bevat de totale subsidiabele kosten, de bijdrage van de provincie, de bijdrage van de partner en de bijdrage van derden zoals op een vergelijkbare wijze is opgenomen in de subsidiebeschikking. De controle beperkt zich qua financiële omvang tot tweemaal de provinciale bijdrage. (De materialiteitsbasis bedraagt tweemaal de provinciale bijdrage). Deze begrenzing is verwoord in het oordeel in de controleverklaring. 3.3 Verslag inhoudelijke en financiële voortgang De subsidievrager brengt eenmaal per jaar schriftelijk verslag uit aan de Regio Achterhoek over de inhoudelijke en financiële voortgang van het project. De voortgangsrapportage dient uiterlijk 1 maart van het jaar volgend op het verslagjaar te worden ingediend. De voortgangsrapportage per 31 december 2013 (over de jaren 2012 en 2013 (ijk-moment))moet zijn voorzien van een controleverklaring (zie bijlage 1). Voor de verslagen moet het voorgeschreven rapportagemodel (zie bijlage 2) worden gebruikt.

3 3.4 Aanvraag tot subsidievaststelling Uiterlijk 31 januari 2016 dient de subsidievrager een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in. Deze aanvraag moet zijn voorzien van een controleverklaring (zie bijlage 1). Voor de aanvraag tot vaststelling moet het voorgeschreven rapportagemodel (zie bijlage 2) worden gebruikt. 3.5 Procedure Subsidievrager is opdrachtgever van het accountantsonderzoek. Het accountantsonderzoek dient te zijn gebaseerd op de relevante richtlijnen voor accountantscontrole en dit controleprotocol. De accountant stemt zijn bevindingen af met de subsidievrager. De subsidievrager zendt het verslag inhoudelijke en financiële voortgang dan wel de aanvraag tot subsidievaststelling tezamen met de controleverklaring naar de Regio Achterhoek. De Regio Achterhoek gebruikt de rapportages ter verkrijging van zekerheid omtrent de getrouwheid van de verantwoording alsmede de rechtmatigheid van de uitgaven. 4. Reikwijdte accountantscontrole 4.1 Controleaanpak De controleaanpak is de primaire verantwoordelijkheid van de accountant. Het controleprotocol is hierin richtinggevend. De accountant beoordeelt het financieel beheer inzake de subsidie door een onderzoek naar de opzet en het bestaan van de interne procedures die: - de juistheid en rechtmatigheid van de kosten; en - de volledigheid, juistheid en rechtmatigheid van de opbrengsten, waaronder bijdragen van derden, borgen. Op grond van deze beoordeling en gegeven de vereiste betrouwbaarheid en nauwkeurigheid bepaalt de accountant de combinatie van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden. De accountant draagt zorg voor een controledossier in overeenstemming met Standaard 230 (Controledocumentatie). In het controledossier zijn tenminste aanwezig: controleplan, controleprogramma, controleverslagen, evaluatiememorandum. Verder moet het dossier in ieder geval kopieën van stukken bevatten die betrekking hebben op de bevindingen van de accountant. 4.2 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid a. Goedkeuringstolerantie 1. De accountant gebruikt ten behoeve van de oordeelsvorming de volgende goedkeuringstoleranties: - ten aanzien van fouten in de verantwoording 1% van de omvangsbasis - ten aanzien van onzekerheden in de controle 3% van de omvangsbasis 2. De omvangsbasis is gerelateerd aan de provinciale bijdrage zoals opgenomen in de beschikking tot subsidieverlening onder Kosten en financiering. De omvangsbasis = 2 x provinciale bijdrage. 3. De accountant onthoudt een goedkeurende controleverklaring aan de verantwoording indien één of beide goedkeuringstoleranties, zoals opgenomen in het eerste lid, worden overschreden. b. Betrouwbaarheid De controleverklaring dient een hoge mate van zekerheid te verschaffen omtrent de getrouwheid van de verantwoording en rechtmatigheid. In procenten uitgedrukt bedraagt de betrouwbaarheid minimaal 95%.

4 Bij de oordeelsvorming over de verantwoording spelen de goedkeuringstoleranties een belangrijke rol. De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt in beginsel een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Als één of beide goedkeuringstolerantie(s) worden overschreden zal geen goedkeurende controleverklaring maar één van de drie andere hieronder aangegeven oordelen worden verstrekt door de accountant. Fouten (F) in het bestedingsverslag (in % van totale kosten) Onzekerheden in de controle (O) (in % van de totale kosten) goedkeurend Met beperking F 1% 1% < F < 3% O 3% 3% < O < 10% oordeelonthouding - O 10% afkeurend F 3% Het ontdekken van fouten door de accountant Verwacht wordt dat alle bekende fouten in het financieel verslag zijn gecorrigeerd. Bij het nalaten van deze correctie moet de accountant het totale bedrag van niet gecorrigeerde fouten vermelden in het controleverslag. Er kan sprake zijn van verschil van mening over de interpretatie van regelgeving tussen de subsidievrager en de accountant. De Regio verwacht dat de accountant resterende interpretatiekwesties in het controleverslag vermeldt. 4.4 Normenkader De accountant toetst of voldaan is aan de voorwaarden zoals die vastliggen in de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als normenkader voor de rechtmatigheid geldt het volgende: a. een algemene bepaling b. de subsidiebeschikking ad. a. Algemene bepaling De subsidievrager voert een zodanig ingerichte administratie, dat ten allen tijde de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen alsmede de betalingen en ontvangsten kunnen worden nagegaan. ad. b. De subsidiebeschikking - Bij de uitvoering van de controle dient minimaal, niet limitatief, te worden vastgesteld dat voldaan is aan al hetgeen is vastgelegd in de beschikking tot subsidieverlening en bijbehorende subsidievoorwaarden (o.a. de Algemene Subsidieverordening van de Regio Achterhoek en de Subsidieregeling meerjarenprogramma s Gelderland). - Hoewel de accountant geen inhoudelijke toets op de realisatie van het programma hoeft uit te voeren, dient hij binnen de mogelijkheden van de accountantscontrole na te gaan dat de besteding van de subsidie heeft plaatsgevonden in het kader van het doel waarvoor deze middelen ter beschikking zijn gesteld. - Vastgesteld dient te worden dat voor het betreffende project een aparte c.q. binnen de algemene administratie te identificeren projectadministratie wordt gevoerd, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, betrouwbaar en volledig zijn vastgelegd en te verifiëren met bewijsstukken. De administratie dient daarbij zodanig te zijn opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate tussentijdse rapportages, alsmede voldoende mogelijkheden voor een goede accountantscontrole en controle op de juiste naleving van de subsidievoorwaarden.

5 - Er dient sprake te zijn van een deugdelijke dossiervorming, waarbij alle facetten van een ordelijk en controleerbaar financieel beheer (administratie, bewijsstukken, aansluitingen, correspondentie) op een snelle en toegankelijke wijze inzichtelijk kunnen worden gemaakt. De specifieke regels voor archivering en bewaartermijnen dienen in acht te worden genomen. - Hoewel de controle primair is gericht op de bestedingen in het kader van de verstrekte subsidie, wordt van de accountant verwacht dat hij alert is op een juiste en volledige verantwoording van de bijdragen van gemeenten en derden, die op grond van het financieringsplan, nader gebleken feiten en gepleegd (accountants)onderzoek, aan het project dienen te worden toegerekend. Dit ter signalering van oversubsidiëring. - Nagegaan dient te worden dat de aanbesteding van het project op een verantwoorde en gangbare wijze heeft plaatsgevonden, alsmede dat in het bijzonder is voldaan aan de Europese richtlijnen voor aanbesteding van overheidsopdrachten, zoals aangegeven in de beschikking tot subsidieverlening en de daarbij behorende bijlagen. - Indien het projectvoorstel en/of de begroting is gewijzigd dient te worden vastgesteld dat hiervoor vooraf schriftelijk toestemming is verkregen van de subsidiegever. 4.5 Uitvoering van delen van het project en bestedingen door derden a. Indien subsidievrager (onderdelen van) een project door derden middels subsidiëring laat uitvoeren geldt het volgende. De subsidievrager is ervoor verantwoordelijk dat de uitgaven ook door derden rechtmatig worden gedaan en door subsidievrager als zodanig zijn vastgesteld. b. Indien (onderdelen van) een project door derden worden uitgevoerd in de vorm van privaatrechtelijke opdrachten, dient een aanbestedingsbeleid te worden gehanteerd dat voldoet aan nationale en Europese regelgeving. 5. Rapportages accountantsonderzoek Rapportage vindt plaats in de vorm van een controleverklaring en een accountantsverslag. In bijlage 1 is de model-controleverklaring opgenomen. De controleverklaring en het accountantsverslag zijn bestemd voor de provincie en dienen uiterlijk binnen de termijnen vermeld in de subsidiebeschikking afgegeven te zijn. Het accountantsverslag bestaat uit de volgende drie onderdelen: Controleverslag: dit bevat tenminste: een korte beschrijving van de controleaanpak en voor zover van toepassing: het totaalbedrag aan niet gecorrigeerde fouten en resterende interpretatiekwesties. Verslag van het onderzoek naar het financieel beheer: de accountant rapporteert in zijn verslag over de door hem uitgevoerde werkzaamheden en de feitelijke bevindingen op het gebied van het financieel beheer. Tenslotte voegt de accountant de door hem/haar gewaarmerkte eindrapportage bij. Het sjabloon hiervoor is opgenomen in bijlage 2. Bijlagen: 1. Model controleverklaring 2. Rapportagemodel

6 Bijlage 1: Model controleverklaring Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Afgegeven ten behoeve van de Regio Achterhoek Aan: Opdrachtgever Wij hebben het, in dit accountantsverslag opgenomen en door ons gewaarmerkte, financieel verslag, [onderdeel van de aanvraag tot vaststelling] inzake de subsidie in het kader van het Regio Contract met het beschikkingsnummer (beschikkingsnummer) van (naam partner) [voor andere partners dan gemeenten: te (statutaire vestigingsplaats)] over (periode/jaar), gecontroleerd. Het financieel verslag is opgesteld door het bestuur van de entiteit. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van (naam partner) is verantwoordelijk voor het opstellen van het financieel verslag in overeenstemming met de voorwaarden zoals opgenomen in het Controleprotocol Regiocontract Achterhoek , de subsidiebeschikking van de Regio Achterhoek d.d. (datum beschikking) met kenmerk (kenmerk beschikking) en de Algemene Subsidieverordening van de Regio Achterhoek. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van het financieel verslag mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over het financieel verslag op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en de voorwaarden zoals opgenomen in het Controleprotocol Regiocontract Achterhoek , de subsidiebeschikking van de Regio Achterhoek d.d. (datum beschikking) met kenmerk (kenmerk beschikking) en de Algemene Subsidieverordening van de Regio Achterhoek. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat het financieel verslag geen afwijking van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controleinformatie over de bedragen en de toelichtingen in het financieel verslag. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico s dat het financieel verslag een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van het financieel verslag door (naam partner), gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van (naam partner). Een controle omvat tevens het evalueren van de toepassing van de gebruikte grondslagen voor het financieel verslag. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel Naar ons oordeel geeft het financieel verslag de inkomsten en uitgaven in alle van materieel belang zijnde aspecten juist en volledig weer en zijn deze tot stand gekomen in

7 overeenstemming met de de voorwaarden zoals opgenomen in het Controleprotocol Regiocontract Achterhoek , de subsidiebeschikking van de Regio Achterhoek d.d. (datum beschikking) met kenmerk (kenmerk beschikking) en de Algemene Subsidieverordening van de Regio Achterhoek. Verenigbaarheid van het inhoudelijk verslag met het financieel verslag Voor zover wij dat kunnen beoordelen, is het inhoudelijk verslag verenigbaar met het financieel verslag. Beperking in gebruik en verspreidingskring Het financieel verslag is opgesteld om (naam partner) in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden zoals opgenomen in het Controleprotocol Regiocontract Achterhoek , de subsidiebeschikking van de Regio Achterhoek d.d. (datum beschikking) met kenmerk (kenmerk beschikking) en de Algemene Subsidieverordening van de Regio Achterhoek.. Hierdoor is het financieel verslag mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Het financieel verslag met onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor (naam partner) en de Regio Achterhoek en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Ondertekening Plaats en datum Naam accountantspraktijk Naam accountant Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden Bijlage a: accountantsverslag Bijlage b: gewaarmerkt voortgangsverslag 2013 of gewaarmerkte aanvraag tot vaststelling

8 Bijlage 2: rapportagemodel projecten Regiocontract Achterhoek Subsidievrager Projecttitel Programma Zaaknummer subsidiebeschikking Datum subsidiebeschikking Rapportage betreft Verslag inhoudelijke en financiële voortgang (jaarlijks uiterlijk 1 maart indienen) over het jaar 20xx Aanvraag tot subsidievaststelling (uiterlijk 4 maanden na einddatum project en vóór 31 januari 2016) Doel Kernactiviteiten Inhoudelijk Beoogd 2014 Gerealiseerd 2014 Prognose 2015 Resultaten Maatschappelijke effecten Financieel Begroot 2014 Gerealiseerd 2014 Prognose 2015 Totale kosten/uitgaven - Kosten aankopen grond - Kosten aankopen gebouw - Grond- en bouwwerken - Ontwerp, voorbereiding en toezicht - Investering productiemiddelen - Inrichtingskosten - Exploitatiekosten - Loonkosten - Overhead - Advies en onderzoek - Reis- en verblijfkosten - Promotie en publiciteit - Kantoorkosten - Uitvoeringskosten

9 - Projectmanagement - Controleverklaring - Niet verrekenbare btw TOTAAL SUBSIDIABELE KOSTEN Niet subsidiabele kosten TOTALE PROJECTKOSTEN Financiering/inkomsten - provincie Gelderland - gemeente(n) - derden Monitoring Beoogd Gerealiseerd Resultaat