Kwaliteitsplan Directievoering en Toezicht

Transcriptie

1 Bestek SBH/2009/000, dd Rioolvervanging en herbestrating <Straatnaam> Tip om overzichtelijk door het digitale document te navigeren: - Selecteer menu Beeld. - Klik op Documentstructuur. - Aan de linkerkant van het scherm verschijnt dan de inhoudsopgave. - Door op het betreffende (sub)hoofdstuk te klikken verschijnt dat in beeld. Opdrachtgever : <<naam opdrachtgever>> <<afdeling>> <<naam vertegenwoordiger>> Directie UAV : <<naam directievoerende organisatie>> <<afdeling>> <<naam vertegenwoordiger>> Vrijgegeven: Versie Documentdatum Naam + paraaf Directie UAV Naam + paraaf Management Ing.bureau Naam + paraaf <<naam>> Naam + paraaf Opdrachtgever

2 Inhoudsopgave: 1. Inleiding Algemeen Doel van dit kwaliteitsplan Beheersing Van toepassing zijnde documenten en richtlijnen Algemene projectgegevens Opdrachtgever Projectomschrijving Raakvlakken Tijd en planning Samenstelling Directie UAV Taken Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden Algemeen Organisatieschema Opdrachtgever Directievoerder Toezichthouder Adviseur Beheersing van kwaliteit en activiteiten Algemeen Activiteiten Overlegstructuur Gegevensverzameling Rapportages Vergunningen Communicatie en coördinatie Dossiervorming en archivering Audits...10 Om inhoudsopgave bij te werken, klik met rechtermuisknop ergens op de tekst van de inhoudsopgave, kies vervolgens voor veld bijwerken en selecteer de gewenste optie. Bijlagen: 1. Inhoudsopgave projectdossier 2. Formulier risico en kansenanalyse. 3. Format Toetsingsplan 4. Modelverslag startoverleg. 5. Toezichtsplan. 6. Toetsingsblad. 7. Model weekrapport. 8. Modelverslag bouwvergadering 9. Model toetsingsblad termijn. 10. Model betalingsadvies Bijlage bij verslag bouwvergadering (lijst Mmw, Afwijkingen, Wijzigingen, Toetsingen) 13. Agenda projectvoortgangsbespreking. In plaats van deze bijlagen kan ook het eigen model van betreffende bijlage worden toegepast, mits deze inhoudelijk minimaal gelijkwaardig zijn. 2-10

3 1. Inleiding 1.1 Algemeen In opdracht van <Opdrachtgever> verzorgd <Ingenieursbureau> directievoering en toezicht voor het project <projectnaam>. Dit Kwaliteitsplan Directievoering en Toezicht (verder te noemen KDT) is onderdeel van de overeenkomst met de directievoerende organisatie en heeft betrekking op traditioneel toezicht op een ISO-gecertificeerde aannemer volgens de UAV en Standaard RAW Bepalingen. Onder elk (sub)hoofdstuk staat een toelichting (als deze) welke dient als hulp bij het invullen. Deze toelichtingen verwijderen uit het exemplaar wat ter acceptatie wordt aangeboden. 1.2 Doel van dit kwaliteitsplan Vastlegging van verantwoordelijkheden en door middel van dit plan inzicht geven hoe de directievoerende organisatie de bestekswerkzaamheden begeleid en doet uitvoeren. Met als doel, het realiseren van de in het bestek gevraagde kwaliteit volgens gerechtvaardigde verwachtingen van de opdrachtgever en het (doen) nakomen van verantwoordelijkheden en contractuele verplichtingen van partijen. Het inzichtelijk maken van de toezichtsstrategie middels een toezichtsplan (dit KDT). In het toezichtsplan dient te worden aangegeven hoe schriftelijk aantoonbaar wordt gemaakt of de aannemer voldoet aan zijn contractuele verplichtingen v.w.b. de beheersaspecten, kwaliteit, kwantiteit en de rechtmatigheid van betalingen. De directievoerende organisatie mag naast bovenstaand omschreven doel aanvullende tekst toevoegen mits in overeenstemming met de overeenkomst tussen opdrachtgever en directievoerende organisatie. 1.3 Beheersing Het format van dit KDT wordt ter beschikking gesteld door de opdrachtgever en dient door de directievoerende organisatie ingevuld ter acceptatie te worden aangeleverd bij de opdrachtgever voor aanvang van de uitvoering, onverlet de uitvoering van de in dit plan genoemde taken. Wijzigingen en aanvullingen kunnen door zowel opdrachtgever als de directievoerende organisatie worden geïnitieerd en aangedragen. Het KDT wordt dan opnieuw ter acceptatie aangeboden. Het KDT, wijzigingen en aanvullingen worden verspreid volgens de volgende distributielijst: Exemplaar nr. Uitgereikt aan Functie Organisatie 1 Naam vertegenwoordiger opdrachtgever Projectcoördinator Opdrachtgever 2 Naam directievoerder Directievoerder? 3 Naam toezichtouder Toezichthouder? Van toepassing zijnde documenten en richtlijnen De opdracht van de <opdrachtgever> dd , met kenmerk SBH/GB/BP-xxxx. De UAV De Standaard RAW Bepalingen. 3-10

4 Het betreft hier documenten die van toepassing zijn op de overeenkomst tussen OG en het ingenieursbureau, (en nog niet elders in contractdocumenten zijn genoemd). 2. Algemene projectgegevens 2.1 Opdrachtgever Organisatie : Afdeling : Vertegenwoordigd door : Bezoekadres : Straat 3, 8313 LC, Plaatsnaam Postadres : Postbus AA, Plaatsnaam Telefoon : xxxx Fax : Mobiel : xxx@plaatsnaam.nl 2.2 Projectomschrijving Globale projectomschrijving: Omschrijving werkzaamheden Hoeveelheid Omschrijving werkzaamheden. 00 m¹ Omschrijving werkzaamheden. 00 m² Omschrijving werkzaamheden. 00 m³ In feite hetzelfde als in het bestek genoemd onder 1. Algemeen en 1.04 Algemene beschrijving. Indien van toepassing met eventuele uitbreidingen of wijzigingen. Ook kan er voor gekozen worden om hier de omschrijving op te nemen zoals opgenomen in de advertentie om aannemers uit te nodigen om voor het project in te schrijven. 2.3 Raakvlakken Het project heeft raakvlakken met de volgende projecten; Nevenproject Raakvlak(ken) Gevolg(en) Coordinatie (UAV 31) Woningbouwactiviteiten. Bestratingswerkzaamheden. Aanvoer van bouwstoffen via werkvak gestremd. Door Directie UAV of aannemer? Bij wie ligt de coördinatie van het beheersen van de raakvlakken? Wat is hier over opgenomen in het bestek? 2.4 Tijd en planning Gunningsdatum :

5 Aanvangsdatum : UAV 7 Duur van het project : 35 werkbare dagen UAV 8 Mijlpaal : Reden/naam mijlpaal Oplevering : UAV 8, 9,10 Onderhoudstermijn grijs : UAV 11 6 maanden Onderhoudstermijn beplanting : maanden / 1 jaar Onderhoudstermijn bomen : maanden / 3 jaar Zie in het bestek onder 1. Algemeen, 1.05 en Samenstelling Directie UAV Voor dit project is gekozen voor een normale invulling van directievoering en toezicht bestaande uit; Organisatie : Directievoerende organisatie Afdeling : Invullen Vertegenwoordigd door : Invullen Bezoekadres : Straat AA Plaatsnaam Postadres : Postbus 0000 AA Plaatsnaam Telefoon : xxxx Fax : xxxx Mobiel : xxx@naam.nl Functie : Directievoerder Toezichthouder Naam : Mobiel : Inzet : 2 uur/dag 4 uur/dag De genoemde inzet van directievoerder en toezichthouder is indicatief. Bepalend voor de inzet is het gestelde in dit KDT als resultaatsverplichting. Gedurende het project zullen zij zonder onderbreking tot het einde van het project hun taken vervullen. In geval van ziekte of anderszins onverwachte uitval is vervanging als volgt geregeld; Aan te vullen door de directievoerende organisatie. 3. Taken Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden 3.1 Algemeen Als basis voor de invulling en uitvoering van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (verder te noemen TBV s) dient de UAV. De UAV is onderdeel van de overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (aannemer) van het project. Dit KDT dient daarom naadloos aan te sluiten op de UAV. In hoofdstuk 1.4 is aangegeven dat de UAV en de Standaard RAW van toepassing zijn op de overeenkomst tussen opdrachtgever en de directievoerende organisatie. Directievoering en toezicht dient te geschieden op basis van deze bepalingen. In verband daarmee wordt onder andere gewezen op de volgende bepalingen: UAV 3 lid 6. UAV 12 lid 3. Std. RAW hfdst lid

6 Eventuele afwijkingen of nadere afspraken worden hier benoemd. De beslissingen over de financiële gevolgen van het handelen van dir.uav, zijn voorbehouden aan OG. De taak van de directie UAV is louter adviserend. 3.2 Organisatieschema Opdrachtgever <naam organisatie> Naam vertegenwoordiger Toezichthouder Naam organistie Naam Toezichthouder Directie UAV Naam organistie Naam directievoerder Naam aann.bedrijf Hoofduitvoerder/gemachtigde Naam hoofduitvoerder/gem. Coordinator Bereikbaareheid <naam organisatie> Naam Naam aann.bedrijf Uitvoerder Naam uitvoerder Onderaannemer 1 Onderaannemer 2 Naam aann.bedrijf Naam aann.bedrijf Naam hoofduitvoerder Naam hoofduitvoerder Het organisatieschema is opgesteld in een in dit document ingevoegd excel-werkblad omdat niet iedere opsteller zal beschikken over bijvoorbeeld Micorsoft Visio. Om te bewerken dubbelklik in het excelveld. 3.3 Opdrachtgever Namens de <naam organisatie> is dhr./mevr. <<naam>> opdrachtgever en volledig gemandateerd om alle contractuele zaken verband houdende met het project af te handelen. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de opdrachtgever met betrekking tot dit project staan nader omschreven in de UAV Directievoerder De bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de Directie UAV met betrekking tot dit project staan nader omschreven in de UAV en dit KDT. De directievoerder zal zorgdragen voor nauwlettend toezicht tijdens de uitvoering. Hierop zijn de volgende aanvullingen en/of beperkingen van toepassing: Aan te vullen door de directievoerende organisatie in overleg met de opdrachtgever. Door de directievoerder op te dragen bestekswijzigingen behoeven de schriftelijke goedkeuring van de opdrachtgever. 6-10

7 3.5 Toezichthouder/opzichter De functie van toezichthouder en/of opzichter is niet met name genoemd in de UAV. Personen die als zodanig optreden (verder te noemen toezichthouder ), zijn bijstaander zoals bedoeld in de UAV 3 lid 1 en 7. De toezichthouder heeft geen bevoegdheden. De toezichthouder voert onder verantwoordelijkheid van de directievoerder onder andere de volgende werkzaamheden uit: Er op toezien dat de aannemer de werkzaamheden uitvoert volgens de voorwaarden van de aannemingsovereenkomst. Toezicht op naleving van de arbowet en milieuwetgeving (VGWM). Handhaven van verkeersmaatregelen. Het aantoonbaar en verifieerbaar meten van verwerkte hoeveelheden Dagelijks toezicht op bouwplaats m.b.t. te realiseren kwaliteit, meer-, minderwerk. Het aantoonbaar en verifieerbaar uitvoeren/toetsen van ingangscontroles bouwmaterialen. Uitvoeren toetsingen volgens toetsingsplan (zie bijlage 5 en 6). Bewaken van voortgang van het project in tijd. Bijhouden en completeren projectdossier Opstellen dag/weekrapportage. Overleg en afstemming met nevenproject, bewoners/bedrijven en aannemer. Enz. 3.6 Adviseur De rol van adviseur is niet met name genoemd in de UAV. De adviseur heeft daarom geen enkele bevoegdheid. Indien de adviseur namens de directie UAV of de opdrachtgever is bevoegd, is dit vooraf schriftelijk aan de aannemer gemeld. Indien een adviseur is benoemd t.b.v. het verrichten van back-office activiteiten kan deze hier nader worden benoemd met vermelding van zijn rol en de te verrichten activiteiten. 4. Beheersing van kwaliteit en activiteiten 4.1 Algemeen De basis voor de kwaliteitseisen is vastgelegd in de documenten zoals in dit document omschreven onder 1.4 Van toepassing zijnde documenten en richtlijnen. De behaalde kwaliteit dient door de aannemer vastgelegd en/of aangetoond te worden conform de overeenkomst, waaronder: De Standaard RAW Bepalingen. De ISO-certificering van de aannemer. Het kwaliteitshandboek, handboek uitvoering of gelijksoortig document van de aannemer. Om deze kwaliteit te meten en aantoonbaar te maken dienen door de directie UAV activiteiten te worden uitgevoerd zoals onderstaand omschreven in hoofdstuk 4.2 en elders in dit KDT. 4.2 Activiteiten Het opstellen van een concept toezichtsplan. (Dit KDT). Actualiseren risicoanalyse ontwerp. (zie bijlage 2). Vaststellen stop, bijwoon en registratiepunten in aanvulling op toetsingsplan (zie bijlage 5). (Doen) opstellen risicoanalyse uitvoering door aannemer. (zie bijlage 2). 7-10

8 Samenvoegen beide risicoanalyses. Beoordeling door ON opgestelde kwaliteitsplan incl. keuringsplan. (zie bijlage 3). Actualiseren van het toezichtsplan. Zonodig (doen) actualiseren van risicoanalyse voor en tijdens de uitvoering. Het aantoonbaar beoordelen van planningen, werkplannen en contractuele documenten. UAV 26. Het bijhouden van een fotodagboek. UAV 27. Het dagelijks vaststellen van hoeveelheid en kwaliteit van verwerkte hoeveelheden. Aantoonbaar uitvoeren van ingangscontroles van bouwstoffen. UAV 18. In ontvangst nemen en controleren van weekstaten van de aannemer. Opstellen weekrapporten. UAV 27. (Zie bijlage 7). Verslaglegging van startoverleg, K&L-overleg, bouwvergaderingen. (zie bijlage 4 en 8). Behandelen van meer- minderwerken. UAV 35 en 6 lid 15. Controleren van termijnen en geven van betalingsadvies aan opdrachtgever. (zie bijlage 9 en 10). Behandelen en eventueel initiëren van afwijkingen en wijzigingen. UAV 34, 36. Uitvoeren projectevaluatie samen met opdrachtgever. (zie bijlage 11). Met betrekking tot de ISO-certificering van de aannemer behoort het tot de taak van de directie ook de volgende aspecten te bewaken: Of ON werkt volgens de afgesproken procedures. Of ON zijn eigen processen effectief bewaakt. Of kwaliteitsregistraties en het registreren daarvan effectief en betrouwbaar zijn. Of de gebruikte meetinstrumenten betrouwbaar zijn. Dat degene die meet ook betrouwbaar en competent is. Of genomen steekproeven representatief zijn. Bovengenoemde opsomming van activiteiten is niet uitputtend. Essentieel en de geest van de bedoeling is zorgdragen voor een goede vastlegging, gegevensopname en een gedegen opbouw van het projectdossier. Genoemde documenten worden opgesteld in het format wat als bijlage is toegevoegd en beschikbaar gesteld door de <naam opdrachtgever>. 4.3 Overlegstructuur Soort overleg Frequentie Deelnemers (naar behoefte) Startoverleg UAV 5 lid 1 Eenmalig voor aanvang Opdrachtgever (opent overleg) Directievoerder (voorzitter/notulen) Toezichthouder Gemachtigde aannemer Hoofduitvoerder Uitvoerder Coördinatieoverleg kabels en leidingen UAV 5 lid 1 Bouwvergadering Eenmalig voor aanvang (naar behoefte vaker) 4 Wekelijks (afhankelijk van projectduur en omstandigheden) Coördinator bereikbaarh./verkeer Directievoerder (voorzitter/notulen) Toezichthouder Beheerder(s) K&L Directievoerder (voorzitter/notulen) Toezichthouder Gemachtigde aannemer Hoofduitvoerder Uitvoerder Voortgangsoverleg 2 Wekelijks Opdrachtgever (voorzitter) Directievoerder Verslaglegging vindt plaats volgens het modelverslag wat is bijgevoegd als bijlage 4 en 8. Tijdens het voortgangsoverleg wordt de opdrachtgever 2 wekelijks schriftelijk geïnformeerd over de stand van zaken en voortgang van het project betreffende de aspecten tijd, financiën, communicatie, kwaliteit, VGWM. Zie bijlage 13 voor de agenda van te bespreken punten. 8-10

9 4.4 Gegevensverzameling Het toezicht is een balans tussen gericht toezicht bij risicovolle punten en streekproeven bij overige punten, volgens dit KDT en het kwaliteitsplan van ON. Waarnemingen kunnen worden onderverdeeld in: Verificatie van kwaliteitsregistraties van ON (UAV 3 lid 6). Eigen waarneming, keuring en/of meting. Procesbeoordeling. Houdt ON zich aan zijn kwaliteitsplan. Audits (op het volgen van het kwaliteitsplan en de voorgestelde uitvoeringsprocessen binnen het project). Nadere controles. Afhankelijk van de aard van de waarneming en verkregen aanwijzing indien afwijkingen worden vastgesteld of er aanwijzingen zijn dat zaken niet kloppen. Invulling van ingangscontroles, toetsingsformulieren e.d. dient zoveel als mogelijk SMART te geschieden. (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden). Het verzamelen en vastleggen van (meet)gegevens dient zoveel mogelijk te geschieden op de plaats waar deze worden gemeten en/of waargenomen, als primair gegeven. Dit bevorderd het pro-actief denken/werken en voorkomt re-actief denken/werken. Het invullen van gemeten en waargenomen gegevens op ingangscontroleformulieren, toetsformulieren e.d. dient handmatig te gebeuren op de plaats waar deze worden waargenomen. Het overschrijven van gegevens in de computer of een net documentje kost extra tijd en kan leiden tot een andere weergave van het geconstateerde. 4.5 Procedures Van toepassing op de overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer zijn de volgende procedures: De procedures van de aannemer zoals omschreven in het projectkwaliteitsplan. 1. Kwaliteitsbeheersing? 2. Risicobeheersing? 3. Acceptatieprocedure? 4. Informatieprocedure? 5. Procedure stop-, bijwoon en registratiepunten? 6. Goedkeuring uitgifte en wijziging van documenten? 7. Inkoop materialen? 8. Beoordelen toeleveranciers en onderaannemers? 9. Bestekswijzigingen? 10. Afwijkingen? In het bestek genoemde procedures. 1. Stop- bijwoon en registratiepunten. (Std.RAW ) 2. Acceptatieprocedure. 3. Afwijkingen. (Std.RAW ) De directie UAV volgt deze procedures en ziet toe op de goede uitvoering daarvan. Nader te bepalen 4.6 Rapportages Rapportages van de aannemers (betrekking hebbend op de voorgaande week) dienen op dinsdag te worden ontvangen en vergeleken. Rapportages, weekrapporten e.d. van de Directie UAV alsmede rapportages van de aannemer, dienen wekelijks te worden bijgehouden en in het projectdossier te worden opgenomen. UAV

10 Iedere termijn van de aannemer wordt begeleidt door een toetsingsblad van de directievoerder (zie bijlage 9) waarop is weergegeven: Op welke onderdelen de termijn is getoetst. De afwijkingen die op deze termijn van toepassing zijn. Een opsomming van de gesignaleerde meer- en minderwerken. Indien de directievoerder op basis van het toetsingsblad adviseert de termijn betaalbaar te stellen wordt de termijn tevens voorzien van een door hem gedateerde en ondertekend betalingsadvies. (zie bijlage 10). 4.7 Vergunningen en condities In Deel 3, Bepalingen van het bestek worden de vergunningen genoemd welke door de opdrachtgever worden aangevraagd. De aannemer verzorgt de overige vergunningen. De Directie UAV bewaakt de tijdige verkrijging, en naleving van de vergunningvoorwaarden van de door opdrachtgever en aannemer aan te vragen vergunningen. 4.8 Communicatie en coördinatie De communicatie met betrekking tot de werkzaamheden geschiedt door de directie UAV in overleg met de opdrachtgever. Tenzij in het bestek anders is bepaald geschiedt de coördinatie van in elkander grijpende werken door de directie UAV. UAV Dossiervorming en archivering Door de directievoerende organisatie wordt het projectdossier opgezet en dagelijks beheerd en bijgehouden volgens de inhoudsopgave zoals genoemd in de bijlage 1. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de directievoerder. Na voltooiing van de uitvoering van het werk en als alle revisiebescheiden zijn ontvangen wordt het volledige en originele projectdossier overgedragen aan de opdrachtgever Audits Door of namens de opdrachtgever kunnen al dan niet aangekondigd audits uitgevoerd worden ter toetsing op de naleving van dit KDT. Door de Directie UAV wordt hieraan medewerking verleend