Woord vooraf 11. INLEIDING Een boek om te gebruiken 13 Een wereld in verandering, het bedrijf in verandering 13

Transcriptie

1 Inhoud Woord vooraf 11 INLEIDING Een boek om te gebruiken 13 Een wereld in verandering, het bedrijf in verandering 13 INTRODUCTIE Het kantoorleven:waarom functioneert het vaak zo slecht? 25 Doelstellingen 25 De duizend en één kopzorgen van het kantoorleven 25 Waarom functioneert het niet goed? 31 Weerstanden tegen verandering 32 Strategieën voor succesvol veranderen 36 SAMENVATTING 40 DEEL I DE GEHEIMEN VAN PERSOONLIJKE EFFICIENCY 41 Doelstellingen van deel I 41 Quiz Persoonlijke efficiency 42 HOOFDSTUK 1 Hoe kunnen missie en doelen zo worden bepaald dat men zijn tijd en energie goed investeert? 43 De remmen op duidelijkheid 43 De kracht van coherentie en vereenvoudiging van de missie 44 Uw verantwoordelijkheden 45 De kracht die van een doel uitgaat 47 Visualiseer het succes van elk van uw doelen 51 HOOFDSTUK 2 Hoe kan men zijn tijd goed plannen en organiseren? Het goede doen op het goede moment 53 Voordelen en risico s van planning 53 Het actieplan 54 De agenda 57 Het weekplan 61 Het dagplan 62 De spirit van het plannen 63 Automatisering in dienst van planning 64

2 HOOFDSTUK 3 Principes voor beter tijdsbeheer 67 Het principe van Eisenhower 67 De wet van Parkinson 68 Het Pareto-principe 69 De wet van Illich 69 Het principe van homogene werkverdeling 70 De wet van Murphy 71 Het principe van Laborit 71 De wet van de minste inspanning 72 HOOFDSTUK 4 Hoe wordt de werkplek goed georganiseerd? Vind het goede document op het goede moment 75 Het principe van ruimte maken 76 De prullenbak 78 De sorteerbakjes 78 Het opbergen van dossiers 80 De ergonomie van uw werkplek 85 De jacht op papier, op naar het kantoor zonder papier 86 HOOFDSTUK 5 De computer beter organiseren 89 Hoe worden computerbestanden georganiseerd? 89 De parameters van elektronische mappen instellen 91 HOOFDSTUK 6 Hoe worden efficiënte werkgewoonten ontwikkeld? 97 Worden we geregeerd door onze gewoonten? 97 Doe het nu! 98 Uw logboek, een efficiënte copiloot! 100 Een alternatief: het elektronisch logboek 104 Maak verstandig gebruik van de telefoon 105 Hoe gebruikt u uw elektronische brievenbus? 108 HOOFDSTUK 7 Hoe evalueert u uw werk en ontwikkelt u een zelfkritische houding? 111 Uw productiekosten 111 Hoe analyseert u uw tijdbesteding? 113 Uw persoonlijke scorekaart 117 Goed zelfmanagement is zelfrespect 118 SAMENVATTING VAN DEEL I 120

3 DEEL II DE GEHEIMEN VAN COLLECTIEVE EFFICIENCY 121 Doelstellingen van deel II 121 Het evaluatiespinnenweb van collectieve efficiency 122 De macht van het team 123 HOOFDSTUK 1 Hoe houdt u koers en laat u koers houden? 125 Het bedrijf zonder of met een gebrekkige visie 125 Het bedrijf met visie 127 Koers bepalen 128 Voor een team, koers houden 132 Verdeling van verantwoordelijkheden 133 Beslis meteen 134 Een team met meer efficiency 137 Hoe volwassen is een team? 139 Wat is de beste structuur voor een team? 140 HOOFDSTUK 2 Hoe zorgt men voor een efficiënt informatiebeheer in een team? 143 Deel de adresboekjes 143 Classificatie van gemeenschappelijke dossiers 144 Zorg dat u over bruikbare en relevante documenten beschikt 147 Kapitaliseer gemeenschappelijk kennis 148 Sorteer de informatie 152 De documentenstroom 153 HOOFDSTUK 3 Hoe kan men workflows, processen en kwaliteit effectief managen? 157 Voeg waarde toe aan de ontwikkelingsprocessen van uw bedrijf 158 Vereenvoudig, vereenvoudig, vereenvoudig 160 Elektronisch stromenbeheer 161 De verrijking van elektronische documenten door het team 161 HOOFDSTUK 4 Hoe kan effectief worden gepland in teamverband? 163 Deel de actieplannen 164 Verdeel de werklast 165 Plan het onverwachte 165 Plan tijd voor contacten 166 Plan collectief gereserveerde tijd 167 Gebruik een gedeelde agenda 168 Zorg voor plaatsvervangers 169

4 HOOFDSTUK 5 Hoe ontwikkelt men efficiënte werkgewoonten in teamverband? 171 Kies in teamverband voor het principe Doe het nu! 171 Vergader met efficiency 172 Delegeer effectiever 177 Wat kan men delegeren? 182 HOOFDSTUK 6 Hoe kan werk op afstand goed worden gemanaged? 187 Hoe functioneert een verspreid team? 187 Hoe functioneert het virtuele kantoor? 190 Gedeelde kantoren en telewerk 191 Welke aanpak maakt werken op afstand tot een succes? 193 Het verspreide en multiculturele virtuele team 195 HOOFDSTUK 7 Hoe kan collectief werk geëvalueerd worden? 201 De scorekaart van het team 201 Goed zelfmanagement in teamverband betekent: respect voor anderen hebben 204 SAMENVATTING VAN DEEL II 205 DEEL III DE GEHEIMEN VAN EFFICIENCY BIJ HET GEBRUIK VAN NIEUWE INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIEËN (NICT) 207 Doelstellingen van deel III 207 HOOFDSTUK 1 Nieuwe informatie- en communicatietechnologieën 209 HOOFDSTUK 2 Wat is groupware? 211 Het is een hele stap van internet naar groupware 211 Groupware intranet extranet internet? 212 Groupware, het collectieve brein van het bedrijf 213 De bijdragen van groupware 215 De explosie van groupware 217 Het marktaanbod van groupware 218 De 3C-architectuur : Communicatie, Coöperatie, Coördinatie 219 De groupware-oplossingen ten aanzien van bedrijfsproblematiek 220

5 HOOFDSTUK 3 Creatief en efficiënt gebruikmaken van groupware 225 Deel de standaarddocumenten 226 Geef de voorkeur aan boven telefoon 226 of groupware? 226 Geef de voorkeur aan elektronisch vergaderen 227 En als u de voorkeur geeft aan een fysieke vergadering? 229 Werk samen met uw secretariaat 230 Als u manager bent van veel medewerkers 231 Creëer een forum voor strategen 232 Creëer een inventaris van beslissingen 232 Manage uw projecten 232 Stel creatieve groepen samen 233 Organiseer waarschuwingssystemen 234 Creëer een open forum 234 En waarom ook geen elektronisch mededelingenbord? 235 Vereenvoudig steeds terugkerende verzoeken 236 Denk na over uw workflows 237 Creëer een documentatiecentrum voor uw team 237 Houd gezamenlijk informatiewacht 239 Werk met specialisten 240 Ruimten voor communicatie, samenwerking en coördinatie 240 HOOFDSTUK 4 De bedrijfsresultaten managen met groupware 243 De collectieve performance een impuls geven met bepaalde applicaties 243 De performance van kantoorautomatisering in de follow-up van business en het dagelijkse takenbeheer 244 De performance van de creatieve krachten van het bedrijf 251 De performance van rapportage en besluitvorming 256 De performance van vorming op afstand 262 Conclusie 269 HOOFDSTUK 5 Adviezen voor de introductie van groupware in een team 271 Methode voor het overstappen op groupware 271 Menselijke veranderingen 273 HOOFDSTUK 6 Wat maakt uw groupware tot een succes? 277 Het overwicht van de menselijke factor 277 De speciale situatie van verspreide virtuele teams 278 Basisprincipes om de efficiency van groupware te versterken 279

6 HOOFDSTUK 7 Hoe kan de efficiency van groupware geëvalueerd worden? 281 Verbetering van efficiency 281 Kostenvermindering 282 Verbetering van servicekwaliteit 282 SAMENVATTING VAN DEEL III 284 CONCLUSIE Plezier in het beroepsleven 287 Enkele pluspunten van efficiency 287 Waarom slaagt deze benaderingswijze? 288 Zijn de resultaten overal even goed? 288 Het rad van verbetering draait onophoudelijk 289 BIJLAGE 1 Aanvullende webtips 299 Andere tips voor uw 299 Andere tips voor effectief surfen 302 Van serieus naar minder serieus 307 BIJLAGE 2 IBT Adressen 311 The Institute for Business Technology 311 IBT in de Benelux 312 REGISTER 315 Over de auteur 319