Introductie Mail-programma s GIW2000

Transcriptie

1 Introductie Mail-programma s GIW2000 Deze publicatie is gemaakt door de dienst IT Services (ITS) van de Universiteit van Tilburg. Voor meer informatie kunt u terecht op de IT Services website of contact opnemen met het cursussecretariaat. cursusinfo.its@uvt.nl (013) , versie 5, 3e druk

2 Inhoudsopgave: 1 Inleiding Outlook Een mail account aanmaken Nieuwe mail lezen Andere folders zichtbaar maken / folders anders zichtbaar maken De adreslijst instellen Een adres opzoeken en een mailbericht verzenden Een signature instellen Verwijderde mail purgen Webmail Webmail opstarten Een adres opzoeken Een signature instellen Verwijderde mail purgen Automatisch antwoord / bericht bij afwezigheid Uitloggen Password gebruik in mailprogramma s Overzicht IMAP Server adressen Overzicht URL s Webmail Meer informatie...15 ntroductie Mail-programma s

3 1 Inleiding De mailomgeving is gebaseerd op IMAP4 (Internet Mail Access Protocol 4). Dankzij dit protocol is het mogelijk om via internet waar dan ook ter wereld nieuwe mail te lezen en het mailarchief te raadplegen. Bovendien is er vrijheid in de keuze van de mailclient die hiervoor gebruikt wordt. Hoofdstuk 4, in het document Achtergronden bij de GIW2000, gaat uitgebreider in op het onderwerp IMAP. In dit document vindt u informatie over: het hoe en waar plaatsen van specifieke gegevens in het desbetreffende mailprogramma. specifieke instellingen die nodig zijn om het adressenbestand te kunnen raadplegen. de werking van een aantal mailprogramma s, zodat u na het lezen van deze introductie in staat bent mail te versturen en te ontvangen. 2 Outlook 2000 Outlook 2000 is het mailprogramma van Microsoft dat op de GIW2000 beschikbaar is. Outlook 2000 biedt naast het mailgedeelte ook diverse extra opties zoals een kalender, een takenlijst, een eigen adres boek, etc. Wie geen ervaring heeft in het gebruik van Outlook 2000 adviseren wij dringend om eerst een cursus Outlook 2000 te volgen. Voor wie al enige ervaring heeft biedt onderstaande handleiding een compacte handreiking. 2.1 Een mail account aanmaken Wanneer u Outlook 2000 voor de eerste keer opstart wordt er automatische een Wizard gestart. Verschijnt de Wizard niet automatisch dan kunt u hem openen via: Tools, Accounts. Selecteer het tabblad Mail. Klik op Add, Mail. Vul de schermen in zoals hieronder wordt weergegeven. Vul uw naam in welke u, als afzender, wilt laten verschijnen in de door u verstuurde mail. (Dit hoeft dus niet dezelfde naam te zijn als uw username.) pagina 3 van15

4 Vul uw UvT adres in, Vul de gegevens in zoals hiernaast is weergegeven (Zie hfst 5 voor de juiste Incoming mail server gegevens). pagina 4 van15

5 Vul uw Novell Username in. Plaats géén vink bij Remember Password. Er verschijnt een dialoogkader. Congratulations. Klik op Finish om de installatie af te ronden. 2.2 Nieuwe mail lezen Wanneer u Outlook 2000 start staat bij de Outlook Shortcuts de icoon bijv. drcmail.uvt.nl - Inbox. (Wanneer de icoon niet op het scherm verschijnt, kijk dan verder onderin de lijst door op het pijltje ( ) te klikken.) Selecteer de Inbox. Er verschijnt een venster waarin gevraagd wordt uw Password in te voeren. Voer hier uw Novell Password in. Plaats géén vink bij Remember Password. pagina 5 van15

6 Het rechter deel van het scherm toont de inhoud van de Inbox. Ongelezen mail herkent u aan het gesloten envelopje ( ). Klik dubbel op een mail om deze te lezen en te behandelen. Ofschoon de knoppen er anders uitzien, zult u waarschijnlijk weinig problemen hebben met de basisfuncties zoals: reply, reply to all, forward, print en move to folder. 2.3 Andere folders zichtbaar maken / folders anders zichtbaar maken Andere mailfolders zien die door u op de IMAP-server zijn geplaatst. Kies View, Folder List in de menubalk De inhoud van geselecteerde mail onder de lijst van getoonde mail zien. Kies View, Preview Pane in de menubalk. Onder ieder (on)gelezen mail het begin van de mailinhoud weergeven. Kies View, Autopreview in de menubalk. 2.4 De adreslijst instellen In Outlook 2000 zult u adressen gaan zoeken op de LDAP-server. Voor u adressen op kunt gaan zoeken, zult u zelf Outlook 2000 zodanig in moeten richten dat het programma weet waar het deze adreslijst kan vinden. Kies hiervoor in de menubalk: Tools, Accounts. Selecteer het tabblad Directory Service. Klik op Add, Directory Service. Vul de schermen in zoals in de volgende schermen wordt aangegeven. Vul als Internet directory (LDAP) server: ldap.uvt.nl in. pagina 6 van15

7 Laat de instelling hier op No staan. Klik op Finish. In het scherm ziet u nu de gegevens staan die u heeft ingevuld. Aansluitend is het nodig nog een paar gegevens in te vullen: Kies Properties. Vul bij Directory Service Account Adreslijst UvT in. Selecteer het tabblad Advanced. pagina 7 van15

8 Vul bij Search base in: O=Katholieke Universiteit Brabant, C=NL (De O staat voor Organizational Unit, de C staat voor Country). Klik op OK. Sluit af met een klik op Close 2.5 Een adres opzoeken en een mailbericht verzenden Nu u alle nodige instellingen heeft ingevuld kunt u mail gaan verzenden. Kies File, New, Mail Message of klik op de knop New Message ( ). Het Message venster verschijnt, de cursor staat te knipperen achter de knop To ( ). Klik op de knop To. ( ) om adressen op te zoeken op de LDAP-server. Uw persoonlijk adresboek verschijnt. U kunt dat vullen met, door u, veel gebruikte adressen. Klik op de knop Find om adressen via de LDAP-server op te zoeken. pagina 8 van15

9 Klik op de lijstknop ( ) achter Look in om de Adreslijst UvT te selecteren. Typ achter Name: (een gedeelte van) de naam van degene die u zoekt. Druk op Enter of klik op Find Now om de naam te zoeken. Er verschijnt een overzicht van mensen die aan het criterium voldoen. Sleep met de begrenzing tussen de velden Name en Address om telefoonnummers zichtbaar te maken. Klik eventueel op Properties om meer gegevens van deze persoon te zien. Klik op Add to Address Book om de persoon op te nemen in uw persoonlijk adresboek (Contacts), vul de gegevens naar wens aan en kies OK. Klik op een van de knoppen To, Cc of Bcc om de naam in de betreffende Message Recipients box te plaatsen. Zoek indien nodig de volgende naam op. Klik op OK om de mail verder af te handelen. Verzonden mail komt standaard in de folder Sent Items in Outlook Today - [Personal Folders]. 2.6 Een signature instellen Het is mogelijk om in Outlook 2000 evenals in Pegasus mail een aantal ondertekeningen (signatures) in te stellen. Dit is zeker de moeite waard indien u regelmatig met een een aantal standaardgegevens wilt meesturen zoals naam, functie, kamernummer en telefoonnummer. U kunt verschillende signaturen maken en de gewenste invoegen in uw mail. U kunt ook een default signature instellen. Deze wordt automatisch in een nieuw mail bericht pagina 9 van15

10 geplakt. Mocht u alsnog een andere signatuur willen gebruiken dan verwijdert u de standaard signatuur en voegt u de gewenste signatuur in. Kies in het menu Tools, Options. Selecteer het tabblad Mail Format. Klik op Signature Picker. Selecteer New. Klik op Finish, OK. U ziet het Mail Format-tabblad. Geef een herkenbare naam in bij Enter a name for you new signature. Zorg dat er een bullet staat bij Start with a blank signature wanneer u een geheel nieuwe signatuur gaat aanmaken. Plaats een bullet voor de optie Use this existing signature as a template en selecteer de gewenste signatuur indien u al een signatuur heeft aangemaakt en deze als basis wilt gebruiken. Er verschijnt een kader waarin u de inhoud van de signatuur kunt typen. Bij Use this Signature by default komt automatisch de naam van de laatst aangemaakte signatuur te staan. Het invoegen van een signature In een te versturen mail voegt u de gewenste signature op de volgende wijze toe: Kies Insert, Signature. Selecteer de gewenste signature. De signature wordt daar geplaatst waar de cursor in de tekst stond. 2.7 Verwijderde mail purgen Wanneer u in Outlook 2000 mail verwijdert uit de IMAP folders, wordt deze mail niet direct verwijderd van de server. Deze mail wordt gemarkeerd voor verwijdering zodat u ze eventueel nog terug kunt halen, vergelijkbaar met de Recycle Bin van Windows. Zoals u de Recycle Bin van Windows van tijd tot tijd leeg haalt, is het raadzaam ook de als te verwijderen gemarkeerde mail in Outlook 2000 met regelmaat op te ruimen (purgen) om zo ruimte vrij te houden voor nieuwe mail. pagina 10 van15

11 Het weghalen van mail doet u per folder; u hoeft de actie dus alleen uit te voeren in folders waar u mail uit hebt verwijderd. Overigens heeft Outlook zelf ook een Recycle Bin (Deleted Items), hierin komen de verwijderde items uit de Personal Folders terecht indien u op de knop Delete drukt (dus geen items van de IMAP folders). De icoon Deleted Items is ook terug te vinden in de Outlook Shortcut Bar. Gemarkeerde mail apart plaatsen Via het menu kunt u met behulp van View, Current View aangeven hoe u wilt dat Outlook 2000 de mail weergeeft. - Hide messages marked for deletion: Maakt voor verwijdering gemarkeerde mail voor u onzichtbaar. - Group messages marked for deletion: Zet alle voor verwijdering gemarkeerde mail bij elkaar. Om mail definitief van de server te verwijderen doet u het volgende. Selecteer de IMAP folder waarin u voor verwijdering gemarkeerde mail hebt staan. Kies via het menu Edit, Purge Deleted messages. Bevestig met OK. De verwijderde mail is nu definitief van de server verwijderd en de ruimte die deze mail in beslag nam is weer ter beschikbaar. 3 Webmail Een andere mailclient is WebMail. Dit is geen mailprogramma dat lokaal geïnstalleerd / geconfigureerd wordt, maar een z.g. browserapplicatie. In een willekeurige webbrowser (bijv. Internet Explorer of Netscape) is WebMail aan te roepen door het intikken van een URL. Er wordt vervolgens automatisch een secure connection opgezet en na het intypen van username en password krijgt u toegang tot uw persoonlijke IMAP mailbox. 3.1 Webmail opstarten Om Webmail te starten typt u in een willekeurige webbrowser de voor u van toepassing zijnde URL in (Zie hfst 6). Wanneer u Webmail thuis (of elders) start krijgt u meldingen te zien over secure connection en ontbrekende certificaten. Als u deze melding negeert en gewoon doorgaat is er geen sprake van secure connection. Beter is het om alle voorbijkomende vragen positief te beantwoorden (met yes of ok) en zo de certificaten tijdelijk te activeren. U kunt de certificaten ook definitief installeren zodat u deze meldingen niet meer krijgt. Meer informatie hierover vindt u op de webpagina: pagina 11 van15

12 Er wordt gevraagd om uw Username en Password. Vul hier de Novell username/password combinatie in die u ook gebruikt bij het inloggen op het netwerk. Na het inloggen worden uw Inbox en overige IMAP-folders getoond. Via de Help-button is zeer uitgebreide on-line hulp beschikbaar. De WebMail interface en de on-line help zijn beschikbaar in verschillende talen. U kunt de taal instellen via: preferences, language, apply. 3.2 Een adres opzoeken Met behulp van de optie Address Book ( ) is het mogelijk gegevens van medewerkers en studenten op te zoeken in de centrale database. Tevens is er de mogelijkheid om een persoonlijke database aan te maken. Klik op Address Book ( ) om het adressen bestand te openen. Typ achter Search For: (een gedeelte van) de naam van degene die u zoekt. Plaats een vink in het hokje achter Public om de naam op te gaan zoeken in de centrale database. Klik op search ( ) om de zoekopdracht uit te voeren. Plaats een vink voor de gevonden naam. Klik op Compose ( ) (onder in het scherm) om de geselecteerde naam in te voegen in het te maken mailbestand. Herhaal indien nodig de Search opdracht om meerdere namen in te voegen. 3.3 Een signature instellen Het is mogelijk om in Webmail een ondertekening (signature) in te stellen. Dit is zeker de moeite waard indien u met regelmaat een een aantal standaardgegevens wilt meesturen zoals naam, functie, kamernummer en telefoonnummer. Deze signature wordt automatisch in een nieuw mailbericht geplakt. Mocht u alsnog uw signature willen veranderen dan kan dat gewoon tijdens het bewerken van de mail. pagina 12 van15

13 Selecteer Preferences. Plaats een vink in het hokje bij Enabled. Typ de gewenste tekst in het tekstvak achter Signature. Klik op Apply. 3.4 Verwijderde mail purgen Wanneer u in Webmail een mail verwijdert (via ) dan, wordt deze mail niet direct verwijderd van de server. Deze mail wordt gemarkeerd voor verwijdering en is eventueel nog terug te halen (via ), vergelijkbaar met de Recycle Bin van Windows. Zoals u de Recycle Bin van Windows van tijd tot tijd leeg haalt, is het raadzaam ook de als te verwijderen gemarkeerde mail met regelmaat op te ruimen (purgen) om zo ruimte vrij te houden voor nieuwe mail. Het weghalen van mail doet u per folder; u hoeft de actie dus alleen uit te voeren in folders waar u mail uit hebt verwijderd. Open de op te schonen folder. Selecteer in het pulldown menu Purge. Selecteer eventueel bij Folder de foldernaam welke u op wilt gaan schonen. Klik op Apply. Via de Quick Delete optie kunt u gevinkte mail direct te verwijderen. U hoeft dan geen extra Purge opdracht uit te voeren. Houd er wel rekening mee dat deze mail direct definitief verwijderd wordt. 3.5 Automatisch antwoord / bericht bij afwezigheid Met de optie Preferences ( ), Auto-reply/Vacation Message kunt u al uw nieuwe berichten automatisch laten beantwoorden. Klik op Preferences. Plaats een vink in het hokje achter Enabled. Vul bij Message het bericht in wat u automatisch naar iedereen wil laten sturen. Voor de functie Automatisch antwoord/bericht bij afwezigheid wordt alleen de informatie die in Webmail is ingevuld gebruikt. Een overeenkomstige functie in andere mail programma s wordt genegeerd. pagina 13 van15

14 Selecteer Rules. Klik Add om een nieuwe regel (rule) toe te voegen. Selecteer Apply to ALL messages zodat de regel betrekking heeft op alle mail verzonden aan adres. Selecteer Forward to. Vul het adres in waarnaar u de mail door wilt laten sturen. Klik op Apply Het verwijderen van een Rule Wanneer u een rule niet meer gebruikt kunt u de rule de-activeren of definitief verwijderen Een rule de-activeren: Verwijder de vink onder de optie Active. Klik op Apply Een rule definitief verwijderen: Plaats een vink achter de te verwijderen rule. Klik Apply. 3.6 Uitloggen Wanneer u klaar bent met het gebruik van Webmail meldt u zich af door op Logout ( klikken. ) te pagina 14 van15

15 Wanneer u Webmail 6 minuten ongebruikt laat, wordt u automatisch uitgelogd. (Deze instelling kunt u eventueel veranderen via Preferences.) 4 Password gebruik in mailprogramma s Ieder mailprogramma heeft de username / password combinatie nodig om in te kunnen loggen op de IMAP server. Zoals bekend betreft het hier dezelfde username en password combinatie als de Novell-username en het password die u gebruikt bij het opstarten van de pc. De meeste mailprogramma s bieden de mogelijkheid om de username - password combinatie als vast gegeven mee te geven. Het voordeel hiervan is dat u niet iedere keer dat u een mailprogramma opent uw username en password in hoeft te typen. Een groot nadeel hiervan is echter dat wanneer het systeem u vraagt uw password te wijzigen (ieder 90 dagen) u deze password wijziging zelf dient door te voeren in het mailprogramma. 5 Overzicht IMAP Server adressen BU, DBI, DEA, DFB, ITS, DSZ(DSO), TFT, UNIVERS:... drcmail.uvt.nl TIAS: mail.tias.edu... tiasmail.uvt.nl FRW:... kubnw4.uvt.nl FSW:... kubnw5.uvt.nl FDL:... kubnw8.uvt.nl FEW:... kubnw9.uvt.nl IVA:... kubnw15.uvt.nl 6 Overzicht URL s Webmail 1011: secure : non-secure BU, DBI, DEA, DFB, ITS, DSZ(DSO), TFT, UNIVERS: TIAS: FRW: FSW: FDL: FEW:... IVA: Meer informatie Voor hulp bij de verschillende mailprogramma s kunt u allereerst bij de helpfunctie van het desbetreffende programma terecht. Daarnaast kunt u voor Outlook 2000 een handleiding aanschaffen in de PC-Shop. Ook worden er regelmatig cursussen Outlook gegeven door IT Services. Kijk op de webpagina: voor data en verdere informatie. Meer over de achtergronden van IMAP en over het beheer van de mail onder IMAP leest u in het document Achtergronden bij GIW2000. pagina 15 van15