Beurshandboek voor Exposanten

Transcriptie

1 Beurshandboek voor Exposanten 7, 8 & 9 april 2018 Jaarbeurs Utrecht

2 Inhoudsopgave 1. Checklist Belangrijke telefoonnummers Data en tijden Op- en afbouw Standbouw Activiteiten op de stand Uitnodigen van bezoekers Communicatiemiddelen, Pers en Publiciteit Bijlagen: - Link naar bestelformulier parkeerkaarten / relatiekaarten Spelregels deelname aan Beauty Trade special - Plattegrond parkeerterrein - Plattegrond hallen met deurnummers 2

3 1. Checklist Hieronder volgen enkele deadlines voor de belangrijkste zaken voor jouw deelname aan Beauty Trade special Datum Omschrijving Actie Februari & Maart Nodig jouw 10 belangrijkste klanten uit om de beurs te bezoeken De uitnodigingen ontvang je per post 17 februari Deadline voor deelname aan Men Square en/of Beauty Garden 22 februari Deadline aanvraag PMU uitvoeren op de stands 2 maart Laatste mogelijkheid goedkeuren standbouwtekeningen 16 maart Uiterste besteldatum voor extra relatiekaarten en communicatiemiddelen Deelnemen Men Square en/of Beauty Garden? Mail naar: morris@mgen.nl PMU uitvoeren op de stand tijdens beurs? Mail naar: nancy@mgen.nl Mail standontwerp naar: beautybeurzen@mgen.nl Bestellen via Bestelformulier Relatiekaarten/communicatiemiddelen in bijlage 30 maart Je ontvangt van ons een mail met de laatste aandachtspunten met daarbij de exposantenpassen, open afbouwpassen, routekaarten, exposanten parkeerkaarten en het beursmagazine 30 maart Laatste mogelijkheid voor bestellingen bij Expopoint van Jaarbeurs. Na deze datum wordt een toeslag berekend Beurs handboek ExpoPoint 7, 8 & 9 april Beauty Trade special

4 2. Belangrijke telefoonnummers Organisatie Beauty Trade Professionals Uitvoer productie: Marketing Generation Postbus ZG ODIJK Projectteam Beauty Trade special Tijdens de beurs maakt de organisatie gebruik van het organisatiekantoor in hal 11. Jochem Otto +31 (0) Event Manager Tim van den Boorn +31 (0) Sales Manager Nancy Cohen +31 (0) Event Coördinator Morris van der Poel +31 (0) Personeel Coördinator event medewerker ExpoPoint Jaarbeurs In de webshop van de Jaarbeurs kan je terecht voor het bestellen van technische voorzieningen zoals water, elektra en perslucht, catering en standschoonmaak. Maar ook voor vragen over ophangpunten in de hal, logistiek en specifieke vragen over de hallen kan je contact opnemen met de Customer Service. Customer Service is telefonische te bereiken via +31 (0) of per via Parkeren exposanten Alle exposanten ontvangen aan de hand van onderstaande staffel, een gratis (of meerdere) parkeerabonnementen. Tot 30 m2 1 parkeerabonnement gratis Van 30 tot 100 m2 2 parkeerabonnementen gratis 100 m2 en meer 3 parkeerabonnementen gratis 4

5 Deze kunnen opgehaald worden bij het organisatiekantoor tijdens de opbouw en beursdagen. Wil je meer kaarten bestellen? Deze kan je bestellen via de organisatie via de link in het handboek. Hier zijn wel kosten aan verbonden. Klik hier voor het bestelformulier. 3. Data en tijden Beursdagen Zaterdag 7 april tot en met maandag 9 april 2018 Locatie Jaarbeurs Utrecht. Hallen 10, 11 & 12 Jaarbeursplein, 3521 AL Utrecht Openingstijden voor bezoekers Zaterdag 7 april: uur Zondag 8 april: uur Maandag 9 april: uur Openingstijden voor Exposanten Zaterdag 7 april: uur Zondag 8 april: uur Maandag 9 april: uur Op- en afbouwprocedures Opbouw Tijdens de opbouwdagen is een borgregeling van toepassing. U meldt zich met een opbouwpas en 50 borg bij aanrijroute 100 (navigatieadres: van Zijstweg 25, 3521 AB Utrecht). U kunt vervolgens gedurende een beperkte tijd laden en lossen bij de hallen. Overschrijdt u de toegestane tijd, dan vervalt uw borg: Personenwagen en busjes max. 60 minuten Bakwagens max. 90 minuten Vrachtwagens max. 120 minuten U kunt uw voertuig vervolgens voor de open afbouw kosteloos parkeren op de door Jaarbeurs aangegeven parkeerterreinen. De uitrijkaarten voor de open afbouw kunt u ophalen bij het organisatiekantoor in hal 11. 5

6 NB: Er mogen geen vrachtwagens of losgekoppelde trailers op het parkeerterrein achtergelaten worden. Deze zullen worden verwijderd en de kosten hiervan zullen worden doorberekend. Parkeren van vrachtwagens tijdens beursdagen kan op de volgende locaties: De Vlampijpstraat, Tractieweg en Gietijzerstraat op bedrijventerrein Cartesiusweg Bedrijventerrein Lage Weide Bedrijventerrein Kanaleneiland-Zuid Afbouw Afbouwverkeer is direct na sluiting van de beurs welkom via aanrijroute 100. Een borg is niet nodig. Voertuigen die zich te vroeg melden worden niet tot het terrein toegelaten. Het is niet toegestaan om op de openbare weg te parkeren of daar te wachten tot u het terrein op kan. De openbare weg dient te allen tijde vrij te blijven. Openbaar vervoer Jaarbeurs ligt naast het grootste station van Nederland en is dus uitstekend bereikbaar per trein. Volg vanuit de centrale stationshal borden Jaarbeursplein. Het hallencomplex ligt vervolgens aan de overzijde van de straat. Route & parkeren Kom je met de auto, volg dan vanaf Ring Utrecht de blauwe ANWB-borden met de aanduiding Jaarbeurs. Rondom het Jaarbeurscomplex zijn uitgebreide parkeermogelijkheden. Het parkeertarief bedraagt 4,00 per uur (of een deel van een uur) tot een maximum van 16,50 per dag. Voor vertrek reken je af bij één van de parkeerautomaten op het terrein. Je kan ook met je creditcard parkeren. Dit doe je heel simpel door bij het inrijden en het verlaten van het parkeerterrein je creditcard aan te bieden in de automaat bij de slagbomen. Voorafgaand aan je bezoek aan Jaarbeurs kan je ook online alvast een parkeerplaats reserveren. Een dagkaart kost 15,50. Heb je een gehandicaptenkaart? Dan kan je op alle parkeerterreinen gratis parkeren. Bij je terugreis kan je je melden aan de intercom, je wordt dan verder geholpen. Op P3 en P4 is een aantal vaste parkeerplekken gereserveerd voor mindervalide bezoekers. Ook zijn op P3 en P4 diverse elektrische oplaadpunten. Deelnemersentree Deelnemers kunnen via de hoofdingang naar binnen. Tijdens beursdagen van uur is er mogelijkheid tot opening van een aantal deuren om de stand te bevoorraden. Geadviseerd wordt hier zo veel mogelijk de hoofdingang te gebruiken. Op verzoek zal de beveiliging deze deuren openen. Dit zijn de deuren: - Deur Deur 218 6

7 Opbouwtijden Woensdag 4 april: uur Donderdag 5 april: uur Vrijdag 6 april: uur* *Vanaf vrijdag 6 april worden géén auto s meer in de hallen toegelaten. Deze zijn dan alleen toegankelijk voor het afwerken van je stand. Toegang is slechts mogelijk via een beperkt aantal deuren. Wil je op vrijdagavond langer in je stand werken? Neem dan op vrijdag 6 april vóór uur contact op met Nancy Cohen op nummer +31 (0) Exposanten die een standaard stand- of een kant en klare stand hebben besteld kunnen hun stand inrichten op vrijdag 6 april vanaf uur tot uur. Afbouwtijden Maandag 9 april: na afloop van de beurs tot uur Dinsdag 10 april: uur Exposanten die een standaard stand- of een kant en klare stand hebben besteld kunnen hun stand leeg halen op maandag 9 april tot uur. 4. Op- en afbouw Opbouw Gedurende de eerste twee opbouwdagen zijn de haldeuren geopend. Op de laatste opbouwdag, vrijdag 9 april, zijn er maar een beperkt aantal haldeuren geopend. Om diefstal van goederen tegen te gaan zal bij deze deuren toegangscontrole plaatsvinden. Ook worden er tijdens deze laatste opbouwdag geen auto s meer toegelaten in de hallen. De deuren die op vrijdag geopend zijn: - De hoofdentree hal 10 - Deuren 104, 106 & Deuren 211, 213, 216 & 218 Na afloop van de opbouw dienen alle vrachtwagens het terrein van de Jaarbeurs te verlaten. Dit om zoveel mogelijkheid parkeergelegenheid te hebben voor de bezoekers. Afval We proberen het afval tot een minimum te beperken en vragen hierbij je medewerking en die van jullie standbemanning en standbouwer. Afval dien je zelf af te voeren. Verwacht je veel afval? Bestel dan een afvalcontainer in de webshop van de ExpoPoint, deze kun je vinden onder het kopje afvalverwerking. De kosten voor het opruimen van afval wat blijft liggen wordt doorberekend. 7

8 Afbouw Op maandag 9 april gaan om uur de kleine deuren open voor het afvoeren van standmateriaal. Pas als de vloerbedekking uit de gangpaden verwijderd is, gaan ook de grote deuren van de hallen open. Dit zal rond uur zijn. Geef dit ook door aan je standbouwer. Exposantenpassen en open afbouwpassen Drie weken voor beurs ontvangen alle exposanten een aantal exposantenpassen en open afbouwpassen. De passen zijn bestemd voor de standbemanning en derden die in opdracht van de exposant werkzaam zijn op de stand vóór, tijdens of na beurs. De open afbouwpassen zijn bestemd voor de standbouwers. Deze dienen zichtbaar gedragen te worden. Deze passen zijn persoonsgebonden. Zonder deze pas wordt je niet toegelaten op de beursvloer. Het aantal passen dat je ontvangt is afhankelijk van de afmeting van jullie stand. Mocht het aantal passen niet voldoende zijn, dan kun je een verzoek voor extra passen sturen naar beautybeurzen@mgen.nl. Oppervlakte stand in m² Aantal exposantenpassen Aantal open afbouwpassen en meer Logistiek Voor verzenden, douane en het volledig laden en lossen kun je een bestelling plaatsen in de webshop van ExpoPoint. Beveiliging De beurshallen worden zo goed mogelijk beveiligd. Het is echter voor de beveiliging soms moeilijk om de eigendomsverhoudingen in te schatten, zeker tijdens het sluiten van de beurs en de open afbouw. De beveiliging controleert op toegangsbewijzen (exposantenpassen en open afbouwbandjes) om de veiligheid zo goed mogelijk te garanderen. Onze ervaring leert echter dat er helaas toch waardevolle spullen verdwijnen. Blijf alert en laat telefoons, laptops, kasgeld e.d. niet onbewaakt achter op de stand, ook niet buiten de beurstijden in de berging. 8

9 5. Standbouw Goedkeuring standontwerp Het standontwerp dient ter goedkeuring voorgelegd te zijn aan Beauty Trade Professionals (BTP). Je kunt het ontwerp mailen naar Wij zullen het dan voorleggen aan BTP en vervolgens aan je terugkoppelen. Bij het deelnameformulier heb je de Algemene Voorwaarden BTP ontvangen met daarin alle technische bepalingen die op de standbouw betrekking hebben. Met een standgoedkeuring ben je verzekerd van een goede probleemloze opbouw. Punten om rekening mee te houden (zie voor een volledig overzicht de spelregels in de bijlage). Zorg te allen tijde ervoor dat de stand er representatief uitziet. Geen losse kabels, pallets e.d. Ook de achter- en zijkanten dienen juist te zijn afgewerkt. Worden de regels niet nageleefd dan kan de BTP de stand afkeuren. Tijdens de laatste opbouwdag wordt er meerdere malen op toegezien dat de regels worden nageleefd. Obstakelschema Controleer de indelingsplattegrond op markeringen die wijzen op obstakels, zoals bijvoorbeeld putten en brandblussers. Brandblusser moeten vrij gehouden worden en mogen niet ingebouwd worden. Technische voorzieningen (elektra, water, perslucht) komen uit deze putten in de vloer. Houd rekening met de locatie van de put binnen je standontwerp. Zo voorkom je dat er leidingen door jullie stand lopen. Het kan zijn dat de put gedeeld moet worden met een andere standhouder in hetzelfde blok. Heb je hier vragen over, neem dan gerust contact met ons op Brandveiligheid Als jullie brandbaar materiaal / producten op jullie stand hebben, dan dient er een brandblusser op de stand aanwezig te zijn. Dit geldt in ieder geval voor exposanten die nagelproducten op hun stand hebben. De brandblusser moet aan de volgende voorwaarden voldoen: 6 kilo, natblusser of CO2 blusser. Een poederblusser is niet toegestaan. Tijdens de laatste opbouwdag wordt een controle uitgevoerd door de brandweer. Voldoet je stand niet aan de voorwaarden dan dien je alle brandbare producten van je stand te verwijderen. Internet Jaarbeurs biedt bezoeker gratis onbeperkt gebruik van draadloos internet aan, zowel in het Beatrixgebouw als in het hallencomplex. (Aan deze gratis service kunnen geen rechten worden ontleend. Gratis draadloos netwerk geldt voor alle ruimten van Jaarbeurs. De sterkte van het netwerk kan verschillen per ruimte.) Eigen WIFI of een vaste internetaansluiting kan aangevraagd worden via het handboek. 9

10 6. Activiteiten op de stand Spelregels deelname Bij het deelnameformulier hebben jullie de spelregels voor deelname aan Beauty Trade special ontvangen. Deze spelregels dienen te allen tijde nageleefd te worden. De spelregels zijn als bijlage toegevoegd. Voorwaarden uitkoop en sampling Jaarbeurs Catering Services (onderdeel Jaarbeurs) is houder van de horecavergunning binnen het gehele complex en is zodoende verantwoordelijk voor de veiligheid en hygiëne van al het eten en drinken wat binnen Jaarbeurs aangeboden wordt. Het verstrekken van cateringdiensten (eten en drinken) anders dan door ons of zonder toestemming is niet toegestaan. Toestemming om gebruik te kunnen maken van onze horecavergunning, door een derde partij en/of externe cateraar, moet je te allen tijde aanvragen bij Jaarbeurs Catering Services. Voorkoming geluidsoverlast Het is niet toegestaan om muziek in de stand af te spelen gedurende de openingstijden van de beurs. Je mag wel geluidsversterking gebruiken, maar dan uitsluitend om een uitleg te geven bij een demonstratie. Hierbij moeten de boxen in de stand gericht zijn en niet richting het gangpad. De toegestane geluidsterkte hiervoor is maximaal 70 db. Gelieve ook voor en na de beurstijden rekening te houden met de geluidssterkte van muziek. Demonstraties in de stand Wij verwachten van alle exposanten die demonstraties in hun stand verzorgen, dat zij de hygiëne voorschriften in acht nemen. Diegenen die demonstraties verzorgen met permanente make-up of andere huid doorborende activiteiten dienen dit door te geven aan Nancy Cohen, Tijdens de beurs zal de GGD regio Utrecht aanwezig zijn om de stands te controleren. Uitstraling van de stand/beurs Om de professionele uitstraling van de beurs te garanderen is er een aantal regels opgesteld. Zo is het niet toegestaan om dozen, (rol)containers of pallets zichtbaar in de stand te hebben tijdens de openingstijden voor de bezoekers. Deze behoren in de berging van de stand. Alle activiteiten dienen binnen de stand plaats te vinden. Het is niet toegestaan producten, banieren, meubilair, techniek buiten de stand te plaatsen. Flyeren e.d. is niet toegestaan in de hallen en/of entree van de beurs, het beurscomplex en parkeerterreinen (ook geen flyers onder ruitenwissers etc.) 10

11 7. Uitnodigen van bezoekers Beauty Trade Special Magazine Half maart verschijnt het beursmagazine Beauty Trade Magazine. Dit stijlvolle magazine voor bezoekers staat boordevol beursinformatie, waaronder de beursplattegrond, deelnemerslijst, activiteiten en productinformatie. Het magazine wordt verstuurd aan beautyprofessionals, die ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel. Het magazine is voorzien van een unieke registratiecode, waarmee de potentiële vakbezoeker twee toegangskaarten tegen gereduceerd tarief kan kopen in de voorverkoop. Voorverkoop van start Vanaf begin februari gaat de voorverkoop van toegangskaarten van start. Bezoekers kunnen op verschillende manieren hun kaarten tegen gereduceerd tarief bestellen: - Via het inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel. - Via de unieke registratiecode uit het beursmagazine. - Via een uitnodigingskaart van de exposanten. - Via registratiecode uit de verschillende vakbladen, ook in Vlaanderen. Toegangsprijzen Met een Kamer van Koophandelnummer of registratiecode bedraagt de toegangsprijs per kaart met korting 12,50. Op de beursdagen blijft de prijs online 12,50 en aan de kassa met een unieke registratie-code 15,00. Alle prijzen zijn inclusief btw. Zelf uitnodigen van uw belangrijkste relaties Exposanten krijgen zelf de mogelijkheid om een aantal relaties gratis uit te nodigen voor de beurs. Deze relatiekaarten krijg je half februari toegestuurd, zodat je deze met een begeleidend schrijven aan jouw relaties kan toesturen. Tot 25 m2 ontvang je 5 gratis relatiekaarten en vanaf 25 en meer m2 ontvang je 10 gratis relatiekaarten. Het is ook mogelijk om extra relatiekaarten te bestellen. Het tarief per relatiekaart is afhankelijk van het aantal kaarten dat besteld wordt. In onderstaande staffel kun je zien welk tarief van toepassing is. Voor het aantal relatiekaarten ontvang je een factuur. Relatiekaarten waarvan, om welke reden dan ook, geen gebruik wordt gemaakt worden niet gerestitueerd. Wil je nog extra kaarten bestellen, doe dat dan vóór 30 maart via de link naar het bestelformulier. Aantal relatiekaarten Prijs per kaart excl. BTW < 50 10,33 > 50 8,00 > 100 7,00 11

12 Studenten Voor studenten van de mbo opleidingen uiterlijke verzorging geldt een aparte toegangsregeling. Voltijdleerlingen mogen de beurs uitsluitend op maandag bezoeken onder begeleiding van docenten. Eindexamenleerlingen krijgen de gelegenheid om de beurs gratis te bezoeken. 8. Communicatiemiddelen, Pers en Publiciteit Als organisatie doen wij er alles aan om ervoor te zorgen dat je zoveel mogelijk rendement haalt uit je beursdeelname. Publiciteit is daarbij een must. In de verschillende vakbladen in Nederland wordt volop aandacht besteed aan de beurs. Dit door diverse redactionele artikelen en pagina grote advertenties. Zowel offline als online. Als exposant geven wij je graag tools in handen om je beursdeelname kenbaar te maken. Je kunt kosteloos de volgende items aanvragen: Online toolkit, deze bestaat uit: Flyer met bezoekersinformatie Afbeeldingen om te verwerken in jullie handtekening Een kant-en-klare nieuwsbrief, opgemaakt in html Banners in verschillende formaten (indien gewenst kunnen wij deze op maat aanpassen) Het logo van de beurs inclusief data Heb je nog geen gebruik gemaakt van de online toolkit en wil je deze alsnog ontvangen? Stuur dan een mail naar TIP! Deel het Facebook evenement van Beauty Trade Special 2018 en nodig op Facebook je relaties/klanten uit om het event te volgen en deel te nemen. Deelnemerslijst Let op: Voor de deelnemerslijst op de website en in de vakbladen wordt gebruik gemaakt van de aangegeven naam op het deelnameformulier. Mocht de naam die wij hanteren niet correct zijn, geef dit dan zo spoedig mogelijk aan ons door. De huidige deelnemerslijst kun je vinden op Bezoekers Overzicht exposanten. Tot slot wensen wij je succes met alle voorbereidingen. 12

13 SPELREGELS DEELNAME AAN BEAUTY TRADE SPECIAL Hieronder vindt u de spelregels, de uitgebreide regels zijn opgenomen in de Algemene Voorwaarden. Bij deelname aan Beauty Trade special gelden de algemene voorwaarden van BTP. U mag geen dozen, (rol)containers, pallets in de stand hebben staan. Deze behoren in de berging achter de stand. De stand moet er representatief uitzien. Zorg dat de standwanden die in het zicht komen (ook evt. de achter en zijkanten) correct zijn afgewerkt. Standhouder dient zelf zorg te dragen voor verwijdering van afval. Er mag geen open vuur worden gebruikt (denk bijvoorbeeld aan kaarsen en waxinelichtjes). Alle activiteiten dienen binnen de stand plaats te vinden. Het is op geen enkele manier toegestaan producten, banieren, meubilair, techniek buiten de afgesproken unit te plaatsen. Indien u gaat exposeren met o.a. permanente make-up tijdens de beurs dient u rekening te houden met de checklist en eisen van de LCHV-richtlijnen. Flyeren is niet toegestaan in de hallen en/of entree van de beurs, het complex en parkeerterrein. Muziek en presentaties met veel volume zijn niet toegestaan zonder vooraf overleg met de organisatie. De geluidsterkte van muziek en presentaties dienen te allen tijde onder 70 db te blijven. Bij deelname met vrije standbouw is goedkeuring nodig van BTP en dient u zich te houden aan de richtlijnen die staan omschreven in de algemene voorwaarden (zie artikel 8 van de Algemene Voorwaarden). Mocht een standhouder zich niet houden aan de regels dan is de organisatie (BTP) gerechtigd om de stand af te keuren waarbij de standhouder twee keuzes heeft te weten: het e.e.a. in orde maken of uitsluitsel van beursdeelname. 13

14 Totaal overzicht Jaarbeurs Parkeerterreinen 14

15 Totaal overzicht Jaarbeurs hallen met deurnummers 15