Regel uw personeelsplanning, urenregistratie en HR-taken

Transcriptie

1 Regel uw personeelsplanning, urenregistratie en HR-taken

2 Inhoudsopgave Nmbrs HR- en payroll software Maak kennis met Nmbrs. Met de software van Nmbrs kunnen processen rondom HR en payroll optimaal georganiseerd worden met minimale inspanning. Dyflexis personeelsplanning en urenregistratie Maak kennis met Dyflexis. Dyflexis combineert verschillende oplossingen voor personeelsplanning en urenregistratie in één systeem. Met de software worden planning en urenregistratie een stuk eenvoudiger. Stroomlijn het proces van personeelsplanning tot salarisadministratie Zie hoe met Dyflexis en Nmbrs het gehele proces van personeelsplanning tot salarisadministratie gestroomlijnd kan worden. U regelt alle personeelszaken in vijf simpele stappen De koppeling tussen Dyflexis en Nmbrs Bekijk hoe de koppeling tussen Dyflexis en Nmbrs precies werkt, welke gegevens er worden gesynchroniseerd en hoe u optimaal gebruik kunt maken van de mogelijkheden. Door de automatische synchronisatie bespaart u veel tijd en voorkomt u fouten. Interview met Ernst Pleijsier van Hotel Arena Benieuwd naar de ervaringen van onze klanten? Ernst Pleijsier, van Hotel Arena, vertelt in een uitgebreid interview over zijn ervaring met de koppeling tussen Dyflexis en Nmbrs. 2

3 Nmbrs HR- en payroll software Nmbrs is een in Amsterdam gevestigde HR- en payroll softwareleverancier voor de Nederlandse en Zweedse markt. In de ontwikkeling van deze HR- en payroll software ligt de nadruk op de rol van HR. Door alle sleutelgebruikers - inclusief de medewerker - te betrekken, zorgt Nmbrs ervoor dat met minimale inspanning een optimale HR-dienstverlening kan worden verleend. Deze focus staat samen met efficiëntie, automatisering, gebruiksvriendelijkheid en continue innovatie aan de basis van de software. Met een levendig team gebruikt Nmbrs deze basis om voort te bouwen aan haar missie de beste online HR- en payroll software te ontwikkelen. Meer tijd voor strategie Nmbrs ondersteunt u bij uw dagelijkse HR-taken, waardoor u zich kunt bezighouden met het optimaal inzetten van uw bestaande en nieuwe werknemers. Ongekend efficiënt Nmbrs zorgt voor een geautomatiseerde salarisverwerking met ruim 200 controles op wet- en regelgeving. Betrek je medewerkers Uw medewerkers zijn uw belangrijkste kapitaal, betrek ze bij uw organisatie en geef ze altijd en overal toegang tot belangrijke HR-informatie. 3

4 Dyflexis personeelsplanning en urenregistratie Dyflexis maakt de personeelsplanning en urenregistratie een stuk makkelijker. Met de gebruiksvriendelijke software heeft u altijd en overal inzicht in werkroosters, gewerkte uren, budgetten en kosten. Daarnaast sluit de software naadloos aan op uw salarisadministratie. Of u nu een lokaal bedrijf heeft met tien man personeel of een internationale keten met meerdere vestigingen, Dyflexis stroomlijnt de planning en urenregistratie. Zo helpt de software u te besparen op personeelskosten. Slimmer plannen De personeelsplanning software van Dyflexis helpt u om efficiënter personeel in te zetten. Zie in één oogopslag hoe de personeelskosten zich verhouden tot de omzet en pas direct de planning aan wanneer dat nodig is. Zo houdt u het overzicht en voorkomt u hoge personeelskosten. Eenvoudig uren registreren De personeelsplanning software van Dyflexis is uit te breiden met de Rex-O-Matic, ons eigen inkloksysteem. Hiermee registreren medewerkers hun werktijden in een handomdraai. Altijd en overal toegankelijk Met Dyflexis kunt u waar en wanneer u maar wilt een planning maken, aanpassen en bekijken. Ook uw medewerkers kunnen altijd en overal hun rooster inzien via onze mobiele app voor Android en ios. 4

5 Stroomlijn het proces van personeelsplanning tot salarisadministratie Het maken van een effectieve planning of het registreren van werktijden is niet altijd even makkelijk en neemt daarom vaak veel tijd in beslag. Dyflexis biedt uitkomst door verschillende oplossingen te combineren in één gebruiksvriendelijk systeem. Door de koppeling met Nmbrs voor het verwerken van de loonadministratie worden gegevens moeiteloos uitgewisseld en wordt het gehele proces gestroomlijnd. 5

6 Regel al uw personeelszaken in vijf simpele stappen Personeelsdossier Personeelsgegevens, zoals NAW- en contractgegevens, worden automatisch gesynchroniseerd vanuit Nmbrs naar Dyflexis. Zo hoeft u uw personeelsadministratie maar op één plek bij te houden. Verandert er iets? Dan worden de wijzigingen s nachts automatisch doorgezet naar Dyflexis. Stap 1 6

7 Stap 2 Met Dyflexis maakt u snel een planning voor het hele bedrijf. Door de overzichtelijke gebruikersomgeving bent u amper tijd kwijt aan het verzamelen van informatie die u nodig heeft. U ziet altijd wie er beschikbaar zijn en op welke afdeling zij geplaatst kunnen worden. Daarnaast ziet u door de koppeling met de contractgegevens uit Nmbrs of medewerkers aan hun contracturen komen. Medewerkers worden eenvoudig ingepland op basis van een drag and drop systeem. Wanneer mede werkers zijn ingepland zien ze dit direct in hun app. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Maak een planning Registreer uren Houd begin- en eindtijden automatisch bij met het kloksysteem. De kloktijden zijn meteen zichtbaar in Dyflexis, waarna deze goedgekeurd worden door de manager. Niet alleen gewerkte uren worden geregistreerd, ook verlofuren en toeslagen zijn altijd inzichtelijk. Bekijk vervolgens het verschil tussen geplande en gewerkte uren. Stuur bij op basis van dit inzicht om de personeelskosten binnen de perken te houden. Stap 3 7

8 Stap 4 Voor het verwerken van de loonadministratie kan Dyflexis gekoppeld worden aan Nmbrs. Hierbij is Dyflexis leidend in de uren waar Nmbrs leidend is in stamgegevens van werknemers. Met deze koppeling worden deze gegevens moeiteloos uitgewisseld. Aan het eind van een periode worden de uursoorten die u nodig heeft voor de verloning, met één druk op de knop naar Nmbrs verstuurd. Koppel met Nmbrs Analyseer en voorspel Op basis van de planning en geregistreerde uren in het verleden kunt u in Dyflexis verschillende prestaties meten. In één oogopslag ziet u bijvoorbeeld de verhouding tussen de personeelskosten en de omzet. Op basis hiervan kunnen snel en eenvoudig budgetten en forecasts gemaakt worden. Stap 5 8

9 De koppeling tussen Dyflexis en Nmbrs Hoe werkt de koppeling? De koppeling tussen Dyflexis en Nmbrs betreft de uitwisseling tussen twee soorten gegevens: uren en stamgegevens. Bij het maken van koppelingen is het essentieel dat er per onderwerp altijd één systeem leidend is. Dyflexis is leidend wat betreft de uren. In Dyflexis worden alle uren ingegeven zodat aan het einde van de verloonperiode de saldi berekend kunnen worden. Naar Nmbrs worden alleen alle uren van oproepkrachten en dergelijke verstuurd. Voor medewerkers met een vast aantal uren worden alleen uren doorgestuurd die van invloed zijn op het salaris, zoals uit te betalen overuren en ziekte-uren. Omdat Dyflexis leidend is wat betreft de uren, worden de diverse saldi in Dyflexis bijgehouden. Hier kun je ook handmatige correcties op het saldo uitvoeren. Deze mutaties worden gelogd om snel te kunnen zien welke beheerder de wijziging heeft gedaan. Nmbrs is leidend wat betreft de stamgegevens, zoals het Nmbrs ID, de contractgegevens en het salaris. De mutaties van deze gegevens worden elke nacht naar Dyflexis gesynchroniseerd. Deze kunnen dus niet worden aangepast in Dyflexis. Hierdoor houdt de HR-afdeling op het hoofdkantoor grip op de gegevens en hoeven geen dubbele handelingen gedaan te worden. Werkwijze Maandelijks of wekelijks worden de uren vergrendeld in Dyflexis. Hierbij worden direct de saldi berekend. Aan het einde van de verloonperiode kan een loonperiode naar Nmbrs verstuurd worden. Dyflexis heeft de mogelijkheid om custom loonperiodes te exporteren, per contracttype. Zo kunnen bijvoorbeeld voor vaste medewerkers de ziekte- en overuren van de vorige maand worden geëxporteerd, terwijl voor de oproepkrachten een loonperiode van de 21e t/m de 20e van een maand wordt geëxporteerd. 9

10 Gewerkte uren stamgegevens NAW-gegevens Gewerkte dagen Functieomschrijving Ziekte-uren Ziekte dagen Koppeling tussen Dyflexis en Nmbrs Contractsoort Contracturen per week Wachtdag uren Contractdagen per week Wachtdagen Uit te betalen overuren Diverse custom toeslagen zoals nachttoeslag uren Salaris Werkgever (waar de medewerker werkzaam is) 10

11 In Nmbrs en Dyflexis hebben we een combinatie gevonden waarbij we zo flexibel kunnen zijn als we zelf maar willen. Interview met Ernst Pleijsier van Hotel Arena 11

12 Hotel Arena is een karakteristiek hotel gelegen aan het Oosterpark in Amsterdam. Het hotel opende haar deuren in 1992 als sleep-in voor jongeren uit alle windstreken. Inmiddels heeft het hotel vier sterren verworven en is het uitgegroeid tot multifunctionele horecagelegenheid met hotel, restaurant, bar en club. Ernst Pleijsier is Financial Controller bij Hotel Arena. Hij is medeverantwoordelijk voor de financiële gezondheid van het hotel. Enige tijd geleden constateerde zijn afdeling dat de software die werd gebruikt voor de loonadministratie, planning en urenregistratie niet goed aansloot bij de wensen van het bedrijf. Daarom werd er gekozen voor een nieuwe combinatie van twee softwarepakketten: Nmbrs en Dyflexis. 12

13 Uitdagingen In twee jaar tijd werd het hotel flink uitgebreid: er werd een hele nieuwe vleugel met studio s aangebouwd; er werd een nieuw restaurant geopend en de patio werd onder handen genomen. Door de uitbreiding nam ook het aantal nieuwe werknemers toe. We zijn bijna vijftig procent gegroeid ten opzichte van twee jaar geleden, vertelt Ernst ons in één van de nieuwe ruimtes in het hotel. Inmiddels werken er 120 fulltimers, parttimers en uitzendkrachten om ervoor te zorgen dat alle gasten van Hotel Arena een onvergetelijke tijd tegemoet gaan. Door de enorme groei van het team kwamen Ernst en zijn afdeling voor een nieuwe uitdaging te staan: hoe kunnen de planning, urenregistratie en verloningen voor zoveel nieuwe medewerkers efficiënt georganiseerd worden? Voor de urenregistratie werd voorheen een ander pakket gebruikt. Helaas bood deze software niet het gemak waar men naar op zoek was vertelt de Financial Controller. Hij legt uit: De oude oplossing is een oplossing waarmee je alleen maar de urenregistratie kan doen. Ze bieden ook wel een planningstool, maar die vonden wij niet voldoen. Zeker niet omdat wij te maken hebben met veel onregelmatige shifts. Tegelijkertijd sloot ook de software voor de loonadministratie niet aan op de toenemende behoefte aan efficiëntie en gemak. Daarom gingen Ernst en zijn team op zoek naar een toekomstbestendige oplossing. Oplossingen Al snel kwam men uit bij Nmbrs en Dyflexis. Nmbrs voor het verwerken van de loonadministratie en Dyflexis om gemakkelijk diensten te plannen en snel werktijden te registreren. Er werd door Ernst en zijn team uitgebreid gekeken naar de mogelijkheden van beide systemen voordat er werd besloten om over te stappen naar andere software. Allerlei real-time koppelingen die met elkaar praten zorgen ervoor dat je veel sneller kan werken. Uiteindelijk bleek dat beide pakketten goed aansloten bij de behoeftes van de organisatie. Ernst legt uit waarom er werd gekozen voor Nmbrs en Dyflexis: In Nmbrs en Dyflexis hebben we een combinatie gevonden waarbij we zo flexibel kunnen zijn als we zelf willen. Als voorbeeld noemt hij de koppeling tussen de twee pakketten: Allerlei real-time koppelingen die met elkaar praten zorgen ervoor dat je veel sneller kan werken. Daarnaast was er ook de wens om te gaan werken in een online omgeving: Een online omgeving en apps zijn meer van deze tijd, voegt Ernst toe. 13

14 Verbeteringen Al kort nadat Dyflexis in gebruik is genomen ervaart het management van Hotel Arena verbeteringen ten opzichte van de oude situatie. Één van de dingen die Ernst het meest opvalt is de gebruiksvriendelijkheid van het systeem: Het is heel intuïtief ingericht. Je kan er zonder een handleiding gelezen te hebben een invulling aan geven die goed is. Andere verbeteringen hebben vooral betrekking op de processen rondom het plannen, registreren van werktijden en uitkeren van lonen. Dyflexis is bijvoorbeeld erg toegankelijk volgens Ernst: Voorheen moesten we uren registreren in één systeem en moesten we in Excel apart roosters bijhouden. Met Dyflexis is het fijne: je maakt een rooster; je zet het online; mensen klokken in en uit en je hebt meteen alles in één pakket. Het geeft je de kans om veel gerichter de juiste persoon in te roosteren qua kosten en planning. Dat is absoluut een voordeel! 14

15 Ook helpt Dyflexis alle roostermakers om gerichter personeel in te zetten, vult Ernst aan. Hij legt uit dat het voor roostermakers een uitdaging is om de beste mensen in te roosteren, maar tegelijkertijd binnen het vastgestelde budget te blijven. In de oude situatie bleek dit erg lastig te zijn. Dit kwam doordat Excel niet het gemak bood dat planners nodig hadden: Als je in Excel een rooster maakt, dan zet je op een dag de eerste werknemer die omhoog komt in plaats van dat je direct ziet wie je het beste neer kan zetten. De Financial Controller vertelt dat Dyflexis juist op dit vlak uitkomst biedt: Het geeft je de kans om veel gerichter de juiste persoon in te roosteren qua kosten en planning. Dat is absoluut een voordeel. Klaar om verder te groeien De metamorfose van het hotel heeft ervoor gezorgd dat er ook opnieuw gekeken moest worden naar het proces rondom planning, urenregistratie en verloning. Dyflexis heeft er mede voor gezorgd dat deze processen een stuk gestroomlijnder kunnen verlopen. Hierover zegt Ernst: Het is een stuk efficiënter geworden. Door deze efficiëntieslag is Hotel Arena klaar om de komende jaren verder te groeien. Ook het verloningsproces is een stuk overzichtelijker geworden, zo blijkt: De software geeft erg duidelijk aan welke stappen er ondernomen moeten worden voordat je lonen kunt gaan uitkeren. Zo geeft het systeem bijvoorbeeld aan wanneer bepaalde kloktijden nog goedgekeurd moeten worden: Dit bespaart ons veel werk omdat mensen niet achteraf kunnen zeggen: ik heb toen gewerkt, maar mijn uren staan er niet in. Dat voorkomen we nu. 15

16 Wodan Brothers B.V. Binckhorstlaan BE s-gravenhage Nmbrs Willem de Zwijgerlaan 352 A/ RD Amsterdam t +31(0) e info@wodanbrothers.com dyflexis.com t +31(0) e sales@nmbrs.nl nmbrs.com Dyflexis is een product van Wodan Brothers B.V.