Privacyverklaring Woonpunt

Transcriptie

1 Privacyverklaring Woonpunt Woonpunt respecteert en beschermt de persoonsgegevens van haar huurders en verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij hanteren de volgende uitgangspunten: 1. Met de gegevens die wij van u ontvangen gaan we vertrouwelijk om. 2. Wij gebruiken uw gegevens alleen voor de levering van producten en diensten aan u. 3. Voor ander producten en diensten vragen wij vooraf uw uitdrukkelijke toestemming. 4. Wij verwerken niet meer gegevens dan nodig. 5. Bij de verwerking houden wij ons aan de eisen en plichten die de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt. 6. Wij gebruiken geen profilering. 7. In de privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, en met welk doel. Datum: januari 2018, versie 1.0

2 Opbouw privacyverklaring In hoofdstuk 1 van dit document is informatie te vinden over Woonpunt als organisatie als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens. Daarna wordt duidelijk welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doelen we dit doen. Ook wordt toegelicht voor welke diensten we de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag we dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatst is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als klant heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met Woonpunt.

3 Inhoud 1 Persoonsgegevens Het gebruik van persoonsgegevens Gebruiksdoelen persoonsgegevens Gebruiken en bescherming persoonsgegevens Gegevens delen met andere organisaties Rechten Wet- en regelgeving en toezichthouder Contact opnemen... 13

4 1 Persoonsgegevens Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms worden gegevens samengevoegd of anonimiseren we uw persoonsgegevens zodat u niet meer herleidbaar bent als persoon. De wet geeft aan dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijke persoon moet gaan, houdt in dat gegevens van overleden personen of van organisaties geen persoonsgegevens zijn. Er zijn vele soorten persoonsgegevens. Voor de hand liggende gegevens zijn iemands naam, adres en woonplaats. Maar ook telefoonnummers en postcodes met huisnummers zijn persoonsgegevens. Gevoelige gegevens als iemands ras, godsdienst of gezondheid worden ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze zijn door de wetgever extra beschermd Het verstreken van persoonsgegevens Soms zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van u te bewaren of te verstrekken, bijvoorbeeld voor de opsporing van strafbare feiten. In veel gevallen is het nodig om een aantal persoonsgegevens van u te gebruiken om u de dienst of het product te kunnen bieden die u bij ons afneemt. In dat geval is het gebruiken van uw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst of de precontractuele fase. 1.2 Gegevens van derden Woonpunt ontvangt één keer per jaar inkomens van de Belastingdienst voor bepaling van de huurverhoging. Er worden verder geen gegevens van derde partijen ontvangen. De gegevens die wij verwerken ontvangen we van de betrokkenen zelf. 1.3 Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens Woonpunt is als stichting de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. 1.4 Functionaris van gegevensbescherming of privacy officer Woonpunt heeft een contactpersoon voor privacy. Deze functie wordt vervuld door Dennis Roijen, en te bereiken via het adres info@woonpunt.nl. 1 Bron: Autoriteit Persoonsgegevens

5 2. Het gebruik van persoonsgegevens Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van u: Naam en contactgegevens Dit zijn uw: voor- en achternaam, geslacht, BSN-nummer, adres, historische adressen, geboortedatum, adres, telefoonnummers, gezinssamenstelling. Betaalgegevens Dit zijn uw: rekeningnummer, creditcardnummer, betaalhistorie, inkomenstoets. Bijzondere persoonsgegevens Dit zijn medische gegevens van bijvoorbeeld geestelijke gezondheidszorg en jeugdzorg. Gegevens over crimineel gedrag zoals over bijvoorbeeld een wietplantage. Verder valt een kopie van legitimatiebewijs (rijbewijs, ID-kaart en paspoort) onder deze categorie omdat hier een BSN op kan staan. Camerabeelden Woonpunt heeft aan en in het kantoor aan de Leidenlaan in Maastricht en aan het kantoor Statensingel 2 camera s hangen. Daarvoor hebben we gekozen omdat in de afgelopen jaren een aantal veiligheidsincidenten heeft plaatsgevonden. De camera s zijn alleen gericht op het parkeerdek, entree, balie in de hal, wachtruimte en spreektafels op de begane grond. Bij de entree hangt een bordje waarop het cameratoezicht is bekend gemaakt aan de bezoekers. Bij het gebruik van de camera worden gevoelige persoonsgegevens verwerkt en vastgelegd, namelijk video-opnames van beeld en geluid. Woonpunt heeft voor de veiligheid van bewoners aan meerdere verhuurde gebouwen beveiligingscamera s opgehangen en/of wordt er gebruik gemaakt van elektronische toegangsregistratie (vooral bij parkeergarages). Deze worden ingezet voor het tegengaan van overlast, misdrijven, agressie en vandalisme en het beschermen van de bewoners en hun eigendommen. Overal waar Woonpunt cameratoezicht heeft of elektronische toegangsregistratie, hangen borden van wie deze camera s of het elektronisch toegangssysteem zijn. De camera s zijn op zo n manier opgesteld dat ze niet in woningen filmen en zo min mogelijk de openbare weg of eigendommen van anderen filmen.

6 We gebruiken de beelden en toegangsregistratie alleen naar aanleiding van incidenten om de aard van de overtreding vast te stellen of om daders, betrokkenen of getuigen te kunnen identificeren. De beelden en/of toegangsregistratie worden uitsluitend bekeken door de beheerder of een daartoe bevoegde opsporingsambtenaar van de politie. De bewaartermijn is maximaal vier weken of tot na afhandeling van op camerabeelden of toegangsregistratie vastgelegde incident.

7 3. Gebruiksdoelen persoonsgegevens Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen. Voor het gemak gebruiken wij groepen van doelen. Leveren van diensten Woonruimteverdeling. Inschrijven in onze onderhoud-, financiële, en administratieve systemen. Inkomenstoets bij nieuwe verhuur. Opmaken van huur-/koopovereenkomst. Klantenservice. Oplossen van geschillen en klachten. Authenticatie van de klant. Het onderhouden en repareren van de gehuurde woning, bedrijfsruimte, wooncomplex, kamer en (parkeer)garage. Incasso van de huur en betalingen. Uitbesteden van niet betaalde facturen aan derden zoals deurwaarders. Preventie en zorg Het voorkomen van huisuitzettingen. Instandhouding en verbetering van de woonomgeving. Zorgbehoefte en sociale ondersteuning aan zorginstanties doorgeven. Bestrijden fraude en criminaliteit Het bestrijden van criminaliteit, fraude en overlast. Bijhouden van huurachterstand. Onderzoek naar fraude. Beleggen van fraudeproblemen bij de politie. Bedrijfsvoering Meten van de kwaliteit dienstverlening (KWH en Inceptivize). Voor de interne bedrijfsvoering (managementinformatie). Voldoen aan wettelijke verplichtingen. Controle financiële bedrijfsvoering (accountant). Voor de verkoop van bedrijfs-, parkeer- en woonruimte. Transacties uitvoeren en rekeningoverzichten versturen. Het aansturen van derden die in opdracht van Woonpunt diensten aan u leveren (aannemers, ICT-leveranciers, etc.). Onderzoek en statistiek Bijhouden van aantal nieuwe klanten per regio. Analyseren van deze data. Juridische geschillen Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil.

8 4. Gebruiken en bescherming persoonsgegevens Ter voorkoming van fouten in de administratie heeft ieder contact en contract een uniek identificatienummer. Het nummer wordt willekeurig toegekend en heeft geen herleidbare betekenis. Om uw privacy te borgen hanteren wij: Overeenkomst Woonpunt gebruikt voor het verhuren van een woning of het verkopen van een woning een overeenkomst. Voordat deze overeenkomst tot stand komt wordt een klant ingeschreven in het systeem, dit wordt aangemerkt als de precontractuele fase. De definitieve overeenkomst vormt de toestemming om de persoonsgegevens, zoals opgenomen in hoofdstuk 3, te verwerken. Contact via website, mail, telefoon of persoonlijk contact Gegevens die u via de website, mail, telefoon of een medewerker doorgeeft, zoals een reparatieverzoek, worden in informatiesystemen vastgelegd. Dit om uw contactgegevens actueel te houden en huidige en toekomstige verzoeken goed te kunnen bedienen. Alle gegevens die wij ontvangen, worden conform deze privacyverklaring verwerkt. Klanttevredenheidsonderzoek Woonpunt gebruikt voor de controle en verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening enquêtes. Het kan voorkomen dat u na het gebruik van een dienst of product een enquête over de dienst of product ontvangt. Zoals na een uitgevoerd repartieverzoek. U bent niet verplicht aan de enquête(s) deel te nemen en kunt deze altijd onbeantwoord laten of weigeren. Informeren via bewonerskrant en nieuwsbrief Woonpunt informeert haar huurders via de bewonerskrant en de nieuwsbrief over haar dienstverlening. Indien u hier geen prijs op stelt, dan kunt u zich hiervoor afmelden via info@woonpunt.nl, bellen naar of de afmeld-button in de gebruiken. Minimale verwerking en toestemming Woonpunt verwerkt alleen de benodigde persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden nooit zonder de uitdrukkelijke toestemming van u met derden gedeeld. Dit is behoudens de in hoofdstuk 3 benoemde noodzakelijk uitwisseling van persoonsgegevens om u diensten te leveren of aan wet- /regelgeving te voldoen. Geheimhouding Alle medewerkers die toegang tot persoonsgegevens hebben, zijn contractueel aan geheimhoudingsplicht gebonden. Profilering Woonpunt maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. Dit houdt in dat Woonpunt niet aan profilering doet. Toegang tot gegevens Alleen medewerkers die het echt nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot de persoonsgegevens van onze huurders en mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig.

9 Beveiliging Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encryptie en het trainen van onze medewerkers op het gebied van privacy. Analyse gebruik website Om de website te verbeteren gebruikt Woonpunt de diensten van Google en Hotjar. Bij het openen van de site plaatsen Google en Hotjar een tekstbestand (cookie) op uw computer om uw bezoek op onze website vast te leggen. De verzamelde gegevens worden anoniem gemaakt. Google en Hotjar mogen deze gegevens niet met derden delen. Als u geen cookies wilt gebruiken, kunt u dit bewerkstelligen door instellingen van de browser aan te passen. Verwerking binnen Europa Woonpunt heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacyverordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

10 5 Gegevens delen met andere organisaties Woonpunt heeft delen van de dienstverlening aan derden uitbesteed of werkt samen met derden om de leefsituatie te verbeteren (zoals zorginstanties). Woonpunt deelt onder strikte voorwaarden de persoonsgegevens met derden. Dit zijn bijvoorbeeld elektriciens en glazenwassers. Ook werkt Woonpunt soms samen met bijvoorbeeld een gemeente, een deurwaarder, een zorginstelling of de politie. Dit heeft te maken met het aanpakken van overlast, fraude en/of het voorkomen van huisuitzettingen. Deze derden ontvangen alleen de minimaal benodigde persoonsgegevens om de dienstverlening uit te voeren, zoals het adres en eventueel een telefoonnummer voor het maken van een afspraak. De afspraken hierover zijn in een verwerkersovereenkomst met de leverancier vastgelegd. Woonpunt zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is. Delen van persoonsgegevens Leveranciers en instanties waar Woonpunt mee samenwerkt tekenen een verwerkersovereenkomst. Hierin staan afspraken over privacy, beveiliging, geheimhouding en datalekken. In enkele gevallen delen instanties persoonsgegevens om de leefsituatie te verbeteren (bijvoorbeeld voorkomen huisuitzetting en vroegsignalering huurschuld). In die gevallen sluit Woonpunt altijd een convenant met de betrokken partijen af. Welk aan de geldende privacywetgeving wordt getoetst. Woonpunt is verplicht om persoonsgegevens te delen met overheidsinstanties of instanties die een wettelijke legitimatie hiervoor hebben. Persoonsgegevens in software Daarnaast maakt Woonpunt gebruik van softwareprogramma s. De leveranciers van deze programma s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons. Deze leveranciers zijn onze verwerkers, en dat betekent dat wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten.

11 6 Rechten Woonpunt vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Elke huurder heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming en het recht op verzet ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens. U kunt hierover via mail, per telefoon of via de website contact met ons opnemen. Op de website staat onder de kop contact een formulier om een vraag aan Woonpunt te stellen. Via dit formulier kunt u gebruik maken van de volgende rechten: Het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken; Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen; Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst; Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen; Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst; Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar. Wanneer een verzoek wordt gedaan krijgt de verzoeker een volledig overzicht van de verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens. De volgende gegevens worden niet geleverd: Gegevens over derden. Zoals klachten van buurtbewoners. Aantekeningen, signaleringen en notities voor interne processen. Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 43 Wbp. Het indienen van een verzoek Een verzoek wordt in behandeling genomen nadat de huurder zich op kantoor bij Woonpunt heeft geïdentificeerd en het verzoek heeft ondertekend. Als een huurder niet handelingsbevoegd is (zoals jonger dan 16 jaar), dan moet de wettelijke vertegenwoordiger het verzoek indienen. Het verzoek tot inzage wordt binnen vier weken beantwoord. Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het uitoefenen van uw rechten dan kunt u mailen naar info@woonpunt.nl of bellen met Ook kunt u hiervoor contact opnemen met Dennis Roijen via info@woonpunt.nl.

12 7 Wet- en regelgeving en toezichthouder Voor privacy en bescherming van persoonsgegevens dient Woonpunt de volgende wet- en regelgeving na te leven: Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), deze vervangt Wbp, en is vanaf mei 2018 van kracht. Aedescode en Governancecode. Hierin staan de afspraken die woningcorporaties over integriteit hebben gemaakt. Gronden voor de verwerking van persoonsgegevens Woonpunt verwerkt persoonsgegevens op basis van een of meerdere van de volgende wettelijke gronden: 1. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een (huur)overeenkomst; 2. De gegevensverwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen (inkomen en BSN); 3. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Woonpunt en de verbonden instellingen of ondernemingen of een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer prevaleert; 4. De betrokkene heeft voor de verwerking ondubbelzinnige toestemming verleend; 5. Een Calamiteit (zaak van leven of dood). Toezichthouder Woonpunt vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op handhaving van de wet. Een klacht indienen kan via:

13 8. Contact opnemen Mocht u nog vragen hebben, een klacht hebben of een opmerking hebben, dan kunt u contact opnemen via info@woonpunt.nl of bellen met Ook kunt u hiervoor contact opnemen met Dennis Roijen via info@woonpunt.nl.