Reglement voor de Raad van Toezicht van Stichting Penta te Hoorn

Transcriptie

1 Reglement voor de Raad van Toezicht van Stichting Penta te Hoorn Artikel 1 - Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. Stichting: Stichting Penta, Stichting (Rooms-)Katholiek, Protestants Christelijk en Interconfessioneel Onderwijs Hoorn; b. statuten: de statuten van de stichting; c. College van Bestuur: het College van Bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 5 van de statuten. Indien het College van Bestuur uit één persoon bestaat, wordt deze aangeduid als "bestuurder". Hetgeen in dit reglement wordt gesteld omtrent het College van Bestuur, geldt in dat geval evenzo voor de bestuurder; d. Raad van Toezicht: de Raad van Toezicht van de stichting als bedoeld in artikel 9 van de statuten; e. Gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR): de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR) van de stichting; f. Belanghebbende: personen, geledingen en organisaties waarmee de stichting nauw contact wenst te onderhouden. Artikel 2 Reglement voor de Raad van Toezicht 1. Dit is het reglement voor de Raad van Toezicht van de stichting als bedoeld in artikel 13 lid 4 van de statuten, tevens regelend de wijze waarop de Raad van Toezicht het toezicht uitoefent op de stichting. 2. Het gestelde in dit reglement voor de Raad van Toezicht laat onverlet hetgeen in de statuten en het bestuursreglement is geregeld. Bij onverhoopte tegenstrijdigheid tussen de statuten en dit reglement voor de Raad van Toezicht, prevaleert het gestelde in de statuten. Artikel 3 - Goed bestuur De Raad van Toezicht conformeert zich aan het gestelde in de Code Goed bestuur in het PO zoals vastgesteld door de PO-Raad, voor zover daarvan in de statuten of het hierna volgende niet uitdrukkelijk wordt afgeweken. Artikel 4 - Taak 1. De Raad van Toezicht houdt toezicht op het functioneren van de stichting in het algemeen en op het College van Bestuur in het bijzonder. 2. De Raad van Toezicht is belast met de uitoefening van een aantal bevoegdheden als geregeld in de statuten en het bestuursreglement. 3. De Raad van Toezicht draagt zorg voor de bestuurlijke inrichting van de stichting. 1

2 4. De Raad van Toezicht vervult het werkgeverschap ten opzichte van het College van Bestuur, waaronder begrepen uitoefening van de bevoegdheden ten aanzien van benoeming, schorsing, ontslag, beloning en onkostenvergoedingen, op basis van een jaarlijkse evaluatie. 5. De Raad van Toezicht staat het bestuur met raad terzijde en fungeert als klankbord. 6. De Raad van Toezicht ziet in het bijzonder toe op: a. de verwezenlijking van de grondslag en de doelstelling van de stichting, het bereiken van de doelen en gewenste resultaten en het belang van de samenleving; b. de naleving door het College van Bestuur van de wettelijke verplichtingen en de geldende beginselen voor goed bestuur en de verantwoording inzake eventuele afwijkingen; c. de instandhouding van de scholen en algemene financiële gang van zaken, daaronder ook begrepen het toezien op de rechtmatige verwerving en de doelmatige, efficiënte en rechtmatige bestemming en aanwending van de financiële middelen, alsmede toezien op het functioneren van het interne financieel risicobeheersingssysteem; en d. de leerresultaten en onderwijsopbrengsten op de scholen en het functioneren van het door het College van Bestuur gehanteerde kwaliteitszorgsysteem. 7. De Raad van Toezicht ziet er daarnaast op toe dat de uitvoering van het beleid van het College van Bestuur strookt met de vastgestelde en goedgekeurde meerjarenbeleidsplannen en de (meerjaren)begroting. De Raad van Toezicht en het College van Bestuur maken daarbij afspraken over de ijkpunten die door de Raad van Toezicht worden gehanteerd. 8. De Raad van Toezicht legt extern verantwoording af over zijn handelen door verslag te doen van zijn werkzaamheden in het jaarverslag van de stichting. Hij verschaft daarbij inzicht op welke wijze de stichting aan intern gehouden toezicht vorm geeft. Artikel 5 - Samenstelling 1. De Raad van Toezicht streeft naar een omvang van vijf leden, waaronder een voorzitter en een vicevoorzitter. 2. Bij het doen van een voordracht voor nieuwe leden van de Raad van Toezicht wordt de profielschets gehanteerd die als bijlage aan dit reglement is toegevoegd, onverlet de bevoegdheid van de Raad van Toezicht tot aanvulling dan wel nadere detaillering van de vereiste kwaliteiten en eigenschappen. De gemeenschappelijke medezeggenschapsraad wordt in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen ten aanzien van de vaststelling of wijziging van deze profielschets. 2

3 3

4 Artikel 6 - Benoemingsvoordracht 1. Indien zich in de Raad van Toezicht een vacature voordoet, wordt deze vacature alsmede het daarvoor geldende profiel door of vanwege de Raad van Toezicht openbaar kenbaar gemaakt. 2. Voor de werving en selectie van een kandidaat voor de Raad van Toezicht wordt een commissie ingesteld. In deze commissie hebben ten minste zitting: een lid van de Raad van Toezicht (fungerend als voorzitter) en een vertegenwoordiger van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad. De commissie brengt een advies uit omtrent een of meer benoembare kandidaten voor de Raad van Toezicht. Indien de Raad van Toezicht meent het advies van de commissie niet te kunnen volgen, meldt hij dit schriftelijk onder opgaaf van redenen aan de commissie en verzoekt hij om een hernieuwd advies. Indien de Raad van Toezicht zich ook met dit tweede advies niet kan verenigen, voorziet hij naar eigen inzicht in de vacature. 3. Indien de vacature een voordrachtszetel betreft als bedoeld in artikel 10 lid 2 van de statuten, brengt de commissie zijn advies uit aan de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad. De gemeenschappelijke medezeggenschapsraad stelt zijn voordracht vast met inachtneming van het advies van de commissie en maakt deze kenbaar aan de Raad van Toezicht. Indien de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad meent het advies van de commissie niet te kunnen volgen, meldt hij dit onder opgaaf van redenen aan de commissie en verzoekt hij om een hernieuwd advies. Indien de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad zich ook met dit tweede advies niet kan verenigen, stelt hij naar eigen inzicht een voordracht vast. 4. Bij kandidaten die aftredend zijn op basis van het rooster van aftreden, wordt niet overgegaan tot herbenoeming dan nadat met betrokkene door de voorzitter van de Raad van Toezicht een gesprek is gevoerd omtrent de te verwachten bijdrage aan de taakstelling van de raad. Artikel 7 Rooster van aftreden Als bijlage 2 bij deze regeling is het rooster van aftreden opgenomen zoals dat door de Raad van Toezicht is vastgesteld op basis van artikel 10 lid 5 van de statuten. Artikel 8 - Toetsingskader 1. De Raad van Toezicht ziet toe op het functioneren van de stichting in het algemeen, het functioneren van het College van Bestuur in het bijzonder en op het functioneren van de onder de stichting ressorterende scholen voor zover dat rechtstreeks raakt aan het functioneren van de stichting. 4

5 2. Aandachtspunten van de Raad van Toezicht zijn: de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de stichting; rechtmatig bestuur en beheer van de stichting; rechtmatige verwerving en doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van middelen; naleving van de statuten en reglementen van de stichting alsmede van de code voor goed bestuur waaraan de stichting zich geconformeerd heeft. 3. Bij de uitoefening van het toezicht staan de volgende criteria centraal: het realiseren van de missie van de stichting; het realiseren van het strategisch beleid van de stichting; het bewaken van de kwaliteit van leerresultaten; het bewaken van continuïteit van de stichting, ondermeer uitgedrukt in aantallen leerlingen, medewerkers en financiën; het uitoefenen van goed werkgeverschap; het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen de lokale en regionale omgeving. 4. De Raad van Toezicht kan het toetsingskader na overleg met het College van Bestuur nader uitwerken en vastleggen. Een dergelijke uitwerking wordt als bijlage aan dit reglement toegevoegd. Artikel 9 Gedragsregels 1. De Raad van Toezicht treedt steeds als eenheid naar buiten. De leden onthouden zich in externe contacten van uitlatingen die aan deze eenheid afbreuk kunnen doen. 2. De leden van de Raad van Toezicht zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie die zij uit hoofde van hun functie vernemen waarvan de Raad van Toezicht tot geheimhouding heeft besloten of waarvan het vertrouwelijke karakter evident is. 3. De Raad van Toezicht handelt met inachtneming van algemene beginselen van behoorlijk bestuur als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht. 4. De leden van de Raad van Toezicht zijn zich in hun verdere maatschappelijk handelen bewust van hun voorbeeldfunctie voor de gehele stichting en de van haar uitgaande scholen. 5. De leden van de Raad van Toezicht mogen middellijk noch onmiddellijk deelnemen aan leveringen of aannemingen ten behoeve van de stichting en vermijden in eventuele nevenactiviteiten elke schijn van belangenverstrengeling of belangentegenstelling waar het de stichting betreft. 6. De leden van de Raad van Toezicht onthouden zich als regel van overleg met organen van de stichting of personen in dienst van de stichting (anders dan het College van Bestuur). 5

6 Indien vanwege bijzondere omstandigheden een dergelijk overleg de Raad van Toezicht toch gewenst voorkomt, dan onthoudt de Raad van Toezicht zich van enig standpunt dan nadat daarover overleg heeft plaatsgevonden met het College van Bestuur. Artikel 10. Integriteit, tegenstrijdig belang, belangenverstrengeling, onverenigbaarheden en nevenfuncties 1. Het functioneren van een lid van de Raad van Toezicht wordt gekenmerkt door integriteit en een onafhankelijke opstelling. Dit betekent dat hij in de uitoefening van de functie op geen enkele wijze een persoonlijk of zakelijk belang heeft bij de stichting. 2. De Raad van Toezicht stelt indien nodig in aanvulling op het bepaalde in artikel 10 lid 4 van de statuten nader vast met welke betrokkenheid, achtergrond of functie het lidmaatschap van de Raad van Toezicht onverenigbaar is. 3. Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling van leden van de Raad van Toezicht die de uitoefening van hun taak kunnen beïnvloeden, wordt vermeden. De Raad van Toezicht bewaakt dat. 4. Een lid van de Raad van Toezicht meldt een (potentiele) belangenverstrengeling of (potentieel) (persoonlijk) tegenstrijdig belang dat van betekenis is voor de Stichting en/of voor het betreffende lid van de Raad van Toezicht terstond aan de voorzitter van de Raad van Toezicht en verschaft alle daarover alle relevante informatie. Indien de voorzitter van de Raad van Toezicht een (potentiele) belangenverstrengeling of (potentieel) (persoonlijk) tegenstrijdig belang heeft dat van materiele betekenis is voor de stichting en/of voor zichzelf, meldt de voorzitter van de Raad van Toezicht dit terstond aan de vice-voorzitter van de Raad van Toezicht en verschaft daarover alle relevante informatie. De Raad van Toezicht beslist of er sprake is van een zodanige belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang dat deelname van het betreffende lid van de Raad van Toezicht aan de beraadslaging en besluitvorming over het onderwerp waarbij zich de belangenverstrengeling of het tegenstrijdig belang voordoet redelijkerwijs ongeoorloofd is. Aan de beoordeling van de Raad van Toezicht of sprake is van een zodanige belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang als hiervoor bedoeld neemt het lid van de Raad van Toezicht die het betreft niet deel. 5. Indien de Raad van Toezicht oordeelt dat sprake is van een zodanige belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang dat deelname aan de beraadslaging en besluitvorming niet geoorloofd is, neemt het betrokken lid niet deel aan de discussie en besluitvorming over het onderwerp waarbij hij (persoonlijke) tegenstrijdige belangen of een verstrengeling van belangen heeft. Het lid van de Raad van Toezicht die het betreft verlaat de vergadering bij discussie en besluitvorming over het onderwerp waarbij dat lid een (persoonlijk) tegenstrijdig belang of een verstrengeling van belangen heeft. 6. De leden van de Raad van Toezicht behalen persoonlijk geen voordelen uit transacties of andere handelingen die zij namens de stichting verrichten. Evenmin verstrekken zij of 6

7 bieden zij oneigenlijke voordelen aan personen met wie zij transacties namens de stichting verrichten. Elke vorm of schijn van persoonlijke bevoordeling dan wel belangenverstrengeling tussen enig lid van de Raad van Toezicht en de stichting moet worden vermeden. 7. Voor het aanvaarden van een (andere) hoofdfunctie en/of een nevenfunctie en/of nevenactiviteit meldt het betreffende lid van de Raad van Toezicht dit voornemen aan de voorzitter van de Raad van Toezicht. De voorzitter van de Raad van Toezicht gaat na of de aanvaarding van de betreffende functie niet in strijd is met de kwaliteitseisen en/of selectiecriteria op basis waarvan het betreffende lid van de Raad van Toezicht is aangetrokken of benoemd en aldus mogelijk van invloed zou kunnen zijn op het functioneren als lid van de Raad van Toezicht. Voor zover het de voorzitter van de Raad van Toezicht zelf betreft, komen bovenstaande taken de vice-voorzitter toe. 8. De leden van de Raad van Toezicht betrachten openheid over al hun eventuele nevenfuncties die mogelijk van invloed zijn op hun functioneren als lid van de Raad van Toezicht, alsmede eventuele wijzigingen in deze nevenfuncties. De leden van de Raad van Toezicht vermelden dergelijke nevenfuncties in het jaarverslag. Artikel 11 - Informatie 1. In het kader van zijn taakuitoefening laat de Raad van Toezicht zich als regel informeren door het College van Bestuur. De Raad van Toezicht kan terzake nadere kaders en regels stellen. Voor zover daarvan sprake is, worden deze opgenomen in een bijlage bij het bestuursreglement van de stichting. 2. Onverlet het gestelde in lid 1, kan de Raad van Toezicht zich ook laten informeren door eigen onderzoek, of door onderzoek van derden in opdracht van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht informeert het College van Bestuur te allen tijde vooraf over een dergelijk onderzoek. 3. De Raad van Toezicht laat zich informeren over de gang van zaken rond medezeggenschap binnen de stichting doordat een delegatie van de raad een maal per jaar aanwezig is bij een overlegvergadering tussen het College van Bestuur en de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad. Artikel 12 Verantwoording en evaluatie 1. De Raad van Toezicht verantwoordt zich tegenover interne en externe belanghebbenden over de wijze waarop het toezicht is uitgeoefend. 2. De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren. Eenmaal per jaar wordt een vergadering van de Raad van Toezicht gehouden in welke vergadering het functioneren van de Raad van Toezicht als zodanig wordt geëvalueerd, alsmede van het functioneren van de individuele leden van de Raad van Toezicht. Bij de evaluatie wordt betrokken het collectieve, maar ook het individuele optreden van de 7

8 leden van de Raad van Toezicht terzake uitingen en/of publicaties en/of anderszins - in de media en/of anderszins openbaar - in relatie tot de positie van de stichting. Voorts wordt ten minste eenmaal per jaar een vergadering van de Raad van Toezicht gehouden, in welke vergadering het onderling functioneren van de Raad van Toezicht en het College van Bestuur wordt geëvalueerd. Deze vergadering kan worden gecombineerd met de in het vorige lid bedoelde vergadering. De Raad van Toezicht gaat in de jaarlijkse evaluatie van zijn functioneren tevens na of dit reglement nog aan de daaraan te stellen criteria voldoet. 3. De Raad van Toezicht laat eens per twee jaar zijn eigen functioneren toetsen door een externe partij. Artikel 13 - Vergoeding 1. De leden van de Raad van Toezicht en de leden van ingestelde commissies ontvangen een jaarlijkse vergoeding die jaarlijks wordt vastgesteld op basis van daarvoor voor de sector primair onderwijs landelijk gangbare leidraden (bijlage 3). 2. Bij vertrek/aantreden in de loop van een jaar wordt de vergoeding naar rato bijgesteld. 3. De beschikbare vergoeding geldt mede als tegemoetkoming voor in het kader van de functie normaal te maken kosten (kilometers, telefoon- en mailkosten, kopieerkosten e.d.). 4. De vergoeding wordt door de stichting uitgekeerd als bruto bedrag. Eventuele fiscale effecten zijn voor verantwoordelijkheid en rekening van de ontvanger. Artikel 14 - Ondersteuning en commissies. 1. De Raad van Toezicht stelt een auditcommissie in. De samenstelling, taken en bevoegdheden en werkwijze van de auditcommissie is vastgelegd in een reglement Auditcommissie. 2. Daarnaast kan de Raad van Toezicht andere commissies instellen ter ondersteuning van de Raad van Toezicht. 2. In de ondersteuning van de Raad van Toezicht wordt voorzien door of vanwege het College van Bestuur, die tevens zorg draagt voor een adequate archivering van de bescheiden van de Raad van Toezicht. Artikel 15 Vaststelling, wijziging en inwerkingtreding 1. Deze regeling, alsmede wijzigingen daarin, worden vastgesteld door de Raad van Toezicht na verkregen advies terzake van het College van Bestuur. 2. Deze regeling treedt in werking op 1 augustus 2012 en geldt voor onbepaalde tijd, onverlet de bevoegdheid van de Raad van Toezicht tot intrekking of wijziging ervan. Artikel 16 - Slotbepaling 8

9 In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist de Raad van Toezicht. 9

10 Bijlage 1 Profielschets als bedoeld in artikel 5 van het Reglement van de Raad van Toezicht. Samenstelling 1. Bij de samenstelling van de Raad van Toezicht wordt gelet op diverse taken en bevoegdheden van de Raad van Toezicht zoals vastgelegd in de statuten. Gelet daarop, wordt gestreefd naar een samenstelling van de Raad van Toezicht waarin de volgende deskundigheidsgebieden vertegenwoordigd zijn: a. kennis van bestuurlijke verhoudingen (= voorzitter Raad van Toezicht); b. kennis van onderwijs en jeugdzorg; c. financiële/economische kennis; d. levensbeschouwelijke identiteit; e. HRM-achtergrond; statutaire zetel GMR. 2. Bij de samenstelling van de Raad van Toezicht wordt gestreefd naar een die recht doet aan de statutaire pluriformiteit van de Stichting. 3. Geen toezichthouder kunnen zijn: werknemers in dienst van de stichting of van andere rechtspersonen of instellingen waarmee de stichting een duurzame samenwerking onderhoudt; personen die op enige wijze direct of indirect betrokken zijn bij het leveren van goederen of diensten aan de stichting welke voor de realisatie van de doelstelling van de stichting overwegend van belang zijn; personen die deel uitmaken van een bestuur, Raad van Toezicht of vergelijkbaar orgaan van een andere stichting of organisatie voor primair onderwijs in de regio waarmee onverenigbare belangen zouden kunnen bestaan; bestuurders alsmede voormalige bestuurders binnen drie jaar na hun (laatste) aftreden, alsmede de bloed- en aanverwanten van deze personen tot en met de tweede graad. Generieke competenties Naast de specifieke competenties, gerelateerd aan hun portefeuille, dient elke kandidaat te voldoen aan: 1. De leden van de Raad van Toezicht dienen grondslag en doelstelling van de stichting te onderschrijven, de uitwerking van grondslag en doelstelling te bevorderen en dit schriftelijk te verklaren bij benoeming. 2. Leden van de Raad van Toezicht dienen voldoende maatschappelijke binding te hebben met Hoorn/West-Friesland. 3. De leden van de Raad van Toezicht zijn in staat integraal toezicht uit te oefenen aan de hand van de taakstelling van het College van Bestuur. 10

11 4. De leden van de Raad van Toezicht zijn in staat op het niveau van het College van Bestuur te fungeren als sparringpartners in discussies over vraagstukken waarvoor het College van Bestuur staat. 5. De leden van de Raad van Toezicht zijn in staat om: a. afstandelijkheid en betrokkenheid te combineren; b. beoordelen/controleren te combineren met adviseren/stimuleren; c. het organisatiebelang te behartigen met oog voor het algemeen maatschappelijke belang; d. besluitvaardig te handelen; e. te werken met globale informatie en om zich op hoofdlijnen een oordeel te vormen over de aan hen voorgelegde aangelegenheden; f. ontwikkelingen in het onderwijs, de onderwijspolitiek en de maatschappij zelfstandig te volgen; g. door de informatie heen te kijken en organisatorische spanningen te herkennen; h. hun eigen functioneren te (laten) evalueren; i. in voldoende mate tijd en energie te kunnen besteden aan het voorbereiden en bijwonen van de vergaderingen en voor eventuele overige taken; j. hun netwerk aan te wenden voor de ondersteuning van het College van Bestuur en de stichting. Voorzitter Van de voorzitter van de Raad van Toezicht worden, onverminderd de hiervoor genoemde competenties, specifieke eigenschappen en kwaliteiten verwacht. In het bijzonder dient hij/zij: a. het vermogen te hebben om met autoriteit en gezag de voorzittersfunctie in de Raad van Toezicht te vervullen; b. over de persoonlijkheid en achtergrond te beschikken om een leidende rol te vervullen bij de menings- en besluitvorming van de Raad van Toezicht; c. over inzicht en overzicht te beschikken ten aanzien van de taak en functie van de Raad van Toezicht en die van het College van Bestuur; d. over zodanige eigenschappen en uitstraling te beschikken dat hij/zij zo nodig extern een rol in het belang van de stichting kan vervullen en daartoe ook zijn/haar netwerk kan benutten. 11

12 Bijlage 2 Rooster van aftreden van de Raad van Toezicht. Naam (Her)benoemd in: Augustus 2017 Augustus 2018 Augustus 2019 Augustus 2020 J.C. Meijers Benoemd in: Januari 2013 Herbenoemd in: Augustus 2016 Aftredend: Augustus 2020 H.G. Wokke Benoemd in : Augustus 2015 Herbenoembaar: Augustus 2019 Aftredend en evt. herbenoembaar Aftredend en niet herbenoembaar Mw. T. van Lente Benoemd in: Januari 2013 Aftredend: Augustus 2018 T. Karsten Benoemd in: Januari 2013 Herbenoemd in: Augustus 2016 Aftredend: Augustus 2020 C. de Raadt Herbenoemd in: Augustus 2017 Aftredend: Augustus 2021 Aftredend en herbenoemd per 1/8/2017 Aftredend en niet herbenoembaar Aftredend en niet herbenoembaar 12

13 Bijlage 3: Vaststelling vergoedingen voorzitter/leden Raad van Toezicht en commissieleden Plafond periode = De verdeling is dan als volgt: Basishonorering: 4.400,-- x 5 = Voorzitter: 2.000,-- x 1 = Commissielid: 1.000,-- x 6 = Volgende periode een nieuw plafond afspreken. April 2016: Plafond wordt aangepast naar i.v.m. twee RvT-leden die BTW-plichtig zijn. Beiden ontvangen een vergoeding van totaal Hier komt een bedrag van aan BTW bovenop. Mei 2017: Plafond wordt aangepast naar i.v.m. BTW-plicht voorzitter RvT. De voorzitter ontvangt een totale vergoeding van ( =) Hier komt een bedrag van aan BTW bovenop. 13