Vlaams Actieplan Innovatief Aanbesteden ( )

Transcriptie

1 Vlaams Actieplan Innovatief Aanbesteden ( ) Bijlagen: Bijlage 1 - Lijst van relevante literatuurreferenties Bijlage 2 - Executive summary van het activiteitenverslag van 2007 van het OMC-PTP - project 1. Situering Het nastreven van innovatieve doelstellingen bij aanbesteding, is een uitdagend concept binnen het Europese aanbestedingsrecht. De afgelopen jaren hielden aanbestedende diensten doorgaans weinig of geen rekening met de vraag naar innovatieve producten of diensten. Europa wil echter meer aandacht besteden aan innovatie en haar concurrentiepositie op dit gebied in de wereld. Omdat kennis in geavanceerde economieën als die van de Europese Unie één van de motoren vormt van de productiviteitsgroei, is het achterblijven van investeringen in onderzoek en ontwikkeling (O & O) een belangrijk knelpunt. Mede hierom is de Europese Commissie een warm voorstander om via overheidsopdrachten onderzoek en innovatie te stimuleren. Het aanbestedingsrecht kan hiertoe een instrument zijn, want overheidsopdrachten zijn goed voor ongeveer 16 % van het BBP van de EU. Overheidsinstanties zijn grote marktdeelnemers en kunnen daarom ook veel invloed uitoefenen om (particuliere) investeringen in onderzoek en innovatie te stimuleren. Met name in de domeinen van vervoer, energie, milieu, gezondheid, onderwijs, informatie en communicatie zouden overheden moeten worden gewezen op de mogelijkheden die het nieuwe wettelijk kader voor overheidsopdrachten 1 biedt om ondernemingen ertoe aan te moedigen om de technologische en innovatieve inhoud van hun goederen en diensten te vergroten. Omdat innovatie tot economisch succes en welvaart leidt stimuleert de overheid de groei van innovatieve bedrijven. Klassiek tracht de overheid dit te bereiken door middel van allerlei financiële impulsen: subsidies, fiscale maatregelen, voordelige leningen, garanties. Maar daarnaast beschikt de overheid zelf ook over een koopkracht die zij als vragende partij kan inzetten om innovatie te stimuleren door het kopen van innovatieve producten en diensten. Deze koopkracht wordt in de markt gezet via het aanbesteden van overheidsopdrachten. Innovatiestimulering door de overheid via het 1 Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, PB 2004, L 134/114 en Richtlijn 2004/17/EG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten, PB 2004, L 134/1. 1

2 aanbestedingskanaal staat gekend als vraaggedreven innovatiestimulering en is complementair aan het financiële instrumentarium dat gecatalogeerd wordt als aanbodgedreven innovatiestimulering. In het algemeen kan de vraaggedreven innovatiestimulering door de overheid via verschillende instrumenten geoperationaliseerd worden: via regulering en standaarden (bv. de Euro uitlaatnormen voor motoren) stimulatie van de privé vraag door subsidies en belastingmaatregelen (bv. aanschaf van zonnepanelen). via een systemische politiek die een omgeving creëert die andere maatregelen kan versterken door het optimaliseren van de wisselwerking tussen de verschillende actoren, zoals het geval is bij het opzetten van clusters en innovatieplatformen waarbij er een gemeenschappelijke toekomstvisie ontwikkeld wordt tussen de verschillende stakeholders. via Innovatief Aanbesteden. Aanbestedingsformules voor de stimulering van innovatie zijn al langer bekend o.m. in de defensiesector, maar het komt er nu op aan deze adequaat toe te passen in civiele domeinen. Innovatieve oplossingen worden dan als het ware besteld door overheidsinstanties die hiermee ook optreden als launching customer naar andere binnen- en buitenlandse markten toe. Ook de Europese Commissie wijst op het belang van deze aanpak en maakt sinds eind 2007 werk van de implementatie van Innovatief Aanbesteden op Europees niveau middels het Lead Market Initiative. Het concept van innovatief aanbesteden is relevant voor elk van de dertien beleidsdomeinen: Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid Bestuurszaken Financiën en Begroting Internationaal Vlaanderen Economie, Wetenschap en Innovatie Onderwijs en Vorming Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Cultuur, Jeugd, Sport en Media Werk en Sociale Economie Landbouw en Visserij Leefmilieu, Natuur en Energie Mobiliteit en Openbare Werken Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed. Essentieel is dat innovatie op de agenda komt van alle beleidsdomeinen en bijgevolg horizontaal plaats grijpt. Na de grondige studiefase wil deze nota de uitrol van eerste concrete cases van Innovatief Aanbesteden mogelijk maken. 2

3 2. Innovatief Aanbesteden 2.1. Resultaten van de studiefase a) In het kader van het MIP kreeg het IWT de opdracht de mogelijkheden van Innovatief Aanbesteden (IA) als vraaggericht innovatie-instrument te onderzoeken in de domeinen van Leefmilieu en Energie. Deze opdracht werd uitgevoerd door het IWT in samenwerking met het Nederlandse bureau Corvers, gespecialiseerd in overheidsopdrachten en aanbestedingsrecht. Eind 2006 werd een eerste ontwerp van handleiding opgemaakt voor de implementatie van Innovatief Aanbesteden in Vlaanderen. Vervolgens werd onder leiding van het IWT een Europees projectnetwerk (OMC-PTP) opgezet rond Innovatief Aanbesteden met de bedoeling ervaring uit te wisselen tussen een tiental landen (zie bijlage 3). Dit moet eind 2008 resulteren in beleidsaanbevelingen met betrekking tot de implementatie van Innovatief Aanbesteden in de Europese lidstaten. b) De studiefase leverde tot hiertoe volgende belangrijkste inzichten op: Om effectief een impuls te geven aan het innovatievermogen van bedrijven en een bijdrage te leveren aan de Lissabon 3% R&Ddoelstelling, dient Innovatief Aanbesteden horizontaal over de beleidsdomeinen heen geïmplementeerd te worden, zodat innovatie een zaak wordt van de hele Overheid en niet beperkt blijft tot het beleidsdomein Innovatie. Om Innovatief Aanbesteden horizontaal te kunnen implementeren is een politieke verbintenis van het hoogste niveau van essentieel belang. Innovatief Aanbesteden dient best zo breed mogelijk geïnterpreteerd te worden en meer bepaald als volgt: Onder Innovatief Aanbesteden verstaat men de aankoop van innovatieve producten of diensten met het doel de kwaliteit en productiviteit van de publieke dienstverlening te verbeteren of een oplossing te geven aan belangrijke socio-economische problemen waarvoor er geen of geen adequate oplossing voorhanden is. Op basis van deze definitie worden naast nog te ontwikkelen geavanceerde producten en diensten,ook groen aanbesteden, eco-design en incrementele innovatie tot innovatief aanbesteden gerekend, ook al situeren die zich eerder in de diffusiefase van Innovatief Aanbesteden. Een IA-aanbestedingsproject kan in een innovatiematrix worden gepositioneerd. De innovatiematrix (zie bijgevoegde afbeelding) bevat 2 dimensies. Op de horizontale as wordt een IA-project gepositioneerd op basis van zijn positie in de innovatiecyclus (concept, haalbaarheidsstudie, prototype, demonstratie, integratie of diffusie project). Op de verticale as worden projecten gerangschikt volgens het type (direct, coöperatief, katalytisch). Dit wordt bepaald op basis van het type eindgebruiker van het aan te kopen product of dienst. 3

4 Bij directe aankoop is de overheid de enige eindgebruiker. Bij coöperatieve aankopen zijn er ook toepassingsmogelijkheden in de privé-sector. Een voorbeeld hiervan is de ontwikkeling van energiezuinige gebouwen en spaarlampen. Bij katalytische aankopen is de overheid finaal geen afnemer van de innovatie. Bij katalytisch Innovatief Aanbesteden treedt de overheid op in de plaats van andere gebruikers en organiseert de overheid de privé-vraag, waarbij ze optreedt als marktmaker voor bedrijven en consumenten als finale afnemers met het doel een nieuwe markt te creëren of een bestaande markt te transformeren. Deze projecten hebben meestal een maatschappelijke dimensie zoals bij duurzame technologieontwikkeling. Projecten van alternatieve energieopwekking behoren tot deze categorie. Pre-commercieel aanbesteden is van toepassing op alle projecten die zich aan het begin van de innovatiecyclus situeren, nl.: concept- en haalbaarheidsstudies, alsook prototype- en pilootprojecten. Projecten die te maken hebben met diffusie van innovatie op een brede schaal worden volgens de normale commerciële aanbestedingsprocedures afgehandeld, omdat gezien de maturiteit van de innovatie het risico op technologisch falen laag is en pre-commerciële verkenning bijgevolg overbodig is. Naargelang van het gehalte aan technisch risico worden integratie- en adaptatieprojecten hetzij pre-commercieel hetzij commercieel aanbesteed. Tabel 1: de innovatiematrix Precommercieel: exploratief Commercieel concept haalbaarheid prototype piloot Integratie/adaptatie Diffusie Directe aankoop Coöperatieve aankoop Katalytische aankoop Innovatief Aanbesteden is, in tegenstelling tot het klassieke aanbesteden, gekenmerkt door 2 componenten: o de regulerende component kenmerkend bij het plaatsen van alle overheidsopdrachten: deze garandeert de transparantie, gelijke behandeling en competitie bij het aanbesteden, hetgeen finaal uitmondt in een kostenbesparing voor de Aanbestedende Overheid o de strategische component, waarbij Innovatief Aanbesteden wordt ingezet als een instrument om innovatie te stimuleren. De stimulering van innovatie via Innovatief Aanbesteden kan door de overheid gebeuren op een directe, coöperatieve of katalytische wijze, zoals hoger uiteengezet. Innovatief aanbesteden op bovenstaande wijze breed geïnterpreteerd kan een belangrijke impuls geven aan het innovatievermogen van de Vlaamse bedrijven, waarbij op een kostenefficiënte wijze invulling 4

5 gegeven wordt aan de oplossing van belangrijke socio-economische problemen en wat resulteert in een efficiënte publieke dienstverlening. Innovatief Aanbesteden kan binnen het bestaande juridische kader geoperationaliseerd worden (zie ook verder). Het schema van operationalisering werd neergelegd in de handleiding voor Innovatief Aanbesteden (zie bijlage). De procedures dienen evenwel nog verder te worden gedetailleerd aan de hand van praktijk cases. De aankoop van nog te ontwikkelen producten of diensten wordt bij voorkeur uitgevoerd via een procedure van precommercieel aanbesteden die buiten de Europese aanbestedingsrichtlijnen valt (zie Precommerciële inkoop: aansturen van innovatie voor het waarborgen van duurzame hoogkwalitatieve overheidsdiensten in Europa {SEC(2007) 1668} De aanbesteding van bestaande innovatie en van innovatieve producten/diensten waarvoor integratie of adaptatie van bestaande technologie nodig is kan middels de klassieke aanbestedingsprocedures gebeuren. Innovatief Aanbesteden impliceert een hogere mate van communicatie tussen de aanbestedende overheid en de aanbodzijde (vnl. bedrijven) in vergelijking met klassiek aanbesteden: o de aanbestedende overheid dient tijdig (soms jaren op voorhand) zijn toekomstige behoeften kenbaar te maken, zodat de bedrijven hierop kunnen inspelen met hun ontwikkelingen. Het raamwerk hiervoor wordt gevormd door de masterplannen (zie figuur 1) die de administratie opstelt met aansturing vanuit de politieke besluitvorming; o de aanbestedende overheid dient pre-procurement de markt te consulteren om het innovatieve aanbod te leren kennen en de functionaliteit en performantie van de gevraagde innovatie te communiceren/toe te lichten aan de markt. Om Innovatief Aanbesteden een strategische dimensie te geven als een vraaggedreven instrument om innovatie te stimuleren bij Vlaamse bedrijven (en bij KMO s 2 in het bijzonder), dient het bij voorkeur in te spelen op de kerncompetenties van onze bedrijven. Indien de benodigde innovatie nieuwe kerncompetenties of versterking van bestaande kerncompetenties vergt dan worden de innovatiebehoeften best jaren op voorhand gecommuniceerd naar de buitenwereld. In het algemeen zijn de aanbestedende overheden in Europa en dus ook deze in Vlaanderen zeer moeilijk in staat hun innovatiebehoeften te identificeren, te articuleren en naar de markt te communiceren. Verder ontbreekt vaak de nodige beoordelingscapaciteit voor innovatieve voorstellen. Hiervoor dienen de nodige opleiding, tijd, middelen en structuren te worden voorzien. 2 Juridish is het evenwel onmogelijk om KMO s positief te discrimineren. In de VS is dit juridisch wel mogelijk. 5

6 Innovatief Aanbesteden wordt in meerdere Europese landen in beperkte mate de facto uitgevoerd. Conceptuele projecten en prototype projecten komen hierbij zeer weinig voor of worden aanbesteed volgens een procedure van gunning door onderhandelingen zonder bekendmaking, hetgeen door gebrek aan open competitie noch de aanbestedende diensten, noch de aanbodzijde ten goede komt. Demonstratieprojecten worden in Vlaanderen meestal aanbesteed als een integraal onderdeel van de eigenlijke aanbesteding. Innovatief Aanbesteden behoort tot de vraaggedreven instrumenten ter stimulering van innovatie en is slechts één instrument uit de totale policy mix van instrumenten, waarmee het kan interageren/interfereren. Binnen de vraaggedreven instrumenten bestaat er zeker een complementariteit met de andere vraaggedreven instrumenten zoals fiscale aankoopkortingen en aankoopsubsidies. Innovatief Aanbesteden kan in competitie treden met een beleid gebaseerd op subsidies die tot de aanbodgedreven instrumenten behoren. De mogelijkheid tot competitie met O&O subsidies neemt toe naarmate een project zich verder van de markt bevindt en er nog veel ontwikkelingswerk dient uitgevoerd te worden. Uit voorbeelden uit het buitenland kan afgeleid worden dat subsidies en Innovatief Aanbesteden ook synergisch kunnen ingezet worden, meer bepaald wanneer Innovatief Aanbesteden wordt ingebed in een Innovatieplatform (zie verder). Naargelang de specifieke situatie wordt hierbij gekozen voor Innovatief Aanbesteden of subsidies, waarbij de resultante complementariteit is eerder dan competitie tussen beide instrumenten. In geval er toch overlapping tussen Innovatief Aanbesteden en subsidies zou kunnen voorvallen geldt steeds het principe dat er voor hetzelfde projectonderdeel nooit een dubbele of overlappende overheidsfinanciering mag toegekend worden. Innovatief Aanbesteden wordt, naar analogie met de praktijk in het Verenigd Koninkrijk, best ingebed in een innovatieplatform dat alle stakeholders samenbrengt rond brede thema s waarvan de bijhorende aanbestedingen deel uitmaken. Zo zijn er innovatieplatforms denkbaar rond Mobiliteit, Energie en Milieu, Gezondheids- en welzijnszorg, enz. o Innovatieplatformen zijn een ontmoetingsforum voor Overheid, Industrie en Kennisinstellingen met het doel waarde te creëren rond bepaalde innovatie-opportuniteiten. Samenvattend zijn innovatieplatformen gericht op: o het formuleren van een antwoord op belangrijke socioeconomische problemen middels innovatie; het verrichten van toekomstverkenningen om hieruit een master- en actieplan te ontwikkelen met rolverdeling voor overheid, industrie en de onderzoekswereld; o het afstellen van beleid, regelgeving, fondsen en aanbestedingen voor het genereren van innovatieve oplossingen vanuit de aanwezige kerncompetenties met value for money als leidraad; 6

7 o het creëren van een competitieve industrie die zich een plaats kan veroveren op de internationale markt. c) Het nieuwe Vlaamse IA-concept wordt schematisch in onderstaande figuur weergegeven en kan als volgt kort samengevat worden. Op basis van de vigerende beleidsopties (o.m. in het Vlaams regeerakkoord en de Beleidsbrieven), wordt onder aansturing van de functioneel verantwoordelijke minister een masterplan opgesteld door de aanbestedende dienst. De aanbestedende dienst heeft publiekrechtelijke taken die hij dient uit te voeren. In beginsel mag er van uit gegaan worden dat de aanbestedende dienst er belang bij heeft wanneer hij zijn doelstellingen effectiever en efficiënter weet te realiseren dan voordien. Hier ligt ook de rechtvaardiging voor de aanbestedende dienst om nieuwe technologieën te verwerven. Premisse bij de aanbesteding van nieuwe technologieën is dan ook dat de aanbestedende dienst in staat is een analyse te maken waarom er voor hem een toegevoegde waarde bestaat om nieuwe technologieën te verwerven. Dit vormt het opzet van het masterplan. Eens een aanbestedende dienst een behoefte heeft geïdentificeerd, dient ze te onderzoeken of en zo ja in welke mate de markt in haar behoefte kan voorzien. Het masterplan vormt dan de input voor een marktanalyse en dialoog met de markt. Het levert als output de stand van de techniek aan en geeft meer algemeen de contouren aan waarbinnen een concreet aanbestedingsproject zal moeten plaatsvinden. De uitkomsten van de marktanalyse en marktconsultatie worden door de aanbestedende dienst verwerkt in een innovatiematrix. Hierbij wordt ieder aanbestedingstraject met betrekking tot IA in de innovatiematrix gepositioneerd. De positie van een Innovatieve Aanbesteding in de innovatiematrix bepaalt of deze eerst pre-commercieel dan wel onmiddellijk commercieel wordt aanbesteed en welke aanbestedingsprocedure uit de EG-richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG het meest aangewezen is. Een meer omstandige omschrijving van het IA-concept wordt weergegeven in bijlage 1 (handleiding). Figuur 1: overzicht van het proces van Innovatief Aanbesteden Beleidsoptie minister Master plan Innovatieplatform: Marktanalyse/ consultatie Innovatie matrix Optie 1 Precommercieel Aanbesteden Optie 2 Commercieel Aanbesteden Voorbereiding Aanbesteding Contract/ Uitvoering 7

8 d) Bij de implementatie van Innovatief Aanbesteden dient men er over te waken dat Innovatief aanbesteden niet misbruikt wordt voor de verdediging van de belangen van één specifiek (Vlaams) bedrijf (hetgeen in de eerste plaats onwettig is en bovendien op lange termijn in het nadeel is van zowel de aanbestedende overheid als van het betrokken bedrijf) noch uitsluitend voor de aanbesteding van bewezen technologie. Innovatief aanbesteden dient daarentegen wel evenwichtig gespreid te zijn over een portfolio van aanbestedingstrajecten gaande van de aanbesteding van concepten over prototypes, demonstratieprojecten en integratie/adaptatieprojecten tot diffusieprojecten en dit gespreid over verschillende types (direct, coöperatief of katalytisch), zoals in de hoger vermelde innovatiematrix wordt aangegeven De nood aan een gefaseerd actieplan Binnen de thematische werkgroep Innovatief Aanbesteden van het MIP werden er enkele concrete projecten geïdentificeerd, ten dele ook buiten het domein van energie- en milieutechnologie. Deze zijn: o nieuwe bodemsaneringstechnologie voor vervuilde sites die met bestaande technologie moeilijk of niet kunnen gesaneerd worden; o de fijne stof problematiek met betrekking tot luchtverontreiniging; o mogelijke projecten in de wegenbouw; o telematica toepassingen ingezet om congestie op de wegen te voorkomen in het kader van de mobiliteitsproblematiek; o infrastructuur en telematicatoepassingen voor hulpbehoevende senioren. Voor de meeste van deze toepassingen werd getracht concrete projecten te lanceren, evenwel zonder succes. Reden hiervoor was een gebrek aan financiële middelen, gebrek aan menskracht/opleiding, gebrek aan procedures, gebrek aan communicatie en het ontbreken van een inbedding/prioritisering van de projecten in masterplannen, gedekt door de verantwoordelijke politieke overheid. Uit de ervaring tot hiertoe kan afgeleid worden dat er een voldoende personele capaciteit beschikbaar moet gesteld worden voor Innovatief Aanbesteden, dit zowel centraal als bij de deelnemende entiteiten in de verschillende beleidsdomeinen. Verder dienen er ook budgetten voorzien te worden voor concrete projecten rond Innovatief Aanbesteden. Enkel op basis van een aantal concrete projecten waarvoor de nodige middelen en adequate begeleiding worden voorzien kan het potentieel van Innovatief Aanbesteden zichtbaar gemaakt worden en kan er daarna bij positieve evaluatie overgegaan worden tot volledige uitrol van Innovatief Aanbesteden over de beleidsdomeinen heen waarbij het horizontaal innovatiebeleid mee vorm gegeven wordt. 8

9 3. Gefaseerd actieplan innovatief aanbesteden in Vlaanderen Er is m.a.w. nood aan een gefaseerde aanpak en dit op volgende wijze: Fase 0: Studieplan (gerealiseerd tussen 2005/Q3-2008/Q2) Fase 1: Capaciteitsopbouw ( ) -oprichting van een kenniscentrum Innovatief Aanbesteden in de schoot van het IWT -oprichting van de Innovatieplatformen en uittekenen van de masterplannen binnen de beleidsdomeinen/velden -eerste concrete cases precommercieel aanbesteden en effectieve uitrol Fase 2: Uitrol in commerciële aanbestedingstrajecten, diffusieprojecten van het directe en coöperatieve type (vanaf 2010) Er kan in deze fase steeds een beroep gedaan worden op operationele ondersteuning van het Kenniscentrum zonder dat er kosten worden aangerekend aan de aanbestedende dienst. In deze nota wordt enkel Fase 1 beschouwd. Het doel is de werkbaarheid van Innovatief Aanbesteden in de precommerciële fase aan te tonen. De voorziene budgetten beperken zich daarom tot deze fase. Voor de operationalisering van Fase 2 zal eerst een evaluatie door het IWT gebeuren. De beslissing hieromtrent zal pas nodig zijn vanaf 2010 en kan zijn basis vinden in het toekomstig regeerakkoord. Het budget omvat 435 keuro voor het (centrale) kenniscentrum in de schoot van het IWT. Daarnaast wordt 10 mio euro voorzien voor de eerste cases voor precommercieel aanbesteden Capaciteitsopbouw: modaliteiten voor fase 1 ( ) a) Kenniscentrum: Centraal: (IWT) De expertise in Vlaanderen m.b.t. innovatief aanbesteden wordt gecentraliseerd in de schoot van het IWT. Daartoe stelt het IWT twee IWT-adviseurs aan waarvan een adviseur met juridische expertise, dit binnen het personeelsbudget van het IWT. Bovendien worden de reeds aanwezige gespecialiseerde IWT-adviseurs ingeschakeld op basis van hun technologische competenties, om de graad van technologische innovatie te bepalen in het kader van de technische dialoog tussen de bedrijven en de aanbestedende overheden. Op deze wijze wordt met een minimale kost vormgegeven aan het Kenniscentrum. Daarnaast wordt samengewerkt met Kenniscentrum PPS en met de juridische dienst overheidsopdrachten, inclusief het opzetten van trainingssessies rond IA t.b.v. de aanbestedende diensten. Verder wordt voorzien in de mogelijkheid tot het inhuren van externe consultancy capaciteit m.b.t. aanbestedingsprocedures. Zo zal 9

10 ondermeer het concept van value engineering dat in de VSA ingang vindt verder geëxploreerd worden door het Kenniscentrum. Value engineering is een systematische methode om de value for money van goederen of diensten te verhogen gedurende de looptijd van een contract. Value for money kan verhoogd worden door ofwel de functionaliteit van het aanbod te verhogen ofwel door de kostprijs ervan te verlagen. Door opname van value engineering clausules in contracten wordt incrementele continue innovatie gestimuleerd, hetgeen een belangrijk kanaal voor innovatiestimulering kan vormen. Naast juridische clausules is er hierbij vooral behoefte aan een berekeningsmethodiek om kostenbesparingen te bepalen en Total Cost of Ownership (TCO) berekeningen uit te voeren. Budget: max imum 435 keur voor 2,5 jaren: o o o mogelijks externe consultancy inzake IA ter ondersteuning van alle actoren: 250 keur (incl. exploratie van value engineering) opleiding binnen de beleidsdomeinen: 100 keur promotie van innovatief aanbesteden bij de aanbestedende diensten, bedrijven en kennisinstellingen: 85 keur Decentraal: contactpunt bij de departementen en/of agentschappen. Binnen de beleidsdomeinen/velden dienen contactpunten te worden voorzien. Een contactpunt vormt de verbinding tussen een departement of agentschap en de centrale kenniscel van het Kenniscentrum. Een contactpunt coördineert alle activiteiten met betrekking tot Innovatief Aanbesteden langs de zijde van het betrokken aanbestedende departement of agentschap. Het contactpunt oganiseert samen met het IWT het innovatieplatform (zie verder). Budget: 150 keur voor 2,5 jaren per deelnemende functioneel bevoegde minister (zie verder). Met dit budget organiseren de verschillende beleidsdomeinen/velden hun contactpunt, wordt de werking van elk innovatieplatform gegarandeerd en wordt het masterplan vormgegeven. De beleidsdomeinen/velden kunnen hiertoe facturen indienen bij het IWT, ten belope van maximaal 150 keur. Personeelskosten kunnen niet worden aangerekend. b) Innovatieplatformen: De Innovatieplatformen zullen het ontmoetingsforum zijn voor overheid, industrie en kennisinstellingen met het doel waarde te creëren rond bepaalde innovatie-opportuniteiten. Per (deelnemend) beleidsdomein of voor een deel ervan dient een Innovatieplatform te worden opgericht. Dit platform is belast met het opstellen van het Masterplan inzake nieuwe aanbestedingsbehoeften en heeft als opdracht de technische dialoog met de betrokken actoren (bedrijven, kennisinstellingen, aanbestedende diensten) aan te gaan.. 10

11 Budget: zie hierboven. c) Uitrol eerste cases precommercieel aanbesteden: middelen voor concrete cases worden centraal voorzien, in casu op de middelen van het beleidsdomein EWI (ten laste van EF9911B: Acties van technologische innovatie op initiatief van de Vlaamse Regering). In fase 1 zal er worden gewerkt in alle precommerciële deelgebieden van de voormelde innovatiematrix (concept, haalbaarheidsstudie, prototype, piloot; zie tabel 1). Voor de totale fase 1 is een budget voorzien van max.10 miljoen euro (maximum 10 x 1 mio euro per regeringslid): niet onder de vorm van een provisionele vastlegging maar met een beslissing en een vastlegging project per project, eens volledig gedefinieerd. Daarnaast wordt 435 keur uitgetrokken voor het Kenniscentrum Innovatief Aanbesteden. 5. Operationalisering/procedure/timing Op basis van de voorliggende beslissing van de Vlaamse Regering zal de minister bevoegd voor het Innovatiebeleid de collega ministers uitnodigen om het potentieel aan subdomeinen te identificeren waarvoor innovatieplatformen zouden kunnen opgestart worden. Het is immers van essentieel belang dat de politieke verantwoordelijken hun potentieel betrokken overheidsentiteiten duidelijk instrueren in deze. Tevens zal een afdoende externe communicatie opgezet worden teneinde de potentieel geïnteresseerde actoren te informeren over de krachtlijnen van dit gefaseerd Actieplan. Procedure: 1. Elke minister zal, op uitnodiging van de minister bevoegd voor innovatie een contactpersoon/contactpersonen aanduiden die verantwoordelijk is/zijn voor innovatief aanbesteden in zijn domein. Het komt elke minister natuurlijk toe te beslissen om deel te nemen aan het systeem van innovatief aanbesteden. 2. Aan het IWT wordt vervolgens een aanvraag overgemaakt voor het opstarten van het innovatietraject in het kader van innovatief aanbesteden. 3. Het Kenniscentrum Innovatief Aanbesteden adviseert de aanvraag. 4. Een startbudget van 150 keur voor opmaak van een masterplan (concept) en voor de werking van het innovatieplatform wordt gereserveerd door het IWT. 5. Start van het precommercieel aanbestedingstraject (concept, haalbaarheidsstudie, prototype, piloot) na validatie van het project door het Kenniscentrum Innovatief Aanbesteden. 6. Een bijkomend budget tot maximaal 850 keur (dit geeft dus een totaal budget van 1 miljoen euro voor masterplan en precommercieel traject samen) wordt gereserveerd door het IWT. Dit budget kan aangewend worden (zie innovatiematrix tabel 1) voor: 11

12 a) een haalbaarheidsstudie: grootteorde 80 keur b) een prototypeontwikkeling: grootteorde 500 keur c) een pilootproject: grootteorde 750 tot keur. Vanzelfsprekend kunnen de functioneel bevoegde ministers deze ter beschikking gestelde budgetten aanvullen met eigen budgetten. De handleiding: Het concept van Innovatief aanbesteden voor Vlaanderen (bijlage1), zal vervolledigd worden met een aantal templates voor de opmaak masterplan en voor de kostenverrekening. Timing: 1. Na goedkeuring van deze nota zal de minister bevoegd voor het innovatiebeleid de collega ministers verzoeken een contactpersoon innovatief aanbesteden aan te wijzen. 2. Tot 31 december 2008 kan elke minister kenbaar maken in het systeem van innovatief aanbesteden te willen stappen en aanspraak te willen maken op het ter beschikking gestelde budget van maximaal 1 mio. Indien na 1 januari 2009 nog een saldo voorhanden is op de budgettaire enveloppe van maximum 10 mio euro, kunnen nog nieuwe voorstellen of uitbreidingen van reeds aanvaarde voorstellen voorgelegd worden aan de minister bevoegd voor het innovatiebeleid, met volgende modaliteiten: - prioriteit zal nu gegeven worden aan de voorstellen die voorzien in substantiële co-financiering met middelen afkomstig uit de betrokken beleidsdomeinen. Voor bijkomende informatie neemt u gerust contact op met Christophe Veys Juridisch Adviseur IWT cve@iwt.be Peter Thevissen Wetenschappelijk adviseur IWT pt@iwt.be 12