Hoe kan je een dossier indienen? Deze handleiding wijst je de weg!

Transcriptie

1 Reglement met betrekking tot het toekennen van subsidies aan energieambassadeurs voor de uitvoering van concrete projecten die bijdragen tot de energietransitie in Oost-Vlaanderen met als doel de CO2-uitstoot te verminderen. Hoe kan je een dossier indienen? Deze handleiding wijst je de weg!

2 Inleiding Dit subsidiereglement kadert in de ambitie van de Provincie Oost-Vlaanderen om klimaatgezond te worden tegen Het sluit aan bij de uitdaging uit het provinciaal klimaatactieplan om tegen 2020 de duurzame transitie naar een klimaatgezond Oost- Vlaanderen te versnellen. De focus ligt hierbij op één van de vijf speerpunten: groene energie, van eigen bodem. De Provincie Oost-Vlaanderen wil de uitstoot van broeikasgassen drastisch terugdringen en streven naar een netto-nuluitstoot tegen Het doel is om op lange termijn zelfvoorzienend te worden op het vlak van energie. Enerzijds willen we onafhankelijk worden van fossiele brandstoffen door minder energie te verbruiken. Anderzijds willen we zoveel mogelijk duurzame energie produceren op eigen boden. Duurzame energie is bijvoorbeeld zonne-energie, windenergie, lokale biomassa en biogas, waterkracht en groene warmte. Om tegen 2050 volledig op duurzame energie te draaien in Oost- Vlaanderen moeten we het potentieel ten volle benutten. Daarnaast is het absoluut noodzakelijk dat het energieverbruik sterkt daalt, door rationeler én efficiënter om te gaan met energie. Nele Heyrman Dit reglement ondersteunt de uitvoering van concrete projecten die bijdragen tot de energie transitie in de provincie Oost-Vlaanderen met als doel de CO2-uitstoot te verminderen. Het geeft een subsidie aan energieambassadeurs die hiertoe initiatieven nemen. Het subsidiereglement richt zich naar Oost-Vlaamse organisaties met rechtspersoonlijkheid (o.a. verenigingen, scholen, steden en gemeenten, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en ondernemingen) met een lokale werking in de provincie Oost-Vlaanderen. Je vindt meer informatie op: Daar vind je ook het aanvraagformulier en het subsidiereglement.

3 Word jij onze nieuwe energieambassadeur? Broedt jouw stad of gemeente, intergemeentelijk samenwerkingsverband, vereniging zonder winstoogmerk, onderneming of school op een concreet project dat bijdraagt tot de energietransitie in Oost-Vlaanderen met als doel de CO2-uitstoot in Oost-Vlaanderen te verminderen? Dan kan jouw organisatie een subsidieaanvraag indienen en energieambassadeur worden. Een energieambassadeur moet wel rechtspersoonlijkheid hebben (of deel uitmaken van een samenwerkingsverband met minstens één rechtspersoon) én een lokale werking hebben in de provincie Oost-Vlaanderen. Hoe dien je een subsidieaanvraag in? Wil je weten of jouw project in aanmerking komt voor een subsidie? Neem dan vooraf contact op met de dienst Milieubeleidsplanning, -ondersteuning en Natuurontwikkeling. De aanvraag van de subsidie moet voor 1 april (of vóór 1 oktober in 2017) via het aanvraagformulier worden ingediend bij de deputatie van de Provincie Oost-Vlaanderen, p.a. dienst Milieubeleidsplanning, -ondersteuning & Natuurontwikkeling, Gouvernementstraat 1, 9000 Gent of via mail aan energieambassadeurs@oost-vlaanderen.be. Jord Stevent (Zeeuwse Zonnefabriek) Per budgetjaar kan een energieambassadeur slechts één aanvraag indienen. Naast het aanvraagformulier dien je volgende stukken mee te geven: De gecoördineerde tekst van de statuten van de energieambassadeur; Een uitgewerkt stappenplan dat gedurende het project wordt gevolgd; Een stuk dat aangeeft uit welke andere financieringsbronnen er wordt geput en een engagementsverklaring van deze andere financiers.

4 Aan welke criteria moet jouw project voldoen? Om in aanmerking te komen voor subsidie mag de looptijd van het project niet langer zijn dan 2 jaar. Het project moet uiteraard plaatsvinden op het grondgebied van de provincie Oost-Vlaanderen. De criteria waaraan het project verplicht moet voldoen zijn: 1. Het project beoogt een daadwerkelijke bijdrage aan de energietransitie met als doel de CO2- uitstoot in Oost-Vlaanderen te verminderen en klimaatgezond te worden tegen De doelstellingen en de te verwachte resultaten van het project zijn concreet en haalbaar. Er wordt duidelijk omschreven wat men wil bereiken (doelstelling), welke stappen hiervoor nodig zijn (stappenplan) en hoe men kan bepalen of de doelstelling gehaald werd (indicatoren). 3. Het project heeft een visie op langere termijn, in die zin dat de verminderde CO2-uitstoot ook tastbaar blijft na de projectperiode en/of dat de energieambassadeur zijn kennis, methodieken of deskundigheid die hij in het kader van het project heeft opgebouwd, verder verspreidt. 4. Het project beoogt betrokkenheid en gedragsverandering van de (afgebakende) doelgroep via communicatie en sensibilisering. 5. Het project resulteert in zichtbare realisaties én de Provincie Oost-Vlaanderen komt als ondersteunende partner duidelijk in beeld (visibiliteit). Naast de verplichte criteria zijn er een aantal optionele criteria. Deze geven extra waardering aan het project bij de beoordeling van de aanvraag. 1. Het project legt de focus op besparing van energie en de productie van hernieuwbare energie. 2. De vermindering van de CO2-uitstoot is meetbaar (resultaatgericht). 3. Het project is innoverend en heeft een vernieuwend karakter, in het algemeen of specifiek voor de provincie Oost-Vlaanderen. 4. Kwetsbare groepen worden betrokken. 5. Verschillende actoren werken samen om het project te realiseren. 6. Het uitgewerkte project kan met een minimum aan aanpassingen door een andere actor worden uitgevoerd (herhaalbaarheid). 7. Het project creëert een breed maatschappelijk draagvlak en bewustwording met betrekking tot de klimaatproblematiek bij een doelgroep die ruimer is dan waar het project zich op richt. 8. Het project is participatief en/of educatief van aard. 9. Alle stappen van het project worden zo klimaatgezond mogelijk uitgevoerd (vb.: bij verplaatsingen kiezen voor het openbaar vervoer i.p.v. de wagen). 10. Er is gedeeltelijke eigen financiële inbreng of aanwezigheid van andere financieringsbronnen. 11. De energieambassadeur heeft reeds referenties, kennis en ervaring met betrekking tot de inhoud en de doelstellingen van het project. 12. Het project heeft een impact op intergemeentelijk of provinciaal niveau.

5 Hoe wordt jouw subsidieaanvraag beoordeeld? Na het indienen van jouw aanvraag wordt er meegedeeld of je dossier al dan niet volledig is. Indien nodig moet je bijkomende informatie geven die noodzakelijk is voor de beoordeling van je aanvraag. Deze informatie moet binnen de maand gegeven worden om de aanvraag verder te kunnen beoordelen. Volkstuintjes Wetteren De subsidieaanvragen worden beoordeeld en geselecteerd door een adviescommissie die is samengesteld uit personeelsleden van de Provincie Oost-Vlaanderen en deskundigen van andere instanties. Zij beoordelen de ingediende aanvragen op hun globale kwaliteit en realiseerbaarheid. Bij de selectie van de aanvragen hanteren zij de subsidiecriteria zoals hierboven uitgelegd. De adviescommissie kan bijkomende informatie vragen of een plaatsbezoek afleggen. De adviescommissie brengt een advies uit vóór 1 juni (vóór 1 december in 2017). Indien het beschikbare krediet niet voldoende is, zal de adviescommissie de geselecteerde aanvragen rangschikken op basis van haar beoordelingen. Deze rangschikking zal bepalen welke aanvragen uiteindelijk worden gesubsidieerd. De geselecteerde aanvragen worden voorgelegd aan de deputatie, die beslist. Alle energieambassadeurs worden zo vlug mogelijk van de beslissing van de deputatie op de hoogte gebracht.

6 Hoe verloopt de uitbetaling? Na de beslissing van de deputatie wordt overgegaan tot de uitbetaling van de toegekende subsidiëring. De subsidie kan minimum euro en maximum euro per project bedragen. De uitbetaling van de eerste schijf van 50% van de subsidie wordt voorzien ten laatste 1 maand na goedkeuring van het project. De 2de schijf bedraagt eveneens 50% en wordt uitbetaald na controle van het verantwoordingsdossier. Welke kosten zijn subsidieerbaar? Zowel werkings-, investerings- als loonkosten komen in aanmerking voor subsidie. R. V. (Iedereen in Beweging) Deze kosten: zijn rechtstreeks toe te wijzen aan het project; worden pas gemaakt na de beslissing van de deputatie; zijn noodzakelijk voor de uitvoering van het project; zijn duidelijk opgenomen en geïdentificeerd in het budget van het project. De overheadkosten verbonden aan de betrokken werknemer(s), zoals huurkosten, nutsvoorzieningen, reis- en verblijfsvergoedingen mogen maximum 10% bedragen van de loonkosten. Indien de BTW gerecupereerd kan worden, komt enkel het bedrag van de kosten met het niet-recupereerbaar gedeelte van de BTW in aanmerking voor subsidie. Een subsidie, verleend op basis van dit reglement, mag worden gecumuleerd met een andere subsidie van de Provincie Oost-Vlaanderen of met een gelijkaardige subsidie van een andere overheid.

7 Hoe verloopt de uitvoering en rapportering? Je vermeldt het logo van de Provincie Oost-Vlaanderen en het Klimaatgezond-label op alle communicatie die wordt gevoerd met betrekking tot jouw project. De projecten worden tussentijds opgevolgd door de projectverantwoordelijke van de dienst Milieubeleidsplanning, -ondersteuning en Natuurontwikkeling. Hoe dit precies gebeurt, wordt bij aanvang van het project afgesproken met jou. Je nodigt de projectverantwoordelijke van de Provincie uit voor elk communicatie- of persmoment. Kyoto in de wijk 3Wplus Indien het project langer dan 1 jaar duurt, moet je op het einde van het 1ste jaar een tussentijds rapport met de stand van zaken en de vordering van het project indienen bij de Provincie Oost-Vlaanderen. Binnen de 3 maanden na het eind van het project moet een verantwoordingsdossier ingediend worden bij de Provincie Oost-Vlaanderen. Om de realisatie van het project te kunnen beoordelen, moet dit dossier volgende zaken bevatten: de financiële verantwoordingsstukken; een kort evaluatieverslag met gerealiseerde doelen en resultaten; enkele voorbeelden van alle projectgebonden communicatie (o.a. 5 bruikbare foto s) eventuele andere eindproducten die toelaten de realisatie van het project te beoordelen.

8 Contact Tom Gorré Nele Heyrman Wouter de Tandt Provincie Oost-Vlaanderen dienst Milieubeleidsplanning -ondersteuning en Natuurontwikkeling Saskia Van der Stricht: Stijn Vandamme: V.U. Peter Hertog, gedeputeerde, p.a. Gouvernementstraat 1, 9000 Gent