3 e ARTIKEL RISICOMANAGEMENT HET RISICOPROFIEL; EEN METHODE OM RISICO'S TE KENNEN OP ESSENTIËLE MOMENTEN IN HET BOUWPROCES

Transcriptie

1 3 e ARTIKEL RISICOMANAGEMENT HET RISICOPROFIEL; EEN METHODE OM RISICO'S TE KENNEN OP ESSENTIËLE MOMENTEN IN HET BOUWPROCES

2 1 Onvermoede tegen- (of mee)vallers In de dagelijkse bouwpraktijk komt het voor dat een ontwikkelings- of bouwbedrijf projecten op zich neemt waarin zich onvermoede tegenvallers voordoen. De omvang van deze risico's kan zo groot zijn dat het beoogde projectresultaat als sneeuw voor de zon verdwijnt en zelfs het totale bedrijfsresultaat onder grote druk komt te staan. Daarom is het zaak deze mogelijke tegenvallers tijdig te onderkennen. Dit kan met het Risicoprofiel. Door gebruikmaking van deze methode kunt u snel inzicht krijgen in aard en omvang van de projectrisico's. Dat maakt het mogelijk de besluitvorming over een project op een reële risico-inschatting te baseren en een daarbij passende risicostrategie uit te zetten. De werking van het Risicoprofiel kan vergeleken worden met die van een verkeerslicht. Bij groen kan een project doorgang vinden, bij oranje is bewuste risicobeheersing nodig en bij rood moet het project worden gestaakt. Belangrijk is het bij risico's niet alleen op bedreigingen, maar ook op kansen te letten. Als een project mogelijkheden biedt voor extra rendement, moeten die óók in beeld gebracht worden. Risicomanagement in de bouwpraktijk In nr. 5 (mei 2000). van de Bouwadviseur is stilgestaan bij de noodzaak en mogelijkheden van risicomanagement. De belangrijkste risicobronnen zijn daar besproken. (Onduidelijke schakels in het bouwproces, vakkennis en motivatie, invloeden van buiten het bouwproces, het ontbreken van een ketenstructuur en mentaliteit en de kwaliteit van de interne organisatie.) Om de invloed van deze risicobronnen te reduceren ontwikkelde Bouwhulp Management en Techniek instrumenten om risico's tijdig op te sporen en aan te pakken. De ontwikkelde instrumenten hangen onderling samen, maar hebben ieder hun eigen functie. Met IVET kunnen de risico's in de bedrijfsvoering in beeld worden gebracht. Het is een stuk gereedschap in handen van de directie en het management om te werken aan versterking en verbetering van alle bedrijfsprocessen. Het benutten van het in het bedrijf aanwezige verbeterpotentieel is hier de doelstelling. Met het Risicoprofiel worden op de beslissende momenten in het bouwproces - lopend van de initiatieffase tot aan de uitvoeringsfase - de belangrijkste risico's zichtbaar gemaakt. Een verdere beschrijving van de drie risicomanagementmethoden, hun mogelijkheden en de wijze van implementeren zullen in enkele volgende artikelen aan de orde komen. Beslissers krijgen hiermee, aanvullend op de gebruikelijke projectinformatie, een beeld van de aard en omvang van de projectrisico's (bedreigingen én kansen) ter ondersteuning van hun beslissing over de voortgang van het project. Met Estafette worden de projectmedewerkers tot op detailniveau van het werk voor iedere dag hulp geboden bij het opsporen en aanpakken van risico's. Risicoprofiel zal in dit artikel besproken worden.

3 2 Het Risicoprofiel Het Risicoprofiel is een systematische manier om onzekerheden en hun risico-effect op te sporen en vast te leggen. Per risicobron wordt nagegaan welke kansen of bedreigingen er in een project schuilen, hoe groot de kans daarop is, wat het gevolg daarvan zal zijn, welke risicostrategie wenselijk is en wat het uiteindelijke risico-effect is. Het richt zich op die onzekerheden die zich niet in de projectbegroting laten vangen. Het probeert tegenwicht te bieden aan al te optimistische gedachten over een kostprijs of mogelijke opbrengsten. Het is daarmee een extra managementinformatiebron, die op systematische wijze ondersteuning biedt aan de beslissers. Wanneer een bedrijf besluit het Risicoprofiel te gaan gebruiken, worden (rubrieken van) risicobronnen verzameld die kenmerkend zijn voor de praktijk van dit specifieke bedrijf. Mogelijke risicobronnen zijn onder meer onzekerheden in de (in- en externe) projectorganisatie, in de informatie over het project, in de inkoop, in de planning, in de locatie. Bij de locatie kan bijvoorbeeld gekeken worden naar de eigendomssituatie en de benodigde vergunningen, de omgeving van de bouwplaats, de aanvoerroutes, de kwaliteit van de bodem en de ruimte op de bouwplaats. Bij informatie over het project kan gekeken worden naar de volledigheid en de consistentie van de informatie, garantietermijnen, eisen van de lokale overheid en de haalbaarheid van de detaillering. Het risicomanagementproces Risicomanagement verloopt in een aantal stappen: het inventariseren van de risico's (met de methode Risicoprofiel), het nader uitwerken en het treffen van maatregelen en het evalueren van het risicomanagementproces. Het bepalen van het Risicoprofiel zal in de regel gebeuren door het projectteam in overleg met de directie. De directie bepaalt het moment waarop het profiel precies wordt opgesteld. Vaak gebeurt dat voorafgaand aan de definitieve besluitvorming over de start van de projectontwikkeling en voorafgaand aan het bepalen van de definitieve vraagprijs. Veelal bepaalt de directie in overleg met het projectteam vervolgens de koers met behulp van de informatie uit het Risicoprofiel. Het projectteam werkt de risicostrategie verder uit, zet deze in beweging en controleert de resultaten. De projectleider zal in diens periodieke projectrapportage de vorderingen melden. Traditioneel bevat de projectrapportage vooral financiële informatie. Door middel van integratie van het risicoprofiel in het projectbewakingsproces, ontstaat er een extra sturingsimpuls voor het project. Omdat het bepalen van het Risicoprofiel maar ook van de overige risicomanagementstappen gericht is op het voorkomen van problemen, is het analyseren en terugkoppelen van de opgedane ervaringen een belangrijke voorwaarde voor succesvol risicomanagement. Door terugkoppeling wordt de methode Risicoprofiel aangescherpt en wint het risicomanagementproces aan effectiviteit.

4 3 Een nieuw instrument voor risicomanagement Het risicoprofiel is een instrument dat met behulp van checklists de leden van het projectteam helpt bij het opsporen van kansen en bedreigingen. Zo'n 'instrument' bestaat daarnaast uit een procedure die de plaats ervan in de projectaanpak regelt, wie doet wat, wanneer etc. Daarnaast is het voorzien van instructies die het opsporen van risico's vergemakkelijkt. Ook de inschatting van de kans en het gevolg wordt daarmee ondersteund. Belangrijk daarbij is het risicoprofiel zo in te richten en te ondersteunen dat het werken ermee makkelijk in te passen is in de dagelijkse activiteiten. Door middel van evaluatie moet het hulpmiddel onderhouden worden. Daarvoor is een 'steunpunt' nodig waar evaluaties vertaald worden in verbeterde checklists en ondersteunende instructies. Implementatie Het werken met het Risicoprofiel vraagt om een goede inpassing in de bestaande bedrijfsprocessen en een afstemming op of aanpassing van de bedrijfscultuur. Het implementatietraject start met het ontwikkelen of aanscherpen van de visie op de gewenste verbetering en op het creëren van draagvlak daarvoor in de organisatie. De volgende stap betreft het feitelijk ontwerpen, testen en invoeren van het Risicoprofiel in de organisatie en de laatste fase betreft de verankering. Ontwikkelen van visie en draagvlak Vaak wordt besloten de leiding van het verbetertraject in handen te leggen van een stuurgroep. Zij start met een oriëntatie op de bestaande situatie, ontwikkeling van een visie op de gewenste wijze van risicomanagement en het vertalen van die visie in een verbeterplan. In de oriëntatie draait het om de vraag waar het risicomanagement in het bedrijf te verbeteren is en welk belang dit heeft voor de totale bedrijfsvoering. Deze oriëntatie moet aan het bedrijf en de betrokken medewerkers duidelijk maken of verdere verbetering van het risicomanagement wenselijk is en zo ja welke doelen daarmee bereikt moeten worden, in het bijzonder ten aanzien van rendementsverbetering en kwaliteit voor de klant en aan welke eisen het Risicoprofiel moet voldoen? De toegevoegde waarde van het Risicoprofiel Door met het Risicoprofiel te werken - wordt de besluitvorming over het aangaan van projectovereenkomsten beter onderbouwd; - krijgt het projectmanagement hulpmiddelen aangereikt voor het aanpakken van projectrisico's; - krijgt het evalueren van projecten meer inhoud en structuur.

5 4 Voorbeeld Risicoprofiel Calculatie Beoordeling Risicobronnen Bedreigingen Kansen Kans (%) Gevolg (fl) Risico (fl) Onzekerheden in de projecteisen Eisen locale overheid lastig O O O O O O O O O O O makkelijk Maakbaarheid/duurzaamheid detaillering risicovol O O O O O O O O O O O betrouwbaar Kwaliteit van de middelen Omgeving bouwplaats sociaal zwak; geen O O O O O O O O O O O goede buurt; wel controle controle Verkeershinder op de bouwplaats verkeersstromen langs O O O O O O O O O O O groot eigen terrein en door terrein Kwaliteit van de bodem modder (kans op) O O O O O O O O O O O zand Ruimte op bouwplaats tav logistiek en opslag gering O O O O O O O O O O O veel Uitgestrektheid ivm af- en aanloop uitgestrekt O O O O O O O O O O O compact Energie, water ver weg O O O O O O O O O O O dichtbij Hoeveelheid goede bouwstraat gering ten opzichte van noodzaak O O O O O O O O O O O royaal Onzekerheden in de inkoop Aantal offertes Verschillen in offertes gering op alle onderdelen O O O O O O O O O O O veel op veel onderdelen veel op weinig onderdelen O O O O O O O O O O O weinig op veel onderdelen Afgedekt door schatposten alles O O O O O O O O O O O geen Deelprijzen uit verschillende offertes veel O O O O O O O O O O O nee Onzekerheden in de planning Aanvoerroute bouwplaats moeilijk bereikbaar O O O O O O O O O O O goed bereikbaar In het volgende artikel zal ingegaan worden op de methode Estafette. Voor nadere informatie kunt u terecht bij de auteur ir. Pieter Huijbregts, directeur van Bouwhulp Management en Techniek B.V., tel: , BMT@bouwhulp.nl. Organisatieadviseurs voor de bouwnijverheid.

6 1