TPACCESS GEBRUIKERS - EXTERN HANDLEIDING. Laatste aanpassing: 8/01/2014

Transcriptie

1 2013 TPACCESS HANDLEIDING GEBRUIKERS - EXTERN Laatste aanpassing: 8/01/2014

2 Inhoud 1. Inleiding Doelstellingen... 3 Beschermde/gecentraliseerde opslag toeristische data... 3 Uniformiteit van de gegevens... 3 Vereenvoudiging ter beschikking stellen/raadplegen data... 3 Flexibel systeem... 3 Ontsluiting data Wat is TPAccess?... 4 what s in it for me?... 4 Centrale dataverzameling (actief)... 4 Zoekmogelijkheden doorheen alle toeristische data (actief)... 4 On- en offline ontsluiting van toeristische data (actief)... 4 Nieuwsberichten van TPA naar de toeristische sector (voorjaar 2014)... 4 Acties-promoties-arrangementen (zomer 2014)... 4 Welkomstfiche (zomer 2014)... 5 B2B-communicatie (zomer 2014)... 5 Continu in beweging... 5 En nu, aan de slag... 5 TPAccess Toegang tot alle digitale toeristische data... 6 Jouw eigen pagina! De start van je eigen dataverhaal... 7 Mijn profiel Je eigen gegevens beheren... 8 Je persoonlijke gegevens... 8 Je producten Jouw eigen toeristische producten beheren... 9 Weergeven:... 9 Bewerken Verplichte velden Helpteksten Nieuwe toeristische info Hoofdstuk: 1

3 1. Inleiding De provincie Antwerpen wil een toonaangevende toeristische regio in Vlaanderen zijn en het toerisme onder de stuwende kracht van TPA verder duurzaam en innovatief uitbouwen ten bate van de creatie van werkgelegenheid, welvaart en welzijn. Hiervoor wil TPA, vanuit een brede en erkende expertise, het toeristisch aanbod marktgericht helpen versterken en promoten. TPA streeft er naar om samen te werken aan kansen binnen het toerisme. Door de bouw van een communicatieplatform met databank wordt een innovatief en toekomstgericht werkinstrument ter beschikking gesteld in het perspectief van duurzame verandering en verbetering, aan de interne werking, maar zeker ook aan de externe werking (partners). Deze nieuwe databank wordt gelanceerd onder de naam TPAccess; een dubbele betekenis die slaat op een mix tussen kennis van het vakgebied enerzijds, en dit aan de hand van allerlei vormen van informatie. Met TPAccess wil TPA een innovatief en zeer krachtig ICT-middel ontwikkelen om een kader te scheppen waarin de toeristische ondernemer optimaal kan functioneren. Door het ontwikkelen van promotionele activiteiten via TPAccess, kunnen sterke partnerschappen uitgebouwd worden, zowel met de private als publieke actoren. Hierdoor kunnen toeristische ondernemers een concurrentieel voordeel verwerven. Het implementeren van een sectorplatform, bevordert de constructieve samenwerking tussen Toerisme Vlaanderen, TPA en de sector. Voor TPAccess werd een API ontwikkeld die de integratie toelaat van de gegevens uit TPAccess met diverse applicaties. Hierbij wordt gedacht aan bijvoorbeeld websites, desktop-applicaties, mobiele applicaties, maar ook mogelijkheden om een mashup te maken, zoals een combinatie van kaarten (vb van Google Maps, of eigen kaartgegevens via GIS) met foto s of andere datagegevens. Deze applicaties kunnen ontwikkeld worden zowel door TPA, haar partners, als door derden. Hoofdstuk: Inleiding 2

4 2. Doelstellingen Beschermde/gecentraliseerde opslag toeristische data De databank wordt gebouwd als een duurzaam basis-archief, met als doel het opslaan van de basisdata. Dat wil zeggen dat ze zodanig worden bewaard dat alle data intact blijft. Gebruikers kunnen de gegevens consulteren, wijzigen kan enkel door welbepaalde gebruikers, aan (bepaalde) toegewezen content types, opslag gebeurt dan nog enkel na validatie door verantwoordelijken. Toegang tot de consultatie/registratie van data wordt gerealiseerd met behulp van toegangscontrole op basis van loginnaam en wachtwoord. Uniformiteit van de gegevens Het op uniforme wijze opslaan, ontsluiten, verwerken en verrijken van relevante informatie in een beveiligde en betrouwbare omgeving zorgt voor onderlinge vergelijkbaarheid en mogelijkheid tot onderlinge koppeling van data. Vereenvoudiging ter beschikking stellen/raadplegen data De data zijn eenvoudig toegankelijk via de web applicatie waarbij via een uitgebreide zoekmodule eenvoudig selecties kunnen gemaakt worden, zowel op content als op metadata. Hiermee kan informatie verwerkt kan worden in tabellen, grafieken, ed., dit geeft een snel inzicht en overzicht. Flexibel systeem Aanpasbaar aan wisselende behoeften en wensen van de sector, en vooral met het oog op aanpassing naar technologie voor de toekomst. Ontsluiting data De ontsluiting situeert zich op het niveau van het downloaden van (een selectie van) gegevens, maar ook naar andere toepassingen als publicaties, toeristische (product)websites van TPA en haar partners, als naar externe dragers (mobiele toepassingen of websites van derden). Hoofdstuk: Doelstellingen 3

5 3. Wat is TPAccess? TPA stelt aan de toeristische ondernemer in de provincie Antwerpen een gecentraliseerd portaal ter beschikking voor het consulteren/verzamelen/aanpassen van alle data/gegevens die verstrekt dienen te worden in verband met zijn uitbating. Wat zich in eerste instantie zal beperken tot centrale administratie zoals het doorgeven van alle infogegevens betreffende zijn uitbating, kunnen in de toekomst de mogelijkheden enorm worden verbreed naar allerlei toepassingen die een hoge mate van antwoord bieden op de vraag: what s in it for me? Centrale dataverzameling (actief) Het toeristisch aanbod is heel uitgebreid en continu aan verandering onderhevig. Door elke uitbater de kans te bieden om zijn eigen data te onderhouden, wordt een mogelijkheid gecreëerd om zo snel mogelijk te kunnen beschikken over de meest correcte en up-to-date informatie. Door deze informatie automatisch te koppelen met de online applicaties, kan op elk tijdstip ook op deze applicatie beschikt worden over deze data. Zoekmogelijkheden doorheen alle toeristische data (actief) Eigen opzoekingen, beantwoorden van vragen van je gasten, klanten of bezoekers, worden een stuk makkelijker door gebruik te maken van de voorziene zoekfuncties en filters binnen TPAccess. De zoekresultaten kunnen getoond worden op een kaartje, of geëxporteerd worden om te printen. On- en offline ontsluiting van toeristische data (actief) o Opzoekingen voor het maken van offline publicaties, promoties of acties kunnen geëxporteerd worden voor communicatiebureau s, druk of print. o Via API kan een koppeling gebouwd worden met toeristische websites en andere online applicaties. Op deze manier worden deze constant voorzien van de meest correcte, volledige en up-to-date informatie. Nieuwsberichten van TPA naar de toeristische sector (voorjaar 2014) Het is belangrijk om steeds te kunnen beschikken over de laatste informatie uit de sector. Hiervoor is een nieuwsmodule voorzien, waar steeds de laatste nieuwe berichten geplaatst kunnen worden. Zo blijven alle gebruikers op de hoogte van de laatste nieuwe ontwikkelingen uit de toeristische sector. De laatste nieuwsberichten zijn te vinden op de startpagina, andere nieuwsberichten blijven uiteraard raadpleegbaar. Acties-promoties-arrangementen (zomer 2014) In de toekomst voorzien we de mogelijkheid om gebruikers uit te nodigen deel te nemen aan acties, promoties en/of arrangementen. Dergelijke acties kunnen gaan over het plaatsen van advertenties, deelname aan promotiecampagnes, opleidingssessies, De acties en promoties waaraan je deelneemt, of waarvoor je ingeschreven hebt, verschijnen in je gegevensfiche. Hoofdstuk: Wat is TPAccess? 4

6 Welkomstfiche (zomer 2014) TPAccess voorziet de mogelijkheid om een welkomstfiche aan te maken voor je gasten en bezoekers. Deze fiche bevat standaard een aantal gegevens die via TPA ingegeven worden. Een groot deel van de tekst kan door de uitbater zelf aangevuld worden. Evenementen in je buurt, vermelden van attracties met speciale acties, je eigen promoties? Dat kan je zelf aangeven in je eigen welkomstfiche, die je dagelijks zelf kan printen. B2B-communicatie (zomer 2014) TPAccess wil niet enkel een communicatiemiddel zijn vanuit haar eigen werking. Het forum wil ondernemers onderling met elkaar in contact brengen. Ondernemers kunnen elkaar vragen stellen, tips geven, of zelf nieuwsberichten posten. De kalender heeft als doel om activiteiten van ondernemers en TPA duidelijk in beeld te brengen en gemakkelijk andere ondernemers uit te nodigen. Dit kan gaan over opleidingen, workshops, maar ook een sector- of een overlegmoment. Met de shop-module kunnen ondernemers eigen toeristisch promotiemateriaal beschikbaar maken voor andere ondernemers. Promotiemateriaal (folders, brochures, flyers ) kan besteld worden via het systeem en ondernemers kunnen bijhouden wat besteld is, wat geleverd is en wat betaald is. Online transacties zijn niet voorzien. Continu in beweging We verwachten heel wat feedback van de gebruikers van TPAccess, zowel van de eigen interne gebruikers als van de ondernemers die het systeem leren kennen en gebruiken. Aan de hand hiervan, willen we TPAccess laten uitgroeien tot een systeem dat steeds beter tegemoetkomt aan de vragen en noden van haar gebruikers. Regelmatig zullen dan ook nieuwe updates en nieuwe toepassingen voorbereid en geïnstalleerd worden. Uiteraard zal ook de handleiding regelmatig geüpdatet worden. De nieuwe updates van de handleiding zullen steeds online raadpleegbaar zijn. En nu, aan de slag Hoofdstuk: Wat is TPAccess? 5

7 TPAccess Toegang tot alle digitale toeristische data Maak kennis met de mogelijkheden die TPAccess kan voor jou kan bieden! Inloggen doe je via je komt dan terecht op de inlogpagina. Heb je al een account? Dan geef je hier jouw adres (of gebruikersnaam) en wachtwoord, en kom je vervolgens op je eigen startpagina. Wachtwoord vergeten? Geef je adres op en klik op de daarvoor voorziene knop Nieuw wachtwoord aanvragen. Nog geen account? Je kan zelf een nieuwe account aanmaken via nieuwe account aanmaken. Onder deze account kan je zelf je eigen gegevens ingeven zoals je adres, algemene gegevens en extra informatie. De algemene gegevens hebben betrekking op jezelf als ondernemer, als medewerker van een infokantoor, Je geeft hier je gegevens in waarop je wilt dat wij je kunnen bereiken. De extra informatie heeft betrekking op je toeristisch product. Het gaat over de naam van je uitbating, je attractie, je restaurant, je café, Je kan je ondernemingsnummer doorgeven, maar dat hoeft niet. Verder omschrijf je jouw activiteit en geef je aan of je al dan niet al geopend bent. Hoofdstuk: TPAccess Toegang tot alle digitale toeristische data 6

8 Jouw eigen pagina! De start van je eigen dataverhaal Elke gebruiker heeft in TPAccess een eigen pagina. De gegevens die je op deze pagina vindt, zijn afhankelijk van het soort account waarover je beschikt, en de gegevens die ingegeven zijn in TPAccess. Standaard bevat je startpagina blokken met je eigen persoonlijke gegevens, een overzicht van jouw toeristische producten, een overzicht van mogelijke zoekfuncties en de activiteiten in de kijker. Vanop elke pagina van TPAccess kan je terugkeren naar je eigen startpagina. Hiervoor klik je op het logo links bovenaan, of op de link startpagina rechts bovenaan. Daarnaast vind je ook een rechtstreekse link naar je zoekpagina ( zoeken ), je ziet je gebruikersnaam met een link waar je kan uitloggen en een link naar jouw profiel. In de rode balk vind je rechtstreekse linken naar je homepagina, het nieuws en ook naar de TPA beeldenbank. Hoofdstuk: Jouw eigen pagina! De start van je eigen dataverhaal 7

9 Mijn profiel Je eigen gegevens beheren In TPAccess kan je gegevens over jezelf als toeristisch ondernemer, als medewerker van een infokantoor, beheren, evenals de gegevens over jouw toeristische producten en informatie. TPA gebruikt jouw persoonlijke gegevens om je op de hoogte te houden over alles wat er reilt en zeilt binnen de Antwerpse toeristische sector en je bijvoorbeeld te informeren over mogelijke nieuwe acties, netwerkmomenten, nuttige nieuwsberichten, TPA kan de gegevens over jouw toeristische producten onmiddellijk gebruiken in diverse publicaties en websites. In de toekomst komt er bijvoorbeeld een directe doorstroom van de gegevens naar de websites van TPA ( Nieuwe digitale toepassingen zoals informatiezuilen, apps, zullen gegevens halen uit TPAccess. Het is dus belangrijk om deze gegevens continu goed te beheren. Zodra er iets verandert aan jouw toeristisch aanbod kan je dit best onmiddellijk aanpassen in TPAccess. Op die manier kunnen wij ervoor zorgen dat de toerist op ieder moment beschikt over de meest recente informatie. Doe er dus je voordeel mee, en besteed aandacht aan het up-to-date houden van jouw gegevens. Je persoonlijke gegevens Op je startpagina vind je een overzicht van je persoonlijke gegevens. Je kan deze zelf wijzigen en aanvullen door te navigeren naar mijn profiel. Deze link vind je rechts bovenaan je pagina. Het tabblad Bewerk logingegevens geeft je de mogelijkheid het adres en het wachtwoord dat je gebruikt om je aan te melden te wijzigen. Het opgegeven adres zal gebruikt worden voor het versturen van mails vanuit het systeem. Zorg dus dat je hier een geldig adres ingeeft, op hetwelke je de communicatie wenst te ontvangen. Vergeet zeker niet je wachtwoord telkens te bevestigen en op te slaan! In het tabblad Persoonlijke gegevens aanpassen kan je jouw algemene gegevens aanpassen, maar ook extra informatie over je toeristisch product (zie aanmaken account). Hoofdstuk: Mijn profiel Je eigen gegevens beheren 8

10 Je producten Jouw eigen toeristische producten beheren Op je startpagina vind je een blok met het overzicht van jouw toeristische producten. Klik je op de naam van je product, dan kom je op de overzichtspagina van je product, met de informatie die hiervoor beschikbaar is (weergeven). Klik je op bewerken dan kom je rechtstreeks op de pagina op je productgegevens aan te vullen of te verbeteren. Weergeven: In het tabblad weergeven vind je een kort overzicht van de gegevens van je product en een overzicht van tabbladen. Die tabbladen kan je open klikken. Je vindt er telkens de informatie die beschikbaar is. Overzichtspagina met tabbladen. Het aantal tabbladen en de indeling ervan is afhankelijk van het product type. Voor een logiesuitbating zullen andere tabbladen verschijnen dan voor een attractie, een toeristisch infokantoor of restaurant, Hoofdstuk: Je producten Jouw eigen toeristische producten beheren 9

11 De meerdere tabbladen kunnen opgeklapt worden. De ingegeven informatie wordt dan zichtbaar. Hoe meer informatie ingevuld werd, hoe beter toeristen jouw uitbating leren kennen in alle on- en offline publicaties. Hoofdstuk: Je producten Jouw eigen toeristische producten beheren 1 0

12 Bewerken Om je informatie te bewerken of aan te vullen, kies je voor het tabblad bewerken. Er opent zich een gegevensfiche. Links zie je een aantal tabbladen. Na het ingeven/aanvullen van je informatie, kan je navigeren naar de andere tabbladen. Hoe meer informatie je invult, hoe meer en hoe beter de informatie bij de toerist terecht komt. Er zijn meerdere tabbladen, elk met specifieke informatie. Het aantal tabbladen en de specifieke gegevens die gevraagd worden, zijn afhankelijk van het type product waarvoor je de gegevens invult. Verplichte velden zijn gemarkeerd met een sterretje verplichte velden ingevuld zijn.. Je kan de informatie pas opslaan als alle Helpteksten geven aan wat je kan invullen in het desbetreffende veld. Door te klikken op het kleine vraagteken dat zich achter heel wat velden bevindt, kan je de helptekst openen. Hoofdstuk: Je producten Jouw eigen toeristische producten beheren 1 1

13 Hoe meer informatie je invult, hoe meer kans je hebt dat jouw product gekozen wordt uit het aanbod. Als je de velden in de tabbladen invult, zie je hoe je volledigheidsscore stijgt. (is nog niet geactiveerd) Klikken op het vraagtekentje doet een tekstje verschijnen dat aangeeft welke velden de volledigheid van je gegevens verhogen. Bij het doorlopen van je gegevensfiche kan je wisselen tussen de verschillende tabbladen, of je kan ervoor kiezen om de tabbladen in chronologische volgorde te doorlopen. Als je bepaalde info niet bij de hand hebt, kan je zodra je de verplichte velden hebt ingevuld- alle reeds ingevoerde gegevens opslaan. Als je later terugkeert in TPAccess kan je de ontbrekende informatie aanvullen. Klik voor het afsluiten wel telkens op opslaan. Je gegevens zijn nu opgeslagen, maar kunnen nog niet gepubliceerd worden. Hiervoor moeten je gegevens gevalideerd worden door een medewerker van TPA. Zijn je gegevens zover ingevuld, dat je deze wenst te laten valideren, dan klik je op de daarvoor voorziene knop. Een medewerker van TPA ontvangt hiervan bericht en zal je gegevens nog even nalezen op typefouten, eenvormigheid, Je gegevens worden dan gevalideerd, dus goedgekeurd voor publicatie. De status van je product kan je zelf ten allen tijde opvolgen via het tabblad validatie in de gegevensfiche van (één van) jouw product(en). Hoofdstuk: Je producten Jouw eigen toeristische producten beheren 1 2

14 Als je bepaalde verplichte velden vergeet in te vullen en toch op opslaan of validatie klikt, dan krijg je een foutmelding. Je ziet onmiddellijk welke velden ontbreken om je fiche te kunnen opslaan. De tabbladen met ontbrekende informatie worden in lichtrood weergegeven. Zo kan je snel navigeren naar de tabbladen waar je nog iets dient aan te vullen en verlies je geen tijd met het opnieuw doorlopen van je volledige fiche. Als alle verplichte gegevens ingevuld zijn en je fiche opgeslagen hebt, krijg je een boodschap dat de informatie van jouw toeristisch product/informatie bijgewerkt is. Via TPAccess kan je op elk moment van het jaar de gegevensfiches van jouw producten aanpassen, opslaan en insturen voor validatie. Je informatie zal dan ook onmiddellijk na validatie aangepast worden op alle online applicaties waarmee TPAccess gekoppeld is. Eenmaal per jaar zal TPA je echter vragen je gegevens verplicht te controleren en waar nodig aan te passen. Hierna dien je de gecontroleerde en eventueel aangepaste gegevens op te slaan en in te sturen voor validatie. TPA doet dit één maal per jaar om er zeker van te zijn dat de gegevens die ze ontsluit naar potentiële toeristen via websites, publicaties, nog correct zijn. Jijzelf als toeristisch ondernemer of medewerker van een toeristisch infokantoor hebt er alle baat bij om de meest geupdate gegevens ter beschikking te stellen. Zo kunnen potentiële gasten, bezoekers, kortom klanten je altijd makkelijk en correct bereiken. Nieuwe toeristische info Naast het aanpassen van informatie over bestaande producten kan je ook op elk moment zelf nieuwe informatie van nieuwe toeristische producten toevoegen. Als je als ondernemer een tweede uitbating opent (niet voor logies, dat gaat via de Toerismedatabank), een wandeling gaat aanbieden, kan je ook deze producten toevoegen aan TPAccess en zo op deze manier deze producten ontsluiten voor potentiële toeristen. Op je startpagina vind je hiervoor een blok: Hoofdstuk: Je producten Jouw eigen toeristische producten beheren 1 3

15 Je dient aan te geven wat de naam is van je nieuwe product en welk type toeristisch product je wenst toe te voegen: een attractie, een restaurant of café of een infokantoor. Eens je deze twee keuzes hebt gemaakt, klik je op toevoegen en kan je starten met het invullen van de gegevensfiche, net zoals je dit doet voor reeds bestaande toeristische producten/informatie. Aangezien TPAccess voor logies een koppeling maakt met de Toerismedatabank van Toerisme Vlaanderen, kan je voor nieuwe logies terecht bij TPA, contactpersoon marketingconsulente Logies Jenny Poncin. tel ) Elke nacht worden de gegevens van de toerismedatabank ingelezen en overschreven, zodat de logiesgegevens in TPAccess ook altijd upto-date zijn. Bij het ingeven van een nieuwe attractie zal onmiddellijk gevraagd worden om het type attractie op te geven. Bij het aanmaken van de attractie kan je slechts 1 type selecteren. Een attractie kan echter tot meerdere types behoren. Eenmaal ingegeven kan je bij bewerken altijd meerdere types aanvinken. Klik je op Dan wordt je product aangemaakt. Je komt dan automatisch op de bewerken pagina van je nieuwe product. Hier kan je, net als voor het bewerken van een bestaand product, alle tabbladen met velden overlopen om de gegevens in te geven. Klik voor het afsluiten wel telkens op opslaan. Zijn je gegevens zover ingevuld, dat je deze wenst te laten valideren, dan klik je op de daarvoor voorziene knop. Een medewerker van TPA ontvangt hiervan bericht en zal je gegevens nog even nalezen op typefouten, eenvormigheid, Je gegevens worden dan gevalideerd, en dus goedgekeurd voor publicatie. Vanaf dan is je nieuwe product zichtbaar voor gebruikers en ontsluitbaar voor on- en offline publicaties. Hoofdstuk: Je producten Jouw eigen toeristische producten beheren 1 4