Pilot assetmanagement

Transcriptie

1 Resultatenrapport PILOT assetmanagement Partnerprogramma Infrastructuur Management (PIM) Pilot assetmanagement

2 Uitgegeven door: Partnerprogramma Infrastructuur Management (PIM) Informatie: Drs. M.J.W. Bakker, tel Uitgevoerd door: Ir. J. Bruinsma (Grontmij), drs. M.J.W. Bakker (RWS/PIM), Ir. E. Ehlert (Grontmij) Datum: 17 december 2008 Status: Definitief

3 Inhoudsopgave Voorwoord 5 Samenvatting 6 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Assetmanagement bij RWS Doelstelling PIM-pilot assetmanagement en rapportage 11 2 Omschrijving van de pilot assetmanagement 2.1 Beknopte beschrijving van de pilot assetmanagement Beschrijving plan van aanpak Beschrijving van de omgeving van de pilot assetmanagement Lijst van leerervaringen van de pilot assetmanagement 15 3 Verdieping van de leerervaringen 3.1 Inleiding leerervaringen Pilotproces Algemene beeldvorming assetmanagement binnen RWS Organisatie van de PIM-pilot assetmanagement Pilotinhoud Functionele specificatie assetmanagementsysteem Opzet van Integrale MeerJarenProgrammering Benchmark (Skelet) Assetmanagement Plan Strategisch Programma van Eisen Scenario s met beschrijving Procesbeschrijvingen Case AM KernGis A Spoorboekje Goed-matig-slecht-lijst (Gms-lijst) Studiereis naar Engeland 30 4 Conclusies en aanbevelingen 4.1 Conclusies Aanbevelingen Vervolgacties 35 Bijlagen 1 Voorbeeld IMJP 2 Goed-matig-slecht-lijst 3 Beoogd AM Jaarproces 4 Strategisch Programma van Eisen 5 Overzichten van data in KernGIS 6 Spoorboekje Planmatig Beheer en Onderhoud Verhardingen 7 Persoonlijke Actieplannen 8 Factsheet periode februari-juni Factsheet november 2006

4

5 Voorwoord Het Partnerprogramma Infrastructuur Management (PIM) wil processen, kennis en vaardigheden op het gebied van onderhoud en management van het hoofd(vaar)wegennet verbeteren. Niet alleen bij Rijkswaterstaat, ook bij de markt en daartussen. Met dit programma wil Rijkswaterstaat, samen met een aantal partners uit de markt en het buitenland een toekomstlijn uitzetten, waar alle betrokken partijen over mee kunnen denken en aan mee kunnen doen. Binnen PIM zijn in 2006 vier pilots gedefinieerd waar op de werkvloer werd geëxperimenteerd met innovaties. Eén daarvan was de pilot assetmanagement. Deze pilot vond plaats bij de districten Haaglanden en Rijnmond in de regio Zuid Holland. Het doel van de pilot was het verkrijgen van een beter overzicht van de belangrijkste onderdelen (de assets) en de onderhoudstoestand van de weg en het wegmeubilair (alles op en om de weg, dat onder het beheer van Rijkswaterstaat valt) in de districten Haaglanden en Rijnmond. Met het toegankelijk maken van deze informatie wilde Rijkswaterstaat onderhoudsactiviteiten in de toekomst beter plannen en programmeren. Door het koppelen van informatiestromen en databases kunnen bijvoorbeeld beter prioriteiten worden gesteld en verschillende onderhoudswerkzaamheden worden gecombineerd in een meerjarenplan. Deze voornemens zijn in de pilot Haaglanden, zoals de PIM-pilot assetmanagement in de wandelgangen is gaan heten, de afgelopen twee jaar met enthousiasme uitgevoerd. De resultaten waren de ene keer zeer goed, de andere keer waren we wat teleurgesteld. Maar steeds werd door de medewerkers van de districten Rijnmond en Haaglanden intensief gewerkt aan de ideeën voor assetmanagement op operationeel niveau. Dit hebben zij gedaan naast de drukke werkzaamheden die zij in het district hadden. In dit resultatendocument zijn de ervaringen weergegeven die de medewerkers tijdens de pilot hebben opgedaan. Zoals is te zien, dat zijn er heel wat. En dat verdient alle lof. Daarom dank ik de medewerkers van de districten Haaglanden en Rijnmond van harte voor hun onvermoeibare inzet! Wouter de Vos Hoofd district Haaglanden Trekker PIM-pilot Asset Management Den Haag, 17 december 2008

6 Samenvatting Aanleiding Assetmanagement is een veel gebruikte term. Ook binnen Rijkswaterstaat zijn velen geïnteresseerd en zijn velen betrokken bij (een vorm van) assetmanagement. Tegelijk is het echter een begrip dat zich moeilijk eenduidig laat vastleggen. In de PIM-pilot assetmanagement bij de districten Haaglanden en Rijnmond is nagegaan wat assetmanagement betekent en welke consequenties toepassing van assetmanagement kan hebben voor het operationeel niveau van Rijkswaterstaat. In dit document is geprobeerd inzicht te verschaffen in de resultaten en leerpunten die in de pilot zijn ontwikkeld. Verder is, op basis van die ervaringen en vanuit de overtuiging dat het ontwikkelde gedachtegoed waardevol genoeg is om voortgezet te worden, een voorstel gemaakt voor het vervolg op de PIM-pilot assetmanagement in Een aantal ervaringen en conclusies uit dit rapport is dan ook te beschouwen als het fundament voor dit vervolg. Doelstelling De doelstelling van de pilot is als volgt gedefinieerd: Variabel onderhoud zo slim mogelijk programmeren met een optimaal rendement per geïnvesteerde euro en met minimale hinder voor het verkeer, met inachtneming van de SLA van het DZH managementcontract. Dus door onderhoudswerkzaamheden te combineren en in tijd te verschuiven, zal RWS meer waar voor zijn geld krijgen. Bovendien ondervindt het verkeer door alle opeenvolgende werkzaamheden nu veel hinder. Dat kan ook minder worden door slimme combinaties te maken. Uiteraard moeten we dit doen binnen de Service Level Agreements (SLA) die in het managementcontract van de Dienst Zuid-Holland zijn opgenomen. De PIM-pilot assetmanagement heeft als pilot zijn doel bereikt: veel activiteiten en contacten vanuit de pilot hebben delen van de staande organisatie geïnspireerd en geactiveerd om deze activiteiten op te pakken en nader te onderzoeken. Aanpak PIM De aanpak van PIM kenmerkt zich als volgt: bottom-up-aanpak; op basis van best practices; praktische verbetervoorstellen; resultaat uitproberen in pilotomgeving. Pilot assetmanagement Gedurende 2006 en 2007 zijn in de pilot assetmanagement concepten ontwikkeld waarmee is geëxperimenteerd. Dit heeft geresulteerd in een aantal concrete producten en onderwerpen dat in de resultatencatalogus van PIM is opgenomen en waarover via diverse andere media wordt gerapporteerd. De pilot heeft door zijn aanpak echter niet alleen producten opgeleverd, maar vooral een schat aan leerervaringen.

7 In de illustratie op de volgende pagina is weergegeven hoe de verschillende activiteiten en producten van de pilot (gele vakjes) passen in het Plan van Aanpak van de pilot en de Demmingcirkel. Samenvatting Figuur 1 Pilotproces om doelstellingen te bereiken, beschreven in PvA fase 2 (2006) Tactical level Start-up Workshop asset management plan Editing first draft asset management plan plan Modifications & complementation Asset management plan Operational level act Collecting Start-up data Form the project team Install the systems Set up scenario s VM - session do Editing integral plan Integral maintenance plan Start-up check Monitoring Procedure for preparing maintenance plan Functional design of asset management system Figuur 1 Pilotproces om doelstellingen te bereiken, beschreven in PvA fase 2 (2006) Toelichting: de benchmark op basis van PAS 55 leverde in 2006 een aantal aanbevelingen op de benchmark op basis van PAS 55 leverde in 2006 een aantal op tactisch en operationeel niveau. Daarnaast werd geadviseerd het hele pilotproces te monitoren aanbevelingen zodat het op een op procedure tactisch kon en opleveren operationeel voor het niveau. opstellen Daarnaast van een onderhoudsplan. werd geadviseerd het hele pilotproces te monitoren zodat het een procedure kon opleveren Ook zou monitoring een functioneel ontwerp voor een assetmanagementsysteem kunnen opleveren. Op tactisch niveau is gewerkt aan het opstellen van een assetmanagementplan, dat heeft voor geresulteerd het opstellen in een van zogenaamd een onderhoudsplan. skelet: een stramien Ook dat zou door monitoring invulling tot een volledig functioneel assetmanagementplan leidt. Op operationeel ontwerp voor een assetmanagementsysteem kunnen opleveren. Op tactisch niveau niveau is veel werk verricht aan verschillende Guus Vermue, Zeeland onderdelen is gewerkt (felgele aan het vakjes) opstellen die geplaatst van een kunnen assetmanagementplan, Technisch dat heeft manager geresulteerd PIM pilot worden bij de geadviseerde activiteiten in een zogenaamd skelet: een stramien dat door invulling netwerkgericht tot een onderhoud volledig Hansweert assetmanagementplan ook een integraal leidt. onderhoudsplan Op operationeel niveau is veel werk verricht aan verschil- (geel/groene vakjes). Het heeft op operationeel Krammersluizen niveau opgeleverd. lende onderdelen (felgele vakjes) die geplaatst kunnen worden (naar bij de aanleiding geadvi-vaseerde activiteiten (geel/groene vakjes). Het heeft op operationeel niveau ook een de Engelandreis in oktober 2007) Resultaten Er was in Engeland een duidelijke scheiding van integraal onderhoudsplan opgeleverd. het fysieke assetmanagement met het 1. Binnen RWS gedeeld inzicht in verkeersmanagement. Zoals de theorie is, is in assetmanagement Engeland in praktijk omgezet. Er bestaat een Voordat de pilot begon, was er binnen RWS Resultaten geen omschreven beeld van wat AM inhoudt duidelijke knip op operationeel niveau: de noch wat daarbij komt kijken. De pilot heeft officers zitten op de weg, de aannemers zorgen 1 gestimuleerd Binnen RWS dat inzicht gedeeld is ontstaan inzicht gebaseerd in assetmanagement voor de afzettingen en dergelijke. Er is een op internationale ervaringen (PAS 55, UK). goede balans. Doordat Voordat in het de kader pilot van begon, de pilot was veel er contact binnen RWS geen omschreven beeld van wat Door het bezoek aan Engeland is in Zeeland het met AM andere inhoudt partijen noch en wat onderdelen daarbij van komt RWS kijken. is De pilot heeft assetmanagement-bewustzijn gestimuleerd dat zeker geweest en een studiereis naar Engeland is toegenomen, assetmanagement wordt nu in ondernomen, inzicht is ontstaan zijn de gebaseerd op internationale ervaringen (PAS 55, UK). Zeeland breed ingezet en bijvoorbeeld zijn we in assetmanagementinzichten Doordat het kader van gedeeld pilot met een veel contact Zeeland met nu andere bezig met partijen performance en management onderdelen van RWS is geweest en een studiereis naar Engeland is ondernomen, aangaande KPI s. zijn de assetmanagementinzichten gedeeld met een groep mensen die dit verder in de RWS-organisatie kunnen uitdragen. Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. II Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. IV 2 Voorwaarden voor langetermijnplanning bekend Het plannen in een levenscyclus voor de assets van RWS is nog niet mogelijk. Planningen ontstaan nog steeds vanuit de technische achtergrond. Het sturen op de behoefte (dus de functie en de functionele levensduur) vindt nog niet plaats en daarvoor ontbreekt essentiële kennis. De pilot heeft de behoefte aan deze kennis duidelijk gemaakt.

8 Leo Klatter, Expert Kunstwerken Bouwdienst: Ik heb in Engeland veel herkend. Door Asset Management is bij de Highways Agency het onderhoud sterk programmatisch ingevuld terwijl we in Nederland het onderhoud perfect willen. In Engeland zijn er bijvoorbeeld van de ca. 15 PIN s die worden gehanteerd, setjes gemaakt die bij elkaar horen. Dat maakt het sturen overzichtelijk. Ik had niet verwacht dat ze met jaarbudgetten moeten werken. En dat, terwijl ze weer wél met het gedachtegoed van lifecycle het onderhoud plannen. Binnen de pilot is gebleken dat Omgevingsmanagement (het afstemmen met de omgeving en het gezamenlijk planmatig organiseren van langlopende planningen en beheren van risico s) georganiseerd moet worden en essentieel is om een betrouwbare langetermijnplanning te kunnen opleveren en hanteren. Veel processen binnen RWS zijn vooral gericht op het vermijden van risico s in plaats van het beheersen van risico s. Een integrale aanpak van risicomanagement ontbreekt. Binnen de pilot is gebleken dat optimalisatie binnen een langetermijnplanning samen gaat met goed risicomanagement. 3 Integrale assetmanagementprocessen noodzakelijk maar nog niet aanwezig De bottom-up assetmanagementaanpak heeft tot een aanzienlijk aantal initiatieven en verbetervoorstellen geleid. Voor succesvolle uitvoering en implementatie is het noodzakelijk dit tegelijkertijd op het tactische en strategische niveau te organiseren en borgen (the overarching umbrella). RWS stuurt op technische voorwaarden en normen. De functionele behoefte die hieraan voorafgaat, wordt op strategisch niveau onderkend, maar niet gestructureerd naar tactisch en operationeel niveau doorgezet. De pilot heeft hiervoor een voorzet gegeven. Guus Vermue, Zeeland Technisch manager PIM pilot netwerkgericht onderhoud Hansweert-Krammersluizen: Er was in Engeland een duidelijke scheiding van het fysieke Asset management met het verkeersmanagement. Zoals de theorie is, is in Engeland in praktijk omgezet. Er bestaat een duidelijke knip op operationeel niveau: de officers zitten op de weg, de aannemers zorgen voor de afzettingen en dergelijke. Er is een goede balans. Door het bezoek aan Engeland is in Zeeland het Asset management-bewustzijn zeker toegenomen, Asset management wordt nu in Zeeland breed ingezet en bijvoorbeeld zijn we in Zeeland nu bezig met performance management aangaande de KPI s. RWS werkt gesegmenteerd. Er is geen uniek verantwoordelijke binnen de organisatie voor het gehele proces. Verschillende onderdelen van RWS voeren hun activiteiten uit binnen hun eigen proces en sturen het resultaat door naar een volgend onderdeel. Betrokkenheid bij het integrale proces en resultaat is niet aantoonbaar, samenwerking is ad hoc en optimalisatie is daardoor erg moeizaam. De pilot heeft horizontale dwarsverbanden aangebracht en daarmee meer kennis/begrip voor het overall proces geleverd.

9 Aanbevelingen Vanuit de pilot wordt een optimale planning omschreven als: Een meerjarenplanning (minimaal 10, maximaal 20 jaar vooruit) waarin is geoptimaliseerd op kosten, verkeershinder (betrouwbaarheid en beschikbaarheid), netwerkvisie en technische risico s die voldoende betrouwbaar is om met de omgeving overeengekomen te kunnen worden. Rijkswaterstaat kan dit bereiken wanneer aan het volgende is voldaan: Rijkswaterstaat verbindt zich aan haar planning en maakt met de omgeving afspraken over een periode van 10 tot 20 jaar. Onzekerheden (zowel van RWS als vanuit de omgeving) worden gedeeld, maar iedere betrokken partij blijft verantwoordelijk voor zijn eigen organisatie. Een betrouwbare planning wil dan zeggen dat RWS niet alleen haar technische risico s goed weet in te schatten. Het betekent ook dat RWS als agentschap voldoende professioneel en capabel is om de planning te kunnen waarmaken. Dit heeft betrekking op budgetten, eigen capaciteit, inkoop en marktbenadering, projectuitvoering en beheersing van interne risico s. Hiermee kan RWS een duidelijke stap voorwaarts maken in haar streven om de meest toonaangevende en klantgerichte uitvoerende overheidsinstantie te worden. Dirk Blom, district Haaglanden, medewerker grootschalige werken: Op basis van wat ik hoorde over het vorige bezoek aan Engeland had ik hoge verwachtingen, bijvoorbeeld mooi geasfalteerde wegen en soepel verlopende onderhoudswerkzaamheden. Dat bleek genuanceerder te zijn. Ik denk dat we bij ons op sommige punten zelfs verder zijn dan de Engelsen. De wegen lijken er slechter aan toe dan bij ons. De Engelsen hebben nog steeds geen goed zicht op wat tot hun areaal behoort en in welke staat zich dat bevindt. De basis van vertrouwen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is duidelijk heel anders dan bij ons. Maar dat kan worden verklaard doordat het voormalig personeel van de Highways Agency nu bij de aannemer werkt. Vanuit deze visie zijn door ons de volgende aanbevelingen en vervolgacties gedefinieerd: 1 Management van integrale langetermijnplanning Organiseer Omgevingsmanagement binnen de integrale langetermijnplanning/-programmering. Organiseer Risicomanagement binnen de integrale langetermijnplanning/ -programmering. Organiseer de assetmanagementaanpak geïntegreerd op alle sturingsniveaus (strategisch, tactisch, operationeel) 2 Verantwoordelijkheid voor integrale assetmanagementprocessen Organiseer verantwoordelijkheid over het gehele proces; dit kan door een gezamenlijke verantwoordelijkheid (regieteam), door een eindverantwoordelijke te benoemen (de voorliggende stappen in het proces zijn toeleverancier ) of door de keten te formaliseren en professionaliseren (afspraken op basis van SLA s).

10 Voorstel tweede fase PIM assetmanagement PIM kan, voortbordurend op de resultaten en leerpunten van de achterliggende fase, in de vervolgfase nog een schat aan informatie en leerpunten opleveren voor RWS. Hiervoor is het voorstel: Inrichten van en oefenen met Regieteam A13. Concreet opstellen van en sturen op basis van een betrouwbare meerjarenplanning samen met de omgeving. Concreet opstellen van en sturen op basis van een betrouwbare meerjarenplanning A13 of A44/N44 voor de vier convenanten (Provincie Zuid-Holland, Provincie Noord-Holland, RWS-Zuid-Holland, RWS-Noord-Holland. 10

11 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Assetmanagement is een veel gebruikte term. Ook binnen Rijkswaterstaat zijn velen geïnteresseerd en zijn velen betrokken bij (een vorm van) assetmanagement. Tegelijk is het echter een begrip dat zich moeilijk eenduidig laat vastleggen. In de PIM-pilot assetmanagement bij de districten Haaglanden en Rijnmond is nagegaan wat assetmanagement betekent en welke consequenties toepassing van assetmanagement kan hebben voor het operationeel niveau van Rijkswaterstaat. In dit document is geprobeerd inzicht te verschaffen in de resultaten en leerpunten die in de pilot zijn ontwikkeld. Verder is, op basis van die ervaringen en vanuit de overtuiging dat het ontwikkelde gedachtegoed waardevol genoeg is om voortgezet te worden, een voorstel gemaakt voor het vervolg op de PIM-pilot assetmanagement in Een aantal ervaringen en conclusies uit dit rapport is dan ook te beschouwen als het fundament voor dit vervolg. 1.2 Assetmanagement bij RWS In verschillende documenten is informatie te vinden over assetmanagement bij RWS. Twee opmerkingen die voor de pilot relevant zijn citeren we hier: Met het assetmanagement bij Rijkswaterstaat worden de doelen uit het ondernemingsplan, de nota mobiliteit, de netwerkvisie Rijkswaterstaat en het omvormen van de Dienstkringen naar Buitendiensten verder ingevuld. en Assetmanagement gaat over het bouwen, verwerven, beheren en in stand houden van infrastructuur in relatie tot de doelen van V&W, waarbij gestuurd wordt op maximale functionaliteit, minimale kosten (life cycle) en aanvaardbare risico s. Dit vraagt een adequate registratie van informatie en een goede beheersorganisatie. 1.3 Doelstelling PIM-pilot assetmanagement en rapportage Assetmanagement op operationeel (districts-)niveau betekent in de praktijk slim beheren en onderhouden. Hoe dat het beste kan, is in de PIM-pilot assetmanagement door de districten Rijnmond en Haaglanden uitgezocht. De doelstelling van de pilot is als volgt gedefinieerd: Variabel onderhoud zo slim mogelijk programmeren met een optimaal rendement per geïnvesteerde euro en met minimale hinder voor het verkeer, met inachtneming van de SLA van het DZH managementcontract. 11

12 Gedurende 2006 en 2007 zijn in de pilot assetmanagement verschillende concepten ontwikkeld waarmee is geëxperimenteerd. Dit heeft geresulteerd in een aantal concrete producten en onderwerpen dat in de PIM resultatencatalogus (2007) is opgenomen. Daarnaast wordt via diverse documenten gerapporteerd over de concrete producten die de pilot heeft opgeleverd. Er is echter in de acties veel meer kennis opgedaan dan in de concrete producten is meegenomen. Het doel van dit resultatenrapport PIM-pilot assetmanagement is om de leerervaring uit de pilot vast te leggen en toegankelijk te maken. 12

13 2 Omschrijving van de pilot Assetmanagement 2.1 Beknopte beschrijving van de pilot assetmanagement In de PIM-pilot assetmanagement bij de districten Haaglanden en Rijnmond is nagegaan wat assetmanagement betekent en welke consequenties toepassing van assetmanagement kan hebben voor het operationeel niveau van Rijkswaterstaat. De pilot assetmanagement van PIM is opgezet om vanuit het district (bottom up) ervaring op te doen met assetmanagement. Daarbij was de opzet om procesmatig best practices te verzamelen en hiermee te experimenteren. Bij bewezen effectiviteit zouden de best practices binnen RWS kunnen worden geïmplementeerd. Assetmanagement is bij het district ingezet om slim te programmeren zodat een optimaal rendement kan worden behaald. Daarbij hebben wij ons gebaseerd op PAS 55, een publieke norm voor assetmanagement die in de UK is ontwikkeld. Assets worden volgens PAS 55 ingedeeld in de fysieke structuur, human resources, uitrusting en materialen en andere waardevolle onderdelen. De pilot in Haaglanden richt zich op de fysieke structuur, waarvan de belangrijkste cost drivers voor het planmatig beheer en onderhoud zijn: 1 (variabel onderhoud) verhardingen 2 dynamisch verkeersmanagement (DVM) systemen 3 kunstwerken De pilot heeft in 2006 een benchmark uitgevoerd waarvan de resultaten en adviezen zijn geformuleerd in langetermijndoelstellingen voor de pilot en Quick Wins. Aan deze Quick Wins is in 2007 gewerkt. In het plan van aanpak dat voor deze tweede fase was geschreven, is onderscheid gemaakt tussen resultaten op tactisch en operationeel niveau. De volgende figuur is binnen de pilot opgesteld als schema voor de uit te voeren activiteiten waaruit onderlinge relaties en de Demmingcirkel duidelijk worden. In de gele kaders zijn de producten weergegeven die in het volgende hoofdstuk behandeld worden. Toelichting: de benchmark op basis van PAS 55 leverde in 2006 een aantal aanbevelingen op op tactisch en operationeel niveau. Daarnaast werd geadviseerd het hele pilotproces te monitoren zodat het een procedure kon opleveren voor het opstellen van een onderhoudsplan. Ook zou monitoring een functioneel ontwerp voor een assetmanagementsysteem kunnen opleveren. Op tactisch niveau is gewerkt aan het opstellen van een assetmanagementplan dat heeft geresulteerd in een skelet: een stramien dat door invulling tot een volledig assetmanagementplan leidt. Op operationeel niveau is veel werk verricht aan verschillende onderdelen (felgele vakjes) die geplaatst kunnen worden bij de geadviseerde activiteiten (geelgroene vakjes). Het heeft op operationeel niveau ook een integraal onderhoudsplan opgeleverd. 13

14 Omschrijving van de pilot assetmanagement Figuur 2.1 Pilotproces om doelstellingen te bereiken, beschreven in PvA fase 2 (2006) Tactical level Pas 55 Start-up Workshop asset management plan Skelet AMP Editing first draft asset management plan plan Strategisch Programma van Eisen Modifications & complementation Asset management plan Studiereis UK Case AM A13 Operational level act Scenario s met I-MJP Spoorboekje Pas 55 beschrijving Collecting Set up VM - Start-up data scenario s session Form the project KernGis A13 team Install the systems GMS lijst do Editing integral plan Integral maintenance plan Start-up check Monitoring Procedure for preparing Proces- maintenance plan beschrijvingen Functionele specificatie AM Systeem Functional design of asset management system Figuur 2-1 Pilotproces om doelstellingen te bereiken, beschreven in PvA fase 2(2006) 2.2 Beschrijving plan van aanpak Toelichting: de benchmark op basis van PAS 55 leverde in 2006 een aantal aanbevelingen op op tactisch en operationeel niveau. Daarnaast werd geadviseerd het hele pilotproces te Op tactisch niveau (plan) is het volgende resultaat gedefinieerd: monitoren zodat het een procedure kon opleveren voor het opstellen van een onderhoudsplan. Ook Plan: zou monitoring Het ontwikkelen een functioneel van ontwerp een concept voor een assetmanagementplan assetmanagementsysteem voor kunnen de regio opleveren. Op tactisch niveau is gewerkt aan het opstellen van een dat Zuid Holland, waarbij de structuur van het Engelse assetmanagementplan als heeft geresulteerd in een skelet: een stramien dat door invulling tot een volledig assetmanagementplan checklist wordt leidt. gebruikt. Op operationeel niveau is veel werk verricht aan verschillende onderdelen (felgele vakjes) die geplaatst kunnen worden bij de geadviseerde activiteiten - Binnen deze resultaatbeschrijving passen de producten PAS 55 (de Engelse (geelgroene vakjes). Het heeft op operationeel niveau ook een integraal onderhoudsplan opgeleverd. standaard vertaald naar de Nederlandse situatie), (skelet) assetmanagementplan en Strategisch Programma van Eisen dat een link vormt naar het operationele niveau. (plan) is het volgende resultaat gedefinieerd: 2.2 Beschrijving plan van aanpak Op tactisch Het - De ontwikkelen producten van Reis een concept naar Engeland assetmanagementplan en case AM13 voor de vormen regio Zuid eveneens Holland, waarbij een link de structuur van het Engelse assetmanagementplan als checklist wordt gebruikt. tussen Binnen het deze tactische resultaatbeschrijving en operationele passen de niveau. producten PAS 55 (de Engelse standaard vertaald naar de Nederlandse situatie), (skelet) assetmanagementplan en Strategisch Programma van Eisen dat een link vormt naar het operationele niveau. Op De operationeel producten Reis naar niveau Engeland zijn en de case volgende AM13 vormen resultaten eveneens gedefinieerd: een link tussen het Do: tactische Het ontwikkelen en operationele van niveau. een onderhoudsprogrammering voor de A13, voor Op operationeel de periode niveau van 2008 zijn de volgende 2013, resultaten voor wegverhardingen, gedefinieerd: kunstwerken en DVM Do: volgens Het ontwikkelen het werkproces van een onderhoudsprogrammering UK. Dat betekent voor dat de het A13, optimale voor de periode onderhoudsplan van , voor wegverhardingen, kunstwerken en DVM volgens het werkproces in de UK. Dat ook betekent niet-technische dat het optimale zaken onderhoudsplan bevat, zoals: ook niet-technische zaken bevat, zoals: - verkeershinder; - life cycle kosten; kosten; publieksgericht werken; - publieksgericht werken; - eisen en wensen van andere belanghebbenden (zoals lokale overheden). Fout! Do: Onbekende Een beschrijving naam voor documenteigenschap. van de procedure 4 Fout! voor Onbekende het voorbereiden naam documenteigenschap. van een inte- 26 graal onderhoudsprogramma waarbij de verantwoordelijkheden, communicatie, functies (functieniveaus) aan de orde komen. Do: Het ontwikkelen van een functioneel ontwerp voor een integraal assetmanagementsysteem op basis van de ervaringen op operationeel niveau. Act: Deze resultaten zijn in meerdere of mindere mate behaald bij oplevering van de producten PAS 55, I-MJP, Spoorboekje, Scenario s met procedurebeschrijving, KernGis data A13, Goed-matig-slecht-lijst. 14

15 Op metaniveau, de monitoring van het project kunnen de volgende resultaten worden genoemd: Check: Procesbeschrijvingen die in 2007 voor de pilot zijn opgesteld, en de functionele specificaties voor een assetmanagementsysteem die moeten worden gegeven. 2.3 Beschrijving van de omgeving van de pilot assetmanagement De activiteiten van de pilot assetmanagement hebben een relatie met die van de volgende instanties of organisatieonderdelen: PIM (MT, SG, Liaison officer, Themaleider assetmanagement, andere PIMpilots); Wegendistrict Haaglanden (VMH); Wegendistrict Rijnmond (VRR); Infraprovider ZH (IP); Verkeersmanager ZH (VM); RWS DVS; RWS Bouwdienst; RWS Staf DG; projecten assetmanagement in RWS; VerkeersManagementCentrale Zuid-West; Overige stakeholders A13 (provincie, gemeenten, omwonenden); Aannemers. Met uitzondering van de laatste twee, is met vertegenwoordigers van de onderscheiden stakeholders contact en overleg geweest. Dit vond plaats in de vorm van workshops, intensief tijdens de reis naar Engeland en bilateraal. Het overleg heeft in meerdere of mindere mate geleid tot de producten van de pilot. 2.4 Lijst van leerervaringen van de pilot assetmanagement Pilotproces - Algemene beeldvorming assetmanagement binnen RWS - Organisatie PIM-pilot assetmanagement Pilotinhoud - Functionele specificatie assetmanagementsysteem - Opzet van Integrale MeerJarenPlanning - Benchmark (Skelet) assetmanagement Plan - Strategisch Programma van Eisen - Scenario s met beschrijving - Procesbeschrijvingen - Case AM 13 (afwegingssimulatie) - KernGIS A13 - Spoorboekje - Goed-matig-slecht-lijst - Studiereis naar UK Deze lijst wordt uitgebreid behandeld in hoofdstuk 3 van dit document. De producten hebben in eerste instantie hun nut gehad om elementen die nood- 15

16 zakelijk zijn voor operationeel assetmanagement inzichtelijk te maken. Vooral de leerervaring met het ontwikkelen en testen van deze producten (het proces) is van belang en daarom wordt in het volgende deel vastgelegd welke leerervaring per product is opgedaan. Hierdoor ontstaat een volledig beeld van wat de pilot assetmanagement heeft opgeleverd. Niet alle producten zijn volledig gereed en getest. 16

17 3 Verdieping van de leerervaringen 3.1 Inleiding leerervaringen De leerervaringen die binnen de PIM-pilot assetmanagement zijn opgedaan, zijn gedetailleerd uitgewerkt. Op de volgende pagina s treft u het overzicht aan van de producten en activiteiten van de pilot, met de meest in het oog springende aspecten en de daarbij opgedane leerervaringen. De leerervaringen zijn als volgt in de volgende paragrafen ondergebracht: Pilotproces - Algemene beeldvorming assetmanagement binnen RWS - Organisatie van de PIM-pilot assetmanagement Pilotinhoud - Functionele specificatie assetmanagementsysteem - Opzet van Integrale MeerJarenPlanning - Benchmark (Skelet) assetmanagementplan - Strategisch Programma van Eisen - Scenario s met beschrijving - Procesbeschrijvingen - Case AM 13 - KernGIS A13 - Spoorboekje - Goed-matig-slecht-lijst - Studiereis naar UK 3.2 Pilotproces Begrip assetmanagement uitdragen Algemene beeldvorming assetmanagement binnen RWS In 2006 bestond nog geen beeld van wat assetmanagement inhield. Gaandeweg het proces binnen de pilot werd duidelijk dat assetmanagement antwoord levert op de vraag: Hoe kan RWS optimaal met de infrastructuur omgaan om haar bedrijfsdoelstellingen te bereiken? Hieruit volgt direct de vraag naar hoe netwerkbeheer en -onderhoud op een publieksgerichte manier kunnen worden uitgevoerd. Het blijkt een proces en inspanning op zich om hier binnen RWS draagvlak voor te vinden: velen volgen hun eigen agenda. Opdrachtgever assetmanagement Conform PAS 55 is het topmanagement de opdrachtgever voor assetmanagement; binnen de pilot assetmanagement is de opdrachtgever daarom het (assistent) districtshoofd. De ervaring is dat bottom-up assetmanagement definiëren voor een organisatie (RWS) niet mogelijk is. Vrijheden binnen de organisatie kunnen wel 17

18 ingevuld worden op de werkvloer, maar (aantoonbaar) optimaal voldoen aan de strategische doelstelling kan niet vanuit de werkvloer opgebouwd worden. Wel kan vanuit de werkvloer aangedragen worden waaraan behoefte is in de vorm van randvoorwaarden, kaders of eisen. Integrale aanpak assetmanagement Assetmanagement dient geïmplementeerd te worden door de gehele organisatie heen ( de gouden draad ), zodanig dat de afweging van het operationeel handelen past binnen en aansluit op de strategie. De hiervoor noodzakelijke tactische invulling is binnen RWS nog onvoldoende ontwikkeld. Het is een gezamenlijke inspanning van Beleidsniveau tot en met Operationeel niveau om het tactische kader verder gedefinieerd te krijgen. Organisatie RWS Wie welke assetmanagementrol heeft en waar voor verantwoordelijk is, is nog lang niet altijd duidelijk. Bij een workshop over assetmanagementprocessen bij DZH vroeg de beslissende manager om advies voor zijn beslissing bij hetzelfde deel van de organisatie dat hem had geadviseerd een beslissing te nemen. Een veelgehoorde klacht over het uitblijven van tijdige beslissingen zou hiermee kunnen worden verklaard. Dit leidt tot de conclusie dat gerichte communicatie met de juiste personen van belang is. Organisatie PIM Organisatie van de PIM-pilot assetmanagement PIM assetmanagement is bottom up, vanuit de districten opgestart. Vanaf die positie zijn via workshops in 2006 de landelijke diensten betrokken geweest. Vanuit de werkvloer zijn knelpunten en verbetermogelijkheden onderzocht. Deze aanpak om Assetmanagement direct aan de operationele werkzaamheden te verbinden, blijkt uiterst zinvol. De kennis over wat er daadwerkelijk gebeurt en speelt met de assets is essentieel om goed assetmanagement te kunnen implementeren. PIM assetmanagement is ingericht voor een leerproces en niet als project (met een focus op het realiseren van een voorgeschreven product). Het doel was ervaringen uit te wisselen, best practices te verzamelen en bottom-up te experimenteren. De afgesloten fase heeft daardoor een schat aan ervaringen opgeleverd. Voor vertaling in concrete producten en een implementatie in RWS-breed is een andere setting en organisatie van de pilot nodig. Organisatie PIM Haaglanden Rijnmond De pilot heeft ervaren hoe lastig het is om in een dynamische omgeving de kennis en ervaring te borgen en te verspreiden. De invloed van een veranderende organisatie, met nieuwe rollen en stuurlijnen, en van (natuurlijk) verloop binnen de medewerkers kan heel groot zijn. Bij de implementatie van assetmanagement RWS-breed moet hier rekening mee gehouden worden. Organisatie partners PIM (Highways Agency, Grontmij, Atkins) De Highways Agency heeft openheid gegeven over haar organisatie en ervaringen. Zij heeft alle medewerking verleend om de pilot desgevraagd van informatie te voorzien en bezoeken in Engeland te faciliteren en zij verdient hiervoor alle lof. Mogelijk dat zij door een nauwere betrokkenheid ook voor zichzelf nog extra waarde en kennis kan halen uit de pilot. Een voorbeeld hiervan kan zijn het vergelijken van het Engelse assetmanagementscoringssysteem met de weging / beoordeling in Nederland. Het Vlaams Gewest heeft (nog) niet bijgedragen in de pilot assetmanagement. Ook hier liggen kansen om bijvoorbeeld internationaal de organisatie en Asset Management waardering te vergelijken. Grontmij heeft kennis en capaciteit aangeleverd die het mogelijk hebben 18

19 gemaakt om de pilot verder in te richten en uit te voeren en heeft als partner de pilot helpen opzetten en organiseren. Tevens heeft Grontmij een blik van buitenaf ingebracht. Deze wijze van samenwerken is zeer vruchtbaar gebleken: door deze wijze van betrokkenheid kan een externe partner flexibel inspelen op het leerproces binnen een pilot en met een nieuwe kijk leerpunten identificeren en oplossingen aandragen. Atkins heeft in 2006 specialistische kennis ingebracht over de toepassing van assetmanagement in Engeland en de PAS55 en heeft onder meer de benchmark uitgevoerd. Dankzij de technisch-inhoudelijke ondersteuning is het mogelijk om een goed afgewogen vergelijking met de Engelse situatie te maken en een leertraject uit te voeren dat is gebaseerd op de Engelse situatie. Doordat deze Engelse partner daadwerkelijk betrokken is in PIM, kan een samenwerking worden bereikt die in een meer traditionele setting niet mogelijk is. 3.3 Pilotinhoud Functionele specificatie assetmanagementsysteem Doel: de eisen vaststellen waaraan een assetmanagementsysteem moet voldoen om het proces voor assetmanagement te faciliteren. Een assetmanagementsysteem in deze context is het totaal aan hardware, software, mensen, middelen en procedures dat voor het assetmanagementproces ingezet moeten worden. Monitoring In de aanpak van de pilot (zie figuur,) was ervan uitgegaan dat het monitoren van activiteiten op het tactische en operationele niveau zou leiden tot de definitie van een ondersteunend assetmanagementsysteem. De leerervaring is dat dit nog steeds de geëigende aanpak is. Systeemdefinitie Er is behoefte om informatieverwerking en besluitvorming over Assetmanagement met behulp van automatisering te ondersteunen. Hiervoor is een aantal computersystemen onderzocht op hun functionaliteit. Er zijn uit gebruikersoogpunt verschillen aan te geven in systeembehoeften, vertaald in mogelijkheden en gebruikersvriendelijkheid. Er is echter geen duidelijke vastlegging in de behoefte vanuit de gebruiker, omdat hiervoor invulling van het tactisch kader (de tactische processen) essentieel is. Een verantwoorde keuze voor een systeem is hiermee niet te maken. COTS (Commercially Of The Shelf). Gebruik van een bestaand (proven) systeem is onderzocht. Toepassing hiervan in de vorm van een leertraject is overwogen: door het bewezen model in het systeem te gebruiken, worden kennis en ervaring opgedaan in assetmanagement. Dit is niet doorgezet, want het leereffect levert onvoldoende rendement. Zonder achterliggende kennis wordt het systeem heilig en gaan de kostbare tijd en energie verloren in invuloefeningen en het blindelings verzamelen van data Opzet van Integrale MeerJarenProgrammering Doel: de onderhoudsactiviteiten, die vanuit verschillende disciplines (verharding, DVM-systemen, kunstwerken) voor een netwerkschakel worden bepaald, bijeenbrengen in een planningsoverzicht. Doel Integrale Meerjarenprogrammering Het doel van de programmering is om op hoofdlijnen aan te geven waar de aankomende jaren maatregelen noodzakelijk zijn. In de I-MJP worden in een overzicht alle maatregelen gebundeld, die voor instandhouding vanuit de disciplines Verharding, Kunstwerken en DVM zijn opgesteld. 19

20 Ontstaan Integrale Meerjarenprogrammering De PIM-pilot is gestart met het opstellen van een optimale planning voor instandhouding van de A13. De relevante informatie over wegverhardingen, kunstwerken en DVM-systemen komt van de Landelijke Diensten (destijds de Specialistische Diensten) en wordt door de districten verwerkt tot een op hoofdlijnen (wel/geen maatregelen) samenhangend (geografisch) geheel. Vanuit de pilot is het signaal naar de LD afgegeven om een integraal overzicht aan te leveren (de informatie bij de bron te bundelen). Ook voor de A27 liep een dergelijk initiatief. Dit is opgepakt en heeft geleid tot het landelijke I-MJP project. Overzicht en integratie van maatregelen van deelobjecten Beter onderbouwde keuzen kunnen worden gemaakt door het inzicht dat de integrale meerjarenprogrammering oplevert: vanuit de bundeling van de maatregelplanningen van de drie belangrijkste disciplines is al veel performanceverbetering te behalen (meer publieksgericht werken, minder overlast voor weggebruiker). I-MJP is de basis geworden voor de regionale programmering droog. De huidige procesopzet van de I-MJP is vanuit de techniek; hierdoor worden aspecten vanuit bijvoorbeeld netwerkvisie/-gedachte, aannemer of andere invloeden in de basis niet meegenomen. Door de puur technische insteek worden verbetermaatregelen (aansluitingen), milieuaspecten en omgeving achteraf aan de planning toegevoegd, waardoor suboptimaal gewerkt wordt. Hetzij omdat de programmering aangepast moet, hetzij omdat deze andere aspecten zich moeten aanpassen aan reeds genomen beslissingen. Omgevingsmanagement dient integraal in het programmeringsproces te zijn opgenomen. 20