Inhoudsopgave. Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 2 van 19

Transcriptie

1

2 Inhoudsopgave Voorwoord... 3 Inleiding Missie, visie en doelstellingen Stichting Hidde Ontstaan Missie/visie Doelstelling Achtergrond en toekomst Doelgroepen Activiteiten en projecten Communicatie Inleiding Kennismaking met de stichting Website Informatiemateriaal Financiën Personeelsbeleid en inzet vrijwilligers Beheer Werving middelen Het beheer en de besteding van het vermogen Het bestuur Raad van Advies Overzicht gegevens stichting Bijlage ANBI Stichting Hidde Bijlage Juridische en fiscale structuur Bijlage Huishoudelijk Reglement van de Stichting Hidde Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 2 van 19

3

4 Inleiding Stichting Hidde staat voor grote uitdagingen in de aankomende periode. De grootste uitdaging bestaat uit het verwerven van landelijke bekendheid en landelijke netwerken. De stichting wil dit bereiken door een professioneel marketing- en public relations beleid te voeren en activiteiten voor de doelgroep te initiëren. Om dit doel te kunnen bereiken is het noodzakelijk om via fondsenwerving, subsidies, sponsoring en donaties de benodigde middelen te verkrijgen. Daarbij zijn doorzettingsvermogen, inzet en een heldere doelstelling van belang. Het bestuur van Stichting Hidde maakt met dit beleidsplan duidelijk hoe het naar de toekomst kijkt en welke maatregelen het wil nemen om Stichting Hidde landelijke bekendheid te laten verkrijgen, middelen te verwerven om haar doelstelling waar te maken. Uitgangspunten zijn: Informatie en communicatie o Voorzien in actuele, makkelijk vindbare informatie op de website van Stichting Hidde en op sociale media. o Communicatie met relevante instanties en derden. Met het aangaan van nieuwe contacten, het uitbreiden van de achterban en professionele marketing- en public relations activiteiten wil Stichting Hidde haar naamsbekendheid en structuur verbeteren voor fondswerving op korte en lange termijn. Financieel Om de continuïteit van Stichting Hidde mogelijk te maken, heeft fondsenwerving een hoge prioriteit. Gedacht kan worden aan: sponsering, donaties (giften), subsidies en fondsenwerving bij vermogensfondsen. Om dit te realiseren zal de stichting diverse instanties aanschrijven. 1.0 Missie, visie en doelstellingen Stichting Hidde 1.1.Ontstaan Mijn naam is Chris Nouwen, oprichter van Stichting Hidde, maar bovenal vader van Hidde. Bijna vierenhalf jaar geleden werden wij geconfronteerd met de ziekte van Hidde. Een zeer zeldzame vorm van Leukemie; chronische neutrofiele leukemie. Deze aandoening was alleen te genezen door het aan gaan van de risicovolle behandeling; stamceltransplantatie. Hidde voelde zich niet ziek maar was het wel. Hidde heeft de stamceltransplantatie na de nodige complicaties succesvol doorlopen en bij de laatste controle gaf zijn behandelend arts aan dat we konden concluderen dat het probleem waarvoor we bij hem kwamen was opgelost. Hidde had in de zomer van 2016 aangegeven dat hij graag iets wilde gaan doen voor de zieke kinderen zoals hij zelf en dit zaadje vond een vruchtbare bodem bij mij. Middels mijn contacten is het chalet in Oosterzee aan het Tjeukemeer in Friesland een feit geworden. Vele handen hebben licht werk gemaakt. En vol trots kan ik nu de Chalet presenteren en aanbieden aan gezinnen met een door kanker ziek kind. Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 4 van 19

5 1.2 Missie/visie Een missie geeft Stichting Hidde een eigen identiteit. De missie vertelt wat Stichting Hidde wil zijn en waar ze voor wil gaan, hoe Stichting Hidde zich wil onderscheiden en hoe wij willen handelen. Missie, waar staat de stichting voor? Stichting Hidde stelt zichzelf tot doel om gezinnen met een door kanker ziek kind (al dan niet in behandeling) een periode zorgeloos in een andere omgeving te verblijven. Dit kan in de chalet in Oosterzee. De periode die gebruikt kan worden is maximaal 1 week en minimaal een weekend. Zo kunnen we zoveel mogelijk gezinnen gebruik laten maken van de chalet. Hierbij onderscheiden wij ons van andere soort gelijke doelen door op een hele rustige camping, zonder toeters en bellen, in het frisse en uitgestrekte Friesland te zitten. Door de ligging, Oosterzee ligt aan de A6 net in Friesland, is het met de auto snel en goed bereikbaar voor meerdere (academische) ziekenhuizen. De doelstelling is dat er in de toekomst per provincie 2 chalets in Nederland gebouwd worden. Visie Stichting Hidde is van mening dat het kan helpen de gedachten even helemaal te kunnen verzetten door gezinnen die in deze situatie zitten tijdelijk een andere omgeving te bieden. Even weg van thuis en ziekenhuis doet wonderen. We hebben het zelf ook ondervonden. 1.3 Doelstelling Stichting Hidde heeft de volgende doelstelling geformuleerd: Stichting Hidde stelt zich tot doel; Het doen realiseren van korte vakanties voor gezinnen waarin jeugd kankerpatiëntjes opgroeien, en voor het doen verschaffen van recreatiemogelijkheden voor jeugd kankerpatiënten. We willen dit doel bereiken door: Het verwerven van middelen, materialen en expertise bij vermogensfondsen, subsidieverstrekkers, sponsoren en particulieren. Het werven van vrijwilligers voor de uitvoering van projecten en activiteiten. Het organiseren van acties om middelen en naamsbekendheid te verwerven. 2. Achtergrond en toekomst Wij staan in de startblokken om met Stichting Hidde onze doelen te gaan verwezenlijken. Om onze projecten mogelijk te maken zijn duurzame subsidies en fondsen nodig. Wij zullen dan ook ten allen tijde actief gemeenten, fondsen en bedrijven blijven benaderen. Daarnaast zal de stichting via (sociaal) media en brieven actief de aandacht van donateurs vragen, bijvoorbeeld met een crowdfundingverzoek voor een specifiek project. Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 5 van 19

6 Het is belangrijk dat Stichting Hidde van start kan gaan met haar activiteiten, want de families van de berokkende kinderen en de kinderen zelf verdienen afwisseling en rust. Stichting Hidde wil dan ook op een innovatieve wijze dienstverlening aan deze doelgroep gaan bieden. Dit willen wij gaan doen door verschillende projecten te realiseren. 3. Doelgroepen De doelgroep van Stichting Hidde is onder te verdelen in drie A- B- C- subgroepen: A. De deelnemer. Gezinnen waarin Kinderen en jeugd kankerpatiënten- tjes opgroeien. B. De vrijwilliger. Stichting Hidde is een non-profit organisatie, voor de uitvoering van onze projecten zijn wij blij met de hulp van onze enthousiaste vrijwilligers. Om onze activiteiten te kunnen blijven uitvoeren zijn wij continu op zoek naar uitbreiding van ons team. C. De donateurs, sponsoren. Iedere particulier en iedere organisatie in Nederland is welkom om een bijdrage (in welke vorm dan ook) te leveren aan Stichting Hidde. 4. Activiteiten en projecten Bovendien zijn wij op zoek naar samenwerkingen met andere stichtingen, organisaties en bedrijven die raakvlakken hebben met Stichting Hidde. Hierdoor ontstaan weer extra kansen. Het spreekt voor zich dat het hier gaat om extra faciliteiten die elkaar aanvullen. Stichting Hidde zal haar eigen doelen nastreven en is verantwoordelijk voor de invulling en uitvoering hiervan. Stichting Hidde voert een breed mediabeleid, lokaal maar ook landelijk. De reden om dit te doen is erkenning en aandacht voor deze doelgroep en de werving van middelen. 5. Communicatie 5.1 Inleiding Stichting Hidde hecht er veel waarde aan om op een aantrekkelijke en heldere manier informatie aan te bieden en iedereen te betrekken bij ons werk. Openheid en transparantie over de werkwijze en financiële positie, maar ook over de te ondernemen activiteiten staan hierin voorop. Dit zal vooral worden gerealiseerd door op de website de activiteiten en de achterliggende cijfers inzichtelijk te maken. Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 6 van 19

7 5.2 Kennismaking met de stichting De stichting is voor haar doelgroep op zoek naar donateurs, fondsen en vrijwilligers. Deze vormen op hun beurt de doelgroep van de marketing uitingen van de stichting. 5.3 Website De website is een belangrijk communicatiekanaal voor donateurs, sponsoren, fondsen en vrijwilligers; maar ook voor de leden zelf. Op de website plaatsen wij informatie over activiteiten, projecten en de achtergronden. Het is al mogelijk om online donateur/sponsor te worden. De website is ons visitekaartje en wij dragen er continu zorg voor dat de informatie op de website actueel is. 5.4 Informatiemateriaal Om in contact te komen met de marketingdoelgroep wordt gebruik gemaakt van zowel online- als Offline marketingmethoden. Online zal de Stichting Hidde zich vooral richten op een professionele website, en de populaire en bruikbare sociale media. Offline marketing zal hoofdzakelijk de vorm aannemen van folders en brieven met donatieformulieren. Ook zal de stichting naar buiten treden door deel te nemen aan offline en online campagnes om donateurs- sponsoren te werven. De stichting wil in haar uitingen een sfeer uitstralen die bij haar doel past. Naast de sfeer is het erg belangrijk dat de promotiematerialen direct een idee geven van het doel en de prestaties van Stichting Hidde. Zowel online en offline moet het voor de doelgroep mogelijk zijn om zo gemakkelijk mogelijk en in korte tijd in contact te komen met de stichting of dat derden gemakkelijk een donatie kunnen doen. De stichting moet in haar uitingen een breed publiek aanspreken. 6. Financiën Om de doelen van Stichting Hidde te kunnen realiseren zijn financiële middelen nodig. Hierbij wordt uitgegaan van jaarlijkse kosten en basis kosten om de stichting draaiende te kunnen houden. Wil de stichting kunnen groeien tot een landelijk aanspreekpunt dan zijn meer duurzame middelen noodzakelijk voor onder andere: voorlichtingsmateriaal (brochures, folders, website, sociale media), informatievoorziening, ontwikkeling van de organisatie, realisatie van projecten en activiteiten voor de doelgroep van lokaal naar regionaal, naar landelijk niveau, nieuwe samenwerkingsvormen. Op dit moment is het nog niet in te schatten wat de hoogte van deze kosten zal zijn. De stichting heeft geen winstoogmerk. Dit staat ook beschreven in de statuten van Stichting Hidde. Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 7 van 19

8 7. Personeelsbeleid en inzet vrijwilligers Op dit moment worden de activiteiten van Stichting Hidde uitgevoerd door vrijwilligers, dit zullen wij ook in toekomst verder doen. Voordat een medewerker/vrijwilliger aan de slag kan bij Stichting Hidde dient hij/zij een positieve Verklaring Omtrent het Gedrag te kunnen overleggen. Bestuur Voor de bestuursleden van Stichting Hidde zijn een aantal sleutelwoorden belangrijk: integriteit, transparantie een open communicatie. De penningmeester is de eerst verantwoordelijke voor de financiën. De boekhouding wordt elk jaar door een register accountant gecontroleerd. Bestuurders krijgen geen beloning voor hun werkzaamheden. Elk jaar wordt afgesloten met een financieel en een inhoudelijk jaarverslag. Stichting Hidde wil dit verslag, buiten dat alle verslagen gepubliceerd worden op de website, delen en bespreekbaar maken in de algemene Donateur- en Familiedag die aan het begin van het nieuwe boekjaar georganiseerd word. 8. Beheer Financiële middelen De financiële middelen van de stichting worden beheerd door de penningmeester. Bij de ABN Amro Bank heeft de stichting een betaalrekening en een spaarrekening. De spaarrente wordt toegevoegd aan de algemene financiële middelen. Tevens een tweede rekening op PayPal. Met het geld van de stichting worden geen beleggingen of speculaties op de beurs of andere risicovolle activiteiten gefinancierd. Boekjaar en jaarrekening Per het einde van ieder boekjaar (= kalenderjaar) worden de boeken van de stichting afgesloten. Daaruit worden door de penningmeester een balans en een staat van baten en lasten over het geëindigde boekjaar opgemaakt, evenals een begroting van de baten en lasten van het lopende boekjaar. De jaarstukken worden door het bestuur vastgesteld binnen 4 weken na afloop van het boekjaar. Jaarverslag Het bestuur van de stichting stelt jaarlijks een verslag op waarin de activiteiten van het bestuur en de besteding van de financiële middelen in het afgelopen jaar zijn vastgelegd. Het jaarverslag bevat tevens de jaarrekening en de begroting. Op deze wijze legt het bestuur verantwoording af over het gevoerde beleid. Het jaarverslag wordt onder anderen op de eigen website gepubliceerd. Donateurs en Families en een ieder die aangesloten zijn bij de Stichting Hidde worden in het begin van het nieuw jaar uitgenodigd voor een Familiedag waaronder het verslag zal worden besproken. Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 8 van 19

9 8.1 Werving middelen De stichting werft middelen in de vorm van sponsoring, donaties (giften), subsidies en bijdragen van vermogensfondsen. De werving van middelen gebeurt op een kleinschalige maar effectieve, directe manier zoals tijdens contacten met relaties, zowel privé als zakelijk. Daarnaast zoekt de stichting voor specifieke projecten contact met vermogensfondsen. Het uiteindelijke doel is om op termijn structurele bijdragen te verkrijgen van gemeentes, jaarlijkse donaties en bijdragen van derden. Daarnaast zal de stichting de bestaande contacten met donateurs, organisaties en samenwerkingspartners onderhouden en actief op zoek gaan naar nieuwe contacten/relaties en donateurs. Dit kan bijvoorbeeld middels brieven, telefonisch, persoonlijk contact maar ook door bijvoorbeeld een plaatselijk maatschappelijk evenement of het inzetten van multimedia en sociale media. Verder bezoekt de stichting beurzen en benaderen we dagbladen en tijdschriften om voor haar doelstelling steun te verwerven. Het inzetten van bijvoorbeeld speciale acties voor het verkrijgen van financiële middelen behoort ook tot de mogelijkheden. Dit kan door persoonlijke initiatieven van mensen of organisaties plaatsvinden. Stichting Hidde is een kleine, open en slagvaardige stichting. Via onder andere de website en andere (sociale) media (facebook, Instagram, tijdschriften en kranten) rapporteren we regelmatig over activiteiten en behaalde resultaten. Stichting Hidde is actief op zoek naar de volgende bijdragen: Sponsoring: Een zakelijke overeenkomst (sponsorcontract), gericht op profijt voor beide partijen, waarbij de ene partij (de sponsor) een persoon, instelling of evenement financieel en/of materieel ondersteunt en waarbij de andere partij (de gesponsorde) een nauw omschreven evenredige tegenprestatie biedt die de sponsor helpt bij het realiseren van diens doelstellingen. Donaties (giften) eenrichtingsverkeer; Geld geven aan een goed doel geeft een goed gevoel! De steun maakt het verschil. Fondsenwerving: Het actief werven van bijdragen van vermogensfondsen. 9. Het beheer en de besteding van het vermogen Stichting Hidde heeft een ANBI status aangevraagd en is daardoor verplicht een administratie te voeren. Uit deze administratie moet blijken welke bedragen zijn uitgegeven aan het werven van middelen en het beheer van de instelling. Dat geldt ook voor alle andere kosten, wat de aard en omvang van de inkomsten en het vermogen van de instelling is. Nogmaals willen wij benadrukken dat de bestuurders van Stichting Hidde zich vrijwillig inzetten. Zij ontvangen geen beloning. Bij een onkostenvergoeding zal dit hooguit gaan om eventuele gemaakte reiskosten, dan wel administratiekosten. Er worden geen vacatiegelden betaald. De ontvangen middelen worden aangewend ten behoeve van de uitvoering van de doelstelling van de stichting. Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 9 van 19

10 Gezien het lage personeelsaantal zijn er vrijwel geen overheadkosten, zodat de ontvangen middelen geheel aan de gestelde doelen kunnen worden besteed. De stichting beheert bankrekeningnummer: NL37ABNA t.n.v. Stichting Hidde, te Velserbroek. En een PayPal rekening YAK7BS8WKUCBC t.n.v. Stichting Hidde, te Velserbroek. Aan het einde van het boekjaar (dat loopt van 1 januari tot 31 december) wordt door de penningmeester de boeken afgesloten. Daaruit worden de jaarstukken opgesteld bestaande uit de winst- en verliesrekening, de jaarrekening, de balans en een staat van baten en lasten over het betreffende boekjaar. Het bestuur beoordeelt en controleert de stukken en keurt de stukken goed middels een ondertekening en dechargeert de penningmeester. Na de goedkeuring wordt het jaarverslag gepubliceerd op de website en bij de jaarlijkse familiedag. Als blijkt dat Stichting Hidde haar doelen niet heeft bereikt, dan kan de stichting worden opgeheven. Zij is dan verplicht om uit de statuten en vanuit regelgeving aan te geven aan welk doel, dat een algemeen belang dient, het batig saldo wordt besteed. Het doel zal in overleg met het bestuur worden bepaald. 10. Het bestuur Het bestuur van Stichting Hidde bestaat uit: Voorzitter: dhr. Willie van Dijk Secretaris: dhr. Chris Nouwen Penningmeester: mevr. S. el Markhous Een bestuurder mag niet over het vermogen van de stichting beschikken alsof het zijn eigen vermogen is. Dit criterium verzekert dat de stichting onafhankelijk is ten opzichte van donateurs en begunstigden. Een natuurlijk persoon of een rechtspersoon in de functie van bestuurder mag daarom geen meerderheid van de zeggenschap hebben over het vermogen van de instelling. Om de onafhankelijkheid van de stichting te waarborgen bestaat het bestuur uit drie personen met gelijkheid van stemmen. Het bestuur vergadert indien het nodig is doch minstens één keer per halfjaar dit ook in verband met het vaststellen van de financiële jaarstukken. Per , telefoon en WhatsApp houden de bestuursleden elkaar op de hoogte van de ontwikkelingen. Er zal regelmatig overleg plaats over de te volgen strategie en afstemming plaatsvinden over de taakverdeling. De werkzaamheden van het bestuur bestaan onder meer uit: overleg met instanties, financiële acquisitie (contact met sponsors, samenwerkingspartners, fondsen), public relations en communicatie (bekendheid), het doorgeven van de ontwikkelingen middels de website en brieven aan de doelgroep, andere belanghebbenden en instanties, financieel beheer, overleg over de besteding van de middelen. Het bestuur heeft een taakverdeling gemaakt. De voorzitter houdt zich bezig met de financiële acquisitie, public relations, netwerken en communicatie. Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 10 van 19

11 De secretaris ondersteunt bij alle vormen van communicatie, stelt notulen op, ondersteunt bij het schrijven van beleidsstukken en het onderhouden van de internetpagina. De penningmeester is verantwoordelijk voor het financieel beheer. Jaarlijks stemt hij dit af met de andere bestuursleden. Meer informatie over onder andere het bestuur is te vinden in de notariële akte van Stichting Hidde. Deze akte is op te vragen bij Stichting Hidde. U vindt het Huishoudelijk reglement van Stichting Hidde in bijlage 3. Tenslotte willen wij nog verwijzen naar bijlage 4: Juridische en fiscale structuur. 11. Raad van Advies De Raad van Advies is een onafhankelijk adviesorgaan dat Stichting Hidde bijstaat met kennis en ervaring. De Raad van Advies (RVA) bestaat uit vooraanstaande professionals met een voor Stichting Hidde relevante deskundigheid, netwerk en ervaring. De inbreng en betrokkenheid zijn voor Stichting Hidde van groot belang. 12. Overzicht gegevens stichting Stichting Hidde is een stichting en is ingeschreven bij de kamer van koophandel onder het nummer, , gevestigd aan de Ceylonbastion 7 te 1991 ST Velserbroek. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris en een penningmeester. Voorzitter: dhr. Willie van Dijk Secretaris: dhr. Chris Nouwen Penningmeester: mevr. S. el Markhous Het fiscaal nummer- RSIN nummer van de Stichting Hidde is: De bankrekeningnummers van de stichting zijn± a. AbnAmro rekening, NL37ABNA t.n.v. Stichting Hidde, te Velserbroek. b. PayPal rekening, YAK7BS8WKUCBC t.n.v. Stichting Hidde, te Velserbroek. Alle informatie wordt gepubliceerd op de website en kunnen door belangstellenden worden gedownload (zie Contacten met de stichting verlopen via info@stichtinghidde.nl of per post naar Ceylonbastion 7, 1991 ST Velserbroek. Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 11 van 19

12 Bijlage 1. ANBI Stichting Hidde ANBI-status Stichting Hidde gaat in het 1e kwartaal van 2018 een zogenaamde erkenning ANBI-status aanvragen. Door deze status zijn de belastingregels voor algemeen nut beogende instellingen (ANBI) op het gebied van schenking, successie en de aftrek van giften (inkomsten- en vennootschapsbelasting) van kracht. Alleen de instellingen die de Belastingdienst heeft aangewezen als een ANBI kunnen gebruik maken van de fiscale voordelen. Zodra deze is toegekend zal dit in alle vormen van communicatie vermeld worden. Deze erkenning is ook belangrijk voor de mensen die de stichting een warm hart toedragen. Zij kunnen voor de inkomstenbelasting (IB) alleen giftenaftrek krijgen voor giften aan een instelling die een beschikking van de Belastingdienst heeft. Dit beleidsplan maakt onderdeel uit tot het aanvragen van de ANB-status van Stichting Hidde. Na toekenning zijn er voor de stichting en donateurs bepaalde voordelen, zoals; Een ANBI hoeft geen successierecht of schenkingsrecht te betalen over erfenissen en schenkingen die de ANBI ontvangt in het kader van het algemeen belang. Uitkeringen die een ANBI doet in het algemene belang zijn vrijgesteld voor het recht van schenking. Een donateur kan giften van de inkomsten- of vennootschapsbelasting aftrekken (uiteraard binnen de daarvoor geldende regels). Een ANBI moet zich houden aan een aantal regels. Na toekenning gelden voor Stichting Hidde de volgende regels: Het 'beschikkingsmacht criterium': Een bestuurder en/of beleidsbepaler mag niet over het vermogen van de stichting beschikken alsof het zijn eigen vermogen is. Dit criterium verzekert dat de stichting onafhankelijk is ten opzichte van donateurs en begunstigden. Een natuurlijk persoon of een rechtspersoon in de functie van bestuurder en/of beleidsbepaler mag daarom geen meerderheid van de zeggenschap hebben over het vermogen van de instelling. Het 'bestedingscriterium': Een ANBI mag niet meer vermogen aanhouden dan redelijkerwijs nodig is voor de continuïteit van de voorziene werkzaamheden van de doelstelling van de instelling. Het doel van het bestedingscriterium is het voorkomen van het oppotten van vermogen. Welk vermogen mag een ANBI in ieder geval aanhouden? Vermogen (of bestanddelen daarvan) dat is verkregen als legaat (via een erfenis) of schenking, waarvan de erflater of schenker heeft bepaald dat slechts de rendementen uit dat vermogen mogen worden gebruikt voor het doel van de ANBI (stamvermogen). Het rendement moet dan uiteraard wel daadwerkelijk worden besteed voor het doel van de ANBI en mag niet als vermogen worden aangehouden: o Vermogensbestanddelen waarvan de instandhouding voortvloeit uit de doelstelling van een ANBI, o Vermogensbestanddelen die nodig zijn voor het realiseren van de doelstelling. Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 12 van 19

13 Beleidsbepalers mogen geen andere beloning ontvangen dan een vergoeding voor gemaakte onkosten. Ook mogen ze, als ze daarvoor in aanmerking komen, een vacatiegeld ontvangen dat niet bovenmatig is. Een ANBI moet een actueel beleidsplan hebben. Dit is een document dat inzicht geeft in de manier waarop de doelstelling van de ANBI wordt uitgevoerd. Dit mag ook een meerjarig beleidsplan zijn. Het plan moet inzicht geven in: de werkzaamheden die de instelling verricht, de manier waarop de instelling middelen wil werven, het beheer van het vermogen van de instelling en de besteding van het vermogen van de instelling. De kosten voor het werven van middelen en de beheerkosten moeten in redelijke verhouding staan tot de bestedingen (verhouding tussen kosten en bestedingen). Kosten voor propaganda, publiciteit en public relations zijn voorbeelden van kosten voor het werven van middelen. Dat geldt ook voor de kosten om opbrengsten uit collecten, mailingacties, giften, nalatenschappen, loterijen en subsidies te krijgen. Een voorbeeld van beheerkosten zijn administratiekosten. Uit de statuten/regelgeving van de stichting moet blijken aan welk doel, dat een algemeen belang dient, het batig saldo wordt besteedt mocht de stichting worden opgeheven. Een ANBI moet verplicht een administratie voeren. Uit deze administratie moet blijken: welke bedragen er (per bestuurder) aan onkostenvergoeding en vacatiegelden zijn betaald, welke bedragen zijn uitgegeven aan het werven van middelen en het beheer van de instelling. Dat geldt ook voor alle andere kosten en wat de aard en omvang van de inkomsten en het vermogen van de instelling is. Na toekenning van de ANBI-status zal deze te vinden zijn op Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 13 van 19

14 Bijlage 2. Juridische en fiscale structuur 1. Het bestuur is belast met het besturen van de stichting. 2. Het bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijgen, vervreemding en bezwaren van registergoederen met een meerderheid van stemmen. 3. Het bestuur is niet bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt. 4. Het bestuur draagt zorg voor de inschrijving van de stichting en van alle bestuurders en de mutaties daarin in het openbare Stichtingsregister, gehouden door de Kamer van Koophandel en Fabrieken. 5. De stichting wordt vertegenwoordigd door het bestuur. Daarnaast wordt de stichting vertegenwoordigd door de voorzitter en een ander bestuurslid gezamenlijk. 6. Na toekenning is de stichting door de Belastingdienst geregistreerd als een algemeen nut beogende instelling (ANBI) zoals bedoeld in artikel 24, lid 4 van de Successiewet 1956, zodat zij in aanmerking komt voor het verlaagde tarief van ten aanzien van schenking en successierechten. Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 14 van 19

15 Bijlage 3. Huishoudelijk Reglement van de Stichting Hidde Begripsbepaling In dit reglement wordt verstaan onder: o o o de stichting: de Stichting Hidde gevestigd aan de Ceylonbastion 7 te Velserbroek gemeente Velsen ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer ; de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 12 oktober 2017; het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 6 van de Statuten; Artikel 1 Beleid Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan: 1. Dit beleidsplan wordt driejaarlijks geactualiseerd en herzien. 2. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd. 3. Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting. 4. Het beleid ten aanzien van de voor de Stichting Hidde werkzame vrijwilligers is gescheiden vastgelegd in het document vrijwilligersbeleid. Artikel 2 Taken en bevoegdheden van bestuur(s)- leden 1. Het bestuur: a. Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting; b. Stelt de taken en bevoegdheden van de directeur en de raad voor advies vast; c. Neemt bestuursbesluiten; d. Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en na decharge verlening van het bestuur; e. Het aangaan van leningen is voorbehouden aan een besluit van het gehele bestuur. f. Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten. 2. De voorzitter: a. Heeft algemene leiding van de stichting; b. Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe; c. Overlegt met officiële instanties; d. Geeft leiding aan het bestuur; e. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden; Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 15 van 19

16 f. Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op; g. Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering; h. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement; i. Stelt, in goed overleg met de directeur, secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks. j. Coördineert en stuurt activiteiten aan indien dit niet het geval lijkt. 3. De secretaris: a. Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid; b. Organiseert in de maand februari een familiedag/relatie bijeenkomst waar de financiële uitgaven van het sluitend boekjaar gepresenteerd / publiceert wordt. c. Organiseert in de maand november van ieder jaar een familiedag / relatie bijeenkomst om de behalende doelstelling te presenteren. d. Adviseert de jaarvergadering de penningmeester al dan niet decharge te verlenen; e. Onderhoudt de contacten met werk/projectgroepen over de voortgang van de werkzaamheden. 4. De penningmeester: a. Voert de financiële administratie; b. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging; c. Stelt financiële overzichten op; d. Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag; e. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen; f. Begroot inkomsten en uitgaven; g. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken; h. Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen. Feitelijke decharge vindt plaats middels een besluit van het bestuur; i. Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers. 5. De directeur: a. Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld: De datum en plaats van de vergadering; De aanwezige en afwezige bestuursleden; De verleende volmachten; De genomen besluiten. b. Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de externe communicatie (pers, website e.d.); c. Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op; d. Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden; e. Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie; Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 16 van 19

17 f. Archiveert alle relevante documenten en zorgt ervoor dat de informatie voor het bestuur beschikbaar is. g. Bepaalt in samenspraak met het bestuur het personeels- en vrijwilligersbeleid. Artikel 3 Procedure benoeming bestuur 1. Ontstaat een vacature dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen. 2. Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur. 3. Nieuwe bestuursleden worden benoemd door het bestuur; bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing; op een reguliere bestuursvergadering maar bij voorkeur tijdens de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd. Artikel 4 Besluiten van het bestuur Het bestuur: 1. Neemt met een meerderheid van stemmen besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze adhoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn; 2. Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuurs- jaarvergadering; 3. Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen; 4. Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt; 5. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Artikel 5 Vergaderingen van het bestuur 1. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht. 2. Het bestuur vergadert ten minste 3 maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken. 3. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden. 4. Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen. Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 17 van 19

18 5. Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld. Artikel 6 De agenda en notulen 1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de directeur inbrengen, zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. 2. De directeur mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door. 3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen. 4. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld. Artikel 7 Inbreng tijdens de vergadering 1. Van bestuursleden en de leden van de Raad van Advies wordt een actieve inbreng verwacht. 2. Ideeën van bestuursleden en de leden van Raad van Advies zijn welkom en worden besproken tijdens de vergadering of doorgeschoven naar een volgende vergadering. 3. Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. Deze personen hebben geen stemrecht. De voorzitter neemt een beslissing over de toelating. Artikel 8 Communicatie Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met: o o o Donateurs / Sponsoren / Ambassadeurs / Vrienden van Stichting Hidde De media; De plaatselijke/provinciale- overheid. Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden. Artikel 9 Donaties, subsidies en declaraties 1. Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd project/doel; 2. Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de Stichting Hidde; 3. Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders; Beleidsplan Stichting Hidde Pagina 18 van 19

19