Privacyreglement. gericht op (potentiële)medewerkers en trajectdeelnemers van Stichting Wijkwerk

Transcriptie

1 Privacyreglement gericht op (potentiële)medewerkers en trajectdeelnemers van Stichting Wijkwerk Dit privacyreglement is vastgesteld op 2 mei 2014 en vervangt de voorgaande privacyreglementen. Dit privacyreglement dient als uitgangspunt voor de wijze waarop Wijkwerk omgaat met de privacy en de gegevensverwerking van haar medewerkers en trajectdeelnemers.

2 Begripsbepalingen: a) Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. b) Bijzondere Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende iemand godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, strafrechtelijke persooonsgegevens en persoonsgegevens betreffende een door de rechter opgelegd verbod naar aanleiding van onrechtmatig of hinderlijk gedrag. c) Werknemer of deelnemer: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. d) Dossier: elk op naam van de deelnemer/medewerker gestructureerd geheel van persoonsgegevens, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en dat betrekking heeft op de deelnemer/medewerker, waarbij de persoonsgegevens zowel op geautomatiseerde als niet geautomatiseerde wijze worden verwerkt. e) Bewerker: degene die ten behoeve van Wijkwerk persoonsgegevens verwerkt. f) Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van toezending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, evenals het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens. g) Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens. h) Toegang tot het dossier: directe toegang tot het dossier hebben alleen die personen die behoren tot de organisatie van Wijkwerk of van de bewerker, en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van hun taak. i) Algemene informatie voor deelnemers/ medewerkers over gegevensverwerking: zo spoedig mogelijk na aanmelding/intake wordt men geïnformeerd dat de regeling rond de privacy te vinden is op de website van Wijkwerk. Algemeen Stichting Wijkwerk heeft als doelstelling om middels ter zake relevante overheidsmaatregelen, langdurig werklozen die woonachtig zijn in de regio Nijmegen een traject aan te bieden dat gericht is op dagbesteding, het opdoen van werkervaring, scholing en opleiding dan wel uitstroom naar een gesubsidieerde of reguliere baan. Hiertoe ontwikkelt Stichting Wijkwerk regelingen, activiteiten en producten en voert deze uit. Ten behoeve van al haar activiteiten registreert Stichting Wijkwerk gegevens van haar (potentiële) deelnemers en medewerkers. Het doel van dit privacyreglement is de (potentiële-)deelnemers en medewerkers op de hoogte te stellen van de aard van de gegevens die worden verwerkt, waarom ze worden verwerkt, wat er mee gebeurt en welke rechten een deelnemer/medewerker heeft ten aanzien van de gegevensverwerking.

3 Welke gegevens? Stichting Wijkwerk verwerkt de gegevens die door haar opdrachtgever (bijvoorbeeld de gemeente of het UWV) bij aanvang van het plaatsingstraject worden aangeleverd. Dit zijn gegevens als naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, BSN-nummer, telefoonnummer, nationaliteit, gegevens over een eventuele uitkering, gevolgde opleidingen, diploma s en opgedane werkervaring. Ook worden gegevens verwerkt die bij het intakegesprek naar voren zijn gekomen en die van belang (kunnen) zijn in het kader van het zoeken naar een geschikte dagbesteding/arbeidsplaats. Dit kunnen ook gegevens zijn over mogelijke (medische) beperkingen en eventuele arbeidsmarktvoorkeuren. Deze gegevens worden gedurende de duur van de (arbeids-)relatie aangevuld met informatie over de voortgang van de begeleiding en alle activiteiten en producten die voor de deelnemer/medewerker worden ingezet, evenals de behaalde resultaten daarvan. De resultaten zijn ter beoordeling van de begeleider en/of de directeur van Stichting Wijkwerk. Vaststelling gebeurt aan de hand van onder andere gesprekken met de deelnemer /medewerker, ingewonnen referenties bij derden en de eigen waarneming van de begeleider en of directeur. Stichting Wijkwerk heeft voornoemde gegevensverwerking conform de eisen van de wet gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Deze melding is openbaar en is te bekijken op de internetsite van CBP. Doel Gegevensverwerking is noodzakelijk voor de administratieve verwerking van de in te zetten activiteiten en producten inclusief de rapportage en verantwoording daarvan aan de opdrachtgevers. Daarnaast is gegevensverwerking nodig bij de uitvoering van het trajectplan, met als doel de deelnemer/medewerker in staat te stellen zo goed mogelijk te functioneren op zijn (werk-)plek dan wel de deelnemer/medewerker te ondersteunen bij activiteiten die bijdragen aan functieversterking of uitstroom naar regulier werk. Stichting Wijkwerk verwerkt gegevens ten behoeve van de volgende doelen: Het komen tot (arbeid-)participatie van kandidaten die al dan niet verkeren in een uitkeringssituatie. In het bijzonder: De beoordeling van de geschiktheid van kandidaten voor het verrichten van werkzaamheden bij de eigen organisatie en/of andere partijen aan de hand van criteria zoals opgenomen in de van toepassing zijnde beoordelingsregelingen (beoordelingsregelingen opdrachtgevers of CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening).

4 Het begeleiden bij de terugkeer in de eigen functie en de oude functie bij de eigen organisatie of inlener, al dan niet in aangepaste vorm. Het begeleiden naar passende werkzaamheden elders binnen of buiten de organisatie (herplaatsing). Het bevorderen van de reïntegratie van geheel of gedeeltelijk zieke en/of arbeidsongeschikte werknemers die zijn uitgevallen. Het begeleiden naar passend, duurzaam werk bij een werkgever op basis van een arbeidsovereenkomst (uitstroombegeleiding). Het al dan niet vanuit een uitkeringssituatie begeleiden van een kandidaat in een vorm van gesubsidieerd werk of andere vorm van participatie, afhankelijk van de afspraken die daarover met de opdrachtgever zijn gemaakt. Het bieden van een reguliere arbeidsovereenkomst bij de eigen stichting, dan wel het bieden van een detacheringovereenkomst bij een andere werkgever. De administratieve afhandeling rond bovengenoemde punten, waaronder rapportage en verantwoording aan de opdrachtgever. Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen (denk hierbij aan fiscaal en sociaal verzekeringsrechtelijke wetgeving). Wat gebeurt er met verwerkte gegevens? Persoonsgegevens worden verwerkt voor zover dat noodzakelijk is voor een optimale uitoefening van de (reïntegratie of begeleidings-)activiteiten en de inzet van producten. Persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan een (potentiële nieuwe) inlener of werkgever indien dit nodig is met het oog op een vaste-, tijdelijke- of proefplaatsing. Persoonsgegevens zijn voor andere medewerkers van Stichting Wijkwerk toegankelijk voor zover dit nodig is om de dienstverlening optimaal te kunnen uitvoeren of wanneer dit noodzakelijk is voor een normale bedrijfsvoering. De medewerkers die toegang hebben tot de persoonsgegevens van deelnemers/medewerkers hebben ten aanzien van deze gegevens een geheimhoudingsverplichting om onnodige verspreiding van deze gegevens tegen te gaan. Dit betekent onder meer dat persoonsgegevens, anders dan aan opdrachtgevers, niet (in kopie dan wel anderszins) aan derden worden verstrekt, tenzij hiervoor uitdrukkelijk toestemming is gegeven of wanneer een wettelijke bepaling dit voorschrijft. In het kader van reïntegratieactiviteiten is de WBP van toepassing. Het verbod om persoonsgegevens over iemands gezondheid te verwerken is niet van toepassing als de verwerking van de gegevens geschiedt voor de reïntegratie of begeleiding van deelnemers/werknemers of (al dan niet) uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid. Stichting Wijkwerk zal de deelnemer/medewerkers wel informeren over het feit dat de gegevens worden verwerkt. Indien de persoonsgegevens aan derden worden verstrekt, wordt ook aan hen een geheimhoudingsverplichting opgelegd.

5 Hoe lang worden gegevens bewaard? Nadat het dienstverband of traject is beëindigd houdt Wijkwerk een kopie van de persoonsgegevens. Tot 2 jaar na het tijdstip van beëindiging van het dienstverband of traject worden persoonsgegevens bewaard. Dit is anders indien de deelnemer/medewerker verzoekt de gegevens eerder te verwijderen, tenzij de wet zich hier tegen verzet. De gegevens die ter voldoening van een wettelijke bewaarplicht langer bewaard moeten blijven, worden pas verwijderd na het verstrijken van deze langere termijn (zo moeten administratiegegevens bijvoorbeeld tien jaar bewaard blijven). Wat zijn de rechten van de deelnemer/medewerkers m.b.t. de gegevens? Inzage: Wijkwerk verstrekt aan de deelnemer/medewerker desgevraagd zo spoedig mogelijk inzage in en afschrift van de bescheiden, die betrekking hebben op de deelnemer/medewerker zelf. Inzicht of afschrift van de bescheiden wordt aan de deelnemer/medewerker geweigerd, indien de persoonlijke levenssfeer van een ander daardoor zou worden geschaad. De in het dossier originele bescheiden blijven in het bezit van Wijkwerk. Persoonlijke werkaantekeningen en rapporten die in bewerking zijn, zijn geen onderdeel van het dossier en daarom niet ter inzage. De betrokkene aan wie inzage is verleend dan wel mededeling is gedaan over zijn persoonsgegevens kan Wijkwerk schriftelijk verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen; Wijkwerk bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk in hoeverre hij aan het verzoek zal voldoen. Een weigering is met redenen omkleed. Stichting Wijkwerk mag een vergoeding in rekening brengen voor het verstrekken van de opgevraagde gegevens. In bijlage 1 is vermeld wat de hoogte is van deze vergoedingen. Derdenverstrekking Wijkwerk verstrekt alleen met toestemming van de deelnemer/medewerker inlichtingen tenzij bij of krachtens de wet of re-integratieverordeningen anders is bepaald. Onder anderen dan deelnemer/werknemer zijn niet inbegrepen degenen van wie beroepshalve de medewerking bij de toegang tot en de uitvoering van de dienstverlening noodzakelijk is.

6 U heeft een klacht? Indien u van mening bent dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien u andere redenen heeft tot klagen, kunt u zich te wenden tot Stichting Wijkwerk. Deze zal de klacht conform het klachtenreglement in behandeling nemen. Zowel het klachtenreglement als het privacyreglement zijn te downloaden op de website van Wijkwerk. Dit reglement treedt in werking op 14 mei 2014 en vervangt de voorgaande privacyreglementen.

7 Bijlage 1: Besluit Kostenvergoeding rechten betrokkene Wbp Betrokkene kan een verzoek indienen bij een verantwoordelijke van Stichting Wijkwerk om hem mede te delen of er persoonsgegevens worden verwerkt, en zo ja welke. De vergoeding voor de kosten van dit verzoek bedraagt 0,23 per pagina met een maximumbedrag van 4,50 per verzoek. Als de gegevens op een andere manier dan op papier worden verstrekt mag de verantwoordelijke een redelijke vergoeding in rekening brengen met dien verstande dat deze ten hoogste 4,50 mag bedragen. Van deze regel mag afgeweken worden door een vergoeding van ten hoogste 22,50 te vragen als het afschrift uit meer dan honderd pagina s bestaat of als het bericht zo moeilijk te verkrijgen is vanwege de aard van verwerking. Bijvoorbeeld delen van gegevens zijn nog ondergebracht is een oud informatiesysteem, de gegevens zijn alleen nog beschikbaar via back-up procedures. Kortom er moet sprake zijn van een onevenredig zware inspanning.