Inhoud Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden 3 Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees 4 Verwerking van

Transcriptie

1 Privacyverklaring De WSKOV hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De WSKOV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: - Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring; - Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; - Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; - Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; - Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; - Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. Als de WSKOV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens. Wageningse Studenten Koor en Orkest Vereniging (WSKOV) Generaal Foulkesweg 1A 6703 BG te Wageningen wskov@wur.nl KvK-Nummer:

2 Inhoud Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden 3 Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees 4 Verwerking van persoonsgegevens van zaalgebruikers 5 Verwerking van persoonsgegevens van oud-leden 6 Verwerking van persoonsgegevens van donateurs 7 Verwerking van persoonsgegevens van gastspelers 8 Verwerking van persoonsgegevens van dirigenten 9 Verwerking van persoonsgegevens van solisten 10 Verstrekking van persoonsgegevens aan derden 11 Binnen de EU 11 Minderjarigen 11 Bewaartermijn 11 Beveiliging 11 Rechten omtrent uw gegevens 12 Klachten 12 Vragen 12 Contactgegevens 12 2

3 Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden Verenigingsleden zijn leden die een lidmaatschapsovereenkomst voor het huidige seizoen hebben ingevuld en ondertekend. Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door de WSKOV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen: - Administratieve doeleinden; - Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst. - De lidmaatschapsovereenkomst; Voor de bovenstaande doelstellingen kan de WSKOV de volgende persoonsgegevens van u - Naam; - Adres; - Woonplaats; - Telefoonnummer; - Geslacht; - Geboortedatum; - Student/niet-student; - IBAN/betaalgegevens. bovengenoemde verwerkingen voor de periode: - Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. 3

4 Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees Nieuwsbrief abonnees zijn verenigingsleden die zich niet hebben uitgeschreven voor de nieuwsbrief. Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door de WSKOV verwerkt via ten behoeve van de volgende doelstelling: - Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen. - De lidmaatschapsovereenkomst; Voor de bovenstaande doelstelling kan de WSKOV de volgende persoonsgegevens van u - adres. bovengenoemde verwerking voor de periode: - Gedurende de periode dat men lid is bij de WSKOV en zich niet uitgeschreven heeft voor de nieuwsbrief. 4

5 Verwerking van persoonsgegevens van zaalgebruikers Zaalgebruikers zijn personen die een zaalgebruikersovereenkomst voor het huidige seizoen hebben ingevuld en ondertekend. Persoonsgegevens van zaalgebruikers worden door de WSKOV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: - Administratieve doeleinden. - Zaalgebruikersovereenkomst; Voor de bovenstaande doelstelling kan de WSKOV de volgende persoonsgegevens van u - Telefoonnummer; - Adres; - Postcode; - WSKOV lid/geen lid; - Student/niet-student; - Persoonlijke foto; - IBAN/betaalgegevens. bovengenoemde verwerking voor de periode: - Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. 5

6 Verwerking van persoonsgegevens van oud-leden Oud-leden zijn leden die geen lidmaatschapsovereenkomst voor het huidige seizoen hebben ingevuld en ondertekend, maar in het verleden wel lid zijn geweest. Persoonsgegevens van oud-leden worden door de WSKOV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen: - Administratieve doeleinden; - Lustrum activiteiten; - Potentiele leden voor de adviesraad. - De lidmaatschapsovereenkomst. Voor de bovenstaande doelstellingen kan de WSKOV de volgende persoonsgegevens van u - Lidmaatschapsperiode; - Geslacht. bovengenoemde verwerkingen voor de periode: - Na opzegging van lidmaatschap zullen (met toestemming), de persoonsgegevens tot het eerstvolgende lustrum worden opgeslagen, mits hiervoor geen opzegging. Na elk lustrum zullen oud-leden een verzoek ontvangen voor een langere opslagperiode van hun gegevens zodat de WSKOV met een volgend lustrum weer contact op kan nemen met oud-leden. Oud-leden hebben het recht om dit verzoek te weigeren, waarna de WSKOV de persoonsgegevens van de oud-leden moet verwijderen. 6

7 Verwerking van persoonsgegevens van donateurs Donateurs zijn personen die een donateursovereenkomst hebben ingevuld en ondertekend, en die hun donateurschap niet hebben opgezegd. Persoonsgegevens van donateurs worden door de WSKOV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: - Administratieve doeleinden; - Informeren zoals via een donateursjournaal. - Donateursovereenkomst. Voor de bovenstaande doelstelling kan de WSKOV de volgende persoonsgegevens van u - Telefoonnummer; - Adres; - Postcode; - Woonplaats; - IBAN/betaalgegevens. bovengenoemde verwerkingen voor de periode: - Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. 7

8 Verwerking van persoonsgegevens van gastspelers Gastspelers zijn muzikanten die geen huidig lid zijn van de WSKOV en benaderd kunnen worden als gastspelers. Persoonsgegevens van gastspelers worden door de WSKOV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: - Administratieve doeleinden. - Gastspelersovereenkomst. Voor de bovenstaande doelstelling kan de WSKOV de volgende persoonsgegevens van u - Telefoonnummer; - Adres; - Postcode; - Woonplaats; - IBAN/betaalgegevens. bovengenoemde verwerkingen voor de periode: - Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna tot opzegging. Na opzegging zullen financiële gegevens 7 jaar bewaard worden. 8

9 Verwerking van persoonsgegevens van dirigenten Dirigenten zijn personen die een dirigentenovereenkomst hebben ingevuld en ondertekend. Persoonsgegevens van dirigenten worden door de WSKOV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: - Administratieve doeleinden. - Dirigentenovereenkomst. Voor de bovenstaande doelstelling kan de WSKOV de volgende persoonsgegevens van u - Telefoonnummer; - Adres; - Postcode; - Woonplaats; - IBAN/betaalgegevens. bovengenoemde verwerkingen voor de periode: - Gedurende de looptijd van het contract zullen dirigentengegevens worden bewaard. Na opzegging zullen de gegevens worden bewaard voor eventuele vervanging van huidige dirigenten bij uitval, wanneer hiervoor toestemming wordt gegeven. Na opzegging zullen financiële gegevens 7 jaar bewaard worden. 9

10 Verwerking van persoonsgegevens van solisten Solisten zijn personen die een solistenovereenkomst hebben ingevuld en ondertekend. Persoonsgegevens van dirigenten worden door de WSKOV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: - Administratieve doeleinden. - Solistenovereenkomst. Voor de bovenstaande doelstelling kan de WSKOV de volgende persoonsgegevens van u - Telefoonnummer; - Adres; - Postcode; - Woonplaats; - IBAN/betaalgegevens. bovengenoemde verwerkingen voor de periode: - Gedurende de looptijd van het contract zullen de persoonsgegevens van solisten worden bewaard. Na opzegging zullen de gegevens worden bewaard voor toekomstige benadering, wanneer hiervoor toestemming wordt gegeven. Na opzegging zullen financiële gegevens 7 jaar bewaard worden. 10

11 Verstrekking van persoonsgegevens aan derden De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: - Het verzorgen van de financiële administratie; - Het verzorgen van de ledenadministratie; - Het verzorgen van de zaalgebruikersadministratie; - Het verzorgen van nieuwsbrieven. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is als de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Binnen de EU Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Minderjarigen Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Bewaartermijn De WSKOV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Beveiliging Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; - Alle personen die namens de WSKOV van uw gegevens kennis kunnen nemen (zoals commissies), hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Zo kan het bestuur erop toezien dat uw gegevens veilig worden behandeld. - We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; - We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is. Een voorbeeld van een dergelijke situatie is bij het maken van notulen van vergaderingen wanneer de betreffende persoon daarom vraagt. - Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; - We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen; - Onze verenigingsleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 11

12 Rechten omtrent uw gegevens U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Dit kunt u doen door met ons contact op te nemen. Onderaan deze pagina staan onze contactgegevens. Klachten Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Onderaan deze pagina staan onze contactgegevens vermeld. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Vragen Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op! Onderaan deze pagina kunt u onze contactgegevens vinden. Contactgegevens Wageningse Studenten Koor en Orkest Vereniging (WSKOV) Generaal Foulkesweg 1A 6703 BG Wageningen wskov@wur.nl KvK nummer: