Inzake voortgangsrapportage verbouwing activiteitencentrum Gein

Transcriptie

1 Vergadering Stadsdeelraad Zuidoost d.d. Agendapunt Voordracht SDR / Inzake voortgangsrapportage verbouwing activiteitencentrum Gein Amsterdam Zuidoost, 28 mei 2008 Aan de Stadsdeelraad, Hierbij biedt het Dagelijks Bestuur u onderstaande raadsvoordracht aan ter informatie en besluitvorming in uw raadsvergadering. Inleiding Op 20 november 2007 heeft het DB ingestemd met het voorstel om het activiteitencentrum Gein en het jongerencentrum Gein gezamenlijk onder te brengen in het huidige activiteitencentrum Gein en dus hieruit voortvloeiend- de realisatie van de nieuwbouw van jongerencentrum Gein stop te zetten. Met dit besluit wordt het eerste Community Center in Zuidoost een feit. In deze voordracht wordt u geïnformeerd over de stand van zaken van het project en wordt u gevraagd in te stemmen met de voorgestelde besluiten. Voortraject Aan de oplossing voor de ruimtebehoefte voor jongerenactiviteiten in Gein wordt al meerdere jaren gewerkt. Eerst was sprake van de komst van een Multifunctioneel Jongerencentrum, daarna werd in 2005 besloten tot de bouw van een jongerencentrum op het Wisseloordplein. Uit het Meerjaren Investeringsprogramma Sociale Accommodaties (MIPSA), waarover in juni 2007 in het DB is besloten blijkt, dat op verschillende locaties in Gein een overmaat aan m2 beschikbaar is waar sociaalculturele activiteiten georganiseerd zouden kunnen worden. Daarnaast sloot de situatie in Gein aan op de volgende discussies die op dit moment binnen het stadsdeel gevoerd worden: Accommodatiebeleid: op basis waarvan besluit het stadsdeel tot het investeren in nieuwe stenen ; Community centers: de wens om de huidige activiteitencentra toegankelijk te maken voor alle groepen en bewoners in een wijk Scheiding beheer en exploitatie: hoe regelen en bekostigen we een beter beheer en exploitatie van de maatschappelijke gebouwen in het stadsdeel, zodat gebouwen beter toegankelijk zijn voor alle groepen in Zuidoost Kortom, de conclusie was dat investeren in een apart jongerencentrum zou betekenen dat de beperkte beschikbare middelen ingezet werden in stenen in plaats van programma. Er zou een gebouw bijkomen in Gein, terwijl er al zoveel leegstaande m2 maatschappelijk vastgoed waren in de wijk. Een apart gebouw voor alleen jongeren paste niet in de visie van het DB dat de maatschappelijke gebouwen waarin het stadsdeel investeert ontmoeting tussen verschillende groepen mogelijk moet maken. En het beheren en exploiteren van 2 gebouwen zou veel duurder uitvallen dan het efficiënter inzetten van de bestaande gebouwen. Dit alles leidde tot de overweging om de ruimtebehoefte en het ruimteaanbod in Gein nogmaals te bekijken en te onderzoeken of de behoefte aan ruimte voor jongerenactiviteiten op een andere wijze, dan door nieuwbouw van een apart jongerencentrum, ingevuld zou kunnen worden. 1

2 Stand van zaken De verbouwing van activiteitencentrum Gein bevindt zich in de planvormings-/haalbaarheidsfase. Het concept Programma van Eisen (PvE) voor de verbouwing is eind maart besproken met de bewoners en andere mogelijke toekomstige betrokkenen, zoals Swazoom, Combiwel, MADI, MAAZO. Daarna is het concept aangepast tot het definitieve concept dat als bijlage bij deze notitie is gevoegd. Uit deze participatieronde is ook veel zinvolle informatie verkregen die in een later stadium bruikbaar is voor de toekomstige programmering van het nieuwe centrum. Met de jongeren is een apart traject ingegaan. Met hen zijn enquêtes afgenomen en is op 17 april een bijeenkomst georganiseerd. Het concept PvE is op basis van deze uitkomsten nog iets aangescherpt. Daarnaast zijn de financiële consequenties voor wat betreft programmering, verbouwing en toekomstig beheer doorgerekend. In de hierna volgende tekst wordt een toelichting gegeven op de onderdelen: - Programma - Vastgoed - Expoitatie en beheer - Planning - Financiën Vervolgens wordt ingegaan op de risico s en het vervolgtraject. Programma Het dagelijks bestuur heeft de visie dat het AC Gein omgevormd moet worden tot een Community Center. Doelstelling hierbij is om het centrum dusdanig te verbouwen dat het toegankelijk is voor alle bewoners in Gein, om daarmee ontmoeting en participatie te faciliteren. Het aanbod in het nieuwe gebouw moet bijdragen aan een verbetering van de sociale cohesie. Kortom, de omvorming van Activiteitencentrum tot Community Center biedt kansen voor de bewoners van Gein om elkaar te ontmoeten en beter te leren kennen. De programmering van het nieuwe centrum zal gericht zijn op ontmoeting, ontspanning, advies, voorlichting en indien nodig doorverwijzing of hulp op maat. Begrippen als laagdrempelig, toegankelijk, multifunctioneel en voor iedereen zijn bij het aanbodconcept Community Center het credo. Het aanbodconcept wordt per wijk uitgewerkt. Het ordeningsprincipe dat hiervoor wordt gebruikt zijn de drie sociale agenda s: helpagenda, dienstenagenda en welbevindenagenda. Het Community Center in Gein kent de volgende specifieke kenmerken: Gezien de afspraken die er in het verleden zijn gemaakt over het JC Gein krijgen jongeren een prominente rol in het centrum Op basis van bevolkingskenmerken kan Gein in het algemeen worden getypeerd als gezinsmilieu, sterke ontgroening, matig welvarend en beperkte culturele diversiteit. In de uitwerking van het aanbodconcept zijn in Gein daarmee alle drie de sociale agenda s gewenst: de helpagenda, dienstenagenda met tevens aandacht voor de welbevindenagenda 1. In praktijk betekent dit dat het nieuwe centrum ruimte biedt aan sociaal-culturele activiteiten die empowerment beogen en meer een vangnet-functie hebben voor bewoners en jongeren. Informatie en advies horen hier ook bij. Daarnaast biedt het centrum ruimte aan activiteiten in de meer recreatieve sfeer. Het aanbod in het nieuwe centrum zal in ieder geval gericht zijn op de vraag uit de wijk. Jongeren krijgen er een aparte ruimte die specifiek voor hen wordt ingericht, zodat jongeren zich hierin herkennen en het gevoel krijgen het gebouw is ook van mij. Ditzelfde geldt voor de volwassenen en betekent dus dat behalve de jongeren ook volwassenen zich thuis voelen in het centrum. De aanpassing van de ruimtes die verbouwd worden moet aansluiten bij de activiteiten die jongeren wensen uit te voeren. Deze ruimtes kunnen door alle doelgroepen in Gein gebruikt worden, maar moeten in ieder geval voldoen aan de functionele eisen die de activiteiten voor jongeren eraan stellen. Ook in de tijdsindeling van de programmering zullen jongerenactiviteiten een prominente rol spelen in CC Gein. Zo kan er bijvoorbeeld gedacht worden aan 1 Uit concept MIPSA, d.d

3 een specifieke openstelling alleen voor jongeren gedurende een aantal weekenden per maand. Een programmaraad van jongeren en bewoners zal invloed hebben op de programmering van het nieuwe centrum. Samenvattend kan gesteld worden dan het concept CC betekent dat er een ander en toenemend aanbod van activiteiten zal zijn ten opzichte van de huidige situatie. Insteek is om vanuit de huidige subsidies het beschikbare budget anders te verdelen, waarbij verhoudingsgewijs meer euro beschikbaar komt voor activiteiten. Deze middelen kunnen dan behalve aan de huidige aanbieders ook besteed worden aan nieuw activiteitenaanbod in Gein, inspelend op de vraag die er is. Vastgoed Er is een concept PvE opgesteld voor de verbouwing van AC Gein. Dit concept is op de bewonersavond van 31 maart voor advies voorgelegd aan bewoners uit Gein. Daarnaast is onder jongeren een enquête gehouden en is op 17 april een jongerenbijeenkomst georganiseerd. De adviezen uit beide trajecten zijn verwerkt in het concept PvE dat als bijlage bij deze notitie is gevoegd. Voor de raming van de kosten van de verbouwing en mogelijke dekkingsbronnen is een begroting opgesteld. Samenvattend is de conclusie dat de kosten voor de verbouwing van AC Gein uit de volgende budgetten kunnen worden gedekt: - budget nieuwbouw JC Gein - MIPSA - Resterende middelen uit Stenen voor Sociaal 2004 en 2006 Een onafhankelijke kostendeskundige heeft het PvE naast de kaderstellende kostenraming gelegd en geconcludeerd dat de kosten voor de verbouwing reëel geraamd zijn. Wanneer DB en raad positief besluiten over het PvE en de begroting kan gestart worden met de ontwerpfase. In april zijn offertes aangevraagd bij 4 verschillende architecten. Eén van hen zal geselecteerd worden die vervolgens het programma van eisen zal omzetten in een voorlopig ontwerp (VO) en definitief ontwerp (DO). Bij bewoners, jongeren en andere betrokkenen is al aangekondigd dat zowel het VO als het DO voor advies aan hen zal worden voorgelegd. Beheer en exploitatie Bij de start van het project verbouwing activiteitencentrum Gein is afgesproken om de hardware (verbouwing) en de software (programmering, beheer en exploitatie) als parallelle processen te beschouwen, die onderling met elkaar verbonden zijn. Het aanbodconcept Community Center stelt eisen aan het beheer van de ruimtes. De wijze waarop het beheer van het aanbodconcept Community Center wordt vormgegeven is van cruciaal belang voor het welslagen van het nieuwe centrum. Alleen als het nieuwe centrum daadwerkelijk door alle bewoners, jongeren en organisaties in Gein gebruikt kan worden is namelijk sprake van een succes. Dit betekent dat een andere inzet van beheer dan in het huidige AC Gein gevraagd wordt. De ambities die uitgangspunt zijn bij het concept Community Center stellen de volgende eisen aan de beheervorm: - professioneel beheer, om te waarborgen dat ruimtes toegankelijk zijn voor alle organisaties en bewoners uit de wijk; - een beheerder die zich ook maatschappelijk ondernemer voelt, omdat het zeker in de eerste jaren belangrijk is om ervoor te zorgen dat alle potentiële gebruikers de weg vinden naar het Community Center; - een beheerder die feeling heeft met de inhoudelijke programmering, om ervoor te zorgen dat de exploitatie van het centrum constant wordt afgewogen tegen de inhoudelijke programmering (past een bepaald aanbod wel in het aanbodconcept Community Center); - Een betaalbare huur, om te waarborgen dat de huurprijs geen belemmering vormt voor organisaties, bewoners of jongeren om het centrum te gebruiken; - Een ruime openstelling, om ervoor te zorgen dat alle bewoners en jongeren ook na school of werk van het centrum gebruik kunnen maken. - Onafhankelijk beheer, om te waarborgen dat de partij die beheert ondersteunend kan zijn aan de programmering en niet, omdat zij zelf ook activiteiten aanbied, in een concurrentiepositie beland. 3

4 De eisen die vanuit de inhoud gesteld worden aan de beheervorm hebben financiële consequenties. Deze worden op basis van de huidige inzichten ingeschat op een extra inzet ten opzichte van de huidige beheerlasten. Van essentiële invloed op de beheerlasten zijn: 1. de bezettingsgraad De totale kosten voor de exploitatie van het nieuwe centrum Gein zijn berekend op basis van een aantal aannames. Op basis hiervan zijn de kosten doorgerekend naar een m2 prijs, maar belangrijker nog naar een uurprijs. De uurprijs is afhankelijk van de bezettingsgraad-target. Bijvoorbeeld: - Gemiddelde kosten per bezettingsuur conform huidige bezetting (steekproef 2007 wkn6, 20, 32, 43 en 48) van 20,5% = 43,92 - Gemiddelde kosten bij 100% bezettingsuren = 9,17 Een verlaging van het tekort lijkt ervoor te pleiten dat het bezettingstarget op een hoger % vastgesteld moet worden dan de huidige bezetting. Het dilemma hierbij is echter tweeledig: a. op basis van het nu aangenomen bezettingstarget van 20,5% kan de toekomstige exploitant er in principe vanuit gaan dat de dekking (zowel qua programmering als qua financiering) geregeld is. Vallen er echter uren uit, dan zal de toekomstige exploitant deze binnen het aanbodconcept Community Center weer moeten zien te vullen. Dit levert een risico op voor de exploitant. b. de exploitant zal bij een bezettingstarget dat hoger ligt dan de huidige bezetting altijd bij MO aankloppen om te vragen welke organisaties/activiteiten MO in de aanbieding heeft om de bezetting van het centrum in Gein mee te verhogen. Vraag daarbij is of die organisaties/activiteiten voorhanden zijn. 2. de kosten voor personeel Om het Community Center in Gein tot een succes te maken is hierboven net gesteld dat kwalitatief goed beheer een vereiste is. Dit betekent dat er voldoende en goed geschoolde beheerders aangetrokken zullen moeten worden die voldoende zelfstandig kunnen opereren. Deze eis is medeverantwoordelijk voor de hoogte van de kosten voor beheer. Een verlaging van de kosten lijkt ervoor te pleiten om het aantal beheerders of de opleidingseis voor de beheerders omlaag te brengen. Dilemma is echter dat wanneer de kwaliteit van de beheerders niet goed is, ook de kwaliteit van het beheer niet goed zal zijn waarmee de vereiste toegankelijkheid en multifunctionaliteit die leidend is in het concept Community Center niet gehaald kan worden. 3. de openstellingsuren Kort door de bocht gezegd is een centrum dat gesloten is voor beheer het goedkoopst. Een optimum zal dus gevonden moeten worden in een openstelling waarmee de toegankelijkheid van het nieuwe centrum gewaarborgd is en een openstelling die reële exploitatielasten met zich meebrengt. In de exploitatiebegroting is uitgegaan van een redelijke openstelling van gemiddeld 14 uur per dag, 7 dagen per week. Samenvattend is de conclusie dat ervan uitgegaan kan worden dat de in de begroting voor CC Gein opgenomen exploitatiekosten reëel zijn en structureel gedekt moeten worden in de stadsdeelbegroting vanaf Bij het zoeken naar dekking voor de structureel toegenomen kosten voor het beheer en de exploitatie van Community Center Gein zullen de bredere discussies die gevoerd worden over diversiteitsbeleid, beleid over de community centers en de herijking van het welzijnsbeleid betrokken moeten worden. Deze bredere discussies kunnen immers gevolgen hebben voor het eventueel afstoten van panden en het aantal panden dat het stadsdeel uiteindelijk in wil zetten voor welzijnsbeleid. Afstoten van panden kan geld opleveren dat gebruikt kan worden in het beheer en de exploitatie van Community Center Gein en eventueel andere toekomstige Community Centers. Planning Voor de verbouwing van AC Gein geldt een strakke planning. Uitgangspunt daarbij is dat het Community Center Gein in januari 2010 in gebruik genomen wordt. In bijlage 2 staat de planning in detail weergegeven met daarin ook de onderlinge afhankelijkheden van de verschillende activiteiten. 4

5 Financiën definitief concept Totaaloverzicht financiën Verbouwing AC Gein tot CC Gein Financiele effecten programmering Totaal aan subsidies op locatie voor omvorming Totaal aan subsidies benodigd op locatie na omvorming structureel in te zetten deel voor onafhankelijk exploitant (ombuiging) Financieel resultaat op programmering CC Gein: jaarlijkse bijstelling op begroting - Financiele effecten vastgoed/huisvesting totale gewenste investering huisvesting totale mogelijke dekking verschil Financieel resultaat op vastgoed CC Gein: jaarlijkse bijstelling begrotingslast (r+a) - huurtarief per m2 bvo voor omvorming 90 huurtarief per m2 bvo na omvorming 95 Financiele effecten beheer totale geschatte jaarlijkse gebruiksexploitatielasten CC totale geschatte jaarlijkse gebruiksexploitatieinkomsten CC Financieel resultaat op beheer CC Gein: jaarlijkse bijstelling op begroting huidige gemiddelde bezetting AC incl. AGO 20,5% huidige gemiddelde bezetting AC excl. AGO 12,8% gewenste gemiddelde bezetting CC 20,5% Voorlopig algemene financiële conclusie omvorming AC tot CC Gein a Financieel resultaat op programmering CC Gein: jaarlijkse bijstelling op begroting - b Financieel resultaat op vastgoed CC Gein: jaarlijkse bijstelling begrotingslast (r+a) - c Financieel resultaat op beheer CC Gein: jaarlijkse bijstelling op begroting totale toename jaarlijkse last begroting Daarnaast dienen de niet te activeren lasten eenmalig te worden afgedaan De in de bovenstaande begroting opgenomen investeringen hebben betrekking op kosten die direct verbonden zijn aan het toekomstige CC Gein. Risico s De verbouwing van AC Gein tot Community Center is een pilot en brengt daarom risico s met zich mee. Hiernavolgend worden de belangrijkste risico s aangegeven: Planning: In de planning zitten vele afhankelijkheden. Deze bevinden zich voornamelijk in het voortraject van de haalbaarheidsfase. Besluitvorming van DB en Raad binnen de gegeven planning zijn cruciaal voor het behalen van de aan bewoners en jongeren beloofde datum van ingebruikname in januari Een uitgebreid communicatietraject met bewoners, jongeren en andere partijen is ingevoegd in de bestaande planning. Dit maakt dat binnen de planning de realisatie voor bijvoorbeeld het VO en DO binnen een korter tijdsbestek zal moeten plaatsvinden dan aanvankelijk gepland. In een latere fase kan ook het aanbestedingstraject voor de verbouwing het risico van vertraging met zich mee brengen. 5

6 Financiën: Op alle drie domeinen moet rekening gehouden met risico s wat betreft de financiën. Hieronder worden per domein de belangrijkste toegelicht: Programma In de huidige situatie is het zo dat Swazoom zowel de activiteiten als het beheer van AC Gein voor haar rekening neemt. Hiervoor krijgt Swazoom een subsidie van het stadsdeel. De subsidie is echter niet afzonderlijk opgesplitst in subsidie voor activiteiten en subsidie voor beheer en is ook niet opgesplitst per Activiteitencentrum. Dit betekent dat er voor het budget dat Swazoom voor AC Gein ter beschikking heeft een aanname is gedaan in de begroting. Ook de opsplitsing in het deel dat Swazoom in AC Gein inzet voor activiteiten en inzet voor het beheer is een aanname. De aannames zijn wel gecontroleerd door Swazoom en akkoord bevonden. Ditzelfde geldt in mindere mate voor het budget dat structureel voor jongerenactiviteiten in Gein is gereserveerd. Hier is dan wel precies duidelijk dat het hele budget ingezet wordt in Gein, maar ook hier zijn subsidie voor activiteiten en beheer ondefinieerbaar in het totaalbudget opgenomen. Voor de toekomstige situatie is aangenomen dat het huidige subsidiebudget voor AC Gein wordt voortgezet. Gezien de onzekerheden over het deel activiteitenkosten en het deel beheerkosten is de aanname dat 60% van de budgetten in de toekomst wordt ingezet voor activiteiten en 40% voor beheer. Vastgoed Voor de verbouwing van AC Gein is een kostenraming gemaakt waarin 10% als kostenpost onvoorzien is opgenomen. Deze raming is als kaderstellend meegegeven bij het opstellen van het PvE. Een onafhankelijke kostendeskundige heeft de raming gecontroleerd op realiteitsgehalte. Toch blijft ook na deze controle de begroting in dit stadium van de verbouwing nadrukkelijk een raming. Pas in de ontwerpfase en bij de aanbesteding wordt de definitieve begroting duidelijk. Ook onvoorziene omstandigheden kunnen de kosten nog verhogen. Daarnaast wordt een deel van de dekkingsmiddelen verkregen uit een MIPSA subsidie die bij de centrale stad nog aangevraagd en toegekend moet worden. Het project voldoet wel aan de voorwaarden. Beheer en exploitatie Voor wat betreft de financiële risico s voor beheer en exploitatie geldt dat in de begroting bij gebrek aan beter met verschillende aannames is gewerkt. Aannames brengen per definitie risico s met zich mee. Hieronder zijn de aannames opgesomd: - beheerbijdrage vanuit de bestaande subsidies van Swazoom en jongerenwerk in Gein - bezettingsgraadtarget - benodigde personeelskosten beheerders - tarifering per uur verhuur - kosten en opbrengsten voor de bar Vervolgtraject Een architect zal het ontwerp voor de verbouwing van AC Gein in de komende periode nader uitwerken. In juli 2008 zal het VO gereed zijn. Parallel zal de beoogde beheervorm verder worden uitgewerkt en zal er wat betreft de programmering door middel van de WIL systematiek gewerkt worden aan een scheiding van beheer en programmering in de subsidie. Uit de participatierondes kwam naar voren dat bewoners en jongeren graag op de hoogte gehouden wilden worden en betrokken bij de verbouwing. Daarom is in het communicatieplan opgenomen en ook aan hen toegezegd dat ze door middel van een nieuwsbrief, het voortzetten van de participatierondes rondom VO en DO. Het participatietraject rondom de verbouwing zal tevens gebruikt worden voor het instellen van een Programmaraad die kan adviseren over de programmering van het centrum. Bijlagen - Bijlage 1: Programma van Eisen; - Bijlage 2: Planning 6

7 Besluitvorming VOORGESTELD BESLUIT: Wij stellen u voor het hierna opgenomen besluit te nemen. Het Dagelijks Bestuur C. Rach E.M. Sweet Secretaris voorzitter 7

8 CONCEPT-RAADSBESLUIT Onderwerp: Voortgang verbouwing Activiteitencentrum Gein SDR / Amsterdam Zuidoost, 28 mei 2008 De Stadsdeelraad van het Stadsdeel Amsterdam Zuidoost, Gezien de voordracht van het dagelijks bestuur d.d.. BESLUIT: 1. Kennis te nemen van de stand van zaken inzake planning, financiering, beheer en de risico s van het project zoals weergegeven in deze voordracht; 2. Kennis te nemen van het concept Programma van Eisen; 3. Kennis te nemen van de verwachte eenmalige frictiekosten bij Swazoom van ,- in 2009; 4. Kennis te nemen van de verwachte hogere financiële lasten voor beheer en exploitatie vanaf oplevering in 2010 ad ,-; 5. Het DB de opdracht te geven voor de, onder besluiten 3 en 4 genoemde kosten, dekking te regelen in de respectievelijke begrotingen 2009 en Aldus besloten in de openbare vergadering van de Stadsdeelraad d.d. G.P. Both griffier L. Burgers voorzitter 8