BTW-module. maandag 7 april 2014 Softconstruct nv

Transcriptie

1

2 I Inhoudsopgave Deel I Inleiding 1 Deel II Van enkelvoudige boekhouding naar BTW-boekhouding 1 1 Hoe kan... u zich voorbereiden voor de omschakeling naar de BTW-boekhouding? 1 2 Omschakelen... naar BTW-boekhouding 3 Stappenplan om... schakelen naar BTW-boekhouding 5 3 Wat na... de omschakeling? 10 4 Hoe vorige... enkelvoudige boekhouding raadplegen? 11 5 Hoe BTW-boekhouding... gebruiken? 12 Verkopen ingeven Aankopen ingeven Financieel ingeven Diversen ingeven Deel III Van vennootschapsboekhouding naar vennootschapsboekhouding met BTW 22 1 Hoe kan... u zich voorbereiden voor de omschakeling naar de vennootschapsboekhouding met 22 BTW? 2 BTW-tarieven... instellen 22 3 BTW-rekeningen... koppelen aan algemene boekhoudrekeningen 23 4 Boekhoudrekeningen... aanpassen met BTW 24 5 BTW-status... invullen bij contactfiches 26 6 Verschil... KBO-nummer en BTW-nummer 28 Deel IV Hoe een verkoopfactuur maken? 28 Deel V Hoe een factuur inboeken met Medecontractant / Intracommunautair 31 Deel VI Hoe een ingeboekte factuur aanpassen? 33 Deel VII Hoe contactfiches samenvoegen? 33 Deel VIII Gemengde BTW-plichtige 34 Deel IX Wat met de BTW-aangifte? 35 Deel X Melding "Rekening voor niet aftrekbare BTW heeft geen BTW-vak voor aankopen gedefinieerd" 38

3 Contents Deel XI Provisies vorig jaar en tussentijdse staten aanduiden als aangerekend Index II 42 0 II

4 1 1 Inleiding Op 1 januari 2014 wordt u als advocaat BTW-plichtig. Dit zal wat extra administratief werk met zich meebrengen. Indien u reeds gebruik maakt van de vennootschapsboekhouding in Toga, dan zal er weinig veranderen. Uw bestaande vennootschapsboekhouding wordt uitgebreid met BTW-verwerking. Dit wordt verder toegelicht in puntje Van vennootschapsboekhouding naar vennootschapsboekhouding met BTW 22. Als u momenteel werkt met de enkelvoudige boekhouding van Toga voor niet-vennootschappen, dan zal er iets meer veranderen. Uw bestaande enkelvoudige boekhouding wordt omgeschakeld naar de BTW-boekhouding. Deze boekhouding werkt voor het financieel luik op dezelfde manier als bij de enkelvoudige boekhouding. Daarnaast moet u ook aankoopfacturen en verkoopfacturen ingegeven. Dit is nodig om een correcte BTW-administratie te kunnen voeren. Dit wordt verder toegelicht in puntje Van enkelvoudige boekhouding naar BTW-boekhouding 1. Vanaf 1 januari 2014 wordt de link met Proacc niet meer ondersteund! Deze handleiding is aangemaakt op 7/04/2014. Gebruik steeds de recentste versie van Toga met bijhorende up-to-date handleiding! Ga naar Onderhoud, Webupdate voor Toga te updaten en klik hier voor de meest recente handleiding voor u aan de slag gaat. De screenshots die u in deze handleiding ziet is ter illustratie en kan licht afwijken van de geïnstalleerde software-versie. 2 Van enkelvoudige boekhouding naar BTW-boekhouding De aanpassing van enkelvoudige boekhouding naar BTW-boekhouding zal een iets grotere aanpassing zijn. Vanaf 1 januari 2014 gaat u een dubbele boekhouding voeren. Dit wil zeggen dat u facturen zal opmaken en daartegenover zal u de betalingen ingeven. De boekhoudmodule die u ziet in het Hoofdmenu van Toga zal worden uitgebreid naar 4 knoppen, nl. Overzichtsknop, Aankopenknop, Verkopenknop, knop Financieel. De knop van Aankopen en Verkopen dienen om facturen in te geven in de boekhouding van Toga. Het financiële luik blijft in grote lijnen hetzelfde, in die zin dat u nu bij het inboeken van een rekeninguittreksel meerdere keuzes kan selecteren dan "Boeken in dossier" en "Boeken buiten dossier". Om over te schakelen naar de BTW-boekhouding, gaat u naar Omschakelen naar BTW-boekhouding Hoe kan u zich voorbereiden voor de omschakeling naar de BTW-boekhouding? Indien u momenteel gebruik maakt van de enkvelboudige boekhouding in Toga, is het belangrijk dat u op de meest recente versie van Toga zit.

5 Van enkelvoudige boekhouding naar BTW-boekhouding 2 U dient eerst een update van Toga uit te voeren. Om Toga te updaten gaat u naar Onderhoud en klik op Webupdate. Klik telkens op de knop Volgende tot er uiteindelijk gevraagd wordt om Toga opnieuw te starten. Heel het kantoor dient Toga opnieuw op te starten. De volgende stap is dat u alle verrichtingen tot en met boekjaar 2013 dient in te vullen in de boekhouding in Toga. Indien dit nog niet gebeurd is, kan u uw boekhouding nog niet omschakelen naar de BTWboekhouding. Als alle verrichtingen zijn ingegeven tot en met boekjaar 2013 kan u een controle uitvoeren. Ga hiervoor naar het overzichtscherm van de boekhouding en klik in de linkerzijde op "Dagboek kantoor". Klik bovenaan in het lint bij Afdrukken op de knop "Scherm". Dan wordt er een nieuw scherm geopend waaruit je kan kiezen hoe het dagboek kan weergegeven worden. Als je voor de wettelijke indeling kiest krijg je meer detail te zien.

6 3 Vervolgens vraagt Toga of u het boekjaar wil afsluiten, klik hier op Nee. Uiteindelijk wordt het voorbeeld dan getoond. Als alles correct is ingegeven en is nagekeken kan u uw enkelvoudige boekhouding omschakelen naar de BTW-boekhouding. Om dit te doen gaat u naar Omschakelen naar BTW-boekhouding Omschakelen naar BTW-boekhouding Als alle boekingen tot en met het boekjaar 2013 zijn ingegeven kan u de enkelvoudige boekhouding omschakelen naar de BTW-boekhouding. Hiervoor gaat u naar het overzichtsscherm van de enkelvoudige boekhouding. Het overzichtsscherm wordt geopend. In het lint bovenaan ziet u een knop "Omschakelen naar BTW-boekhouding".

7 Van enkelvoudige boekhouding naar BTW-boekhouding 4 Als u hier op klikt wordt er een installatie-programma opgestart om de BTW-boekhouding te installeren. Let op! U mag dit enkel uitvoeren als alle boekingen tot en met 2013 zijn ingegeven. Het installatie stappenplan wordt hieronder verder uitgelegd. Lees alle tekst van de installatie zeer grondig na. Indien u de omschakeling naar BTW-boekhouding succesvol hebt uitgevoerd dient u het deel "Van vennootschapsboekhouding naar vennootschapsboekhouding met BTW" 22 verder te volgen.

8 Stappenplan omschakelen naar BTW-boekhouding STAP 1: Activatie van BTW-boekhouding Als u op de knop "Omschakelen naar BTW-boekhouding" hebt geklikt, krijgt u onderstaand scherm. U dient alle boekingen in te geven tot en met 2013, dan kan u pas deze installatie uitvoeren. Klik op Volgende om verder te gaan. STAP 2: Akkoordverklaring In het volgende scherm ziet u een melding dat u alle boekingen tot en met 2013 dient in te geven.

9 Van enkelvoudige boekhouding naar BTW-boekhouding 6 U dient de akkoordverklaring aan te vinken vooraleer u verder kan gaan. Klik op Volgende om verder te gaan. STAP 3: Keuze rekeningplan In deze stap dient u het rekeningplan te selecteren dat u wenst te gebruiken in de BTW-boekhouding.

10 7 We maken hier een onderscheid tussen "Standaard algemeen rekeningschema" en "Geconverteerd rekeningplan uit de enkelvoudige boekhouding". Als u "Standaard algemeen rekeningschema" selecteert gaat Toga zijn eigen boekhoudkundig rekeningplan installeren. Dit wil zeggen dat er een volledig nieuw rekeningplan wordt aangemaakt met BTW-boekhoudrekeningen én deze boekhoudrekeningen worden bij de omschakeling correct toegewezen in de algemene instellingen van de boekhouding. Indien u opteert voor "Geconverteerd rekeningplan uit de enkelvoudige boekhouding", dan gaat uw huidige boomstructuur vanuit de enkelvoudige boekhouding omgezet worden naar een boekhoudkundig rekeningplan in de BTW-boekhouding. U dient dan ook zelf uw kostenrekeningen aan te maken, BTW-boekhoudrekeningen aan te maken, alle boekhoudrekening manueel correct toekennen in de algemene instellingen van de boekhouding. Dit wordt verder toegelicht in Wat na de omschakeling? 10 Selecteer uw keuze en klik op Volgende om verder te gaan. STAP 4: Nieuw boekjaar aanmaken Het nieuwe boekjaar wordt automatisch ingevuld.

11 Van enkelvoudige boekhouding naar BTW-boekhouding 8 Standaard geeft Toga het boekjaar 2014 in. Klik op Volgende om verder te gaan. STAP 5: Nieuw profiel wordt aangemaakt In deze stap wordt er een klein overzicht gegeven wat er gaat gebeuren. Uw huidige enkelvoudige boekhouding wordt behouden. Toga gaat een nieuw profiel aanmaken op basis van uw huidig profiel. Hij zal "BTW" toevoegen in de naam van het profiel en van dit profiel een BTW-boekhouding maken. Zo kan u telkens uw enkelvoudige boekhouding nog raadplegen door van profiel te wijzigen. Dit wordt verder uitgelegd in "Hoe vorige enkelvoudige boekhouding raadplegen" 11?

12 9 Klik op Volgende om verder te gaan. STAP 6: Voortgangsscherm Hier ziet u de voortgang van de installatie van de BTW-boekhouding. U mag deze installatie niet meer annuleren. Afhankelijk van de grootte van uw boekhouding kan dit een tijdje duren. Klik op Volgende om verder te gaan. STAP 7: Geslaagd! Uiteindelijk komt u op het scherm dat de boekhouding succesvol is omgezet.

13 Van enkelvoudige boekhouding naar BTW-boekhouding 10 Klik op de knop Voltooien en start Toga opnieuw op op alle computers. Als u Toga opnieuw opstart zal u zien dat in het hoofdmenu 4 knoppen worden weergegeven bij de boekhoudmodule. Dit wordt verder uitgelegd in "Van vennootschapsboekhouding naar vennootschapsboekhouding met BTW" Wat na de omschakeling? Als alles correct is verlopen is de enkelvoudige boekhouding omgezet naar de BTW-boekhouding. Bij het omschakelen heeft Toga een nieuw profiel aangemaakt dat eindigt op BTW. Uw vorig profiel met de enkelvoudige boekhouding bestaat nog steeds om te raadplegen. Een woordje uitleg vindt u bij Hoe vorige enkelvoudige boekhouding raadplegen? 11. De volgende stap is dat u uw rekeningplan gaat nakijken. Ga naar het overzichtscherm van de boekhouding en klik in de linkerzijde op "Boekhoudplan".

14 11 Bovenaan in het lint bij Afdrukken kan u een lijst afprinten van alle boekhoudrekeningen met hun BTWcode en BTW-rooster. Indien er geen BTW-codes en BTW-roosters zijn ingevuld, moet u de BTW-codes en BTW-roosters manueel toekennen aan de boekhoudrekening. Dit is het geval als u bij de omschakeling bij "Keuze rekeningplan" hebt geopteerd voor "Geconverteerd rekeningplan uit de enkelvoudige boekhouding". Dit wordt verder toegelicht in Boekhoudrekeningen aanpassen met BTW Hoe vorige enkelvoudige boekhouding raadplegen? De enkelvoudige boekhouding die u deed tot en met 31 december 2013 kan u vanaf de omschakeling naar BTW-boekhouding nog steeds gaan raadplegen. Bij de omschakeling naar de BTW-boekhouding heeft Toga een nieuw profiel aangemaakt dat eindigt op "_BTW" op basis van uw ingelogd profiel. Dit profiel is automatisch toegekend aan elke gebruiker die daarmee opstart. Om oudere boekhoudingen te kunnen raadplegen dient u van profiel te veranderen. Dit doet u door links bovenaan op het Toga logo te klikken. Daar kan u kiezen welk profiel u wil openen. Als u het profiel hebt geselecteerd, vraagt Toga of u zeker bent om van profiel te veranderen. Alle

15 Van enkelvoudige boekhouding naar BTW-boekhouding 12 openstaande schermen zullen worden afgesloten. Klik Ja om door te gaan. 2.5 Hoe BTW-boekhouding gebruiken? In tegenstelling tot de enkelvoudige boekhouding van, zullen niet enkel de financiële verrichtingen worden ingegeven, maar moeten ook alle documenten die daaraan vooraf gaan (facturen) worden ingevoerd. In een dubbele boekhouding dienen verschillende dagboeken te worden ingegeven : Verkoopdagboek : Hier zullen alle verkoopfacturen of ereloonstaten worden ingegeven. Iedere staat die naar een cliënt wordt gestuurd, zal hier worden ingevoerd. Op dat moment heeft de cliënt een schuld in de boekhouding. Hierdoor zal men kunnen zien wie nog onbetaalde facturen heeft en hoe lang die al open staan. Als de cliënt betaalt, dan zal die betaling in het financieel dagboek worden ingegeven en dan wordt de factuur aangeduid als betaald. Dat aanduiden heet afpunten. Aankoopdagboek : Hier worden alle aankoop- of kostenfacturen ingegeven. Afgezien van bepaalde kleine uitgaven, zullen alle kosten die gemaakt worden door het kantoor hierin een verantwoordingsstuk krijgen. Net zoals bij de verkoopfacturen zullen zij afgepunt worden op het moment dat de betaling wordt ingegeven in het financieel dagboek. Financieel dagboek : Hier worden alle financiële verrichtingen ingegeven. Deze bestaan uit de uittreksels van de verschillende bankrekeningen en de kas. Diversen dagboek : Hier worden diverse verrichtingen ingegeven. Dit zijn boekhoudkundige verrichtingen die niet passen in de voorgaande dagboeken. Dat kunnen correctieboekingen zijn, eindejaarsverrichtingen of andere boekhoudkundige ingrepen. Dit dagboek wordt meestal in samenspraak met de accountant ingevuld. Indien u de volledige uitleg wenst te bekomen van de vennootschapsboekhouding, kan u onze Togahandleiding raadplegen. Ga in Toga naar Help en info, klik op "Toon online documentatie".

16 Verkopen ingeven Hoe u verkoopfacturen kunt ingeven in Toga wordt uitgebreid uitgelegd in Hoe een verkoopfactuur maken? Aankopen ingeven Aankoopfacturen kunnen ingebracht worden in of buiten een dossier. Klik op de knop aankopen in het hoofdmenu, bij boekhouding. Het aankopenscherm verschijnt nu. Volgende velden dienen ingevuld te worden : Algemene gegevens: Type document: Hier wordt aangeduid of het een factuur of een creditnota betreft. Nummer: Dit is het factuurnummer. Als je de eerste keer een aankoopfactuur aanmaakt zal het nummer 45 voorstellen. Je dient dan het factuurnummer manueel aan te passen. Vanaf dan zal BTWmodule het factuurnummer automatisch verhogen. U kan ook manueel het factuurnummer aanpassen. Datum: Dit is de factuurdatum. Periode: Hier wordt de boekingsperiode automatisch ingevuld als de factuurdatum is ingevuld. Dagboek: Indien u meerdere aankoopdagboeken heeft, kunt u hier het correcte aankoopdagboek selecteren waarin de verkoopfactuur ingeboekt moet worden. Vervaldatum: Dit is de datum waarop het factuur betaald moet zijn. Dit veld is niet verplicht en wordt ingevuld als men gebruik maakt van elektronische betalingen vanuit. Naam leverancier: Hier dient de naam van de leverancier ingegeven te worden. De naam wordt opgezocht in het contactfichebestand. Via het opzoekbestand kan ook een nieuwe leverancier worden aangemaakt. Docnr. Lev: Dit is het factuurnummer van de leverancier. Dit veld is niet verplicht.

17 Van enkelvoudige boekhouding naar BTW-boekhouding 14 Fiche : Vink dit vakje aan als er voor deze leverancier een fiche dient opgesteld te worden. Als dit reeds vroeger werd gedaan voor deze leverancier, dan zal het vakje automatisch worden aangevinkt. Bij het aanvinken verschijnt er ook een vak om het KBO-nummer in te geven. Dit is verplicht bij het aanmaken van een fiche Als het KBO-nummer is ingevuld bij de contactfiche zal die in het vakje automatisch worden ingevuld. Anders dient u het KBO-nummer in te vullen in het extra vak en zal dat bij de contactfiche opslaan. BTW-status : De BTW-status die bij de contactfiche van de leverancier is ingevuld, wordt hier automatisch weergegeven. Als de BTW-status niet is ingevuld bij de contactfiche kan je ze hier invullen en Toga zal dan automatisch de BTW-status opslaan bij die contactfiche. Als u BTW-status "BTWplichtige" hebt geselecteerd wordt er een KBO-veld getoond. Als het KBO-nummer reeds is ingevuld bij de contactfiche wordt het hier automatisch ingevuld. Indien dit niet ingevuld is, kan u het hier invullen en dan zal Toga het KBO-nummer bewaren bij de contactfiche. Referte el.betaling.: Aankoopfacturen kunnen via het overzichtsscherm van de boekhouding worden betaald d.m.v. een elektronische betaling. In dit vak kunt u de mededeling ingeven die bij deze betaling zal gebruikt worden. Er kan gekozen worden tussen een gewone en een gestructureerde mededeling. De gestructureerde mededeling wordt gebruikt in combinatie met elektronische betalingen vanuit BTWmodule. Gegevens per factuurregel: In of buiten dossier: Bij een regel in een dossier kan hier het dossiernummer worden ingegeven. Tegenboekingsrekening: Hier kan per factuurregel een kostenrekening ingevuld worden waarop het bedrag van de factuurregel zal geboekt worden. Standaard wordt hier de tegenboekingsrekening uit de contactfiche van de leverancier voorgesteld. Dit is normaal een kostenrekening (6). Omschrijving: Hier kan per factuurregel een omschrijving worden ingevuld. vult hier automatisch omschrijving van de tegenboekingsrekening in. Je kan de omschrijving zelf aanpassen tot maximaal 250 karakters. Bedrag: Hier kan per factuurregel een bedrag worden ingevuld. Ook bij creditnota s moet hier een positief getal worden ingegeven. Niet doorrekenen aan cliënt : Indien u "in dossier" hebt geselecteerd kan u de factuur al dan niet doorrekenen aan de cliënt, standaard wordt het doorgerekend aan de cliënt en dient u de correcte boekhoudrekening ernaast in te vullen. Als u liever niet wil doorrekenen aan de cliënt, dan vinkt u dit veld aan. BTW-tarief : Het BTW-tarief dat gekoppeld is aan de boekhoudrekening wordt hier automatisch ingevuld. Als het niet is gekoppeld aan een boekhoudrekening kan je ze hier selecteren en zal Toga ze bewaren bij de geselecteerde boekhoudrekening. BTW-bedrag : Het BTW-bedrag wordt automatisch ingevuld naargelang het geselecteerde BTW-tarief. U kunt ook manueel het BTW-bedrag aanpassen. In wordt er gerekend met 4 cijfers na de komma dat een afrondingsverschil kan veroorzaken als de aankoopfactuur werd berekend met meer of minder cijfers na de komma. Factuurregel Indien men op de knop Lijn toevoegen duwt, dan wordt het bedrag exclusief BTW, de omschrijving en de tegenboekingsrekening geregistreerd als factuurregel. Per factuur dient er minimum 1 factuurregel geregistreerd te zijn. Op de rechterhelft van het scherm ziet men de reeds geregistreerde factuurregels en een totaal van de bedragen. Met de knop Lijn verwijderen kan men een ingebrachte factuurregel terug verwijderen. Als men op "Factuur inboeken" drukt, dan wordt de factuur geregistreerd en belandt men terug op een leeg scherm om de volgende factuur in te geven.

18 Financieel ingeven De financiële gegevens vormen de belangrijkste groep van gegevens in de vennootschapsboekhouding. Het gaat hier over alle bank- en kasverrichtingen en dus ook over alle derdengelden. Om deze gegevens in te voeren, klikt u op de knop "Financieel" op het hoofdmenu. Er verschijnt nu een scherm om te selecteren van welke bankrekening men de gegevens wenst in te geven. Kies de gewenste rekening en klik op OK. U komt nu in het scherm om de verrichtingen in te geven.

19 Van enkelvoudige boekhouding naar BTW-boekhouding 16 Tip : U kunt het gemakkelijkste navigeren naar het volgende invulveld met behulp van de TAB-toets. Vul de datum in van het uittreksel dat u wenst ingeven en duw op TAB. stelt nu automatisch het eerstvolgende uittrekselnummer voor dat nog niet is ingegeven. U kan ook manueel een uittrekselnummer ingeven. Als dit het uittreksel is dat u effectief gaat ingeven, dan duwt u weer op de TAB-toets, anders vult u hier eerst het correcte nummer in. Vervolgens vult u het beginsaldo en het eindsaldo van het uittreksel in. U bent nu klaar voor het ingeven van de verrichtingen. Vul het bedrag in. Negatieve bedragen, zoals aankopen, moeten vooraf gegaan worden door een min teken. U hebt nu de keuze uit de volgende manieren van inboeken : Derdengelden Deze knop spreekt voor zich. Deze manier van inboeken wordt gebruikt voor alle derdengeldenboekingen.

20 17 Vul eerst het dossiernummer in waarin u de derdengelden wilt boeken. Kies vervolgens de partij van wie u het geld ontvangen hebt of aan wie u het geld doorgestort hebt. Indien de partij nog niet in het dossier aanwezig is, dan kunt u met de knop "Toevoegen" een nieuwe contactfiche aan het dossier toevoegen. Bij omschrijving kunt u eventueel nog een bijkomende omschrijving ingeven. Dit is niet verplicht. De vermelding "Derdengelden", alsook het dossiernummer en de partijnaam zullen automatisch bij de boeking als omschrijving worden opgenomen. Klik op OK om de boeking te registreren. Algemene rekening Kies voor deze manier van inboeken als u rechtstreeks op een algemene rekening wenst in te boeken. U kiest met andere woorden voor deze boekingsmethode als het geen derdengelden zijn, en als de boeking ook geen betaling betreft van een aankoop- of verkoopfactuur, zoals bv. huurgeld van het pand dat betaald moet worden.

21 Van enkelvoudige boekhouding naar BTW-boekhouding 18 Kies eerst of u deze boeking wenst te doen in een dossier of buiten dossier. In het geval van een dossier vult u ook het dossiernummer in. Vul vervolgens de correcte algemene rekening in waarop u de boeking wenst te boeken. U kunt de gewenste rekening ook opzoeken door op het verrekijkertje te klikken. Bij het veld omschrijving kunt u eventueel nog een bijkomende omschrijving ingeven. Vink Fiche aan indien u rechtstreeks op een algemene rekening wil boeken in plaats van een aankoopfactuur te maken. Als dit is aangevinkt ziet u een extra veld om de advocaat, deurwaarder,... te selecteren. Klik op OK om de boeking te registreren. Klant (Verkoopfact.) Kies voor deze manier van inboeken als het in te boeken bedrag gaat over een betaling van een verkoopfactuur door een cliënt.

22 19 Men dient nu een of meerdere facturen aan te duiden om deze te kunnen "afpunten" tegenover de betaling. Er zijn 3 manieren om het factuur op te zoeken dat moet afgepunt worden : Op dossier : Typ het dossiernummer in en alle openstaande facturen van dit dossier komen in de lijst. Op naam van de klant : Klik op het bolletje bij naam en vul de naam van de klant in. Alle openstaande facturen van deze klant komen nu tevoorschijn. Dit kan handig zijn als de klant het dossiernummer niet heeft vermeld of als de klant een betaling heeft gedaan voor meerdere dossiers tegelijk. Op het bedrag van het factuur : Klik op het bolletje bij Bedrag Factuur. zal nu het bedrag van de betaling voorstellen. Bij bevestiging komen alle openstaande facturen van dat bedrag te voorschijn. Klik nu alle af te punten facturen/creditnota's aan in de lijst. Meerdere facturen kunnen aangeduid worden door de CTRL-toets ingedrukt te houden tijdens het selecteren. Als men boekt op dossier, dan is het ook mogelijk om geen factuur aan te duiden. Het bedrag zal dan gewoon op de klantenrekening geboekt worden.

23 Van enkelvoudige boekhouding naar BTW-boekhouding 20 Leverancier (Aankoopfact. ) Kies voor deze manier van inboeken als het in te boeken bedrag gaat over een betaling van een aankoopfactuur aan een leverancier. Men dient nu een of meerdere facturen aan te duiden om deze te kunnen "afpunten" tegenover de betaling. Er zijn 3 manieren om het factuur op te zoeken dat moet afgepunt worden : Op dossier : Typ het dossiernummer in en alle openstaande facturen van dit dossier komen in de lijst. Op naam van de leverancier : Klik op het bolletje bij naam en vul de naam van de leverancier in. Alle openstaande facturen van deze leverancier komen nu tevoorschijn. Op het bedrag van het factuur : Klik op het bolletje bij Bedrag Factuur. zal nu het bedrag van de betaling voorstellen. Bij bevestiging komen alle openstaande facturen van dat bedrag te voorschijn. Klik nu alle af te punten facturen/creditnota's aan in de lijst. Meerdere facturen kunnen aangeduid worden

24 21 door de CTRL-toets ingedrukt te houden tijdens het selecteren. Als men boekt op dossier, dan is het ook mogelijk om geen factuur aan te duiden. Het bedrag zal dan gewoon op de leverancierrekening geboekt worden. Lijn verwijderen Indien u per ongeluk een foutieve boeking heeft gedaan, selecteert u de foutieve boeking en klik op de knop "Lijn verwijderen" Diversen ingeven Diversen kunnen ingebracht worden in of buiten een dossier. Ga naar het overzichtsscherm van de boekhouding en klik op de knop Diversen. Het diversenscherm verschijnt nu. Bij een diverse dient u minstens 2 regels in te vullen. U kan kiezen waar u de regels wilt boeken, in of buiten dossier. Dan selecteert u waarop er geboekt moet worden, op klant of leverancier of op een algemene rekening. Vul het bedrag in en vul daarnaast een D in als het op de Debetzijde geboekt moet worden of een C als het op de Creditzijde geboekt moet worden. Als debet en credit in balans zijn kunt u de diverse boeking inboeken. Dit gedeelte wordt meestal gebruikt door de boekhouder om rechtzettingen te boeken.

25 Van vennootschapsboekhouding naar vennootschapsboekhouding met BTW 3 22 Van vennootschapsboekhouding naar vennootschapsboekhouding met BTW Zoals eerder gezegd zijn er geen grote veranderingen in de vennootschapsboekhouding met BTW. Op bepaalde plaatsen in de boekhouding zal u hier en daar BTW-velden zien. Volgende stappen moeten uitgevoerd worden zodat er een correcte BTW-administratie kan gevoerd worden vanuit de vennootschapsboekhouding van Toga: 1. De BTW-tarieven moeten ingesteld worden. 2. De BTW-rekeningen moeten worden gekoppeld aan de algemene boekhoudrekeningen die van toepassing zijn. 3. De BTW-status moet worden ingevuld bij de contactfiches. Bovenstaande stappen worden hieronder verder toegelicht. 3.1 Hoe kan u zich voorbereiden voor de omschakeling naar de vennootschapsboekhouding met BTW? Indien u momenteel gebruik maakt van de vennootschapsboekhouding in Toga, is het belangrijk dat u op de meest recente versie van Toga zit. U dient eerst een update van Toga uit te voeren. Om Toga te updaten gaat u naar Onderhoud en klik op Webupdate. Klik telkens op de knop Volgende tot er uiteindelijk gevraagd wordt om Toga opnieuw te starten. Heel het kantoor dient Toga opnieuw op te starten. De volgende stap is dat u het rekeningplan nakijkt of dat er reeds BTW-boekhoudrekeningen bestaan. Als ze nog niet zijn aangemaakt, hoeft u ze niet manueel toe te voegen. U kan ze automatisch aanmaken, dit wordt verder besproken in BTW-rekeningen koppelen aan algemene boekhoudrekeningen BTW-tarieven instellen Let op! Vanaf 1 januari 2014 dient u het tarief van de BTW-codes aan te passen naar het juiste tarief. Bv. Bij code "21" moet tarief "21,00" ingevuld zijn. De BTW-tarieven worden automatisch aangemaakt. U kan ze personaliseren door naar het overzicht van de boekhouding te gaan. Bovenaan het scherm ziet u bij Onderhoud de knop "BTW-tarieven" staan. U klikt op deze knop. Het scherm van de BTW-tarieven wordt nu geopend.

26 23 In de kolom "Code" geeft u de omschrijving van het percentage in. De code wordt in volgende stap gekoppeld aan enkele boekhoudrekeningen. In de kolom "Tarief" vult u het percentage in. Indien u gebruik maakt van de facturatiemodule, kan u bij de factuurvermelding van elke BTW-code een melding ingeven dat eventueel verwijst naar een artikel uit het wetboek. Deze vermelding kan op uw factuursjabloon toegevoegd worden zodat u niet voor elke BTW-code een apart sjabloon moet maken. 3.3 BTW-rekeningen koppelen aan algemene boekhoudrekeningen We kijken eerst na in de instellingen of alle boekhoudrekeningen ingevuld zijn. Ga hiervoor naar het overzichtsscherm van de boekhouding en klik bij Onderhoud op de knop "Instellingen". Het instellingenscherm van de boekhouding wordt geopend. Kijk eerst het tabblad "Algemeen" na of alle boekhoudrekeningen ingevuld zijn. Zo niet, kan u ze hier invullen. Ga dan naar het tabblad "BTW". Vul hier de boekhoudrekeningen die betrekking hebben met de BTW, zoals Aftrekbare BTW,...

27 Van vennootschapsboekhouding naar vennootschapsboekhouding met BTW 24 Indien u ook gemengd BTW-plichtig bent, kunt u ook het niet aftrekbaar percentage hier invullen. Mocht uw rekeningplan geen BTW-rekeningen hebben kan u rechtsboven op de knop "BTW-rekeningen aanmaken en rekeningplan aanpassen" klikken. Als u op deze knop klikt, dan zal Toga komen vragen of u zeker bent om de BTW-rekeningen aan te maken en het rekeningplan aan te passen. 3.4 Boekhoudrekeningen aanpassen met BTW Vervolgens gaan we ons rekeningplan openen. Dit doet u door in het overzichtscherm van de boekhouding te gaan naar Onderhoud, Alg. rekeningen.

28 25 Het rekeningplan wordt geopend. In het rekeningplan zitten al uw boekhoudrekeningen. Selecteer telkens de boekhoudrekening waarop er BTW aangerekend moet worden en klik op de knop Wijzigen. Onderstaand scherm wordt geopend. In bovenstaande screenshot kan u zien dat bij boekhoudrekening " Opbrengsten" er een BTWtarief is toegekend van 21. In het vorig puntje hebben we de BTW-tarieven ingesteld waarbij 21 gelijk is aan 21%. Hier kan u eventueel een ander BTW-tarief selecteren. Bij de BTW-aangifte (6-rekeningen) hebben we "Niet van toepassing" geselecteerd. De cijfers 81, 82, en 83 zijn codes die ook op BTW-aangifte zijn terug te vinden. Onderaan het scherm ziet u bij BTW-aangifte (7-rekeningen) dat u het bedrag ook kan opnemen in vak00 als het bedrag vrijgesteld is van BTW. We raden u aan om contact op te nemen met uw boekhoud(st)er om dit correct in te stellen. U kan ook het percentage ingeven van de NIET-aftrekbare BTW. Op sommige goederen en/of diensten, zoals de aankoop van een firmawagen, is de BTW 50% aftrekbaar. Hier kan u dan 50% invullen die niet aftrekbaar is. Voor meer informatie wat u niet kan aftrekken kan u

29 Van vennootschapsboekhouding naar vennootschapsboekhouding met BTW 26 zich wenden bij uw boekhoud(st)er. Indien u hier een percentage hebt ingevuld dient u ook de boekhoudrekening in te vullen bij "Rekening voor NIET-aftrekbare BTW". Ook hier, raden we aan dat u contact opneemt met uw boekhoud(st)er om dit correct in te stellen. Boekhoudrekening met facturatiemodule Als u gebruik maakt van de facturatiemodule, ziet u bij de algemene rekening een extra optie staan. U kan namelijk de omzetrekening invullen voor doorfacturatie aan cliënt. Dit wordt gebruikt bij het ingeven van aankoopfacturen. Stel u hebt een aankoopfactuur gekregen van bv. een gerechtsdeurwaarder die u gaat doorrekenen aan de cliënt. Dan kan u op de boekhoudrekening van de gerechtsdeurwaarder de boekhoudrekening invullen voor doorfacturatie aan cliënt. Als u een aankoopfactuur ingeeft van de gerechtsdeurwaarder en u geeft de boekhoudrekening in van de gerechtsdeurwaarder wordt de boekhoudrekening voor doorfacturatie automatisch ingevuld. 3.5 BTW-status invullen bij contactfiches Ten slotte gaan we de BTW-status en het BTW-/KBO-nummer invullen bij de contactfiches. Aan de rechterzijde in de contactfiche kan u de BTW-status invullen.

30 27 Dit is belangrijk om achteraf correcte facturen op te maken én om een correcte BTW-administratie te doen. U kan ook in het facturatiescherm de BTW-status aanduiden van een contactfiche. Als de BTW-status bij de contactfiche is ingevuld, dan wordt het ook automatisch ingevuld in het facturatiescherm. Als u in het facturatiescherm de BTW-status invult, dan wordt het opgeslagen bij de contactfiche.

31 Van vennootschapsboekhouding naar vennootschapsboekhouding met BTW Verschil KBO-nummer en BTW-nummer In de contactfiches in Toga kan u zowel voor firma's en collega-advocaten het KBO-nummer en het BTWnummer invullen. Hier zit eigenlijk geen verschil op. Het KBO-nummer is eigenlijk het BTW-nummer. Indien u een buitenlandse BTW-nummer dient in te vullen, dan doet u dit in het veld BTW-nummer in de contactfiche. In het veld BTW-nummer kan u meer karakters ingeven. 4 Hoe een verkoopfactuur maken? U kan vanuit het verkoopfactuur-scherm een verkoopfactuur-document aanmaken conform de wettelijke normen. Onderaan het scherm naast de knop "Factuur inboeken" ziet u 2 velden staan die u kan aanvinken, nl. "Document afdrukken" en "Document als PDF bewaren". Als u bv. het tweede aanvinkt, gaat Toga voor u een verkoopfactuur-document aanmaken en bewaren in het ingegeven dossier bij de Documenten als een PDF-document. Het rapport kan lichtjes aangepast worden aan uw persoonlijke lay-out. Als u in het overzichtsscherm van de boekhouding klikt op de knop Instellingen bij Onderhoud wordt onderstaand scherm geopend. Ga naar het tabblad Documenten.

32 29 Aan de rechterzijde kan u kiezen of de hoofding van de factuur mee afgeprint moet worden. Als u dit uitvinkt kan u gebruik maken van uw voorgedrukt papier. Ook kan u de algemene factuurvoorwaarden en eventuele opmerkingen hier invullen zo dat het onderaan de factuur automatisch wordt weergegeven.

33 Hoe een verkoopfactuur maken? 30 Indien op het verkoopfactuur-document uw kantoorgegevens niet staan ingevuld, dient u dit in te vullen bij de correcte gebruiker. Indien deze gebruiker niet bestaat, kunt u ze aanmaken. Ga hiervoor naar Onderhoud, Gebruikers, maak indien nodig een nieuwe gebruiker met de naam van het kantoor en vul daar het kantooradres, telefoonnummer, adres en KBO-nummer in. Binnenkort zal hier een extra veld beschikbaar zijn waarin u uw algemene voorwaarden kan ingeven zodat het op het verkoopfactuur-document tevoorschijn komt. Ga daarna terug naar Onderhoud, Profielen en selecteer het profiel waarmee u bent ingelogd. Selecteer bij Titularis de gebruiker waarbij u net het kantooradres, telefoonnummer, adres en KBOnummer hebt ingevuld.

34 31 Start Toga opnieuw op. 5 Hoe een factuur inboeken met Medecontractant / Intracommunautair Wat zeer belangrijk is om een factuur in te boeken met medecontractant of intracommunautair is de BTW-status van de contactfiche, het BTW-tarief dat is ingevuld bij de boekhoudrekening en het bedrag exclusief BTW dat u invult bij het boeken van de factuur. Dit wordt verder uitgelegd met behulp van screenshots.

35 Hoe een factuur inboeken met Medecontractant / Intracommunautair 32 Aankoopfactuur Bij het inboeken van een aankoopfactuur met medecontractant of intracommunautair moet u eerst en vooral de BTW-status correct invullen. Vervolgens boekt u het bedrag op een kostenrekening met een BTW-tarief van 21%. Hier dient u geen MEDEC of INTRA BTW-tarief te selecteren bij de boekhoudrekening. Ten slotte vult u het bedrag excl. BTW in. Toga zal op dat bedrag 21% BTW rekenen en het bedrag incl. BTW weergeven onderaan de factuur. Achter de schermen worden alle bedragen van de ingeboekte factuur correct ingevuld in de correcte BTW-vakken van de BTW-aangifte. Verkoopfactuur Bij het inboeken van een verkoopfactuur met medecontractant of intracommunautair moet u ook hier eerst en vooral de BTW-status correct invullen. Vervolgens boekt u het bedrag op een opbrengstenrekening met een BTW-tarief van 21%. Ook hier dient u geen MEDEC of INTRA BTW-tarief te selecteren bij de boekhoudrekening. Toga zal automatisch het BTW-tarief aanpassen naar MEDEC of INTRA naargelang wat er in de BTW-status is geselecteerd. Ten slotte vult u het bedrag excl. BTW in. Toga zal dit correct ingeven op de BTW-aangifte.

36 33 6 Hoe een ingeboekte factuur aanpassen? Een factuur dat is ingeboekt, kan niet meer worden aangepast. Via het overzichtsscherm kunt u de geselecteerde factuur verwijderen met de rechtermuisknop. Daarna dient u de factuur opnieuw in te boeken met dezelfde factuur nummer en -datum. 7 Hoe contactfiches samenvoegen? Indien u meer dan 1 dezelfde contactfiche per ongeluk hebt aangemaakt, kan u ze samenvoegen. Ga hiervoor naar Onderhoud, Basisbestanden, Onderhoud contactfiches. Typ bovenaan bij Naam de naam in van die contactfiche. Onderaan wordt er een lijst weergegeven. De contactfiche die in de meeste dossiers voorkomen, zal normaal gezien ook de juiste contactfiche zijn. Sleep deze contactfiche naar het groene gedeelte in de rechterzijde en laat los als u een pijl ziet. Als u loslaat terwijl u een verbodsteken ziet, zal de fiche er niet in staan en moet u opnieuw proberen. Selecteer de contactfiche die niet meer gebruikt wordt en sleep deze naar het oranje gedeelte in de rechterzijde en laat los. Klik uiteindelijk op de knop Vervangen. Doe dit telkens tot er maar 1 contactfiche overblijft.

37 Hoe contactfiches samenvoegen? 8 34 Gemengde BTW-plichtige Indien u gemengd BTW-plichtig bent, kan u uw niet aftrekbaar percentage in Toga instellen zodat Toga hier automatisch rekening mee houdt bij het inboeken van aankoopfacturen. Om dit in te stellen gaat u naar het overzichtsscherm van de boekhouding. Klik bovenaan in het lint bij Onderhoud op de knop Instellingen. Ga vervolgens naar het tabblad BTW. Onderaan het scherm ziet u dat u het niet aftrekbaar percentage kunt invullen. Dit is van toepassing op toekomstige boekingen.

38 35 9 Wat met de BTW-aangifte? U kunt vanuit een elektronische BTW-aangifte versturen. 1. Controle Vooraleer u de BTW-aangifte indient, raden we aan om een controle te doen van uw boekhouding en de eventuele fouten weg te werken. Dit doet u door naar het overzichtsscherm van de boekhouding te gaan en klik op de knop Controle bij Onderhoud. In onderstaand scherm kunt u uw boekjaar selecteren en klik "Controle starten".

39 Wat met de BTW-aangifte? 36 U krijgt een melding als de controle voltooid is zodat u het foutenrapport kunt afprinten. Bekijk het foutenrapport samen met uw boekhouder om de fouten weg te werken. In het foutenrapport staan zaken zoals onvolledige rekeninguittreksels, ontbrekende facturen,... Deze zaken moeten eerst allemaal rechtgezet worden, want bij het indienen van de BTW-aangifte worden de aankopen, verkopen, financieel en diversen van de geselecteerde boekhoudperiode afgesloten. Vervolgens kunt u de BTW-controlelijst afprinten via het het overzichtsscherm van de boekhouding selecteert u "BTW-Aangifte Controlelijst".

40 37 De controlelijsten van de BTW-aangifte kunt u gebruiken om na te kijken waaruit het totaal bedrag van een BTW-vak bestaat. Hiervoor dient u de afdrukknoppen, net zoals bij de Balans en Resultatenrekening, te gebruiken bovenaan in het lint. Er wordt een rapport gemaakt waarop u kan zien op welke roosters van de BTW-aangifte welke bedragen zijn geboekt met het totaal per rooster. 2. Aangifte De BTW-aangifte in wordt automatisch ingevuld. Dit vindt u terug via het overzichtsscherm van de boekhouding. Hier is het belangrijk dat er correcte BTW-tarieven zijn aangemaakt en dat bij de boekhoudrekeningen het correcte BTW-tarief is toegekend en het correcte BTW-vak. Bij "Aangever" dient u de naam van het kantoor te selecteren. Als die er niet tussen staat, dient u deze aan te maken via Onderhoud, Gebruikers. Vul zeker het kantooradres, telefoonnummer, adres en het KBO-nr. in zoals getoond in onderstaande screenshot. In de BTW-aangifte kan u ook aanduiden of dit maandelijks of om het kwartaal ingediend moet worden. Als u om het kwartaal een aangifte moet indienen kunt u nog steeds gebruik maken van maandelijks boekhoudperiodes. Het is bij het indienen van de BTW-aangifte dat u de periode dient te selecteren. Als u hieromtrent meer vragen hebt, kunt u best bij uw boekhoud(st)er terecht. Zoals eerder gezegd, raden we u aan om eerst een controle van de boekhouding uit te voeren

41 Wat met de BTW-aangifte? 38 vooraleer u de BTW-aangifte indient. Dat kunt u doen via het overzichtsscherm van de boekhouding door op de knop Controle te klikken. De BTW-aangifte kunt u elektronisch indienen vanuit. Zoals u ziet in bovenstaande screenshot, kan u via de knop "XML-bestand voor Intervat aanmaken" een elektronische aangifte indienen. zal een XML-bestand aanmaken die u kan uploaden op de website van Intervat. Als u op bovenstaande knop klikt of u klikt in het lint om de BTW-aangifte af te printen zal ook vragen om de periode af te sluiten. Dit wil zeggen dat er geen aankoopfacturen, verkoopfacturen, financieel en diversen meer kunnen worden ingegeven voor de geselecteerde periode in de BTW-aangifte. 10 Melding "Rekening voor niet aftrekbare BTW heeft geen BTW-vak voor aankopen gedefinieerd" Als u bij het inboeken van een aankoopfactuur de melding "De rekening voor niet aftrekbare BTW heeft geen BTW-vak voor aankopen gedefinieerd" krijgt, dient u het volgende te doen.

42 39 In bovenstaand voorbeeld wordt de tegenboekingsrekening " Computer" gebruikt. Via het verrekijkertje kunnen we dat opzoeken en wijzigen. Als de algemene rekening is geopend, zien we dat er bij "Rekening voor NIET-aftrekbare BTW" de rekening NIET aftrekbare BTW is ingevuld.

43 Melding "Rekening voor niet aftrekbare BTW heeft geen BTW-vak voor aankopen gedefinieerd" 40 Als we die rekening openen, zien we dat er bij de BTW-aangifte (6-rekeningen) geen BTW-vak is gedefinieerd. Hier dient u hetzelfde BTW-vak aan te duiden dat ook wordt gebruikt bij de algemene rekening waarbij de rekening aan gekoppeld is.

44 41 We gaan het uitleggen aan de hand van bovenstaande screenshots. In algemene rekening " Computer" is BTW-vak 81 aangeduid. De algemene rekening voor NIET-aftrekbare BTW is hier ook ingevuld. In de algemene rekening " NIET-aftrekbare BTW" moet dan ook BTW-vak 81 aangeduid zijn.

45 Melding "Rekening voor niet aftrekbare BTW heeft geen BTW-vak voor aankopen gedefinieerd" 42 Nu kunt u de factuur probleemloos inboeken. 11 Provisies vorig jaar en tussentijdse staten aanduiden als aangerekend Indien u nog provisies van vorig jaar hebt aangerekend, of u hebt tussentijdse staten opgevraagd heeft u niet echt een overzicht over welke prestaties en kosten dit gaat.

46 43 Dit kunt u zelf up-to-date houden. Met de knop "Alles aanduiden als aangerekend tot" worden alle prestaties en kosten die zijn ingegeven in het dossier aangeduid als aangerekend. Zet de datum die er naast staat correct en klik op de knop. Optioneel facturatiemodule Indien u gebruik maakt van de facturatiemodule, kunt u uw provisies van vorig jaar aanduiden als

47 Provisies vorig jaar en tussentijdse staten aanduiden als aangerekend aangerekend. Klik met de rechtermuisknop op de factuur bij "Te verrekenen staten" en duidt aan dat de factuur aangeduid is als reeds verrekend. 44