7 effecten. van AFAS Software. HRM/Payroll Software

Transcriptie

1 7 effecten van AFAS Software HRM/Payroll Software

2 inhoud De 7 effecten van AFAS software Eén softwarepakket voor uw hele organisatie! Inhoud Als u nieuwe software aanschaft voor de personeels- en salarisadministratie, wilt u geen concessies doen. Het pakket moet flexibel zijn, gebruiksvriendelijk, betaalbaar en het moet u helpen geld en tijd te besparen. Daarom biedt AFAS u één geïntegreerd softwarepakket dat voldoet aan al deze eisen. Sterker nog, wij bieden u meer dan dat. Lees in deze brochure over de 7 effecten van AFAS HRM/Payroll-software op uw organisatie en medewerkers en verbaas u over de vele voordelen die het pakket biedt. De kracht van echt geïntegreerd werken HRM/Payroll is één compleet softwarepakket, waarmee u alle personeels- en salarisadministratie grotendeels automatiseert. De keuze voor één geïntegreerde oplossing heeft als voordeel dat u alle gegevens maar één keer hoeft vast te leggen en dat u overkoepelende managementrapportages eenvoudig oproept. Geïntegreerd werken betekent dat de salarisadministratie een logisch gevolg wordt van de registratie van personeelsgegevens. Als de medewerkersgegevens, de looncomponenten en de maandelijkse mutaties goed zijn vastgelegd in HRM, is verlonen met Payroll niet meer dan één druk op de knop. Digitaal samenwerken met e-hrm Door de komst van e-hrm verschuift het administratieve proces steeds meer van de backoffice naar de frontoffice. Waar de personeelsadministratie voorheen alleen beschikbaar was voor de HR-afdeling (backoffice), is deze tegenwoordig voor de hele organisatie inzichtelijk via een web applicatie (frontoffice). E-HRM zorgt er niet alleen voor dat veel tijdrovende administratieve processen verdampen, maar maakt ook digitaal samenwerken mogelijk. De webapplicatie is namelijk een ideaal communicatiekanaal. Deze brengt mensen met elkaar in verbinding door alle lagen van de organisatie heen. Meer daarover leest u verderop in deze brochure Startscherm afas profit (BackoFFice) 2 AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE 3

3 Effect 1 1Meer tijd voor advies, visie en beleid Doet u waar u voor opgeleid bent? Hoeveel tijd besteedt u daadwerkelijk aan het geven van advies en het maken van beleid? Dagelijks hebt u te maken met de afhandeling van administratieve zaken, zoals het verwerken van verlofaanvragen, het wijzigen van NAW-gegevens van medewerkers, het printen en versturen van salarisstroken en werkgeversverklaringen en het distribueren van het personeelshandboek. Met Employee- en Manager Self Service (ESS & MSS) van AFAS is dat verleden tijd. P&O-administratie in de lijn ESS en MSS samengevat is: e-hrm. Bij AFAS is e-hrm een moderne, gebruiksvriendelijke, zelf in te richten webapplicatie, die ervoor zorgt dat uw medewerkers en managers de voor hen essentiële HR-informatie makkelijk kunnen raadplegen en muteren. Alle informatie die getoond wordt in de webapplicatie (frontoffice) is direct afkomstig uit de backoffice software van AFAS. Mutaties worden na goedkeuring ook rechtstreeks daarin verwerkt. Daar waar de eerste mutatie of aanzet gedaan wordt, start het administratieve proces. De rest van het proces komt hier automatisch uit voort. De integratie voorkomt dubbele vastlegging, scheelt fouten en bespaart iedereen tijd. E-HRM van AFAS ESS en MSS samengevat is: e-hrm. Bij AFAS is e-hrm een moderne, gebruiksvriendelijke, zelf in te richten webapplicatie, die ervoor zorgt dat uw medewerkers en managers de voor hen essentiële HRinformatie makkelijk kunnen raadplegen en muteren. Alle informatie die getoond wordt in de webapplicatie (frontoffice) is direct afkomstig uit de backoffice software van AFAS. Mutaties worden na goedkeuring ook rechtstreeks daarin verwerkt. Dit betekent dat gegevens maar één keer worden vastgelegd. De integratie voorkomt dubbele vastlegging, scheelt fouten en bespaart iedereen tijd. Pocket Pocket App App AFAS Pocket is de mobiele administratie app van AFAS Software. AFAS Deze Pocket maakt is de het mobiele voor medewerkers administratie mogelijk app van om AFAS een Software. deel van Deze hun maakt administratie het voor medewerkers gemakkelijk en mogelijk snel bij om te een houden deel vanaf hun de administratie mobiele telefoon. gemakkelijk Zo kunnen snel bij ze te verlof houden aanvragen vanaf de vanaf mobiele een telefoon. terrasje Zo of kunnen gewerkte ze uren verlof registeren aanvragen wanneer vanaf het een hen terrasje uitkomst. of gewerkte Meer informatie uren registeren op wanneer het hen uitkomst. Meer informatie op ESS Met Employee Self Service kunnen medewerkers hun volledige personeelsdossier inzien. Daarnaast kunnen ze hun loonstroken bekijken, declaraties indienen, zich inschrijven voor cursussen, een werkgeversverklaring oproepen, NAW-gegevens wijzigen, nieuwsberichten lezen en taken ontvangen. Behalve dat medewerkers verlof kunnen aanvragen, krijgen zij ook inzicht in hun eigen verlof- en verzuimgegevens. MSS Met Manager Self Service kunnen afdelingshoofden, aanvullend op ESS, geautoriseerd het personeelsdossier van medewerkers inzien en wijzigen, declaraties beoordelen, verzuim digitaal melden en verlof goedkeuren. Via standaard invoersjablonen kunnen managers medewerkers in- en uitdienst melden. Daarnaast hebben ze inzicht in alle ken- en stuurgetallen van de afdeling. AFAS POckET app 4 AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE 5

4 22 Effect Efficiëntie en structuur op uw afdeling Weg met alle s en losse Excellijstjes! Zou het niet handig zijn als u alle administratieve processen kunt borgen in één geïntegreerd systeem en niet in allerlei losse applicaties, Excellijstjes, s en in hoofden van individuen? Dat zorgt namelijk voor efficiëntie, inzicht en structuur op uw afdeling. Met behulp van workflows, signalen en documenten laat u overstromende boxen, rondzwervende takenlijstje en stapels documentatie eenvoudig verdwijnen. Procesautomatisering met workflows Een workflow is niets meer dan een digitale drager van taken of informatie. Een workflow borgt alle processen op een standaard manier binnen uw organisatie en zorgt voor inzicht en overzicht. Niet alleen voor u en uw afdeling, maar voor de hele organisatie. De voortgang van iedere workflow is altijd voor alle partijen inzichtelijk en het resultaat wordt automatisch vastgelegd in de software. Standaard levert AFAS 35 specifieke workflowmodellen mee, maar u kunt ook uw eigen workflows op maat maken. Neem afscheid van bergen s en losse takenlijstjes, want vanaf nu hebt u dus nog maar één communicatiekanaal nodig: e-hrm van AFAS! Signalen: de digitale knoop in uw zakdoek Omdat u het al druk genoeg hebt, helpt de software u een handje door u te attenderen op zaken die uw aandacht nodig hebben. Signalen herinneren u, zowel in de backoffice als in de frontoffice, aan belangrijke gebeurtenissen of acties. Zo kun u die niet vergeten. Standaard levert AFAS 70 signalen mee, maar u kunt eenvoudig zelf signalen inrichten. Deze kunt u niet alleen voor uzelf beschikbaar stellen, maar ook voor medewerkers en managers via e-hrm. Zo krijgt u twee maanden voordat een contract afloopt een signaal en worden verjaardagen dankzij de signaalfunctie voortaan breed gevierd. GEMAkkelijk workflows inrichten met de workflow editor De grote verdienste van AFAS zijn de workflows. Deze dragen bij aan de totaalautomatisering van onze afdelingen en zorgen voor efficiëntie. Pocket App AFAS Pocket is de mobiele administratie app van AFAS Software. Deze maakt het voor medewerkers mogelijk om een deel van hun administratie gemakkelijk en snel bij te houden vanaf de mobiele telefoon. Zo kunnen ze verlof aanvragen vanaf een terrasje of gewerkte uren registeren wanneer het hen uitkomst. Meer informatie op Paul de Werd, Directeur WGI Documenten delen E-HRM is bij uitstek het medium om informatie en documenten met elkaar uit te wisselen. Alle documentatie die van belang is voor uw organisatie en medewerkers stelt u eenvoudig aan de juiste doelgroep beschikbaar. Zo is het personeelshandboek bijvoorbeeld voor de hele organisatie digitaal te raadplegen, maar bepaalde procedurebeschrijvingen alleen voor een specifieke laag of divisie. Vijf redenen om te kiezen voor e-hrm E-HRM bespaart de HR-afdeling veel tijd en geld E-HRM professionaliseert HR E-HRM maakt u aantrekkelijk als werkgever E-HRM creëert transparantie in de organisatie E-HRM verbindt mensen en afdelingen E-HRM verbetert uw HRM-dienstverlening E-HRM geeft medewerkers inzicht en overzicht 6 AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE 7

5 Effect 3 3Meedenken en meedoen voor iedereen Is uw organisatie klaar voor generatie Y? De nieuwe generatie staat te trappelen om de arbeidsmarkt te betreden. Deze generatie is opgegroeid in een digitale wereld en wil niet met een verhuiskaart bij de HR-afdeling langs moeten gaan om adresgegevens te wijzigen. Jonge mensen willen geen nieuws op het prikbord van de kantine moeten lezen of aan een manager vragen of hij ergens genoteerd heeft hoeveel verlofdagen ze nog over hebben dit jaar. E-HRM zorgt ervoor dat uw organisatie aansluit bij de belevingswereld en behoefte van de nieuwe generatie. En dat maakt u aantrekkelijk als werkgever. Modern werkgeverschap Met e-hrm creëert u een digitale werkomgeving voor alle medewerkers. De webapplicatie is, in tegenstelling tot de HR-afdeling, 24 uur per dag, 7 dagen per week te benaderen. Niemand is meer afhankelijk van de beschikbaarheid van uw HR-afdeling. Daarnaast maakt het voor medewerkers en managers niet uit waar ze zijn; met een computer, smartphone of tablet en internettoegang kan iedereen taken afhandelen en informatie bekijken. E-HRM is dus een prima basis voor het nieuwe werken. Transparantie Het toegankelijk maken van HR-zaken creëert transparantie. De informatie is niet langer in handen van één afdeling. En dat geldt niet alleen voor de HR-afdeling. Met e-hrm kunt u ook processen en informatie van andere afdelingen openstellen. Zo kunt u met behulp van cockpits bijvoorbeeld alle ken- en stuurgetallen van andere afdelingen openbaar maken. Informatie wordt hiermee makkelijk deelbaar en voor iedereen toegankelijk. Startscherm e-hrm (FrontoFFice) Efficiënter, moderner en slimmer werken; waarom zou een organisatie dat niet willen? Eldert Zekveld, Manager personeels- en salarisadministratie Hoogvliet E-HRM verbindt mensen en afdelingen E-HRM is meedenken en meedoen voor alle medewerkers. Voortaan is iedereen overal van op de hoogte. Afdelings- en organisatienieuws is namelijk voor iedereen beschikbaar. Medewerkers krijgen signalen als collega s jarig zijn of een jubileum vieren. Lief en leed wordt digitaal met elkaar gedeeld, zodat betrokkenen een persoonlijk kaartje kunnen sturen. En de directie kan via polls of enquêtes input vanuit de organisatie vragen voor belangrijke beslissingen. Iedereen staat met elkaar in contact via e-hrm. Bepaal zelf de look en feel E-HRM van AFAS is gebaseerd op een contentmanagementsysteem (CMS). Dat betekent dat u, zonder technische kennis, zelf teksten kunt aanpassen, plaatjes kunt toevoegen en de menustructuur kunt aanpassen. Op deze manier presenteert u het intranet in de huisstijl van uw organisatie en hebt u volledige vrijheid in de te kiezen menustructuur. Zo creëert u een digitale omgeving die past bij uw organisatie en medewerkers. 8 AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE 9

6 Klant Aan HET woord Het verhaal van onze klanten Losse Excelsheets zijn verleden tijd! Software van AFAS is de Google voor je bedrijfsvoering. Je kunt er alles in vinden. AFAS overtreft onze verwachtingen! Kan niet, bestaat niet meer Paul de Werd, directeur Werkgeversinstituut (WGI) Pieter Katsman, Manager Bedrijfsvoering GGD Zeeland Matijs Dekker afdelingshoofd P&O Albert Schweitzer Ziekenhuis Ko Koster HR-manager Neckermann.com Het Werkgeversinstituut (WGI) werkt sinds 2008 GGD Zeeland werkt met AFAS sinds In Het Albert Schweitzer ziekenhuis in Dordrecht werkt Neckermann.com wilde efficiënter gaan werken met de complete software van AFAS. We zochten 2010 zette de instelling een volgende stap om het sinds januari 2012 met de module HRM/Payroll van door de opbrengst te verhogen en de kosten te een compleet systeem omdat we voortdurend maximale uit het systeem te halen. Dat betekent AFAS. Ik ben erg gecharmeerd geraakt van AFAS, drukken. Daarom schafte het bedrijf de pakketten integratieproblemen hadden. We wilden bovendien een nieuwe manier van werken. Het uitgangspunt zegt Matijs Dekker, afdelingshoofd P&O Service HRM/Payroll en CRM van AFAS aan. Ko Koster, een goedkoper, gebruiksvriendelijk systeem met daarbij is e-hrm van AFAS. Centrum. Het HRM/Payroll-proces loopt nu veel Hoofd Administratie en Personeelsontwikkeling: meer mogelijkheden, zegt directeur Paul de Werd. soepeler. We kunnen nu bijna alle processen in één Een efficiënt en overzichtelijk systeem. Transparant We kunnen ontzettend veel met het systeem. We Intern communicatiekanaal systeem automatiseren. Dit levert veel tijdwinst en inzichtelijk, duidelijk opgebouwd, geen wazig hebben één programma. Als je de structuur snapt, Manager Bedrijfsvoering Pieter Katsman: Al onze op en meer kwaliteit. Ook vind ik het een groot geheel. Prijstechnisch aantrekkelijk en gemakkelijk kun je in alle modules werken zonder gezoek. Ik heb processen zijn geïntegreerd en starten bij e-hrm, voordeel dat we straks, naast het roostersysteem, in gebruik. veel meer overzicht en alles gaat sneller. dat is gebruiksvriendelijk en werkt intuïtief. De geen andere applicaties meer nodig hebben. Als gebruikers zijn daarbij de maatstaf. Is het systeem alles goed ingericht is, verwacht ik dat we echt op Gecharmeerd Blije medewerkers logisch ingericht voor hen? We zetten e-hrm ook fte s kunnen besparen. Koster is gecharmeerd van AFAS. En vooral van Geweldig vindt De Werd dat er veel minder mensen in als intern communicatiekanaal. Medewerkers de analyses. Die zijn enorm krachtig en je kunt de nodig zijn op de administratie sinds het WGI met kunnen alles vinden op één plek. Dankzij AFAS Enthousiaste medewerkers organisatie er snel mee van informatie voorzien. AFAS werkt. Losse Excelsheets hebben we niet hebben we nu integraal management. Maar Dekkers medewerkers zijn vooral erg enthousiast Vroeger wilden mensen ook graag inzicht, maar meer nodig. We hebben echt geautomatiseerd en dat tegelijk met de verantwoordelijkheid hebben over de functionaliteit Kosten- en journaalposten, kon dat niet. Kan niet bestaat nu niet meer, alles levert ook echt een besparing op. Voor medewerkers managers ook meer inzicht gekregen. E-HRM is die in één oogopslag inzicht geeft in de loonkosten. kan met AFAS. Daarnaast zijn de interne processen is het bovendien prettig te werken met een up-to- het bedrijfsvoeringsplatform waar managers en Om bedragen te doorgronden hoeven ze alleen efficiënter geworden, wat leidt tot kostenreductie; date systeem waarin steeds nieuwe dingen mogelijk medewerkers altijd en overal mee kunnen werken maar even door te klikken en ze weten hoe het zit. de afdeling kan met minder mensen toe. Daarmee zijn; werken met een verouderd systeem zorgt niet en alles in kunnen vinden. AFAS is de Google voor Dat bespaart echt tijd. Dit geeft medewerkers veel besparen we ca ,- op jaarbasis. Ook voor blije mensen. je bedrijfsvoering. vertrouwen in de cijfers. hebben we de dienstverlening naar een hoger peil kunnen brengen. 10 AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE 11

7 Klant Aan HET woord Alles is hier geborgd in de software van AFAS en niet in hoofden van individuen Janine Naaktgeboren AHOY Meer klantverhalen? Scan de code Ahoy werkt tot volle tevredenheid met HRM/Payroll van AFAS. Het systeem zorgt voor ruimte in het werk én voor ruimte op kantoor; exit archiefkasten. We bewaren één doosje papier per jaar, zegt Janine Naaktgeboren, HR-manager. Ik ben fan van AFAS. Bij automatiseerders denk je toch niet snel aan een fris, modern bedrijf met inspirerende ideeën. Ruimte Met de komst van AFAS hebben we zelf de regie terug over het salarisverwerkingsproces. We hebben minder lijstjes, minder papier en twee grote kluiskasten minder. AFAS geeft ons letterlijk ruimte. Alles is hier geborgd in het systeem en niet in hoofden van individuen die zelfgemaakte Excellijstjes bijhouden. Vroeger moesten we op vijf plaatsen NAW-gegevens vastleggen, dat gebeurt nu rechtstreeks vanuit het HR-systeem. Dat zorgt voor veel gebruiksgemak en ruimte in de werkzaamheden. De visie van AFAS spreekt ons erg aan Eldert Zekveld Hoogvliet supermarkten In 2011 ging supermarktketen Hoogvliet werken met HRM/Payroll van AFAS. De keuze voor AFAS werd vooral gebaseerd op buikgevoel. Wij hadden een klik met AFAS, het is een familiebedrijf net als wij, zegt Eldert Zekveld, Manager van de Personeels- en Salarisadministratie. Er heerst een no-nonsens cultuur, ze bouwen geen luchtkastelen. Ze leveren een standaardpakket, niks geen uitzonderingen. Ze zijn bezig met hoe je als bedrijf kunt verbeteren. Hun OPB-visie spreekt ons heel erg aan. Kosten en tijd besparen Hoogvliet bevindt zich in een vechtmarkt. We vechten met elkaar om de klant en we zijn daarom alert op onze kostenstructuur. Dat we nu voor bijna de helft van de kosten klaar zijn met de salarisverwerking en ook nog besparen door efficiënter te werken, verraste me eerlijk gezegd wel. We groeien elk jaar, maar doen de administratie met hetzelfde aantal mensen doordat we slimmer werken. Bekijk ook de video Scan de code Alle voordelen op een rij: Eén geïntegreerd softwarepakket voor uw complete personeels- en salarisadministratie Inzicht, overzicht en grip op al uw HR-processen Eenmalige vastlegging: geen losse systemen meer Professionalisering van uw HR-afdeling Een aanzienlijke besparing van geld, tijd en papier Inzicht, overzicht en grip op al uw payroll-processen Verloningsproces wordt slechts één druk op de knop AFAS onderhoudt de cao s voor u Alle losse Excellijstjes kunnen de deur uit U bent altijd verzekerd van een correcte verloning Het meest complete pakket tegen een betaalbare prijs Goede prijs-kwaliteit verhouding: veel voor weinig De beste standaardsoftware met toch veel flexibiliteit Een gebruiksvriendelijk, zelf te onderhouden pakket Zorgeloos in de cloud werken met AFAS Online Meer tijd voor advies, beleid en de menselijke factor Administreren verandert in controleren E-HRM betrekt medewerkers bij het HR-proces Modern en aantrekkelijk werkgeverschap U wordt P&O by walking around Altijd real-time inzicht in managementinformatie Sturen en beleid maken op basis van juiste informatie Cockpits en dashboards op afdelingsniveau U kunt actief aan de slag met verzuimmanagement Meer dan 175 standaard rapporten en analyses AFAS biedt u betrouwbaar en degelijk partnerschap Goede ondersteuning vanuit ons Support Center Bewezen koppelingen met andere softwarepakketten Een netwerk aan gecertificeerde partners en experts Volledige integratie met overige softwaremodules van AFAS zoals Financieel, CRM, Projecten- en Uren/ declaraties, Logistiek en Fiscaal. AFAS SuPPoRT staat voor u klaar. 12 AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE 13

8 4 4 Effect Payroll wordt slechts één druk op de knop Hoeveel kostbare tijd bent u kwijt aan de salarisadministratie? Salarisverwerking is in onze visie een logisch gevolg van de registratie van personeelsgegevens. Als de gegevens van medewerkers, looncomponenten en maandelijkse mutaties - zoals uren en overwerk - goed zijn vastgelegd, is verlonen niet meer dan één druk op de knop. Feitelijk vindt de salariscontrole plaats in het primaire proces: het vastleggen van personeelsgegevens. De output de (digitale) loonstrook is dan altijd juist! Tijdens het verlonen worden journaalposten, loonstroken, betaalbestanden, pensioenbestanden en de loonaangifte automatisch aangemaakt. HRM/Payroll: volledige integratie De onderdelen HRM en Payroll zijn volledig met elkaar geïntegreerd. Alle stamgegevens die u van een medewerker vastlegt in HRM, vormen de basis voor de verloning. De enige toevoegingen van AFAS Payroll zijn de cao s, regelingen en (variabele) looncomponenten. Payroll is het secundaire proces geworden; het logische gevolg van de vastlegging van gegevens en gestandaardiseerde berekeningen. Digitale loonstrook Na de verwerking en accordering van de salarissen in Payroll worden de loonstroken digitaal verstuurd naar het adres van de medewerker. De loonstrook komt ook automatisch in het dossier van de medewerker terecht, zodat alle medewerkers via e-hrm hun loonstrook altijd kunnen bekijken. Voor u blijven in de salarisverwerkingscockpit alle loonberekeningen bewaard, waardoor inzicht en controle achteraf altijd mogelijk is. afas salariswijzer De software van AFAS is de Google voor je bedrijfsvoering. Je kunt er alles in vinden Pieter Katsman, Manager bedrijfsvoering GGD Zeeland Salariswijzer: eenvoudig én leuk! Naast de standaard loonstrook die we al jaren kennen, kunt u nu met de software van AFAS ook de Salariswijzer verstrekken. De Salariswijzer voldoet aan alle wettelijke eisen van een loonstrook, maar toont de salarisgegevens op een compleet nieuwe wijze. De Salariswijzer is een salarisoverzicht met daarop alleen de belangrijkste en verplichte onderdelen, duidelijke iconen en begrijpelijke benamingen. Loonaangifte: samenwerken met de Belastingdienst Hebt u inzicht in uw loonaangifte? In AFAS Payroll kunt u inzoomen tot op medewerkersniveau! Uniek is dat het systeem de retourberichten van de Belastingdienst meteen verwerkt in de getoonde status van de loonaangifte. Daarnaast worden terugwerkende krachtberekeningen (TWK s) automatisch afgehandeld. 14 AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE 15

9 Effect 5 5Altijd verzekerd van een goede loonstrook Ligt u wakker van de salarisadministratie? De Payroll-software leidt u stapsgewijs naar een juiste verloning. Het unieke salarisverwerkingsplan helpt u daarbij. Hierin legt u per werkgever per jaar vast wanneer de periodieke verloningen moeten plaatsvinden. Daarnaast noteert u hierin de geplande tijdstippen van betaling en journalisering. U hebt op ieder moment inzicht in de status van de salarisverwerking en signalen herinneren u tijdig aan de verschillende acties die u moet ondernemen. AFAS Personal Jouw persoonlijke online huishoudboekje Cao-ondersteuning Met de software van AFAS hoeft u zich niet langer mee druk te maken om wijzigingen in de cao. AFAS Payroll levert standaard ruim 165 cao s kant-enklaar mee voor alle vrijwel branches. In een AFAS cao zijn alle wettelijke en cao-voorgeschreven regelingen uit een bepaalde bedrijfstak in verschillende looncomponenten uitgewerkt. AFAS onderhoudt de cao s en past ze aan als dat nodig is. Wijzigingen krijgt u via een update uitgeleverd. Zo werkt u altijd met de meest actuele cao, voorzien van de huidige wettelijke regelgeving. Analyseren en vergelijken Met de kosten- en journaalpostanalyse krijgt u nauwkeurig in één oogopslag inzicht in de loonkosten. Fouten kunt u zo snel traceren. Journaalposten naar diverse financiële systemen worden standaard meegeleverd. Met het standenregister vergelijkt u heel eenvoudig de waarde van de loonberekeningen van verschillende periodes. Uit dit overzicht haalt u de verschillen in waarde tussen bijvoorbeeld de huidige en voorafgaande periode of tussen de huidige periode en dezelfde periode in het voorafgaande jaar. De loonstrook digitaal beschikbaar in AFAS PERSonal Cao s en wetgeving wijzigen vaak, maar daar maken wij ons niet druk om. Dat doet AFAS voor ons. Matijs Dekker, Hoofd P&O Albert Schweitzer Ziekenhuis Mutaties in de toekomst vastleggen Gegevens en acties kunt u voorzien van een ingangs- en einddatum. Zo kunt u terugwerkende krachtmutaties (TWK s) tijdsafhankelijk vastleggen, zodat u van tevoren bepaalt in welke periode de wijzigingen verwerkt moeten worden. Bovendien kunt u mutaties in bijvoorbeeld het salaris of een bijtelling al voor de toekomst vastleggen. Integratie met AFAS Personal De koppeling van AFAS Personal (gratis online huishoudboekje) met de HR-software van AFAS maakt het mogelijk om de loonstrook digitaal te verstrekken in het persoonlijke huishoudboekje van de medewerker. In dit persoonlijke account heeft de medewerker de loonstrook altijd bij de hand, ook na uitdiensttreding. Zo helpt u medewerkers grip te krijgen op hun persoonlijke financiële situatie. 16 AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE 17

10 Effect 6 6Altijd actuele managementinformatie Hoe wordt u sparringpartner van het MT? Weet u precies hoe uw organisatie ervoor staat? Hebt u in één oogopslag inzicht in de voor ú belangrijke managementinformatie? Als u dagelijks real-time inzicht hebt in belangrijke ken- en stuurgetallen, kunt u op tijd bijsturen. AFAS maakt deze gegevens op een eenvoudige manier inzichtelijk met cockpits die u elk moment van de dag de actuele stand van zaken tonen. Zo bent u niet alleen trendsetter, maar kunt u ook anticiperen en informeren! Altijd inzicht met rapporten en analyses De basis voor het maken van gedegen beleid is een continu inzicht in de processen. Met de HRM/ Payroll-software van AFAS beschikt u over twintig standaard analyses, zoals de verzuimanalyse, een sociale cockpit en een bezettingsoverzicht. Daarnaast bevat de software meer dan 160 rapportages zoals een verlofkaart met jaarkalender, een medewerkersstamkaart, een werkgeversverklaring en jaaropgave. Aanvullend kunt u eenvoudig zelf rapportages en analyses naar wens samenstellen. Alle analyses en rapportages kunnen ook via e-hrm beschikbaar gesteld worden aan de medewerkers en managers in uw organisatie. Verzuimbeleid: vinger aan de pols Met de HRM/Payroll-software van AFAS geeft het melden van verzuim geen administratieve rompslomp. Managers kunnen geautoriseerd toegang krijgen tot deze functionaliteit om gegevens bij de bron vast te leggen. Het verloop van het verzuim en de uitgevoerde acties, zoals telefoongesprekken, worden automatisch bijgehouden in het digitale dossier van de medewerker. Aan de hand van deze gegevens genereert u vanuit verschillende invalshoeken diverse statistische en historische overzichten op organisatieen medewerkersniveau. De verzuimanalyse: altijd actueel inzicht in de verzuimcijfers Elke leidinggevende treft s ochtends bij het opstarten de actuele gegevens van zijn afdeling aan. Hij of zij weet dus precies hoe het ervoor staat. Ko Koster, Hoofd Administratie en Personeelsontwikkeling Neckermann.com Flexibele verlofregistratie Er zijn talloze wettelijke regelingen en uitzonderingen van toepassing op de verschillende soorten verlof. Naast de algemeen geldende regels, zijn er ook veel bedrijven en organisaties die hele specifieke regelingen voor hun medewerkers hebben. De flexibiliteit van de HRM/Payroll-software van AFAS maakt het mogelijk ook deze regelingen in de verloffunctionaliteit in te passen. E-HRM professionaliseert HR Omdat de inzet van e-hrm de HR-processen lean en mean maakt, vervallen veel administratieve werkzaamheden op uw HR-afdeling. De rol van HR verandert van administreren naar controleren en van operationeel naar strategisch. Als piloot neemt u plaats in uw cockpit en stuurt u de organisatie aan op basis van actuele managementinformatie. Voortaan geeft u moeiteloos advies aan het MT over de koers van HR in de organisatie. 18 AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE 19

11 Effect 7 7U draagt bij aan een groene planeet Hoeveel vierkante meter van uw afdeling is bezet met archiefkasten? Een van de clichébeelden van de P&O-afdeling is dat iedereen zich dagelijks door grote hoeveelheden papier heen worstelt, een overvol bureau heeft en uitpuilende archiefkasten bewaakt. Wat als dit beeld niet langer voor u op gaat, omdat u werkt in een papierloze omgeving? Door uw afdeling te automatiseren met de software van AFAS hebt u helemaal geen papier meer nodig. Alle informatie die u nodig hebt, is verzameld in één softwarepakket en deze digitale data zijn voor iedereen Digitaal dossier Alle gegevens van uw medewerkers en correspondentie met hen, slaat u eenvoudig op in het digitale dossier. Brieven in Word, verstuurde s, arbeidscontracten, notities en ingescande documenten, zoals een identiteitsbewijs of diploma, slaat u met een simpele handeling in het dossier op. Hoe duurzaam is uw organisatie? Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) is een onderwerp dat bij veel bedrijven op de agenda staat. Met de software van AFAS kan uw organisatie een bijdrage leveren aan de maatschappij waarin wij allen samenleven en werken. Papierloos werken is namelijk niet alleen prettig voor u, maar ook voor het milieu en het behoud van groen op onze planeet. Het systeem zorgt voor ruimte in het werk én voor ruimte op kantoor; exit archiefkasten. De voordelen van digitaliseren Verbetering van de betrouwbaarheid van gegevens door eenmalige invoer Privacy van gegevens is beter gewaarborgd met behulp van autorisatie Gele briefjescultuur is verleden tijd Weg met de archiefkasten, ruimte op kantoor Informatie is altijd en overal beschikbaar Meer effectiviteit en efficiency van de administratie Janine Naaktgeboren, HR Manager Ahoy 20 AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE 21

12 BONus Effect Medewerkers werven, binden en boeien Haalt u uit uw medewerkers wat erin zit? Het ontwikkelen van de competenties en talenten van medewerkers is de core business van HRprofessionals. Met de AFAS-enquêtegenerator kunt u daarom in e-hrm een digitale enquête uitzetten om de competenties en talenten van uw medewerkers inzichtelijk te maken. En het gaat nog verder dan dat. Met Competentiemanagement van AFAS maakt u het gedrag, kennis een vaardigheden niet alleen inzichtelijk, het helpt u ook bij het vertalen van de missie van de organisatie naar gewenste competenties (gedrag, kennis en vaardigheden) en het begeleiden (managen) van de ontwikkeling van de medewerkers naar dat gewenste gedrag. Competentiemanagement Sollicitant Self Service Uit de bijna 150 meegeleverde competenties kunt Met Competentiemanagement kunt u medewerkers u als P&O-manager voor uw eigen organisatie binden en boeien. Echter, van tijd tot tijd moet u ook een competentiewoordenboek samenstellen. De nieuw personeel werven. Negentig procent van de competenties zijn op vier niveaus ingedeeld en voorzien sollicitanten zoekt werk via internet. Onderzoek wijst van gedragsindicatoren, coachingsactiviteiten en uit dat HR-professionals veel tijd kwijt zijn aan het ontwikkeltips. Ze zijn bovendien geclusterd en administratieve proces rondom de online sollicitaties. kunnen voor bepaalde branches in zogenaamde sets Daarom heeft AFAS Sollicitant Self Service ontwikkeld. aangeboden worden. Uit al deze informatie kunt u de Dit is een overzicht van vacatures die u publiceert op juiste competenties selecteren die bij uw organisatie uw portal of intranet waar werkzoekende op kunnen passen. Hierdoor kunt u snel aan de slag! Met behulp reageren door hun sollicitatie en contactgegevens van de enquêtegenerator kunt u in e-hrm een digitale achter te laten. Deze gegevens worden gekoppeld enquête uitzetten voor de evaluatie en beoordeling aan de vacature en omgezet in een workflow. Met één van medewerkers en managers. druk op de knop geeft u in de workflow aan wat er Voordelen van digitaliseren met de sollicitatie moet gebeuren. De vervolgstappen worden automatisch in actie gezet en uitgevoerd. Voor afdelingsmanagers is het mogelijk om sollicitanten in e-hrm in te zien. Alle sollicitatiegegevens blijven digitaal bewaard. Zo maakt u eenvoudig analyses op basis van de beschikbare sollicitanten en vacatures. Wordt de sollicitant een medewerker? Dan staat deze met één druk op de knop in HRM. Kortom, deze tool bespaart u veel tijd in het werven en selecteren van nieuwe, goede medewerkers. Alle functionaliteiten op een rij HRM: E-HRM: Payroll: Week- en werkroosters Bezettingsoverzicht uitgebreide verzuim- en verlofregistratie in- en uit dienst wizard Signalen genereren (o.a. Poortwachter) Wagenparkbeheer gekoppeld aan Payroll Organigram Vacaturebank digitaal personeelsdossier uitgebreide standaard managementoverzichten Budgetteringen Registratie personeelsleningen opleidings- en cursusmanagement Repeterend verlof Employee & Manager Self Service (ESS/MSS) digitaal personeelsdossier 35 Workflows en 70 signalen Cockpits en dashboards in - en uit dienst melden m.b.v. invoersjablonen Verlofaanvraag en verzuimmelding Personeelsgegevens muteren Smoelenboek (wie is wie) Cursusinschrijving Enquêtegenerator Meer dan 165 standaard meegeleverde cao s digitale loonstroken en jaaropgave Loonschalen Automatische periodieke schaalverhogingen kosten- en journaalpostanalyse Salariswijzer (een begrijpelijk salarisoverzicht) loonstroken insturen in AFAS Personal Standenregister loonmutatieoverzicht per periode Terugwerkende krachtberekening (TWK) Vrij inrichtbare lay-out van de loonstrook Automatisch aanmaken betaalbestand loonaangifte en journaliseren onbeperkt proformaberekeningen maken digitale arbo-melding digitale bestanden verschillende pensioenfondsen SEPA-proof Standaard koppelingen voor data-uitwisseling met externe instanties Competentiemanagement content bij 150 gedragscompetenties op vier niveaus Gedragsindicatoren per niveau Snel genereren van competentie/functieprofielen Analyseren evaluaties Matching Sterkte- en zwakteanalyse ontwikkelcockpit per medewerker (POP) Enquêtegenerator koppelen van competenties aan medewerker, functie, rol, werksoort en cursussoort Werving en Selectie: Sollicitant Self Service koppelen van vacature aan sollicitant en vice versa Medewerker gebaseerd op sollicitant Dossiervorming Acties op sollicitant Algemeen: Rapport- en analysegenerator Meer dan 70 standaard signaleringen krachtige importfunctionaliteit Vrije inrichting op ieder niveau, veld en tabblad koppeling Microsoft Office koppeling met andere softwarepakketten AFAS Pocket App: Automatische urenregistratie onkostendeclaratie op locatie kilometerberekening met behulp van GPS Verlofaanvragen insturen digitale handtekening registratie Altijd en overal toegang tot de CRM-database Talen: Nederlands Engels Frans Vlaams AFAS PockET 22 AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE AFAS HRM/Payroll-SOFTWARE 23

13 Over AFAS Software Wie zijn wij AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met meer dan 330 enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf maakt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, de maatschappij en het milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en op de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. AFAS levert haar softwareproducten rechtstreeks aan de klant en weet daardoor wat er in de markt leeft. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van het succes. Deze principes stellen AFAS in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. Alles online voor een vast bedrag per maand Kiest u voor AFAS HR-software, dan kiest u voor de nieuwe generatie bedrijfssoftware via de cloud. Nooit meer zelf software installeren, onderhouden en updaten. AFAS biedt het complete HR-pakket in de cloud aan voor een vast bedrag per medewerker, per maand. Neem contact met ons op AFAS Software Philipsstraat AJ Leusden