Interactief aan de slag in Hendrik-Ido-Ambacht

Transcriptie

1 Interactief aan de slag in Hendrik-Ido-Ambacht Uitgangspunten en instrumenten om participatie vanuit de samenleving te stimuleren en intensiveren Geschreven door Hanneke van Leeuwen, in afstemming met/met input van: Team communicatie, Michiel van der Vlies, Wim van Oosterhout, Saskia Platenkamp, Edwin Bressers, werkgroep vernieuwing Wijk- en Buurtgericht Werken Versie: 16 mei 2013

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Waarom inzetten op participatie in Hendrik-Ido-Ambacht? College en raad hebben ambities Ontwikkelingen buiten Wat levert het ons op? Wat willen we bereiken en hoe? Ambitie De Ambachtse principes Wat doen we al? Participatieniveaus bij gemeentelijke thema s, beleid en projecten Niveaus van betrokkenheid Gewenste niveau van betrokkenheid bepalen Middelen per participatieniveau Inzet communicatie (Communicatie)instrumenten om interactief werken te stimuleren Intern In/extern Extern...15 Bijlagen...16 Bijlage 1: Uit de monitor communicatie en bestuur...16 Bijlage 2: Voorbeelden

3 1. Inleiding De gemeente Hendrik-Ido-Ambacht wil meer en structureel aandacht gaan besteden aan interactief werken. College en raad hebben de ambitie meer in samenwerking met de omgeving tot stand te laten komen. Het werkt niet meer om alle beleid en uitvoering bij de gemeente te laten. De maatschappij verandert, inwoners en organisaties willen meer invloed uitoefenen. Er is ook behoefte aan meer openheid en transparantie. Meer samen doen, verantwoordelijkheid delen, draagt bovendien bij aan het onderlinge vertrouwen. De beweging naar meer participatie is bij veel (zoniet alle) gemeenten in Nederland gaande. Wat is de ambitie in onze gemeente en hoe kunnen we ons doel realiseren? Welk resultaat is er te behalen? Op welke manier communiceren we daarbij met burgers? Deze eerste notitie over interactief werken in Hendrik-Ido- Ambacht geeft antwoord op deze vragen en biedt handvatten om participatie onlosmakelijk onderdeel te maken van uitvoering en beleid. We gebruiken in deze nota bewust niet de ingeburgerde term burgerparticipatie maar de termen interactief werken en publieksparticipatie, omdat het ook gaat over ondernemers, georganiseerde groepen van mensen, (maatschappelijke) organisaties, verenigingen, belangengroepen, bezoekers en andere overheden. Waar we over inwoners spreken, bedoelen we iedereen die een rol heeft in de Ambachtse samenleving. 3

4 2. Waarom inzetten op participatie in Hendrik-Ido-Ambacht? 2.1 College en raad hebben ambities In het coalitieprogramma van het college staat: Wij willen actief betrokken zijn bij de Ambachtse gemeenschap en de afstand naar de inwoners klein houden. Het is voor ons vanzelfsprekend dat wij tijdig en actief burgers, ondernemers en organisaties raadplegen. Dat betekent ook openheid en duidelijkheid in onze manier van werken, die gericht is op het bereiken van resultaten. Daarnaast willen wij verder investeren in een klantgerichte gemeente die dichtbij haar burgers staat. En ook: De gemeenschap wordt gevormd door onze inwoners. Inbreng van en afstemming met onze inwoners bij de voorbereiding van beleid en maatregelen vinden we dan ook vanzelfsprekend. We betrekken burgers dan ook actief en tijdig bij beleid en uitvoering. Burgerparticipatie is een belangrijk instrument, maar geen doel op zich. Het moet ergens over gaan. Én minstens zo belangrijk, vooraf moet zeker zijn gesteld dat die inbreng voor alle betrokkenen toegevoegde waarde zal hebben en dat deze serieus zal worden genomen. Ook de gemeenteraad heeft ambities op het gebied van burgerparticipatie, zo blijkt uit in 2011 opgestelde uitgangspunten: Het gemeentebestuur wenst, nog meer dan tot nu toe, te werken vanuit een gezamenlijke taakstelling van individuele burgers, verenigingen, instellingen en bedrijven. Daarbij wil het in gezamenlijkheid inspelen en invloed uitoefenen op maatschappelijke ontwikkelingen en kiest het daarbij voor medeverantwoordelijkheid bij de genoemde partners. Participatie is het kernwoord. Ook in het bestuurlijk proces van besluitvorming dient aan het begrip burgerparticipatie verder inhoud en vorm te worden gegeven. Brede betrokkenheid moet een vast onderdeel zijn van de besluitvorming en moet getuigen van daadwerkelijke interesse voor de mening van de burger. Het gemeentebestuur weegt de mening van de burgers mee en maakt dat gemotiveerd duidelijk in de besluitvorming. De wijze van inbreng kan van geval tot geval verschillen, maar wordt voorafgaande aan het besluitvormingsproces in beeld gebracht. Een wijze van inbreng zou kunnen zijn het houden van beeldvormende vergaderingen die in het vergaderrooster eens per drie maanden worden ingepland. Voor dergelijke bijeenkomsten worden alle raadsen commissieleden en alle betrokken partijen uitgenodigd. Interactief werken is geen doel op zich, maar moet een doel dienen. Het moet bovendien een vanzelfsprekend onderdeel zijn van de ontwikkeling en uitvoering van plannen, zodanig dat het resultaat beter wordt. Burgers en andere partijen in de samenleving voeren samen met de gemeente taken uit. 2.2 Ontwikkelingen buiten Wat vinden de Ambachters? Er is behoefte aan meer participatie bij de inwoners van Ambacht, zo blijkt uit de Monitor Communicatie en Bestuur van

5 50% van de burgers in Hendrik-Ido-Ambacht wil graag betrokken worden bij beslissingen. Slechts 23% vindt echter dat hij/zij voldoende betrokken wordt bij de totstandkoming van plannen. De belangrijkste verbetersuggesties die bewoners geven voor het gemeentebestuur en gemeentebeleid: meer luisteren naar onze inwoners inwoners meer betrekken Maatschappelijke ontwikkelingen Burgers zijn zelf in staat keuzes te maken en hun leven in te richten. De maatschappij verandert; er ontstaan andere netwerken en wijk- of buurtinitiatieven. Recente voorbeelden uit Ambacht zijn de opzet van buurtpreventie in de wijk Centrum, en het buurtinitiatief over de parkeerproblematiek in de Margrietstraat. De gemeente heeft minder middelen. Samen kun je meer bereiken. Participatie van burgers, zorgt ervoor dat draagvlak voor beleid en uitvoering toeneemt. Het vertrouwen stijgt. Voorwaarde daarbij is dat de aanpak van de participatie goed is. Anders is het effect averechts en ontstaat er ontevredenheid. Tegelijkertijd is het een gegeven dat burgers pas uit zichzelf in actie komen, als zijzelf daartoe de noodzaak ervaren. Het gaat niet vanzelf. Communicatie Door nieuwe media verandert de communicatie met burgers. De invloed van de media wordt groter door grotere toegankelijkheid van informatie (on-line) en de toename van het gebruik van social media. De gemeente krijgt vanzelf een andere rol en positie in de communicatie. De mogelijkheden voor onderlinge uitwisseling zijn sterk toegenomen. En ook de mogelijkheden om de burger te laten participeren in beleid en -uitvoering. 2.3 Wat levert het ons op? Zowel van de zijde van de gemeente als vanuit de samenleving is er dus meer behoefte aan participatie. Belangrijk is echter vooral wat het oplevert. Draagvlak Participatie betekent: meer samen doen, verantwoordelijkheid delen. Naarmate de afstand tot het publiek kleiner wordt, stijgt het onderlinge vertrouwen. Het doet ook recht aan het feit dat onze inwoners en organisaties uiteindelijk de gemeente vormen. Draagvlak voor beleid en uitvoering neemt toe. Hoe meer gedragen een besluit, hoe kleiner de kans bezwarenprocedures. Dat betekent dus dat investering aan de voorkant, aan de achterkant snellere resultaten oplevert. Betere ideeën Participatie betekent ook ruimte bieden aan initiatieven vanuit de samenleving. Dat levert mogelijk vernieuwende, frisse en andere ideeën op. Uiteraard is de toetsing van deze ideeën, het bredere draagvlak, een aandachtspunt. 5

6 Meer sociale cohesie en leefbaarheid Een grotere betrokkenheid van de burger bij de eigen leefomgeving betekent vaak een veiliger en schonere leefomgeving. Ook gaat het anonimiteit tegen. Interactief werken stimuleert eigen verantwoordelijkheid en persoonlijke ontwikkeling van de burger. 6

7 3. Wat willen we bereiken en hoe? 3.1 Ambitie Interactief werken gaat al lang niet meer over burgers die meepraten over beleid. Interactief werken staat in het teken van een herziene rol- en taakverdeling tussen overheid en burgers (uit de benchmark burgerparticipatie ). Het gaat om meedoen, medeverantwoordelijkheid bij maatschappelijke opgaven. En het ondersteunen van initiatieven uit de samenleving door de gemeente (ook wel aangeduid als overheidsparticipatie). Interactief werken kent de volgende ontwikkelingsfasen: 1 e generatie > Formele burgerparticipatie: inspraak bij beleidsplannen, bij de wet geregeld 2 e generatie > Meepraten over plannen en ontwikkelingen, eerder in het beleidsproces 3 e generatie > Eigen initiatieven burgers, gemeente faciliteert In Hendrik-Ido-Ambacht zijn we de tweede fase van burgerparticipatie aan het verkennen. Onze ambitie is het verder ontwikkelen van de tweede fase en het toegroeien naar de derde generatie participatie. Belangrijk is echter wel een realistisch en haalbaar doel te formuleren. Wanneer boeken we succes met interactief werken? Waar de gemeente het initiatief neemt, kiezen we daarvoor de volgende ijkpunten: 1. We maken altijd een analyse van de benodigde participatie (zie H4). Bij ieder thema, project of plan passen we in ieder geval het minimale niveau van participeren toe (= informeren). 2. De juiste groepen zijn bij het proces betrokken; 3. Het merendeel van de betrokkenen is tevreden over het proces. Waar initiatief vanuit de samenleving komt: We sturen aan op meer initiatief vanuit de samenleving. We stimuleren, ondersteunen en faciliteren, maar nemen niet over. Een evaluatie per proces, signalen uit de omgeving en het intern delen van ervaringen moet duidelijk maken of we op de goede weg zijn het inrichten en doorlopen van participatieprocessen. 3.2 De Ambachtse principes Voordat we ingaan op de werkwijze die we willen hanteren voor het intensiveren van de participatie in Hendrik-Ido-Ambacht, benoemen we principes volgens welke we in Hendrik-Ido-Ambacht te werk willen gaan met interactief werken*. 1. We delen wat we weten, tenzij Wij gaan ervan uit dat er geen belemmeringen zijn om wat in het gemeentehuis gebeurt te delen/tot stand te laten komen met de buitenwereld. Wij werken tenslotte in het belang van de burger. Uitzonderingen daarop zijn wettelijke belemmeringen, of de uitvoering van landelijk beleid (voorbeelden hiervan zijn regels voor vergunningen of het wmo-beleid). 7

8 Dit vraagt om een open basishouding van iedereen binnen het gemeentehuis. Niet alle onderwerpen zullen echter even aansprekend zijn voor de burger. Een open aanpak betekent dat we participanten vanaf de start in meer of mindere mate een gelijkwaardige rol geven. Dat vergroot het draagvlak, maar kan het proces zelf wel lastiger en tijdrovender maken. 2. We zijn duidelijk over wat wel en niet kan Ontevredenheid over participatieprocessen komt bijna altijd voort uit slecht verwachtingenmanagement. Belangrijk is vooraf rollen en taken, budget, deadlines en spelregels vast te leggen, hoe vervelend ook. Deze piketpalen stellen we één keer vast en markeren voor iedereen welke bewegingsruimte er is. 3. We praten met één mond Burgers begrijpen wel dat niet alles kan. Ze verwachten vooral een open houding en duidelijkheid. Als ambtenaren elkaar tegenspreken is dat funest. We maken dus goede afspraken met elkaar, zodat we weten waar we het over hebben. Ook moet altijd duidelijk zijn hoeveel wisselgeld te vergeven is binnen een thema. 4. Bewoners voelen zich uitgenodigd om met ideeën te komen De basishouding is open, zodat bewoners zich niet geremd hoeven te voelen om met ideeën te komen. Komt een inwoner of organisatie met een nieuw initiatief of idee, dan helpen we die om alle belangen op tafel te krijgen. De gemeente bewaakt daarmee het algemeen belang maar trekt niet het initiatief naar zich toe. * Deels afgeleid uit leerpunten van de benchmark burgerparticipatie 3.3 Wat doen we al? Bij onderstaande thema s en projecten deed/doet de gemeente een toenemend beroep op zelfredzaamheid en eigen initiatief: - Wmo: mantelzorgers en vrijwilligers - Onrechtmatig grondgebruik Zuidwende-Zuid: bewoners hebben gemeentegrond bij hun tuin betrokken en wordt nu gevraagd per blok tot een (rechtmatige) oplossing te komen. Er is (op eigen initiatief) een werkgroep opgericht door bewoners. - Bewoneravond Krommeweg, waarbij wijkbewoners vooraf vragen konden indienen - Participatiewet, voorheen Wet Werken naar Vermogen: iedereen doet mee - Groencontracten: beheer je eigen stukje groen in de buurt - Speelruimteplan: bewoners kiezen speeltoestellen - Wijkschouw: ambtenaren worden getraind om met bewoners plekken in de wijk te beoordelen - Kunstcommissie: inwoners HIA kiezen kunst - Rotondes: ondernemers sponsoren rotondes - Ontwikkeling bedrijventerrein Frankepad/Grotenoord: ondernemers denken en werken mee aan verbeteren uitstraling - Buurtpreventie: bewoners lopen op eigen initiatief rondes door de wijk en maken wijk zo zelf leefbaarder en veiliger - Klankbordgroepen bij diverse projecten (zoals Petrakerk en Yulius) 8

9 Wat hebben we daarvan geleerd? - Inwoners/organisaties doen mee als ze zich direct betrokken voelen bij het onderwerp (dichtbij huis); - Inwoners/organisaties doen mee als ze zelf een probleem of knelpunt ervaren; - Mensen zijn makkelijker te motiveren voor participatie bij een negatieve ontwikkeling dan bij een positieve ontwikkeling; - Het werkt om per onderwerp of project te betrekken (bewonersplatforms werken daarentegen minder goed); - Komt er een initiatief uit de samenleving (bijvoorbeeld: een inwoner stelt een herindeling van de straat voor), dan is het de kunst daarvoor breder draagvlak te krijgen (bij andere inwoners) en afstemming te krijgen met de gemeentelijke wensen en voorwaarden; - Heldere kaders in participatietrajecten zijn essentieel voor een goed proces. Een aantal voorbeelden onder de loep: Onderwerp Hoe ging de participatie? Hoe heeft dat uitgepakt? Globale leerpunten Project Petrakerk: plannen voor kerkgebouw op Margrietstraat 1 Wijkbezoek college aan de Krommeweg, georganiseerd door bewonersplatform Buurtpreventie, gestart in de wijk Centrum In een zeer vroeg stadium werd een inloopavond georganiseerd. Daarnaast werd een klankbordgroep van omwonenden samengesteld, die voorafgaand aan de besluitvorming over de voorzetting van het haalbaarheidsonderzoek, eenmaal per maand bij elkaar kwam. Ook de Petrakerk sloot daarbij aan. Bewoners konden vooraf vragen indienen bij de gemeente, die tijdens de avond beantwoord zouden worden. Initiatief kwam van bewoners en wordt helemaal gedragen door bewoners. Omwonenden kwamen met verwachtingen naar de inloopavond die niet werden waargemaakt. Er waren bijv nog geen tekeningen. Er formeerde zich een actiegroep die zich informatiegroep noemde en het op zich nam omwonenden te informeren waar de gemeente informatie achterhield. De gemeente bood hier ruimte voor. De klankbordgroep liep stroef. Er werd informatie uitgewisseld. Er was weinig vertrouwen in de gemeente, zowel qua informatievoorziening als qua proces. Vooraf 200 vragen ingediend. Grote opkomst van ong. 100 wijkbewoners. Veel betrokkenheid en belangstelling. Leden van het team buurtpreventie zijn op training geweest en lopen rondes door de wijk volgens een schema. Ruim voldoende vrijwilligers. De betrokkenheid was groot, de actiegroep wist veel bewoners te binden. Er was weinig vertrouwen over en weer. Ook was niet duidelijk wat precies de functie van de klankbord-groep was. De leden waren tegen, van klankborden was geen sprake. Heldere kaders ontbraken. Een goede analyse vooraf had kunnen voorkomen dat verkeerde participatieverwachtingen werden geschept. Beantwoording vragen legde een zware druk op de ambtelijke organisatie. Weinig initiatief van bewoners om zelf een bijdrage te leveren aan oplossingen, waardoor het een klachtenlijn lijkt. Succesvolle avond. Wel vaak dezelfde mensen die vragen stellen; op te lossen met sterk voorzitterschap. Een succesvol voorbeeld van overheidsparticipatie, nog een stap verder dan burgerparticipatie. Bewoners namen initiatief, gemeente faciliteert, politie ondersteunt. Dichtbij huis, concreet en een sociale component, daarom veel betrokkenheid. 9

10 4. Participatieniveaus bij gemeentelijke thema s, beleid en projecten 4.1 Niveaus van betrokkenheid Participeren kan op verschillende niveaus van betrokkenheid, zoals de participatieladder laat zien: Informeren De gemeente bepaalt de agenda voor besluitvorming en houdt betrokkenen op de hoogte. Zij hebben geen inbreng. De rol van de participant is toehoorder. Eigenlijk hebben we het hier niet over participatie. Plannen worden door de gemeente opgesteld zonder dat betrokkenen invloed hebben. Zij worden wel geïnformeerd. Raadplegen De gemeente bepaalt zelf de agenda, maar ziet betrokkenen als gesprekspartners bij ontwikkeling van beleid. De bevindingen daaruit zijn voor de gemeente niet bindend. De rol van de participant is geconsulteerde. Plannen worden door de gemeente opgesteld en voorgelegd. De reacties van betrokkenen worden meegenomen in het vervolgproces. Adviseren De gemeente bepaalt de agenda, maar betrokkenen kunnen problemen en oplossingen aandragen. Deze ideeën spelen een volwaardige rol bij het ontwikkelen van beleid. De rol van de participant is adviseur. De gemeente verbindt zich in principe aan de resultaten, maar kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan beargumenteerd afwijken. Betrokkenen kunnen ook zelf met een voorstel komen. Dit hoeft niet aan te sluiten op een plan van de gemeente of ontwikkelaar. Coproduceren Gemeente en betrokkenen bepalen samen de agenda en zoeken samen naar oplossingen. De gemeente verbindt zich aan deze oplossingen in de besluitvorming. De rol van de participant is samenwerkingspartner. De betrokkenen zitten zelf aan tafel om over uitgangspunten, een plan of ontwerp mee te denken. Vaak al in een vroeg stadium om ook het proces mede vorm te geven. 10

11 (Mee)beslissen De gemeente laat de beleids- en besluitvorming over aan de betrokkenen en het ambtelijk apparaat vervult een adviserende rol. De rol van de participant is initiatiefnemer. De gemeente neemt de resultaten over, na toetsing aan vooraf gestelde voorwaarden. Natuurlijk is het van het allereerste belang dat we in Hendrik-Ido-Ambacht burgers en andere partijen altijd minimaal op het niveau informeren/raadplegen bij onze plannen betrekken. De uitdaging is om ook eens een paar treden hoger te gaan op de ladder, tot (mee)beslissen (= uitbesteden) aan toe. 4.2 Gewenste niveau van betrokkenheid bepalen Om te komen tot een analyse van het participatieniveau zijn verschillende stappen nodig: Stap 1: Het maken van een krachtenveldanalyse: Het begint met het in kaart brengen van alle groepen en personen die een belang hebben of betrokken zijn bij het beleidsonderwerp of project en de mate van invloed die zij hebben. Uitnodigen : Het projectteam, eventueel aangevuld met andere relevante personen Hoe : in 1 of 2 werksessies Resultaat : actoren, hun belangen of vertrouwen, hun invloed, hoe belangrijk zij zijn bij het slagen Een dergelijke krachtenveldanalyse geeft inzicht in de wijze waarop actoren benaderd en betrokken kunnen worden. Stap 2: Het bepalen van het participatieniveau De mate waarin participatie mogelijk en wenselijk is, hangt af van: - het belang: hoe groter of breder het belang van een project, hoe kleiner de invloed van inwoners - het effect op de leefbaarheid en veiligheid: hoe groter, hoe meer invloed nodig - de benodigde kennis en ervaring: in hoeverre zijn meningen, ervaringen en ideeën van betrokkenen nodig? - de beïnvloedingsruimte: wat ligt (al) vast door wettelijke en gemeentelijke kaders, wat nog niet (daar zit de participatieruimte)? - beperkende factoren: is er wel genoeg tijd, geld of belangstelling? De ervaring leert overigens dat vooral inwoners en organisaties die passie of noodzaak ervaren bereid zijn om in actie te komen en een gefundeerde bijdrage te leveren. Stap 3: Het formuleren van de boodschap voor de verschillende actoren De belangen en bezwaren uit de krachtenveldanalyse vormen de basis voor de boodschap met daarin de uitnodiging tot participatie Stap 4: Kalender en inzet middelen en methoden 11

12 4.3 Middelen per participatieniveau In Hendrik-Ido-Ambacht beschikken we over verschillende reguliere middelen en instrumenten die gericht binnen de verschillende participatieniveaus kunnen worden ingezet. Daarnaast zijn er methoden die, als het thema, project of participatieniveau daarom vraagt, op maat kunnen worden toegepast. Het onderzoekscentrum Drechtsteden heeft ook verschillende instrumenten beschikbaar, zoals het bewonerspanel. Bij interactief werken hoort ook het opdoen van ervaring met relatief nieuwe middelen en instrumenten. In eerste instantie zullen participatietrajecten geen tijdwinst opleveren, maar juist om extra investering vragen. De basisprincipes die eerder in dit document zijn beschreven blijven altijd van toepassing. Pers/ media Twitter Website Gemeentenieuws Raadplegen Facebook Nieuwsbrief Informeren Infobijeenk H-a-h brief Participatieniveau /middel Bewpanel Werkgroep Coproduceren/ Meebeslissen Adviseren Spreekuur Klankbordgroep Wijkschouw Bewplatform Huisbezoeken Interview 12

13 4.4 Inzet communicatie Aan een goede voorbereiding van het participatieproces kan een adviseur van het team communicatie een belangrijke bijdrage leveren. Deze adviseert en levert ondersteuning bij (de voorbereiding van) alle hiervoor genoemde stappen. De projectleider of beleidsadviseur is altijd verantwoordelijk voor de inhoud, de communicatieadviseur helpt om het participatie- en communicatieproces goed in te steken. Belangrijk is dat communicatieadviseur en beleidsadviseur vanaf het begin samen optrekken. De project start-up kan hiervoor een waardevol instrument zijn. Een stap verder: gezamenlijk grotere thema s aanpakken door collective impact ( samen wedijveren ) (blog van www. mindthepeople.com) Samenwerking om grootschalige verandering te bewerkstelligen collective impact ; organisaties die eigenbelang opzij zetten en samen werken aan nieuwe maatschappelijke infrastructuren, bijvoorbeeld voor onderwijs. Ik denk dat een concreet en actueel voorbeeld de transities zijn waarvoor gemeenten zich nu geplaatst zien: Jeugdzorg, AWBZ-WMO en Arbeidsparticipatie. Deze decentralisaties zijn zo veelomvattend dat gemeenten die niet eigenstandig kunnen vormgeven. Hier ligt het voor de hand om met partners een nieuwe civil society vorm te geven. In deze blog een aantal uitgangspunten voor samenwerking: 1. benoem wat je samen kunt doen 2. heb een open blik 3. baseer je besluiten op data 4. informeer belanghebbenden 5. organiseer een toegewijde staf Meer informatie over collective impact: 13

14 5. (Communicatie)instrumenten om interactief werken te stimuleren In het voorgaande hoofdstuk is al iets gezegd over communicatie in participatietrajecten. Communicatie kan echter ook een belangrijke rol vervullen in het aanjagen en stimuleren van een participerende houding, inen extern, bijvoorbeeld door gebruik te maken van onderstaande middelen. 5.1 Intern Communicatie en participatieparagraaf in collegevoorstellen De communicatieparagraaf in collegevoorstellen breiden we uit met een participatieparagraaf. De huidige communicatieparagraaf wordt echter vaak niet of zeer beperkt ingevuld. Als we ons committeren aan het structureel invullen van de communicatie- en participatieparagraaf, in overleg met of door een van de communicatieadviseurs, borgen we naast communicatie ook participatie bij thema s, beleid en projecten. Stukken zonder ingevulde communicatie- en participatieparagraaf worden niet geaccepteerd. Interne middelen De inhoud van deze notitie en voortgang en inspirerende voorbeelden op het gebied van participatie delen we in het MT-nieuws, via Yammer en op een eventueel toekomstig intranet. Toevoeging van een eigen beeldmerk (zie ook extern) helpt om te zorgen voor directe herkenbaarheid. 5.2 In/extern Ambassadeurs interactief werken/wbw In de separate notitie waarin het resultaat van de werkgroep WBW staat omschreven, spreken we over aanspreekpunten op de afdelingen. Zij kunnen een belangrijke ambassadeursrol vervullen voor het interactief werken in het algemeen in Hendrik-Ido-Ambacht. De ambassadeurs/aanspreekpunten kunnen: - In contacten met collega s interactief werken stimuleren, persoonlijk maar ook via een intern netwerk als Yammer. In eerste instantie kan deze notitie over interactief werken via deze ambassadeurs gedeeld worden met collega s, waarbij ook aandacht voor de Ambachtse principes; - Meedenken over inrichten van participatietrajecten bij thema s, beleid en projecten; - Contacten leggen en onderhouden met actieve bewoners en instellingen in wijken en buurten; - De ontwikkeling van de organisatie op het gebied van interactief werken volgen. Voorstel is dus om deze ambassadeurs een centrale rol te geven in het realiseren van onze ambities op het gebied van interactief werken. Extern vervult de wijkcoördinator een belangrijke rol. Die vormt het loket waar inwoners, organisaties en andere partijen terecht kunnen met eigen initiatieven. De ambassadeurs helpen, samen met de afdeling of collega die het inhoudelijk aangaat, bij het ondersteunen en verder brengen van het initiatief. Pilots Er is een aantal pilotonderwerpen te benoemen die zich goed lenen om actief te experimenteren met interactief werken, zoal het beheer van het Sophiapark. Idee hierbij is dat ondernemers, bewoners en 14

15 maatschappelijke instellingen met ideeën en voorstellen komen voor het beheer van het park en een goed gebruik van het park (evenementen) en ook de uitvoering voor een belangrijk deel voor hun rekening nemen. Deze pilotonderwerpen zijn dan leidend in de communicatie als sprekend voorbeeld; voortgang en resultaten worden binnen en buiten uitgebreid gedeeld. 5.3 Extern Menukaart interactief werken Belangrijk is om inwoners en partijen in de samenleving inzicht te geven hoe zij kunnen participeren in gemeentelijk beleid, thema s en projecten, en waar zij met ideeën en initiatieven naartoe kunnen. Met een menukaart interactief werken op onder andere een centrale plek op kunnen wij inwoners, organisaties en andere partijen snel inzicht geven in de mogelijkheden om mee te denken en te doen aan gemeentelijk beleid, thema s en projecten. Ook maakt deze menukaart duidelijk via welke ingang een eigen idee of initiatief ingeschoten kan worden (wijkcoördinator/ambassadeurs). Sprekende voorbeelden over het voetlicht Om initiatieven uit de samenleving te stimuleren en het participerend werken onder de aandacht te brengen, communiceren we in gemeentenieuws, op en via andere gemeentelijke middelen structureel en nadrukkelijk goede voorbeelden. Door hier een eigen beeldmerk aan te koppelen, op campagneachtige wijze, is de berichtgeving hierover direct herkenbaar. Het verhaal wordt daarbij bij voorkeur vanuit de bewoner of participerende partij verteld. Een goed proces is daarbij belangrijker dan goede resultaten (omdat verschillende partijen tenslotte verschillend tegen dit resultaat aankijken). Deze communicatie wordt gecoördineerd vanuit de afdeling communicatie en de wijkcoördinator. Social media Social media vormen een waardevol hulpmiddel bij het betrekken van bewoners bij de wijk. Ze zijn laagdrempelig en het kost weinig tijd en moeite om eraan mee te doen. Social media maken het gemakkelijk op de hoogte te blijven, meningen te peilen, ideeën uit te wisselen en activiteiten te delen. Zoals in het WBW-voorstel ook omschreven, kunnen facebookpagina s per wijk een goed middel zijn. Belangrijk is dat iedereen in de gelegenheid is er iets te delen, te brengen en halen. Gevoed door en voor bewoners dus. Alles wat in de wijk gebeurt staat bij elkaar. Social media moeten echter altijd aangevuld worden door traditionelere communicatiemiddelen. Onderzoek Het verdient aanbeveling meer inzicht te krijgen in de verschillende burgerschapsstijlen in Hendrik-Ido- Ambacht. Dit helpt om met communicatie en participatie aan te sluiten op de beleving van inwoners. Het verdient ook aanbeveling om te experimenteren met het bewonerspanel, een instrument van het Onderzoekcentrum Drechtsteden. Bij het bewonerspanel hebben zich nu 250 inwoners van Hendrik-Ido- Ambacht aangemeld. Voor 1500 wordt deze bewoners per een vragenlijst voorgelegd. Het OCD zorgt voor de (technische) uitvoering. Aandachtspunt is de representativiteit. 15

16 Bijlagen Bijlage 1: Uit de monitor communicatie en bestuur Middelen: Gemeentenieuws: 80% kent gemeentenieuws 33% leest gemeentenieuws regelmatig 33% leest gemeentenieuws soms 14% leest gemeentenieuws (bijna) nooit (jongeren gemiddeld ruim 10% minder) Website: 2/3 kent de website 56% bezoekt bijna nooit 40% bezoekt af en toe 5% bezoekt vaak Cijfer gebruiksvriendelijkheid: 6,8 Brief, folder of krant zijn de voorkeursmiddelen. Gemeentenieuws en website volgen met zo n 20%. De gemeente krijgt een 7,2 voor duidelijke informatie. 50% wil betrokken worden bij beslissingen. Vorm: Opinieonderzoek 30% Internetforum 29% Informatiebijeenkomsten 25% inspraak- of consultatiebijeenkomsten 22% spreekuur 13% panel 9% wijkbezoeken 6% Betrokkenheid burgers bij plannen gemeente: Totstandkoming: 23% eens, 33% oneens Uitvoering plannen: 22% eens, 31% oneens Geïnteresseerd in mening: 43% eens, 20% oneens Invloed op wat gemeente doet: 14% eens, 45% oneens Voldoende mogelijkheden inspraak: 26% eens, 28% oneens Belangrijkste verbetersuggestie: meer luisteren naar burgers/burgers meer betrekken 83% redelijk/volledig vertrouwen 16

17 4% zegt vertrouwen toegenomen, 16% zegt vertrouwen afgenomen, met als reden: niet voldoende luisteren en niet nakomen van beloften. Cijfer voor het vertrouwen in B&W en raad: 6,9. Ruim 1/3 vindt dat de gemeente voldoende doet met het belastinggeld. Merendeel vindt: duidelijke regels, geen tegenstrijdige regels en niet teveel regels. Verbetersuggesties: Meer echt luisteren/ meer betrekken/meer inspraak/open en eerlijke informatie, vooral op gebieden verkeer, parkeren, onderhoud openbare ruimte en hondenbeleid. 999 enquêtes verstuurd, 424 meegedaan. Uit: Monitor Communicatie en Bestuur Drechtsteden 2011 Onderzoekcentrum Drechtsteden 17

18 Bijlage 2: Voorbeelden, tips en trucs (gemeente Utrecht)