Sugden Audio. M.J.H. Evers NCOI Opleidingsgroep HBO Management

Transcriptie

1 Sugden Audio M.J.H. Evers NCOI Opleidingsgroep HBO Management Projectmanagement Dhr. J. Smits

2 BENDER HIFI Versie: 1.0 Bestandsnaam: BH Naam opdrachtgever Contactgegevens Naam projectleider Harald Strik Michel Evers Datum opgesteld: Voor akkoord: Datum: Contactgegevens Projectcode BH Projectplan Bender Hifi

3 Inhoudsopgave Voorwoord...4 Samenvatting 4 1. Inleiding Aanleiding Doelstelling.6 4. Op te leveren resultaat.6 5. Scope Projectorganisatie.7 7. Fasering Projectbeheersing.9 9. Geld Organisatiebeheersing Risicobeheersing Kwaliteitsplan Informatiebeheersing Tijdsplanning 11 Literatuuroverzicht...12 Bijlage 1 Kostenoverzicht...13 Bijlage 2 Accordeerlijst...14 Projectplan Bender Hifi 3

4 Voorwoord Ik zal me als eerste voorstellen. Mijn naam is Michel Evers, 39 jaar, getrouwd en vader van een dochter van 3 jaar. Sinds 1995 ben ik werkzaam bij Aldi Culemborg BV. Vanaf 1997 ben ik in de functie van filiaalleider verantwoordelijk voor het zelfstandig runnen van een winkel. Tevens ben ik sinds 2007, naast 7 collega s, verantwoordelijk voor het opleiden van beginnende vervangend filiaalleiders, filiaalleiders en districtleiders. Ik volg deze HBO Management opleiding om binnen mijn huidige werkgever in de toekomst mogelijk een andere functie te vervullen, waarvoor een HBO diploma nodig is. Met het vak projectmanagement wordt er duidelijk wat er allemaal gedaan moet worden en aan welke eisen er voldaan moet worden om een project tot een goed eind te laten komen. Omdat ik binnen mijn huidige werkgever niet tot een eenvoudige projectopdracht kon komen, is mij de kans geboden om deze te laten gaan over Bender Hifi in Arnhem. Tevens wil ik van deze gelegenheid gebruik maken om de mensen te bedanken die mij deze kans gegeven hebben en die mij gesteund hebben tijdens deze opdracht. Te weten Mevrouw Zwiers en de heer Doekbrijder van de Aldi. Tevens wil ik ook Harald Strik en Bender Hifi bedanken voor het mogen gebruiken van hun naam en voor de verkregen informatie. Verder wil nog iedereen bedanken die ik niet bij naam genoemd heb. Samenvatting Deze projectopdracht is geschreven als module opdracht voor het vak projectmanagement. Het omvat het introduceren van het exclusieve audiomerk Sugden audio bij Bender hifi. Voor deze opdracht zijn via de verschillende fasering alle belangrijke beslissingen en risico s uitgewerkt, zodat er een compleet en duidelijk overzicht ontstaat. Hierdoor wordt duidelijk wat er nodig is om een project te laten slagen en wat de eventuele risico s zijn. Voor de eventuele risico s is er een risico analyse uitgewerkt waardoor de risico s ondervangen kunnen worden. De overige beheersfactoren zijn volgens het GOKIT-principe uitgewerkt. Projectplan Bender Hifi 4

5 1. Inleiding Dit project omvat het introduceren van het exclusieve audio merk, Sugden audio bij Bender Hifi. (Janssen, 2007, p49). Bender Hifi is een kleine hifi zaak op de Steenstraat in Arnhem. Dit project is een tijdelijke samenwerking tussen verschillende mensen om tot het specifieke doel te komen. (de Boer, 2005, p2) Al meer dan dertig jaar gebruikt het team van JE Sugden & Co Ltd. hun uitgebreide kennis en ervaring voor de ontwikkeling en productie van hoogwaardige audio-componenten voor de veeleisende muziekliefhebber. Sugden s allereerste product was de revolutionaire A21, 's werelds eerste commerciële klasse-a versterker. Ontwikkelt, ontworpen en vervaardigd in het midden van de jaren 60 door bedrijfsoprichter James E. Sugden. Het originele ontwerp van de A21 werd onderworpen aan een continue verbetering, een beleid dat heeft geresulteerd in de A21A. Dit na jarenlang de versterker te zijn geweest waar andere merken de competitie mee wilden aangaan. De Klasse-A technologie, met het totaal ontbreken van de zgn. crossoververvorming, is aanwezig in bijna alle huidige generatie Sugden producten en zal ook in de volgende generaties worden toegepast. Alle producten worden volledig met de hand gemaakt in West Yorkshire, Engeland. Dit door een team van mensen die al hun vaardigheden inzetten voor maar 1 doel: zorgen voor fantastische producten met de beste prestaties. Sugden - een bijzonder bedrijf dat een langdurige samenwerking met haar klanten ontwikkelt via de muzikale prestaties en de lange levensduur van haar producten. ( Dit merk komt naast de huidige merken te staan. Het is een uitbreiding naar de bovenkant van de markt. De bedoeling is dat het merk op 1 juni instroomt in het assortiment. Deze uitbreiding moet zorgen voor een omzetplus van 2% op Aanleiding voor de start van het project De aanleiding om juist dit merk nu te introduceren is duidelijk. De audio markt is aan het verzadigen met de reguliere merken. Het onderscheid tussen deze merken qua geluidsbeleving en uitstraling is nihil. Met het introduceren van Sugden audio wordt er een product toegevoegd die zich onderscheidt van de rest met een hogere geluidskwaliteit en een hoogwaardige uitstraling. (Janssen, 2007, p 50) Tevens is de verkoop van grammofoonplaten de laatste jaren gestegen en met dit merk wordt de zuiverheid van de grammofoonplaat extra benadrukt. De ware muziekliefhebber waardeert dit en zal overgaan tot aankoop van dit merk. ( Projectplan Bender Hifi 5

6 3. Doelstelling De doelstelling wordt hieronder duidelijk en helder geformuleerd. (Portney, 2010, p42) Dit wordt gedaan volgens de SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) formule. S: Introduceren van het merk Sugden Audio. M: Omzet gerealiseerd uit dit merk. A: Acceptatie door de muziekliefhebber. R: Een omzetplus van 2% is haalbaar, aangezien het een toegevoegd merk is. T: De omzetplus moet gerealiseerd zijn op (Schouten, 2012, p69) 4. Op te leveren resultaat Het op te leveren resultaat omvat ondermeer het contact zoeken met HiFi Corner Trading België. Dit is de importeur van Sugden audio. (Janssen, 2007, p 112) Uit dit contact moet een contract komen die HiFi Corner Trading België aan Bender Hifi bindt voor een periode van 5 jaar. Met dit contract op zak, kunnen we Sugden Audio succesvol introduceren binnen Bender Hifi. Deze introductie gaat zorgen voor een omzetplus van 5%, op het lopende boekjaar die eindigt op Scope De scope geeft aan wat de beperkingen binnen een project zijn. Wat is de aard en omvang van het project en wat doen we wel en niet. Binnen de scope: *Contact zoeken met importeur. *Introductie en verkoop van het merk Sugden Audio. *Importeren van de producten. *Boeken van de reizen naar België. *Contracten opstellen. Buiten de scope: *Vervolgcontacten met de importeur. *Verkoop aanverwante artikelen, denk hierbij aan o.a. stroomvoorziening, audio kabels. *Reclame maken voor de introductie. *Integratie. *Aan het einde van de contractperiode zorgen voor een nieuw contract met de importeur. (Schouten, 2012, p 71) Projectplan Bender Hifi 6

7 6. Projectorganisatie (*) Opdrachtgever Projectleider Projectmedewerker Projectmedewerker (Schouten, 2012, p100, figuur 6.3) Wie Functie Harald Strik Opdrachtgever Verantwoordelijkheid Bevoegdheid Stakeholder (Schouten, 2012, p 105) Michel Evers (ME) Monique Hoogstraten (MH) Projectleider Projectmedewerker -Tijdige communicatie met projectleider -Tijdige reactie op tussenresultaten -Tijdige communicatie met opdrachtgever -Duidelijke communicatie met projectmedewerkers -Tijdig opleveren tussenresultaten -Contact met importeur -Tijdige communicatie met projectleider -Tijdig opleveren tussenresultaat -Duidelijke communicatie met Lara Evers -Go/No Go (**) beslissing geven aan de hand van de tussenresultaten -Verschuiven aanlevermoment van tussenresultaten. -Een eerste Go/No Go beslissing maken -Verzorgen van het importeren van de eerste levering Lara Evers (LE) Projectmedewerker -Verzorgt administratie -Tijdig opleveren administratie -Vervoerder contracteren ((*) ((**) punt 4) 7. Fasering Bij dit project wordt de opdrachtgever periodiek betrokken. Het project wordt volgens een lineaire fasering uitgevoerd. Na iedere overgang tussen de verschillende fasen vind er een vergadering plaats tussen de opdrachtgever en de projectleider. De fasering voor dit project bestaat uit de volgende fasen, de voorbereidingsfase, de uitvoeringsfase en de afrondingsfase. Dit voorkomt dat de fasen niet goed doordacht worden uitgevoerd of goed voorbereid zijn. De projectbeslissing en de borging behoren niet tot de fasen, maar zijn wel belangrijk in elk project. (Schouten, 2012, p83) Projectplan Bender Hifi 7

8 Project beslissing Project voorbereiding Project uitvoering Project afronding Project borging Voorbereidings fase Uitvoeringsfase Afrondingsfase (Schouten, 2012, p86, figuur 5.2) Project Fase Tussenresultaten Startdatum Einddatum In te zetten uren + door wie Projectbeslissing Het importeren van Sugden Voorbereidings Fase (Koolsteeg & Mulder, 2010, p68) Audio 1. -Contact opnemen met importeur. 2. -Afspraak maken met importeur voor kennismakingsgesprek 3. -Reis plannen naar importeur in België met de Fyra / MH 2 / MH 4 / MH Paraaf +datum akkoord Tussenresultaat Contact gehad met importeur en afspraak gemaakt voor een 1 ste bezoek Uitvoeringsfase (Koolsteeg & Mulder, 2010, p116) Tussenresultaat Afrondingsfase 4. Reis naar België voor kennismakingsgesprek 5. Vervolgdata plannen en communiceren met importeur 6. Reis naar België voor vervolggesprekken 7. Contracten opstellen en communiceren met importeur 8. Transportdienst contracteren voor vervoer tussen importeur en Bender Hifi 9.-Transportdienst opdracht geven voor bezorgen en afleveren Gemaakte reis naar België en vervolgafspraak gemaakt. Transportonderneming gecontracteerd -Sugden audio + contracten afleveren bij Bender Hifi -Afrondinggesprekken met Bender Hifi / HS+ME 6 / MH 8 / HS+ME 40 / LE 40 / MH 24 /LE 8 / LE 8 / ME 8 / ME Evaluatie/Borging (Schouten, 2012, p233) Succesvolle introductie Sugden Audio Projectplan Bender Hifi 8

9 8. Projectbeheersing De project beheersing wordt gestuurd volgens het GOKIT-principe. Waarbij GOKIT staat voor Geld, Organisatiebeheersing, Kwaliteit, Informatie en Tijd. ( Hier is vervolgens de Risicobeheersing aan toegevoegd Om de projectbeheersing zo goed mogelijk uit te voeren wordt er gebruik gemaakt volgens het principe van het wiel van Deming. De bedoeling is dat het doorlopen van de cirkel leidt tot continue verbetering van de resultaten. Dit zorgt daarmee voor kwaliteitsverbetering en kwaliteitsborging. ( 9. Geld Alles kost geld, vooral tijd kost geld en er rust een grote verantwoordelijkheid op de schouders van diegene die het financiële beheer op zich genomen heeft. (Koolsteeg & Mulder, 2010, p45) De opdrachtgever zorgt voor voldoende financiële middelen om dit project tot een succes te brengen. Hiervoor is een kostenplaatje gemaakt. De grootste kostenpost is het inhuren van het projectbureau en de personeelskosten. Daarnaast neemt de transportonderneming ook een groot deel van het budget voor hun rekening. De opdrachtgever stelt een budget van ter beschikking. Hiervan wordt 7160 gebruikt door het projectbureau. De transportonderneming kost Het vervoer naar België met het openbaar vervoer kost minimaal 220. Het volledig kostenplaatje is te vinden in bijlage 1, kostenoverzicht. Budget Werkelijke Kosten Verschil Toelichting en Impact Positief verschil van 620 welke niet gebruikt is. Dit kan veranderen als de onvoorziene kosten (Grit, 2011, p126) anders uitvallen. (Schouten, 2012, p258) Projectplan Bender Hifi 9

10 10. Organisatiebeheersing Binnen deze beheersfactor is het duidelijk wie voor welke zaken verantwoordelijk is en wie aan wie verantwoording aflegt. (Koolsteeg & Mulder, 2010, p40) Onderstaande afbeelding moeten zowel de projectleider als de projectmedewerkers in hun achterhoofd houden. Opname stand van zaken Sturen Vergelijken Projectplan Wijzigen van plan (Smits, NCOI, 2013) 11. Risicobeheersing Een risico is een gebeurtenis of een reeks van gebeurtenissen die, als die zouden plaatsvinden, een negatief effect hebben op het bereiken van de doelstellingen. (Schouten, 2012, p138) Een risico analyse bestaat uit vijf stappen. Deze stappen hebben allemaal met elkaar te maken en kunnen niet los van elkaar gezien worden. Zo wordt in een oogopslag duidelijk wat te doen bij welke gebeurtenis. (Schouten, 2012, p139) Risicoanalyse Nr. Risico Kans Impact Maatregel Eigenaar 1. Importeur neemt Minimaal Geen contact Nogmaals bellen Projectmedewerker niet op MH 2. Importeur heeft Minimaal Geen dealer Ander exclusief merk Stakeholder geen interesse kunnen worden zoeken 3. Fyra uit dienst Groot Niet van de Fyra Ander vervoer zoeken Projectmedewerker genomen gebruik kunnen MH 4. Fyra rijdt niet Groot maken Niet kunnen afreizen naar België 5. Importeur toont geen interesse meer Minimaal Geen dealer kunnen worden Nieuwe afspraak maken met andere vervoerder Ander exclusief merk zoeken Projectmedewerker MH Stakeholder Projectplan Bender Hifi 10

11 6. Fyra rijdt niet Groot Niet kunnen afreizen naar België 7. Contracten worden Redelijk Geen dealer afgewezen 8. Transportdienst is niet geïnteresseerd 9. Transportdienst komt niet Groot Minimaal (Schouten, 2012, p 140, figuur 8.2) kunnen worden Geen transportdienst om spullen te leveren Geen introductie op Nieuwe afspraak maken met andere vervoerder Andere contracten opstellen Andere transportonderneming zoeken Zelf spullen halen in België op Projectmedewerker MH Projectmedewerker LE Projectmedewerker LE Projectleider en projectmedewerkers 12. Kwaliteitsplan Kwaliteit volgens projectplan Werkelijk eindresultaat Verschil Toelichting en impact Verzorgen van het contact, de Het contact met Sugden audio, de geen De succesvolle contracten en het importeren van goedgekeurde contracten en de introductie van Sugden audio bij Bender Hifi import van Sugden audio Sugden audio! (Schouten, 2012, p258) 13. Informatiebeheersing Na ieder tussenresultaat wordt er contact gezocht met de opdrachtgever. Tijdens dit contact wordt er overleg gevoerd en kan de opdrachtgever de behaalde resultaten tot dusver goedkeuren en accorderen. Bij een afgekeurd resultaat zal de projectleider en zijn team dit binnen een nader te bepalen tijdspanne veranderen. Zie bijlage 2 voor de accordeerlijst. (Schouten, 2012, p198) 14. Tijdsplanning De tijdsplanning gebeurt volgens het opgestelde faseringsoverzicht. Hierop is geen uitloop mogelijk. Dit in verband met het introduceren van Sugden audio op In de tijdsplanning is er per fase een marge dag ingebouwd zodat de introductie geen gevaar hoeft te lopen. (Schouten, 2012, p209) Voorbereidingsfase t/m Uitvoeringsfase t/m Afrondingsfase van t /m April Mei Ma Di Wo Do Vr Za Zo Ma Di Wo Do Vr Za Zo Projectplan Bender Hifi 11

12 Literatuuroverzicht De Boer, T.W. (2005). Projectmanagement. Amsterdam: Pearson Education Benelux BV. Grit, R. (2011). Projectmanagement. Groningen/Houten: Noordhoff Uitgevers bv. Janssen, P. (2007). Projectmanagement volgens Prince 2. Amsterdam: Pearson Education Benelux BV. Koolsteeg, J & Mulder, N. (2010). De kunst van projectmatig werken. Utrecht: Utrecht Arts Management Press. Portney, S.E. (2010). Projectmanagement voor Dummies. Indianapolis (USA): Wiley Publishing, Inc. Schouten, E. (2012). Projectmatig werken in de praktijk. Hilversum: Concept uitgeefgroep. Bronnen J. Smits, docent, NCOI opleidingsgroep. geraadpleegd op om uur. punt 4, geraadpleegd op om uur. geraadpleegd op om uur. geraadpleegd op om uur. geraadpleegd op om uur. geraadpleegd op om uur. Projectplan Bender Hifi 12

13 Bijlage 1 Kostenoverzicht Uren Uurloon in Totaal in Akkoord Kosten inhuren projectbureau exclusief loonkosten 2500 Loonkosten M. Evers Loonkosten M. Hoogstraten Loonkosten L. Evers Kosten vervoer Fyra 220 Kosten transportdienst 5000 Onvoorziene kosten 1000 Totaal Budget Verschil 620 De kosten voor vervoer kunnen veranderen als er geen gebruik gemaakt kan worden van de Fyra, de reis zal dan gemaakt worden met de Thalys. De kosten zullen dan 632. bedragen. Deze meerkosten zullen uit de post onvoorziene kosten gehaald worden. Projectplan Bender Hifi 13

14 Bijlage 2 Accordeerlijst Voorbereidingsfase 1. Contact opnemen met importeur. 2. Afspraak maken met importeur voor kennismakingsgesprek 3. Reis plannen naar importeur in België met de Fyra Datum akkoord Paraaf Tussenresultaat Contact gehad met importeur en afspraak gemaakt voor een 1 ste bezoek Uitvoeringsfase Tussenresultaat Afrondingsfase 4. -Reis naar België voor kennismakingsgesprek 5. -Vervolgdata plannen en communiceren met importeur 6. -Reis naar België voor vervolggesprekken 7. -Contracten opstellen en communiceren met importeur 8. Transportdienst contracteren voor vervoer tussen importeur en Bender Hifi 9.-Transportdienst opdracht geven voor bezorgen Gemaakte reis naar België en vervolgafspraak gemaakt. Transportonderneming gecontracteerd -Sugden audio + contracten afleveren bij Bender Hifi -Afrondinggesprekken met Bender Hifi Eindresultaat Succesvolle introductie Sugden Audio Projectplan Bender Hifi 14