Een kennismakingswedstrijd organiseren? Plan van aanpak

Transcriptie

1 Athletics Champs 2014_11_27 Athletics Champs Plan van aanpak voor de organisatie van een kennismakingswedstrijd Inleiding: Athletics Champs De baanatletiek is een mooie sport waar heel veel jeugd wekelijks plezier aan beleefd. Het is daarnaast ook een sport waar het aantal beoefenaren en deelname aan wedstrijden jaarlijks afneemt. Door middel van het programma Athletics Champs moet de atletieksport weer aantrekkelijker en uitdagender worden voor de jongste deelnemers aan de atletieksport. Om in Nederland een voldoende toegankelijk wedstrijdaanbod voor alle pupillen te realiseren, moet er in 2016 in iedere regio minimaal één outdoor competitie georganiseerd worden. Uitdaging op het niveau van het kind, is een voorwaarde om pupillen op regelmatige basis deel te laten nemen aan deze wedstrijden. Algemeen doel van het wedstrijdconcept is dat in 2016 in alle regio s 75% van de pupillenatleten deelneemt aan de outdoorcyclus. Succesfactoren van Athletics Champs Athletics Champs moet de kwaliteit van de pupillenatletiek verbeteren, het moet de sport weer uitdagender en aantrekkelijker maken om er aan deel te nemen en er voor zorgen dat de wedstrijddeelname weer een vast onderdeel van het beoefenen van de atletieksport gaat worden. Om ervoor te waken dat Athletics Champs zijn doel niet voorbij schiet, en inderdaad aantrekkelijk, uitdagend en kwalitatief is, zijn de volgende succesfactoren voor het programma geformuleerd: 1. Atletiekecht De competitie moet te allen tijde atletiek blijven! Dat betekent dat het lopen, springen en werpen centraal staan in het programma. Ook de essentie uit de atletieksport: sneller, hoger en verder moet behouden blijven, en een prestatie moet meetbaar gemaakt kunnen worden. 2. Succesbeleving Plezier staat voorop! Kinderen nemen in eerste instantie deel aan de atletieksport omdat ze (1) het leuk vinden of (2) omdat hun vriendje of vriendinnetje de sport beoefent. Er moet dan ook voor gezorgd worden dat deze motivatoren in Athletics Champs terugkomen. 3. Teams Om recht te doen aan het beoefenen van de sport met je vriendje of vriendinnetje wordt de sport in de pupillenjaren als teamsport aangeboden. Iedere deelnemer levert een individuele bijdrage aan het team, en beoefent zijn of haar onderdelen individueel, maar het doel is om ook als team zo goed mogelijk te presteren. 4. Veelzijdig Lopen, springen en werpen worden in diverse situaties aangeboden, met als doel de pupillen optimaal voor te bereiden op de juniorenperiode waarin de atletieksport uiteengezet wordt in de specifieke onderdelen. Alle atleten doen mee aan alle onderdelen om zodoende een brede, veelzijdige basis te leggen. Alle onderdelen kennen een methodische opbouw van diverse vormen, die aansluiten bij de ontwikkelingsmogelijkheden en rekening houdt met de beperkingen van de kinderen. 5. Intensief Weinig wachten en veel atletiek is het motto! Diverse onderdelen moeten beoefend kunnen worden in een tijdbestek van maximaal 3 uur. Binnen alle onderdelen moet er de mogelijkheid zijn tot herhaling en verbetering, en om lange wachtrijen te voorkomen moet ervoor worden gezorgd dat er, op meerdere locaties op de baan, gelijktijdig kan worden gesport. 6. Laagdrempelig De wedstrijddag zelf moet niet alleen voor deelnemers laagdrempelig toegankelijk zijn, maar moet ook voor organiserende verenigingen, begeleiders en jury laagdrempelig zijn. Ouders en verzorgers moeten een actieve rol kunnen spelen in de sportbeoefening van hun kinderen. 7. Opbouw in atletiekechte onderdelen Naast diversiteit in bewegingsvormen en behoud van atletiekprincipes moet Athletics Champs ervoor zorgen dat het aanbod bij de minipupillen aansluit bij de grondvormen van de atletiek, maar

2 gedurende de jaren, bij de A-pupillen steeds meer atletiekechte en meer specifieke vaardigheden aanbiedt. Dat betekent ook dat het materiaal en regelgeving steeds specifieker worden: van eenvoudige regels naar een regelement. Hiermee kan de aansluiting naar de D-junioren worden gewaarborgd. Een kennismakingswedstrijd organiseren? Heeft u als vereniging belangstelling voor het organiseren van een kennismakingswedstrijd Athletics Champs voor pupillen, dan kunt U contact opnemen met de regiocoördinator van Athletics Champs in uw regio (of contact opnemen met de Atletiekunie). Samen met de regiocoördinator kunt u afspraken maken op welke mogelijke data deze wedstrijd door uw vereniging kan worden georganiseerd. De mogelijke data voor de organisatie moet worden ingebracht in het kalenderoverleg van uw regio. Voor de organisatie van de kennismakingswedstrijd heeft u een Athletics Champs materiaalpakket nodig. Dit pakket wordt voor 2013 beschikbaar gesteld door de Atletiekunie. De regiocoördinator informeert over beschikbaarheid van het materiaalpakket. Voor het afhalen en terugbrengen van het pakket dient u met de Atletiekunie een afspraak te maken. Het is aan te bevelen in het kalenderoverleg direct een reservedatum voor de kennismakingswedstrijd te plannen, voor het geval het materiaalpakket voor Athletics Champs niet beschikbaar is. In overleg met de regiocoördinator moet worden gekeken hoe groot de pupillenpopulatie binnen uw regio is. Op basis van een deelname prognose (± 50% van totaal aantal pupillen in de regio) geldt voor deze wedstrijd een maximale capaciteit van ± 230 deelnemers (12 pup B/C teams en 12 pup A teams) bij een complete accommodatie*. Indien de totale pupillenpopulatie binnen uw regio veel groter is, kan er worden besloten de wedstrijd in een ochtendprogramma (voor mini/c en B pupillen) en een middagprogramma (voor A-pupillen) te verdelen. * Onder een complete accommodatie wordt in dit verband verstaan: minimaal 4 laans 400 meter rondbaan, 4 verspringplaatsen (kan ook 2 kleine en 1 grote bak), 2 kogelstootringen, 2 hoogspringbedden, en een geluidsinstallatie. Voor de administratieve verwerking krijgt u de beschikking over de online applicatie Atletiek.nu. Zowel de inschrijving, de scoreverwerking en de uitslagbepaling kan hiermee worden verzorgd. In samenspraak met de regiocoördinator zal er zo n 4 weken voorafgaande aan de kennismakingswedstrijd een voorlichtingsavond worden georganiseerd voor de trainers en bestuurders van de deelnemende verenigingen. De regiocoördinator zal deze bijeenkomst leiden. De uitnodigingen voor deze voorlichtingsavond, flyers en inschrijfformulieren kunnen circa 6 weken voor aanvang worden verstuurd. Formats hiervoor staan op In de week voorafgaande aan de kennismakingswedstrijd is het van groot belang dat de hoofdjuryleden worden geïnstrueerd door middel van een presentatie (PowerPointpresentatie aanwezig), en dat een jury-taakverdeling wordt gemaakt. Voor elk wedstrijdonderdeel is een instructiekaart met de volledige beschrijving van het onderdeel en omschrijving van de taak van de jury en teambegeleider opgesteld. Tevens is het van groot belang dat de avond voorafgaande aan de wedstrijd het meeste materiaal wordt klaargezet (bijvoorbeeld meetmatten en horden). Het klaarzetten van het materiaal kost waarschijnlijk meer tijd dan bij een traditionele wedstrijd en de organisatie en plaatsing van de materialen is ook duidelijk anders dan bij een traditionele wedstrijd. Hiervoor is een format met een plattegrond van de accommodatie voor deze wedstrijd voorhanden. Tip: Zet alvast de benodigde materialen per onderdeel klaar, de hoofdjuryleden kunnen dan op de dag zelf zorgdragen voor de juiste plaatsing van de laatste materialen voor hun eigen onderdeel. Door het strakke tijdschema moeten alle materialen klaarstaan bij aanvang van de wedstrijd. Op de wedstrijddag zelf wordt aan alle teambegeleiders door middel van een PowerPointpresentatie uitleg gegeven over de inhoud van de wedstrijd en hun taak. Plan van aanpak Op de volgende pagina s vindt u een duidelijk chronologisch stappenplan. De regiocoördinator delegeert verantwoordelijkheden en benoemt deze in onderstaand document.

3 Neem onderstaande stappentabel door vóór het aanvragen van een kennismakingswedstrijd Athletics Champs. Dit dient wel te gebeuren vóór aanvang van de definitieve vaststelling van de wedstrijdkalender per regio. Ondersteunde documenten zijn te vinden te vinden via Contact opnemen met regiocoördinator Contactgegevens regiocoördinator Deelnemende verenigingen bepalen Op basis van prognose deelname (±50% van totaal aantal pupillen in regio) en maximale capaciteit wedstrijd (bij geschikte accommodatie: ±110 A- pupillen en 100 B/C/mini-pupillen) Evt. ochtend en middag wedstrijd Datum en locatie inbrengen in Eén voorkeursdatum en één reserve kalendervergadering datum i.v.m. beschikbaarheid materiaal Regiocoördinator neemt contact op met 2013 Atletiekunie voor mogelijke data (i.v.m. beschikbaarheid materiaal) Datum kennismakingswedstrijd vaststellen Aanvragen bij de Atletiekunie en communiceren Maak afspraak voor halen materiaal Samenstellen van de verantwoordelijke organisatiegroep Taakverdeling maken op basis van onderstaande actiepunten (kopje verantwoordelijkheid invullen) Planning kennismakingswedstrijden Accommodatie-eisen kennismakingswedstrijd Organiserende vereniging Regiocoördinator & organiserende vereniging Regiocoördinator & organiserende vereniging Organiserende vereniging Organiserende vereniging ± 6 weken vóór aanvang van de wedstrijd Versturen informatiemateriaal Verenigingen informeren over de wedstrijd Format flyer Athletics Champs in samenspraak met format standaard regiocoördinator convocatie Inschrijfformulier Chronoloog Instructiekaarten Regiocoördinator in samenspraak met organiserende vereniging

4 ± 4 weken vóór aanvang van de wedstrijd Algemene voorlichtingsavond organiseren Trainers, bestuurders e.d. van Presentatie voorlichting verenigingen die deel kunnen nemen, Format flyer uitnodigen In het clubhuis van de vereniging / een vereniging in de regio. Geleid door de regio- coördinator. Hoofdjuryleden werven Zorg voor reserve Chronoloog Catering hoofdjuryleden Bekers bestellen 9 bekers voor top3 teams per categorieën (3x brons, 3x zilver en 3x goud) Mini/C-pupillen, B-pupillen en A-pupillen Convocaties versturen Ingevulde flyer, chronoloog en Formattekst convocatie inschrijfformulier als bijlage meesturen Instructiekaarten Chronoloog Inschrijfformulier Format flyer Document scoreverwerking testen Voer als test, gegevens in, werkt alles? Scoreverwerking B/C Is WIFI aanwezig op de accommodatie? pupillen Of is er voldoende bereik voor het maken Scoreverwerking A van een hot-spot met mobiele telefoon, pupillen test dit uit! Scoreverwerking via Atletiek.nu. Atletiek.nu Print scoreformulier uit. Onduidelijkheden? AthleticsChamps Getting Neem contact op met sparringpartner werkgroep AC bij vragen. Wedstrijdorganisatie comité + wedstrijdsecretariaat

5 ± 5 dagen vóór aanvang van de wedstrijd (na sluiting inschrijvingen) Maak teamindeling en communiceer deze De scoreverwerking gaat via Atletiek.nu Atletiek.nu Teamindelingen maken in Atletiek.nu AthleticsChamps Getting AthleticsChamps Getting Stuur teamindelingen en brief Brief teambegeleiders teambegeleiders aan wedstrijdsecretariaat en teambegeleiders Zoek contact met verenigingen die in een combiteam komen of waar afgeweken wordt van de aangegeven teamindeling Stuur brief teambegeleiders als bijlage mee Ophalen van materiaal Zorg voor auto met trekhaak i.v.m. ophalen Materiaallijst aanhanger met materialen kennismakingswedstrijd (hier staat ook het ophaaladres vermeld) Hoofdjuryleden en microfonist instrueren Vooraf indeling maken (wie welke rol?) en Chronoloog instructiekaarten toesturen hoofdjuryleden Wedstrijdleider en regiocoördinator leiden deze vergadering Vaststellen: wie leidt de prijsuitreiking? Instructiekaarten Presentatie hoofdjuryleden Wedstrijdsecretariaat

6 ± 1 dag voor aanvang van de wedstrijd Teammappen klaarleggen Zie AthleticsChamps Getting Atletiek.nu Scoreformulieren printen AthleticsChamps Getting Chronologen bijvoegen Plak kleurtjes op startnummers Sorteer diploma s op team in enveloppen, bij combinatieteams twee enveloppen Klaarzetten van materiaal Zorg voor voldoende mensen Voorbeeld plattegrond Beamer nodig voor presentatie Instructiekaarten teambegeleiders In elk geval estafette uitzetten, meetmatten op juiste plaats (evt. al uitrollen/vastzetten), horden klaarzetten, pylonen meters maken, beugels hoogspringen Klein materiaal per onderdeel klaarzetten in berging, podium Controleer geluid/microfoon Wedstrijdsecretariaat Wedstrijdleider

7 Op de wedstrijddag zelf Laatste materiaal klaarzetten en controle door Voorbeeld plattegrond hoofdjuryleden Instructiekaarten Hesjes aan en herkenbaarheidsnummers op Lege A4tjes en pennen in kantine neerleggen voor opmerkingen betrokkenen Uitdelen teammappen aan Bij combinatieteams krijgt 1 teambegeleider teambegeleiders de map: ontmoeting direct na vergadering teambegeleiders Vergadering teambegeleiders Deel na vergadering de resterende Presentatie teammappen uit teambegeleiders Let op dat combiteams elkaar hier vinden Warming-up Teams doen deze zelfstandig o.l.v. teambegeleider/trainer Scores invoeren Maak hierbij gebruik van Atletiek.nu Atletiek.nu AthleticsChamps Getting Estafette Voorbeeld voor pupillen verzorgen Instructiekaart (estafette) Duidelijk aangeven: startlijn = finishlijn Zorg voor stopwatches en aankomstlijst Verplaatsen materiaal Horden verzetten in ronde 4 van 60 m naar 40 meter. (van 6m tussenafstand naar 5,5 m tussenafstand) in ronde 4 hurkhoog vervangen door verspringmeetlatten met schuimblok Meters maken (duurloop) Snel horden aan de kant Hoofdjuryleden nodig bij afsluitende loop (meters maken), rol toelichten (viltstift nodig per jurylid ) Scores printen en diploma s meegeven Dit gebeurt via Atletiek.nu Evt. beeldmateriaal verzamelen Verzamel foto s/video s Materiaalploeg

8 De dag na de wedstrijddag Uitslagen op de website plaatsen Maak een link naar Atletiek.nu Atletiek.nu AthleticsChamps Getting Bedankmail richting alle deelnemende Hierin ook laten weten dat ze voor meer Format bedank verenigingen vragen terecht kunnen bij de regiocoördinator / website / werkgroep Evaluatie naar Atletiekunie Eigen evaluatie en evaluatie andere verenigingen (van flaps) mailen naar dorien.vanderburg@atletiekunie.nl Materialen terug naar bondsbureau Controleren Materiaallijst