Ook als u alleen cashbetalingen ontvangt Aangewezen voor bestelbon/contract

Transcriptie

1 de rekening op te sturen en die uiteindelijk niet betaald geraakt? En misschien verzorgt de restauranthouder ook feestjes voor bedrijven, jubileums, communies of zelfs huwelijksfeesten. Het zou niet de eerste keer zijn dat iets wordt afgezegd Ook als u alleen cashbetalingen ontvangt Algemene voorwaarden zijn bijna voor alle handelaars en ondernemingen aangewezen, ook al lijkt dit op het eerste gezicht niet altijd zo te zijn voor bepaalde beroepen (bv. bakker). En als u alleen maar cashbetalingen ontvangt (u heeft bv. een elektrowinkel en u verkoopt alleen contant aan particulieren) of steeds een voorschot vraagt? Ook dan kunnen algemene voorwaarden nuttig zijn. Zij beschermen u immers niet alleen tegen slechte betalers en laattijdige betaling, maar ook bv. tegen klachten van ontevreden klanten. En zij bepalen bv. welke rechter bevoegd is in geval van een geschil Aangewezen voor bestelbon/contract Zolang alles goed gaat tussen u en uw klant, hebben uw algemene voorwaarden weinig belang. Maar als uw klant niet betaalt of hij heeft klachten over u of uw product, dan liggen de zaken anders. In dat geval is het vaak de vraag wat u precies heeft afgesproken (bv. klachten moeten binnen een bepaalde termijn worden ingeroepen, hoeveel interesten moeten er betaald worden bij laattijdige betaling, enz.). Als u die afspraken op papier heeft via algemene voorwaarden op uw bestelbon of contract, staat u meteen veel sterker. Wel zal u er daarbij voor moeten zorgen dat die voorwaarden ook geldig zijn. U zou natuurlijk met elke klant specifieke afspraken kunnen maken en die dan op papier zetten, maar dat is onbegonnen werk. Tenzij u natuurlijk maar enkele grote klanten heeft. Vandaar dat het aangewezen is te werken met voorgedrukte standaardcontracten of bestelbonnen met algemene voorwaarden. Heeft u er dan toch eens een bijzonder groot contract tussen zitten, dan kunt u daarvoor nog een maatcontract (laten) opstellen (zie hoofdstuk II, ). U kunt overigens niet enkel algemene voorwaarden opstellen voor het geval u verkoopt of diensten levert aan uw klanten. U kunt dit ook als u zelf goederen aankoopt van uw leveranciers. Dit noemt men zogenaamde aankoopvoorwaarden. Steeds meer belangrijke klanten willen tegenwoordig met hun eigen aankoopvoorwaarden werken voor belangrijke bestellingen. Gebruik uw verkoopvoorwaarden (die u gebruikt naar uw klanten toe) overigens niet bij aankopen die u zelf doet, m.a.w. waar u zelf klant bent. Zij zijn immers normaal gezien zeer sterk in het voordeel van de verkoper. Gebruik hier dus specifieke voorwaarden. 18

2 Op de achterzijde van zoveel mogelijk documenten Vermeld uw algemene voorwaarden niet alleen op uw facturen, maar ook op uw bestelbons, uw leveringsbons, uw bestekken, in uw catalogus, enz. Anders riskeert u ze niet te kunnen inroepen. De algemene voorwaarden worden veelal op de achterzijde van uw documenten geplaatst. Commercieel is dat een stuk interessanter dan op de voorzijde. Heel wat klanten lezen namelijk de kleine lettertjes op de achterzijde niet, terwijl zij de voorkant van het contract wel grondig bestuderen. Zorg er overigens voor dat ze op zoveel mogelijk documenten staan (factuur, bestelbon, leveringsbon, bestek, catalogus, enz.) en indien mogelijk niet enkel op uw facturen. Dan riskeert u immers discussies met klanten die beweren dat ze nooit akkoord zijn gegaan met uw voorwaarden. Ze kunnen bv. ook beweren dat ze deze voorwaarden op het moment van het sluiten van het contract helemaal niet kenden, maar ze pas zagen toen u uw factuur opstuurde. Zet ze dus minstens ook op de achterzijde van uw bestelbons en laat die door de klant ondertekenen. Uit zijn handtekening blijkt immers zijn akkoord. U zou natuurlijk ook met zgn. standaardcontracten kunnen werken in de plaats van met echte algemene voorwaarden. Eigenlijk zijn die contracten niets anders dan algemene voorwaarden die in de vorm van een echt contract zijn gegoten. Denken we bv. maar aan het klassieke voorbeeld van de vastgoedmakelaar die al zijn klanten doorgaans een kanten-klaar contract voorlegt Aanvaard of niet? Tekent uw klant een bestelbon met daarop uw algemene voorwaarden, dan kan hij later moeilijk komen beweren uw voorwaarden niet te hebben aanvaard. Als een klant evenwel zegt dat hij uw algemene voorwaarden - die alleen op uw facturen (en niet op uw bestelbons) staan - nooit heeft aanvaard, kunt u twee argumenten uitspelen. Wijs erop dat u reeds langer zaken doet met de klant in kwestie en dat hij maar al te goed op de hoogte was van uw voorwaarden. Bovendien kunt u, als uw factuur niet werd geprotesteerd, inroepen dat de klant ermee akkoord ging. Deze laatste piste heeft meestal alleen succes als uw klant eveneens een handelaar is Verwijzen op de voorzijde Verwijs bovendien op de voorzijde van uw bestelbon of leveringsbon naar de algemene voorwaarden op de achterzijde. U kunt daartoe een clausule opnemen in de zin van De klant verklaart akkoord te gaan met de algemene voorwaarden die zijn opgenomen op de achterzijde van deze bestelbon.. 19

3 Faxt u een bestelbon door naar een klant, vergeet dan niet de achterzijde mee te faxen. En schrijf in de begeleidende brief die u mogelijk meefaxt dat u ook de algemene voorwaarden die van toepassing zijn doorfaxt of de klant in kwestie kan weer komen vertellen dat hij er geen kennis van had en dat uw voorwaarden hem nooit bezorgd werden De voorwaarden liggen ter inzage Volstaat het dat u uw algemene voorwaarden ter inzage legt in het bedrijf? En dat u ze op het eerste verzoek van de klant overmaakt en dat ook meedeelt op de factuur en/of de bestelbon die u aan de klant overmaakt (onze algemene voorwaarden liggen ter inzage in onze kantoren)? Algemeen wordt door de rechtspraak aanvaard dat een loutere verwijzing naar de algemene verkoopvoorwaarden zonder mededeling ervan niet voldoende is om ze te kunnen toepassen. Beperk u hier dus niet toe. Neem op dat vlak geen risico s In welke taal? Stel uw algemene voorwaarden op in de taal van uw klanten, zodat zij achteraf niet kunnen beweren dat zij de voorwaarden niet begrepen hebben. Uw algemene voorwaarden zullen alleszins in het Nederlands zijn opgesteld. Maar is het noodzakelijk dat bijkomend ook nog in een andere taal te doen? Op deze vraag kan geen algemeen geldend antwoord worden gegeven. Alles hangt af van met wie u allemaal zaken doet. Werkt u ook met buitenlandse klanten of met klanten die over de taalgrens wonen, dan neemt u uw voorwaarden het best in meerdere talen op. En voor welke talen kiest u dan? In principe moet u de voorwaarden vertalen in zoveel talen als uw klanten spreken. Doet u dit niet, dan riskeert u dat een bepaalde klant later zal inroepen dat hij uw algemene voorwaarden niet begreep. Werkt u met heel veel nationaliteiten (bv. u verkoopt in heel Europa), dan is het natuurlijk onbegonnen werk uw voorwaarden in alle mogelijke talen te laten omzetten. Kies in dat geval voor voorwaarden in het Nederlands, Frans, Duits en Engels. Het kan natuurlijk een probleem zijn al deze vertalingen samen op te nemen op de achterzijde van uw documenten. U kunt dit oplossen door verschillende bestelbons of facturen te laten drukken met op de achterzijde de voorwaarden telkens in een andere taal. Of als u zelf de voorwaarden afprint kan een eenvoudige afdrukopdracht hier een oplossing bieden. U kunt uw algemene voorwaarden laten vertalen door een vertaalbureau. Voor de prijs daarvan hoeft u het niet te laten. Voor zowat 125 à 150 per taal bent u vaak al gesteld. En u bent dan tenminste gerust van de vertaling. Dit in tegenstelling tot wanneer u het zelf zou doen. 20

4 Gebruik klare taal Zorg er alleszins voor dat uw factuurvoorwaarden duidelijk en ondubbelzinnig geformuleerd zijn. Houd er trouwens rekening mee dat als uw algemene voorwaarden niet klaar en duidelijk zijn - zeker tegenover consumenten - elke onduidelijkheid in uw nadeel speelt. De Wet op de handelspraktijken zegt immers dat de voordeligste interpretatie voor de consument moet worden genomen Maatwerk Factuurvoorwaarden moeten op maat van uw bedrijf worden opgemaakt. Knip- en plakwerk uit andermans voorwaarden is zeker af te raden. De inhoud van uw algemene voorwaarden is van zeer groot belang. Het is noodzakelijk dat ze op maat zijn van uw bedrijf. Elke sector heeft zijn eigen kenmerken. En elk bedrijf daarbinnen is ook nog uniek (zo wilt u bv. andere betalingstermijnen dan uw concurrent, geeft u andere garanties, enz.). Een overname van de algemene voorwaarden van een andere handelaar uit uw sector of knippen en plakken uit andere voorwaarden en er zelf samenstellen is dan ook gevaarlijk. U riskeert dan onaangepaste (en mogelijk verboden) clausules op te nemen. Of hoe de gierigheid hier weleens de wijsheid kan bedriegen Wettelijk verboden clausules Bij het opstellen van algemene voorwaarden moet u rekening houden met een aantal wettelijke bepalingen. Zeker als u met consumenten werkt, is het opletten geblazen en bestaan er tal van wettelijke bepalingen die uw vrijheid om wat dan ook te voorzien in uw algemene voorwaarden beperken. Zo somt de Wet op de handelspraktijken een hele resem clausules op die u niet mag opnemen in de factuurvoorwaarden die u gebruikt als u zaken doet met consumenten. Een voorbeeld De bepaling dat u de reeds betaalde voorschotten mag behouden als de koper het contract (de bestelbon) zomaar annuleert... kan ook niet meer. Tenzij u bepaalt dat de consument recht heeft op een gelijkwaardig bedrag als u zelf afziet van de verkoop. Daarnaast moet u als u consumptiegoederen verkoopt aan consumenten ook rekening houden met de wettelijk voorziene waarborg. En u kunt daarvan niet zomaar afwijken (zie ook verder). Maar ook als u zaken doet met andere handelaars is niet zomaar alles toegelaten. Zo bevat het Burgerlijk Wetboek ook daarover een aantal regels die u moet respecteren. 21

5 Zo mag de schadevergoeding die u vraagt bij laattijdige betaling niet overdreven zijn. Ook niet als u aan andere handelaars verkoopt. De meeste rechters aanvaarden hier dat u een schadevergoeding van 10% op het factuurbedrag vraagt gecumuleerd met een interest van 10%. Hoewel er ook al rechters zijn die nog een lager percentage vooropstellen (bv. 8% à 7%) Wat bij overtreding? Zijn uw facturen in strijd met de wet, dan riskeert u niet alleen dat een rechter ze ongeldig verklaart. U riskeert bovendien problemen met de algemene Economische Inspectie. Staat er in uw algemene voorwaarden een verboden bepaling, dan is die verboden bepaling nietig. De nietigheid betekent dat er geen rekening mee gehouden moet worden. Bij een eventuele discussie mag de klant dus doen alsof dat beding er niet in stond. De nietigheid van één bepaling maakt de rest van uw algemene voorwaarden niet ongeldig in uw relatie met consumenten. Om discussies met andere handelaars te vermijden, kunt u eventueel in uw factuurvoorwaarden zetten dat de nietigheid van één van de clausules de geldigheid van de andere niet in het gedrang brengt. Bovendien riskeert u problemen met de Economische Inspectie. Die durft weleens de algemene voorwaarden van handelaars te controleren (zoals onlangs nog gebeurde in de meubelsector en bij verkopers van keukens en badkamers) en na te kijken of ze wel evenwichtig zijn opgesteld. Stelt de Economische Inspectie dingen vast die niet door de beugel kunnen, dan krijgt u enkele weken om dit recht te zetten. Bent u niet in orde, dan zal men een proces-verbaal opstellen en riskeert u een boete. U merkt het dus: de wettelijke voorschriften zijn strenger als u met consumenten werkt dan wanneer u andere handelaars als klant heeft. Vandaar dat het aangewezen kan zijn met twee soorten factuurvoorwaarden te werken als u beide groepen als klant heeft. Met name één voor consumenten en één voor andere handelaars. Waarbij uw voorwaarden voor andere handelaars meer in uw voordeel zijn dan die voor consumenten (zie ook hoofdstuk V Modellen) Hulp inschakelen? Omdat uw voorwaarden duidelijk moeten zijn, op maat moeten worden gemaakt en er heel wat wettelijke voorschriften zijn, kan het aangewezen zijn hiervoor hulp in te schakelen. Doet u hiervoor een beroep op een advocaat, dan zal u vaak voor voorwaarden volledig op maat van uw bedrijf voor zowat 300 gesteld zijn. Vraag alleszins op voorhand hoeveel het u precies zal kosten, kwestie van verrassingen te vermijden. 22