Advies: in te stemmen met voorgestelde koers in te stemmen met Raadsinformatiebrief

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: C.M. van Dam Tel nr: 8661 Nummer: 15A Datum: 28 oktober 2015 Team: Ruimte Tekenstukken: Ja Bijlagen: 2 Afschrift aan: M. Stolk, D. Viveen N.a.v. (evt. briefnrs.): Onderwerp: Toeristen Informatie Punt nieuwe stijl Advies: in te stemmen met voorgestelde koers in te stemmen met Raadsinformatiebrief Begrotingsconsequenties Nee B. en W. d.d.: Portefeuillehouder: wethouder Stolk

2 Extra overwegingen / kanttekeningen voor College.. Extra overwegingen / alternatieven / argumenten.. Kanttekeningen: Standpunt consulenten.. Samenhang met eerdere besluitvorming.. Bijlagen - Raadsinformatiebrief geregistreerd onder corsanummer: 15R Plan Woerden Excellent gastheerschap & informatievoorziening geregistreerd onder corsanummer

3 RAADSINFORMATIEBRIEF 15R gemeente WOERDEN Van collége van burgemeester en wethouders Datum 3 november 2015 Portefeuillehouder(s) : wethouder Stolk Portefeuille(s) : Recreatie en toerisme Contactpersoon : C. van Dam Tel.nr. : adres : dam.c@woerden.nl 15R Onderwerp: Toeristen Informatiepunt nieuwe stijl v Kennisnemen van: Per 1 januari 2016 wordt het Toeristen Informatiepunt (TIP) nieuwe stijl ingezet. In de nieuwe opzet worden het gastheerschap en de informatievoorziening gemoderniseerd, uitgebreid en waar nodig heringedeeld. Woerden Marketing is eindverantwoordelijk voor de uitvoering. Via een 'joint venture' met Stichting Groene Hart als uitvoerende partij om de winkel te runnen en de vrijwilligers te coördineren wordt een waarborging van de organisatie gerealiseerd. De nieuwe opzet is tot stand gekomen na verschillende overleggen - in diverse samenstellingen - tussen Woerden Marketing, Stichting Groene Hart, bestuur Stadsmuseum en de vrijwilligers van de diverse organisaties. Inleiding: Bij brief van 1 juni 2015 hebben wij het bestuur van het Stadsmuseum Woerden laten weten dat wij vanaf het jaar 2016 de subsidie voor de TIP-functie niet voortzetten. Reden hiertoe is de financiële situatie en een onvoldoende garantie op de financiële continu ïteit van het TIP. Woerden Marketing en Stichting Groene Hart hebben vervolgens de mogelijkheden onderzocht om gezamenlijk vanaf 1 januari 2016 te komen tot een TIP "nieuwe stijl". In dit proces hebben ook gesprekken plaats gevonden met het bestuur van het Stadsmuseum. Op 26 oktober is de blauwdruk voor de TIP nieuwe stijl aangeboden aan wethouder Stolk. Op 2 november worden de vrijwilligers van de betrokken Stichtingen op de hoogte gebracht van het plan. Kernboodschap: TIP Winkel Groene Hart In de nieuwe vorm worden de TIP en de Groene Hart winkel fysiek samengevoegd. Stichting Groene Hart huurt en exploiteert de fysieke ruimte en runt de winkel. TIP en Groene Hart delen één balie. Met Woerden Marketing wordt een uitvoeringsovereenkomst gesloten ten aanzien van de missie en resultaten, waar subsidie tegenover staat.

4 Excellent Gastheerschap S Informatievoorziening Woerden Marketing ontwikkelt een programma om in te kunnen spelen op de steeds belangrijkere gastvrijheidseconomie. Doormiddel van de samenwerking kan er ingezet worden op:» Bredere inzet op informatievoorziening bij beurzen en evenementen» Inzet op excellent gastheerschap» Infopoints bij high traffic locaties «Informatie voorzieningen offline en online Aan de wens van de TIP-vrijwilligers om een actievere rol te spelen wordt gehoor gegeven. Zij krijgen extra taken o.a. op het gebied van het aantrekken van bezoekers en ontvangen van bezoekers die met touringcars komen. Bezoekers De huidige TIP ontvangt ca bezoekers per jaar. De huidige Groene Hart winkel eveneens ca Woerden Marketing ontvangt bijna online bezoekers per jaar. Door de samenwerking komt er een duidelijker en eenduidiger beeld naar buiten. Door dezelfde boodschap naar buiten te brengen wordt het merk Woerden alleen maar sterker. Door de combinatie van online en offline biedt Woerden goed gastheerschap en informatievoorziening. Conclusie De TIP nieuwe stijl stelt de gemeente in staat om het beleid op het gebied van recreatie en toerisme te continueren binnen de bestaande financiële kaders. Uit de in te dienen subsidieaanvraag zal blijken of er naast structurele middelen nog een incidenteel budget nodig is voor de aanschaf van inventaris. Vervolg: Door Woerden Marketing zal een subsidieaanvraag worden ingediend, waarna gewerkt kan worden aan een uitvoeringsovereenkomst. Met Stichting het Groene Hart dient een huurovereenkomst te worden gesloten. Het bestuur van het Stadsmuseum dient haar bijdrage aan het TIP over te dragen en haar eigen activiteiten in dit licht te beëindigen. Bijlagen: De secretaris De burgemeester drs. M.H.J VJ er

5 ĄfJļL Stichting Woerden Excellent gastheerschap informatievoorziening Regislratiedatum: Behandelend afdeling Afgehandeld door/op: 28/10/2015 1

6 jįļjèř Stichting TOERISTEN O Inleiding Recreatie â Toerisme Woerden Woerden Marketing zet vanaf 2013 actief in op recreatie en toerisme. Het aantrekken van recreatie, bezoekers- en touroperators markt, het bezoeken van beurzen, netwerken en bijeenkomsten om bekendheid en meer bezoekers te genereren voor Woerden werpt zijn vruchten af. De inspanningen en financiële middelen die ingezet zijn, tezamen met advertising, media en marketingcampagnes hebben ertoe geleid dat er een gemiddelde van 6,496 stijging is te zien van bezoekers in Woerden. De omzet is gestegen met İĴ.% waardoor gesteld kan worden dat Woerden "in trek" is en dat de inzet van marketing en promotie leidt tot economisch belang voor recreatieve ondernemers. Cijfers Bezoekers Omzet c c , ,00 Overnachten Overnachten Recreatie Recreatie Horeca Horeca Zakelijk Zakelijk C C , ,00 t C , ,00 C C , ,00 Evenementen Evenementen X X Totaal ,996 Totaal c c , ,00 11,196 Door deze stijging van bezoekers en omzet is het van economisch belang om toekomstgericht te kijken en een nieuwe strategie in te zetten op gebied van recreatie en toerisme welke gedragen wordt door de samenleving. 2

7 Stichting Waarom vernieuwing? In Woerden neemt de gastvrijheidseconomie een steeds belangrijkere plaats in. Als marketingorganisatie voor de collectieve vermarkting en promotie van Woerden vervult Woerden Marketing hierin de laatste jaren een steeds actievere rol, daarbij ondersteund door een groeiend netwerk van ondernemers en andere partners in de gemeente. Stichting Groene Hart, welke een brede doelstelling heeft op recreatief en beleidsmatig gebied voor het behoud van het Groene Hart, exploiteert de Groene Hart Winkel. Net als het huidige Toeristen Informatie Punt in Woerden worden beiden voor een groot deel gerund door vrijwilligers. Stichting Groene hart zoekt naar een uitbreiding op het gebied van exploitatie. Deze zomer is duidelijk geworden dat het TIP dat functioneert onder coördinerende rol van het Stadsmuseum vanaf 2016 geen doorgang meer kan vinden om financiële redenen. Woerden Marketing en Stichting Groene Hart hebben daarom de mogelijkheden onderzocht om gezamenlijk vanaf 1 januari 2016 te komen tot een TIP "nieuwe stijl" dat inspeelt op de wensen van de moderne consument, meer financiële stabiliteit en waarborging biedt, voor de betrokkenen meer voordelen biedt en beter aansluit op de ideeën van de TIP-vrijwilligers die hebben aangegeven een actievere rol te willen spelen. TIP Winkel Groene hart Per 1 januari 2016 wordt de TIP/VW Woerden nieuwe stijl ingezet in samenwerking met Stichting Groene Hart. Voorlopige naam is TIP Winkel Groene hart. Het Toeristen Informatie Punt krijgt hiermee een breder draagvlak alsook de Groene Hart Winkel. In de nieuwe opzet worden het gastheerschap en de informatievoorziening gemoderniseerd, uitgebreid en heringedeeld waar nodig. Structuur nieuwe organisatie Woerden Marketing zal de subsidie aanvragen welke ingebed wordt in de subsidie aanvraag voor de uitvoering van Citymarketing 8t Toerisme Hiermee is Woerden Marketing eindverantwoordelijk voor de uitvoering van o.a. de TIP organisatie. Via een "joint venture" met Stichting Groene Hart als uitvoerende partij om de winkel te runnen en de vrijwilligers te coördineren wordt er een unieke situatie gecreëerd en waarborging van de organisatie gerealiseerd. De nieuwe samenwerking krijgt gestalte in een duidelijke overlegstructuur die opgezet wordt met Stichting Groene Hart en de vrijwilligers. De organisaties hopen dat zij in deze ambitieuze opzet worden gesteund door het recreatie- en toerismebeleid van de gemeente. 3

8 ftrįļē Stichting ln een overeenkomst tussen Woerden Marketing en Stichting Groene hart zullen afspraken worden gemaakt over exploitatie, uitvoering, verantwoordelijkheid, kosten en andere zaken die van belang zijn om tot een heldere overeenkomst te komen in deze samenwerking. Verder zullen beide organisaties periodiek overleggen met de gemeente over de uitvoering van dit plan. Huur van de winkel Stichting Groene hart zal de huur voor de nieuwe winkel op haar naam aanvragen. Via de subsidie zal het extra deel van de huur worden overgemaakt naar de Stichting Groene hart teneinde de extra kosten te kunnen dekken. Stichting Groene hart wordt de exploitant van de nieuwe Tip Winkel Groene hart in zijn geheel. Zij dragende inkoopkosten vanuit hun eigen organisatie. Gezamenlijke kosten ten behoeve van het excellent gastheerschap en informatie zullen uit de subsidie worden onttrokken. Uitvoering organisatie De Groene Hart Belevingswinkel "verhuist" naar de ruimte waar nu het TIP is gesitueerd; de aparte kantoorruimte maakt plaats voor losse werkplekken in de open ruimte om de verkoopruimte te vergroten en beide organisaties te kunnen inzetten. Hierdoor wordt er een zogeheten 'shop in shop' constructie gerealiseerd en optimaal gebruik gemaakt van de ruimte als totale belevings- en informatiewinkel. De TIP en Groene Hart delen tezamen één fysieke balie. Deze fysieke balieruimte, zal worden gerund door gecombineerde vrijwilligers van het TIP en stichting Groene hart, die de winkel runnen, producten verkopen en voorzien in excellent gastheerschap van Woerden. Er kunnen (extra) slagen gemaakt worden door inzet van extra personeel en vrijwilligers vanuit het TIP en Stichting Groene hart. Het fysiek ontvangen als excellent gastheer van Woerden is een belangrijke factor voor bezoekers en toeristen, maar kan alleen als er bezoekers voldoende zijn om aan een fysieke balie te ontvangen* (zie bijlage bezoekers). Deze werkzaamheden kunnen een verdieping krijgen in samenspraak met Stichting Groene Hart en de bestaande vrijwilligers van het TIP. Het ontsluiten van toerisme door de toevoeging van een goede moderne informatievoorziening en gastheerschap is een pré. De aanloop van bestaande bezoekers van het TIP helpt mee aan de extra verkoop van streekproducten. Volgens het concept van de belevingswinkel - ontwikkeld in nauwe samenwerking met ACW/Streekmarkt - zijn streekproducten een attractief middel om Woerden e.o. te promoten. De expertise van de vrijwilligers op het gebied van gastheerschap is een aanvulling op de Groene Hart belevingswinkel en haar bezoekers. 4

9 Stichting HPS' ţ-slng Vo 0 «3233.-ťv De extra taken van vrijwilligers op het gebied van het aantrekken van bezoekers buiten het gastheerschap zijn van groot voordeel voor excellent gastheerschap. Denk hierbij aan diverse werkzaamheden op gebied van promotie rondom toerisme en fysieke aanwezigheid op evenementen, markten, beurzen, distributie informatie, ontvangen van groepen uit binnen- en buitenland, ontvangen van touringcars met gasten etc. Woerden Marketing zal in samenspraak met Stichting Groene hart de strategie uitzetten voor de nieuw neer te zetten organisatie. Een regelmatig terugkerend overleg tussen Woerden Marketing, SGH en vrijwilligers zorgt voor het helder uiteenzetten van de nieuwe werkwijze en opzet. Coördinator TIP/Belevingswinkel Het begeleiden van de TIP-vrijwilligers zal worden verzorgd door een TIP-coördinator. In samenspraak met de vrijwilligers zal er een profielschets worden opgesteld voor de coördinator. Ook zullen er een aantal taken worden verdeeld tussen de coördinatoren en onder vrijwilligers. In samenwerking met de coördinator van de belevingswinkel kan er gezamenlijk ingezet worden op het excellent gastheerschap en ontvangen van gasten ondersteund door verkoop van (streek)producten. Taken zullen hierin verdeeld worden door de beide coördinatoren. De coördinatoren vormen de spil tussen organisatie en vrijwilligers. 5

10 Stichting TOERISTEN O INFORMATIE PUNT Programma Excellent Gastheerschap Si Informatievoorziening Woerden marketing ontwikkelt het programma Excellent Gastheerschap en informatievoorziening om in te kunnen spelen op de steeds belangrijkere gastvrijheidseconomie. Door middel van de samenwerking kan er ingezet worden op de volgende onderdelen; Bredere inzet op informatievoorziening van Woerden Door middel van de inzet op consumenten beursparticipatie zal het gastheerschap en informatievoorziening uitgebreid worden en zal er informatie van Woerden kenbaar gemaakt worden aan bezoekers op beurzen die geïnteresseerd zijn in een bezoek aan Woerden. Hiernaast zal er gekeken worden op inzet tijdens evenementen en activiteiten die van belang zijn om bezoekers te voorzien van informatie. Promotiemiddelen hiervoor worden onttrokken uit de subsidie. Inzet op excellent gastheerschap van Woerden Door het aantrekken van touroperators en groepen naar Woerden door Woerden Marketing zal er gekeken worden naar inzet van cityhosts en vrijwilligers die deze groepen excellent willen ontvangen als gastheer. Hierdoor worden groepen gastvrij ontvangen en gehost naar de locaties die zij willen bezoeken. Infopoints Woerden bij high traffic locaties Door middel van de inzet van meerdere informatiepunten bij high traffic locties wordt een bredere betrokkenheid op gebied van gastheerschap en informatie gecreëerd. Deze infopoints voorzien in extra informatie voor gasten die al in Woerden verblijven. Een infopoint bestaat uit een Welkom in Woerden wand met daarop een display (zie foto). Hiervoor worden een aantal locaties met informatievoorziening voor bezoekers. De display bestaat uit foldermateriaal van Woerden en directe omgeving. Uil Voordeel voor ondernemers De ondernemer is hierdoor ook ambassadeur/gastheer voor bezoekers van Woerden. Ondernemers kunnen VVV-bonnen verkopen (of andere toeristische producten naar wens) die centraal ingekocht kunnen worden. De ondernemer die zich wil verbinden aan een infopunt wordt voorzien van bewegwijzering oa een vlag of bord en een sticker op de deur met de tekst Infopoint Woerden, (zie foto's). De infopunten worden in alle communicatie on en offline van Woerden meegenomen en leidt direct tot een extra stroom van bezoekers.

11 Stichting De infopoints zijn punten welke veel bezoekers op jaarbasis ontvangen van buiten de stad Woerden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld locaties zoals: Annex Cinema, Best Western Woerden, Stadshotel Woerden, Stadsmuseum, Theater het Klooster, Horeca of Station Woerden. Digitale infozuil(en) Het plaatsen van digitale infopoints bij bijvoorbeeld het station levert een flinke toename op in het bereik. Dagelijks kunnen in- en uitstappers gebruik maken van een mobiele device voor informatie over Woerden. Op jaarbasis is dit ruim 4 miljoen personen. Informatievoorzieningen off en online Bezoekers krijgen op voor hen logische momenten en (openbare) plekken informatie aangereikt waardoor het aantal bereikte bewoners en bezoekers flink groter wordt. Dit gebeurt offline via zo'n 20 informatiedisplays op drukke locaties (zoals horeca, camping, hotels, winkels, musea en recreatieve bedrijven). Omdat de website beleefwoerden.com compatible is voor smartphones en tabiets en een VVV App de informatie van Woerden presenteert zorgt dit ervoor dat de informatie op iedere plek beschikbaar is, waarmee ook een jongere doelgroep wordt bereikt. y Wegwr/s 7

12 jgfįļt Stichting -[ING VQ 0 IV Coördinatie en taken Woerden Marketing Woerden Marketing draagt de verantwoordelijkheid voor de volgende onderdelen: - Visie en strategie ontwikkeling door middel van een jaarlijks marketing S toerismeplan - Aansturing van coördinator Tip ism SGH in daarvoor gekozen overlegstructuur ism TIP/SGH - Jaarlijkse meting van bezoekersmonitor - Het aantrekken en behouden van bezoekers dmv brede inzet op promotie, informatievoorziening en gastheerschap op het gebied van toerisme ism TIP/SGH - Nationale en Internationale beurzen, netwerken en bijeenkomsten ism TIP en SGH - Offline verzorgen van folderlijn(en) van Woerden en distributie hiervan ism TIP - Verzorgen van de distributie van de diverse infopunten in Woerden ism TIP - Online verzorgen van informatievoorziening(en) voor bezoekers ism TIP - Opzetten van recreatie en toerisme bijeenkomst voor ondernemers ism TIP/SGH Coördinatie en taken Stichting Groene Hart Stichting Groene Hart draagt de verantwoordelijkheid voor de volgende onderdelen: -Aansturing van coördinator TIP ism WM in daarvoor gekozen overlegstructuur met TIP/WM -Fysiek ontvangen van bezoekers, bewoners en bedrijven ism TIP -Het aantrekken en behouden van bezoekers dmv brede inzet op promotie, informatievoorziening en gastheerschap op het gebied van toerisme ism TIP/WM -Fysieke aanwezigheid op markten, beurzen en evenementen ism TIP/WM -Inzet van extra taken op het gebied van excellent gastheerschap zoals folderlijnen, distributie en informatievoorziening ism TIP/WM -VVV bonnen in en verkoop ism TIP -(Streek)productenverkoop ism TIP Taken Vrijwilligers Dragen verantwoordelijkheid over de volgende onderdelen op het gebied van excellent gastheerschap en informatievoorziening: -Fysiek ontvangen van bezoekers, bewoners en bedrijven -Fysieke aanwezigheid op markten, nationale en internationale beurzen en evenementen -Inzet van extra taken op het gebied van excellent gastheerschap zoals informatievoorziening op locatie, folderlijnen, distributie -Cityhosting en ontvangst -Arrangementenverkoop en verkoop van tickets (romeinsschip/petrustoren/molen etc) -Aanleveren content voor on- en offline marketing kanalen -Nieuw te ontwikkelen taken ten gunste van 'excellent gastheerschap' en informatievoorziening 8

13 Stichting 4. Begroting 2016 TIP Winkel Woerden Uitgaven Kosten begeleiding/onkosten vrijwilligers fysieke balie (af te dragen aan SGH) Kosten extra huur voor TIP ruimte (af te dragen aan SGH) Ontwikkelingsbudget vrijwilligers (ideeën) Vrijwilligers dag Kosten overname inventaris/inrichting Subtotaal kosten Overig budget voor programma Excellent Gastheerschap en informatie voorziening, informatiepanelen, beurzen promotiemateriaal, digitale zuilen Totaal Toelichting In het l e jaar 2016 is er 4760 euro over van het totaalbudget. Derhalve kunnen we geen grote inzet doen op gebied van het programma Excellent gastheerschap en informatie. Dit omdat er extra kosten gemaakt dienen te worden zoals overname inventaris en inrichting. Wij zouden het prettig vinden om hiervoor een extra budget vanuit de gemeente te kunnen aanvragen en deze middelen op 1 januari 2016 beschikbaar te hebben voor de voortgang. Om te komen tot de realisatie van het programma excellent gastheerschap en informatievoorziening resteren de volgende bedragen; Inzet middelen voor programma Excellent Gastheerschap en Informatievoorziening Een keuze kan gemaakt worden uit binnenzuilen of een buitenzuil. Een binnenzuil kan geplaatst worden mits akkoord van NS Prorail. Er wordt geen garantie afgegeven voor vandalisme. 2 Digitale binnenzuilen (aanschaf, plaatsing, software) 1.750,00 1 Digitale buitenzuil (vandalismeproof) (aanschaf, plaatsing, software) ,00 Beursparticipatie (Vakantiebeurs) 2.500,00 Beursparticipatie (Libelle beurs) 3.500,00 4 stuks Informatiepanelen welkom in Woerden op high traffic locaties 76 x 200 cm Inclusief kioskvlaggen, bestickering en plaatsing 1.800,00 Informatievoorziening (folderdisplays, folderlijn en distributie Woerden) 2.500,00 9

14 ftjļļt Stichting Meerjarenplanning De subsidie zal worden aangevraagd voor een planperiode van 4 jaar. Het bedrag hiervan zal in die planperiode niet worden verlaagd. Hierdoor kunnen de effecten van het plan ook op wat langere termijn worden getoetst. Hierover wordt een uitspraak van de gemeenteraad gevraagd. 10

15 o Stichting «UNO V 0 Bijlage 1 Feiten Bezoekersaantallen en Organisatie Stichting Groene hart De Stichting Groene hart is een vrijwilligersorganisatie. Ook de Groene hart (belevings)winkel draait op vrijwilligers. De winkel is van ma t/m za open en wordt per dagdeel ( ) bemand door vrijwilligers die geen of een kleine (onkosten-) vergoeding ontvangen. Er zijn 10 vrijwilligers die samen gemiddeld uur per jaar (1 FTE) investeren. Er is 1 medewerker per week (0,3 FTE) die de rol van manager/coördinator heeft. Groene hart Winkel bezoekersaantallen De winkel is 42 uur per week geopend en ontvangt gemiddeld per dag 30 klanten. In totaal ca 6000 klanten per jaar. Daarnaast levert de winkel aan een aantal supermarkten in Woerden en omgeving. TIP organisatie Het TIP draait bijna volledig op vrijwilligers. Het bezoekerscentrum is van ma t/m za open en wordt per dagdeel( / ) bemand door vrijwilligers die geen of een kleine (onkosten-) vergoeding ontvangen. Er zijn 20 vrijwilligers die samen gemiddeld uur per jaar (1,9 FTE) investeren. Er is 1 professionele kracht 16 uur (0,4 FTE) per week die de rol van manager/coördinator heeft. TIP bezoekersaantallen Het Tip voorziet fysieke informatie voor bezoekers per jaar (bron aanlevering cijfers TIP) Stichting Woerden Marketing Woerden Marketing is de citymarketing partij voor de gemeente Woerden. Met een projectmanager (0,3 FTE) en een marketingmedewerker (0,8 FTE ) is er een continuïteit gewaarborgd voor de uitvoering van projecten op het gebied van promotie, marketing en toerisme. Daarnaast is er een stagiaire (1 FTE) gedurende het gehele jaar. Woerden marketing bezoekersaantallen Woerden Marketing voorziet online en fysieke informatie voor bijna bezoekers per jaar. Via de jaarlijkse toerisme-meter is gebleken dat de bezoekersaantallen in 2014 met 6,4 0 Zo zijn gestegen t.o.v Bezoekersaantallen Si cijfers Woerden marketing voorziet haar doelgroepen informatie via verschillende kanalen: BeleefWoerden.com trekt bezoekers op jaarbasis. Via Social Media is er een berichtbereik van personen. Extra afzetkanaal op welke bezoekers op jaarbasis heeft. Oplage van stuks UIT-agenda's. Foldermateriaal over Woerden oplage per jaar. 20 informatie uitgiftepunten van informatiedisplay 's in Woerden. Infozuil met een berichtbereik van wekelijke passanten. 11