HOOFDSTUK 1 INLEIDING MISSIE DOELSTELLING STRATEGISCH PLAN 5 HOOFDSTUK 2 ORGANISATIESTRUCTUUR 6

Transcriptie

1 Strategie en activiteitenplan

2 INHOUDSOPGAVE HOOFDSTUK 1 INLEIDING MISSIE DOELSTELLING STRATEGISCH PLAN 5 HOOFDSTUK 2 ORGANISATIESTRUCTUUR BESTUUR VASTSTELLING VAN HET BELEID MANAGEMENT, BEHEER EN PERSONELE BEZETTING WERKWIJZE MORES COMMISSIE ETHIEK MORES (CEM) SAMENSTELLING EN DOELSTELLING VAN CEM WERKWIJZE CEM 8 HOOFDSTUK 3 FINANCIËN, HUISVESTING, ICT FINANCIËN HUISVESTING ICT 9 HOOFDSTUK 4 ACTIVITEITENPLAN ACTIVITEITENPLAN EXTERNE COMMUNICATIE EVALUATIE MORES 11 Strategie en activiteitenplan Stichting Mores (versie 6.0) Pagina 2

3 Hoofdstuk 1 Inleiding Gelet op een aantal opvallende ontwikkelingen in de samenleving, is de tijd meer dan rijp voor de inrichting van een meldpunt, dat kijkt naar meldingen vanuit een bredere doelstelling dan bezien vanuit bestuursrechtelijke of stafrechtelijke aanpak, te weten vanuit de aanpak van niet-integer gedrag en/of niet-ethisch handelen vanuit de financiële sector. Dit meldpunt werkt bij voorkeur in synergie met bestaande meldpunten die uit hoofde van tuchtrechtspraak en/of klachtenafhandeling binnen de eigen beroepsgroepen opereren. Het is op zijn minst merkwaardig te noemen dat noch in ondernemersland noch bij de overheid - in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen of, in de bestuurlijke pendant hiervan, van maatschappelijk verantwoord besturen hier nog geen breed gedragen initiatieven voor zijn ontplooid. Om bovengenoemde redenen is nu Stichting Mores opgericht die het Meldpunt Mores exploiteert. De initiatiefnemers voor dit meldpunt durven dan ook de volgende stelling aan: Nederland is rijp voor en is toe aan een meldpunt onethisch of niet-integer handelen in de financieel-economische wereld Missie De missie van Stichting Mores is het bieden van een platform aan zowel particulieren als ondernemers, die maatschappelijk onaanvaardbaar gedrag van (individuen in de) financiële wereld signaleren, waardoor zij er (mede) voor kan zorgen dat een integere sector van financiële dienstverleners tot stand komt. De stichting hanteert hierbij de beginselen van onafhankelijkheid, integriteit, proportionaliteit, professionaliteit en service- en klantgerichtheid. Mores doet dit door zowel een meldpunt als een Commissie Ethiek in te richten voor consument en bedrijfsleven die onderbouwd - stellen schade te hebben ondervonden van onrechtvaardig en disproportioneel handelen van financiële dienstverleners. Strategie en activiteitenplan Stichting Mores (versie 6.0) Pagina 3

4 1.2. Doelstelling Stichting Mores (hierna te noemen: Mores) heeft zichzelf drie doelstellingen opgelegd: 1. Het aan de kaak stellen van onethisch, immoreel en daardoor maatschappelijk onverantwoord gedrag van banken en andere (financiële)dienstverleners en van de personen die voor dit gedrag verantwoordelijk zijn. 2. Het bevorderen van wettelijke en andere maatregelen om dergelijk gedrag te doen ophouden. 3. Het bewerkstelligen van een cultuurverandering in de wereld van de financiële dienstverlening en het bevorderen van maatschappelijk verantwoord ondernemen in die sector. De stichting wil haar doelstellingen bereiken door: Fondsen te werven om haar activiteiten te kunnen ontplooien; Het verzamelen van ervaringen en klachten van burgers en bedrijven die door bovengenoemd gedrag stellen te zijn getroffen of dit gedrag constateren; Het analyseren van deze ervaringen en klachten, teneinde er min of meer vaste gedragspatronen van financiële dienstverleners uit te destilleren; Het publiekelijk bekend maken van dergelijke patronen alsmede van de personen en instanties die ervoor verantwoordelijk zijn; Het vragen van politieke aandacht voor dergelijk gedrag; Het (met instemming van de melder) beschikbaar stellen van verkregen ervaringen en klachten aan derden, die willen bijdragen om de gevolgen ervan voor de betrokkenen te beperken of weg te nemen; Het zo nodig bijstaan van slachtoffers van genoemde gedragingen; Het waar nodig overdragen van concrete zaken aan hiertoe bevoegde instanties ter behandeling. Strategie en activiteitenplan Stichting Mores (versie 6.0) Pagina 4

5 1.3. Strategisch plan De strategie van de stichting is gedurende de eerste twee jaren erop gericht om meldingen, betrekking hebbend op niet-integer gedrag van de bankensector, te verwerken. Het werkterrein legt zich in tweede aanleg ook toe op de totale sector van zakelijke dienstverleners, zoals accountants, deurwaarders, advocaten, notarissen. Doelgroepen en stakeholders zijn potentiële melders zoals burgers en bedrijfsleven. Meer specifieke doelgroepen zijn klokkenluiders en daarbuiten, de financiële dienstverleners/beroepsgroepen, hun belangenbehartigers én de klachtinstellingen van die dienstverleners zoals de NVB, KIFID, DSI, maar ook de toezichthouders op de financiële sector zoals DNB, AFM, Bureau Financieel Toezicht. Mores is succesvol als zij in Nederland, twee jaar na haar oprichting: Een breed draagvlak in de samenleving heeft weten te bewerkstelligen, welk draagvlak zich heeft vertaald door openlijke ondersteuning van dit initiatief vanuit diverse geledingen (lees ook: belangenbehartigers) in de maatschappij; Een gemeten naamsbekendheid van 10% onder de totale bevolking (lees: potentiële melders) van Nederland heeft opgebouwd; Een gemeten naamsbekendheid van 25% onder haar meer specifieke doelgroepen heeft opgebouwd; Zij in het eerste jaar minimaal tien of meer van de door haar zelf onderzochte meldingen - waar een zeker onethisch gedragspatroon uit te destilleren valt - heeft kunnen voorleggen aan derde partijen, die uit hoofde van hun bevoegdheid of rol iets wezenlijks kunnen dóen aan deze meldingen; Met als resultaat voor de stichting dat het gedrag van beklaagde partijen (door deze zelf in eerste instantie geïnitieerd) aantoonbaar is gestaakt. De stichting werkt bij voortduring aan haar naamsbekendheid door middel van een actief pren marketingbeleid om haar doelgroepen met haar missie te bereiken. Hiertoe wordt een marketingcommunicatieplan opgesteld en uitgevoerd. Doelgroepen en stakeholders zijn potentiële melders zoals burgers, bedrijfsleven, klokkenluiders en daarbuiten, de financiële dienstverleners/beroepsgroepen, hun belangenbehartigers én de klachtinstellingen van die dienstverleners zoals de NVB, KIFID, DSI, maar ook de toezichthouders op de financiële sector zoals DNB, AFM, Bureau Financieel Toezicht. Strategie en activiteitenplan Stichting Mores (versie 6.0) Pagina 5

6 Hoofdstuk 2 Organisatiestructuur 2.1. Bestuur Alle activiteiten van de stichting en het Meldpunt Mores vallen onder de eindverantwoordelijkheid van het bestuur. Het bestuur bestaat bij de oprichting van Stichting Mores uit twee leden. Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid voor de samenstelling van de Commissie Ethiek Mores (CEM). Het bestuur te allen tijde vetorecht met betrekking tot de besluiten die de Commissie Ethiek neemt Vaststelling van het beleid Het bestuur is verantwoordelijk voor de beleidsbepaling, de correcte uitvoering en het management van alle activiteiten. Voor wat dat laatste aspect is de exploitatie van Mores via een afgesloten managementcontract ondergebracht bij Stichting Aanpak Financieel-Economische Criminaliteit in Nederland (SafeCin) Management, beheer en personele bezetting Per juni 2014 bestaat het Mores team uit 3 medewerkers: een project-/communicatiemanager; een projectsecretaris; een lid van de ethische commissie; Als het aantal meldingen dit noodzakelijk maakt, zal ook een telefonist voor de eerstelijns intake worden aangetrokken Werkwijze Mores Het bestuur van Mores streeft ernaar om de reeds bestaande instanties, klachtinstellingen, toezichthouders, handhavers en beroepsgroepen te ondersteunen met hun eigen doelstellingen en in dat perspectief te handelen met betrekking tot de meldingen. Meldingen zullen grotendeels online worden gedaan via het mailadres info@meldpuntmores.nl. Strategie en activiteitenplan Stichting Mores (versie 6.0) Pagina 6

7 De projectsecretaris beoordeelt deze meldingen, samen met een lid van de CEM, wekelijks. Aan de hand van deze beoordeling vindt een eerste filtering plaats voor wat betreft de aard en inhoud van de melding: Is het een klacht omtrent een conflict tussen een financiële instelling en een individuele cliënt, die qua inschatting vrijwel zeker niet bij het Meldpunt thuishoort, maar bij een (andere) klachteninstantie. Indien dit het geval blijkt te zijn, wordt de melder doorverwezen naar die andere instantie. Bij gerede twijfel wordt de melding toch voorgelegd aan de CEM; Heeft het Meldpunt het overduidelijke gevoel, dat men te maken heeft met een niet serieuze melding, dan de melder meedelen dat het Meldpunt hem/haar helaas niet van dienst kan zijn. Is het Meldpunt van mening, dat het hier een serieuze melding betreft die binnen de categorie maatschappelijk onaanvaardbaar respectievelijk onethisch respectievelijk immoreel gedrag valt, dan zal de melder worden verzocht om een en ander duidelijk op schrift te stellen zodat de melding kan worden voorgelegd aan de CEM Commissie Ethiek Mores (CEM) Samenstelling en doelstelling van CEM De Commissie Ethiek Mores (hierna ook te noemen: CEM) bestaat vooralsnog uit drie leden, eventueel uit te breiden tot maximaal vijf leden, afhankelijk van de praktijk en behoeften van de zittende leden en de op CEM afkomende (soort) meldingen. De voorzitter van het bestuur van Mores leidt CEM, bijgestaan door twee onafhankelijke leden. De Commissie Ethiek Mores toetst het gedrag van een financiële instelling respectievelijk (individuele) functionaris waarover bij het Meldpunt Mores een melding is binnengekomen. Getoetst wordt of het gemelde gedrag naar het oordeel van CEM als maatschappelijk onaanvaardbaar, onethisch dan wel immoreel beschouwd moet worden. Of een handeling respectievelijk het gedrag als maatschappelijk onaanvaardbaar respectievelijk onethisch dan wel immoreel beschouwd kan worden zullen de leden van de CEM toetsen aan een aantal criteria, zoals: Strategie en activiteitenplan Stichting Mores (versie 6.0) Pagina 7

8 Wat zegt wet- en regelgeving omtrent het gemelde gedrag resp. de onderhavige handeling; Wat vinden relevante NGO s resp. (andere) maatschappelijke organisaties ervan; Wat is met betrekking tot de publieke opinie hierover bekend; Wat zeggen governance codes, bankierseed en andere bij de branche geaccepteerde codes hierover Werkwijze CEM Het secretariaat van Mores meldt de (serieuze) meldingen in eerste instantie op schrift (per ) aan de leden van de CEM. De leden van de CEM geven hun reactie per e- mail aan elkaar met afschrift aan de projectsecretaris van Mores respectievelijk de Commissie Ethiek. Het streven van de CEM is erop gericht om binnen tien werkdagen te reageren op de melding. Na ontvangst van de reacties van de leden doet de voorzitter een voorstel aan zijn medeleden hoe verder om te gaan met de afhandeling van de melding. Als de andere leden van de CEM het met dit voorstel eens zijn, wordt dit meegedeeld aan de melder. Een voorstel hoe om te gaan met de verdere afhandeling van een melding kan zijn: De CEM vindt de melding niet passen binnen het werkterrein van het Mores en wenst er verder als Mores niets aan doen. Hierbij wordt ernaar gestreefd zoveel mogelijk te adviseren en door te verwijzen naar een andere adviseur, hulpverlener of instantie; De CEM vindt de melding zeer duidelijk binnen het werkterrein van Mores vallen en is bereid - al dan niet samen met de melder - de melding te bespreken met de betreffende financiële instelling om tot aanpassing van het onderhavige gedrag te komen met zo nodig - rectificatie van het onderhavige gedrag; De CEM vindt de melding zeer duidelijk binnen het werkterrein van Mores vallen en draagt de afhandeling van de onderhavige kwestie aan een andere, meer ter zakekundige, respectievelijk bevoegde instantie over. Dit kan de Nederlandse Vereniging van Banken, KiFid, DNB, AFM of het openbaar ministerie zijn. Strategie en activiteitenplan Stichting Mores (versie 6.0) Pagina 8

9 Hoofdstuk 3 Financiën, huisvesting, ict 3.1. Financiën Schenkingen en donaties zijn van harte welkom bij de stichting. Het bestuur houdt zich echter het recht voor om - om haar moverende redenen donateurs te weren. Sympathisanten van Mores kunnen voor minimaal 200,-- per jaar gedurende vijf jaar donateur van de stichting worden. Hun gift is dan (meer dan) volledig fiscaal aftrekbaar. De stichting heeft hiertoe een ANBI status aangevraagd bij de belastingdienst. De (jaarlijkse) begroting wordt goedgekeurd door het bestuur. De managementadministratie (uren- en kostenverantwoording) alsmede de belastingaangiften worden door een extern administratiebureau verzorgd. Dit bureau is daarnaast eenmaal per maand bij de stichting aanwezig teneinde de boekhouding met de administratie/het secretariaat en het management door te nemen en bij te werken Huisvesting De stichting houdt kantoor onder het dak van Stichting Aanpak Financieel-economische Criminaliteit in Nederland (SafeCin) in het centrum van Apeldoorn. Met deze stichting is een managementcontract afgesloten ICT Met het ICT bedrijf is de beveiliging van de databank en alle separate werkstations - met elkaar verbonden via een netwerk - overeengekomen. Het netwerk wordt beveiligd door een actieve managed firewall met strenge toegangscontrole. Strategie en activiteitenplan Stichting Mores (versie 6.0) Pagina 9

10 Hoofdstuk 4 Activiteitenplan Activiteitenplan De volgende acties worden in de maanden juni tot en met december 2014 ingezet: Inrichting van de protocollen (waarin opgenomen een klachtenregeling), procedures en werkprocessen van Meldpunt Mores; Het benaderen van melders en marktpartijen teneinde (financieel) draagvlak te verkrijgen, noodzakelijk voor de continuïteit van Mores; Marktonderzoek vanuit de stichting en in samenwerking met ondernemers- en brancheorganisaties; Het openstellen van het Meldpunt Mores teneinde het handelen van financiële en andere zakelijke dienstverleners te laten melden dat onderbouwd naar het oordeel van de melders als onrechtvaardig, immoreel en disproportioneel wordt ervaren; Een try out-campagne met billboards gedurende twee weken langs de A30; Het actief benaderen van de media door het afgeven van zoveel mogelijk interviews en - indien noodzakelijk - presentatie van casuïstiek die te allen tijde eerst dient te worden beoordeeld door de ethische commissie; Het nader uitwerken van een marketingcommunicatieplan Externe communicatie Het succes van Mores wordt in belangrijke mate bepaald door de wijze waarop zij via externe communicatie erin slaagt om haar missie, doelstellingen en naam in de markt te zetten. Hoe bekender het meldpunt, des te groter de kans dat melders zich bij de stichting aandienen. Meldpunt Mores kan zich profileren via actieve en passieve communicatiemiddelen. De website van Mores is een passief middel om met de Nederlandse bevolking te communiceren. Immers, de bezoeker moet uit eigen beweging naar de website gaan. Wel kan de stichting invloed uitoefenen op bezoekersaantallen door de vindbaarheid in de zoekmachines zo groot mogelijk te maken en de aantrekkelijkheid van de content te optimaliseren. Strategie en activiteitenplan Stichting Mores (versie 6.0) Pagina 10

11 Mores is nog niet in de gelegenheid om (betaalde) reclame in te zetten en zal zich gedurende het eerste jaar vooral toeleggen op het genereren van free publicity. Een proactieve benadering van de pers en audiovisuele media behoort tot de standaard communicatieacties, waarbij onderwerpkeuze en timing van belang zijn. Hierbij is het tevens van belang om zowel stakeholders als doelgroepen gesegmenteerd te benaderen Evaluatie Mores Begin 2015 zullen de activiteiten en de daaruit voortkomende resultaten van Mores door het bestuur worden geëvalueerd. De uitkomsten van deze evaluatie zullen meegenomen worden in de plannen en acties van de stichting voor het volgende verslagjaar. Strategie en activiteitenplan Stichting Mores (versie 6.0) Pagina 11