Belangrijke algemene informatie & huishoudelijk reglement. 1. Data, openingstijden en entreeprijzen: 2. Opbouwen en afbreken:

Transcriptie

1 Belangrijke algemene informatie & huishoudelijk reglement 1. Data, openingstijden en entreeprijzen: 1.1.De Taart&Trends beurs wordt gehouden in de Americahal, Laan van Erica 50 te Apeldoorn. Data: vrijdag 4 en zaterdag 5 oktober Op vrijdag 4 oktober is de beurs geopend om 10:00 uur en sluit om 20:00 uur. Op zaterdag 6 oktober is de beurs geopend van 10:00 uur tot 17:00 uur. In principe is op beide dagen het eerste beursuur exclusief voor VIP-bezoekers. Dit is een nieuw concept voor Taart&Trends Meer informatie volgt binnenkort via onze media. Mocht er te weinig animo zijn voor dit initiatief dan gaat de beurs standaard voor alle bezoekers om 10 uur open. 1.3.De entreeprijs aan de kassa 12,50 De vastgestelde verkoopprijs voor entreekaarten in de voorverkoop is 10,00. Taart&Trends zal zelf in het voorverkooptraject online-tickets gaan verkopen, maar het is voor standhouders van de beurs nog steeds mogelijk om entreekaarten als serviceartikel aan uw klanten te verkopen. Het startmoment van de voorverkoop zal in 2013 om organisatorische redenen naar voren gehaald worden. Hierover ontvangt u nog nadere informatie. Alleen bedrijven die als standhouder deelnemen aan Taart&Trends 2013 kunnen zich aanmelden als voorverkoopadres. De inkoopprijs voor entreekaarten zal voor voorverkooppunten 8,00 per kaart, exclusief btw gaan bedragen. 2. Opbouwen en afbreken: 2.1. Zakelijke standhouders: Donderdagmiddag 3 oktober 2013 kunnen zakelijke standhouders vanaf 14:00 uur starten met de standruimte inrichten. De organisatie van Taart&Trends gaat er vanuit dat alle standhouders van deze opbouwdag gebruik maken. Tijdens deze opbouwdag heeft u de tijd tot 21:30 uur. U dient zich vóór u start met opbouwen te melden bij de organisatie. Stands met eigen systeemstandbouw, kunnen uitsluitend in overleg met de organisatie van Taart&Trends eerder starten met het opbouwen Op vrijdag 4 oktober kunt u vanaf 07:00 uur weer verder met inrichten. De beurs start op vrijdag om 10:00 uur. Op zaterdag 5 oktober kunnen zakelijke standhouders vanaf uur de stands bevoorraden, u heeft dan 2 uur de tijd voor de beurs weer opengaat om 10:00 uur. Indien u meer tijd nodig denkt te hebben, dient u dit ruim van te voren te overleggen met de organisatie. Op beide dagen gaan de laad/losdeuren een half uur voor opening van de beurs echt dicht! Standhouders dienen beide beursdagen één uur voor aanvang van de beurs aanwezig te zijn. U en uw medewerkers hebben tijdens de beursdagen dan alleen toegang via de laad/losdeuren op de aangegeven tijden voor aanvang van de beurs of de hoofdingang tijdens de openingstijden van de beurs d.m.v. de ID-badges. Zie ook punt 4, punt en document TT02 Taart&Trends TT Pagina 1

2 2.2. Laden, lossen en Parkeren: Na het lossen parkeert u zo snel mogelijk uw voertuig(en) op de door de organisatie aangewezen parkeerplaatsen. Parkeren bij de beurslocatie is gratis. In principe kunnen er geen aanhangwagens, etc. het gebouw in gereden worden tenzij hiervoor zwaarwegende organisatorische redenen zijn. Neem hiervoor uiterlijk 31 mei contact op i.v.m. het indelen van de plattegrond. U dient zelf voor rolcontainers, steek- en/of plateauwagentjes te zorgen. Bij gebruik van zware palletwagens of rolcontainers dient u dit vooraf bij inschrijving aan te geven. De organisatie houdt alleen dan bij de indeling rekening met de positie van uw stand t.o.v. de laad/losdocks. Voor beschadiging van het complex wordt u aansprakelijk gesteld door Taart&Trends en/of de Americahal. 2.3 Aankleding standruimte. U dient zelf voor tafelkleden te zorgen. De kleden moeten i.v.m. de veiligheid tenminste 20cm boven de grond te hangen. Kleden en ander decoratiemateriaal in de stand dienen brandveilig te zijn volgens de geldende norm voor beurzen en evenementen Workshopgevers: vrijdagochtend 4 oktober en zaterdag 5 oktober vanaf 08:00 kunt u uw stand/workshopruimte inrichten Aan & afmelden tijdens aanvang en einde beursdag: Voor het betreden bij aanvang van de beurs en bij het verlaten van de beurs na sluitingstijd, dient u uw bedrijf op beide dagen aan en af te melden bij de organisatie bij het service en meldpunt aan de hoofdingang. U kunt dan meteen eventueel vragen en opmerkingen kwijt aan de organisatie. Als u zich op zaterdag niet afmeld bij de organisatie en/of uw stand niet heeft laten controleren, dat het volgens reglement correct is achtergelaten, vervalt de borg voor uw stand aan de organisatie Opruimen van de stands: Men mag pas ná sluiting van de beurs beginnen met het opruimen van de stands. Het is niet toegestaan om uw stand vóór 20:00 uur te verlaten op vrijdag en op zaterdag vóór 17:00 uur uit te ruimen of af te breken! Op vrijdag 4 oktober heeft u s avonds na sluiting tot 20:45 uur de tijd om te inventariseren en af te dekken. Op zaterdag 5 oktober heeft u tot 21:30 uur de tijd om uw standruimte te ontruimen. De beursdeelnemer dient ervoor te zorgen dat de gehuurde stand-, demo- of workshopruimte ná ontruiming in dezelfde staat wordt achtergelaten als waarin u deze voor aanvang van inrichten aantrof. Dit geldt ook voor alle onderdelen van de kramen of systeemstands, wanden en voor de vloer. (Tip: neem blik en veger en evt. vochtige schoonmaakdoekjes mee!) Bij ingebreke blijven vervalt de borg voor uw stand aan de organisatie. Taart&Trends TT Pagina 2

3 3. Elektra: 3.1. Omschrijving elektra: Per kraam is alleen de aansluiting voor de Tl-verlichting inbegrepen. Bij de systeemstands alleen de spotjes. Hier kunt u geen andere snoeren op aansluiten. Als u een elektra-aansluiting wenst in de stand, dient u dit te bestellen in onze webshop. Indien u gebruik maakt van elektra, dient u zelf zorg te dragen voor eventuele haspels, stekkerdozen en/of andere noodzakelijke aansluitingen. Wij zorgen uitsluitend voor de hoofdaansluitingen. Uw haspel wordt aangesloten door een van onze medewerkers. Kabels moeten met tape op de vloer worden vastgeplakt en haspels volledig worden uitgerold, voor uw eigen veiligheid en de veiligheid van onze bezoekers. Let op! Alles moet geaard zijn! Installatie moet voldoen aan de regelgeving conform NEN1010. Gebruik bekabeling met een diameter van 2,2 mm Ø. Per aansluiting mag maximaal 750 watt aangesloten worden. U kunt max. 2 aansluitingen huren zonder de organisatie te consulteren. Bij meer en/of zwaardere apparatuur s.v.p. contact opnemen met ria@taartentrends.nl 3.2. Wat wel en wat NIET aan te sluiten: Uitsluitend kassa s en zo nodig een lees/bureaulampje zijn toegestaan. Er mogen geen bouwlampen, waterkokers, koffiezetapparaten, magnetrons, ovens, zware keukenmixers of andere grote stroomverbruikers op aangesloten worden zonder toestemming van de organisatie Krachtstroom en grootverbruik: Wilt u wel één van de bovengenoemde grote stroomverbruikers aansluiten of heeft u krachtstroom nodig dan dient u dit voor 30 mei 2013 door te geven aan de organisatie. Voor dit type stroomverbruik gelden andere tarieven, welke na inventarisatie van uw aanvraag aan u geoffreerd worden 4.Beveiliging Tijdens de beurs, inclusief de nachten van donderdag 3 en vrijdag 4 oktober, heeft het bestuur van Taart&Trends een officieel erkend bewakingsbedrijf ingeschakeld. Overdag wordt in samenwerking met stagiaires van een beveiligersopleiding toezicht gehouden. s Nachts is er professionele nachtbewaking. Deze dienstverlening is doorberekend in uw huurprijs. De organisatie stelt zich echter niet aansprakelijk voor gestolen of beschadigde goederen tijdens de duur van de gehele beurs. De beveiligers houden ook toezicht op de laad en losdeuren tijdens de openingstijden van de beurs. Zij zijn geïnstrueerd dat u tijdens de beurs uitsluitend via de laad en los deur naar buiten mag om voorraad te halen. Bij misbruik voor de rookbehoefte zal u of uw betreffende medewerker hierop aan gesproken worden en uw standnummer genoteerd worden. Uw gehele personeelsbestand kan dan voor de verdere duur van de beurs, tijdens beursopening geen gebruik meer maken van de laad/losdeuren. Taart&Trends TT Pagina 3

4 5. Verzekering: 5.1. Uw stand-inrichting en persoonlijke bezittingen zijn niet verzekerd via de organisatie of locatiehouder. U dient hiervoor zelf maatregelen te treffen. Ook is de organisatie van Taart&Trends niet verantwoordelijk voor letsel ontstaan tijdens: laden en lossen in en buiten het gebouw, door het verplaatsen van uw standinrichting, het ongeoorloofd verplaatsen of wijzigen van uw standruimte en de werkzaamheden in de eigen standruimte tijdens de duur van de hele beurs. U dient zelf voor een verzekering zorg te dragen voor de duur van de gehele beurs. Het inzetten van de nachtbewaking door de Taart&Trends-organisatie is uitsluitend om het risico op diefstal tot een minimum te beperken tijdens uw afwezigheid. Deze inzet, tijdens de sluiting van de beurs op 3 oktober 21:00 uur tot 5 oktober 08:00 uur, is een vast onderdeel van uw huurprijs. Ondanks deze inzet wil Taart&Trends nogmaals benadrukken, dat de organisatie niet aansprakelijk te houden is voor verlies of diefstal van producten uit of onderdelen van uw stand. Wij willen u hierbij dan ook meteen extra waarschuwen!! Houdt u met de inrichting van uw stand rekening met de diefstalgevoeligheid van sommige producten. Helaas hebben we al meerdere keren moeten constateren dat niet iedereen de verleiding kan weerstaan om eigendommen van een ander mee naar huis te nemen!! 5.2. De organisatie van de Taart&Trends-beurs is in geen enkel geval aansprakelijk voor (letsel)schade, diefstal, vermissing geleden in of rond de beurslocatie (dus ook niet op het parkeerterrein!) en/of het ziek worden van bezoekers na het eten van waren uit uw stand Eigendommen van de Americahal en de door haar ingeschakelde verhuurbedrijven, mogen niet beschadigd worden. Voor schade door u veroorzaakt, wordt u aansprakelijk gesteld. Hetzij door Taart&Trends of door de locatiehouder. 6. Inschrijving en Betaling: 6.1. Standhouders schrijven zich in via de standhouderswebshop van Taart&Trends. Na ontvangst van uw inschrijving via onze webshop, sturen wij eerst een factuur voor de borgstelling voor uw deelname en uw standruimte. Taart&Trends stelt de hoogte van de borg vast aan de hand van uw bestelde stand grootte. De tarieven voor de borg vind u bij punt 6.2. Deze factuur voor de borg dient binnen 14 dagen na inschrijving te zijn voldaan. Zolang deze borgstelling niet is betaald, wordt uw inschrijving voor Taart&Trends 2013 niet verwerkt en wordt deelname niet gegarandeerd. Zodra uw borg door Taart&Trends ontvangen is, wordt de door u bestelde standruimte en de aanvullende benodigdheden/diensten aan u gefactureerd. Deze factuur dient voor 15 Augustus 2013 te zijn voldaan. Bij overschrijden van deze betaaltermijn wordt 5 % van de totale som, inclusief btw aan administratiekosten in rekening gebracht. Is uw betaling, verhoogd met administratiekosten, op 12 september 2013 (dit is 4 weken voor aanvang van de beurs) niet voldaan, dan zal de organisatie u uitsluiten van deelname en uw standruimte aan een andere standhouder toekennen. Uw borg vervalt in dit geval aan de organisatie. Aanmelden via de webshop is mogelijk tot 31 mei Zijn Taart&Trends TT Pagina 4

5 er meer aanvragen dan beschikbare standruimten dan zullen de aanmeldingen op volgorde van datum waarop de borg is betaald behandeld worden. De betalingen dienen binnen gestelde betaaltermijn te zijn voldaan om deel te kunnen nemen, tenzij anders met u is overeengekomen door de organisatie. 6.2 Tarieven borg stelling 6-12m2 75, m2 150,00 Alle standtypes groter dan 36m2 250, Als er na 31 mei 2013 nog standruimtes beschikbaar zijn, kunt u de beschikbare ruimtes vinden in de webshop. Pas nadat wij de betaling voor de borg hebben ontvangen op onze rekening, is uw deelname definitief. zie ook 6.1. De betaling van de borg voor reserveringen na 31 mei dienen binnen 7 dagen na de factuurdatum te zijn voldaan, tenzij anders met u overeengekomen door de organisatie. Indien deze betaling, binnen de gestelde termijn, uitblijft wordt uw aanmelding geannuleerd en zal organisatie de ruimte aan een volgende geinteresseerde verhuren Belangrijk bij uw aanmelding! Zorg dat u uw bedrijfsgegevens volledig en correct invoert in de webshop. Dit zijn tevens uw factuurgegevens. Als het adres voor uw contactpersoon afwijkt van het mailadres waar de factuur naartoe g d moet worden, dient u dit afwijkende mailadres duidelijk aan te geven in het opmerkingenvak. Uw contactpersoon is verantwoordelijk voor de communicatie tussen uw bedrijf en Taart&Trends en zorgt tevens voor de correcte afwikkeling van de betaling door uw bedrijf. Bij het bevestigen van uw aanmelding in de webshop, verklaart u tevens alle voorwaarden, te weten het gehele pakket bestaande uit 5 documenten, gelezen te hebben en hiermee akkoord te gaan. Door uw deelname verklaart u zich aan de hierin vermelde regels en voorwaarden gebonden. Taart&Trends TT Pagina 5

6 7. Annulering: 7.1. Een annulering door standhouder of workshopgever dient na telefonisch contact vooraf, altijd schriftelijk bevestigd te worden, per post of per . Zodra u de bevestiging van de organisatie heeft, per post of via , dat Taart&Trends uw schriftelijke annulering heeft ontvangen, gaat de onderstaande annuleringsregeling in werking. Taart&Trends kan geen rekening houden met zoekraken van poststukken of mail die niet aankomt (spam) In geval van annulering: Voor 15 juli 2013 Vervalt de borg aan Taart&Trends en resteert de betaalverplichting voor 40% van het totaalbedrag voor uw bestelde standruimte Voor 1 september 2013 Vervalt de borg aan Taart&Trends en krijgt u 35% van het totaalbedrag voor uw bestelde standruimte retour. Als u nog niet betaald heeft, resteert de betaalverplichting voor 65% van het totaalbedrag Vanaf 1 september 2013 Zal geen restitutie van standhuur meer plaatsvinden. U ontvangt alleen de borg retour Als er op 31 mei 2013 niet voldoende inschrijvingen en/of sponsorgelden zijn verzameld om het evenement te kunnen waarborgen, heeft Taart&Trends het recht om het evenement binnen 2 weken kosteloos te annuleren. Reeds overgemaakte borg voor uw standruimte, sponsorgelden, advertentiekosten en/of kosten voor entreekaarten zullen worden gerestitueerd binnen 2 weken na de annuleringsdatum 7.3. Bij annulering door de organisatie van Taart&Trends of de verhuurder van de Americahal na 31 mei, is geen restitutie mogelijk als er sprake is van niet aan haar toerekenbare omstandigheden zoals overmacht door oorlog, oorlogsdreiging, oproer, molest, brand, waterschade, overstroming, bedrijfsbezetting, uitsluiting, in en uitvoerbelemmeringen, overheidsmaatregelen, machinestoring, storingen in de energielevering, bedrijfsstoring en overmacht van Taart&Trends door haar eigen leverancier(s) niet tot levering in staat wordt gesteld. 8. Huisregels Taart&Trends & de Americahal 8.1. Veiligheid. Alle deelnemende partijen, zijn verplicht gedurende de gehele beurs in en op het terrein van de Americahal de aanwijzingen van instanties zoals brandweer, politie, medewerkers van de Americahal, de organisatie van Taart&Trends en /of andere instanties op te volgen. Er is een bemande EHBO-post Americahal en omgeving: Er mag niet in de wanden of vloeren of andere onderdelen van de Americahal geboord (hakken en breken) of andere wijzigingen aangebracht worden. Dit geldt zowel in de Americahal als in haar directe omgeving. Binnen ditzelfde gebied mag men zonder toestemming Taart&Trends TT Pagina 6

7 van de organisatie geen aanplakbiljetten of schilderingen aanbrengen. Tevens houdt u zich aan de eerder genoemde regelgeving met betrekking tot de inrichting van de stand Rookverbod en brandveiligheid Roken Gezien het levensmiddelenkarakter van de beurs, stelt de organisatie van Taart&Trends dat in het pand niet mag worden gerookt. Heeft u toch de behoefte om te roken, dan kan u buiten gebruik maken van de door de organisatie aangegeven plekken, Er is een rokerstent aan de voorzijde van het gebouw. Het is niet toegestaan om direct voor de ingang van de beurs te roken. Het is verboden om ten behoeve van uw rookbehoefte via de laad/losdeuren naar buiten te gaan! De beveiliging heeft hiervoor instructies ontvangen. Zie ook punt Brandveiligheid: Er mogen geen waxinelichtjes of kaarsen in de zaal aangestoken worden. Gebruikte inrichting en decoratie van de stand dient brandveilig te zijn Afval: Voor het verwijderen van uw afval dient u gebruik te maken van de afvalregeling. In het bedrag voor uw standhuur is de afvalheffing inbegrepen. Bij binnenkomst krijgt u bij het stadhouders-meldpunt aanwijzingen waar en hoe u uw afval kunt afvoeren. Wij verzoeken u met klem om geen stand-afval in de bezoekers-vuilnisbakken te stoppen! Na het afbreken van de beurs op zaterdag dient u alle afval en karton naar de hiervoor bestemde containers af te voeren om aanspraak te kunnen maken op teruggaaf van uw borg. 9. Catering: De catering op de beurs zal worden verzorgd door huiscateraar van de Americahal en volgens de door de cateraar gestelde tarieven. Taart&Trends zal er op toezien dat deelnemers, te weten: standhouders, demonstrateurs en workshopgevers als mede leden van de organisatie, voorrang krijgen bij het afhalen van consumpties Hiervoor wordt een apart uitgiftepunt ingericht. De exacte locatie van dit uitgiftepunt wordt u t.z.t. medegedeeld. Op de opbouwdag, donderdag 3 oktober is er de mogelijkheid om een eenvoudige warme snack/maaltijd te nuttigen via de cateraar als avondeten. Voor vrijdag 4 oktober en eventueel zaterdag 5 oktober kunt u uw team aanmelden voor het standhouders-buffet. U ontvangt hierover begin september meer gegevens. Eigen consumpties mogen in het pand niet genuttigd worden. Een standhouder mag vanzelfsprekend wel een stukje taart, petit-four of andere proeverijen aanbieden aan de bezoekers. Standhouders kunnen een horecapas aanvragen via de cateraar: Linthorst Catering van de Americahal. Zij zullen rechtstreeks met u contact opnemen om u de informatie te verstrekken. Houd er rekening mee dat u zich hiervoor dient te legitimeren. De horecapas wordt op naam en standnummer uitgegeven. U dient de opgebouwde rekening op de horecapas voor het verlaten van het complex te voldoen. De uitgifte van de Horecapas valt onder de verantwoordelijkheid van Linthorst Catering en staat volledig los van de ID-badge die u via de organisatie van Taart&Trends nodig heeft om de locatie te betreden. Taart&Trends TT Pagina 7

8 En verder Wanneer iedereen zich collegiaal opstelt en deze regels in acht neemt, is een vlot en plezierig beursverloop verzekerd. In onvoorziene gevallen beslist, na overleg met de betrokkenen, de organisatie. Wij zien uw aanmelding graag tegemoet. Tot ziens in onze webshop Het bestuur van Taart&Trends: Ria de Kleijn, Tel: ma & do na uur, di en woe tussen en uur. PR & marketing, coördinator facilitaire diensten en aanspreekpunt zakelijke standverhuur. Francisca Holmwood, Coördinator wedstrijd en administratie. Nathalie Teeuwen, Coördinator demonstraties, Masterclasses en aanspreekpunt voor workshops. Taart&Trends TT Pagina 8