Bibliotheekcollecties in het Netwerk. Project initiatie document

Transcriptie

1 Programma Digitale Bibliotheek Projectnummer 7470 Project initiatie document Datum voltooid: Auteur: Maaike Napolitano Versie: 1.0 Status: Definitief Bestandsnaam: PID.doc

2 Documenthistorie Revisies Versie Status Datum Wijzigingen 0.1 Concept Eerste versie 0.2 Concept Scope 0.3 Concept Gekozen aanpak 1.0 Definitief Goedkeuring Dit document behoeft de volgende goedkeuringen: Versie Datum Naam Functie Paraaf goedkeuring Projectgroep Projectborging Mireille Kok Opdrachtgever Stuurgroep PDB Stuurgroep Distributie Dit document is verstuurd aan: Versie Datum Naam Functie verzending Projectgroep Projectborging Projectgroep Projectborging Projectgroep Projectborging Projectgroep Projectborging Mireille Kok Opdrachtgever Stuurgroep PDB Stuurgroep Versie: 1.0 / Definitief [2/11] Datum:

3 Managementsamenvatting Aanleiding De Koninklijke Bibliotheek en Bibliotheek.nl willen alle digitale collecties van bibliotheken en bibliotheekcollecties bij andere erfgoedinstellingen aansluiten op het landelijke netwerk, waardoor de connectiviteit tussen collecties vergroot wordt en daarmee de waarde voor de gebruiker. Zij hebben hiervoor een subsidie van het Ministerie van OC&W ontvangen en dit project zal een concreet advies opleveren over de wijze waarop die aansluiting gerealiseerd kan worden, met optimale resultaten voor de gebruiker en op een kosteneffectieve manier. Doordat ook voorzien wordt in kennisopbouw en overdracht over het beschikbaar maken van collecties wordt ook geïnvesteerd in de competenties van collectie-houdende instellingen. Dit project kan gezien worden als een capstone, een investering die eerdere investeringen meer rendabel maakt. Met al het voorbereidend werk dat al in inventarisaties gedaan is, is nu het moment om een definitieve en concrete lijst op te stellen van bibliotheekcollecties die in het landelijke netwerk gebracht kunnen worden en de wenselijke manier om dat te doen. De haalbaarheidsstudies naar aansluitingsroutes voor bibliotheekcollecties zullen, gezien de breedte van die collecties, het hele erfgoeddomein tot nut kunnen zijn. Eindresultaten Het eindresultaat zal een inventarisatie van digitale collecties van bibliotheken en bibliotheekcollecties bij andere erfgoedinstellingen zijn (incl. metadatacollecties), met de volgende eindproducten: - Overzicht van bestaande digitale bibliotheekcollecties in Nederland - Advies per collectie over de mogelijkheden van en randvoorwaarden voor aansluiting - Advies over de voorzetting van dit project: hoe zullen de collecties uiteindelijk daadwerkelijk worden aangesloten of kunnen ze nog beter worden aangesloten. Globale aanpak De inventarisatie zal gemaakt worden op basis van bestaande inventarisaties die worden aangevuld met gerichte inventarisaties en open inventarisatie op basis van oproep tot aanmelding. Het project zal daarnaast werken met een klankbordgroep om de inventarisaties en het uit te brengen advies in het veld te kunnen toetsen. Globale kosten en doorlooptijd Het project kent een doorlooptijd van 16 maanden (1 februari mei 2015). Fase 1: Onderzoeksfase 1 februari maart 2014 Fase 2: Inventarisatiefase maart april 2015 Fase 3: Adviesfase april mei 2015 Fase 4: Projectafsluiting 1 juni augustus 2015 Totale kosten bedragen ongeveer euro. Versie: 1.0 / Definitief [3/11] Datum:

4 Inhoudsopgave 1 Projectachtergrond Projectdefinitie.. 6 a. Projectdoelstellingen.. 6 b. Gekozen aanpak.. 8 c. Scope van het project.. 8 d. Producten c.q. eindresultaat. 8 e. Afhankelijkheden Projectorganisatiestructuur.. 9 a. Stuurgroep.. 9 b. Opdrachtgever.. 9 c. Projectborging.. 9 d. Projectleider.. 9 e. Informatieanalist Projectbeheersing Planning.. 10 Bijlage 1 Begroting.. 11 Versie: 1.0 / Definitief [4/11] Datum:

5 1. Projectachtergrond Om het publiek toegang te geven tot een zo breed mogelijke representatie van digitaal erfgoed is het van belang zoveel mogelijk collecties in een digitale netwerk te brengen. Een van de kernfuncties van de domeinhubs is het ondersteunen van instellingen uit de eigen bloedgroep om dit te doen. De Koninklijke Bibliotheek en Bibliotheek.nl werken in dit project samen om collecties uit hun erfgoeddomein beschikbaar te maken voor (her)gebruik in het netwerk. Het project wordt volledig gesubsidieerd door het ministerie van OC&W. Het ontsluiten van bibliotheekcollecties in het netwerk draagt bij aan het beter uitnutten van content door connectiviteit zoals voorzien in het visiedocument Open voor informatie van OCW (maart 2013). Doordat ook voorzien wordt in kennisopbouw en overdracht over het beschikbaar maken van collecties wordt ook geïnvesteerd in de competenties van lokale bibliotheken, het derde speerpunt uit de visienotitie. Om bibliotheekcollecties te kunnen aansluiten is veel voorbereidend werk nodig. BNL heeft in het kader van haar activiteiten om een digitale infrastructuur voor bibliotheken te realiseren een inventarisatie uitgevoerd van collecties bij lokale openbare bibliotheken, de KB heeft een deelinventarisatie van collecties bij universiteitsbibliotheken en in de projectenbank van DEN zijn verschillende bibliotheekcollecties bekend. Ook bij de inventarisatie in het kader van de Digitale Collectie zijn een aantal bibliotheekcollecties in kaart gebracht. Met dit project zullen we de resultaten van deze inventarisaties een slag verder brengen. Voor elke collectie is maatwerk nodig en dat betekent per collectie een aanzienlijke investering. In dit project worden de randvoorwaarden (inhoudelijk, technisch, organisatorisch) in kaart gebracht, zodat daarna desgewenst gelijk aan aansluiting per collectie kan worden begonnen. Versie: 1.0 / Definitief [5/11] Datum:

6 2. Projectdefinitie a. Projectdoelstellingen I. Inventarisatie van collecties Dit deel van het project betreft de inventarisatie van collecties die kunnen worden aangesloten op de nationale infrastructuur. Er wordt een loket opgezet dat de inventarisatie zal uitvoeren. Het loket wordt daarna een structurele taak van beide organisaties samen. 1 De inventarisatie zal gemaakt worden op basis van bestaande inventarisaties uit de openbare bibliotheeksector, de universiteitsbibliotheken, erfgoedinstellingen in het kader van de Digitale Collectie, Erfgoed en Locatie en Nederlab. Daarnaast wordt deze lijst aangevuld op basis van oproep tot aanmelding, een samenwerking met DEN en communicatie in het veld. Ten slotte zal de lijst met collecties van bibliotheken en bibliotheekcollecties bij andere erfgoedinstellingen worden vastgesteld. II. Randvoorwaarden voor aansluiting Om een goed gefundeerd advies te kunnen geven over de wenselijke wijze van aansluiting van bibliotheekcollecties op het landelijke netwerk moeten vervolgens de randvoorwaarden in kaart worden gebracht. Het gaat daarbij om twee componenten: 1) de wensen van alle betrokken partijen in kaart brengen (business requirements) en 2) het beschrijvingen van workflows voor mogelijke oplossingsrichtingen. Het gaat daarbij om: 1) Business requirements van: o o o Collectiehoudende instellingen Infrastructurele partijen (KB/BNL, Erfgoedportalen en andere hubs) Potentiele afnemers (incl. Digitale Collectie & Europeana, de KB, Erfgoed en Locatie en de partners in het Netwerk Digitaal Erfgoed) 2) Workflow voor de ontsluiting van digitaal erfgoed is mogelijk via drie lijnen: a. Metadata-aggregatie Hierbij worden de metadata (beschrijvingen) van digitale objecten opgenomen in een metadataopslag, die kan worden geharvest door o.a. de Digitale Collectie Nederland en de NBC infrastructuur van Bibliotheek.nl. Dit traject kan worden beschouwd als proven technology. Zoals ook in het voorstel van de Digitale Collectie wordt benadrukt, is voor de eerste aansluiting wel voor elke collectie handwerk nodig. Omdat instellingen vaak deelnemen aan verschillende aggregatieplatforms (bijvoorbeeld lokaal, provinciaal en landelijk) betekent dit in de praktijk dat dezelfde gegevens periodiek voor meerdere doeleinden moeten worden opgehaald en dat er op meerdere plaatsen harvesting, conversie en normalisatie van dezelfde collectiegegevens moet plaats vinden. Voor deze lijn is met name het aan laten sluiten van de metadata van de collectiebeherende instelling op het 1 Per worden de taken van BNL in de KB ondergebracht. Versie: 1.0 / Definitief [6/11] Datum:

7 metadatamodel van de aggregator een tijdrovende stap. Eindresultaat is een beschrijving van dat metadatamodel en de wijze van aansluiting (protocollen en formaten). b. Content-aggregatie De KB heeft de afgelopen jaren met de universiteitsbibliotheken gewerkt aan een landelijk platform voor digitale publicaties, waarin op termijn (2030) alle Nederlandse publicaties full-tekst beschikbaar worden gesteld. Alle collecties van instellingen die in het Boeken, Kranten en Tijdschriften traject van het landelijke conserveringstraject van Metamorfoze worden gedigitaliseerd, worden op deze manier gezamenlijk ontsloten. In een apart traject om reeds gedigitaliseerde collecties van universiteitsbibliotheken en de KB gezamenlijk te ontsluiten, is door de partners uit het oogpunt van efficiency en usability ook gekozen voor dezelfde gezamenlijke infrastructuur voor opslag, beheer en presentatie van digitale publicaties. In november 2013 vond de eerste oplevering van dit landelijke platform plaats onder de merknaam Delpher. Voor collecties boeken, kranten en tijdschriften die met Optical Character Recognition (OCR) machineleesbaar kunnen worden gemaakt, heeft opname in deze landelijke infrastructuur voor digitale publicaties een duidelijke meerwaarde voor de (wetenschappelijke) gebruiker. Daarmee kan in de gehele tekst van een werk worden gezocht, waardoor de gebruiker op een veel dieper niveau kennis kan nemen van de inhoud van een werk dan wanneer alleen metadata-aggregatie mogelijk is. Met deze vorm van ontsluiting zijn hogere kosten gemoeid. Het eindresultaat is een beschrijving per collectie van de wijze van opname in Delpher. c. Linked Data Een belangrijke oplossingsrichting voor het aansluiten van bibliotheekcollecties kan zijn om de collectiebeheerders te stimuleren en te faciliteren om metadata (en digitale objecten) als Linked (Open) Data te publiceren. Op deze manier blijft de regie over de collectie bij de lokale instelling, die op een laagdrempelige manier collectiegegevens kan delen met de diverse platforms. Bovendien kan de instelling zo gebruik maken van de kracht van landelijke (of internationale) referentiestructuren (zoals bijvoorbeeld de OpenSkos service, ontwikkeld in het kader van CATCHplus). Door deze wijze van standaardisatie bij de bron wordt ook de verwerking verderop in de keten eenvoudiger. Deze technologie is in de laatste jaren sterk ontwikkeld. De implementatie hiervan in de collectiebeheersystemen verloopt echter nog moeizaam. In het kader van dit project wordt informatie over de collecties en bestaande aggregatieplatforms in kaart gebracht op basis waarvan beoordeeld kan worden of deze route kansrijk is. Met de resultaten van dit project zou de marktontwikkelingen gestimuleerd kunnen worden, zodat het voor collectiebeheerders eenvoudiger wordt om de collectie als Linked (Open) Data te publiceren, bijvoorbeeld door aanpassing van bestaande beheersystemen of aggregatieplatforms. III. Advies per collectie Bij het advies per collectie zal de meerwaarde voor de gebruiker leidend zijn. De wijze van aansluiting moet leiden tot optimale gebruiksmogelijkheden, rekening houdend met de kosten. Elke collectie zal zowel inhoudelijk (doelgroep en eindgebruikerswensen, aard van het materiaal (materiaaltype, content en/of metadata), juridische aspecten (auteursrecht) als technische (beschikbare formaten, gebruikte systemen/technologie) worden beoordeeld. Daarbij zal een afweging worden gemaakt tussen de wenselijke lijn, de business requirements en de uitkomsten van haalbaarheidsstudies. Uiteindelijk zal zo per collectie een advies tot stand worden uitgebracht. Versie: 1.0 / Definitief [7/11] Datum:

8 b. Gekozen aanpak De inventarisatie zal gemaakt worden op basis van bestaande inventarisaties uit de openbare bibliotheeksector, de universiteitsbibliotheken, erfgoedinstellingen in het kader van de Digitale Collectie, Erfgoed en Locatie en Nederlab. Daarnaast wordt deze lijst aangevuld door middel van gerichte inventarisatie en open inventarisatie op basis van oproep tot aanmelding, een samenwerking met DEN en communicatie in het veld. Ten slotte zal de lijst met collecties van overige bibliotheken en bibliotheekcollecties bij andere erfgoedinstellingen worden vastgesteld. De projectleider zal zitting nemen in de werkgroep Digitale Collectie. Dit project brengt de digitale erfgoedcollecties van Nederland op één plek samen. Digitale Collectie biedt Nederlandse erfgoedinstellingen de infrastructuur in de vorm van een Nationale Aggregator om hun gedigitaliseerde collecties toegankelijk te maken. Tevens vergroot zij de internationale zichtbaarheid van deze collecties door ze door te zetten naar Europeana. Andere partners in dit project zijn het kenniscentrum Digitaal Erfgoed Nederland, het Nationaal Archief, de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed en het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid. Het project zal daarnaast werken met een klankbordgroep om de inventarisaties en het uit te brengen advies in het veld te kunnen toetsen. Over de precieze invulling van deze klankbordgroep wordt later in het project een besluit genomen. In ieder geval zal er in dit kader worden samengewerkt met het Consortium Erfgoed van de Nederlandse Plusbibliotheken. c. Scope van het project De scope van dit project omvat de bestaande digitale collecties van bibliotheken en bibliotheekcollecties bij andere erfgoedinstellingen in Nederland. Nederlandse erfgoedcollecties die buiten Nederland worden bewaard (dat geldt ook voor de Caribische eilanden), vallen derhalve buiten de scope van dit project. Het project streeft ernaar om alle collecties die op digitaal beschikbaar zijn in de inventarisatie op te nemen. d. Producten c.q. eindresultaat Het project zal de volgende producten opleveren: 1) Inventarisatie van bestaande digitale bibliotheekcollecties in Nederland. Deze lijst zal zowel technische als inhoudelijke kenmerken van de collecties bevatten. 2) Advies per collectie over de mogelijkheden van aansluiting 3) Advies over de borging van de resultaten die voortkomen uit dit project. e. Afhankelijkheden Voor de volledigheid van de inventarisatie is het project afhankelijk van de door bibliotheken en erfgoedinstellingen aangeleverde informatie. Verder worden budget, tijd en personele inzet als gegeven beschouwd zoals beschreven in dit PID. Versie: 1.0 / Definitief [8/11] Datum:

9 3. Projectorganisatiestructuur Stuurgroep PDB Opdrachtgever De gedelegeerd opdrachtgever is Jan Bos (namens Mireille Kok). Projectborging Projectborging vindt plaats in de projectgroep. In deze groep hebben zitting: Namens de KB: Jan Bos, Elsbeth Kwant en Victor-Jan Vos Namens BNL: Enno Meijers De projectleider zal maandelijks rapporteren over de voortgang. Projectleider Maaike Napolitano is projectleider. Zij stelt maandelijks een hoofdpuntenrapport op voor de stuurgroep en voert maandelijks overleg met de projectborging. Informatieanalist In de tweede helft van het project zal gebruik worden gemaakt van een informatieanalist (0.4 FTE), die voor de technische ondersteuning (beoordeling van en advies over de technische aspecten zoals beschikbare formaten, gebruikte systemen, technologieën en conversies van metadatastandaarden) zal zorgen. Deze zal afhankelijk van de werkzaamheden worden ingeschakeld via de afdeling I&O van de KB en/of via de afdeling Informatiemanagement van BNL. 4. Projectbeheersing Rapport: Partij: Stuurgroep Projectborging Projectleider Projectvoorstel G G O + D PID G A + T O + D Hoofdpuntenrapport I I O + D Afwijkingsrapport G I O + D Projectissues G I O + D Projecteindrapport G I O + D Legenda: O Opstellen A Adviseren I Ontvangen ter informatie T Toetsen D Distribueren/archiveren G Goedkeuren Versie: 1.0 / Definitief [9/11] Datum:

10 5. Planning Het project is onderverdeeld in 4 fasen: Fase 1: Onderzoeksfase (1 februari maart 2014) - Schrijven van het projectplan - Vaststellen van de scope - Precisering van de aanpak Fase 2: Inventarisatiefase (maart april 2015) - Gerichte inventarisatie bij Plusbibliotheken - Gerichte inventarisatie bij Provinciale Service Organisaties - Gerichte inventarisatie bij Universiteitsbibliotheken - Tussenrapportage in juni met 1 e inventarisatie - Bepaling nadere gerichte inventarisatie n.a.v. tussenrapportage - Projectpromotie - Open inventarisatie naar aanleiding van de gepubliceerde voorlopige inventarisatie - Voltooiing inventarisatie d.m.v. open en nader te bepalen gerichte inventarisatie Fase 3: Adviesfase (april mei 2015) - Advies per collectie - Advies over het geheel - Advies over de eventuele vervolgstappen Fase 4: Projectafsluiting (1 juni augustus 2015) - Aanvraag tot vaststelling projectsubsidie (uiterlijk 30 augustus 2015 indienen) Versie: 1.0 / Definitief [10/11] Datum:

11 Bijlage 1 Project: PMT Projectnummer: 7470 PROJECT Interne opdrachtgever: Mireille Kok Projectleider: Maaike Napolitano Externe financier: Ministerie OC&W Doel: Bijdrage aan de ontwikkeling van het netwerk Duur: t/m (16 mnd) Kosten Totale kosten Personele kosten vaste formatie tijdelijke formatie projectpersoneel uitzendkrachten Totaal personele kosten Materiële kosten reiskosten IT- gerelateerde kosten overige uitbestede werkzaamheden Marketing & communicatie overige materiële kosten Totaal materiële kosten Overhead Totale kosten project Financiering Totale financiering Externe financier KB bijdrage (personeel) KB bijdrage (overig) Totale financiering Versie: 1.0 / Definitief [11/11] Datum: