Projectplan. Ondersteuning implementatie Samenwerkingsverband Duin en Bollenstreek

Transcriptie

1 Projectplan Ondersteuning implementatie Samenwerkingsverband Duin en Bollenstreek Versie 02 Amsterdam, 17 november 2014 J.Dankers/S.Rijnberg

2 1. Projectgegevens 1.1 Gegevens van de klant Het project wordt uitgevoerd voor: Klantnaam: Samenwerkingsverband Duin en Bollenstreek 1.2 Gegevens m.b.t. tijd Het project wordt uitgevoerd met de volgende afspraken m.b.t. tijd: Startdatum: Schooljaar Einddatum: 31 juli 2016 Doorlooptijd: 2 jaar Rapportage: April 2015 input voor ondersteuningsplan. Juni 2015 opbrengst begeleidingstrajecten. 1.3 Contactpersonen bij de klant: De volgende contactpersonen vertegenwoordigen de organisatie van de klant : Naam: Jack Duivenvoorden Tineke Tjalma Rol: Aanspreekpunt voor planning en uitvoering project (operationeel) Aanspreekpunt voor strategisch overleg over totale project 1.4 Interne Gegevens: Het project wordt uitgevoerd door: Projectleider Projectmanager: Betrokken units: Jose Dankers (bestuurlijk, tactisch) Sofie Rijnberg (operationeel) Begeleidingsteam Hello Monday 2. Aanleiding en beginsituatie 2.1 Beschrijving situatie klant Het nieuwe samenwerkingsverband Duin en Bollenstreek heeft de opdracht om met de scholen zo goed mogelijk passend onderwijs te organiseren. Om van passend onderwijs een succes te maken is de inzet nodig van de professionals die dagelijks met kinderen werken. Zij zijn tenslotte in de positie om datgene te doen wat nodig is. Het samenwerkingsverband wil dat de professionals zich verder bekwamen in het handelingsgericht arrangeren en de samenwerking tussen de gezins-en onderwijs kant verder bevorderen en ontwikkelen. Nu de bestuurlijke kaders helder zijn, is het van belang om de professionals te ondersteunen op de nieuwe werkwijze/de nieuwe route. Met de nadruk op verder omdat er de afgelopen tijd door de WSNS verbanden al veel is geïnvesteerd in deskundigheidsbevordering. De samenwerkingsconstellatie van verschillende professionals is nieuw en nog niet eerder op deze wijze ingestoken. De Hello Monday projectplan swv Duin en Bollen Pagina 2

3 ondersteuning zou vooral moeten bestaan uit het versterken van vertrouwen tussen professionals onderling, en het laten ontstaan van de benodigde professionele ruimte. Het gaat daarbij niet alleen om theorie, maar vooral om het vergroten van de (samenwerkings)vaardigheden, praktijkoefening en het ontwikkelen van benodigde competenties, die het samenwerkingsverband verwacht van scholen en hun medewerkers 2.2 Hello Monday Om de scholen hierbij te ondersteunen zet het samenwerkingsverband het project Hello Monday in. Met dit project worden vaardigheden, kennis en attitude ontwikkeld die de basis vormen voor het handelingsgericht arrangeren en daarmee het vormgeven van een passend aanbod voor elk kind. Doelstellingen 2.3 Doelstellingen van het project Het vergroten van de mogelijkheden van de scholen om zelf ondersteuning te organiseren en een eventuele verwijzing voor te bereiden. Het handelingsrepertoire van scholen vergroten; de professionals binnen het ondersteuningsteam werken handelingsgericht. Een werkwijze om een sluitende aanpak te realiseren; hulp wordt door het ondersteuningsteam snel ingezet. Zicht op werkwijze. Een effectieve en kwalitatieve inzet van de onderwijsondersteuners. Bundeling en ontwikkeling van expertise. Scholen maken gebruik van elkaars mogelijkheden. Alle scholen werken met het Groeidocument en OPP. Doelstelling: Inzet: Termijn: Vergroten handelingsrepertoire - begeleidingstraject per school - themabijeenkomsten Schooljaar Werkwijze sluitende aanpak realiseren - terugkoppeling begeleiders HM - terugkoppeling Routebegeleiders Schooljaar Zicht op werkwijze - via begeleiders en evaluaties naar Maart 2015 werkgroep Hello Monday Effectieve werkwijze onderwijsondersteuners - bijeenkomsten met onderwijsondersteuners - evaluatie met werkeenheden Sept, nov, maart Ontwikkeling van expertise Scholen delen elkaars expertise/ mogelijkheden Gebruik Groeidocument en OPP 2.4 Doelgroepen - thema bijeenkomsten - begeleiding per school - bijeenkomsten werkeenheden - werkeenheden - thema bijeenkomsten - begeleidingstrajecten - inzet Routebegeleiders Schooljaar Maart 2015 Hello Monday projectplan swv Duin en Bollen Pagina 3

4 Doelgroepen Scholen (Directie en IB) Werkeenheden Onderwijsondersteuners Onderwijsspecialisten Werkgroep Hello Monday Inzet: Begeleidingstraject per school, thema bijeenkomsten 4 centrale bijeenkomsten, evt. ondersteuning decentraal 3 bijeenkomsten waarvan 1 met scholen Overleg (2) met projectleiding Hello Monday over ervaringen 4 bijeenkomsten De doelgroep kenmerkt zich door: De scholen binnen het samenwerkingsverband verschillen sterk op het gebied van: o Implementatie HGW o Ontwikkeling van de ondersteuningsstructuur o Niveau van basisniveau o Behoefte aan ondersteuning Werkeenheden zijn door het swv ingedeeld. Voor sommige gebieden wordt het samenwerken in deze eenheden bemoeilijkt door de (concurrentie) positie die zij ten opzichte van elkaar hebben. Onderwijsspecialisten hebben een nieuwe functie binnen het werkgebied waar zij eerder ook werkzaamheden hebben verricht. De functie van onderwijsspecialist is ook voor de scholen nieuw. Schooljaar is het jaar waarin deze functie in de praktijk gestalte moet krijgen. De onderwijsondersteuners zijn aangesteld bij drie verschillende organisaties. Als team zullen zij de scholen gaan ondersteunen bij het effectief bieden van de gewenste ondersteuning. Werkgroep Hello Monday bestaat uit professionals vanuit de verschillende gebieden (scholen, CJG, ouders, routebegeleiders). Zij hebben allemaal te maken met de implementatie van de werkwijze binnen het nieuwe samenwerkingsverband. 2.5 Opbrengsten Tijdens en na het project worden de volgende zaken opgeleverd (bijv. rapportage): Kopij voor in de nieuwsbrief van het swv naar aanleiding van bijeenkomsten. Delen van goede voorbeelden, vragen en oplossingen. Input/ advies via werkgroep Hello Monday voor het ondersteuningsplan van het swv. Eindrapportage begeleidingstrajecten Hello Monday. Deze vormt samen met de kengetallen van het swv de evaluatie van het implementatiejaar. 2.6 Mijlpalen en tijdsplanning Voor de realisatie van dit project, zijn de volgende mijlpalen en de volgende fasering van belang: Mijlpaal: Datum / Deadline: 1e evaluatie met de scholen, werken in werkeenheden, inzet 24 of 25 november schoolondersteuners, inzet HM begeleiders. Advies aan swv: input voor nieuwe ondersteuningsplan. Op basis April 2015 van bijeenkomst maart: onderwijsondersteuners en werkeenheden. Opbrengst ondersteuningstraject/ evaluatie schooljaar Juni 2015 Hello Monday projectplan swv Duin en Bollen Pagina 4

5 Oplossing Werkwijze 2.7 Methodische aanpak Voor dit project maken we gebruik van de volgende aanpak: Aansluiten bij de behoefte van scholen voor de versterking van de werkwijze op school. Afstemming tussen begeleidingstrajecten op de scholen een de themabijeenkomsten binnen het swv. Verbinding leggen tussen theorie en praktijk: ophalen van signalen vanuit scholen en het collegiale netwerk en vertalen naar vragen/ adviezen voor het MT en/of projectgroep van het samenwerkingsverband. Bij de aanpak van Hello Monday staat de professional centraal, het bieden van ondersteuning om optimaal te kunnen doen wat nodig is. Daarbij gaat het over handelingsgericht denken en werken (procesgericht en transparant) samen met ouders en leerlingen, samenwerking met het collegiale netwerk. 2.8 Procesbeschrijving Het proces voor uitvoering van deze opdracht ziet er als volgt uit: 1. Met elke school wordt een intakegesprek gevoerd. Dit geeft een beeld van de werkwijze tot nu toe en de behoefte aan ondersteuning bij het versterken van de (nieuwe) werkwijze zoals die binnen het swv is afgesproken. 2. Met elke school die daar behoefte aan heeft wordt een begeleidingstraject op maat afgesproken. Dit traject kan qua inhoud en omvang verschillen. Per school is er (naast de intake) 20 uur beschikbaar. Deze uren kunnen desgewenst op het niveau van de werkeenheid worden ingezet. 3. Signalen die begeleiders opvangen worden besproken in de werkgroep. De leden van de werkgroep delen hun ervaringen met elkaar. Doel is om zo te komen tot adviezen aan de projectgroep en MT van het samenwerkingsverband. 4. Medio maart wordt er een bijeenkomst georganiseerd waar alle Hello Monday begeleiders van de scholen hun ervaringen delen met de klant. 2.9 Communicatie Voor de communicatie met de klant zijn de volgende afspraken gemaakt: Tweewekelijks voortgangsgesprek ( Jack Duivenvoorden, Sofie Rijnberg) Driewekelijks afstemmingsgesprek ( Tineke Tjalma, Jose Dankers) Overleg met managementteam 5 x Uitvoeringsteam in gesprek met de klant 2.10 Rapportage Aangaande de rapportage zijn de volgende afspraken gemaakt: Rapportage intakegesprek september 2014 Rapportage input ondersteuningsplan april 2015 Eindrapportage begeleiding op scholen juni 2015 Verslaglegging werkgroep Hello Monday Hello Monday projectplan swv Duin en Bollen Pagina 5

6 3. Activiteiten en uren 3.1 Activiteiten en uren Activiteiten en uren schooljaar 2014/2015 Begeleiding scholen: Intakegesprekken met directie en IB van 43 scholen (inzet 2,5 uur per 108 gesprek) Begeleiding/ondersteuning van de (68) basisscholen. Voorbereiding van en reflectie op ondersteuningsteams (in totaal 20 uur per school inclusief reistijd, voorbereiding en verslaglegging). Deze uren kunnen ook op het niveau van de werkeenheid worden ingezet. Uitvoering themabijeenkomsten (5x3, incl inhuur externen) 60 Projectleiding: Ondersteuning implementatie door projectleiding 360 (8 uur per week tot 1 augustus 2015 (45 weken) (centrale bijeenkomsten werkeenheden, onderwijsondersteuners, overleg met onderwijsspecialisten, routebegeleiders, voortgangs/adviesgesprekken met managers, kopij nieuwsbrieven dag met besturen, gesprek met SBO, overleg MT, intern overleg uitvoerders) Voorbereiding deelname en verslaglegging werkgroep Hello Monday 16 (4x4 uur) Schrijven voortgangsrapportage, producten werkgroep HM en 32 eindnotitie Afstemming en voorbereiding themabijeenkomsten 20 Projectondersteuning (t.b.v. organisatie & planning (1 uur per school in ) 70 Subtotaal scholing & training (Inschool academie) 1528 Subtotaal projectleiding (OOG) 428 Subtotaal projectondersteuning (OOG) Alleen de gerealiseerde uren worden in rekening gebracht. Op het moment de verwachting is dat er meer uren nodig zijn dan in het projectplan is opgenomen zal de projectleiding hierover contact op nemen. 3.2 Toelichting Professionalisering via 3 sporen Het professionaliseringtraject Hello Monday kent drie sporen: 1. Begeleiding van de reguliere basisscholen De basis van het professionaliseringstraject is begeleiding van de scholen bij de nieuwe manier van het organiseren van ondersteuning voor leerlingen. Uitgangspunt hierbij is het aansluiten bij de (ondersteunings)behoefte van scholen. Het voorstel gaat uit van een intakegesprek met elke school en het bijwonen van 4 ondersteuningsteams per school. In de praktijk blijken de behoeftes van scholen divers. Er zijn scholen die al een planning voor de vergaderingen met het ondersteuningsteam hebben en ook duidelijke ondersteuningsvragen ten behoeve van de verbetering van dit overleg. Andere scholen zijn nog zoekende. Het voorstel is om de ondersteuning van de Hello Monday begeleiders zo flexibel mogelijk in te zetten. Met elke school wordt een intakegesprek gevoerd, het vervolg hangt af van de vraag van de school. De Hello Monday projectplan swv Duin en Bollen Pagina 6

7 begeleiders gaan uit van maximaal 20 uur ondersteuning per school. In november zullen we de inzet van de Hello Monday begeleiders evalueren en kijken hoe uren eventueel anders ingezet kunnen worden; bv. herverdeling over scholen, ondersteuning van de werkeenheid, workshops tijdens (thema) bijeenkomsten/ binnen werkeenheden. - Themabijeenkomsten Er worden vijf themabijeenkomsten georganiseerd. Elke bijeenkomst wordt drie keer gegeven om alle scholen in de gelegenheid te stellen er aan deel te nemen. - Centrale bijeenkomsten werkeenheden De scholen zijn ingedeeld in werkeenheden. Voor deze werkeenheden worden op centraal niveau dit schooljaar 4 bijeenkomsten georganiseerd. Naast een startbijeenkomst, wordt het werken in werkeenheden twee keer geëvalueerd. De opbrengsten van deze bijeenkomsten dienen als input voor de werkgroep Hello Monday en het samenwerkingsverband te verwerken in het nieuwe ondersteuningsplan. 2. Inzet voor de ondersteuners van de scholen Binnen samenwerkingsverband Duin en Bollenstreek zijn er verschillende vormen van ondersteuning voor leerlingen en/of groepen beschikbaar, ook wel het aanbod. Met de invoering van passend onderwijs is (ook) de positie en werkwijze van deze professionals veranderd. De inzet van deze ondersteuners is mede bepalend voor het succes van de nieuwe werkwijze binnen het samenwerkingsverband. - Onderwijsondersteuners De onderwijsondersteuners werken vanuit verschillende organisaties op de scholen van het samenwerkingsverband. Ze zijn afhankelijk van de vragen die door de scholen/ werkeenheden worden gesteld. Om van deze onderwijsondersteuners een professional team te maken, ze te informeren en de gelegenheid te geven uit te wisselen, worden (in ieder geval) twee bijeenkomsten georganiseerd (start en 1 e evaluatie). - Onderwijsspecialisten Het samenwerkingsverband gaat werken met onderwijsspecialisten. Dit is een nieuwe functie. Voor de drie specialisten is de invulling van deze functie een zoektocht; de verwachtingen van scholen, kader van het samenwerkingsverband en de onderlinge samenwerking. Er wordt twee keer een afstemmingsoverleg tussen de routebegeleiders, onderwijsspecialisten en de projectleiding van Hello Monday georganiseerd. - Het SBO In de eerdere planning waren de scholen voor speciaal basisonderwijs nog niet mee genomen in het professionaliseringstraject. Ook deze drie scholen moeten handelingsgericht arrangeren, werken met het groeidocument en een toelaatbaarheidsverklaring aanvragen. Aan deze scholen wordt een begeleider van Hello Monday gekoppeld. Daarnaast staat het SBO voor de uitdaging de flexibele ruimte te pakken. Van deze scholen wordt met de invoering van passend onderwijs andere antwoorden verwacht (flexibele plaatsing, arrangementen, terugplaatsing ed.). Het samenwerkingsverband organiseert samen met de projectleider Hello Monday een bijeenkomst over de nieuwe opdracht. 3. Werkgroep Hello Monday en projectleiding De werkgroep Hello Monday heeft tot doel signalen, vragen en goede voorbeelden te verzamelen en het projectteam van het samenwerkingsverband van gevraagd en ongevraagd advies te voorzien. De werkgroep komt in schooljaar vier keer bijeen. De leden van de werkgroep hebben aangegeven buiten deze bijeenkomsten verder niet veel tijd te hebben voor het uitwerken van onderdelen. Hier zal dus een taak liggen voor de projectleiding Hello Monday. De projectleider Hello Monday heeft een adviserende functie voor het MT van het samenwerkingsverband. Gedurende het jaar zal 5 keer aangesloten worden bij het managementteamoverleg. In een eerder voorstel stond een train de trainer gepland voor dit schooljaar. Aangezien het op dit moment nog niet duidelijk is voor welke professionals deze gaan volgen is het voorstel deze (4) bijeenkomsten voor volgend schooljaar in te plannen. Hello Monday projectplan swv Duin en Bollen Pagina 7

8 Evaluatie De studiedag van 10 juni staat in het teken van de resultaten van het eerste jaar. Vooraf worden de scholen schriftelijk gevraagd de vragen van het intakegesprek van Hello Monday nogmaals te beantwoorden. De resultaten hiervan en de monitor gegevens (nav Groeidocument) geven een beeld van de implementatie van de nieuwe werkwijze binnen het samenwerkingsverband. Deze bevindingen worden in een evaluatieverslag verwerkt. Hello Monday projectplan swv Duin en Bollen Pagina 8