Integriteitscode de Woonmensen

Transcriptie

1 Integriteitscode de Woonmensen

2 1. Inleiding Deze code is bedoeld om alle medewerkers van de Woonmensen bewuster te maken van integer handelen. Wat kan er wel en wat kan er niet? Hoe behoor je je te gedragen en hoe niet? Dit zijn allemaal vragen die in onze dagelijkse werkzaamheden naar voren komen. Wij vinden het als organisatie dan ook belangrijk dat we samen afspreken waar we ons aan houden. Dat schept zowel duidelijkheid voor onszelf, maar ook voor de klanten en leveranciers waar wij contacten mee hebben. Wij zijn een maatschappelijke onderneming, dit verplicht ons om zorgvuldig en transparant te handelen. De Woonmensen heeft een maatschappelijke voorbeeldfunctie. Het is daarom belangrijk om kritisch op onszelf te zijn. Bij veel gedragingen moeten we dan ook nagaan of we nog wel volgens deze integriteitscode handelen. Dit is een gemeenschappelijk belang van de Woonmensen en het is belangrijk dat wij elkaar daarin ondersteunen! Bij ons bestaat daarom op het gebied van integriteitsbeleid de behoefte om enkele uitgangspunten, richtlijnen en gedragsregels vast te leggen. Ondanks deze integriteitscode zal er altijd een grijs gebied blijven bestaan. In die gevallen blijft het je eigen verantwoordelijkheid om de juiste keuze te maken. Daarom is deze gedragscode geen zakelijke opsomming wat wel en niet mag en kan. Het is vooral een handvat op basis waarvan je zelf je beslissingen moet nemen en kan toetsen. Deze integriteitscode is een openbaar document. Wij willen op de inhoud te allen tijde aanspreekbaar zijn. Bewoners, cliënten, woningzoekenden, externe relaties en andere belanghebbenden kunnen de code inzien op de website: Wij vinden het belangrijk dat alle betrokkenen zich aan deze code conformeren. Er is vastgelegd wat kan en niet kan, en wat mag en niet mag. Dit onder het motto: Bij twijfel geldt, overleg altijd met je leidinggevende! 2. Voor wie is deze gedragscode bedoeld? De gedragscode geldt voor iedereen die in naam van de Woonmensen in actie komt. Dus niet alleen voor de medewerkers, directie, bestuursleden en commissarissen van de Woonmensen, maar ook voor externe relaties. Dat kunnen bedrijven of instanties zijn die werken voor de Woonmensen of optreden namens of in opdracht van de Woonmensen. Wij vinden het noodzakelijk dat alle betrokkenen zich conformeren aan deze integriteitscode. 3. Externe Gedragslijnen Geschenken en giften Medewerkers zullen bij het aannemen van persoonlijke giften integer gedrag ten toon spreiden. Medewerkers nemen geen geschenken of giften in geld of natura aan. Dit geldt ook voor kerstpakketten. Op deze regel gelden slechts twee uitzonderingen: Ten eerste als het giften of geschenken betreffen die aan de Woonmensen worden gedaan in het algemeen belang. Denk aan erfenissen en legaten, die toevloeien aan de algemene middelen van de Woonmensen, en aan geschenken die direct ten goede komen aan de woon- en/of leefomgeving in wijken, buurten, straten waar de Woonmensen bezit heeft. Dit geldt ook voor giften in de zorg die het algemeen belang dienen. Het MT besluit of een dergelijke gift wordt geaccepteerd en beslist over de keuze van de bestemming. De tweede uitzondering betreft geschenken met een waarde onder de 50,- (prijspeil 2009) en met een alledaags karakter (bijvoorbeeld een bos bloemen). Het is echter verboden om deze zaken aan te nemen van een relatie waarmee op dat moment wordt gesproken of onderhandeld over opdrachtverlening. Maak altijd melding van ontvangen of aangeboden persoonlijke geschenken of giften bij je direct leidinggevende. Ook van geschenken die vallen onder de uitzonderingen. Valt het geschenk niet onder de uitzonderingen, dan moet het geweigerd of geretourneerd worden. Integriteitscode de Woonmensen, definitieve versie november

3 Geschenken die op het privéadres worden bezorgd, worden te allen tijde geweigerd (of retour gezonden), ook als deze een waarde hebben van minder dan 50,- (prijspeil 2009). Maak van een dergelijk voorval altijd melding bij de directeur, ook als de waarde van het geschenk onder de 50,- (prijspeil 2009) ligt. De directeur bericht dan de gever, dat schenkingen op privéadressen in geen geval zijn toegestaan. Medewerkers, die in het kader van hun functie een lezing, presentatie of iets dergelijks houden en hiervoor een waardebon of geschenk ontvangen, mogen deze behouden mits de waarde ervan de 50,- (prijspeil 2009) niet overstijgt. Is de (geldelijke) beloning hoger dan 50,- (prijspeil 2009), dan vloeit dat totaalbedrag in de kas van de Woonmensen. Daar staat in dat geval tegenover, dat de met de inbreng van de medewerker gemoeide kosten, voor rekening van de Woonmensen komen. Lunches en diners Bij uitnodigingen voor lunches en diners geldt een aantal vuistregels: Vraag je altijd af of het informele contact noodzakelijk is. De onafhankelijkheid dient gewaarborgd te zijn en de uitnodiging wordt altijd vooraf gemeld bij de leidinggevende. Lunches en diners op uitnodiging worden veelal bekostigd door derden. Van deze regel wordt afgeweken als betrokkene zich bezwaard voelt. De dan gemaakte kosten kunnen conform de geldende regels bij de Woonmensen worden gedeclareerd. Uitnodigingen en recepties Met uitnodigingen, recepties, relatiedagen moet transparant worden omgegaan: Je beoordeelt of een uitnodiging relevant is voor de Woonmensen. Je bespreekt alle uitnodigingen met je leidinggevende. Je neemt je verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recepties en etentjes waarbij alcoholische dranken worden geschonken. Zorg dat je je professioneel en verantwoord op blijft stellen en de goede naam en het imago van de Woonmensen niet beschadigt. Scheiding zaak en privé In principe is je privéleven buiten de Woonmensen je eigen zaak, waar de Woonmensen niets mee te maken heeft. In dit stuk worden een aantal situaties geschetst waar je privéleven en de Woonmensen met elkaar in conflict kunnen komen door tegengestelde belangen in verschillende rollen. De Woonmensen verwacht van iedere medewerker dat zij privé niets doen waarvan duidelijk is dat het de belangen van de Woonmensen zal schaden. Hierbij zal wel een relatie moeten bestaan met je functie binnen de Woonmensen; hoe meer bevoegdheden en verantwoordelijkheden je binnen de Woonmensen hebt, met des te meer aspecten je privé soms rekening moet houden. Het gebruik van de Woonmensen eigendommen voor privédoeleinden is slechts beperkt toegestaan, inclusief privégebruik van zakelijke - en internetfaciliteiten. Met het gebruik van de zakelijke mobiele telefoon voor privédoeleinden dient terughoudendheid betracht te worden. Het uitoefenen van bedrijfsmatige activiteiten voor eigen rekening of voor rekening van een derde met behulp van eigendommen van de Woonmensen, is uiteraard in het geheel niet toegestaan. Daarnaast is het niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie, vrienden en bekenden voorrang te bepleiten en/of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van of door de Woonmensen betreft, inclusief de toewijzing van woningen. Hetzelfde geldt voor diensten van derden. Indien medewerkers voor privédoeleinden gebruik maken van de diensten van een bedrijf of instelling, waarmee de Woonmensen zakelijke bindingen heeft, wordt hierover openheid betracht jegens de direct leidinggevende. Er is een aantal bedrijven die in privésfeer korting verlenen aan medewerkers van de Woonmensen. Deze korting is voor alle medewerkers gelijk. Elk bedrijf wat korting verleent, brengen we op de hoogte van onze integriteitscode. De afdeling P&O houdt een lijst bij met bedrijven die korting verlenen en zorgt dat alle medewerkers van deze korting op de hoogte zijn. De korting wordt rechtstreeks met het bedrijf verrekend en niet via de salarisadministratie. Heb je vrienden, familie of directe bekenden die klant zijn bij de Woonmensen dan is het belangrijk om iedere schijn van vooringenomenheid of belangenverstrengeling te vermijden. Zorg ervoor dat je geen zaken behandelt waarbij vrienden, familie of directe bekenden zijn Integriteitscode de Woonmensen, definitieve versie november

4 betrokken. Mocht dit niet lukken, zorg er dan voor dat hierbij altijd een collega of je leidinggevende aanwezig is. Medewerkers vervullen geen nevenfuncties die in strijd (kunnen) zijn met de belangen van de Woonmensen. Nevenfuncties worden altijd gemeld bij het bestuur. Bestuurlijke nevenfuncties (ook onbezoldigd) kunnen leiden tot tegenstrijdige belangen. Daarom dienen deze vooraf bij het bestuur gemeld te worden. Dat kan leiden tot het terugtreden van de medewerker van de Woonmensen uit de (bestuurlijke) nevenfunctie. Voor medewerkers die ook huurder zijn bij de Woonmensen gelden uiteraard dezelfde rechten en plichten als voor de andere huurders. Publiceren over het werk Het is niet de bedoeling dat alle bedrijfsinformatie en informatie over onze cliënten, huurders, relaties en collega s publiekelijk op sociale (netwerk)sites komt te staan. Denk bijvoorbeeld aan Hyves, Twitter, Youtube, Facebook, Linked-In, MySpace, etc. Uiteraard heeft iedereen het recht om zijn eigen mening te uiten, maar hier zijn wel grenzen aan verbonden. Dit geldt ook voor zogenaamde afgeschermde sites (bijvoorbeeld Hyves waar alleen vrienden de berichten kunnen lezen). De Woonmensen verwacht daarom dat je rekening houdt met haar belangen als werkgever. Daarnaast moeten respect voor het werk en de collega s, openheid en de eigen verantwoordelijkheid van de werknemer centraal staan. Om deze reden heeft de Woonmensen enkele Do s and Don ts opgesteld. Do s Don ts Maak duidelijk vanuit welke rol je spreekt. Gaat het om je persoonlijke mening of spreek je vanuit je rol als werknemer binnen het bedrijf? Indien je vanuit je functie spreekt: Maak je bronnen kenbaar. Geef fouten toe. Bied excuses aan wanneer nodig. Spreek met respect over andere culturen. Respecteer copyright. Gebruik geen logo s, beeldmateriaal, teksten of muziek zonder toestemming. Controleer de reacties op je blog en zorg ervoor dat ze net zo correct en respectvol zijn als je eigen bijdrage. Spreek te allen tijde de waarheid. Publiceer geen bedrijfsgevoelige informatie. Plaats geen dingen waardoor jij of anderen in verlegenheid kunnen worden gebracht. Citeer geen collega s en gebruik nooit materiaal dat van hen is. Noem geen namen zonder die persoon daarvan op de hoogte te stellen Praat niet negatief over anderen Plaats geen vulgair materiaal. Zoek geen ruzie. Woordvoerderschap Contacten met de pers lopen altijd in eerste instantie via de afdeling PR & communicatie. Zij zijn altijd eerste contactpersoon en staan of zelf de pers te woord of schakelen een woordvoerder in. Wie die woordvoerder is, is afhankelijk van het onderwerp. Verder maken we onderscheid tussen gevraagd en ongevraagd perscontact. Gevraagd perscontact Als de Woonmensen media-aandacht wil om een bepaald onderwerp onder de aandacht te brengen, dan wordt er een persbericht geschreven. De persberichten worden altijd geschreven door een medewerker van de afdeling PR & communicatie. Wil je media-aandacht voor een bepaald onderwerp, overleg dit dan met die afdeling. Neem nooit op eigen initiatief contact op met de pers. Ongevraagd perscontact Soms neemt de pers contact met ons op. Dit kan schriftelijk, maar gebeurt meestal telefonisch. Sta in geen geval zelf de pers te woord, maar verbind deze telefoontjes altijd door naar de afdeling Integriteitscode de Woonmensen, definitieve versie november

5 PR & communicatie. Als dit niet lukt, maak je een terugbelafspraak. Bij afwezigheid van een communicatiemedewerker of de unitleider, kun je terecht bij de directeur/bestuurder of een lid van het managementteam van de Woonmensen. Nogmaals, ga nooit zelf in gesprek met de journalist. Waarom is dit belangrijk Wanneer jij zelf pers te woord staat, komen jouw woorden in de media terecht als reactie van de Woonmensen. Deze mening kan echter afwijkend zijn van de officiële reactie van de Woonmensen. Je kunt je voorstellen dat directie en management niet geconfronteerd willen worden met uitspraken in de media waar ze niet van op de hoogte zijn of die niet passen in de beleidsvisie van de Woonmensen. Bewandel dus altijd de weg via PR & communicatie. 4. Interne Gedragslijnen Privé zaken regelen in werktijd Privé zaken hoor je voornamelijk te regelen in je eigen tijd. Toch kan het wel eens nodig zijn om overdag een dringend telefoontje te plegen of een fax, enzovoort te versturen. Uiteraard is dit in bepaalde situaties toegestaan. Wel is het de bedoeling dat hier bewust, open en verantwoord mee om wordt gegaan. Gebruik kantoorartikelen Alle kantoorartikelen (pennen, scharen, plakband, notitieblokken etc.) zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik. Alleen als je buiten kantooruren thuis of elders werk verricht ten behoeve van de Woonmensen, mag je daarvoor materiaal van de Woonmensen gebruiken. Gedrag op kantoor Als medewerkers van de Woonmensen zijn we ons ervan bewust dat we werkzaamheden verrichten in het belang van de maatschappelijke functie van de Woonmensen in het algemeen, en van de klanten in het bijzonder. Daarmee houden we rekening. Dat betekent dat we ons professioneel gedragen, kleden, verbaal en non-verbaal uiten en dergelijke. In het bijzonder wordt over de huurders/klanten en de collega s van de Woonmensen altijd respectvol gesproken, ongeacht hun afkomst, taal, religie of gedragingen. Buiten werktijd spreken en gedragen de medewerkers zich te allen tijde met respect jegens de Woonmensen, haar klanten, medewerkers en overige relaties. Elke verbale of non-verbale uiting die ook maar enigszins een discriminerend of seksistisch karakter heeft, is uit den boze. Werk je in of om de woning van een huurder of cliënt, gedraag je dan professioneel en als een goed huisvader. Rommel die noodzakelijkerwijs wordt veroorzaakt, ruim je op, ook als de werkzaamheden slechts tijdelijk worden onderbroken. Afval en restmaterialen worden op de juiste wijze afgevoerd. Eventuele schade aan eigendommen van derden wordt door de veroorzaker altijd gemeld aan de eigenaar en de direct leidinggevende. Als de Woonmensen zijn we in principe verantwoordelijk voor herstel of vergoeding van die schade aan de eigenaar, ongeacht of deze vervolgens door enigerlei verzekering wordt gedekt. Behandel bezoekers van alle locaties van de Woonmensen als gasten. Zorg ervoor dat bezoekers op een centraal punt worden opgevangen en loop na afloop van het bezoek mee naar de uitgang. Dit voorkomt dat bezoekers gaan dwalen door het gebouw. Alle locaties van de Woonmensen zijn rookvrij. Er mag alleen nog gerookt worden in daarvoor bestemde ruimtes. Roken nabij de ingang, is niet toegestaan. In het verlengde daarvan is het medewerkers niet toegestaan om te roken in andere bedrijfsgebouwen van de Woonmensen of in woningen van de Woonmensen. Werkplek De medewerkers van de Woonmensen zijn verantwoordelijk voor al wat zich in en om hun werkplek afspeelt. Voor werkplekken binnen het kantoor en in de bedrijfswagens gelden regels van clean desk. Dat wil zeggen, dat deze werkplekken steeds na afloop van de werkdag opgeruimd worden achtergelaten. In geen geval is, na beëindiging van de werkdag, dan wel in geval van tijdelijke afwezigheid van de werkplek, vertrouwelijke informatie opgeslagen of opgeborgen op plekken die voor onbevoegden toegankelijk zijn. Integriteitscode de Woonmensen, definitieve versie november

6 Je werkplek is geen persoonlijk eigendom. Dus zorg ervoor dat deze ook door anderen gebruikt kan worden. Daar staat tegenover, dat het alleszins is toegestaan, dat werkruimtes en werkplekken, die in het algemeen niet voor bezoekers toegankelijk zijn, binnen redelijke grenzen naar eigen smaak worden ingericht. Uiteraard wordt daarbij beschadiging van eigendommen van de Woonmensen vermeden. De medewerkers van de Woonmensen zijn er verantwoordelijk voor, dat niemand dan zijzelf toegang hebben tot gedigitaliseerde informatie, middels de aan hen verstrekte persoonlijke toegangsautorisatie. Het gebruik maken van de autorisatie van anderen is niet toegestaan. Toegangscodes en wachtwoorden zijn persoonlijk en worden nimmer uit handen gegeven aan collega s of derden. Op tijdelijk verlaten werkplekken dient aanwezige computerapparatuur te zijn uitgelogd, dan wel te zijn vergrendeld. Informatie Ga zorgvuldig om met de informatie waarover je uit hoofde van je functie beschikt. Dat betekent, dat oneigenlijk gebruik van die kennis niet is toegestaan. Bij het hanteren van die kennis worden bovendien de normale privacyregels in acht genomen. Medewerkers houden geen informatie achter die in het belang van de Woonmensen is. Als deze geheim of vertrouwelijk is, dan vraagt dat om een integere afweging van alle belangen. Beschik je uit andere bronnen over informatie die je niet kenbaar mag maken, meld dat feit dan bij je direct leidinggevende. Dan kan eventueel besloten worden je tijdelijk van de betreffende zaak af te halen. Medewerkers moeten zorgen dat informatie over de Woonmensen deugdelijk wordt bewaard. Onbevoegden mogen er geen kennis van kunnen nemen. Uitgaven en declaraties Onkosten die je maakt in het kader van het uitoefenen van je functie, worden vergoed volgens bestaande regelingen en richtlijnen. Desgevraagd dient de hoogte en de functionaliteit te worden onderbouwd. In alle gevallen geldt het doelmatigheid- en soberheidcriterium. Medewerkers declareren geen kosten, die reeds op andere wijze worden vergoed (door de Woonmensen of door derden). Gemaakte kosten worden gedeclareerd binnen één maand na de datum waarop ze zijn gemaakt, onder overlegging van deugdelijke betalingsbewijzen. Eventueel verstrekte voorschotten worden eveneens binnen een maand afgerekend, onder overlegging van deugdelijke betalingsbewijzen. Voorschotten en declaraties worden uitbetaald, nadat deze zijn gefiatteerd door de direct leidinggevende. 5. Melding van overtredingen Wanneer een medewerker op de hoogte is van overtredingen van de integriteitscode door andere medewerkers van de Woonmensen, dan is het uitgangspunt dat de medewerkers elkaar hierop aanspreken. Mocht dit niet tot een oplossing leiden, dan kan de overtreding gemeld worden bij de leidinggevende of indien gewenst bij de vertrouwenspersoon. Uitlokking tot overtreding moet eveneens worden gemeld. De melding wordt vertrouwelijk behandeld en privacy wordt gegarandeerd. Ingeval de overtreding van deze code het bestuur betreft, dan wordt dit gemeld bij de vertrouwenspersoon. De Woonmensen heeft voor het melden van overtredingen een speciale klokkenluidersregeling opgesteld. 6. Sancties Een stelsel van gedragsregels is pas compleet als ook duidelijk is wat de gevolgen kunnen zijn van het niet naleven van deze regels. Wie de vastgestelde gedragsregels niet nakomt, zal daarop in eerste instantie door zijn of haar collega s worden aangesproken. Indien dit niet tot een oplossing leidt, zal de leidinggevende actie ondernemen. Er is geen uitputtende lijst te geven van welke straf bij welke misdraging moet worden opgelegd. De leidinggevende kan op basis van de aard en de ernst van de overtreding tot de volgende maatregelen komen: Integriteitscode de Woonmensen, definitieve versie november

7 de leidinggevende kan de medewerker een mondelinge waarschuwing geven en of berispen; de leidinggevende laat een melding hiervan maken en aantekening maken in het personeelsdossier; het ontvangen voordeel wordt teruggegeven aan de persoon of organisatie waarvan het ontvangen is; de leidinggevende kan de kwestie melden aan de directeur, waarna deze de medewerker een schriftelijke waarschuwing zal geven met een aantekening in het personeelsdossier; de leidinggevende kan besluiten tot het starten van een disfunctioneringsprocedure: zo n procedure kan eventueel leiden tot ontslag; de directeur kan de medewerker op staande voet ontslaan bij diefstal en/ of fraude. 7. Tot slot Integriteit is primair een persoonlijke zaak. Ga bij jezelf na of je je denken en doen kunt verantwoorden. Op een manier die past bij een moderne woon- zorgorganisatie die met beide benen midden in de samenleving staat. Maatschappelijk verantwoordelijk handelen staat centraal. Deze integriteitscode treedt in werking vanaf 1 januari Integriteitscode de Woonmensen, definitieve versie november