MAKING BUSINESS BETTER

Transcriptie

1 MAKING BUSINESS BETTER Peter De Hondt Business Process Consultant Canon BE EXCEPTIONAL

2 Massa s papieren informatie, maar wat doen we ermee.

3 Digitaliseren is een (groot) deel van de oplossing, en daarna?

4 Wist u dat......ongeveer 80% van de informatie binnen een organisatie elektronisch beschikaar is, en dat slechts 20% daarvan in een digitaal archief wordt bewaard? Bron: Quocirca - Big data big problems, or massive opportunities? Mei 2012

5 Evolutie informatie delen en verkrijgen Age of the internet Age of social media Age of the apps Age of information

6 IM realiteit : de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon enterprise content management, Business Process Management, Customer Experience management, Business Intelligence, document management,

7 E - Documenten Burger E-Documents Inkomend Uitgaand Papieren Documenten Uw Leveranciers Papieren Documenten Information Management & Document Life Cycle Management Canon Business Services Hardware Solutions Software Solutions Services

8 Verschillende elementen van de totale oplossing Scan Beeld Creatie Capteer Capteren van Documenten Process Document Classificatie, Data Extractie Deliver Document, Content,Process Management Output Document, Security, Accounting een aparte oplossing voor elke onderdeel maakt het geheel

9 Digitaliseren van documenten Geïntegreerde oplossing Scan Beeld Creatie Capture Document Capture Process Document Classification, Data Extraction Deliver Document, Content,Process Management Output Document, Security, Accounting Hardware maakt een beeld document Mobile scanning multifunctionals High speed scanners 9

10 Begin van processautomatisatie Geïntegreerde oplossing Scan Capture Process Deliver Output Image Creation Capteren van Documenten Document Classification, Data Extraction Document, Content,Process Management Document, Security, Accounting Software maakt beelden/documenten klaar om te verwerken Digitaal doc Web/Cloud Mobiel/Tablet Papier

11 automatiseer de business critical data Geïntegreerde oplossing Scan Capture Process Deliver Output Image Creation Document Capture Document Classificatie, Data Extractie Document, Content,Process Management Document, Security, Accounting Document services (verrijk uw data) Herkenning Indexering Classificatie Extractie Conversie Compressie 11

12 Naar verdere Informatie verwerking/workflow Geïntegreerde oplossing Scan Capture Process Deliver Output Image Creation Document Capture Document Classification, Data Extraction Document, Content,Process Management Document, Security, Accounting Document, inhoud, Proces Management Aanleveren als input voor verdere verwerking via workflow en/of business system (erp) Bewaren als output in een business system 12

13 Integrated solutions Geïntegreerde oplossing Optimaliseer uw MFP Scan Capture Process Deliver Output Image Creation Document Capture Document Classification, Data Extraction Document, Content,Process Management Document, Security, Accounting Totaal output management Authenticatie Veilig printen Rapporten verrekenen workflow omleiden scannen 13

14 De basis Documenten bestaan in elk Gemeentebestuur De gegevens die deze documenten bevatten zijn cruciaal voor verdere werkprocessen. De werkprocessen om de gegevens te verwerken verschillen van organisatie tot organisatie

15 Canon Business Solutions Digitale Mailroom you can

16 Mailroom: het overzicht Afzender Kanalen Mailroom Bedrijf Bestelling klant Correspondentie Factuur leverancier Contract Verzekeringspolis HR-brief Postdienst Fax Koerier Sales Director Finance Manager HR afdeling Customer Service Aankoop CEO Digital Mailroom Uitdagingen Het proces perfectioneren Canon's oplossing Onze hulp Return on Investment

17 Uitdagingen bij postverwerking Home Meerdere indelingen Ontvanger identificeren Fysieke verspreiding Lezen Classificatie veiligheidsniveau Ontvangen post Vastleggen & sorteren Verspreiden Actie ontvanger Archiveren Meerdere locaties Inhoud begrijpen Traceren Beantwoorden Documenten opslaan Postvoorbereiding Post sorteren Toegang ontvanger Uitwisselen & delegeren Zoeken & toegang tot post Digital Mailroom Uitdagingen Het proces perfectioneren Canon's oplossing Onze hulp Return on Investment

18 Uitdagingen bij postverwerking - ontvangen post Home Ontvangen post Vastleggen & sorteren Verspreiden Actie ontvanger Archiveren Verschillende documenten Verschillende typen Talloze lay-outs Meerdere locaties Verschillende bronnen Zoekgeraakte post Post sorteren Tijdrovend Vertrouwelijkheidskwesties "Slechts 20% van de organisaties scant meer dan de helft van hun inkomende post" AIIM, 2012 Oplossing Digital Mailroom Uitdagingen Het proces perfectioneren Canon's oplossing Onze hulp Return on Investment

19 Uitdagingen bij postverwerking - vastleggen & sorteren Home Gegevens Ontvangen post vastleggen Vastleggen & sorteren Verspreiden Actie ontvanger Archiveren Ontvanger identificeren Ontvanger valideren Geen lerend systeem Documenten classificeren Meerdere documentstructuren Documenttypen classificeren Post sorteren Handmatig gegevens coderen Handmatig proces Nr. 1 Verbeterde zoeken uitwisselfuncties van professionele documenten is de grootste stimulans om te investeren in scannen en vastleggen van gegevens" AIIM, 2012 Oplossing Digital Mailroom Uitdagingen Het proces perfectioneren Canon's oplossing Onze hulp Return on Investment

20 Uitdagingen bij postverwerking - verspreiden Home Gegevens Ontvangen post vastleggen Vastleggen & sorteren Verspreiden Actie ontvanger Archiveren Fysieke verspreiding Langere levertijden Zoekgeraakte post Traceren Routeringsfasen Geen zichtbaarheid of controle Documenten openen Onjuiste ontvangers Geen mobiele toegang *per 7,5 milj. inkomsten 37k wordt jaarlijks uitgegeven aan het verzenden van documenten via koerier en fax* All Associates Group, 2010 Oplossing Digital Mailroom Uitdagingen Het proces perfectioneren Canon's oplossing Onze hulp Return on Investment

21 Uitdagingen bij postverwerking - actie ontvanger Gegevens Ontvangen post vastleggen Vastleggen & sorteren Lezen Postontvangst bevestigen Prioriteren Beantwoorden Vertraagd antwoord Problemen bij bewerken van documenten Uitwisselen & delegeren Geen meldingen of kennisgevingen Handmatige autorisatieroutering Verspreiden Actie ontvanger Home Archiveren 50% van de bedrijven is van mening dat ze productiever zijn met tools die workflow, zoeken, rapportering en geautomatiseerd aanmaken van documenten verbeteren AIIM, 2012 Oplossing Digital Mailroom Uitdagingen Het proces perfectioneren Canon's oplossing Onze hulp Return on Investment

22 Uitdagingen bij postverwerking - archiveren Home Gegevens Ontvangen post vastleggen Vastleggen & sorteren Classificatie veiligheidsniveau Bedrijfsrichtlijnen archiveren Vertrouwelijkheid van post Documenten opslaan Opslagruimte voor papier Kosten IT-infrastructuur Zoeken & toegang tot post Slechte toegankelijkheid Handmatig zoeken Verspreiden Actie ontvanger Archiveren 28% "van de respondenten vindt de toegankelijkheid van bestanden voor medewerkers in hun bedrijf slecht of zeer slecht" AIIM, 2012 Oplossing Digital Mailroom Uitdagingen Het proces perfectioneren Canon's oplossing Onze hulp Return on Investment

23 Het proces perfectioneren Canon Solutions Home Ontvangen post Vastleggen & sorteren Verspreiden Actie ontvanger Archiveren Gecentraliseerde verwerking Postgegevens automatisch geëxtraheerd Automatische routering post Kennisgeving met 1 klik Selectieve e-archivering Verschillende locaties & kanalen Validering ontvanger Melding aan ontvanger Gefilterd & geprioriteerd Digitaal beveiligde opslag Alle documenttypen Snelle & nauwkeurige classificatie Statuszichtbaarheid Gemakkelijk uitwisselen & bewerken Snel zoeken & ophalen Uitdagingen Digital Mailroom Het proces perfectioneren Canon's oplossing Onze hulp Return on Investment

24 Digital Mailroom Solutions ontvangen post Home Ontvangen post Vastleggen & sorteren Verspreiden Actie ontvanger Archiveren Gecentraliseerde verwerking Verschillende locaties & kanalen Alle documenttypen MAILROOM Uitdagingen Digital Mailroom Het proces perfectioneren Canon's oplossing Onze hulp Return on Investment

25 Digital Mailroom Solutions vastleggen & sorteren Home Gegevens Ontvangen post vastleggen Vastleggen & sorteren Verspreiden Actie ontvanger Archiveren Postgegevens automatisch geëxtraheerd Validering ontvanger Ondertekend klantencontract Human resources Snelle & nauwkeurige classificatie Brief medewerker Finance Factuur Aankoopmanager Uitdagingen Digital Mailroom Het proces perfectioneren Canon's oplossing Onze hulp Return on Investment

26 Digital Mailroom Solutions verspreiden Home Gegevens Ontvangen post vastleggen Vastleggen & sorteren Verspreiden Actie ontvanger Archiveren Automatische routering post Personeelszaken Melding aan ontvanger Inzicht in status Financiele afdeling Inkoopmanager Uitdagingen Digital Mailroom Het proces perfectioneren Canon's oplossing Onze hulp Return on Investment

27 Digital Mailroom Solutions actie ontvanger Home Gegevens Ontvangen post vastleggen Vastleggen & sorteren Verspreiden Actie ontvanger Archiveren Kennisgeving met 1 klik Gefilterd & geprioriteerd Ondertekend klantencontract Digital Digital Mailroom Gemakkelijk uitwisselen & bewerken Sales Director Klantenservice Uitdagingen Digital Mailroom Het proces perfectioneren Canon's oplossing Onze hulp Return on Investment

28 Digital Mailroom Solutions archiveren Home Gegevens Ontvangen post vastleggen Vastleggen & sorteren Verspreiden Actie ontvanger Archiveren Selectieve e-archivering Digitaal beveiligde opslag Snel zoeken & ophalen DIGITALE POST VERWERKING Uitdagingen Digital Mailroom Het proces perfectioneren Canon's oplossing Onze hulp Return on Investment

29 Casestudie... Canon's hulp Klein Europees kantoor in accounting en belastingadvies verwerkt groot volume inkomende post van klanten Home Uitdaging 500 inkomende stukken Ruim 150 klanten Handmatig post sorteren Ophalen gearchiveerde post is lastig Oplossing Gescande post of vastgelegde s End-to-end-proces geautomatiseerd met rapportage Document preview door gecertificeerde integratie met DMS Digitale facturen beveiligd opgeslagen Voordelen ½ jaar ROI - in 6 maanden ten opzichte van handmatig verwerken en archiveren Totale besparingen van per jaar Met het digitaliseren van ons inkomende postkamerproces hebben we gigantisch veel tijd bespaard, waarvan niet alleen wij profiteren, maar ook onze klanten Managing Director Digital Mailroom Uitdagingen Het proces perfectioneren Canon's oplossing Onze hulp Return on Investment

30 Waarom veranderen? voordelen voor uw gemeentebestuur Home Verlaagde kosten Verhoogde productiviteit & efficiency Betere controle Verbeterde conformiteit Kortere postsorteertijden Minder papieren exemplaren vereist Geminimaliseerde archiefruimte Snellere postlevertijden Gemakkelijker documenten uitwisselen & bewerken Sneller post ophalen met mobiele toegang Helder proces inzicht Alleen relevante post naar gebruikers Zoekraken van post gigantisch verminderd Post is veiliger met digitale opslag Volledig traceerbare workflow Geregelde toegang tot vertrouwelijke post Operationele & verwerkingskosten verminderen Bedrijfsprocessen & reactievermogen klant verbeteren Controle over elke processtap verbeteren Verbeterde beveiliging van documenten voor striktere vertrouwelijkheid Digital Mailroom Uitdagingen Het proces perfectioneren Canon's oplossing Onze hulp Return on Investment

31 Canon Business Solutions Van Aankoop tot bestelling you can

32 P2P : aanpassen aan een situatie rond gemeentebesturen Triggers : voorbeelden Mogelijke problemen : Hoe ga je vandaag om met je goedkeurings process en het verlies van documenten? Hoe link je vandaag jouw contract informatie met uw bestelbon gegevens en facturen? Hoe voorkom je dat jouw accountants een lokale hotline zijn? Voordelen van de oplossing: Duidelijke weergave van status budget of goedkeuringsworkflow Beter en correcter inzicht van budgetten en cash flow Wees compliant voor audits en certificaties

33 E - Documenten Burger E-Documents Inkomend Uitgaand Papieren Documenten Uw Leveranciers Papieren Documenten Information Management & Document Life Cycle Management Canon Business Services Hardware Solutions Software Solutions Services

34 Purchase-To-Pay : van contract tot goedkeuring betaling Leverancier Bestelling Ontvang en producten Opslaan factuur Vergelijking factuur Goedkeuring betaling Bepaal uw leverancier en bepaal de conditiies behandel een bestelling bij u leverancier Leveringsdocument na de levering van de goederen Papier of digitaal factuur en registratie in ERP vergelijk het factuur met de PO of een andere code vragen oplossen en betaling goedkeuren contract portal buyer portal invoice portal supplier portal dashboard portal

35 contract portal Betere controle op leverancierscontracten Makkelijke toegang tot de verwaarden van contracten Automatische behandeling van wederkerende facturen Automatische facturatie van lease contracten Automatische controle en supervisie van voorwaarden Monitoring van correcte prijs/voorwaarden toepassing leveranciers Verwittiging aflopende of te vernieuwen contracten Configureerbare gebruikers hierarchie Uitbreidingen op deze module

36 invoice portal Status facturen door visuele hulpmiddelen (kleurencodes) Inbox helpt bij sorteren van facturen

37 invoice portal Workflow overzicht betrokken personen Simpele en sneller afhandelingd door digitale handtekening

38 mobile client Ontworpen voor de mobiele gebruikers Makkelijk te gebruiken inbox Eén of meerdere facturen behandelen Details van het factuur bekijken Mogelijkheid tot bekijken digitale versie factuur Workflow management en overzicht betrokkenen Goedkeuren of escaleren van het factuur

39 supplier portal Simpele manier voor leveranciers om de status van het factuur te consulteren (kleurcodes)

40 supplier portal Leveraniers zit een gelijkaardige interface, maar uiteraard met minder mogelijkheden

41 dashboard portal Hoe goed zijn we in het houden van onze beloften? Betalen we op tijd? Wat is uw behandelings termijn per factuur Doen we het beter of slechter? Wie is onze betere leverancier?

42 BACKUP SLIDES

43 Scientia potentia est (Francis Bacon 1597) 1597 : Information = knowledge = power 2014: digital information age, age of the internet, age of social media, age of the apps, info is available and we have knowledge, but it only becomes power if we take action with it!

44 Sharing data/info has always been key Nothing new, we still share info and write/type/take a picture. Question is : how do we handle all this data? How can we make sure everybody can see and use all data, the same data and use it to improve productivity & processes