Risico Inventarisatie Ziektewet en WGA flex

Transcriptie

1 Risico Inventarisatie Ziektewet en WGA flex Projectvoorstel 17 mei 2013 Aon Hewitt Consulting Corporate Wellness

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Risico Inventarisatie Ziektewet Doel van het onderzoek Advisering en begeleiding Werkzaamheden Benodigde informatie voor onderzoek Onze output Projectplanning Financiering en condities Contactgegevens Algemene voorwaarden Aon Hewitt Tot slot Over Aon... 7 Akkoordverklaring Risico Inventarisatie ZW en WGA flex... 8 Machtiging mei 2013 Projectvoorstel Risico Inventarisatie Ziektewet

3 1 Risico Inventarisatie Ziektewet De wet Beperking Ziekteverzuim en Arbeidsongeschiktheid Vangnetters (Modernisering Ziektewet) schrijft voor dat de werkgeverspremie voor de Ziektewet vanaf 1 januari 2014 afhankelijk wordt van de daadwerkelijke instroomcijfers per organisatie. Deze premie wordt voor grote werkgevers (meer dan 100 maal de gemiddelde premieloonsom) dus niet meer zoals nu per sector vastgesteld. Dit betekent concreet dat de hoogte van uw premie afhankelijk is van het aantal medewerkers dat bij u ziek uit dienst gaat en vervolgens een Ziektewet-uitkering ontvangt. Om inzicht te verkrijgen in de Ziektewetrisico s die later voor uw rekening gaan komen, verstrekt het UWV in de loop van 2013 lijsten met Ziektewetters en WGA ers die zijn ingestroomd vanuit een flex- of tijdelijk contract. De op deze lijsten vermelde uitkeringsgerechtigden worden vanaf 2014 toegekend in de gedifferentieerde Ziektewet en WGA-flex premie. Het UWV gaat de werkgevers als volgt informeren: Vanaf 1 januari 2013 krijgt de werkgever een kopie van de WGA-flex beslissing. Per 1 juli 2013 geldt dat ook voor de ZW-flex beslissing. In de week van 13 mei 2013 begint het UWV met de verzending van de ZW-flex beslissingen over Dit proces moet vóór 1 september zijn afgerond. Vervolgens worden de WGA-flex beslissingen verstuurd. Afronding eind november De ZW-flex beslissingen over de 1e helft van 2013 worden daarna verstuurd. De procedure is als volgt: Iinformatiebrief met bijlage. De bijlage bevat een lijst met ex-werknemers die in 2012 een ZW of WGA-flex uitkering hebben ontvangen. Werkgever/gemachtigde vinkt aan welke beschikkingen hij wil ontvangen. Hij moet dit binnen 4 weken terugsturen. Werkgever/gemachtigde ontvangt alle beschikkingen die met recht, hoogte en duur van de uitkering hebben te maken. De Arbodiensten ontvangen de herstelbeschikkingen. Tegen alle beschikkingen kan bezwaar aangetekend worden. Bezwaartermijn is 6 weken, voor medische beschikkingen (herstelverklaringen) is dit 2 weken. Het betreft hier dus de ZW- en WGA flexlasten die zijn ontstaan vanaf 2012 (de toekenningsbeslissingen 2012 en 2013), aangezien deze vanaf 2014 worden doorberekend. Het overzicht bestaat uit een lijst met BSN-nummers, naam en de uitkeringsperiode. De op deze lijst opgenomen BSN-nummers zullen vervolgens door het UWV en de Belastingdienst worden gebruikt voor het bepalen van de hoogte van de gedifferentieerde Ziektewetpremie en de gedifferentieerde premie WGA-flex in Doel van het onderzoek De lijsten die UWV gaat verstrekken geven inzicht in de administratie van het UWV ten aanzien van ZWen WGA-flex-uitkeringslasten die in de toekomst aan uw organisatie toegekend worden. Omdat u hiervoor de lasten zelf gaat dragen door middel van de premie die u betaalt, is het van belang dat de toekenningen van arbeidsongeschiktheiduitkeringen correct zijn vastgesteld. Ervaring uit het verleden leert dat UWV fouten maakt in het toekennen van uitkeringslasten. U als werkgever loopt hierdoor het risico dat de aan u opgelegde premie straks te hoog wordt vastgesteld. Door de lijsten nu te controleren op volledigheid en juistheid kunt u voorkomen dat u vanaf 2014 een onjuiste premie betaalt. 1

4 Naast het opsporen van foutieve toekenningen worden met het onderzoek bovendien de juiste grondslagen gevormd. Op basis hiervan kunt u later een keuze maken om in de toekomst publiek verzekerd te blijven, of eigen risicodrager te worden voor de Ziektewet. 1.2 Advisering en begeleiding Het UWV registreert alle gegevens over de hoogte van deze uitkering, de ingangsdatum, het arbeidsongeschiktheidspercentage, enzovoorts. Om aan de hand van deze gegevens de juiste premie te bepalen, ligt een complexe berekening ten grondslag. Daarnaast zijn er uitzonderingen van toepassing, met als gevolg dat in bepaalde situaties werknemers niet mogen worden toegerekend aan de gedifferentieerde premie. Vanwege deze complexiteit worden door het UWV mogelijk fouten gemaakt. De fouten hebben vooral betrekking op: Te lang meenemen van in het verleden beëindigde Ziektewet-/of WGA -uitkeringen die in een later stadium zijn herzien; Samenvoegen van ondernemingen die in de referte periode, op basis van de wet overgang van ondernemingen, zijn gefuseerd en/of zijn overgenomen; Meenemen van uitkeringen die zijn ingegaan op het moment dat het dienstverband al was ontbonden en die na de periode van nawerking vallen; Meenemen van uitkeringen die vallen onder de no risk polis ; Meenemen van uitkeringen als gevolg van ziekte door zwangerschap, bevalling en/of orgaandonatie; Meenemen van uitkeringen die achteraf onterecht zijn vastgesteld (naar aanleiding van een bezwaar- of beroepszaak), maar waarvoor geen terugvordering heeft plaats gevonden door het UWV. 1.3 Werkzaamheden Vanaf het moment dat u de lijst heeft ontvangen van UWV, kan het onderzoek worden opgestart. Het onderzoek start met een (telefonisch) intakegesprek waarin wordt toegelicht wat onderzocht wordt. Vervolgens worden de toegerekende uitkeringsgerechtigden die het UWV geregistreerd heeft door middel van een aantal vragen gecontroleerd op volledigheid en juistheid van toekenning en mogelijke vrijstellingen en subsidies (zie de genoemde punten zoals hierboven beschreven). Indien daartoe aanleiding is kan er, in overleg met u, verder onderzoek op dossierniveau bij u op locatie nodig zijn. 1.4 Benodigde informatie voor onderzoek Het volgende is benodigd: Een telefonisch intakegesprek met de perso(o)n(en) die binnen uw organisatie verantwoordelijk zijn voor verzuim, HRM, arbeidsongeschiktheid, enzovoorts; Wij verzoeken u vervolgens om per BSN-nummer schriftelijk een aantal vragen te beantwoorden. Deze vragen hebben onder meer betrekking op: o Dossiers die op de lijsten van UWV voorkomen; o Mogelijke (ex-) Ziektewet-, WAO-, WIA-, WAZ-, AAW-en Wajong-gevallen; o Toegang tot informatie over werknemers die vanaf 2010 ziek uit dienst zijn gegaan; o Toegang tot informatie over werknemers die ooit een voorziening van UWV of gemeente vergoed hebben gekregen; o Informatie over het toepassen van vangnetregelingen. 2

5 Op basis van uw antwoorden op de gestelde vragen is een eerste inschatting van de juistheid van de toerekening te maken. Mocht daartoe aanleiding zijn dan kunnen wij vervolgens, in overleg met u, op dossierniveau nader onderzoek uitvoeren. Afhankelijk van de beschikbare informatie zal dit aanvullende onderzoek één dag tot een aantal dagen duren. In de praktijk blijkt dat het ongeveer één werkdag duurt om de dossiers van 500 medewerkers te controleren. Een deskundige op het gebied van sociale verzekeringen voert dit onderzoek bij u op kantoor uit. 1.5 Onze output U ontvangt een rapport waarin op dossierniveau wordt ingegaan op de juistheid van toekenningen. Hierin wordt omschreven welke mogelijkheden er zijn om toekenningen in de gedifferentieerde Ziektewet of WGA-flex premie te voorkomen. Het rapport omvat de volgende onderdelen: Mogelijkheden tot het verlagen van toegekende uitkeringslasten voor 2014 en daarna; Een overzicht van niet toegepaste premiekortingen en/of subsidies; Concrete aanbevelingen over besparingsmogelijkheden (hoogte van de besparing, voor welke medewerkers, enzovoorts); Aanbevelingen voor vervolgstappen. 1.6 Eigenrisicodragerschap ZW Een mogelijke vervolgstap na de controle van de toekenningen is het onderzoek naar de mogelijkheden omtrent het eigenrisicodragerschap voor de ZW. Het doel van het door Aon Hewitt uit te voeren onderzoek is een heldere rapportage op basis waarvan uw organisatie een weloverwogen keuze kan maken om wel of juist niet uit het publieke bestel te treden. Door middel van een aantal scenario's geven wij u inzicht in de besparing (verschil eigenrisicodragen versus publieke premiestelling) inclusief uitvoeringskosten bij eigenrisicodragerschap. Na afloop van de controle nemen wij hierover contact met u op. 3

6 2 Projectplanning Input opdrachtgever (Telefonisch) intakegesprek met de personen die binnen uw organisatie verantwoordelijk zijn voor verzuim, HRM, arbeidsongeschiktheid, etc. Lijst van UWV met daarin de Ziektewet en WGA-flex risico s. Een overzicht van werknemers die vanaf 2010 ziek uit dienst zijn gegaan. Mogelijke (ex-) Ziektewet, WAO-, WIA-, WAZ-, AAW- en Wajong gevallen. Beantwoorden schriftelijke vragen over toerekeningen. Bij nader dossieronderzoek: toegang tot informatie over werknemers met een tijdelijk contract die de wachttijd in het kader van Poortwachter volledig doorlopen hebben. Bij nader dossieronderzoek: toegang tot informatie over werknemers die ooit een voorziening van UWV of gemeente vergoed hebben gekregen. Input WIA Service Desk Beoordelen ingevulde vragenlijst. Bij nader dossieronderzoek: Afspraak maken met contactpersoon opdrachtgever en expert sociale verzekeringen op locatie. Bij nader dossieronderzoek: Coördineren onderzoek op locatie. Uitkomsten onderzoek rapporteren. Correctie indienen bij UWV en eventueel voeren van bezwaarprocedure. Duur van het onderzoek Input opdrachtgever: ongeveer 4 tot 8 uur. Onderzoek op locatie: minimaal 1 dag, maximaal 10 dagen. Uitkomsten rapporteren: gemiddeld 8 weken. Advies en aanbevelingen: gemiddeld 8 weken. Afhankelijk van de beschikbare informatie varieert de duur van dit onderzoek. Het realiseren van een volledige set informatie en de reactietijd van het UWV bepalen in hoge mate de doorlooptijd van het project. 4

7 3 Financiering en condities De mogelijkheden voor besparingen zijn groot. Samen met u nemen we de lijsten van het UWV door. We voeren het onderzoek uit door middel van een dossieronderzoek, de kosten voor het onderzoek bedragen: Totale kosten voor de eerste 10 dossiers: EUR 1.500,- Voor elk extra te onderzoeken dossier: EUR 125,-. De genoemde bedragen zijn exclusief BTW en inclusief eventuele reistijd en onkosten. In de genoemde kosten is de rapportage inbegrepen, daarnaast ontvangt u een voorbeeldbrief indien bezwaar mogelijk is. Wanneer we bij het uitvoeren van de dossieronderzoeken constateren dat er alsnog premiekortingen of vrijstellingen kunnen worden toegepast, dan zullen wij in overleg met u zorgen voor de toepassing hiervan. Deze werkzaamheden voeren wij uit op basis van no cure, no pay, waarbij de vergoeding voor Aon Hewitt is gebaseerd op een tarief van 35% (exclusief BTW) van het op initiatief van Aon Hewitt gerealiseerde voordeel. Behalve een beperkte tijdsinvestering heeft u verder geen kosten. Wanneer u na afloop van de dossieronderzoeken een onderzoek wenst naar de mogelijkheden van het eigenrisicodragerschap voor de ZW dan kunnen wij dat onderzoek voor u uitvoeren. U ontvangt hiervoor een separaat voorstel. Deze offerte heeft een geldigheidsduur van twee maanden. Op deze offerte zijn de algemene voorwaarden van Aon Hewitt van toepassing. 4 Contactgegevens Aon Hewitt Aon Hewitt 5 Algemene voorwaarden Aon Hewitt Op deze offerte en onze dienstverlening zijn de Algemene Voorwaarden van Aon Hewitt van toepassing. Deze Algemene Voorwaarden treft u in de bijlage aan. 5

8 6 Tot slot Sociale verzekeringen zijn door snel wijzigende wetgeving een complex geheel geworden. De werkgever wordt geacht alle ontwikkelingen bij te houden en juist toe te passen binnen de eigen organisatie. Dit is geen eenvoudige opgave. Daar komt bij dat bepaalde gegevens van de Belastingdienst of tekortkomingen in het salarisadministratiesysteem vaak moeilijk zijn te controleren en/of aan te passen. Het doel van het onderzoek is het het creëren van een nulmeting, een moment waarop de administratie op alle mogelijke fouten is doorgelicht en deze in lijn ligt met het UWV en de Belastingdienst. Dat wordt gedaan door de arbeidsongeschiktheids- en ziektelijsten bij het UWV en de Belastingdienst te controleren op volledigheid en juistheid. Als gevolg hiervan worden de doorberekende lasten niet te hoog vastgesteld en aan u doorgerekend. Een ander belangrijk resultaat van het onderzoek vormt de risicoinventarisatie, waardoor er inzicht verkregen wordt in in het verleden gemaakte fouten. Hierdoor wordt de organisatie de mogelijkheid geboden deze in de toekomst te vermijden. Onderstaand totaalschema geeft weer wat wij bieden en welke voordelen dit u oplevert. U kunt uiteraard contact met ons opnemen voor een extra toelichting. 6

9 7 Over Aon Aon Nederland, toonaangevend adviseur in risicomanagement, employee benefits en verzekeringen, draagt bij aan het realiseren van de ambities van haar cliënten. In Nederland heeft Aon 12 vestigingen met medewerkers. Aon Nederland heeft een reputatie opgebouwd als betrouwbare partner bij het verrichten van onderzoeken waarbij de administrie en/of het personeelsbestand wordt doorgelicht op eventuele premiekortingen en subsidiemogelijkheden. Dit heeft veel bedrijven financiële voordelen opgeleverd. Dit rapport is uitsluitend bestemd voor de opdrachtgever. De inhoud van dit rapport is gebaseerd op omstandigheden bij en informatie ter beschikking gesteld door de opdrachtgever. Op geen enkele wijze kan worden gegarandeerd dat beschreven omstandigheden volledig in overeenstemming zijn met van toepassing zijnde wet- en regelgeving, noch mag worden aangenomen dat de inhoud van dit rapport volledig is ten aanzien van de onderzochte risico s. Derden die van dit rapport kennisnemen kunnen aan dit rapport geen rechten ontlenen. Aon Groep Nederland bv geeft geen juridische adviezen en/of adviezen op het terrein van belastingen of accounting. Geadviseerd wordt om met betrekking tot deze onderwerpen contact op te nemen met gespecialiseerde raadgevers, alvorens definitieve beslissingen worden genomen Aon Groep Nederland bv Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze rapportage mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Aon Groep Nederland bv. 7

10 Akkoordverklaring Risico Inventarisatie ZW en WGA flex Wij vertrouwen erop u hiermee een passend projectvoorstel te hebben gedaan. Indien er nog vragen zijn, dan vernemen wij dit graag. Door ondertekening van deze offerte gaat u akkoord met de aanbieding voor: Het dossieronderzoek: opstartkosten voor de eerste 10 dossiers EUR 1.500,- + EUR 125,- voor elk extra te onderzoeken dossier; Het onderzoek naar de toepassing van premiekortingen en subsidies naar aanleiding van het dossieronderzoek, op basis van no cure no pay. Voor akkoord opdrachtgever: Bedrijfsnaam: Naam gemachtigde: Handtekening gemachtigde Functie Datum Deze akkoordverklaring kunt u retourneren aan: Aon Hewitt Afdeling Corporate Wellness T.a.v. Daniel Rijnbeek Postbus AM Rotterdam 8

11 Machtiging De ondergetekenden Aon Consulting Nederland C.V., tevens handelend onder naam Aon Hewitt, gevestigd te Amsterdam en rechtsgeldig vertegenwoordigd door M.R. Hooglugt; en, gevestigd te, loonheffingennummer. aansluitnummer en rechtsgeldig vertegenwoordigd door, in de functie van. Komen het volgende overeen: 1. Ondergetekende machtigt Aon Hewitt om namens haar bij UWV en/of Belastingdienst gegevens op te vragen ten behoeve van controle op de afgedragen en/of af te dragen sociale verzekeringspremies. 2. Ondergetekende machtigt Aon Hewitt om namens haar in het kader van deze controle als contactpersoon op te treden en met UWV en /of Belastingdienst hierover nader te corresponderen en communiceren. 3. Ondergetekende machtigt Aon Hewitt om namens haar naar aanleiding van deze controle een bezwaar- en/of beroepsprocedure te voeren. 4. Aon Hewitt zal alle door ondergetekende aan Aon Hewitt ter hand gestelde en eventuele van UWV en/of Belastingdienst verkregen informatie na afronding aan ondergetekende ter beschikking stellen, in geen geval zal informatie door Aon Hewitt worden bewaard tenzij schriftelijk anders overeengekomen. 5. Ondergetekende machtigt Aon Hewitt om namens haar bij het UWV of belastingdienst een correctie uit te laten voeren op teveel afgedragen sociale verzekeringspremies. 6. Aon Hewitt zal op geen enkele wijze deze informatie gebruiken anders dan voor het doel zoals met Ondergetekende overeengekomen. Aldus overeengekomen Te Amsterdam op., Aon Consulting Nederland C.V.. M.R. Hooglugt Executive Director.. 9