Deloitte. De leden van provinciale staten van de provincie Gelderland Postbus GX ARNHEM /lOO354rapO9ws. Geachte statenleden,

Transcriptie

1 Deloitte Accountants B.V. Kroonpark GV Arnhem Postbus AG Arnhem Te): (088) Fax: (088) wwwdeloitte.ni De leden van provinciale staten van de provincie Gelderland Postbus GX ARNHEM Datum Behandeld door A. Elsenaar RE RA Ons kenmerk Onderwerp Accountantsverslag van de provincie Gelderland voor het boekjaar 2009 eindigend op 31 december 2009 Uw kenmerk Geachte statenleden, Hierbij zenden wij u twee ingebonden exemplaren van ons accountantsverslag2009. Tevens ontvangt u, ten behoeve van mogelijke interne verspreiding, een los exemplaar hiervan. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest en zijn tot het geven van een nadere toelichting graag bereid. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. RERA Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, Juni 2009 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handeisregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu

2 De10 tte. Deloitte Accountants B.V. Kroonpark GV Arnhem Postbus AG Am hem Tel: (088) Fax: (088) Provi ncie Gelderland Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2009 Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu

3 De I 0 itte. Deloitte Accountants B.V. Kroonpark GV Arnhem Postbus AG Arnhem Tel: ( Fax: (088) De leden van provinciale staten van de provincie Gelderland Postbus GX ARNHEM Datum Behandeld door Ons kenmerk drs. A. van Doesburg RA rap09 ws Onderwerp Accountantsverslag van de provincie Gelderland voor het boekjaar eindigend op 31 december 2009 Geachte statenleden, Uw kenmerk Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag over het boekjaar Dit versiag geeft onze belang rijkste bevindingen weer. Wij hebben de jaarrekening 2009 van de provincie Gelderland, opgesteld onder verant woordelijkheid van gedeputeerde staten, gecontroleerd. Wij zijn voornemens bij deze j aar rekening een goedkeurende accountantsverklaring d.d. te verstrekken. In het bijgevoegde accountantsverslag treft u een analyse aan van uw vermogen en resultaat. Vervolgens zijn onze controlebevindingen samengevat. Dit accountantsverslag hopen wij op korte termijn met u te bespreken. Bij die gelegenheid beantwoorden wij ook graag uw eventuele vragen. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. A. Elsenaar RE RA Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, Juni 2009 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants By, is ingeschreven in het handeisregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu

4 3 3maart2OlO Inhoud 1 Inleiding De opdracht die u ons hebt verstrekt Borging onathankelijkheid Automatische gegevensverwerking Frauderisico 5 2 Uw vermogen en resultaat Algemeen 6 3 Controlebevindingen jaarrekening Goedkeurende accountantsverklaring Verkoop aandelen NUON Voorzieningen Pensioenen gedeputeerden Transitoria Single information Single audit (SiSa) Ontwikkelingen Fouten en onzekerheden SiSa 10 4 Administratieve organisatie en interne beheersing Algemeen Managementsamenvatting 11 5 Controle rechtmatigheid Bevindingen rechtmatigheidscontrole Begrotingsrechtmatigheid 15

5 4 1 Inleiding 1.1 De opdracht die u ons hebt verstrekt Binnen het kader van een meerjarige overeenkomst tussen uw provincie en Deloitte Accountants B.V. tot het controleren van uw j aarrekening worden elk j aar de onderlinge afspraken formeel bevestigd door middel van een opdrachtbevestiging. Met de opdrachtbevestiging van 1 december 2009 heeft u ons op meer gedetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening Gezamenlijke risicoanalyse als basis Onze controle start met het maken van een analyse van de risico s waar u als provincie mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en ver tegenwoordigers van uw provincie (bestuur en management) en maakt deel uit van ons pre-audit gesprek. Het doel hiervan is op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omge ving en branche tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor verdere controlewerkzaamheden zal dienen. Het gaat hierbij om de externe risico s en de risico s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie zal focus liggen op de risico s in de voor de jaarrekening relevante processen. De uitkomsten van deze processen dienen te resulteren in ver antwoorde transacties in de jaarrekening. Onze risicoanalyse en daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaar rekening zeif, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functio neert, hoe meer zekerheid er bestaat dat betrouwbare informatie wordt opgeleverd, zowel tussen tijds als bij de jaarverantwoording. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, hoeven wij met de aanvang van onze controle niet te wachten totdat de jaarrekening gereed is. Onze controle vindt daarom voor een belangrijk deel reeds in de tweede heift van het boekj aar plaats. Wij onderzoeken tij dens de interim-controle de proces- en programmarisico s, om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (administratieve organisatie / interne controle) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een managementletter met, wanneer dit aan de orde is, daarin opgenomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van de interne beheersing. De managementletter is op aan het directieteam aangeboden. Een bestuurlijke samenvatting daarvan hebben wij in dit rapport opgenomen. Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften (het B esluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, hierna: BBV), of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten contro leren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden en/of onrechtmatigheden te ont dekken, rekening houdend met de materialiteitsgrenzen zoals vastgelegd in het Besluit accoun tantscontrole provincies en gemeenten (BAPG).

6 5 3maart2OlO De producten van de jaarrekeningcontrole zijn de accountantsverklaring bij de jaarrekening en dit voorliggende accountantsverslag. Wij zijn op 17 februari 2010 gestart met de controle van de jaarrekening Door de kanteling van de organisatie is 2009 een intensiefjaar voor uw provincie geweest. Wij hebben dit teruggezien in de kwaliteit van de balansdossiers, die op een lager niveau lag als in voorgaande jaren. Mede hierdoor is de controle twee dagen later gestart dan gepland. Wij hebben tijdens onze controle de volledige medewerking van uw medewerkers gehad bij het uitvoeren van onze werk zaamheden en hebben de samenwerking als prettig ervaren. 1.2 Borging onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onathankelijkheid zijn birinen de beroepsorganisatie van regis teraccountants (het NIVRA) opgenomen in de Nadere Voorschriften inzake onathankelijkheid van de openbaar accountant (hiema: NVO) en vormen een belangrijk onderdeel van het nor menkader waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de NVO is binnen de organi satie van Deloitte ingebed. Op basis van onze toetsing aan het normenkader en waar nodig aanvullend getroffen maatrege len concluderen wij dat onze onathankelijkheid als certificerend accountant bij de provincie Gelderland in 2009 voldoende is gewaarborgd. 1.3 Automatische gegevensverwerking Het is gebruikelijk dat wij melding te maken van de bij de controle van de jaarrekening gedane bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuiteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze j aarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de j aarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent betrouwbaarheid en continulteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben, hetgeen wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Hiervoor zou een specifiek daarop gericht onderzoek noodzakelijk zijn. Bij onze controle in het kader van de jaarrekeningcontrole 2009 hebben wij geen nadere bijzonderheden geconstateerd die voor rapportering in aanmerking komen. 1.4 Frauderisico Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NIVRA) een profes sioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevoig van fraude in de jaarrekening.

7 6 Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en bezien of deze maatregelen effectief zijn. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, dan zal de accountant dit moeten communi ceren met, athankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, gedeputeerde staten en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, met provinciale staten. Cm invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met het management van uw provincie, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevoig van fraude in de j aarstukken, en op preventieve maatregelen daarbij. Van het college hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Daarnaast hebben wij conform onze beroepsregels zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het omzeilen van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Tevens hebben wij specifieke controles uitgevoerd op memoriaal boekingen, hebben wij schattingen gecontroleerd en zijn wij alert geweest op significante en ongebruikelijke transacties. Geen aanwijzingen dat er sprake is geweest van materiële fraude Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van risico s van fraude in de j aarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2009 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. 2 Uw vermogen en resultaat In de volgende paragraaf geven wij onze analyse van het resultaat en het vermogen van uw provincie. 2.1 Algemeen In het BBV, de verslaggevingsregels van provincies en gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via de programmarekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd.

8 7 3maart2OlO De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het resultaat vóór bestemming bedraagt voordelig. Per saldo is tussentijds reeds in de reserves gestort, zodat het uiteindelijke nog te bestemmenjaarresultaat voordelig bedraagt. Dit bedrag is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hierna volgende overzicht hebben wij de mutaties in de reserves schematisch weergegeven (x 1.000): Oiitwikkeliiig Fieii crniogen Stand van de reserves per 1 januari Tussentijdse resultaatbestemming tijdens boekjaar Nog te bestemmen resultaat bij jaarrekening Totaal (=resultaat vóór bestemming) Stand per 31 december Zoals uit dit overzicht blijkt zijn de reserves van uw provincie in 2009 met een bedrag van ruim 4,2 miljard toegenomen. De omvang van uw reserves bedraagt ultimo ,5% van het balanstotaal (2008: 53.2% van het balanstotaal). De stijging van het eigen vermogen, zowel in relatieve als in absolute zin, is zoals bekend voor het belangrijkste deel ontstaan door de verkoop van de NUON-aandelen. Los van de NUON-mutatie ( 4,2 miljard) bedraagt de mutatie in de reserves 19,3 miljoen. In de kadernota Risicomanagement en weerstandsvermogen van 26 mei 2009 is uitgegaan van een algemene weerstandsreserve van 5% van de algemene inkomsten. In deze kadernota is aangegeven dat in 2009 voor het eerst een risico-scan aan de staten zal worden overgelegd om het percentage van het weerstandsvermogen te herbeoordelen. Overigens wordt met deze scan nog geen cijfermatig verband gelegd tussen de impact van risico s en de omvang van het weerstandsvermogen. Wij hebben begrepen dat deze vertaling op termijn wel gemaakt zal worden. Voor een meer uitgebreide analyse van het rekeningresultaat over het jaar 2009 verwijzen wij naar de toelichting op de programmarekening en het overzicht van incidentele baten en lasten dat is opgenomen in deze toelichting.

9 8 3 Controlebevindingen jaarrekening Goedkeurende accountantsverklaring Wij zijn voornemens bij de jaarrekening 2009 van uw provincie een goedkeurende accountantsverklaring te verstrekken, gedateerd. In dit hoofdstuk rapporteren wij u de belangrijkste bevindingen ten aanzien van de jaarrekening Hierbij dient bedacht te worden dat ut onze controle een aantal fouten is gekomen. Dit betreft zowel financiële fouten als verslaggevingsfouten. Uw provincie heeft alle door ons geconstateerde fouten gecorrigeerd in de jaarrekening. 3.2 Verkoop aandelen NUON Zoals bekend zijn in 2009 de aandelen die uw provincie in energiebedrijf NUON hield, verkocht aan Vattenfal. De aandelen in het distributiebedrijf Alliander zijn in het bezit van de provincie gebleven. De verwerking van de verkoop in de jaarrekening van uw provincie (en de betreffende gemeenten) is complex en heeft geleid tot een uitspraak van de Commissie BBV over de wijze waarop dit dient te gebeuren. Uw provincie heeft zich volledig geconformeerd aan deze uitspraak. In bijiage 1 van de jaarrekening is de verwerkingswijze nader uiteen gezet. Wij verwijzen u naar deze bijlage. Zoals in deze bijiage is aangegeven is de Escrow (een fonds voor garantiestellingen en claims) nog niet als bate verantwoord. Het betreft voor uw provincie een bedrag van ruim 178 miljoen. Als geen gebruik behoeft te worden gemaakt van de garantiestellingen en claims, zal het bedrag vrijvallen ten gunste van uw provincie. Dit zal de komende jaren gefaseerd plaatsvinden. In de jaren dat de bedragen vrijvallen zullen de bedragen als baten in de jaarrekening van uw provincie worden verantwoord. Om de gelden op een goede wijze uit te zetten hebben gedeputeerde staten, binnen de kaders van uw treasurystatuut en de Regeling uitzettingen en derivaten door decentrale overheden (Ruddo), aanvullende regels opgesteld. De gelden worden volgens het buy and hold -principe weggezet, waarbij er alleen transacties plaatsvinden als omgevingsfactoren daartoe dwingen. Wij hebben vastgesteld dat de gestelde regels door de betreffende vermogenbeheerder worden nageleefd. In dit verband merken wij nog het volgende op. Onderdeel van de regels is dat uitsluitend obligaties worden gekocht die van twee rating-bureaus de rating AA krijgen. Recentelijk is gebleken dat, na aankoop door uw provincie, één rating-bureau de rating van enkele obligaties heeft verlaagd naar A. De Regeling uitzettingen en derivaten door decentrale overheden geeft in deze situatie aan dat niet tot verkoop behoeft te worden overgegaan. Op dit moment beraadt uw provincie zich over een eventuele verkoop, omdat obligaties niet meer voldoen aan de door gedeputeerde staten opgestelde aanvullende restricties.

10 9 Verder constateerden wij dat van de controles die uw provincie uitvoert op de uitgezette gelden in beperkte mate vastleggingen plaatsvinden. Hierdoor kan achteraf niet goed vastgesteld worden of de controles daadwerkelijk hebben plaatsgevonden en wat de bevindingen zijn. Wij hebben in onze managementletter geadviseerd voomoemde controles te formaliseren. Hierbij is het wenselijk een controleprotocol op te stellen waarbij minimaal is opgenomen a. de norm van de controle (de kaders zoals gesteld door GS), b. de frequentie van de controle, c. de functionaris die de controle uitvoert (denk aan functiescheiding), d. de controlevastleggingen, e. de bevindingen, f. de conclusies en g. de archivering van de stukken. Tevens is het raadzaam om vast te leggen welke procedure gevolgd moet worden mocht onverhoopt geconstateerd worden dat de vermogensbeheerder buiten de vastgestelde kaders is getreden. Met het opstellen van het controleprotocol is dan tevens de administratieve organisatie beschreven. Inmiddels is de organisatie begonnen met de uitwerking en implementatie van deze aanbevelingen. Wij zullen de resultaten hiervan bij de interim-controle 2010 betrekken. 3.3 Voorzieningen Zoals in dejaarrekening is toegelicht zijn de aanwezige onderhoudsvoorzieningen in de loop van 2009 overgeheveld naar de reserves. De staten hebben hiertoe in 2009 een besluit genomen. De reden hiervan is dat de voorzieningen niet adequaat onderbouwd konden worden, waardoor de voorzieningen niet aan de eisen van het BBV voldoen. Wij merken nog op dat het vormen van onderhoudsvoorzieningen niet verplicht is. Uw provincie kiest er nu voor om de jaarlijkse onderhoudsiasten ten laste van de programmarekening te brengen. De betreffende reserves zullen worden aangewend als dekking voor de onderhoudsiasten. 3.4 Pensioenen gedeputeerden Bij de Tweede Kamer ligt momenteel een wetsvoorstel om de pensioenen van gedeputeerden onder te brengen bij een pensioenmaatschappij (naar verwachting bet ABP). Deze wet zal niet vóór 2012 ingaan. In de huidige situatie zijn de provincies nog zeif verantwoordelijk voor de betaling van deze pensioenen. Op het moment dat de wet ingaat zullen de opgebouwde rechten door provincies moeten worden overgedragen aan pensioenmaatschappijen. Naar verwachting zal dit om aanzienlijke bedragen gaan. Wij merken nog op dat binnen de reserve bestuurlijke verplichtingen een bedrag van 7 miljoen is gereserveerd voor pensioenen van politieke ambtsdragers. Omdat de pensioenuitkeringen bij uw provincie over een periode van drie jaarjaarlijks ongeveer gelijk zijn staat het BBV bet vormen van een voorziening niet toe. Uw jaarlijkse pensioenlast bedraagt circa en wordt ten laste van de staat van baten en lasten gebracht. Wij adviseren u te anticiperen op de overdracht van de opgebouwde persioenrechten door gedeputeerden aan een pensioenmaatschappij.

11 10 3maart2OlO 3.5 Transitoria Dc nog te besteden subsidies van Europese en Nederlandse overheidslichamen zijn opgenomen onder de transitorische passiva. Deze subsidies vertegenwoordigen een provinciale bestedingsverplichting met een bestedingsoormerk. Wij hebben geconstateerd dat deze transitorische subsidies beter bewaakt kunnen worden. Bij onze controle hebben wij vastgesteld dat er in het overzicht met transitorische subsidies tevens bedragen opgenomen zijn die vrij kunnen vallen (omdat de gelden na afloop van de regeling toevallen aan de provincie) of die terugbetaald moeten worden aan het Rijk (hiervoor bestaat dus geen beleidsvrijheid meer; dit zijn kortlopende schulden). Doordat het overzicht niet zuiver is ingericht ontstaat een vertekend beeld van het totaal bedrag waarvoor de provincie nog bestedingsverplichtingen heeft. Wij hebben dit overzicht als onderdeel van onze controle voor de belangrijkste bedragen gecorrigeerd. Wij adviseren u de bewaking OP de transitorische subsidies de komende tijd verder aan te scherpen. 3.6 Single information Single audit (SiSa) Ontwikkelingen De procedure die uw provincie moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is niet wezenlijk gewijzigd. Uw provincie dient in een vast, voorgeschreven stramien een zevental documenten aan het CBS te leveren Fouten en onzekerheden SiSa Op grond van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten, artikel 5, lid 4, rappor teren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2009 vallen onder SiSa. Wij doen dit middels een tabel, die ook moet worden opgenomen als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Wij hebben de controle op deze regelingen uitgevoerd op basis van de door u opgemaakte SiSa-bijiage en de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa Hierbij zijn geen financiële fouten of onzekerheden geconstateerd: Geldstroom beeldende kunst en vormgeving ha Actieplan Cultuurbereik Geen 0 Nvt 12 Versterking cultuureducatie in het Geen 0 Nvt primair onderwijs A Uitkering marsrouteplannen (biblio- Geen 0 Nvt theken) vernieuwingsimpulsmiddelen 20A Nationaal Samenwerkingsprogramma Geen 0 Nvt Luchtkwaliteit (NSL)

12 11 21A Bodemsanering (exci. Geen 0 Nvt Bedrijvenregeling) 22A Programma Externe veiligheid Geen 0 Nvt 24A Beleidsregeling subsidies Budget Geen 0 Nvt Investeringen Ruimtelijke Kwaliteit (B IRK) 37 Rijkscofinancieringsregeling Geen 0 Nvt INTERREG IV 44A Besluit Locatiegebonden subsidies Geen 0 Nvt 2005 (BLS) 50D Investeringsbudget stedelijke Geen 0 Nvt vernieuwing (ISV) 59A Brede doeluitkering verkeer en vervoer Geen 0 Nvt 62A Regionale Mobiliteitsfondsen Geen 0 Nvt 69 Leren voor Duurzame Ontwikkeling Geen 0 Nvt (LvDO) 95 Doeluitkering jeugdzorg (bureau Geen 0 Nvt Jeugdzorg + Zorgkosten Jeugdzorg) Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de overige rege lingen geen fouten of onzekerheden bevatten. 4 Administratieve organisatie en interne beheersing Algemeen Zoals aangegeven hebben wij als onderdeel van de jaarrekeningcontrole in december 2009 een interim-controle uitgevoerd. Deze interim-controle is in belangrijke mate gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en de interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarreke ning opgenomen gegevens. Onze bevindingen, voortvloeiend uit de interim-controle, zijn vastgelegd in een gedetailleerde managementletter, d.d.. Wij hebben in dit rapport een bestuurlijke samenvatting van de belangrijkste bevindingen uit onze interim-controle opgenomen. 4.2 Managementsamenvatting De interne beheersing hebben wij in deze samenvatting visueel voor u weergegeven. Deze inschatting hebben wij gebaseerd op de principes van het COSO-model. Aansluitend hebben wij onze overwegingen voor de onderstaande inschatting (voor zowel 2008 als 2009) voor u uiteengezet.

13 12 Elementen interne beheersing 2008 provincie Gelderland Elementen interne beheersing 2009 provincie Gelderland Toezicht en Bewakng Beheers Toezicht en Bewaking Risicobeheersing Controle activiteiten Risicobeheersing Informatie en Communicatie Informatie en Communicatie Legenda: Onvoldoende In ontwikkeling Voldoende Samenvattend stellen wij vast dat de interne financiële beheersing, voor zover relevant in het kader van onze opdracht tot controle van de jaanekening, in voldoende mate in control is. In het onderstaande gaan wij op een aantal meer en minder belangrijke verbeteringen die uw organisatie in staat stellen het zelfcontrolerend vermogen naar een hoger niveau te brengen. Wel maken wij bij 2009 de kanttekening dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering onder druk heeft gestaan door de aandacht die de logistieke en organisatorische implementatie van de kanteling heeft gevraagd. Veel aanloopproblemen van de kanteling, zoals het betalingsverkeer, de budgetautorisatie etc. zijn in 2009 opgelost. Uit de verbijzonderde interne controle aismede uit ons onderzoek blijkt dat er nog een aantal uitdagingen ligt om de bedrijfsvoering weer op het door de provincie gestelde niveau te brengen. Wij noemen in dit verband de financiële processen en het subsidieproces. In 2009 is hier een aanvang mee gemaakt en dit zal in 2010 een vervoig krijgen. De ambities die gedefinieerd zijn voor Gelderland in Beweging sluiten hierbij ook aan. Daarnaast zullen de komende bezuinigingen ook aanvullende eisen stellen aan de slagvaardigheid van uw organisatie. Naar aanleiding van onze interimcontrole hebben wij een aantal bevindingen en aanbevelingen. Wij maken hierbij onderscheid in punten die op korte aandacht behoeven en aandachtspunten voor de wat langere termijn.

14 13 De belangrijkste verbeteringen in 2009 betreffen: a. Centralisatie van belangrijke primaire en ondersteunende processen, zoals financiën, personeel en subsidies; b. Beschrijving van de belangrijkste financiële processen; c. Start van de risico-inventarisaties als eerste stap naar de implementatie van risico-management; d. Investering in de kwaliteit van de subsidie-afdeling door de verdere implementatie van het SUM-systeem en het stroomlijnen van de werkprocessen zodat geld eerder ingezet kan worden; e. Succesvolle herimplementatie (aanpassing aan de nieuwe organisatie) van Oracle met goedkeurend rapport van de EDP-auditor; f. Verscherping van de beheersing van de ILG-gelden door de aanstelling van een programma coordinator met ondersteuning van een financieel medewerker. De aandachtspunten voor de korte termijn betreffen: a. De Treasuryfunctie rondom de belegging van NUON wordt momenteel verder uitgewerkt (zie ook paragraaf 3.2 van dit rapport), waarbij de controles worden geformaliseerd. Gezien de omvang van de bedragen en de turbulentie op de geldmarkt heeft dit hoge prioriteit. Wij hebben in onze managementletter in dit verband geadviseerd een controleprotocol op te stellen waarin een en ander wordt uitgewerkt; b. Er wordt nog onvoldoende gebruik gemaakt van de verplichtingenadministratie en de contractenadministratie. De interne regels worden op dit punt niet (geheel) nageleefd; c. Verscherpen toezicht op de financiële positie van gesubsidieerde instellingen vanwege de (politieke) risico s op faillissementen c.q. verzoeken om aanvullende financiering. Vanuit het vaststellingsproces vraagt dit met name een verscherpte aandacht voor opmerkingen in de accountantsverklaring (continuiteitsparagraaf, andere dan goedkeurende verkiaring) en financiële ontwikkelingen die uit de jaanekening blijken; Voor de langere termijn zijn de volgende aandachtspunten van belang: a. Versterken van de positie van de centrale inkoopfunctie; b. Uitvoeren van een EDP-audit op P-view, aangezien de laatste audit al enige tijd geleden is uitgevoerd. Dit sluit ook aan op de audits die op Oracle en SUM zijn uitgevoerd, aangezien Oracle, SUM en P-view de meest kritieke systemen in uw organisatie zijn.

15 ook en sprake Deloitte. 14 3maart2OlO Jeugdzorg Uw provincie heeft een verbeterplan afgesproken met de Jeugdzorginstellingen om te komen tot een rechtmatigheidsverklaring bij de jaarrekening zoals opgenomen in de Wet Jeugdzorg en de Regeling Bekostiging Jeugdzorg. In de afgelopen jaren heeft het Ministerie dispensatie gegeven van de rechtmatigheidseisen bij de jaarrekening van Jeugdzorginstellingen. De provincie heeft deze overbruggingsperiode benut om in goed overleg met de instellingen de rechtmatigheidseisen gefaseerd in te voeren. Inmiddels kan een groot aantal Jeugdzorginstellingen een goedkeurende accountantsverklaring met rechtmatigheidsparagraaf overleggen. De overige instellingen verkiaren over rechtmatigheid via een bestuursverklaring. Vanaf 1 januari 2009 is de Regeling Bekostiging Jeugdzorg gewijzigd. Niet langer wordt een rechtmatigheidsverklaring vereist gesteld in de Regeling. In plaats hiervan moet de provincie vaststellen dat de Jeugdzorginstellingen voldoen aan de provinciale wet- en regelgeving (art. 5 lid 2 van de Regeling). Overigens laat dit onverlet dat provinciale staten de instellingen een aantal eisen ten aanzien van de cliënten administratie en de registratie van de verleende zorg dient op te leggen. Dit hoeft u echter niet langer (uitsluitend) via een rechtmatigheidsverklaring bij de jaarrekening vast te stellen. Uw provincie heeft sinds de invoering van de Wet en de Regeling geinvesteerd in het aanscherpen van de toetsing op de naleving van de provinciale verordeningen op het gebied van Jeugdzorg. Wij hebben gecontroleerd of de provincie bij iedere subsidievaststelling naleving van de provinciale toetst. De vaststellingen over 2008 voldoen aan de vereisten in het provinciale verbeterplan en de provinciale verordeningen. Investeringsbudget Landeltjk Gebied (ILG) In 2009 werd zichtbaar dat na een aantal jaren van onderbestedingen was van overbestedingen op het programma. Inmiddels zijn door de provincie maatregelen genomen om de bestedingen te beperken bij DLG meer sturing te geven aan de eigen uitgaven. Naar ons is meegedeeld leveren deze acties inmiddels resultaten op. Voor het ILG-programma is het belangrijk dat er blijvend inzicht bestaat in het geheel van de bestedingen en activiteiten. Omdat de activiteiten gespreid zijn, zowel binnen de provinciale organisatie als daarbuiten bij de Dienst Landelijk Gebied (DLG) en de Dienst Regelingen (DR), is dit inzicht complex. Wij hebben in onze managementletter geadviseerd om de relatie tussen de provincie en haar externe uitvoerende partijen continu te bewaken en te blijven streven naar ontwikkeling en groei. U heeft de relatie tussen de provincie en DLG laten onderzoeken door Bureau Berenschot. Dit rapport lijkt ons een goed vertrekpunt om verder te bouwen aan de onderlinge relatie en kennisdeling.

16 15 5 Controle rechtmatigheid 5.1 Bevindingen rechtmatigheidscontrole Zoals in dejaanekening ook is toegelicht is bij de controle voor een bedrag van aan rechtmatigheidsfouten geconstateerd. Deze fouten hebben met name betrekking op Europese aanbestedingen, waarbij er ten onrechte is afgeweken van de betreffende regelgeving. Deze fouten vallen binnen onze controletolerantie, waardoor er geen gevolgen zijn voor de goedkeurende strekking van het rechtmatigheidsoordeel in onze accountantsverklaring. 5.2 Begrotingsrechtmatigheid hi dejaarrekening wordt in paragraaf D.3.5 ingegaan op begrotingsoverschrijdingen. Terzake wordt een analyse gegeven van de begrotingsoverschrijdingen, aismede de gevolgen daarvan voor de begrotingsrechtmatigheid. In alle gevallen wordt daar geconcludeerd dat de begrotingsoverschrijdingen passen binnen de kaders zoals die door de staten zijn gesteld. Bij de conclusie is tevens de Kadernota Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten 2009 betrokken. Wij kunnen ons vinden in de analyses en conclusies zoals geformuleerd in de voornoemde paragraaf. Wel merken wij nog op dat het uiteindelijke oordeel over de begrotingsrechtmatigheid ligt bij provinciale staten. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest en zijn graag bereid tot het geven van een nadere toelichting. Deloitte Accountants B.V. Elsenaar RE RA