Gedrag en ervaringen van energieafnemers op de geliberaliseerde Vlaamse energiemarkt

Transcriptie

1 Vlaamse Regulator van de Elektriciteits- en Gasmarkt Publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Graaf de Ferrarisgebouw Koning Albert II-laan 20 bus 19 B-1000 Brussel Gratis telefoon 1700 Fax info@vreg.be Web: Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Opdracht voor plaatsing van een dienst Bestek nr. BE/VREG/0055 Veldwerk en gegevensverwerking in het kader van marktbevragingen bij huishoudelijke en professionele afnemers in de periode Gedrag en ervaringen van energieafnemers op de Uiterste datum voor indiening van de offerte: Woensdag 19 maart 2014 om 10 uur Bijlagen 1. Offerteformulier 2. Prijstabel 3. Indicatieve vragenlijsten :19 Pagina 1 van 25

2 Inhoud I. ALGEMENE BEPALINGEN... 3 I.1. AANBESTEDENDE OVERHEID... 3 I.2. VOORWERP EN CLASSIFICATIE VAN DE OPDRACHT... 3 I.3. DUUR... 8 I.4. GUNNINGSWIJZE... 9 I.5. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN... 9 I.6. BESTELPROCEDURE VAN DEELOPDRACHTEN... 9 I.7. OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN I.8. LIJST AFWIJKINGEN KB UITVOERING II. ADMINISTRTIEVE VOORSCHRIFTEN II.1. PLAATSING VAN DE OPDRACHT II.1.1. SELECTIE II.1.2. MODALITEITEN II.1.3. OFFERTE OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD II.1.4. PRIJS II.1.5. GUNNINGSCRITERIA (ART. 107 KB PLAATSING) DE PRIJS VAN DE VASTE SCHIJF ZOALS BEPAALD IN DIT BESTEK (OP 55 PUNTEN) DE PRIJS VAN DE VOORWAARDELIJKE SCHIJF (OP 5 PUNTEN) DE BEOORDELING VAN EEN GEDETAILLEERDE WERKPLAN (OP 40 PUNTEN) II.2. UITVOERING VAN DE OPDRACHT II.2.1. ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN II.2.2. BETALINGEN II.2.3. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID II.2.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN II.2.5. KEURINGEN EN OPLEVERING V. BIJLAGEN :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 2 van 25

3 I.1. AANBESTEDENDE OVERHEID I. ALGEMENE BEPALINGEN Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Regulator van de Elektriciteits- en Gasmarkt (VREG), in rechte vertegenwoordigd door haar gedelegeerd bestuurder, André Pictoel. De aanbestedende overheid, vertegenwoordigd door zijn gedelegeerd bestuurder, is de enige verantwoordelijke autoriteit voor het wijzigen van de opdracht en heeft de eindbeslissing over eventuele problemen die zich stellen bij de uitvoering. Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet gericht worden aan volgende persoon, die de leidend ambtenaar is: Katrien Gielis economisch toezichthouder marktwerking Adres: Vlaamse Regulator van de Elektriciteits- en Gasmarkt Graaf de Ferrarisgebouw, Koning Albert II-laan 20, bus 19, B-1000 Brussel Tel.: 02/ Fax: 02/ Nadere inlichtingen betreffende de verschillende aspecten van de in onderhavig bestek beschreven opdracht kunnen verkregen worden bij de leidend ambtenaar. Eventuele wijzigingen betreffende de leidend ambtenaar of diens contactgegevens zullen schriftelijk of per meegedeeld worden. I.2. VOORWERP EN CLASSIFICATIE VAN DE OPDRACHT Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni De diensten hebben betrekking op de CPV-code (uitvoeren van marktonderzoek). Algemene inleiding Meer dan 10 jaar geleden (op 1 juli 2003) werd de Vlaamse energiemarkt volledig vrijgemaakt. Sindsdien kunnen alle bedrijven en gezinnen vrij hun energieleverancier kiezen. De Vlaamse Regulator van de Elektriciteits- en Gasmarkt, kortweg VREG, is een publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap, dat belast is met de regulering en de controle van de werking van de Vlaamse elektriciteits- en gasmarkt. Sinds de opening van de markt voert de VREG jaarlijks enquêtes uit bij zowel particulieren als bedrijven om inzicht te krijgen in hun switchgedrag (dit is het veranderen van leverancier) en om te peilen naar hun ervaringen op de vrijgemaakte Vlaamse energiemarkt. De meest recente rapporten, met de resultaten van deze enquêtes zijn terug te vinden op de VREG-website via volgende links: (gezinnen) (bedrijven) De komende drie jaar (2014, 2015, 2016) wenst de VREG jaarlijks opnieuw zowel een representatief staal van de huishoudens in Vlaanderen als een representatief staal van de bedrijven in Vlaanderen met meer dan 5 en maximaal 200 werknemers te bevragen om bepaalde evoluties te kunnen opvolgen en om een algemeen beeld te krijgen van hun positie en gedrag op de vrijgemaakte Vlaamse energiemarkt. Het betreft het jaarlijks gelijktijdig uitvoeren van een telefonische enquête bij gezinnen en bedrijven in de periode (zie verder: vaste schijf ) :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 3 van 25

4 De jaarlijkse enquêtes kunnen tevens enkele vragen bevatten die aangeleverd worden door het Vlaams Energieagentschap (VEA), dat zelf voor de financiering van deze vragen instaat. Een deel van deze opdracht wordt ook in naam en voor rekening van het Vlaams Energieagentschap geplaatst. Bovendien willen zowel de VREG als VEA (voor wie de VREG optreedt als aanbestedende overheid) de mogelijkheid hebben om op elk moment ad hoc-enquêtes te bestellen om te kunnen inspelen op de actualiteit en tussentijdse kleinere enquêtes te bestellen die dieper ingaan op een bepaald onderwerp. Het kan daarbij zowel om een telefonische als om een internetenquête gaan. (zie verder: voorwaardelijke schijf ) Titel De opdracht heeft als titel Veldwerk en gegevensverwerking in het kader van marktbevragingen bij huishoudelijke en professionele afnemers in de periode Doel Opvolgen van bepaalde evoluties en krijgen van een algemeen beeld van positie en gedrag huishoudens en bedrijven op de vrijgemaakte Vlaamse energiemarkt. Middel Het bevragen van een representatief staal van de huishoudens en een representatief staal van de bedrijven met minimum 5 en maximum 200 werknemers in Vlaanderen. De opdracht wordt niet opgedeeld in percelen. Ze bestaat wel uit een vaste en een voorwaardelijke schijf. Vaste schijf Betreft het jaarlijks gelijktijdig uitvoeren van een telefonische enquête bij gezinnen en een telefonische enquête bij bedrijven in de periode Dit betekent dat in totaal zes enquêtes worden uitgevoerd. Een voorbeeld van de twee vragenlijsten zoals gebruikt bij vorige enquêtes wordt indicatief bij dit bestek gevoegd. Vragenlijst A die in 2013 gebruikt werd voor gezinnen, werd gemiddeld in 14 minuten overlopen. Vragenlijst C die in 2014 gebruikt werd voor bedrijven, werd gemiddeld in 16 minuten overlopen. Vragenlijsten B en D zijn verkorte versies van deze vragenlijst. Op basis van de offerteprijzen zal de VREG nog voor de toewijzing beslissen of voor de ganse periode geopteerd wordt voor de lange vragenlijst dan wel voor de korte vragenlijst (variant). Ongeveer 2/3 de van deze vragenlijst is jaarlijks terugkerend en min of meer vergelijkbaar voor particulieren en bedrijven. 1/3 de is jaarlijks flexibel in te vullen om te kunnen inspelen op de actualiteit en op werkzaamheden van de VREG. De opdracht bestaat uit: Veldwerk Verwerking data & analyse tot een rapport Optioneel: mondelinge presentatie van de resultaten Voorwaardelijke schijf (naargelang de behoefte zich voordoet of budget aanwezig is) De VREG en VEA wensen de mogelijkheid te hebben om op elk moment een ad hoc-enquête te bestellen om te kunnen inspelen op de actualiteit of op dringende noden, en tussentijdse kleinere enquêtes te bestellen die dieper ingaan op een bepaald onderwerp. Het kan daarbij zowel om een telefonische (al dan niet via omnibus) als om een face-to-face enquête of een internetenquête gaan, al dan niet via omnibus. Voor al deze mogelijkheden kunnen prijzen worden opgegeven die gelden voor het uitvoeren van aanvullende enquêtes op ad hoc-basis. Het gaat om opdrachten waarvan de VREG zelf momenteel het voorwerp nog niet kent en waaromtrent zij bijgevolg geen inschatting kan weergeven. Naar verwachting gaat het eerder om kleine hoeveelheden. De aanbestedende overheid kan echter ook ad hoc enquêtes toekennen aan een andere firma dan de opdrachtnemer :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 4 van 25

5 Vaste schijf 1. Veldwerk a. Jaarlijkse enquête bij particuliere afnemers De opdrachtnemer zal een aantal gezinnen woonachtig in Vlaanderen contacteren, representatief verspreid over de vijf Vlaamse provincies. Met elke respondent wordt telefonisch een vragenlijst overlopen. Een korter en een langer model van deze vragenlijst wordt in bijlage aan dit bestek toegevoegd. De VREG wenst een prijs te krijgen voor beide vragenlijsten, genaamd model A en model B. Deze modellen zijn indicatief doch de VREG mikt op continuïteit. De definitieve vragenlijst zal dus jaarlijks voor 2/3 de hetzelfde blijven zowel qua inhoud als qua manier van vraagstelling en voor 1/3 de aangepast worden. De VREG kan aan de opdrachtnemer een aangepaste vragenlijst overmaken tot ten laatste vijf werkdagen voor de aanvang van de opdracht, zoals voorzien in het onderhavige bestek. Op geen enkel ogenblik mag de opdrachtnemer de vragenlijst op eigen initiatief aanpassen, behoudens ingeval van uitdrukkelijk akkoord van de VREG. Aan de opdrachtnemer wordt wel gevraagd om in zijn offerte suggesties ter verbetering van de vragenlijst mee te geven en in de fase voorafgaand aan het veldwerk de vragenlijst mee te optimaliseren. Het door de opdrachtnemer uit te voeren veldwerk omvat: a) de steekproeftrekking De steekproeftrekking wordt uitgevoerd door de opdrachtnemer. De opdrachtnemer trekt op randomwijze een representatieve steekproef waarbij de verdeling van het totale aantal te contacteren respondenten verhoudingsgewijs overeenstemt met de grootte van elke distributienetbeheerder in het Vlaamse Gewest. De steekproef moet eveneens voldoende representatief zijn voor de Vlaamse bevolking op het vlak van leeftijd, gezinssamenstelling, opleiding en activiteitsgraad. Mogelijk is voor bepaalde vragen boosting nodig zodat uitspraken gedaan kunnen worden over groepen die een eerder kleine vertegenwoordiging hebben in de populatie. De VREG stelt geen bestand ter beschikking. b) de vragenlijst De VREG levert de vragenlijst aan. In overleg met de VREG moet de vragenlijst geoptimaliseerd en gefinaliseerd worden. De vragenlijst wordt voorafgaand aan het eigenlijke veldwerk uitgetest bij tien personen waarna nog aanpassingen mogelijk zijn. De definitieve vragenlijst wordt tijdens een telefonisch interview mondeling overlopen met de respondent. c) periode voor uitvoering van het veldwerk De uitvoeringstermijn voor deze jaarlijkse opdracht (veldwerk + gegevensverwerking) start jaarlijks vanaf 2014 op 15 juni. Het veldwerk loopt van 15 juni tot 15 juli. Er worden zowel tijdens als buiten de werkuren (weekends en avonden) interviews afgenomen om vertekening te vermijden. De eindresultaten moeten ten laatste op 1 september aan de VREG bezorgd worden (= uiterste voltooiingsdatum). Een verlenging van de uitvoeringstermijn is enkel mogelijk mits uitdrukkelijk, schriftelijk akkoord daartoe van de VREG :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 5 van 25

6 d) uit te voeren hoeveelheden van veldwerk en gegevensverwerking De opdrachtnemer moet tussen 15 juni en 15 juli een bepaald aantal enquêtes afwerken opdat een minimaal responscijfer behaald wordt van effectieve resultaten waarvan er minimum 500 betrekking moeten hebben op een afnemer van zowel elektriciteit als aardgas. Als na de uitvoering van de opdracht blijkt dat de opdrachtnemer het minimale responscijfer niet heeft gehaald, kan dit gesanctioneerd worden. Zie verder onder h) Controle na het veldwerk ) en II.2.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN. e) aantal enquêteurs De opdrachtnemer moet in het werkplan opgeven hoeveel personen zullen ingezet worden voor de telefonische bevraging enerzijds en voor de verwerking van de enquêtes anderzijds. f) methode van dataverzameling De antwoorden van de respondenten worden door de opdrachtnemer tijdens het telefonische interview via CATI genoteerd. Voor elke respondent wordt een elektronisch bestand aangemaakt, waarop de vragen hernomen zijn. Naast de antwoorden van de respondent, moet op dit bestand het unieke nummer van de enquêteur, het tijdstip van opmaak/ontvangst van de ingevulde vragenlijst, de adresgegevens en telefoonnummer van de respondent alsook de eventuele reden voor het niet volledig invullen van de vragenlijst, indien gekend, weergegeven worden. De VREG kan de ingevulde elektronische bestanden op elk moment opvragen bij de opdrachtnemer. g) permanente controle tijdens het veldwerk (= keuring; zie II.2.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN) De opdrachtnemer rapporteert gedurende de uitvoering van het veldwerk minstens eenmaal per week per aan de dossierbehandelaar over de vooruitgang van het veldwerk. h) controle na het veldwerk (=keuring; zie II.2.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN) Door de VREG kan een telefonische controle uitgevoerd worden op de uitgevoerde enquêtes (inclusief weigeringen). Ingeval het in dit bestek bepaalde minimaal responscijfer van effectief behaalde resultaten niet gehaald wordt of als niet minstens 500 aardgasverbruikers bevraagd werden, kan de VREG een financiële sanctie opleggen. Zie hierover meer onder II.2.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN. De VREG zal tevens een grondige controle uitvoeren op de verwerkte data en op het eindrapport. Bij eventuele vragen of fouten, zal de opdrachtnemer deze vragen nog beantwoorden en fouten rechtzetten voor de definitieve oplevering. b. Jaarlijkse enquête bij bedrijven De opdrachtnemer zal een randomgewijs geselecteerde representatieve steekproef van professionele afnemers/bedrijven met minstens vijf en maximaal 200 werknemers (de respondenten) contacteren uit alle sectoren. Aan elke respondent wordt een vragenlijst voorgelegd. Een korter en een langer model van deze vragenlijst wordt in bijlage aan dit bestek toegevoegd. De VREG wenst een prijs te krijgen voor beide vragenlijsten, genaamd model C en model D. Deze modellen zijn indicatief doch de VREG mikt op continuïteit. De definitieve vragenlijst zal dus jaarlijks voor 2/3 de hetzelfde blijven zowel qua inhoud als qua manier van vraagstelling en voor 1/3 de aangepast worden. De vragenlijst voor bedrijven wordt de komende drie jaar uitgebreid met een bijkomend hoofdstuk Energiebesparende investeringen De VREG kan aan de opdrachtnemer een aangepaste vragenlijst overmaken tot ten laatste vijf werkdagen voor de aanvang van de opdracht, zoals voorzien in het onderhavige bestek. Op geen enkel ogenblik mag de opdrachtnemer de vragenlijst op eigen initiatief aanpassen, behoudens ingeval van uitdrukkelijk akkoord van de VREG :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 6 van 25

7 Aan de opdrachtnemer wordt gevraagd suggesties ter verbetering van de lijst mee te geven. Het door de opdrachtnemer uit te voeren veldwerk omvat: a) de steekproeftrekking De steekproeftrekking wordt uitgevoerd door de opdrachtnemer. De steekproef moet een representatieve afspiegeling zijn van de Vlaamse bedrijfswereld, zowel op geografisch als op sectorieel vlak (de energiesector, overheid en onderwijs worden uitgesloten). Bijkomende eis is dat de aldus geselecteerde bedrijven minimum vijf en maximaal 200 werknemers moeten tewerkstellen. Mogelijk is voor bepaalde vragen boosting nodig zodat uitspraken gedaan kunnen worden over groepen die een eerder kleine vertegenwoordiging hebben in de populatie. De VREG stelt geen bestand ter beschikking. b) de vragenlijst en de manier van contactname De VREG levert de vragenlijst aan. In overleg met de VREG moet de vragenlijst geoptimaliseerd en gefinaliseerd worden. De vragenlijst wordt voorafgaand aan het eigenlijke veldwerk uitgetest bij tien bedrijven waarna nog aanpassingen mogelijk zijn. De definitieve vragenlijst wordt tijdens een telefonisch interview mondeling overlopen met de respondent. Contactname van de respondenten moet telefonisch gebeuren. c) periode voor uitvoering van het veldwerk De uitvoeringstermijn voor deze jaarlijkse opdracht (veldwerk + gegevensverwerking) start jaarlijks vanaf 2014 op 15 juni. Het veldwerk loopt van 15 juni tot 15 juli. De eindresultaten moeten ten laatste op 1 september (= uiterste voltooiingsdatum) aan de VREG bezorgd worden. Een verlenging van de uitvoeringstermijn is enkel mogelijk mits uitdrukkelijk, schriftelijk akkoord daartoe van de VREG. d) Uit te voeren hoeveelheden van veldwerk en gegevensverwerking De opdrachtnemer moet tussen 15 juni en 15 juli een bepaald aantal enquêtes afwerken opdat een minimaal responscijfer behaald wordt van effectieve resultaten waarvan er minimum 500 betrekking moeten hebben op een afnemer van zowel elektriciteit als aardgas, dat representatief is voor bedrijven uit alle sectoren (met minstens vijf en maximaal 200 werknemers). Indien na de uitvoering van de opdracht blijkt dat de opdrachtnemer het minimale responscijfer niet heeft gehaald, kan dit gesanctioneerd worden. Zie verder onder h) Controle na het veldwerk ) en II.2.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN. e) aantal enquêteurs De opdrachtnemer moet in het werkplan opgeven hoeveel personen zullen ingezet worden voor de telefonische bevraging enerzijds en voor de verwerking van de ontvangen enquêtes anderzijds. f) methode van dataverzameling De antwoorden van de respondenten worden door de opdrachtnemer tijdens het interview (CATI) ingebracht. Voor elke respondent wordt een elektronisch bestand aangemaakt, waarop de vragen hernomen zijn. Naast de antwoorden van de respondent, moet op dit bestand het unieke nummer van de enquêteur, het tijdstip van opmaak/ontvangst van de ingevulde vragenlijst, de adresgegevens en telefoonnummer van de respondent alsook de eventuele reden voor het niet volledig invullen van de vragenlijst, indien gekend, weergegeven worden. De VREG kan de ingevulde elektronische bestanden op elk moment opvragen bij de opdrachtnemer. g) permanente controle tijdens het veldwerk (= keuring; zie ook II.2.5. KEURINGEN EN OPLEVERING) :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 7 van 25

8 De opdrachtnemer rapporteert gedurende de uitvoering van het veldwerk minstens eenmaal per week per aan de dossierbehandelaar over de vooruitgang van het veldwerk. h) controle na het veldwerk (= keuring; zie ook II.2.5. KEURINGEN EN OPLEVERING) Door de VREG kan een telefonische controle uitgevoerd worden op de uitgevoerde enquêtes (inclusief weigeringen). Ingeval het in dit bestek bepaalde minimaal responscijfer van effectief behaalde resultaten niet gehaald wordt of als niet minstens 500 aardgasverbruikers bevraagd werden, kan de VREG een financiële sanctie opleggen. Zie hierover meer onder II.2.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN De VREG zal tevens een grondige controle uitvoeren op de verwerkte data en op het eindrapport. Bij eventuele vragen of fouten, zal de opdrachtnemer deze vragen nog beantwoorden en fouten rechtzetten voor de definitieve oplevering. 2. Verwerking van de data en opmaak eindrapport Na de uitvoering van het veldwerk, moet de opdrachtnemer de verzamelde resultaten verwerken. De verwerking van deze resultaten wordt opgenomen in de eindrapporten die minstens de volgende onderdelen bevatten: - de definitieve vragenlijst zoals gebruikt tijdens het veldwerk; - een overzicht en analyse van de (non-)respons; - een Excel bestand met synthetische weergave van de effectieve resultaten, desgevallend vergezeld van een door de opdrachtnemer opgemaakt code boek; - een tabellenrapport (zowel uitgeprinte versie als digitaal) met per vraag de totale resultaten per antwoordcategorie en opgesplitst naar: voor gezinnen: geslacht, leeftijd, provincie, al dan niet beroepsactief, opleidingsniveau, eigenaar/huurder, type woning, inkomen, gezinssamenstelling, netto maandinkomen, bekendheid VREG & websitebezoek, rechthebbend sociaal tarief, afnemers gas, verbruik elektriciteit en gas, nakijken eindafrekening, type verwarming, al dan niet contract (indien deze vraag weerhouden blijft), (al dan niet dezelfde) leverancier elektriciteit en gas, bekendheid/financiering gratis elektriciteit, gemengde/zuivere netbeheerder, eigenaar zonnepanelen, belang energiekost, tevredenheidsvragen, prijsperceptie, groen contract voor bedrijven: aantal werknemers, sector, omzet, provincie, afnemers gas, verbruik elektriciteit en gas, nakijken eindafrekening, belang energiekost, gemengde/zuivere netbeheerder, bekendheid VREG & websitebezoek, (al dan niet dezelfde) leverancier elektriciteit en gas, al dan niet contract (indien deze vraag weerhouden blijft), tevredenheidsvragen, prijsperceptie, groen contract Daarnaast geeft de VREG door welke kruisverbanden gelegd moeten worden. De inschrijver mag ook zelf interessante verbanden suggereren. - een rapport met de analyse van de effectieve resultaten van de enquête, met grafieken en met aanduiding van eventuele interessante verbanden tussen de antwoorden van verschillende respondenten onderling. Het rapport mag onder de vorm van een powerpointvoorstelling aangeleverd worden. Het rapport wordt zowel op papier als digitaal overgemaakt aan de VREG. De grafieken worden aangeleverd volgens de huisstijl van de VREG. - een technisch rapport (steekproef, methodologie, wegingen, ) I.3. DUUR De in dit bestek vervatte opdracht omvat de periode Verlengbaarheid De VREG kan de opdracht met maximaal zes maanden verlengen (tot 30 juni 2017) tegen dezelfde voorwaarden en aan de initieel afgesproken prijzen (behoudens herziening conform II ), op voorwaarde dat de opdrachtnemer hiermee akkoord gaat :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 8 van 25

9 Uitvoering van opdracht na 31 december 2016 is in ieder geval alleen mogelijk na uitdrukkelijke schriftelijke bevestiging van deze verlenging van de opdracht door de VREG aan de opdrachtnemer. Deze verlenging wordt door de VREG medegedeeld via aangetekend schrijven, uiterlijk drie maanden vóór het verstrijken van de looptijd van de opdracht. Opzegmogelijkheden VREG Onverminderd de toepassing van eventuele maatregelen van ambtswege conform de bepalingen van het KB Uitvoering, kan het contract door de VREG opgezegd worden op het einde van ieder lopend kalenderjaar, op voorwaarde dat de opzeg van het contract minstens 90 kalenderdagen voorafgaand aan het einde van het lopende kalenderjaar per aangetekende brief betekend werd aan de opdrachtnemer. Opzegmogelijkheden opdrachtnemer Het contract kan opgezegd worden door de opdrachtnemer op het einde van ieder lopend kalenderjaar mits de opzeg minstens 150 kalenderdagen voorafgaand aan het einde van het lopende kalenderjaar per aangetekende brief betekend werd aan de VREG. De opzegging van het contract onder de bovenvermelde voorwaarden geeft geen aanleiding tot schadevergoeding voor elk van beide partijen. I.4. GUNNINGSWIJZE De gunning van deze opdracht gebeurt via vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, op basis van artikel 26, 2, 1, d) Wet Overheidsopdrachten en art. 105, 2, 2 KB Plaatsing. I.5. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: - Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten); - Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing); - Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering); - Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni U kunt deze regelgeving terugvinden op: I.6. BESTELPROCEDURE VAN DEELOPDRACHTEN Voor de vaste schijf van de opdracht zal de VREG telkens uiterlijk op 30 mei van het betrokken jaar de bestelling doen met de bijhorende (indicatieve) vragenlijst. De voorwaardelijke schijf van de opdracht (ad-hoc enquêtes) houdt een raamopdracht in: de eventueel uit te voeren ad-hoc enquêtes maken telkens het voorwerp uit van een aparte, schriftelijke bestelling die uitgaat van de VREG of VEA. Dit maakt een deelopdracht uit. In ieder geval zal de opdrachtnemer pas kunnen starten met de uitvoering van elke deelopdracht, nadat hij hiertoe een voorafgaande schriftelijke bestelling ontvangen heeft :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 9 van 25

10 De door VREG of VEA te verzenden bestelling vermeldt telkens een bestelnummer. De opdrachtnemer moet het bestelnummer vermelden in iedere communicatie die hij onderhoudt met VREG of VEA over de uitvoering van die deelopdracht. Bij alle ad hoc opdrachten waarvoor een inschatting gegeven moet worden, wordt de bestelling voorafgegaan door een offertevraag aan de opdrachtnemer. De opdrachtnemer zal iedere offertevraag binnen de daartoe vastgelegde termijn beantwoorden met een brief waarin hij op basis van en verwijzend naar de in de prijstabel opgegeven bedragen een inschatting maakt van de prijs voor uitvoering van deze specifieke deelopdracht, desgevallend opgesplitst per uit te voeren taak alsook met een omschrijving van de manier waarop deze deelopdracht zal uitgevoerd worden en met een opgave van de personeelsleden die daarvoor zullen ingeschakeld worden. De opdrachtnemer zal de opgegeven prijs verifiëren aan de hand van de prijzen die in zijn initiële offerte opgenomen zijn. De aanbestedende overheid kan afzien van de bestelling van de deelopdracht, zonder dat de opdrachtnemer hierdoor recht heeft op schadevergoeding, of kan wijzigingen aan de opdracht voorstellen en de opdrachtnemer om een nieuwe offerte verzoeken VREG of VEA kan ook beslissen de opdracht toe te kennen aan een andere firma dan de opdrachtnemer. Iedere offertevraag voor uitvoering van een deelopdracht wordt door de opdrachtnemer beantwoord met een offerte binnen de tien kalenderdagen na ontvangst van de offertevraag. Herhaaldelijke (twee of meerdere keren) inbreuk op deze termijn kan aanleiding geven tot het opleggen van sancties. De aanbestedende overheid zal na ontvangst van de offerte zo snel mogelijk en ten laatste binnen de tien kalenderdagen (behoudens in periodes van sluiting van de kantoren van de opdrachtnemer tijdens de vakantie in dit geval vangt deze termijn pas aan van zodra de kantoren van de opdrachtnemer weer geopend zijn) een reactie overmaken aan de opdrachtnemer in de vorm van een bestelling, van een brief tot annulering van de offertevraag of van een aangepaste offertevraag. In dit laatste geval moet de opdrachtnemer binnen dezelfde termijn van 10 kalenderdagen een aangepaste offerte bezorgen aan de VREG. I.7. OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de VREG. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. I.8. LIJST AFWIJKINGEN KB UITVOERING De artikelen van het KB Uitvoering waarvan dit bestek afwijkt, zijn art.45, 46 en 154 inzake sanctiemogelijkheden. II. ADMINISTRTIEVE VOORSCHRIFTEN II.1. PLAATSING VAN DE OPDRACHT II.1.1. SELECTIE II UITSLUITING, RSZ-VERPLICHTINGEN EN BELANGENVERMENGING (ART. 61, 62 EN 64 KB PLAATSING) :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 10 van 25

11 Art. 61 en 62. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting van toegang tot de gunningsprocedure te bevinden, zoals bedoeld in artikelen 61 en 62 KB Plaatsing. De correctheid van deze verklaring wordt door de VREG via de haar ter beschikking staande kanalen gecontroleerd, of vraagt zo nodig de bewijzen alsnog op bij de deelnemer. Voor de Belgische inschrijver vraagt de VREG het RSZ-attest, de jaarrekeningen en het attest van nietfaling zelf via elektronische weg op conform art. 60, 1. De overige documenten worden opgevraagd bij de inschrijver. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, 2. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in artikel 64 KB Plaatsing. II KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67, 68 en 72 KB PLAATSING) Minimale vereisten qua financiële en economische draagkracht Inzake financieel en economische capaciteit moet de door de VREG gezochte dienstverlener een minimale totale omzet gedurende de laatste drie boekjaren voor kunnen leggen van EUR op jaarbasis en EUR op jaarbasis voor de activiteiten inzake marktbevragingen. De inschrijver toont die aan door het voorleggen van: een passende bankverklaring (dit wil zeggen waarin de bankier de financiële gezondheid van de inschrijver bevestigt, rekening houdend met de omvang en de complexiteit van de opdracht); een verklaring van de kandidaat betreffende de totale omzet van de kandidaat op jaarbasis en de omzet betreffende de diensten die het voorwerp van de offerteaanvraag uitmaken, beiden eveneens van de laatste drie boekjaren. Minimale vereisten qua technische bekwaamheid Op het gebied van technische bekwaamheid moet de door de VREG gezochte dienstverlener een minimale personeelsbezetting voor de onderneming voorleggen van 20 personen op jaarbasis voor opdrachten betreffende marktbevragingen. De dienstverlener moet beschikken over ervaring met telefonische interviews via CATI. Deze ervaring moet ook blijken uit de referenties die opgevraagd worden. Ten slotte moet opgegeven worden welke opdrachten uitbesteed worden aan derden. De inschrijver toont die aan door het voorleggen van: minstens drie referenties van telefonische marktbevragingen van dezelfde grootteorde met CATI uit de afgelopen drie kalenderjaren (2011, 2012 en 2013), met vermelding van opdrachtgever, datum, inhoud en omvang opdracht, responscijfer en budget en in de mate van het mogelijke met inbegrip van certificaten van waardering door vroegere opdrachtgevers; opgave van jaarlijkse personeelsbezetting; opgave van de personeelsleden-technici die voor de opdracht ingezet worden met aanduiding van opleiding, specifieke vaardigheden, vakbekwaamheid en ervaring betreffende telefonische marktbevraging, CATI-opleiding en deelname aan gelijkaardig onderzoek gedurende de drie afgelopen kalenderjaren met vermelding van inhoud onderzoek en periode; opgave van de eventuele inzet van onderaannemers door de opdrachtnemer bij uitvoering van de opdracht :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 11 van 25

12 II BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING) a) De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver. b) De opdrachtnemer is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de VREG. Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 KB Plaatsing. II.1.2. MODALITEITEN II VERPLICHTE VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING) De lange versie van de vragenlijsten (versie A en C) zoals toegevoegd aan dit bestek gelden als basisoplossing. De kortere versie van de vragenlijsten (versie B en D) geldt als verplichte variant. De inschrijver is verplicht om zowel voor de basisoplossing als voor de verplichte variante een bod te doen, op straffe van onregelmatigheid van zijn offerte. De variant wordt ingediend in dezelfde offerte. De inschrijver geeft daarbij duidelijk aan wat zijn basisofferte is en wat de variant is. Het indienen van vrije varianten is verboden. II.1.3. OFFERTE OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD II OPENING EN INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 KB PLAATSING) De uiterste indieningsdatum van de offertes is op woensdag 19 maart om 10 uur. De zitting voor de opening van offertes vindt plaats op woensdag 19 maart om 10 uur. Locatie: VLM Gulden Vlieslaan Brussel. De offertes moeten elektronisch worden overgelegd, via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52, 1 van het KB plaatsing. De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht, ). Een gescande handtekening is onvoldoende :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 12 van 25

13 Voor hulp bij het indienen van uw offerte kan u gebruik maken van de handleiding e-tendering. Meer informatie kan worden bekomen op de website of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0) II VORM EN INHOUD OFFERTE De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle bij de offerte te voegen documenten: - het offerteformulier - De antwoorden op alle vragen die in dit bestek worden gesteld - de ingevulde prijstabel, ondertekend door de bevoegde persoon; - de bijlagen die eventueel bij de antwoorden horen; - alle andere documenten die nodig zijn voor de beoordeling van de offerte. Onder andere documenten ressorteert alleszins de voorstelling van het volledige team dat daadwerkelijk de opdrachten zal uitvoeren (en dus niet het management of het bureau in het algemeen): schets van hun ervaring en hun specifieke vaardigheden. Daarnaast moet één vaste contactpersoon met de nodige technische vaardigheden aangegeven worden die zal optreden als eerste aanspreekpunt voor praktische aspecten. II VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING) De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt. De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de VREG. II VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING) De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderd twintig kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes. II.1.4. PRIJS II PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING) Gezien het gaat om een contract voor opdrachten waarvan niet alle uitvoeringsvoorwaarden en verplichtingen voor verschillende onderdelen van de opdracht al volledig bepaald kunnen worden, is het stellen van een forfaitaire totaalprijs niet mogelijk. De wijze van prijsbepaling is verschillend in functie van de verschillende onderdelen van de opdracht: een vaste schijf en een voorwaardelijke schijf. Deze opdracht is dan ook een gemengde opdracht. Voor de voorwaardelijke schijf worden enkel eenheidsprijzen gevraagd zonder indicatie van de uit te voeren hoeveelheden :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 13 van 25

14 Om deze reden wordt in I.6 van dit bestek een procedure voor het plaatsen van individuele bestellingen op basis van een voorafgaande vraag aan de opdrachtnemer beschreven. Prijsbepaling vaste schijf A. uitvoering van veldwerk en gegevensverwerking De inschrijver geeft in de aan zijn offerte toe te voegen prijstabel een forfaitaire prijs op voor de uitvoering van elke enquête apart (jaarlijks één voor bedrijven en één voor huishoudelijke elektriciteits- en gasverbruikers en dit gedurende drie jaar), alsook een forfaitaire prijs voor de totale opdracht. Het aantal effectief te behalen resultaten moet ieder jaar als volgt zijn: - voor de enquêtes gericht op bedrijven: 1.000, waarvan minstens de helft ook betrekking moet hebben op aardgas - voor de enquêtes gericht op huishoudelijke verbruikers: 1.000, waarvan minstens de helft ook betrekking moet hebben op aardgas De kost van de uitvoering van het door hem geschatte minimumaantal contactnames dat de inschrijver noodzakelijk acht om deze minimale responscijfers te behalen, moet inbegrepen zijn in deze forfaitaire prijs voor alle enquêtes. De forfaitaire prijzen moeten alle kosten van de opdrachtnemer zonder onderscheid (dus incl. verplaatsingskosten, kosten van derden ) voor de uitvoering van de marktbevraging bevatten. B. eventuele meerwerken met betrekking tot gegevensverwerking Met betrekking tot het onderdeel gegevensverwerking van de zes enquêtes, wordt in de prijstabel duidelijk een uurprijs bepaald voor eventuele bijkomende analysetaken met betrekking tot gegevensverwerking. Dit onderdeel van de opdracht is dus een opdracht tegen prijslijst. Prijsbepaling voorwaardelijke schijf Daarnaast wordt in de tabel prijzen opgenomen voor het uitvoeren van ad hoc-enquêtes die door de VREG of VEA kunnen voorgelegd worden aan de opdrachtnemer gedurende de uitvoeringstermijn van de opdracht, en dit per techniek die de opdrachtnemer aanbiedt. Deze prijzen omvatten enerzijds een forfaitaire prijs (voorbereiding) en anderzijds een eenheidsprijs (per enquête) en een uurprijs (meerwerken). De uitvoering van dergelijke opdrachten zal voorafgegaan worden door een bestelling conform de bepalingen van dit bestek, waarbij de opdrachtnemer een inschatting van de prijs conform de initiële offerte zal moeten opgeven. II PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING) a) Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren. b) De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (btw) in een afzonderlijke post van de inventaris en voegt ze bij de prijs van de offerte. c) De prijzen omvatten alle kosten van briefwisseling, telefoon, informatica, transport of andere middelen die nodig zijn voor de uitvoering van de bestelling :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 14 van 25

15 II PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING) De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien. De opdrachtnemer kan elk jaar de prijsherziening aanvragen door middel van een aangetekend schrijven aan de Aanbestedende Overheid. De prijsherziening is van toepassing vanaf verjaardag van de gunning van de opdracht. De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule: P = P 0 x [ 0,8 x S ] S 0 waarbij: P = herziene prijs P 0 = initiële prijs S 0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor contracten vanaf 11/07/1981, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S 0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de verjaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat Voor de indexen, zie: De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid. II PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING) Op verzoek van de VREG verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De VREG kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt. II.1.5. GUNNINGSCRITERIA (ART. 107 KB PLAATSING) De gunningscriteria zijn: 1.1 de prijs van de vaste schijf zoals bepaald in dit bestek (op 55 punten) De beoordeling van dit criterium wordt uitgevoerd aan de hand van de door de inschrijver verplicht te gebruiken tabel voor opgave van de prijzen (Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.). Vooreerst beslist de VREG op basis van alle ingediende offertes of gekozen wordt voor de lange dan wel de korte vragenlijst (variant). Voor de beoordeling van het gunningscriterium prijs zal de puntenverdeling omgekeerd evenredig gebeuren met het inschrijvingsbedrag van basisoplossing of variant. Zo krijgt de goedkoopste inschrijver 55 punten, en de overige inschrijvers: 55 punten x (prijs laagste regelmatige inschrijver / eigen inschrijvingsprijs). 1.2 de prijs van de voorwaardelijke schijf (op 5 punten) De beoordeling van dit criterium wordt eveneens uitgevoerd aan de hand van de door de inschrijver verplicht te gebruiken tabel voor opgave van de prijzen (Bijlage 2: Prijstabel). Daartoe wordt de som gemaakt van alle prijselementen, zijnde: - de som van de prijzen uit de voorbereidingsfase - de som van de prijzen van elke methode uit de veldwerkfase berekend aan de maximumgrens: :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 15 van 25

16 o i.e. prijs voorbereiding steekproef + (250 x eenheidsprijs tot 250 enquêtes) + (1.000 x eenheidsprijs tot enquêtes x eenheidsprijs tot enquêtes) + vaste koste + kost per enquête o als de inschrijver geen prijs opgeeft voor een van de methodes wordt hij gepenaliseerd doordat hij voor deze methode de hoogste prijs van de andere inschrijvers aangerekend krijgt. Als geen enkele inschrijver een prijs opgeeft voor een bepaalde methode dan wordt deze methode geschrapt uit de berekening. - de som van de prijzen uit de fase van conclusies en rapportering. Als er voor een bepaalde prijs een prijsvork opgegeven wordt, gebruikt de VREG de bovengrens van deze vork in zijn berekening. De puntenverdeling gebeurt omgekeerd evenredig met het totaalbedrag. Zo krijgt de goedkoopste inschrijver 5 punten, en de overige inschrijvers: 5 punten x (prijs laagste regelmatige inschrijver / eigen inschrijvingsprijs). 1.3 de beoordeling van een gedetailleerd werkplan (op 40 punten). Er wordt een gedetailleerd werkplan opgesteld voor de uitvoering van de verschillende fasen (veldwerk; gegevensverwerking; rapport; presentatie) van de marktbevraging bij huishoudelijke elektriciteits- en gasverbruikers en de marktbevraging bij professionele elektriciteits- en gasverbruikers. Het werkplan wordt beoordeeld op volgende tien elementen telkens op 4 punten: Welke meerwaarde denkt de inschrijver te kunnen bieden bij voorbereiding (achtergrondinformatie, opstellen/optimaliseren vragenlijst, piloot al dan niet met mogelijkheid tot meeluisteren, andere) Hoe gebeurt de steekproeftrekking? Methodologie veldwerk (gebruikte systemen & mensen, pilootproject, timing, representativiteit respondenten, tijdstip contactname) Projectteam: vermelding van de personeelsleden (maximaal twee) die de verantwoordelijken (en dus ook het aanspreekpunt) naar de VREG zullen zijn, met aanduiding van hun taak en hun ervaring, in welke mate probeert de inschrijver de continuïteit te garanderen op het vlak van de personeelsleden die door de inschrijver zullen worden ingezet voor de ganse opdracht ( ), Hoe ziet de inschrijver de samenwerking met de VREG? Welke meerwaarde denkt de inschrijver te kunnen bieden bij de analyse van de resultaten? Welke meerwaarde denkt de inschrijver te kunnen bieden op het vlak van output? Hoe zal de inschrijver de kwaliteit van het geleverde werk verzekeren? Welke speciale tools/systemen biedt de inschrijver aan die voor de VREG interessant kunnen zijn bij dit en ander marktonderzoek? Overzichtelijkheid en structuur van het werkplan Alle elementen moeten duidelijk in de offerte vermeld worden. Het werkplan wordt beoordeeld door een jury van minimum 3 personen, van wie minimum 1 persoon geen personeelslid is van de VREG maar wel vertrouwd met de beoordeling van gelijkaardige opdrachten. De juryleden kennen onafhankelijk van elkaar punten toe en gebruiken volgende schaal bij de quotatie: 4 = zeer goed 3 = goed 2 = voldoende 1 = onvoldoende 0 = niet vermeld in werkplan De eindscore per inschrijver voor dit criterium wordt berekend als de gemiddelde score van de scores van alle juryleden :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 16 van 25

17 II.2. UITVOERING VAN DE OPDRACHT II.2.1. ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN De opdrachtnemer moet ervoor zorgen dat er voldoende bekwaam personeel aan de opdracht wordt toegekend en hij moet voorzien dat in alle gevallen bijtijds beschikbaar "stand-in" personeel ingezet kan worden zodanig dat de afgesproken deadlines worden gerespecteerd, zowel bij voorziene als bij onvoorziene omstandigheden (e.g. ongevallen of ziektes). Van de inschrijver wordt verwacht dat hij een engagement aangaat om flexibel te zullen meewerken aan het tot stand brengen van de samenwerking. II UITVOERINGSTERMIJN (ART. 147 KB UITVOERING) Algemeen De opdracht worden uitgevoerd binnen de in dit bestek of (voor de voorwaardelijke schijf) in de bestelling vermelde termijnen. Een verlenging van deze termijnen is enkel mogelijk mits uitdrukkelijk, schriftelijk akkoord daartoe van de VREG. Vaste schijf De uitvoeringstermijn voor de vaste schijf van de opdracht (veldwerk + gegevensverwerking + analyse en rapport + presentatie) start telkens op 15 juni. Uiterlijk op 1 september moet het hierboven vermelde eindrapport overgemaakt worden aan de VREG. Dit zijn de voltooiingsdata van de jaarlijkse deelopdrachten van de vaste schijf. De opdrachtnemer moet telkens zelf bepalen hoeveel tijd binnen de uitvoeringstermijn gebruikt wordt voor de verwerking van de verzamelde data. De indeling van de uitvoeringstermijn voor de vaste schijf moet gedetailleerd weergegeven worden in het door de opdrachtnemer bij zijn offerte in te dienen werkplan. Variabele schijf De uitvoeringstermijn voor de voorwaardelijke schijf wordt in de bestelling daartoe, en na overleg, bepaald. II DIENSTVERLENINGSPLAATS (ART. 149 KB UITVOERING) Gezien het een telefonische enquête betreft, wordt de dienstverleningsplaats niet bepaald. De enquêtes hebben echter alleen betrekking op respondenten woonachtig in Vlaanderen, ongeacht hun nationaliteit. II LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING) Leiding en toezicht op de uitvoering gebeurt door de leidend ambtenaar. Echter, behoort niet tot de bevoegdheid van de leidend ambtenaar, maar uitsluitend tot de VREG vertegenwoordigd door zijn gedelegeerd bestuurder: a) het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; b) het opstellen van de processen-verbaal; c) het wijzigen van de opdracht II BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING) :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 17 van 25

18 Voor deze opdracht wordt een borgstelling geëist. a) Het bedrag van de borgtocht bedraagt 5% van het totale offertebedrag zonder btw. Gezien geen totale prijs gevraagd wordt voor de uitvoering van de volledige opdracht, wordt de berekeningsbasis van de borgtocht als volgt bepaald: het bedrag van de borgstelling is gelijk aan 5% van de totaalprijs van de 6 enquêtes van de vaste schijf. b) De borgstelling moet gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de VREG de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van art. 29 KB Uitvoering toe. De borgstelling moet gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in artikel 26 en 27 KB Uitvoering, met name: 1 in speciën; 2 in publieke fondsen; 3 in de vorm van een gezamenlijke borgtocht; 4 via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving. Voor wat 1 tot en met 3 betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas. (depositokas.be) c) Het bewijs van de borgstelling moet bezorgd worden aan de VREG. Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt u terugvinden in het artikel 27 KB Uitvoering. Voor meer informatie kunt u ook terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas. d) Onverminderd de mogelijkheid tot de jaarlijkse vrijgave van een deel van de borgtocht (zie hierna), wordt deze in één keer vrijgegeven op het einde van de looptijd van de totale opdracht, op uitdrukkelijke vraag van de opdrachtnemer en na goedkeuring van de uitvoering (= oplevering) van de totale opdracht bij proces-verbaal van de VREG. Op uitdrukkelijke vraag van de dienstverlener kan jaarlijks 1/3e van het bedrag van de borgtocht worden vrijgegeven. De eerste schijf kan vrijgegeven worden na de oplevering van de eerste 2 enquêtes, de tweede schijf kan vrijgegeven worden na de oplevering van de volgende 2 enquêtes. De laatste schijf wordt pas vrijgegeven na oplevering van de totale opdracht. II VASTE OF MINIMALE HOEVEELHEDEN (ART. 148 KB UITVOERING) a) De VREG bestelt in de periode jaarlijks een telefonische enquête bij minstens gezinnen (waarvan er 500 ook betrekking moeten hebben op aardgas) en bij minstens bedrijven met werknemers (waarvan er 500 ook betrekking moeten hebben op aardgas). Op het moment van de gunning beslist de VREG of het om de korte dan wel de uitgebreide vragenlijst gaat. Voor de ad hoc-enquêtes (optioneel) worden geen vaste of minimale hoeveelheden vooropgesteld. b) Wanneer de onder a) bepaalde vaste of minimale hoeveelheden niet worden besteld, heeft de opdrachtnemer recht op een schadevergoeding van 5 % van het te weinig bestelde bedrag zonder btw, doch slechts in de mate dat de vermindering niet gecompenseerd is door de bestelling van aanvullende diensten. De opdrachtnemer is verplicht daartoe een schuldvordering of geschreven aanvraag in te dienen :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 18 van 25

19 II.2.2. BETALINGEN II WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD (ART. 66 KB UITVOERING) De diensten worden in globo betaald na de oplevering. Voor de vaste schijf is dit dus jaarlijks na de oplevering van de enquête bij gezinnen en bij bedrijven. II PROCEDURE (ART. 150 EN 160 KB UITVOERING) a) De VREG beschikt na de beëindiging van de (deel)opdracht door, en bijgevolg de ontvangst van de resultaten van de uitgevoerde prestaties, over een verificatietermijn van 30 dagen. De factuur geldt als schuldvordering. De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 dagen vanaf het verstrijken van de bovenvermelde verificatietermijn b) Facturen moeten de volgende gegevens bevatten: Bestelnummer van de (deel)opdracht bankrekeningnummer (IBAN-code) adres van de bank factuurnummer factuurdatum btw-tarief en toegepast tarief (voor opdrachtnemers uit het buitenland: ook uitleg waarom dat percentage werd opgegeven) desgevallend kopie van proces-verbaal van oplevering De hierboven vermelde gegevens moeten steeds duidelijk worden vermeld op elke factuur. Alle facturatiebedragen moeten worden uitgedrukt in euro. De factuur wordt geadresseerd aan: Vlaamse Regulator van de Elektriciteits- en Gasmarkt André Pictoel, Gedelegeerd bestuurder Graaf de Ferrarisgebouw, Koning Albert II-laan 20, bus 19, B-1000 Brussel II OVERIGE BEPALINGEN a) Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt. b) Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten. c) De opdracht bestaat uit afzonderlijke delen voor rekening van de sub I.2 vermelde medefinanciers. Iedere medefinancier betaalt enkel zijn deel en draagt daarvoor de uitsluitende aansprakelijkheid. Bij ieder probleem of geschil i.v.m. de betalingen richt de dienstverlener zich uitsluitend en rechtstreeks tot de medefinancier in kwestie. De dienstverlener maakt voor iedere medefinancier afzonderlijke facturen op, doch stuurt alle facturen naar de VREG :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 19 van 25

20 II.2.3. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID II INTELLECTUELE RECHTEN EN KNOWHOW (ART. 19 EN 20 KB UITVOERING) (zie ook de Wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten) De indiening van de offerte geldt bij gunning als een belofte van overdracht aan de VREG van alle vermogensrechten op alle grafische, audiovisuele of andersoortige producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht. De overdracht geldt zowel ten aanzien van de indiener van een offerte als ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht en heeft betrekking op alle mogelijke exploitatiewijzen die de VREG wenselijk acht. Alle producten of documenten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht en aan de VREG bezorgd, worden eigendom van de VREG. Het eindproduct wordt in zijn geheel aangeleverd op digitale drager, van waaruit reproductie mogelijk is. De VREG verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde rechten op alle producten die vanaf dat ogenblik in het kader van de opdracht worden aangemaakt: het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht, het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling, het exclusieve en onvoorwaardelijke huur- en leenrecht, en het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek, en dit alles zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is begrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. De opdrachtnemer moet ervoor zorgen dat alle onderaannemers onder duidelijke voorwaarden afstand doen van hun rechten, en dat de VREG daarvan perfect op de hoogte is. Voor rechten die beperkt zijn in de tijd moet expliciet en schriftelijk de periode worden afgesproken, en hoe de rechten naderhand eventueel opnieuw kunnen worden verworven. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is begrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. De opdrachtnemer moet ervoor zorgen dat alle onderaannemers onder duidelijke voorwaarden afstand doen van hun rechten, en dat de opdrachtgever daarvan perfect op de hoogte is. II VERTROUWELIJKHEID (ART. 18 KB UITVOERING) De informatie die de VREG in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het vertrouwelijke karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. De opdrachtnemer moet in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid overnemen. II.2.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN II STRAFFEN (ART. 45 KB UITVOERING) a) Algemene straffen :19 BEVREG Offerteaanvraag marktbevraging Pagina 20 van 25