CoC (chain of custody)

Transcriptie

1 CTIB - CENTRE TECHNIQUE DE L INDUSTRIE DU BOIS Établissement reconnu par application de l'arrêté loi du 30 janvier 1947 TCHN - TECHNISCH CENTRUM DER HOUTNIJVERHEID Inrichting erkend bij toepassing van de Besluitwet van 30 januari 1947 BIJZONDER REGLEMENT CERTIFICATIE CoC (chain of custody) PEFC TM of FSC Hof ter Vleestdreef, 3 B-1070 Brussel België tel : (32) fax : (32) info@ctib-tchn.be web : doc : IC-12-P21-01-N.docx datum : p. 1 / 13

2 Inhoudstafel 0. INLEIDING ONDERWERP DEFINITIES ALGEMENE BEPALINGEN Algemeenheden Referentiekader Opvolgingsmethodes Algemene voorstelling Bijzondere punten van aandacht Verplichtingen voor de titularis Wijzigingen die de conformiteit van het product beïnvloeden KARAKTERISTIEKEN VAN HET CERTIFICAAT Geldigheidsperiode Logo CERTIFICATIEAANVRAAG CERTIFICATIEPROCES Certificatie en registratie Toezicht (initiële en opvolgingsaudit) Sancties Algemene maatregelen Bijzondere maatregelen Verplichtingen van de houder in geval van opschorting of intrekking van het certificaat BEZWAAR- OF BEROEPSPROCEDURES CONFIDENTIALITEIT VERANTWOORDELIJKHEID KOSTEN EN BETALINGSMODALITEITEN SPECIFICATIES IN VERBAND MET DE ACCREDITATIE VAN HET CTIB-TCHN REFERENTIEDOCUMENTEN...13 doc : IC-12-P21-01-N.docx datum : p. 2 / 13

3 0. INLEIDING Het CTIB-TCHN is door BELAC geaccrediteerd voor het uitvoeren van de certificatie met betrekking tot de «chain of custody» volgens het PEFC - systeem, inbegrepen de inspecties. Het CTIB-TCHN is door ASI (FSC) geaccrediteerd voor het uitvoeren van de certificatie met betrekking tot de «chain of custody» volgens het FSC - systeem, inbegrepen de inspecties. Het CTIB-TCHN merk is bij het Benelux bureau van de merken gedeponeerd ten titel van collectief merk. Het accreditatienummer (door BELAC, ASI/FSC of andere instantie) van het CTIB-TCHN alsook zijn notificatienummer bij de EU zijn eigendom van het CTIB-TCHN. Al deze merken en nummers mogen dus alleen gebruikt worden conform de specificaties van voorliggend reglement. Elke bedrieglijk gebruik zal vervolgd worden. 1. ONDERWERP Dit Bijzonder Reglement geeft de van toepassing zijnde modaliteiten voor de certificatie Chain of custody, dit om de houtbezitters toe te laten hun producten te voorzien van een merk volgens de procedures voorgeschreven door het CTIB-TCHN en dit op basis van het PEFC- of FSCreferentiedocument. Een certificatie volgens beide CoC beheersystemen is ook mogelijk indien de specificaties van beide systemen gevolgd worden. De CoC (chain of custody) volgens beide systemen is zeer gelijklopend. Wanneer de hieronder tekst het niet vermeldt, is de specificatie voor beide systemen geldig. De aandacht wordt gevestigd op het feit dat het totaal onmogelijk is gecertificeerde / gemarkeerde producten in het kader van één systeem met die van het andere te mengen. Beide systemen zijn parallel en kruisen elkaar niet. 2. DEFINITIES PEFC: «Program for the Endorsement of Forest Certification schemes». «Vrijwillig initiatief van de (Europese) privé-sector met als doel een kader te creëren van onderlinge erkenning met een internationale geloofwaardigheid op basis van de nationale referentiedocumenten betreffende de boscertificatie. PEFCC: PEFC Council Gecentraliseerd (internationaal) organisme voor het beheer van het PEFC systeem. FSC : Forest Stewardship Council «Het FSC is een internationale vereniging van openbaar nut. Het FSC zorgt in de hele wereld voor een bosbouw die milieu eerbiedigt, en die sociaal en economisch draagbaar is. Chain of Custody / CoC (bezitsketting) : Wordt in het Frans soms door chaîne de contrôle vertaald. Het omvat het Geheel van controlemethodes en middelen die de opvolging toelaat van de houtstroom afkomstig van gecertificeerde bossen. doc : IC-12-P21-01-N.docx datum : p. 3 / 13

4 Titularis: In dit document betekent deze term de fysieke of morele persoon die de verantwoordelijkheid heeft de specificaties van de PEFC of FSC betreffende de CoC.(chain of custody), correct toe te passen en die titulairs is van een door het CTIB-TCHN afgeleverd certificaat. Wanneer hij voldoet aan de gestelde voorwaarden, mag hij als bezitter van het certificaat de producten op basis van hout van een merk voorzien. Deze persoon kan eigenaar zijn of alleen tijdelijke bezitter van het betreffende hout. Hij mag het hout verwerken of alleen commercialiseren en opslaan. Registraties: het geheel van documenten (op papier of computer) dat toelaat de nodige informatie terug te vinden om de conformiteit van het managementsysteem van de CoC met de referentiedocumenten te bewijzen. Merk: elk melding dat een product aan de vereisten van het referentiedocument van PEFC of FSC beantwoord. Deze melding mag op het product zelf vermeld worden of op een begeleidend document of op elk ander aanverwant document (bij voorbeeld, een factuur). 3. ALGEMENE BEPALINGEN 3.1. Algemeenheden Elke aanvrager en titularis van een systeemcertificaat, dat het merken van het product toelaat, is gehouden het referentiekader te respecteren, zoals dit bepaald wordt in de hierna vermelde par (geldige editie op de datum van de certificatie). De bepalingen in dit reglement vervangen de eventuele tegenstrijdige bepalingen van de algemene voorwaarden van het CTIB-TCHN. De bepalingen van dit reglement kunnen gewijzigd worden door beslissingen van PEFC of FSC en hun referentiedocumenten. Het CTIB-TCHN is hier actief als certificatie- en inspectie-instelling. Dit betekent dat het CTIB-TCHN zijn activiteiten tot deze opdracht beperkt. De accreditatieregels laten toe algemene vorming en informatie over de inhoud en de interpretatie van de referentiedocumenten door te geven. Het CTIB- TCHN zal geen adviezen ( consultancy ) daarover geven aan een organisatie die het certificeert of wenst te certificeren. De organisatorische structuur van het CTIB-TCHN is in het jaarverslag weergegeven en is terug te vinden op de website van het CTIB-TCHN. Het Certificatiecomité is samengesteld met de Domein Verantwoordelijken, allen eigen personeelsleden van het CTIB-TCHN Referentiekader Het referentiekader van de CoC-certificatie, afgeleverd door het CTIB-TCHN bevat volgende documenten: - de PEFC- of FSC- referentiedocumenten (zie par. 11 hieronder) - het CoC Bijzonder Reglement van het CTIB-TCHN (dit document). De titularis is gehouden de documenten te kennen. doc : IC-12-P21-01-N.docx datum : p. 4 / 13

5 3.3. Opvolgingsmethodes Algemene voorstelling DOELSTELLING Alleen de CoC certificatie van een onderneming laat het verkopen van hout of producten op basis van hout met een PEFC of een FSC markering toe. De CoC biedt de eindverbruiker een waarborg dat het hen geleverde hout participeert aan goed bosbeheer. Om deze garantie aan te bieden mag deze ketting niet onderbroken worden. METHODES VOOR HET BEHEREN VAN DE HOUTSTROMEN Twee beheermethodes zijn mogelijk: - -Fysieke scheiding: de stroom van gemarkeerde producten is duidelijk en continu van die van andere producten apart behandeld. Deze scheiding mag door markering, plaatsing of in de tijd gerealiseerd worden. - percentage of volumekrediet methode: Deze methode werkt niet meer met elk houtstuk maar met hoeveelheden. Deze methode is op percentages van volume en/of productierendementen gebaseerd. (zie meer details hieronder) Bijzondere punten van aandacht Oorsprong van de producten op basis van hout De titularis moet over een systeem beschikken dat hem toelaat de herkomst van zijn voorraad producten op basis van hout, te controleren (grondstoffen en / of halffabricaten). Het controlesysteem eigen aan de titularis De titularis moet zijn controlesysteem betreffende de gemarkeerd houtvoorraden en voorraden van producten op basis van hout, zelf opstellen en bijhouden. Het controlesysteem moet omvatten: - een verantwoordelijke persoon, - een of meerdere procedures die de methode beschrijven om de nodige informatie te verzamelen en deze informatie te registreren, - de informatiedragers, zoals registers, aangepaste commerciële formulieren of documenten. De geregistreerde informatie moet toegankelijk zijn voor de auditeur Verplichtingen voor de titularis De titularis moet alle verplichtingen van dit Bijzonder Reglement respecteren, onder meer: - Hij houdt zich te allen tijde aan de van toepassing zijnde voorschriften van het certificatieprogramma. - Hij verbindt er zich toe alle nodige maatregelen in acht te nemen die de controle vergemakkelijken, onder meer met betrekking tot de toegang tot de werkplaatsen en tot het onderzoek van de documenten, en de toegang tot alle afdelingen en dossiers (inbegrepen doc : IC-12-P21-01-N.docx datum : p. 5 / 13

6 de dossiers van de interne audits). Dit slaat eveneens op de ondervraging van het personeel en de behandeling van klachten.. - De verklaringen van de titularis betreffende de certificatie, kunnen alleen een discussiepunt zijn voor wat het te certificeren product betreft en alleen voor de scope van de certificatie. - Hij verbindt er zich ook toe het product te fabriceren en/of te commercialiseren conform de methode beschreven in zijn door de certificatie organisme gekeurde procedure. - Hij vergoedt zonder uitstel de kosten, die hem door het CTIB-TCHN gefactureerd zullen worden, zoals vermeld in de certificatieovereenkomst. - In geval van doorgeven door de titularis aan derden van elk document in verband met de certificatie (certificaat of verslag) zal het document in zijn geheel reproduceerd worden, zonder verandering Wijzigingen die de conformiteit van het product beïnvloeden De titularis is verplicht het CTIB-TCHN in te lichten binnen de 10 werkdagen betreffende alle veranderingen die de conformiteit van het product kunnen beïnvloeden, zoals de fabricatiemethode of indien aanwezig, het kwaliteitssysteem. Het CTIB-TCHN heeft soeverein het recht om te oordelen of ten gevolge van deze aangekondigde wijzigingen, al dan niet bijkomende onderzoek nodig is. Wanneer dit het geval is, mag de titularis de producten die het onderwerp uitmaken van deze wijziging niet meer verdelen als gecertificeerd product, zolang dat het CTIB-TCHN geen schriftelijke toelating hieromtrent heeft gegeven. 4. KARAKTERISTIEKEN VAN HET CERTIFICAAT 4.1. Geldigheidsperiode De geldigheidsduur van de certificatie wordt in het referentiedocument of de wetgeving bepaald en geval per geval gespecificeerd. Voor de PEFC of FSC markering ligt de geldigheidsduur vast op vijf jaar en dit in zover de voorschriften opgenomen in het referentiekader gerespecteerd blijven. Een gedrukte versie van het certificaat met een geldigheidsduur ( beslissing van het Certificatie Comité van het CTIB-TCHN ) wordt afgeleverd. Aan het einde van de hierboven vermelde periode wordt een hernieuwingsaudit uitgevoerd om een nieuwe certificatieperiode te beginnen Logo Het enige toegelaten PEFC of FSC logo, naar vorm of tekening is vastgelegd in het PEFC of FSC referentiedocument. In het geval van PEFC is het altijd vergezeld van het referentienummer. In het geval van FSC dienen alle publicaties met melding van FSC en/of FSC logo s voorafgaandelijk door de certificatie-instelling (hier, het CTIB-TCHN) goedgekeurd worden. Deze vereiste mag versoepeld worden in geval die gelijkaardig zijn met al gepubliceerde teksten, mits goedkeuring van het CTIB-TCHN. Het logo of trademark wordt gebruikt conform de in par. 11 vermelde referentie documenten. 5. CERTIFICATIEAANVRAAG De kandidaat titularis neemt contact op met het CTIB-TCHN en stelt hen het (de) product(en) voor dat (die) hij zou willen laten markeren onder certificaat of stelt hen de activiteit(en) voor die hij zou laten certificeren. doc : IC-12-P21-01-N.docx datum : p. 6 / 13

7 De tussenkomst van het CTIB-TCHN begint binnen een overeen te komen termijn nadat, een volgens de regels opgestelde schriftelijke bestelbon werd ontvangen.. 6. CERTIFICATIEPROCES 6.1. Certificatie en registratie Het CTIB-TCHN stuurt een bericht van ontvangst van de bestelbon en bevestigt de aanvangstermijn van zijn prestaties. De evaluator onderzoekt het dossier op basis van de beschikbare technische informatie, met als objectief de conformiteit aantonen van het product met het relevante referentiedocument. De certificatieaudit ter plaatse vindt alleen plaats na een positieve evaluatie van de documenten (b.v. procedures / beschrijving van de beheersmodaliteiten van de CoC en eventueel berekeningstabel). In geval van uitreiking van een certificaat is dit gedateerd op de dag van de vergadering van het certificatiecomité. Zodra de beslissing genomen is om een certificaat af te leveren, wordt het opgenomen in de lijst van gecertificeerde producten in het register van het CTIB-TCHN, alsook op hun website ( dat toegankelijk is voor alle aanvragers. Er wordt eveneens een certificaat aan de titularis overgemaakt Toezicht (initiële en opvolgingsaudit) Conform de referentiedocumenten, is het certificaat vergezeld van een verplicht te respecteren opvolgingsprogramma, uit te voeren door een inspectieorganisme (het CTIB-TCHN of een ander door het CTIB-TCHN erkend organisme, dit is geval per geval te bekijken). Het CTIB-TCHN ziet toe op het respecteren van deze verplichtingen en zal, indien dit niet het geval is, het certificaat opschorten of intrekken. Deze opschorting of intrekking wordt voorafgaan door een aangetekend schrijven met de vermelding van de vastgestelde inbreuken, en de verplichting om daaraan te verhelpen. In het geval van een CoC - certificatie, bevat het opvolgingsprogramma normaal volgende elementen: Het toezicht op het respecteren van de «chain of custody» bevat de evaluatie van de documenten van de geïnspecteerde kandidaat of titularis. Het betreft dus hoofdzakelijk de evaluatie van: - de gekozen opvolgingsmethode, - de registraties van de titularis. Een maal per jaar wordt een inspectie op het werkterrein gedaan. Indien de resultaten van deze inspectie niet voldoen, kan het CTIB-TCHN eventueel één of meerdere bijkomende bezoeken overwegen (op kosten van de titularis). Het CTIB-TCHN behoudt zich het recht onaangekondigde bezoeken (op kosten van de titularis) uit te voeren. Deze inspectie gaat in ieder geval door, zelfs indien de titularis geen PEFC of FSC - product verkocht heeft. doc : IC-12-P21-01-N.docx datum : p. 7 / 13

8 In het geval van FSC mag deze vereiste versoepeld worden (geen bezoek ter plaatse) indien de titularis geen verkoop had in het laatste jaar en dat hij het bewijs ervan kan tonen. Deze toelating om geen audit ter plaatse uit te voeren mag slechts één keer gebeuren. De titularis blijft de jaarlijkse dossiersbijdrage aan het CTIB-TCHN verschuldigd. Algemene regels betreffende de audit door het CTIB-TCHN De auditor van het CTIB-TCHN controleert de toepassing van alle relevante vereisten van het van toepassing zijnde referentiedocument. Daarvoor controleert de auditor het geheel van de werking van het management systeem van de CoC van de geauditeerde organisatie en, in het bijzonder: - de stroom van producten en informatie met hoofdzakelijk het bestellen, het ontvangen, het opslaan voor verwerking, de verwerking, het opslaan na verwerking en het verzenden. - de nodige documenten: bij voorbeeld, de certificaten, facturen, transportnota s bij de aankomst en verzending en de documenten die het product tijdens de verwerking vergezellen. De auditor van het CTIB-TCHN heeft de mogelijkheid alle nodige documenten te onderzoeken, inclusief documenten beschouwt als confidentieel. De regels van het CTIB-TCHN mbt confidentialiteit beschermen de kandidaat of titularis in dat verband (zie paragraaf 8 Confidentialiteit hieronder). De personen betrokken in deze stroom van producten en/of informatie worden ook geauditeerd. Interne audit Een bewijs van «interne audit dient aanwezig te zijn. Dit document omvat minstens: - naam van de auditor, datum van de audit, - onderzochte elementen, - resultaten en besluit (positieve en negatieve elementen, waar van toepassing). Een ondertekening door de directie van de titularis is ook noodzakelijk. Deze audit wordt bij voorkeur uitgevoerd door een persoon die onafhankelijk is van het management van de CoC. Maar in het geval van zeer kleine organisaties of indien de organisatie niet over personeel beschikt die voldoende competent en onafhankelijk is, is het toegelaten dat de audit uitgevoerd wordt door de persoon die verantwoordelijk is voor het CoC systeem. Klantenklachten De titularis beschikt over een managementsysteem om de klachten van zijn klanten of van derden betreffende de CoC te beheren. Bewaren van de informatie De verzamelde informatie moet geregistreerd en bewaard blijven over een periode van vijf jaar, om latere controles mogelijk te maken Sancties Algemene maatregelen Het CTIB-TCHN behoudt zich het recht voor om te sanctioneren en de nodige maatregelen te nemen bij het vaststellen van een inbreuk of een tekortkoming betreffende: - de technische specificaties van het product, doc : IC-12-P21-01-N.docx datum : p. 8 / 13

9 - de reglementaire voorschriften (die van het referentiedocument), - de bijzondere maatregelen die in het kader van de certificatie, door het CTIB-TCHN opgelegd werden. Een sanctie kan zowel slaan op een deel als het geheel van de gecertificeerde productie. Ze kan gepaard gaan met een versterking van het interne controleprogramma, een uitgebreider extern toezicht, of diverse andere, aan de titularis opgelegde maatregelen. De titularis is verplicht hieraan gevolg te geven, en alle nodige correctieve maatregelen te nemen, om het blijven bestaan of de herhaling van inbreuk of tekortkoming te voorkomen. In functie van de ernst van de inbreuk of tekortkoming, kan men de volgende sancties onderscheiden: - VERWITTIGING: de titularis wordt verwittigd dat het aanhouden of de herhaling van de inbreuk of tekortkoming binnen een welbepaalde termijn, zijn bekwaamheid in twijfel trekt om de conformiteit van het product te garanderen, en dat dit kan leiden tot zwaardere sancties; - OPSCHORTING: de titularis kan het bezit van het certificaat voor het betrokken product niet meer rechtvaardigen gedurende een door het certificatieorganisme bepaalde periode; - INTREKKING VAN HET CERTIFICAAT: de titularis kan het bezit van het certificaat voor het betrokken product niet meer rechtvaardigen. Het toezicht wordt gestopt alsook de certificatieovereenkomst. De nog verschuldigde bedragen dienen evenwel betaald te worden. De termijn van oplossing van de gevraagde correctieve acties wordt in functie van de omvang van de te verbeteren niet-conformiteit bepaald. De beslissing van verwittiging wordt door de Domein Verantwoordelijke genomen en de beslissing van opschorting of intrekking van het certificaat wordt door het Certificatie Comité genomen. De termijn om de gevraagde actie uit te voeren wordt in functie van de ernst van de te corrigeren nietconformiteit bepaald, met een maximum van één maand per stadium. Een verwittiging is een interne zaak tussen de titularis en het CTIB-TCHN en wordt nooit bekend gemaakt aan derden. De opschorting van het certificaat wordt uitgesproken voor een welbepaalde tijd en wordt bekendgemaakt aan alle betrokken partijen (b.v. de autoriteiten, vermelding op de lijst van de door het CTIB-TCHN afgeleverde certificaten, enz.). De intrekking van het certificaat is definitief en wordt ook bekendgemaakt aan de betrokken partijen. In het geval dat de titularis nadien nog wenst aanspraak te maken op een certificaat, dient hij een nieuwe certificatieaanvraag in te dienen. In geval van intrekking van het certificaat, wordt dit voornemen per aangetekend schrijven aan de titularis meegedeeld, die dan twee kalenderweken, vanaf de verzendingsdatum van de verwittiging, de tijd krijgt om te antwoorden en zijn elementen ter verdediging voor te leggen. Hierna heeft het Certificatie Comité van het CTIB-TCHN het soevereine beslissingsrecht met betrekking tot de sanctie die het zal toepassen. Het resultaat van deze beslissing wordt aan de titularis meegedeeld per aangetekend schrijven. Alle bijkomende kosten betreffende de prestaties met betrekking tot deze sancties, zijn ten laste van de titularis Bijzondere maatregelen Voor elke inbreuk of tekortkoming evalueert het CTIB-TCHN de wenselijkheid van een sanctie, bepaalt ze het niveau en, indien van toepassing, de duur van de sanctie, alsook de eventuele bijkomende maatregelen. doc : IC-12-P21-01-N.docx datum : p. 9 / 13

10 Hierbij houdt het CTIB-TCHN rekening met de reglementaire bepalingen, de vaststellingen van het inspectieorganisme, de reeds gemelde opmerkingen, alle andere relevante elementen betreffende het dossier en de jurisprudentie. Kunnen bijvoorbeeld aanleiding geven tot een verwittiging: - het niet respecteren van de aard of de frequentie van de opgelegde controles in het kader van het intern controleprogramma; - het ontbreken van de correctieve acties, wanneer de resultaten van het interne controleprogramma niet conformiteiten aantonen; - het gebruik van niet-conforme grondstoffen of het voorleggen van foutieve informatie betreffende de gebruikte grondstoffen; - alle tekortkomingen van het personeel, van de installaties of van het interne controleprogramma; - het niet naleven van de opgelegde maatregelen in geval dat de resultaten van het interne controleprogramma niet voldoen aan de reglementaire voorschriften (van het referentiedocument); Kunnen bijvoorbeeld leiden tot een opschorting van het certificaat: - het niet respecteren van de verwittigingen van het CTIB-TCHN. Kunnen bijvoorbeeld leiden tot intrekking van het certificaat: - elke opzettelijke daad met de bedoeling de niet-conformiteiten van de productie te verbergen; - het niet respecteren van de verwittigingen van het CTIB-TCHN; - het niet naleven van een clausule van de certificatieovereenkomst (b.v. het niet betalen van de verschuldigde bedragen); - voor FSC, de afwezigheid of het intrekken van de licentie-overeenkomst voor FSC Certificeringsregeling ; - elke activiteit die in conflict is met de verplichtingen van het CTIB-TCHN in het kader van de overeenkomst met PEFC of FSC, of elke activiteit die volgens de opinie van het CTIB-TCHN, het imago of de naam van het CTIB-TCHN in een slecht licht zouden plaatsen Verplichtingen van de houder in geval van opschorting of intrekking van het certificaat Volgens de regels van FSC heeft de houder volgende verplichtingen in geval van opschorting of intrekking van het certificaat. Deze verplichtingen gelden ook voor PEFC. Opschorting of intrekking a) Onmiddellijk stoppen met het gebruiken van elke FSC (of PEFC) logo of verkoop van elk product dat vroeger FSC (of PEFC) was gemarkeerd of het claimen van conformiteit met de vereisten van certificatie. elke b) De bestaande klanten identificeren en hen verwittigen van de opschorting of intrekking van het certificaat binnen de 3 werkdagen en documentatie van deze verwittiging archiveren, c) Met de certificatie-instelling of met FSC (of PEFC) samenwerken om hen te laten controleren of deze verplichtingen ingevuld zijn. doc : IC-12-P21-01-N.docx datum : p. 10 / 13

11 Intrekking Bovenop de verplichtingen van bovenstaande paragraaf moet de houder het volgende doen in geval van intrekking van het certificaat: a) Het certificaat naar de certificatie-instelling terugsturen of het origineel ervan vernietigen en zich ertoe verbinden elke elektronische of papieren versie ervan in zijn bezit te vernietigen, b) Op eigen kosten alle gebruiken van FSC (of PEFC) naam, initialen, logo, markering van certificatie verwijderen. 7. BEZWAAR- OF BEROEPSPROCEDURES De titularis of zijn vertegenwoordiger of andere geïnteresseerden kunnen een bezwaar indienen tegen de beslissing betreffende de certificatie uitgevoerd door het CTIB-TCHN. Om geldig te zijn moet dit gebeuren per aangetekend schrijven, en binnen een termijn van twee maanden na bekendmaking van de beslissing door het CTIB-TCHN. Het bezwaar wordt behandeld volgens de algemene voorschriften van het CTIB-TCHN: - elke klacht wordt eerst door het Certificatiecomité onderzocht. Het stelt een oplossing binnen de twee weken voor aan de persoon of organisatie die deze klacht ingediend heeft. - indien het Certificatiecomité geen antwoord op de vraag kan geven, wordt een Beroepcomité samengesteld. De samenstelling ervan wordt bepaald door de directie in functie van het probleem. De samenstelling ervan wordt aan de klager medegedeeld die zijn schriftelijke toestemming moetgeven. De personen die aan de certificatiebeslissing van dit bijzondere geval hebben deelgenomen, worden niet in dit specifieke Beroepcomité toegelaten. Gedurende de vergadering van het Beroepscomité kan de klager gehoord worden. - elke klacht over de toepassing of interpretatie van de referentiedocumenten wordt door het Adviescomité behandeld. Tijdens de ganse periode van de betwistingprocedure, blijven de betwiste beslissingen gehandhaafd. Ongeacht het resultaat van de procedure, kan de titularis geen schadevergoeding eisen van het CTIB- TCHN voor eventueel geleden schade. Opmerking: Voor de certificatieactiviteiten met betrekking tot de CoC, kunnen alle betwistingen betreffende de werking van het certificatieorganisme schriftelijk voorgelegd worden aan het nationale organisme voor het beheer van het PEFC merk, van het land van de aanvrager of aan het PEFCC voor de landen die over geen nationale organisme beschikken of aan FSC (volgens de FSC procedure dispute resolution process ) in het geval de klacht geen oplossing gevonden heeft volgens de procedures van het CTIB-TCHN. 8. CONFIDENTIALITEIT Alle informatie betreffende een product of betreffende een bepaalde titularis, die in het kader van de certificatieactiviteiten verzameld werd, mag niet aan derden bekend gemaakt worden, zonder schriftelijk akkoord van de titularis. De titularis staat het CTIB-TCHN uitdrukkelijk toe sommige informatie openbaar te maken, zoals door de eigenaar van het certificatieschema gespecificeerd. Bij voorbeeld: - het feit dat de titularis (PEFC en/of FSC) gecertificeerd is en zijn hoofdcoördinaten, doc : IC-12-P21-01-N.docx datum : p. 11 / 13

12 - de standaard gegevens die op de website van PEFC of FSC te vinden zijn, - voor FSC: een samenvatting van de risico evaluatie over de bronnen van FSC-CW (controlled wood) producten, waar van toepassing. De titularis staat het CTIB-TCHN uitdrukkelijk toe, om inzage te verlenen van het certificatiedossier aan de autoriteiten voor de accreditatie, erkenning- en/of notificatie- van het CTIB-TCHN. Deze laatste zijn eveneens aan dezelfde verplichtingen van confidentialiteit gebonden. 9. VERANTWOORDELIJKHEID In toepassing van dit Algemeen Reglement betreffende het gebruiksrecht van een certificaat afgeleverd door het CTIB-TCHN aan een titularis, kan het CTIB-TCHN in geen enkel geval in de plaats van de fabrikant en/of verdeler aansprakelijk worden gesteld voor wat betreft de conformiteit met de van kracht zijnde wetten en reglementeringen 10. KOSTEN EN BETALINGSMODALITEITEN De bedragen die de titularis aan het controleorganisme verschuldigd zijn, worden bepaald in de Certificatieovereenkomst. De beheerskosten betreffende het certificaat en de inspecties worden jaarlijks gefactureerd door het controleorganisme en moeten worden betaald aan dit organisme. De kosten van de bijkomende controles, ten gevolge van de niet-conformiteiten worden supplementair aangerekend, en worden aan de titularis gefactureerd naargelang de geleverde prestaties. 11. SPECIFICATIES IN VERBAND MET DE ACCREDITATIE VAN HET CTIB-TCHN De gecertificeerde organisatie (of de kandidaat gecertificeerde) verleent de accreditatieorganisatie (BELAC of FSC, ASI of elke persoon die in hun naam optreedt) toegang tot haar lokalen en tot alle documenten en informatie om de overeenkomstigheid van het CTIB-TCHN met de accreditatievereisten en reglementen van PEFC of FSC te evalueren. FSC In geval van terugschroeving of beëindiging van het statuut van het CTIB-TCHN als een door FSC geaccrediteerde certificatie-instelling vervallen de certificaten van de betrokken klanten ipso facto na 6 maanden. Het CTIB-TCHN zal al zijn klanten schriftelijk inlichten binnen de 30 dagen na de beslissing van FSC dat zijn statuut als FSC-geaccrediteerde certificatie-instelling teruggeschroefd of opgeheven werd. De klanten worden op de hoogte gebracht van het feit dat zij binnen de 6 maanden een nieuwe certificatie-instelling dienen te kiezen om de geldigheid van hun certificaat te handhaven. FSC, ASI of elke persoon die in hun naam optreedt, heeft het recht informatie die zij ter inzagekrijgen tijdens de evaluatie van het CTIB-TCHN te gebruiken om inbreuken tegen het FSC handelsmerk en zijn intellectueel eigendomsrecht of dat van zijn onderaannemers tegen te gaan doc : IC-12-P21-01-N.docx datum : p. 12 / 13

13 12. REFERENTIEDOCUMENTEN Document van het CTIB-TCHN IC Algemene voorwaarden van het CTIB-TCHN PEFC - documenten door PEFC gepubliceerde documenten (zie - «Chain of Custody of Forest Based Products Requirements» (doc: PEFC ST 2002) - PEFC logo usage rules - requirements (doc: PEFC ST 2001) of de vertaling in de locale taal van deze referentiedocumenten. De Engelse tekst heeft voorrang in geval van betwisting. FSC documenten FSC-STD FSC standard for Chain of Custody certification FSC-STD FSC standard for company evaluation of controlled wood FSC-STD FSC requirements for the use of the FSC Trademarks FSC-STD Group Certification for Chain of Custody Operations FSC-STD Multi-site Certification for Chain of Custody Operations FSC-STD FSC CoC standard for Project Certification In hun geldige versie. Evenals alle andere documenten over de toepassing van het FSC-systeem (STD, DIR, ADV, POL) die te vinden zijn op de website van FSC op het adres: doc : IC-12-P21-01-N.docx datum : p. 13 / 13