ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG DIENSTEN DRUKWERK CURSUSMATERIAAL VRIJE UNIVERSITEIT BRUSSEL BESTEK : VUB/UIRE/2010/2

Transcriptie

1 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG DIENSTEN DRUKWERK CURSUSMATERIAAL VRIJE UNIVERSITEIT BRUSSEL BESTEK : VUB/UIRE/2010/2 Aanbestedende overheid: Vrije Vertegenwoordigd door: Dhr. J. Van Leemput, algemeen directeur Pleinlaan Tel.: 02/ Fax: 02/ Dit bestuur staat in voor de betalingen Wijze van gunning: algemene offerteaanvraag voor diensten Wijze van prijsbepaling: opdracht volgens prijslijst / vermoedelijke hoeveelheden alle prijzen worden gegeven in Euro Classificatie: CPC uitgeverij/drukkerij diensten Opening van de offertes: Plaats: Pleinlaan 2, toegang gebouw M - lokaal M108 Dag en uur: 18/11/2010 om 14u. Uitvoeringstermijn: van 01/01/2011 t.e.m. 31/12/2013, jaarlijks opzegbaar. Ontwerper, contactpersoon en leidend ambtenaar: Vrije Dienst Uitgaven Dhr. S. Feremans Pleinlaan tel: fax: steph.feremans@vub.ac.be 1

2 ADMINISTRATIEVE EN TECHNISCHE CONTRACTUELE BEPALINGEN 1. Wetgeving Voor zover er door de voorschriften van dit bestek niet wordt van afgeweken, zijn op deze ldienstverlening de bepalingen van toepassing van: De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (BS van 22 januari 1994), aangevuld met errata (BS van 25 februari 1997) Het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken (BS van 26 januari 1996), aangevuld met errata (BS van 25 februari 1997) Het KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en bijlage, houdende de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken). De wet van 04/08/1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk Alle latere aanvullingen op voormelde besluiten, geldig op datum van bekendmaking. 2. Algemene inlichtingen Voorwerp van de opdracht Deze opdracht heeft tot doel het drukken en het leveren van cursusmateriaal van de Vrije, volgens de beschrijving vermeld in de technische bepalingen. Omvang van de opdracht De aanbestedende overheid heeft op elk ogenblik de vrijheid af te wijken van de vermelde vermoedelijke hoeveelheden, zonder dat de inschrijver het recht heeft op enige vorm van schadeclaim. 2

3 Leidend ambtenaar De leiding en het toezicht op de uitvoering gebeurt door de leidend ambtenaar: Dhr. S. Feremans, dienstdoend diensthoofd Dienst Uitgaven, Vrije (coördinaten zie hoger). Uitvoeringstermijn De overeenkomst wordt gesloten voor de duur van drie jaar. Het bestuur behoudt zich het recht voor om deze aanneming twee maal op te zeggen, telkens na één jaar. Deze opzegging is onderworpen aan een voorafgaande kennisgeving, per aangetekend schrijven, ten minste twee maanden voor de het einde van het jaar. Kwaliteit. Er zal bij indiening van de offerte, een bundel met stalen van alle aangeboden producten samengesteld worden. Na de gunning zullen deze stalen door beide partijen als referentie gebruikt worden gedurende de totale contractduur. Indien de kwaliteit van een product (kopie of afwerking) afwijkt van deze stalen, zal dit onmiddellijk schriftelijk door de opdrachtgever aan de inschrijver meegedeeld worden. Deze kwaliteitsproblemen zullen dan binnen 2 werkdagen ten laatste opgelost worden. Indien dit niet het geval is, kan het contract eenzijdig opgezegd worden, zonder enige schadevergoeding. Plaats van levering VRIJE UNIVERSITEIT BRUSSEL Campus Etterbeek en Campus Jette: zie technische bepalingen Plaatsbezoek Er is geen verplicht plaatsbezoek voorzien. 3. Uitsluitingscriteria Een inschrijver wordt uitgesloten als hij: failliet is of in vereffening wordt gesteld 3

4 een gerechtelijk akkoord heeft aangevraagd of als het hem werd toegestaan zijn verplichtingen inzake de betaling van sociale zekerheidsbijdragen niet is nagekomen zijn verplichtingen inzake de betaling van belastingen niet is nagekomen verkeerde informatie heeft gegeven in het kader van de huidige procedure Enkel de offertes van de inschrijvers die niet worden uitgesloten komen in aanmerking voor onderzoek en gebeurlijke toewijzing. Voor de volgende criteria kunnen de documenten voor binnenlandse inschrijvers door de aanbestedende overheid worden opgevraagd: faillissement of in vereffening stelling gerechtelijk akkoord verplichtingen inzake de betaling van sociale zekerheidsbijdragen verplichtingen inzake de betaling van belastingen 4. Selectiecriteria Teneinde deze criteria te kunnen beoordelen bezorgt de inschrijver, minimaal volgende elementen: - Een referentielijst van klanten met vermelding van de aard en de hoeveelheid van de geleverde gelijkaardige prestaties. - Een overzicht van het beschikbare machinepark. - Een overzicht van het personeelsbestand. - Een concrete inschatting van het maximaal volume (aantal cursussen van bvb 155pp) dat hij in één dag (8u) kan produceren 5. Prijsbepaling Alle prijzen worden gegeven in Euro. Ten aanzien van de vaststelling van de prijs wordt onderhavige overeenkomst beschouwd als een opdracht volgens prijslijst (KB 08/01/ art. 86, lid 3). Elementen die in de prijzen inbegrepen zijn: Het ophalen en digitaliseren van losbladige originele documenten. 4

5 De kosten voor het inpakken van het cursusmateriaal in handzame dozen (max. 20kg/doos) met vermelding van inhoud (cursusnummer) en aantal. Het leveren van het drukwerk op de verschillende vestigingsplaatsen. Het toevoegen van een gedetailleerde verzendnota De tolen accijnsrechten en om het even welke belasting, met uitzondering van de BTW. 6. Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver baseert zich voor de offerte op het bij het bestek horende technisch eisenprogramma en maakt gebruik van het bijhorende inschrijvingsformulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek horende model is. De offerte wordt in één exemplaar en één kopie (artikel 103 KB van 08/01/1996) opgemaakt. Het inschrijvingsformulier en de bijlagen moeten door de inschrijver of zijn gemachtigde worden ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. 7. Bij te voegen bescheiden De inschrijver moet bij zijn inschrijving de volgende stukken voegen: een ondertekende begeleidende brief het volledig ingevulde en ondertekende inschrijvingsformulier documenten die de identiteit van de ondertekenaars aanduiden en hun handtekeningsbevoegdheid bewijzen aanduidingen waaruit blijkt dat de inschrijver over voldoende financiële en economische draagkracht beschikt, zoals: - passende bankverklaringen - een verklaring betreffende de totale omzet over de laatste 3 boekjaren 5

6 Voor de buitenlandse inschrijvers de documenten inzake uitsluitingscriteria. Opmerking: inzake R.S.Z. dient een attest afgeleverd door de bevoegde buitenlandse overheid, waaruit blijkt dat er voldaan is aan de verplichtingen tot betaling van sociale zekerheidsbijdragen, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar de inschrijver gevestigd is de documenten inzake uitsluitingscriteria, cfr. punt 3 supra. De documenten waaruit de technische bekwaamheid blijkt, cfr. selectiecriteria, punt 4 supra. De documenten die verduidelijking verschaffen inzake de gunningcriteria cfr. punt Gestanddoeningstermijn De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte, eventueel verbeterd door de aanbestedende overheid in overleg en akkoord met de inschrijver, gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de zitting van de opening van de offertes. 9. Indienen van de offerte De offerte moet worden geschoven in een gesloten omslag waarop zijn vermeld: de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend; de verwijzing naar het dossier nummer van het bestek zoals vermeld op de eerste pagina van dit bestek: BESTEK VUB/UIRE/2010/2 (NIET OPENEN) Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, moet die gesloten omslag geschoven worden in een tweede omslag met de vermelding: de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend; de verwijzing naar het dossiernummer van het bestek zoals vermeld op de eerste pagina van dit bestek: BESTEK VUB/UIRE/2010/2 Het is verboden verschillende offertes in te dienen onder één omslag. De offerte dient toegezonden naar of overhandigd te worden (tegen ontvangstbewijs - gebouw M- 3 verdieping - lokaal M307) op het volgend adres : 6

7 Vrije Aankoopdienst Pleinlaan, Opening van de offertes De openbare zitting, voor de opening van de offertes heeft plaats op de datum en plaats vermeld op pagina 1 van dit bestek onder voorzitterschap van de Facility Manager, of zijn afgevaardigde, van de VUB. Iedere offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór de opening van de zitting. Nochtans wordt een offerte die te laat toekomt, in aanmerking genomen voor zover de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven. (KB art. 104, lid 3) en de aanbestedende overheid aan de inschrijvers nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing 11. Gunningcriteria Bij deze dienstverlening zijn volgende gunningcriteria, met puntentoekenning, van toepassing: 1. Bedrag van de offerte (50) 2. Klantenservice (30) 3. Technische waarde / kwaliteit (20) Criterium 1: Bedrag van de offerte Dit criterium wordt beoordeeld op basis van het totaalbedrag van de offerte (elke eenheidsprijs wordt vermenigvuldigd met de vermoedelijke hoeveelheid van de meetstaat en de prijzen per post worden vervolgens samengeteld). Verder gebeurt de puntenverdeling omgekeerd evenredig met het inschrijvingsbedrag. De laagste inschrijver krijgt 50 punten. De score van de overige inschrijvers wordt als volgt bepaald: 50 punten x prijs laagste inschrijving prijs eigen inschrijving 7

8 Criterium 2: Klantenservice Onder dit criterium zal de dienstverlening gequoteerd op o.a.: 1) leveringstermijn (vanaf ogenblik van overdracht of van een origineel exemplaar op papier of electronisch) voor nieuwe bestellingen. 2) leveringstermijn (vanaf ogenblik van overdracht of van een origineel exemplaar op papier of electronisch) voor bijbestellingen - leveringstermijn voor dringende bestellingen - de wijze waarop er (bij)besteld wordt. - beschikbaarheid van een webapplicatie en eventueel voorstel tot beveiligde toegang voor studenten. - wat met misdrukken en beschadigde exemplaren? - bereikbaarheid vaste contactpersoon Criterium 3: Technische waarde / kwaliteit Aan de hand van o.a. technische fiches en stalen verduidelijkt de inschrijver de kwaliteit van: - de verlijming - het omslagkaft - de binnenbladzijden - milieuvriendelijkheid 12. Prijsherziening De opgegeven prijzen in het offerteformulier blijven vast voor de duur van het eerste jaar van de overeenkomst. Indien de inschrijver het nodig acht kunnen de prijzen herzien worden volgens de prijsherzieningsformule. De formule is in dit geval gebaseerd op de FEBELGRA papierindex: P = P 0 ( F/F 0 ) Waarin: P P 0 F F 0 = de nieuwe prijs = de initiële prijs = FEBELGRA index op datum van aanvraag tot herziening = FEBELGRA index op datum van de opening der offertes 8

9 Een aanvraag tot prijsherziening mag ingediend worden door een aangetekend schrijven aan de andere contracterende partij, ten vroegste twaalf maanden te rekenen vanaf de datum van opening van de offertes of de datum van ontvangst van elke vroegere aanvraag tot prijsherziening. Het is de inschrijver in elk geval toegestaan gunstigere voorwaarden voor te stellen voor de prijsherzieningen van de jaren die volgen op het eerste jaar. 13. Betaling Mits aanvaarding van de geleverde diensten door de aanbestedende overheid zal de betaling van de facturen gebeuren conform art. 15 1, 1, 2 en 3 van het KB van Associatie De Vrije maakt deel uit van de Universitaire Associatie. De beslissing van toewijzing zal aan de Erasmus Hogeschool ter beschikking worden gesteld. Reeds in deze opdracht zijn een aantal EhB cursussen (Toegepaste Taalkunde) inbegrepen 15. Vertrouwelijkheid van de informatie De aannemer zal de teksten en inlichtingen die hij krijgt tijdens de uitvoering van de overeenkomst, zoals bijvoorbeeld de aard van het drukwerk, de inhoud, de lay-out, de vormgeving, het gebruik van kleuren,.., als vertrouwelijke informatie beschouwen. Ze mogen enkel aan derden worden meegedeeld na schriftelijke instemming van de aanbestedende overheid. Bijlagen: Bijlage 1: Technische bepalingen Bijlage 2: Meetstaat Bijlage 3: Inschrijvingsformulier 9

10 BIJLAGE 1: TECHNISCHE BEPALINGEN Algemene kenmerken van de cursussen Op jaarbasis dienen er ongeveer 5,3 miljoen vellen geprint te worden, goed voor zo n ingebonden cursussen. Het betreft grosso modo 450 titels waarvan 10% EhB cursussen zijn. De cursussen bestaan uit gemiddeld 155 bladzijden, hoofdzakelijk voorzien van een zwart/wit print op de recto-zijde. Uitzonderlijk dient een cursus recto/verso geprint te worden. Het inlassen van enkele kleurprints en figuren (op verso zijde) in een Z/W tekst behoort tot de mogelijkheden. De omslagkaft wordt voorzien van een kleurprint (recto). Alnaargelang het een VUB of EhB titel betreft in de desbetreffende huisstijlkleur, met name olijfgroen of rood. Het huisstijlhandboek is te downloaden via: en De kaften kunnen vooraf in offset gedrukt worden, waarna per titel de nodige data en barcode (standaard?) in zwart er over geprint worden. Het geheel van binnenbladzijden en kaft wordt verlijmd ingebonden en schoongesneden. Uitzonderlijk dienen cursussen in mappen gestoken of geniet te worden. Papierformaten en -kwaliteiten Binnenbladzijden A4 80gr gerecycleerd papier extra wit (een combinatie van gerecycleerd met TCF is eveneens toegelaten) Voor kleurprints wordt bij voorkeur daartoe bestemd papier gebruikt, A4 90gr. Kaften De omslagkaft dient voldoende groot te zijn om een verlijmde inbinding van de A4 binnenbladzijden tot +/- 350 vel - toe te laten. Na schoonsnijden is het kaftontwerp aflopend. Een formaat SRA3 of 31*46 is hiervoor aangewezen. Het papier is wit of zeer licht roomkleurig, (semi) glanzend en beschikt over een grammage van minimaal 215gr met voldoende stijfheid 10

11 De inschrijver vermeldt de gebruikte papiersoorten in zijn offerte en voegt de technische fiche van de leverancier toe. Hij voegt eveneens alle nuttige informatie toe die toelaat de mate van milieuvriendelijkheid van het productieproces in te schatten. Een voorbeeldstaal met de voorgestelde papiersoorten incl. verlijming en afwerking wordt bij de offerte gevoegd. Originelen De originele exemplaren van de te reproduceren documenten, worden overgemaakt onder de vorm van losbladige vellen of als pdf-file (per of op CD-rom) Sommige cursussen bevatten foto s, tekeningen, krantenknipsels, knip-en-plakwerk,. Het nemen van de nodige voorzorgen teneinde duidelijke en verzorgde kopieën te verkrijgen is vereist en inbegrepen in de eenheidsprijzen. De originelen worden gratis afgehaald en/of gedigitaliseerd door de inschrijver. Bestellingen De inschrijver verduidelijkt in zijn offerte hoe de bestellingen geplaatst moeten worden. Sommige cursustitels bestaan uit grote oplagen (350 ex), anderen omvatten een kleine oplage. Bijbestellingen kunnen geplaatst worden voor slechts 1 exemplaar. Leveringen Vestigingsplaatsen VUBtiek / cursusdienst: 1/ Het grootste gedeelte, minimaal 80% dient geleverd te worden op Campus Etterbeek, Gebouw B, Pleinlaan 2,1050 Minimaal 2 maal per week en bij het begin van beide semesters minimaal drie keer per week. 2/ Het kleinste gedeelte, maximaal 20%, dient geleverd te worden op Campus Jette, Gebouw A, Laarbeeklaan 103, (winkel is slechts open op maandag, dinsdag en woensdag) Minimaal 1 maal per week. 11

12 De verzendnota s vermelden minstens volgende gegevens: Auteur, titel, cursusnummer, geleverde aantal exemplaren en aantal dozen. Het cursusmateriaal wordt in dozen verpakt, met vermelding van inhoud en aantal. Een boete van euro per pagina en per kalenderdag zal aangerekend worden bij het niet nakomen van de leveringsafspraken. De levering van de cursussen is in de prijs begrepen. 12

13 BIJLAGE 2: MEETSTAAT Algemene Offerteaanvraag VUB/UIRE/2010/2 DRUKWERK CURSUSMATERIAAL Gelieve naast elke item de eenheidsprijs en de totale prijs te vermelden, BTW niet inbegrepen, maar inclusief alle kosten. Er mag slechts één prijs per artikel worden opgegeven, rekening houdend met de bepalingen van dit bestek. De aangegeven hoeveelheden zijn een raming, gebaseerd op een periode van één jaar. 13

14 NR. Artikel V.H. E.P. (excl.btw) Papier wit A4 80gr met: 1 Print zwart/wit recto St Print zwart/wit St recto/verso Papier kleurprint A4 90gr met: 3 Print kleur recto St Print kleur St recto/verso Papier kaft met: 5 Print kleur recto St Afwerkingen 6 Lijmen rechte rug + St schoonsnijden 7 Losbladige vellen (21) in mappen St 320 ex. (karton met 3 flappen, aangeleverd door VUB) 8 Nieten (tot 50 blz) St 1000ex. Bijkomende prijzen 1 Gekleurd papier A4 80gr (enkel papierprijs) 2 Print Z/W recto (enkel printprijs) 3 Print Z/W recto/verso (enkel printprijs) St 1000 St 1000 St 1000 TOTAAL BTW 6% ALGEMEEN TOTAAL Totaal (excl.btw) Voor waar en echt verklaard voor de totale som (incl. BTW) van: euro. 14

15 Meetstaat voor leveringen in uren en minuten, en overige data a) bijbestellingen in het algemeen geleverd binnen: b) 2 exemplaren van 108 pp c) 17 exemplaren van 91 pp waarin 3 kleurenpagina s d) 20 exemplaren van 75 pp recto/verso e) 21 exemplaren van 199 pp f) b, c, d en e samen Ten snelste Ten laatste Maximale dagproductie voor cursussen van gemiddeld 155 pp, volledig afgewerkt, ingepakt en klaar om verzonden te worden: ex. Facultatief: eventuele meerprijs voor het beveiligd toegankelijk stellen van een webapplicatie voor studenten Gedaan te..op De inschrijver (naam, adres, handtekening en firmastempel) 15

16 BIJLAGE 3 VRIJE UNIVERSITEIT BRUSSEL Aankoopdienst Pleinlaan INSCHRIJVINGSFORMULIER Aanbestedende overheid: Vrije Pleinlaan Opdracht: ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR DIENSTEN DRUKWERK CURSUSMATERIAAL VRIJE UNIVERSITEIT BRUSSEL Offerte nr.: VUB/UIRE/2010/2 De ondergetekende (naam en voornamen): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (land, gemeente, straat, nummer): Ofwel De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel): Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): Verbindt of verbinden zich op zijn/haar of op hun roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bestek, van de in dit bestek 16

17 beschreven opdracht met betrekking tot het printen en leveren van het cursusmateriaal van de Vrije. A. Inlichtingen betreffende de inschrijver: Inschrijving bij de R.S.Z.: nr(s). BTW (alleen in België): nr(s). B. De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door: Overschrijving op rekening nr.: Van de volgende financiële instelling:.. Geopend op naam van:.. C. Voor de buitenlandse aannemers* Bij deze offerte voeg ik of voegen wij de in artikel 90 4 van het KB van 8 januari 1996 bedoelde attesten voor buitenlandse inschrijvers. Bovendien mag de administratie alle nodige inlichtingen van financiële en morele aard omtrent de ondergetekende(n) (of omtrent de hier inschrijvende vennootschap) inwinnen bij andere instellingen. * voor binnenlandse inschrijvers worden deze documenten door de aanbestedende overheid via elektronische weg opgevraagd en dienen niet toegevoegd te worden. D. Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd: De bescheiden, gedateerd en ondertekend, die luidens het bestek van de onderhavige aanneming moeten worden voorgelegd. Gedaan te., de..; De inschrijver(s) 17