Handleiding ouderportaal ParnasSys

Transcriptie

1 Handleiding ouderportaal ParnasSys Inleiding Op onze school vinden wij openheid naar ouders belangrijk. Tijdens de oriëntatie op een nieuw leerlingvolgsysteem hebben wij met de scholen van onze stichting BOOM bewust gekeken naar de mogelijkheden om ouders meer en beter te kunnen informeren. De keuze is dan ook op het leerlingvolgsysteem van ParnasSys gevallen, mede vanwege het ouderportaal. Via dit ouderportaal geven wij informatie over uw kind(eren), die voor u interessant is. Verderop in de handleiding kunt u bij de verschillende al opengestelde modules meer informatie lezen. Indien er nieuwe modules worden opengesteld, dan zal deze handleiding worden uitgebreid. Wij hopen dat dit ouderportaal een bijdrage zal leveren aan een nog betere communicatie tussen ouders en school. Als school kunnen wij niet de inhoud en lay-out van de modules instellen, dit gebeurt door ParnasSys. Mocht u nog suggesties hebben om de werking van het ouderportaal te verbeteren, dan kunt u een mail sturen naar administratie.demolenhoek@stgboom.nl. Uw opmerkingen kunnen wij doorgeven naar ParnasSys. ParnasSys beslist (indien technisch mogelijk en bij voldoende belangstelling vanuit de overige scholen in Nederland) of zij een module aanpassen. Het ouderportaal is geschikt voor verschillende apparaten, zoals de laptop, tablet en smartphone. Het design is namelijk op zo n manier opgebouwd en flexibel dat op elke schermgrootte de informatie volledig tot zijn recht komt. Inlogprocedure Om in te loggen in het Ouderportaal, gebruikt u onderstaande link: Via ParnasSys ontvangt u op het door u opgegeven adres een schoolbericht met een inlogcode (gebruikersnaam) en een link om het wachtwoord in te stellen. Na deze eerste inlogprocedure kunt u zowel de gebruikersnaam als wachtwoord wijzigen. Dit doet u door op de tab Account rechtsboven te klikken en vervolgens op Profiel. Hier kunt u ook andere persoonsgebonden gegevens wijzigen, zie hiervoor de uitleg bij stap A in deze handleiding. Mocht u onverhoopt uw eigen wachtwoord toch kwijtraken, dan kunt u dit melden aan de school. Dan zullen wij u nieuwe inloggegevens toesturen. Wie krijgt een inlogcode en wachtwoord? Elk gezin krijgt één inlogcode. De inlogcode wordt altijd verstrekt aan een ouder die op hetzelfde adres woont als het kind/de kinderen. Gescheiden ouders/ verzorgers Indien er sprake is van ouders die gescheiden leven, kunnen wij beide ouders middels een eigen inlogcode toegang verlenen tot het ouderportaal. Voorwaarde is dat de ouder niet uit de rechterlijke macht is ontzet. De ouder/ verzorger die nog geen inlogcode heeft moet dit zelf aan de school kenbaar maken en het adres vermelden waarnaar de inlogcode verstuurd moet worden. Basisschool De Molenhoek Postelein 2, 5063 EA Oisterwijk ) *info.demolenhoek@stgboom.nl

2 De invoering van het Ouderportaal van ParnasSys zal in drie stappen verlopen: Stap A: Modules Personalia (Medisch, Gezin en School) In deze modules kunt u gegevens inzien en vertrouwd raken met het systeem. U kunt op de naam van uw kind(eren) klikken. Vervolgens ziet u de tabs Groep en Over. ü Bij het tabblad Groep staan de klasgenoten van uw kind en het weekrooster van de groep. ü Bij het tabblad Over staan de personalia en medische gegevens van uw kind. Met de knop corrigeren kunt u onjuiste gegevens via het ouderportaal doorgeven aan de school. Wij verzoeken u alleen gebruik te maken van deze mogelijkheid indien er gegevens werkelijk onjuist of niet compleet zijn. Wij streven ernaar om wijzigingen binnen 10 werkdagen te verwerken. Ook is het mogelijk dat er gegevens niet kunnen worden veranderd. Zo kunt u bijvoorbeeld op het tabblad Personalia de onderdelen groep en VVE niet corrigeren. Als u iets leest dat volgens u onjuist is en dat u niet kunt corrigeren, stuurt u dan een naar administratie.demolenhoek@stgboom.nl. ü Aan de rechterzijde heeft u na het inloggen (eventueel) het wachtwoord veranderd en kunt u bij Profiel uw overige gegevens zien zoals ze bij ons bekend zijn. U vindt hier ook een tabblad School waar de diverse schoolgegevens staan.

3 Stap B: Modules Rapportage Op alle scholen wordt regelmatig getoetst. Op basisschool de Molenhoek maken we gebruik van twee soorten toetsen om de leervorderingen van onze leerlingen in beeld te brengen en ons onderwijs te evalueren: 1. Methodegebonden toetsen: dit zijn toetsen die kinderen bevragen op de stof die ze in de methode uitgelegd hebben gekregen. Hier gaat het vaak om deelvaardigheden die enkele weken goed ingeoefend worden. De rapportbeoordeling heeft hierop, samen met het beeld van de leerkracht, betrekking. 2. Methode-onafhankelijke toetsen: deze CITO toetsen vormen ons leerlingvolgsysteem. Het zijn toetsen die los van methodes staan en die landelijk genormeerd zijn. Ze gaan na hoe goed een leerling de leerstof van het afgelopen halve schooljaar beheerst en hoe goed hij/zij het geleerde kan toepassen. Basisscholen zijn wettelijk verplicht om regelmatig met methode-onafhankelijke toetsen de niveaus van de kinderen vast te stellen en te registreren in een Leerlingen- en OnderwijsVolgSysteem (LOVS). ü De Inspectie gebruikt niet-methodetoetsen om een beeld te krijgen van de prestaties/opbrengsten van de school. Dit is onafhankelijk van de gebruikte methodes en kan vergeleken worden met het landelijk gemiddelde. ü Leerkrachten gebruiken de informatie in het LOVS om leerlingen of de groep bij te sturen. Men kan op basis van de informatie tactische beslissingen nemen ten aanzien van leerlingen en groepen, zoals het vormen van een instructiegroep (via 1-Zorgroute) of door leerlingen met bepaalde kenmerken bij elkaar te plaatsen. ü De school gebruikt op groepsoverstijgend niveau de informatie uit niet-methode toetsen vaak op tactisch niveau, bijvoorbeeld bij de vernieuwing van methoden. Op schooloverstijgend niveau kan men scholen binnen een Samenwerkingsverband of Stichting met elkaar vergelijken en scholen monitoren. Op school werken wij met een Toetskalender. In de maanden januari/februari M(idden)-toetsen en mei/juni E(ind)-toetsen worden de meeste Cito-toetsen afgenomen. In het tabblad Toetsen kunt u de resultaten van uw kind(eren) van alle afgenomen Cito-toetsen inzien. Wij streven ernaar, om de resultaten van uw kind(eren) zo snel mogelijk zichtbaar te maken in het Ouderportaal. Tijdens het verwerken van de toets gegevens zal het tabblad Toetsen in het Ouderportaal gesloten zijn. Wij vragen hiervoor uw begrip. Hoe dient u de Citoscores te lezen? De individuele Citoscores van kinderen worden niet klassikaal besproken in de groep. Als team hebben we ervoor gekozen de Cito-scores niet te verwerken in de rapportcijfers. Wel willen we de ouders/verzorgers op de hoogte brengen van deze resultaten. Daarom voegen we een uitdraai van een niveaugrafiek van uw kind toe bij het 2 e rapport. Ook kunt u samen met uw kind naar de scores in het ouderportaal kijken en deze eventueel bespreken. Het kan voorkomen dat een kind hoog scoort met de Cito-toetsen en lager met de methode gebonden toetsen (waarop de rapportcijfers zijn gebaseerd) of omgekeerd. Bijvoorbeeld als hun kind goede cijfers heeft op het rapport voor het onderdeel Spelling en bij de Cito-toets Spelling een III scoort. Dit heeft te maken met het feit dat kinderen voor de methodetoetsen kunnen oefenen en leren in de groep of thuis, terwijl dit bij Cito-toetsen niet gebeurt. Ook kunnen er in Cito-toetsen onderdelen aan bod komen die in de methode op school nog niet zijn behandeld. Mocht een leerkracht naar aanleiding van de scores het wenselijk achten om u eerder te informeren, dan neemt hij/zij contact met u op. Het is dus niet nodig om na iedere Citotoets in gesprek te gaan met de leerkracht.

4 Verschillende toetsen, doorlopende score Alle toetsen, M3 tot en met M8, zijn verschillend. Maar voor elke toets geldt dat de daarop behaalde score kan worden omgezet naar een niveauscore. Het niveau, I tot en met V, duidt aan hoe goed die stof beheerst wordt vergeleken met alle andere leerlingen in Nederland uit die jaargroep. De 20 procent leerlingen met de hoogste score noemen we I. De 20% met de laagste score krijgen de aanduiding V. We gebruiken de volgende methode-onafhankelijke toetsen: CITO Taal voor kleuters (voor de groep 2) CITO Rekenen voor kleuters (voor de groep 2) CITO Begrijpend lezen (voor de groepen 3-8) CITO Rekenen-Wiskunde (voor de groepen 3-8) CITO Spelling (voor de groepen 3-8) CITO Drie-Minuten-Toets (voor de groepen 3-8) Stap C: Modules Administratie (Facturen, Absenties, Notities en Gespreksplanner) Komt later in het schooljaar

5 Beveiliging van privacy-gevoelige informatie Wij krijgen wel eens vragen over het beveiligen van ParnasSys. En terecht, want het gaat om privacygevoelige informatie. Middels de informatie op deze pagina geven we inzicht in de manier waarop wij omgaan met deze beveiliging. Diverse onderdelen De beveiliging van de gegevens bestaat uit een aantal onderdelen: de combinatie inlogcode en wachtwoord, de beveiliging van de verbinding en de systemen waarop de applicatie en de database draaien. Inlogcode en wachtwoord De inlogcode en het wachtwoord worden door ons verstrekt, maar deze gegevens kunnen door gebruikers worden aangepast. De mate van veiligheid wordt dus met name door de gebruiker zelf bepaald. Feitelijk is dat niet anders dan vroeger, toen leerlingadministratiesystemen nog op de server van de school stonden. Wachtwoordbeleid Het systeem heeft wel een wachtwoordbeleid dat voorkomt dat te simpele wachtwoorden worden gekozen. Daarnaast is het belangrijk dat gebruikers op een juiste manier omgaan met de wachtwoorden. Regelmatig het wachtwoord veranderen, het niet opschrijven of op post-its op de monitor plakken, niet delen met anderen. Beveiliging van de verbinding Voor de verbinding maken we gebruik van een beveiligde verbinding middels een SSL-certificaat. Dit is dezelfde beveiliging die banken toepassen bij telebankieren. Door middel van dit certificaat kan de gebruiker zien dat hij daadwerkelijk met de server van ParnasSys communiceert. Versleutelde gegevensstroom Tevens worden de gegevens van dit certificaat gebruikt om de gegevensstroom tussen de browser van de gebruiker en de ParnasSys applicatie te versleutelen. ParnasSys gebruikt hiervoor een certificaat met een lange sleutel (256 bit), waardoor browsers aangeven dat er een sterke encryptie gebruikt wordt. Beveiligde locatie De ParnasSys-applicatie wordt gehost op een server bij een professionele hostingpartij. Deze hostingpartij heeft diverse maatregelen en barrières ingeregeld om te voorkomen dat onbevoegden (fysieke) toegang hebben tot de server van ParnasSys. Wettelijke eisen Ook vanuit de overheid worden er eisen gesteld aan het systeem met betrekking tot de beveiliging van de persoonsgegevens. Dit behelst onder andere het vastleggen en opvolgen van afspraken middels een bewerkersovereenkomst. Hierin staat ook welke gegevens verzameld worden en voor welk doel deze gegevens gebruikt worden. Ook afspraken met betrekking tot beveiliging zijn hierin opgenomen. Security-scans Toch is het lastig voor een organisatie om zelf te controleren / vast te stellen dat het helemaal goed zit met de beveiliging. Daarom worden er regelmatig security-scans (ook wel penetratie-testen) uitgevoerd door externe partijen, om er voor te zorgen dat we niets missen. Hopelijk heeft u zo een indruk van de beveiliging van onze applicatie ParnasSys.