BELEIDSPLAN TERRAS VOGELS. Mijn club, mijn ideaal!

Transcriptie

1 BELEIDSPLAN TERRAS VOGELS Mijn club, mijn ideaal!

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Interne analyse Ledenaantal Profilering Accommodatie Externe analyse Demografie Voetbalverenigingen in de regio SWOT-analyse Strategisch beleid Waar staan we in 2014 (visie) Wat is ons bestaansrecht (missie) Strategie Organisatie Bezetting bestuur Taakverdeling bestuur Opstellen begroting Slotwoord

3 1. Inleiding Voor u ligt het beleidsplan van de vereniging Terrasvogels Voetbal. Het beleidsplan is een leidraad voor het handelen van bestuur, commissies en functionarissen binnen de vereniging. Dit beleidsplan beoogt op een structurele wijze inzicht te geven in de organisatie van Terrasvogels Voetbal, haar doelstellingen en inhoud te geven aan de wijze waarop de gestelde doelstellingen worden gerealiseerd. Het bestuur van Terrasvogels Voetbal (hierna te noemen: voetbalbestuur) en de jeugdcommissie van Terrasvogels Voetbal heeft zich hieraan gecommitteerd. Dit beleidsplan vervangt alle vorige en zal beschikbaar zijn voor alle bestuursleden, trainers, leiders, vrijwilligers en overige leden van SV Terrasvogels die daartoe behoefte hebben. Veranderingen ten aanzien van het te volgen beleid of eventuele afwijkingen ten opzichte van het geformuleerde beleid zullen altijd ter goedkeuring aan het voetbalbestuur en de jeugdcommissie worden voorgelegd. Het voetbalbestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleidsplan. Echter, van ieder lid wordt verwacht dat hij/zij er invulling aan wil en zal geven en zich zal conformeren aan de gestelde regels en het beleid. Om het beleid te realiseren is een goede organisatiestructuur vereist. Hierin zijn en blijven vrijwilligers van groot belang. Daarbij moet het woord vrijwillig niet verward worden met vrijblijvend. Dit houdt in dat ieder zijn of haar taak goed vervult en dit ten goede komt aan de vereniging. Het belang van SV Terrasvogels zal bij het uitoefenen van elke functie voorop staan. De vereniging Terrasvogels Voetbal zal dan ook geen onverantwoorde beslissingen nemen om haar doelen daadwerkelijk te kunnen verwezenlijken. Het beleidsplan zal minimaal twee keer per jaar als agendapunt ter discussie op een bestuursvergadering van het voetbalbestuur staan. 2

4 2. Interne analyse 2.1 Ledenaantal In de afgelopen vijf jaar ( ) laten de ledenaantallen van Terrasvogels Voetbal een groot verloop zien: zo zijn er 245 nieuwe leden bijgekomen, maar ook 237 leden vertrokken of gestopt. Een stijging per saldo van 8 leden, waarbij aangetekend kan worden dat het ledenaantal in 2008 en 2009 licht daalde en er de laatste twee jaar een stijging van het aantal leden is opgetreden (zie tabel 1). Jaar Aanmeldingen Afmeldingen Saldo Tabel 1 Voor aanvang van het seizoen 2011/2012 telde Terrasvogels Voetbal ongeveer 250 leden en kwamen er 16 elftallen uit in de KNVB-competitie, als volgt verdeeld: Categorie Team Niveau seizoen 2011/2012 Senioren Zondag 1 5 e klasse KNVB Senioren Zondag 2 3 e klasse (reserve) KNVB Senioren Zondag 3 6 e klasse (reserve) KNVB Senioren Zondag 4 6 e klasse (reserve) KNVB Senioren Zondag 5 7 e klasse (reserve) KNVB Senioren Zondag 6 7 e klasse (reserve) KNVB Senioren Dames 1 5 e klasse KNVB Senioren Zaterdag 1 4 e klasse (reserve) KNVB Junioren Geen A-junioren - Junioren Geen B-junioren - Junioren C1 3 e klasse KNVB Pupillen D1 4 e klasse KNVB Pupillen E1 3 e klasse KNVB Pupillen E2 5 e klasse KNVB Pupillen E3 6 e klasse KNVB Pupillen F1 5 e klasse KNVB Pupillen F2 7 e klasse KNVB Pupillen Mini s 1 e klasse KNVB Pupillen Trapvogels Tabel Profilering Profilering heeft te maken met de uitstraling / het imago dat de vereniging nastreeft en uitdraagt. Niet alleen naar de leden, maar zeker ook naar de verschillende externe partijen binnen de gemeenschap, gemeente en regio. Binnen de gemeenschap wordt Terrasvogels Voetbal gezien als een kwalitatieve en deskundige vereniging, waar de zaken goed geregeld zijn. Zo wordt er gebruik gemaakt van een deskundige, gediplomeerde begeleiding voor alle prestatiegerichte elftallen. Hierdoor ontstaat een grote betrokkenheid van de diverse externe 3

5 partijen, zoals ouders, sponsoren, lokale media en overheden. Deze partijen spelen een belangrijke rol voor de vereniging. Verder is Terrasvogels Voetbal een gezellige vereniging waar iedereen zich thuis voelt en waar men op een correcte manier met elkaar omgaat. Het naleven van fatsoensnormen en gedragsregels staat dan ook hoog in het vaandel. Niet in de laatste plaats is de Terrasvogels een laagdrempelige club, waar in principe een ieder terecht kan om te voetballen op zijn of haar eigen niveau. Er worden met regelmaat activiteiten voor de verschillende doelgroepen georganiseerd, waarbij de goede sfeer binnen de club centraal staat. 2.3 Accommodatie De accommodatie van Terrasvogels Voetbal bestaat uit een hoofdveld en een tweede veld. Dit tweede veld is voorzien van lichtmasten en doet tevens dienst als trainingsveld. Het hoofdveld mag zonder toestemming van het voetbalbestuur niet als trainingsveld worden gebruikt. De trainingen van de senioren- en jeugdelftallen vinden plaats volgens een vast rooster dat aan het begin van elk seizoen in overleg tussen voetbalbestuur, trainers en aanvoerders wordt vastgesteld. De terreinconsul bepaalt wanneer velden worden goed- of afgekeurd. In geval van afkeuring stelt de terreinconsul de trainers hiervan tijdig op de hoogte. 4

6 3. Externe analyse 3.1 Demografie Het aantal inwoners van Santpoort bedroeg in , waarvan in Santpoort- Noord en in Santpoort-Zuid. De huidige bevolkingsverdeling naar leeftijd is in tabel 3 weergegeven. Gebied Tabel 3 Niveau Bevolking naar leeftijdsgroep - 0 tot 15 jaar [%] Bevolking naar leeftijdsgroep - 15 tot 25 jaar [%] Bevolking naar leeftijdsgroep - 25 tot 45 jaar [%] Bevolking naar leeftijdsgroep - 45 tot 65 jaar [%] Bevolking naar leeftijdsgroep - 65 jaar en ouder [%] Wijk 06 Santpoort-Noord Wijk Kerkpadbuurt Buurt Biezenbuurt Buurt West Indische buurt Buurt Santpoort-Dorp Buurt Bloemenbuurt Buurt Kerkerinkbuurt Buurt Spanjaardsbergbuurt Buurt Santhaesbuurt Buurt Wijk 07 Santpoort-Zuid Wijk Neethofbuurt Buurt Rijkersparkbuurt Buurt Blekersbuurt Buurt Eltabuurt Buurt Voor de buurt waarin Terrasvogels ligt, de Eltabuurt, valt op dat de jeugd (0 tot 15 jaar) het minst vertegenwoordigd is (12%), terwijl de oudste leeftijdscategorie (65 jaar en ouder) het meest vertegenwoordigd is (32%). De percentages zijn gemeten over alle buurten van Santpoort respectievelijk het laagste en het hoogste percentage. Hoewel bovenstaand overzicht alleen de demografie van Santpoort toont, zal Terrasvogels zich ook richten op Haarlem-Noord, omdat daar, ondanks het grote aantal voetbalverenigingen, toch een latente behoefte is. 3.2 Voetbalverenigingen in de regio Voor een vergelijking met voetbalverenigingen in de regio, zijn alle voetbalverenigingen binnen een straal van 4 kilometer (hemelsbreed) van Terrasvogels in kaart gebracht (zie figuur 1, pag. 5). In totaal zijn dat 11 voetbalverenigingen, te weten: OG, DSS, EDO, Haarlem/Kennemerland, VVH Velserbroek, Bloemendaal, Schoten, Velsen, VSV, Waterloo en IJmuiden. Om een beeld te krijgen van waar Terrasvogels Voetbal nu staat, is een inventarisatie gemaakt van het aantal teams bij elk van deze verenigingen (tabel 3). Tabel 4 A B C D E F G H I J K L Aantal teams TV OG DSS EDO Ken VVH Blo Sch Vel VSV Wat IJm Tot. Markt% Afstand in km (hemelsbreed) 0 1,1 1,1 1,2 1,2 1,3 1,4 1,4 2,5 3,3 3,6 4 Senioren (zaterdag) ,1% Senioren (zondag) ,7% Dames ,1% Totaal seniorenteams ,3% A-junioren ,0% B-junioren ,0% C-junioren ,7% D-pupillen ,1% E-pupillen ,8% F-pupillen ,0% Totaal jeugdteams ,8% Totaal teams ,0% Mini's (aantal spelers) ,7% 5

7 Tabel 4 toont het volgende aan: - Qua aantal seniorenteams (inclusief Dames) is Terrasvogels de 6 e club in de regio (7,3% van het totaal aantal seniorenteams) - Terrasvogels heeft het hoogste marktaandeel bij de Dames (11,1% van het totaal aantal damesteams (9) in de regio) en het laagst bij de A- en B-junioren (0%) - Qua aantal jeugdteams (A t/m F) blijft Terrasvogels ver achter bij de rest van de clubs; alleen VVH/Velserbroek en Waterloo hebben minder jeugdteams - Grootste clubs qua jeugdteams zijn onze buren DSS (64) en Bloemendaal (43) - Qua aantal Mini s is Terrasvogels de 4 e club in de regio Figuur 1 6

8 4. SWOT-analyse Uit voorgaande analyses kan onderstaande SWOT-matrix worden opgesteld. Sterkte Saamhorigheid Gezelligheidsvereniging Omnivereniging Nette buurt Stijgend aantal leden en seniorenteams afgelopen 2 jaar Betrokkenheid van de ouders bij de jeugdelftallen dan wel vereniging Gediplomeerde en deskundige trainersstaf (ook bij de jeugd) Kansen Aanleg kunstgrasveld(en) Populariteit dames/meisjes voetbal Bereik leden via internet en sociale media Geplande nieuwbouw Mogelijk nieuw sportpark in Santpoort-Noord Latente voetbalbehoefte in Haarlem- Noord Zwakte Aantal vrijwilligers neemt af Geringe aantal jeugdteams Komende jaren nauwelijks doorstroming van eigen jeugd naar selectie / senioren Opleiding van eigen jeugdtrainers Relatief groot verloop Bedreigingen Vergrijzing Santpoort-Zuid Stijging van de accommodatiekosten Verschuiving onderhoud van velden van gemeente naar vereniging Het vertrekken dan wel omvallen van teams Bereidheid vrijwilligerswerk neemt af Het vervagen van normen en waarden De genoemde zwakten en kansen zijn zoveel mogelijk in de doelstellingen (paragraaf 6.2) opgenomen. Uiteraard zonder de sterkten uit het oog te verliezen, maar deze juist te benutten in het realiseren van de doelstellingen. 7

9 5. Strategisch beleid 5.1 Waar staan we in 2014 (visie) Terrasvogels Voetbal bevordert in de regio Santpoort zowel prestatie- als recreatievoetbal en bedient de regio Santpoort op maat door in hun sportieve voetbalbehoefte te voorzien. Terrasvogels Voetbal zet zich in voor iedereen die de club een warm hart toedraagt. Dat betekent dat, naast aandacht voor alle leden, het voetbalbestuur ook nadrukkelijk het contact met de sponsoren en supporters goed onderhoud. In 2014 is Terrasvogels Voetbal: Een goed georganiseerde, financieel gezonde vereniging o Met een transparante organisatiestructuur o Met positieve berichtgeving in de media o Luisterend naar wensen/opmerkingen van teams of individuele leden (jeugd/senioren) o Met een accommodatie die een ieder waardeert als zijnde een sportieve plaats en een gezellige omgeving o Waar tegenstanders met plezier naar toe willen komen en waar sportiviteit hoog in het vaandel staat. Ambitie Onze ambitie is om, rekening houdend met de beschikbare middelen, zo hoog mogelijk te voetballen met onze standaardteams en jeugdselectieteams. Concreet betekent dat onze selectieteams (Terrasvogels Zo 1 en Zo 2) in 2014 in de 4e klasse respectievelijk reserve 3e klasse spelen. Randvoorwaarde is dat selectiespelers nooit individueel worden betaald om bij Terrasvogels te komen voetballen. Onze hoogste jeugdteams B1, C1, D1 en E1 spelen in 2014 minimaal 2e klasse. Om het eerste elftal van Terrasvogels Voetbal terug te krijgen in de vierde klasse en minimaal te houden, streeft Terrasvogels Voetbal voor de jeugd een piramidevorm na (minimaal: 1 A- team, 1 B-team, 2 C-teams, 2 D-teams, 4 E-teams en 5 F-teams) en wordt er tevens naar gestreefd om een ledencommissie in het leven te roepen die zich bezighoudt met ledenbehoud en ledenwerving. Selectiespelers hebben een voorbeeldfunctie naar de overige leden van de vereniging en doen wat terug voor de vereniging door het helpen verzorgen of geven van trainingen, het begeleiden van de jeugd of het vervullen van andere vrijwilligerstaken. Om het recreatieve aspect niet uit het oog te verliezen, besteedt de club eveneens aandacht aan nevenactiviteiten. Deze zullen het gezamenlijke clubgevoel ten goede komen. Accommodatie Verder verwachten we dat we in 2014 de beschikking hebben over faciliteiten van voldoende niveau, zoals een kunstgrasveld, om het intensieve gebruik van het tweede veld aan te kunnen. Of dat daadwerkelijk gerealiseerd kan worden hangt af van het gemeentelijk sportbeleid. Familiegevoel Een belangrijk kenmerk van Terrasvogels is het familiegevoel (saamhorigheid). Er heerst een sfeer van openheid en gastvrijheid, waar mensen zich welkom voelen en waar men zich snel 8

10 thuis voelt. Vrijwilligers zijn gericht op een goede onderlinge samenwerking. Het persoonlijk belang is ondergeschikt aan het Terrasvogels-belang. 5.2 Wat is ons bestaansrecht (missie) Terrasvogels Voetbal wil voorzien in de ambitie van en plezier geven aan iedereen die de club een warm hart toedraagt. Onze mission statement is: Mijn club, mijn ideaal! 5.3 Strategie Om onze visie en missie te bereiken, zijn per bestuurslid doelstellingen geformuleerd die in paragraaf 6.2 zijn vermeld. Daarbij hanteert het voetbalbestuur de volgende strategie: Vasthouden bestaande leden (hen stééds wat bieden) door kwaliteit te bieden en dit te communiceren naar alle doelgroepen Voor alle leeftijdscategorieën: steeds blijven zoeken naar nieuwe leden, maar met name toestroom van jonge leden blijven stimuleren (mini s, Trapvogels) door gerichte acties en activiteiten. 9

11 6. Organisatie 6.1 Bezetting bestuur Het bestuur van de voetbalvereniging Terrasvogels bestaat uit de volgende functies (het dagelijks bestuur is blauw omkaderd): Voorzitter Penningmeester Secretaris Voorzitter PR & Sponsorcommissie Bestuurslid Kleding & Materiaal Bestuurslid Selectiezaken Voorzitter Jeugdcommissie Bestuurslid Overige senioren & Dames 6.2 Taakverdeling bestuur Hieronder wordt beschreven welke verantwoordelijkheid en taken per functie wordt verwacht. Voorzitter Het aansturen van het voetbalbestuur dat op haar beurt verantwoordelijk is voor de aansturing van de vereniging zodanig dat er een verantwoord sportief en financieel beleid wordt gevoerd - Het leiden van de bestuursvergaderingen - Toezien op het functioneren van de overige bestuursleden en bijsturen waar nodig - Het vertegenwoordigen van de vereniging bij officiële gelegenheden (externe contacten) - Optreden bij onverwachte situaties, problemen en calamiteiten - Het onderhouden van de algemene contacten met gemeente en andere instanties - Het bewaken en uitdragen van de visie, missie en het strategisch beleid van de vereniging - Zitting in en verantwoording afleggen aan het Hoofdbestuur van SV Terrasvogels 10

12 Penningmeester Het voeren van het totale financiële beleid binnen de vereniging, waarbij gezorgd wordt voor een financieel gezonde vereniging. - Het voeren van de gehele financiële verenigingsadministratie. - Het verzorgen van de jaarlijkse begroting en rapportages. - Het bewaken van de in- en uitgaande geldstromen - Het onderhouden van contacten betreffende financiën met de KNVB, gemeente, fiscus en andere instanties. - Het verzorgen van inning van contributies en boetes 1. Sturen op een jaarlijkse positief (winst)saldo gedurende de komende 3 seizoenen 2. Liquiditeitspositie (kasmiddelen) is jaarlijks positief gedurende de komende drie seizoenen 3. Transparantie van uitgaven en ontvangsten richting leden (op de algemene ledenvergadering) Secretaris Het verzorgen van een algemene registratie, administratie en verslaglegging van de gehele vereniging zodanig dat alle betrokkenen tijdig en volledig worden geïnformeerd. - Voorbereiden, uitschrijven van algemene ledenvergaderingen en maken van notulen. - Archivering van documenten en verwerking van de post - Het beheren van de ledenadministratie - Het beheren van de spelerspassen - Het onderhouden van de contacten met de KNVB, aanspreekpunt binnen de vereniging - Het inschrijven van teams bij de KNVB voor deelname aan competitie 1. Jaarlijks voor het einde van de overschrijvingstermijn up to date hebben van de ledenadministratie Bestuurslid Selectiezaken Het zodanig uitvoeren van het voetbal technisch beleid voor de selectie elftallen dat optimale prestaties worden behaald. - Het opstellen en borgen van het organisatorische beleid m.b.t. de selectie-elftallen - Het samenstellen van de begeleiding rondom de selectie-elftallen, te weten gediplomeerde trainer(s), leiders, grensrechters en verzorgers - Het onderhouden van de contacten met de begeleiding rondom de selectie-elftallen - Het aanspreekpunt binnen het bestuur voor selectie gerelateerde zaken - Het naar machte proberen op peil te houden van de selectieelftallen zowel op kwalitatief 1. De selectie bestaat minimaal voor de helft uit spelers die in de jeugd bij Terrasvogels voetbalden 11

13 als kwantitatief gebied - In samenspraak met de verantwoordelijke trainer(s) organiseren van oefenwedstrijden Bestuurslid Overige senioren & Dames Het toezien op de tevredenheid van de overige senioren - Het onderhouden van de contacten met de aanspreekpunten van deze elftallen - In samenspraak met de aanspreekpunten van deze elftallen eventueel oefenwedstrijden tot stand brengen - Het aandragen en ondersteunen van gezamenlijke activiteiten in overleg met een eventuele activiteitencommissie - Samenstellen van de begeleiding (indien nodig) van de overige seniorenelftallen 1. Huidig aantal seniorenteams (exclusief Dames) minimaal behouden. 2. Uitbreiden damesteam naar minimaal twee binnen drie jaar 3. Aantal opzeggingen verminderen naar max. 10 leden per jaar Wedstrijdsecretaris 1 Het zorgen voor een planning van alle oefen- en competitiewedstrijden bij de senioren. - Zorgen voor een planning van veld- en kleedkamerindeling. - Zorgen voor de aanstelling van scheidsrechters bij thuiswedstrijden. - Het verspreiden van wedstrijdschema s Voorzitter Jeugdcommissie Verbindend element tussen voetbalbestuur en jeugdcommissie, weet wat er leeft onder de jeugd en weet hieruit voortvloeiende zaken te communiceren en te vertalen naar financiële consequenties. - Het leiden van vergaderingen van de jeugdcommissie - Monitoren uitvoering jeugdplan en opleidingsplan - Organiseren activiteiten voor de jeugd 1. Vanaf seizoen 2014/2015 hebben van minimaal 1 B- junioren team, 2 C- juniorenteams, 2 D- juniorenteams en 3 E- en 4 F- teams 2. Voor aanvang van seizoen 2012/2013 up to date hebben van een opleidingsplan voor jeugdtrainers 3. Minimaal de helft van de benodigde trainers komt voor aanvang seizoen 2014/2015 voort uit de eigen gelederen (het liefst (ex-) selectiespelers) 4. Minimaal vier keer per jaar organiseren van een activiteit voor elk jeugdteam 1 Ondergebracht bij de Voorzitter Jeugdcommissie 12

14 5. De 1e teams in elk leeftijdscategorie spelen minimaal 2e klasse 6. Jaarlijks organiseren van een voetbaltoernooi voor eerstejaars D-pupillen 7. Minimaal 2 meisjesteams binnen drie jaar Voorzitter PR & Sponsorcommissie Verantwoordelijk voor de profilering naar binnen en naar buiten toe. Er voor zorg dragen dat de voetbalvereniging Terrasvogels via diverse (sociale) media continue op een positieve en optimale manier naar buiten wordt gedragen. - Opstellen, implementeren en uitvoeren van beleid met betrekking tot sponsoring en PR - Zorg dragen voor de invulling van de website (tekst en foto s) - Het informeren van de (lokale) media m.b.t. clubnieuws en activiteiten. - Het werven van nieuwe sponsors - Het onderhouden van de contacten met bestaande sponsors - Het fungeren als contactpersoon met de overige leden van de sponsorcommissie 1. Verdubbeling van het aantal sponsors ten opzichte van het huidige aantal 2. Minimaal 1 keer per maand positieve berichtgeving in de lokale media 3. Minimaal 3 keer per jaar uitnodigen van sponsors voor een thuiswedstrijd van Zo 1 4. Minimaal 1 keer per twee weken een digitale nieuwsbrief naar alle leden Bestuurslid Kleding & Materiaal Het zorgen voor een optimale staat van alle kleding en materialen binnen de vereniging - Uitgave van alle materialen m.b.t. kleding en ballen. - Het beheren en uitgeven van sleutels van alle gebouwen en/of vertrekken waar trainers en leiders toegang tot dienen te hebben. 1. Jaarlijks ultimo juli de door de commissies opgegeven kleding en materialen ter beschikking hebben 6.3 Opstellen begroting De begroting wordt door de penningmeester opgesteld na inbreng en overleg van de andere bestuursleden. Dat betekent dat alle commissies en bestuursleden voorafgaand aan ieder nieuw seizoen (eind juni) een begroting indienen waarin alle geplande activiteiten staan beschreven en begroot, zowel qua opbrengsten als kosten. Deze begrotingen worden ingediend bij de penningmeester. In het voetbalbestuur wordt de begroting vervolgens besproken en na eventuele correcties goedgekeurd en voorgelegd aan de algemene ledenvergadering. 13

15 7. Slotwoord Vereniging Terrasvogels Voetbal heeft nu een nieuw en ambitieus beleidsplan. In bestuursvergaderingen zullen veel acties worden besproken die dienen om de doelstellingen uit dit beleidsplan te kunnen realiseren. Van belang is dat er goed en duidelijk gecommuniceerd worden binnen de vereniging, maar ook naar buiten toe, zodat duidelijk is wat er speelt binnen de vereniging en waar de vereniging voor staat. Wanneer het ergens tegenzit, maar ook meezit, dan moet daar over gecommuniceerd worden. Net als alle andere verenigingen is Terrasvogels Voetbal afhankelijk van vrijwilligers, de bekende kurk waar een vereniging op drijft. Allen die betrokken zijn bij Terrasvogels Voetbal moeten nu gezamenlijk de schouders er onder zetten. Op die manier krijgen we weer een bloeiende en groeiende vereniging die ambitie en plezier uitstraalt. Samen is niet alleen!!! 14